PLANEJAMENTO FINANCEIRO Entenda a importância do planejamento financeiro para sua empresa 1
Produzido por: contabilidade Escrito por: Cristiano Freitas Julho 2015 2
SUMÁRIO 01. 02. 03. 04. 05. 06. Introdução Por que você deve fazer o planejamento financeiro? Como fazer um planejamento financeiro? Finanças pessoais X Empresa Planejamento financeiro, Fluxo de Caixa e Budget 5 Ferramentas para elaborar o planejamento financeiro 04 06 08 12 15 18 3
Introdução Um bom planejamento financeiro é a principal arma estratégica para que os empreendedores sejam capazes de determinar suas metas financeiras de curto e longo prazo, a partir da análise da situação financeira da empresa e orientando a tomada de decisões sobre o negócio. Neste sentido, um planejamento financeiro consiste em uma ferramenta administrativa que o gestor utiliza para reconhecer o cenário atual do empreendimento, estuda os caminhos possíveis que se poderia tomar e viabiliza a rota para essas metas serem alcançadas, com a prospecção dos recursos disponíveis. Mas quais são os fundamentos que um planejamento financeiro preciso a sua empresa deve conter? A Syhus e a FastBill criaram este Ebook com o intuito de mostrar os assuntos fundamentais para criar o planejamento financeiro, descubra quais são eles e como beneficiar seu empreendimento e sua renda. 4
POR QUE VOCÊ DEVE FAZER O PLANEJAMENTO FINANCEIRO? 5
Quando o gestor tem à sua frente um planejamento financeiro, poderá organizar as diretrizes da empresa para fazê-la crescer de forma sustentável, desviando do perigo de dificuldades e de falir. Será possível administrar as receitas de modo mais eficaz, entendendo de quanto recurso será necessário para o pagamento de impostos e outras despesas mensais, e ainda verificar os gastos e despesas que podem ser cortados ou diminuídos. O aumento no fluxo de caixa admite uma melhor análise sobre quais os investimentos podem aperfeiçoar seu bem-estar financeiro global. O gestor vai entender melhor seus resultados, trazer objetivos financeiros mensuráveis, controlar suas entradas e saídas de recursos e abordar seu orçamento de maneira muito mais dinâmica e eficaz. Ou seja, ter um planejamento financeiro é um expediente de alta relevância não só para a manutenção do negócio, mas para seu desenvolvimento. Quais são os componentes desta ferramenta? O planejamento financeiro reúne um conjunto de ações e controles, desde acompanhar contas até preparar orçamentos, tudo em prol do monitoramento e melhor desempenho das finanças da empresa. Portanto, a ordem de instrumentos pode variar de negócio para negócio, mas em geral, engloba pelo menos a gestão do fluxo de caixa e a idealização orçamentária da empresa. São esses fatores, principalmente, que vão permitir que sejam desenhados roteiros de metas e objetivos a serem conquistadas, além de compreender quais ações devem ser tomadas para a execução desses propósitos. Vantagens de terceirizar o planejamento financeiro O gestor pode aproveitar os benefícios de um software de gestão financeira para organizar de maneira mais adequada as finanças da empresa, e pode também contar com o auxílio de uma empresa especializada nos serviços de contabilidade para o porte de seu negócio. A opção por terceirizar as análises e registros contábeis pode ajudá-lo a evitar erros de lançamentos, abater custos e a se concentrar mais na sua atividade. Lembre-se sempre de que realizar uma ótima gestão de finanças é algo essencial para os negócios. Se o gestor tem em sua rotina práticas que o abasteçam com informações precisas e valiosas sobre a saúde financeira de seu negócio, ele terá muito mais precisão na hora de saber o que fazer para que o empreendimento prospere e evitar os riscos de mercado. E o primeiro passo para assegurar que seu planejamento financeiro vai ser cumprido da melhor forma possível é se cercar dos melhores profissionais, de modo que o cenário atual seja percebido com muita sensatez e acerto, e para que se tenha um plano personalizado para o seu negócio, com metas bem esquematizadas. 6
COMO FAZER UM PLANEJAMENTO FINANCEIRO? 7
