UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA Faculdade de Filosofia e Ciências Câmpus de Marília Departamento de Ciência da Informação Métodos e Técnicas de Planejamento Profa. Marta Valentim Marília 2017
Métodos de Planejamento PDCA; 5W2H; SWOT.
Método PDCA Fonte Imagem: <http://www.cotexo.com.br/blog/funilaria-e-pdca-aumente-sua-eficiencia-na-gestao/>
O que é Plano de Ação? É produto do planejamento, capaz de orientar as diversas ações que devem ser implementadas. Serve como referência às decisões, permitindo que seja realizado o acompanhamento do desenvolvimento do planejamento. É um documento que apresenta de maneira estruturada, todos os procedimentos e recursos que devem ser mobilizados para a execução daquilo que foi expresso no escopo do planejamento. O Plano de Ação especifica ações, atividades, tarefas e recursos, logicamente encadeados, tendo em vista maximizar a eficiência na realização dos objetivos propostos.
Ciclo PDCA Atuação após a obtenção de resultados Definir metas e métodos Action (Agir) Plan (Planejar) Avaliar o plano de ação, prazos, custos etc. Check (Verificar) Do (Fazer) Executar as atividades, tarefas e ações Fonte: https://www.deming.org/theman/theories/pdsacycle
Ciclo PDCA A importância do Planejamento (Plan), da boa Execução (Do), a necessidade da Verificação (Check) e da tomada de Ações Corretivas (Action): 1) Estabelecer com clareza aonde se quer chegar (objetivo, meta, fim, resultado, efeito etc.) e o controle. 2) Levantar as informações para a boa execução. 3) Verificar as causas que impedem de chegar lá (análise). 4) Propor ações ou contramedidas para cada causa importante.
Passos do PDCA Plan (planejamento): estabelecer missão, visão, objetivos (metas), procedimentos e processos (metodologias) necessárias para atingir os resultados. Do (execução): realizar, executar e implementar as atividades, tarefas e ações. Check (verificação): monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações, elaborando relatórios. Act (agir): Agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatórios, se necessário reelaborar o plano de ação, de modo a melhorar a qualidade, a eficiência e a eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas.
Finalizando o Ciclo PDCA No ciclo PDCA deve-se coletar dados, medir resultados compará-los com o objetivo e as metas e adotar ações apropriadas, portanto, na dinâmica deste ciclo será necessário empregar ferramentas apropriadas para a coleta, o processamento e a disposição de dados e informações, o que permitirá a tomada de decisão confiável. Nessa perspectiva, é necessário que a dinâmica do PDCA seja constantemente analisada, em cada uma das etapas.
Dicas do Ciclo PDCA Estabelecer indicadores de resultado: Visando gerenciar o plano de ação e verificar se os resultados são coesos com os objetivos iniciais, ou seja se os objetivos foram atingidos. A partir da avaliação, é possível quantificar e qualificar os resultados obtidos. Os indicadores se constituem em fonte importante para a avaliação, bem como para a correção e ajustes do plano de ação.
Dicas do Ciclo PDCA Determinar quem será o responsável: isso é extremamente importante, pois é fundamental para que as ações sejam cumpridas. O responsável pela ação tem nome e sobrenome, não pode ser o grupo todo. Definir muito bem os recursos: tudo o que for necessário para realizar a ação: infraestrutura, recursos humanos, financeiros, recursos de conhecimento, custos, tempo [horas, meses etc.], recursos políticos, entre outros.
Método 5W2H Fonte Imagem: <http://www.portal-administracao.com/2014/12/5w2h-o-que-e-e-como-utilizar.html>
O que é 5W2H? 5 Why ou 5W / 2 How ou 2 H: What - O que será feito (ações, etapas, descrição); Why - Por quê será feito (justificativa, motivo); Where - Onde será feito (local); When - Quando será feito (tempo, datas, prazos); Who - Por quem será feito (responsabilidade(s) pela(s) ação(ões)); How - Como será feito (métodos, processos); How much - Quanto custará (custo ou gastos envolvidos). Fonte: http://www.qualidadebrasil.com.br/artigo/1436/voce_sabe_o_que_e_5w2h
Método 5W2H What? How Much? Why? How? 5W2H Where? When? Who?
Importância do Método 5W2H Uma organização ou unidade de trabalho que deseja se desenvolver e fazer bons planejamentos, o método 5W2H é extremamente útil. É um método muito simples que agiliza todos os processos de uma organização ou unidade de trabalho. A falta de planejamento [objetivos, metas, processos, ações, atividades e tarefas] pode gerar inúmeros prejuízos, além da perda de diferenciais competitivos.
Como aplicar o Método 5W2H Para aplicar o método 5W2H é necessário ter em mente as causas do problema a ser solucionado ou amenizado e realizar cada etapa de maneira cuidadosa e da melhor forma possível. A ideia é buscar respostas para cada um dos 5W e 2H.
