Informática Aula 3 Conceitos Básicos. Informação e Sistemas de Informação Comunicação Empresarial 2º Ano Ano lectivo 2003-2004 Introdução aos Sistemas A Teoria dos Sistemas proporciona um meio poderoso de analisar e melhorar processos empresariais O que é um Sistema? Conjunto de componentes inter-relacionadas que trabalham em conjunto para um objectivo comum Os sistemas naturais por exemplo, o sistema solar podem não ter um objectivo óbvio Os sistemas empresariais têm normalmente objectivos múltiplos Lucro Melhorar a qualidade de um produto Página 2
Introdução aos Sistemas Um sistema pode ser visto como uma forma de transformar inputs em outputs Input Processo Output Na realidade, um sistema não é assim estático Para regular o desempenho do sistema, é necessário algum tipo de feedback É preciso exercer controlo sobre o sistema para corrigir eventuais desvios em relação ao seu objectivo Página 3 Introdução aos Sistemas Os sistemas são dinâmicos Controlo Feedback Input Processo Output Página 4
Introdução aos Sistemas Os sistemas são constituídos por Componentes Um ambiente Relações entre componentes Interfaces Uma fronteira Input e Outputs Um objectivo Limites / restrições Página 5 Introdução aos Sistemas Input Componentes Fronteira Ambiente Interfaces Inter-relação Output Página 6
Introdução aos Sistemas Objectivo Razão de ser do sistema e ponto de referência para medir o seu sucesso Fronteira Estabelece os limites do sistema e da actuação (componentes fora do sistema não podem ser alteradas) Ambiente Tudo o que está fora da fronteira do sistema Componente Parte irredutível ou conjunto de partes Interfaces Pontos onde o sistema encontra o seu ambiente, ou outros sistemas Inputs Objectos físicos e informação que atravessam a fronteira vindos do ambiente do sistema Outputs Objectos físicos e informação que saem do sistema para o seu ambiente Página 7 Introdução aos Sistemas Os sistemas são normalmente muito complexos e podem ser divididos em subsistemas Sistemas compostos por dois, ou mais, subsistemas são muitas vezes chamados suprasistemas O objectivo de um subsistema é suportar o objectivo maior do suprasistema Exemplo Um carro pode ser considerado um suprasistema constituído por numerosos subsistemas travões, motor, direcção, etc. Cada subsistema tem um objectivo que suporta o objectivo global do carro Página 8
Empresa Fabril como Sistema FORNECEDOR Encomendas ao Fornecedor Peças Adquiridas Componentes / Subsistemas Produtos Acabados Fronteira A EMPRESA Desenho de Produtos Produção Vendas Entrega Desenho Encomendas de Produtos Actuais e Previstas Bens Encomendas Acabados Serviço Pós-Venda Pedidos de Serviço Preferências Inputs Outputs CLIENTE Informação sobre Equipamento Página 9 Restaurante como Sistema Ambiente: clientes, distribuidores de comida, bancos, etc. Armazém Escritório Inputs: -Comida, - Trabalho, - Dinheiro, -etc. Cozinha Balcão Sala de Jantar Outputs: - Comida preparada -Lixo -Emprego -etc. Fronteira Página 10
Sistema de Informação À luz da definição de sistema, podemos definir Sistema de Informação como: Um grupo de componentes inter-relacionadas que trabalham em conjunto para realizar acções de input, processamento, output, armazenamento e controlo, com o objectivo de converter dados em produtos de informação que podem ser usados para suportar a previsão, o planeamento, o controlo, a coordenação, a decisão e as actividades operacionais de uma organização. Página 11 Recursos que Suportam os Sistemas de Informação Recursos humanos Utilizadores de um sistema de informação Aqueles que desenvolvem, operam e mantém o sistema de informação Recursos de hardware Todos os tipos de máquinas usadas (computadores; telefones; controladores; etc.) Suportes usados (discos magnéticos; discos ópticos; etc.) Recursos de software Programas de computador e suportes em que são armazenados Página 12