Nenhuma palavra representa melhor o que é preciso para um empreendedor ter sucesso do que planejamento. Desde o momento em que a ideia ainda é embrionária, é preciso planejar para evitar percalços no árduo, porem gratificante, processo de criação da própria empresa. Ocorre que muitos empresários dão pouca atenção ao Planejamento financeiro, baseando-se na premissa de que ninguém consegue prever o futuro ou de que os dados nunca são precisos. A verdade é que para a evoluçao de seu negócio é extremamente importante trabalhar suas projeções financeiras, seja para ajudar a conseguir um investimento, seja para evitar que o dinheiro acabe antes do esperado. Mas como fazer um planejamento financeiro? Vamos apresentar o que é preciso fazer de forma básica e, em seguida, daremos dicas e estratégias sobre o assunto. Determine qual será a sua margem de lucro por unidade Sua margem de lucro é profundamente relevante. Qual é o seu custo de produção e a quanto você deveria vender seu produto ou serviço para o seu negocio prosperar? Essa margem deve ser de ao menos 40%, caso contrário os custos operacionais, de marketing e vendas podem virar grandes problemas. Estime o seu volume de vendas Não basta dizer que sua empresa terá um percentual x ou y do mercado. É fundamental que a estimativa seja um compromisso com metas críveis, mas sempre o mais audaciosas possível. Caso você já esteja no mercado, faça uma análise do crescimento mensal e projete suas vendas de acordo com os valores analisados, sempre adicionando outras ponderações, como diminuição do custo de aquisição de clientes, multiplicadores orgânicos/virais e outros fatores que possam influenciar no aumento de suas vendas. Faça uma projeção de gastos fixos e variáveis Pense muito bem sobre quanto você realmente gastará para mover o seu negócio. Há gastos com consultorias, escritório, processos burocráticos, legais, tributos, contratação de pessoal, divulgação, marketing, aluguéis. E ainda há milhares de outros dependendo do tipo de empresa ou setor de atuação. Nenhuma empresa terá um futuro promissor caso sempre se depare com custos nunca previstos. Entenda o seu fluxo de caixa e projete seu ponto de equilíbrio Nada é mais importante para saber da saúde de sua empresa do que o fluxo de caixa. Controle e projete o seu com o objetivo de chegar ao ponto de equilíbrio, ou seja, o momento em que as suas receitas se igualam às suas despesas. 8
Levando em consideração a sua margem de lucro por unidade, sua projeção de receitas e seus custos, em quanto tempo chegará ao ponto de equilíbrio desejado? Se faça sempre esta pergunta! Além destes pontos básicos na produção de um planejamento financeiro, apresentamos agora 6 dicas e estratégias que vão colaborar com a saúde financeira de seu negócio, bem como com sua credibilidade com seus investidores. 1- Negocie pagamentos parcelados (sem juros, claro). Sempre que possível, negocie com seus fornecedores o pagamento parcelado, evitando que custos se acumulem em um único mês ou período financeiro, deixando seu caixa com poucos recursos. O parcelamento sem juros (ou com juros muito baixos) também permite que você se organize melhor e projete seus gastos de modo mais preciso. 2- Promova vendas à vista Quanto antes você tiver o pagamento pelos seus produtos ou serviços em mãos, melhor. Promova meios de pagamento à vista através de promoções, descontos ou outras incentivos do gênero, impulsionando uma maior entrada de dinheiro para a empresa. 3- Pense em mais de um cenário Há muitos empreendedores otimistas e muitos pessimistas. O ideal é pegar o melhor dos dois mundos e pensar em ao menos três cenários ao fazer seu planejamento financeiro: o primeiro considerando receitas menores ou custos maiores com uma economia ruim, o segundo considerando uma manutenção da economia e das projeções e, por fim, um otimista, com aumento das receitas e investimentos. Assim, independentemente da situação enfrentada, sua empresa já estará preparada. 