What? / O que? A primeira pergunta a ser respondida é o que será feito? A resposta nada mais é do que estabelecer o objetivo que se deseja alcançar no curto, médio ou longo prazo. Serão realizadas melhorias nas atividades desenvolvidas pelos setores da organização ou unidade de trabalho, na qualidade de produtos e serviços etc.?
Why? / Por que? A segunda pergunta a ser respondida é por que será feito? Quais os motivos que justificam o que será feito. É para melhorar algo, resolver um problema, amenizar um problema, diminuir um gargalo, promover uma atividade etc.?
Where? / Onde? A terceira pergunta a ser respondida é onde (em que local) será feito? Muitos não desenvolvem esta parte do método 5W2H porque consideram que o local sempre será a própria organização. É importante detalhar o local em que será executada a ação como, por exemplo, o departamento/setor responsável. Se a organização for micro ou pequena e não estiver dividida em departamentos/setores, neste caso não há necessidade de indicar pois será a própria organização.
Who? / Quem? A quarta pergunta a ser respondida é quem vai realizar/fazer/executar? Em relação ao(s) objetivo(s) definidos na etapa What?, quem irá ajudar a alcançá-lo(s)? Se para alcançá-los é preciso a elaboração de diversos processos, atividades e ações, quem será responsável por cada ação? É importante designar as pessoas certas, cujas competências e habilidades estejam em consonância com os processos, atividades e ações a serem realizados, pois caso contrário pode haver prejuízo na execução da ação em relação a distintas situações.
When? / Quando? A quinta pergunta a ser respondida é quando será feito? Um bom planejamento estipula os prazos [curto, médio e longo], para que o objetivo principal seja alcançado. Nesta etapa a resposta deve ser voltada para o detalhamento da execução das ações, definindo datas/prazos concretos para o desenvolvimento e o final de cada ação. O detalhamento deve ser coerente com as condições da organização ou unidade de trabalho, no que tange à infraestrutura e aos recursos humanos, financeiros, materiais etc.
How? / Como? A sexta pergunta a ser respondida é como será feito? Detalhar os processos que devem ser envolvidos para atingir o objetivo principal definido previamente. É necessário ser o mais específico possível em relação a esta etapa, ou seja, quanto mais detalhado, melhor.
How Much? / Quanto? A sétima pergunta a ser respondida é quanto irá custar/gastar? Detalhar os custos/gastos necessários para a implantação e desenvolvimento das ações que visam alcançar o objetivo principal definido previamente. É necessário ser o mais específico possível em relação a esta etapa, ou seja, quanto mais detalhado, melhor.
Finalização do 5W2H O método 5W2H refere-se basicamente a uma técnica para detalhar a execução de processos, atividades e tarefas, em que são atribuídas as responsabilidades de cada envolvido e determinado como o trabalho deverá ser realizado, assim como o local, o motivo, o prazo e os custos/gastos para sua efetividade. Além disso, como se refere a uma técnica de detalhamento, propicia ao gestor um melhor controle de cada etapa/fase, corrigindo e ajustando o que é necessário, ainda durante o desenvolvimento/implantação.
Método SWOT Fonte Imagem: http://www.dimarzo.net.br/post/2016/03/24/a-importancia-da-analise-swot.html
Método SWOT Strengths, Weakness, Opportunities, Threats Uma das ferramentas utilizadas pelas organizações para elaborar o planejamento de ações estratégicas é o método denominado SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats), ou como é conhecido na língua portuguesa FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças). Esse método propicia à organização realizar uma análise dela mesma e de seu entorno, é uma maneira de conhecer a condição de partida antes de definir as estratégias de ação para o curto, médio e longo prazo.
Método SWOT Strengths, Weakness, Opportunities, Threats O método SWOT analisa as forças internas em relação às oportunidades externas, bem como as fraquezas internas em relação às ameaças externas à organização, ou seja, analisa as condições de partida frente às tendências e cenários futuros. Esse método permite aos gestores obterem um diagnóstico mais preciso da realidade organizacional e das perspectivas do ambiente externo, visto que propicia a contextualização da organização em nível micro e macro, local e não local.
Método SWOT Strengths, Weakness, Opportunities, Threats O método SWOT estabelece uma conexão entre a missão, a visão e as ações estratégicas necessárias para o desenvolvimento da organização. Nesse sentido, são estabelecidos objetivos e metas que deverão ser desenvolvidos em um determinado tempo.