Recursos que Suportam os Sistemas de Informação Recursos de comunicação Recursos usados para permitirem aos diferentes sistemas tranferirem dados (redes e hardware e software necessários para as suportar) Recursos de dados Todos os dados a que a organização tem acesso, independentemente da sua forma (bases de dados informatizadas; ficheiros em papel; medidas tomadas por sensores numa linha de produção; etc.) Página 13 Categorias de S.I. Empresariais Todos os tipos de S.I. que podem ser usados nos negócios, são designados por S.I. Empresariais (Business Information Systems) S.I. Operacionais tratam do controlo diário de processos, processamento de transacções, comunicação (interna e externa) e produtividade S.I. de Gestão fornecem feedback sobre as actividades organizacionais e ajudam a suportar o processo de decisão de gestão Página 14
Categorias de S.I. Empresariais S.I. de Gestão Análise da Concorrência Previsão de Tesouraria Facturação Estratégico Táctico Operacional S.I. Executivos Sistemas de Apoio à Decisão S.I. de Reporting Office Automation Systems Sistemas de Proc. Transaccional Sistemas de Controlo de Processos S.I. Operacionais Página 15 Sistemas de Informação Operacionais Sistemas de Processamento Transaccional Registo e processamento dos dados resultantes das transacções de negócio de uma organização Exemplo: Registo e tratamento das vendas, das compras, dos salários, etc. Processamento em tempo real a transacção é processada imediatamente Exemplo: Ponto de venda num supermercado Processamento por lotes (batch) os dados da transacção são recolhidos e depois são tratados a intervalos regulares Exemplo: As transferências interbancárias são processadas durante a noite Página 16
Sistemas de Informação Operacionais Sistemas de Controlo de Processos Usados para apoiar e controlar processos de fabrico Exemplo: Máquinas robot na indústria automóvel Usados para automatizar decisões de rotina que influenciam o processo de fabrico Exemplo: Sistema que desencadeia, de forma automática, a encomenda de matérias primas, quando o nível do stock cai abaixo de um certo nível predeterminado (ponto de encomenda) Office Automation Systems Usados para melhorar a eficiência, aplicando a T.I. A muitas tarefas levadas a cabo num escritório típico Exemplo: Processamento de texto; video-conferência; simulações com Excel; correio electrónico; etc. Página 17 Sistemas de Informação de Gestão Sistemas de Informação Executivos Usados pela gestão de topo para seleccionar, recolher e gerir informação que pode ser usada para suportar a consecução dos objectivos estratégicos da organização Não precisam estar directamente relacionados com o processo de decisão, mas ajudam os gestores a serem mais eficientes Exemplo Software de gestão de reuniões, contactos, notas de reuniões, controlo de despesas pessoais, etc. Novos tipos de software chamados business intelligence software data mining, data warehouse Página 18
Sistemas de Informação de Gestão Sistemas de Apoio à Decisão (Decision Support Systems) Fornecem aos gestores a informação e as ferramentas necessárias para suportar decisões não estruturadas ou semi-estruturadas Os utilizadores usam o sistema de forma interactiva, para identificar e recolher a informação necessária para resolver um problema S.I. de Relato (Information Reporting Systems) Produzem relatórios contendo a informação necessária para suportar as actividades diárias de decisão de um gestor Fornecidos de forma periódica automática, a pedido, ou quando certas situações acontecerem (relatórios de excepção) Página 19 Outros Tipos de Sistemas de Informação Sistemas Periciais (Expert Systems) Procuram aplicar o conhecimento e experiência humanos a diversos problemas Compostos por uma base de conhecimento e um conjunto de regras Usados para Diagnósticos médicos Escolha da melhor configuração para um computador Escolha do melhor sistema informático para uma empresa Página 20