4- Leve a sazonalidade em consideração Quase a maioria dos produtos e serviços são sazonais, ou seja, há épocas do ano em que vendem bem e épocas em que vendem mal. Para algumas empresas é crucial considerar estes períodos na previsão financeira, visando evitar, por exemplo, contratação de funcionários ou busca por investimentos quando os negócios não estão no seu ápice. 5- Mantenha um calendário e replaneje todo quadrimestre É crucial ter um calendário com o lançamento de todas as despesas e receitas passadas e futuras de sua empresa. É um ótimo mecanismo para evitar surpresas e analisar a saúde de seus negócios. A realidade de uma empresa, principalmente das PMEs (pequenas e médias empresas), pode mudar muito rapidamente de acordo com flutuações de mercado. As empresas precisam se ajustar e a cada ajuste um novo planejamento financeiro deve ser feito, principalmente sobre os seus custos. O ideal é que se replaneje todo quadrimestre. 9
6- Adicione um extra ao investimento almejado Faça seu planejamento financeiro de acordo com o que já apresentamos neste artigo e determine quando o seu fluxo de caixa chegará ao fim. Na hora de buscar investimentos, adicione entre 20% e 30% a mais como margem de segurança. Por exemplo, se você projetou que precisará de R$ 200.000,00 mil reais para a sua empresa funcionar por um ano, tente um investimento de R$ 250.000,00 mil reais. Com o objetivo de orientar as startups, a Syhus Contabilidade e o Startupi criaram juntos o ebook Minha startup recebeu investimento, e agora? Para empresas que receberam ou estão pretendendo receber investimento. Para acompanhar outros materiais gratuitos que produzimos, veja nossa área de Materiais e Cursos É claro que às vezes o plano financeiro pode nunca ser 100% preciso e esperamos que você tenha se convencido da importância de possuir um. A verdade é que o fim do planejamento não é ser certeiro em suas previsões, mas sim servir como um plano B em caso de adversidades, como uma ferramenta de exploração de cenários, de comunicação e de gestão empresarial para um futuro de sucesso. Agora que você já entende melhor sobre como se preparar melhor para os passos que sua empresa darão, é hora é de colocar todas essas lições em prática. 10
FINANÇAS PESSOAIS X EMPRESA 11
Muitos empreendedores até têm o conhecimento de que não se devem misturar suas finanças pessoais com as da empresa. Só que, vira e mexe, usam um mesmo cartão de crédito para seus pagamentos e as contas da empresa, ou fazem uma pequena retirada de seu caixa para pagar uma prestação do carro ou outra conta pessoal, por exemplo, correndo o risco de se esquecer de repor mais adiante. Essa falta de organização pode levar ao descontrole financeiro, tanto no seu negócio quanto do âmbito doméstico. Entenda a importância de sempre separar as finanças da empresa das finanças pessoais! Este é um erro bastante comum É mais comum do que se imagina a situação em que os empreendedores usam eventualmente o dinheiro da empresa para quitar contas pessoais ou vice-versa, usando os recursos próprios para cobrir algumas contas da empresa. Porém, é importante fazer a destinação adequada dos recursos de cada pessoa (a pessoa física e a pessoa jurídica), mesmo que o negócio ainda seja de pequeno ou médio porte. E isso pode ser feito a partir de uma organização bem planejada de rotinas e hábitos de controle financeiro da empresa e de suas contas pessoais. Existem importantes motivos para separar as finanças e fica difícil fazer um planejamento financeiro apropriado quando não existe divisão entre os montantes de recursos para operar. A situação híbrida impede que o empreendedor tenha a noção precisa dos cenários e da posição financeira da entidade. Neste sentido, existem basicamente dois motivos para separar as finanças da empresa de sua contabilidade pessoal. As finanças de seu negócio indicam quais os setores estão dando mais retorno, e onde é possível enxugar ou investir mais para expandir o empreendimento. Além disso, só a partir do histórico de movimentações financeiras de sua empresa vai ser possível fazer uma boa gestão contábil e seguir corretamente as regras fiscais, avaliando-se inclusive a possibilidade de obter isenções e o melhor enquadramento de tributação. Não é difícil fazer a separação financeira entre empresa e âmbito pessoal Pode até parecer inesperado separar tudo que se refere ao seu negócio do que é notadamente de sua ordem pessoal. Mas é essencial para o sucesso do negócio e para não se confundir mais tarde. Ainda que você seja o dono (e o gestor) de sua empresa, na realidade você e sua empresa são duas pessoas distintas, 12