Método SWOT Strengths, Weakness, Opportunities, Threats Avaliação Interna Pontos Fortes SWOT Pontos Fracos Avaliação Externa Oportunidades Ameaças
Método SWOT Strengths, Weakness, Opportunities, Threats A Matriz SWOT representa de que forma a análise do macroambiente deve ser realizada, considerando-se o ambiente organizacional de forma ampla, isto é, o ambiente interno e externo. Essa estrutura de análise é muito importante para se obter informações úteis, visando à definição das estratégias de ação de curto, médio e longo prazo. Embora esse método de análise seja muito importante, ele não trará informações relevantes, se não for aplicado em cada um dos ambientes que compõe o ambiente organizacional, ou seja, é importante que se faça a verticalização do método.
Método SWOT Strengths, Weakness, Opportunities, Threats Dentre os aspectos que devem ser levados em consideração para a análise do ambiente interno, destacam-se os seguintes: Aspectos organizacionais: estrutura da organização; políticas, procedimentos e regras; rede de comunicação; recursos e infraestrutura; etc. Aspectos relacionados ao pessoal: redes de relacionamento; programas de treinamento; sistema de avaliação de desempenho; sistema de incentivos; condições de trabalho; etc. Apesar das diferenças que permitem segmentar os ambientes interno e externo de forma separada visando à análise, a inter-relação existe e, muitas vezes, são complementares, as oportunidades e as ameaças surgem das forças e fraquezas organizacionais (LUPETTI, 2007, p.42).
Método SWOT Strengths, Weakness, Opportunities, Threats É um método para conhecer melhor e planejar o futuro; É uma ferramenta para analisar uma organização e seu entorno; É uma ferramenta para contextualizar em nível local, regional, nacional e internacional a posição da organização; É um método para conhecer a posição de partida antes de definir uma estratégia de atuação.
Método SWOT Strengths, Weakness, Opportunities, Threats Características: Forças/Pontos Fortes: Competências, infraestrutura, recursos, posição alcançada, vantagem organizacional; Fraquezas/Pontos Fracos: Aspectos que limitam ou reduzem a capacidade de desenvolvimento da organização; Oportunidades: Aspectos externos que podem oferecer de algum modo uma vantagem para a organização; Ameaças: Aspectos externos que podem impedir ou limitar a implantação de uma estratégia de ação.
Fonte Adaptada: Chiavenato; Sapiro 2003 Método SWOT Strengths, Weakness, Opportunities, Threats Avaliação externa Ameaças e oportunidades do ambiente Fatores críticos de sucesso Avaliação interna Forças e fraquezas da organização Competências Organizacionais Formulação do(s) Plano(s) Escolha da(s) Estratégia(s) de Ação Implantação do(s) Plano(s)
Método SWOT Strengths, Weakness, Opportunities, Threats Etapas/Fases: Realizar um brainstorm para elaborar uma lista das forças e fraquezas; Realizar um brainstorm para elaborar uma lista das oportunidades e ameaças e priorizá-las; Criar uma matriz síntese selecionando forças a consolidar, fraquezas a superar, oportunidades a aproveitar e ameaças a evitar; Propor estratégias de ação.
Método SWOT Strengths, Weakness, Opportunities, Threats Matriz SWOT: Relacionar todos os problemas importantes referentes a uma questão a ser planejada; Listar os problemas em ordem lógica; Identificar o problema central; Identificar as causas do problema central; Organizar as causas em principais e correlatas; Refletir sobre os efeitos causados pelo problema central; Organizar os efeitos em níveis de impacto; Construir um diagrama em forma de árvore, situando os problemas com suas relações de causa-efeito; Examinar a árvore de problemas, verificando se as relações de causa-efeito estão corretas e se não houve omissões importantes.
Fatores Internos Método SWOT Strengths, Weakness, Opportunities, Threats Pontos Fortes/ Forças Pontos Fracos/ Fraquezas Matriz SWOT Oportunidades Ameaças Fatores Externos Fatores Pontos Fortes Pontos Fracos Oportunidades A C A1 C1 B D Ameaças B1 D1
Método SWOT Strengths, Weakness, Opportunities, Threats Regras Básicas: Diferenciar muito bem os fatores internos dos externos; Ser realista ao identificar as forças/pontos fortes e as fraquezas/pontos fracos da organização; Distinguir muito bem a posição de partida (hoje) e onde se quer chegar (futuro); Ser o mais concreto e específico possível.
Ameaças Análise Externa Oportunidades Método SWOT Strengths, Weakness, Opportunities, Threats Análise Interna Pontos Fortes Pontos Fracos Tirar o máximo proveito dos pontos fortes, de forma a aproveitar ao máximo as oportunidades detectadas Desenvolver estratégias que minimizem os efeitos negativos dos pontos fracos Tirar o máximo proveito dos pontos fortes para minimizar os efeitos das ameaças detectadas As estratégias a desenvolver devem minimizar ou ultrapassar os pontos fracos e, se possível, fazer frente às ameaças
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