Outros Tipos de Sistemas de Informação Sistemas de Computação do Utilizador Final Criados e geridos pelos utilizadores finais, com o objectivo de suportar as suas actividades individuais Exemplo: Criar um modelo de documento num processador de texto, para simplificar a produção de certos documentos Área muito importante, de grande e rápido crescimento Sistemas de Informação Estratégicos Concebidos para criar e suster a vantagem competitiva de uma organização Página 21 Fases na Construção e Manutenção de S.I. O desafio de aplicar, com sucesso, as Tecnologias de Informação às organizações, recai por igual sobre os gestores e os profissionais do negócio e sobre os profissionais de T.I. No desenvolvimento de um S.I. 80% do trabalho tem intervenção directa dos utilizadores do sistema 20% do trabalho respeita exclusivamente aos técnicos de T.I. Página 22
Fases na Construção e Manutenção de S.I. Iniciação Descrição do problema e abordagem geral a ser usada para obter melhorias no sistema de trabalho Desenvolvimento Materiais e outros recursos necessários desenvolvidos e disponíveis para implementação Implementação Operação e Manutenção Alterações ao sistema de trabalho implementadas e institucionalizadas Página 23 S.I. e Funções Empresariais As aplicações de T.I. e as comunicações Revolucionaram a forma como a maioria dos profissionais da empresa trabalham o conceito de espaço e local de trabalho alterou-se Jogam um papel fundamental na forma como as empresas competem aumentaram as expectativas dos clientes sobre que o fornecedor lhe dará aquilo que ele quer, quando e onde ele quiser O papel das T.I. Não termina no momento em que o cliente compra o produto Ajuda a manter o serviço pós-venda ao cliente Página 24
S.I. e Funções Empresariais A informática tem um impacto ao longo de toda a cadeia de valor da empresa Conjunto de processos que a firma usa para criar valor para os seus clientes O núcleo da cadeia de valor são os processos que o cliente percebe que lhe criam directamente valor Desenho e fabrico de produtos Vendas e distribuição Customer service Os processos de apoio finanças, gestão também são importantes para a cadeia de valor Página 25 S.I. e Funções Empresariais Sistemas de Desenho de Produtos Sistemas CAD/CAM Página 26
S.I. e Funções Empresariais Sistemas de Compras Sistemas que, a partir da informação sobre existências disponíveis Determinam as necessidades em materiais para as próximas semanas ou meses Geram novas encomendas Enviam as encomendas para os fornecedores Obtém datas de entrega firmes e datas de pagamento Verificam a chegada dos materiais Apareceu o conceito de gestão da cadeia de abastecimento ( supply chain management ) Sistema global de coordenação com fornecedores, em que ambos colhem os benefícios de menores existências, produção mais suave e menores desperdícios Página 27 S.I. e Funções Empresariais Sistemas de Compras Nos finais da década de 1980, a EDI revolucionou esta área Antes da EDI Depois da EDI Nos finais da década de 1990, começou a ser usada a Internet em aplicações sofisticadas (business-to-business) Página 28
S.I. e Funções Empresariais Sistemas de Produção Sistemas usados no fabrico de produtos físicos que vende Mantém controlo sobre as existências e sobre os trabalhos em curso Mantém registo de quem fez qual trabalho, quando o fez e com que qualidade É uma área em que a maioria das empresas têm pouca informatização Actualmente há uma tendência para a mass customization Uso de técnicas de produção em massa para fabricar produtos adaptados ao cliente Para a empresa fabril, o produto/serviço é produzido em massa, mas para o cliente o produto é adaptado aos seus desejos Exemplo: Na indústria automóvel, pode-se pedir um carro com muitas variedades de motorizações, extras, etc. Página 29 S.I. e Funções Empresariais Sistemas de Produção Uma subsidiária da Matsushita constrói bicicletas à medida São determinadas as dimensões da bicicleta à medida As dimensões são registadas num sistema CAD, que cria um diagrama e envia os dados para a produção Página 30