Deve-se, logo de cara, abrir uma conta bancária só para a empresa. Até porque existem propostas de crédito com condições diferenciadas para pessoa jurídica, o que não seria viável de se fazer com a conta em seu nome. Solicite também um cartão de crédito para a empresa, se for o caso de realizar muitas compras a prazo. E, para que você possa contar com as rendas provenientes do seu negócio, estipule para si mesmo um salário ou pró-labore, respeitando-se o quanto você precisa para se manter. A gestão financeira bem feita é uma das atividades mais complexas que o gestor deve cumprir. Fazendo tudo da melhor maneira, e separando as finanças, vai ser possível ganhar um cômodo pagamento por seu trabalho, manter em ordem o fluxo de caixa da empresa e amparar uma excelente escrituração contábil. Tem dúvidas relacionadas a organização das finanças? Imagine se você pudesse ser ensinado por alguém que já trilhou um ramo parecido com o seu? Saiba como um mentor pode auxiliar a construir bases sólidas para o crescimento da sua empresa. Veja nosso post Por que preciso de um mentor para minha startup? 13
PLANEJAMENTO FINANCEIRO, FLUXO DE CAIXA E BUDGET 14
Planejar e controlar em um ambiente cada vez mais competitivo. Essas duas funções típicas do administrador se tornam ainda mais importantes para o fortalecimento e desenvolvimento de uma empresa. Do ponto de vista financeiro, essas atividades representam a possibilidade de garantir a sobrevivência do negócio no mercado, auxiliando também na resolução de questões como a sustentabilidade e a eficiência na aplicação de recursos. Para tanto, é preciso escolher com critério quais serão os indicadores a serem acompanhados e, principalmente, estabelecer um planejamento financeiro detalhado ainda no início das atividades. Dentre eles, um dos mais usados habitualmente são os fluxos de caixa e o budget. Nesse capítulo, pretendemos fazer uma abordagem completa a respeito de todos esses processos e indicadores, de modo que você possa implementá-los com sucesso no seu empreendimento. Planejamento financeiro: o norte de qualquer empresa Você sabia que um dos motivos que levam aproximadamente metade das empresas brasileiras a fecharem as portas em menos de três anos é a falta de planejamento financeiro? Os dados do IBGE são assustadores, e revelam a imaturidade do empresariado brasileiro com relação a essa questão. O planejamento é a essência de uma boa administração, pois cria fundamentos, valores, objetivos e metas, critérios de controle e os planos de ação de uma empresa. O planejamento financeiro se apoia no planejamento estratégico do negócio, pois, enquanto o último estabelece os grandes objetivos da empresa no longo prazo como, por exemplo, estabelecer ou expandir em determinado mercado, ou, ainda, criar um novo produto, o primeiro focará em questões mais objetivas e menos abrangentes, como a quantidade de capital necessária para colocar os planos em ação, metas de vendas necessárias, políticas de controle de custos, dentre outros. Fluxos de caixa: a ferramenta básica das finanças A princípio, os fluxos de caixa funcionam de uma maneira muito simples: São registros que devem ser realizados diariamente, em planilhas específicas de preferência com softwares de gestão financeira para acompanhar as entradas e saídas de recursos financeiros de um determinado empreendimento, de modo que, ao confrontar essas duas variáveis, teremos o nosso saldo para determinado período. No entanto, é no simplório que habita a complexidade. Esse simples cálculo já nos permite realizar diversas análises sobre o empreendimento. Em primeiro lugar, poderemos determinar o nosso capital de giro necessário para que as atividades diárias do empreendimento não sejam comprometidas, ou seja, o valor em moeda grau de liquidez, ou facilmente conversível em moeda (como a conta de bancos, ou a conta poupança), que precisamos para manter a empresa operante. 15
Além disso, os fluxos de caixa também ajudam o gestor a ter uma perspectiva melhor do seu empreendimento, ao permitir que sejam realizadas projeções, com base nas experiências passadas da empresa (como em períodos sazonais de vendas, por exemplo), ou, ainda, ao determinar as necessidades da empresa por capital de terceiros, metas de vendas necessárias, dentre muitos outros critérios. Budget: auxilio no controle de custos Não basta, no entanto, possuir uma visão focada apenas nos fluxos de caixa. Sabemos que o objetivo de um empreendedor é lucrar. No entanto, nem sempre o fato de uma empresa estar lucrando é sinal de que ela está bem das pernas. O motivo é muito simples. Se o faturamento de uma organização é alto, no entanto, apesar de haver lucro, ele seja proporcionalmente baixo com relação ao faturamento, esse é um sinal de que estamos enfrentando um mercado de alto risco, ou, ainda, que estamos realizando custos demais que serão deduzidos do faturamento. Um exemplo é o custo das mercadorias vendidas e os impostos, que são deduzidos diretamente das vendas (e, consequentemente, do faturamento). Ao fazer uma simples regra de três, onde temos o faturamento bruto que representa a totalidade de recursos financeiros gerados pela empresa (100%), e o orçamento de cada item, podemos descobrir exatamente qual percentual do faturamento determinado tipo de custo está trazendo para o empreendimento (saber o quanto do dinheiro vai para comissões, salários, custos fixos, dentre outros). Saiba que ter um fluxo de caixa atualizado pode ser o segredo que estava faltando para o seu negócio decolar. Baixe o e-book Fluxo de caixa: organize e mantenha as contas no azul e conheça mais detalhes sobre como montar e manter este instrumento de gestão organizado. Para saber exatamente como os recursos estão sendo aplicados e, desta forma, possuir uma compreensão maior a respeito da melhor forma de alocá-los, o empreendedor precisar apurar o seu budget (ou orçamento), para cada um de seus gastos e atividades. Basicamente, o budget tem como base o faturamento da empresa, analisando um item específico. 16
5 FERRAMENTAS PARA ELABORAR UM PLANEJAMENTO FINANCEIRO 17
Uma experiência negativa vivida como consequência do descontrole financeiro muitas vezes é um fator motivador para a organização das despesas. Se na vida pessoal você está suscetível ao descontrole, na administração de um negócio não há grandes diferenças. O melhor é evitar a tensão de lidar com imprevistos e conservar como um hábito o registro das movimentações de ordem financeira. A prática de controle sobre os gastos é um passo adiante para o preparo de um bom planejamento financeiro. Hoje em dia, com a grande variedade de ferramentas disponibilizadas gratuitamente online, executar esse tipo de controle e planejamento é mais simples do que se imagina, basta que você escolha o software que mais atende suas necessidades e adapte-se ao manuseio dos dados nesse novo sistema. Anotar gastos do dia a dia nunca esteve tão fácil e intuitivo. Dispensados papel e caneta, as chances de erro são mais reduzidas. Ainda que você esteja pouco disposto a compreender novos softwares, não há motivos para seguir vítima do desconforto financeiro, o uso de simples planilhas pode também ser bastante útil. Nesse capítulo serão apresentadas seis ferramentas práticas que podem ajudá-lo a realizar um planejamento financeiro eficiente. Minhas Economias É um administrador de finanças pessoais que funciona na nuvem. Por oferecer uma interface semelhante ao do Office, do sistema operacional Windows, acaba sendo mais convidativo pelo conforto da familiaridade. Como operar a partir da nuvem, requer que o usuário cadastre-se ao site. Os dados inseridos nas tabelas podem ser dispostos em gráficos ou relatórios, inclusive em relatórios específicos. Você pode, por exemplo, conseguir um relatório sobre um item em exclusividade; água, alimentação, ou outro. A possibilidade de importar ou exportar dados é uma funcionalidade atrativa, pois possibilita que trazer para o aplicativo planilhas do Excel que você usava antes. Personal Finances Free A partir do simples recurso da divisão por cores, torna-se um programa simples de operar e compreender; é intuitivo. Faz ainda controle de fluxo de caixa, ou seja, um registro das entradas e saídas de dinheiro, e tem disponível a possibilidade de registro de transferências bancárias. Não emite relatórios específicos, nem permite que se exportem dados para planilhas de Excel. Acaba por representar uma alternativa para controle de gastos mais domésticos, no entanto é uma ótima oportunidade para quem quer ir se habituando aos poucos a operar programas com funcionalidades de planejamento financeiro. Inclusive, fornece opções para o usuário criar suas próprias categorias e agrupar os itens à sua escolha. 18
Dinheirama Online Gratuito, possui versão em aplicativos que podem ser baixados para smartphones e tablets. De fácil utilização, gera gráficos personalizados e permite analisar o fluxo de caixa. O fato de ter surgido a partir de um blog de educação financeira, para depois ter se tornado uma ferramenta de planejamento, é interessante. Nele você consegue administrar múltiplas contas, sejam fluxos do banco ou do cartão de crédito. O programa promete a mesma segurança e privacidade de uma ferramenta bancária, o que traz alguma tranquilidade. Orçamento Mensal Pessoal Este é um modelo da Microsoft, portanto é feito para Excel e é compatível com versões do programa de 2007. Cumpre a proposta, facilitando a organização financeira e, para isso, vem com as fórmulas já prontas, compostas a partir de alguns dos principais fatores geradores dos custos familiares. Por possuir uma interface amplamente conhecida, é fácil sentir-se mais à vontade para trabalhar o planejamento financeiro a partir dele. O fato de possuir campos para registrar o gasto planejado e o gasto real é um diferencial atrativo para quem procura uma forma de exercer controle sobre os gastos domésticos, pois poderá perceber a diferença entre o valor esperado para a despesa e o valor real que obteve dela. FastBill FastBill é uma plataforma de gestão financeira que trabalha diretamente com os clientes, a equipe e contador. Foi projetada especialmente para micro e pequenas empresas. Permite a emissão de boletos e notas fiscais sem burocracia e a criação de propostas e faturas com a sua própria marca. Surgiram dúvidas? Fale conosco, temos um canal especial para respondê-las, nosso tira-dúvidas gratuito. Conte com nossas dicas para ajudá-lo nesse processo! Além disso, digitaliza documentos como recibos em qualquer lugar. Com seu smartphone ou tablet você sempre tem acesso imediato. A FastBill concede um acesso individual ao seu contador para baixar arquivos ou entregue os documentos contábeis de forma digital. 19
Syhus Empresa de contabilidade especializada em startups e empresas de tecnologia. Presta serviço de contabilidade contemplando as áreas de: contabilidade, tributos, finanças e gestão de pessoal. Além disso, a Syhus oferece serviços complementares aos empreendedores, que são: Abertura e Registro de Empresas, Mapeamento de Incentivos Tributários, Preparação para Captação de Investimento e Consultoria para Gestão financeira. A Syhus conta com unidades em Campinas, São Paulo e Belo Horizonte. Se quiser bater um papo conosco entre em contato pelo site www.syhus.com.br ou nos mande e-mail para contato@ syhus.com.br 20
FastBill Software de gestão financeira projetado para pequenas empresas, freelas e profissionais liberais. FastBill fornece de maneira inteligente soluções contábeis, e o jeito mais fácil de lidar com a papelada. Permite o controle de cobranças, emissão de Boletos, NFSe e arquivo de recibos. Mantenha sempre um olho em suas finanças e seus clientes com FastBill. Apoia as pequenas empresas no trabalho diário e na gestão financeira. Entre em contato conosco. Para saber mais acesse http://www. fastbill.com.br/ ou mande um email para suporte@fastbill.com. br. 21