SEMINÁRIO Planejamento Estratégico Elaborado por: Jesus Borges (Pró-Reitor de Desenvolvimento Institucional) Fabrício Sobrosa Affeldt (Coordenador de

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1 SEMINÁRIO Planejamento Estratégico Elaborado por: Jesus Borges (Pró-Reitor de Desenvolvimento Institucional) Fabrício Sobrosa Affeldt (Coordenador de Ensino - Campus Feliz) Cláudia Lorenzon (RH-Reitoria)

2 Planejamento Estratégico Agenda Proposta Planejamento 2010 IFRS (Reitoria) Objetivos do Seminário Planejamento Estratégico Elementos do Planejamento Estratégico Revisão do PDI (elementos perenes) Planos de Ação Avaliação do desempenho 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 2

3 Proposta Planejamento 2010 Lei nº /2008 a organização dos IFs se dará de forma multicampi o orçamentário será identificado para cada campus e para a reitoria a reitoria é o órgão executivo do Instituto 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 3

4 Proposta Planejamento 2010 Cabe à reitoria as funções institucionais e táticas (macropolíticas) os campi são os responsáveis pela operacionalização dessas funções Gestão interdependente entre os campi e a reitoria Princípios norteadores são um projeto pedagógico único, tendo por base a justiça social e equidade A descentralização compreende que o poder seja transferido do centro para as extremidades Requer um processo permanente de planejamento participativo cujo principal instrumento norteador é o projeto pedagógico unificado 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 4

5 Proposta Planejamento 2010 Trabalhar paralelamente na construção do projeto pedagógico, planejar ações que continuem dando conta do trabalho já em andamento nos campi. É fundamental que entendamos a nova institucionalidade do IF, atentando para que cada campus desenvolva sua ação administrativa autônoma, racional e harmonicamente com a reitoria e com os outros campi. Não só o planejamento é importante, mas o controle também é fundamental para que possamos atuar de forma mais tranqüila 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 5

6 Etapas propostas 1ª) Seminário - dirigentes sistêmicos e diretores-gerais 2ª) Discussão, sensibilização e elaboração de propostas de ações e prioridades nos Campi, visando motivar a comunidade para participar e se comprometer com a elaboração do Plano de Ação ª) Compatibilização dos planos dos Campi com as políticas e metas da Reitoria e do Governo Federal 4ª) Dimensionamento orçamentário e equalização com os projetos e atividades resultantes das ações planejadas 5ª) Sistematização das metas institucionais e seus indicadores, organização e conclusão do Plano de Trabalho ª) Apresentação para o Conselho Superior 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 6

7 Cronograma Dom Seg Ter Qua Qui Sex Sab Junho Julho Seminário Compatibilização 2-Elaboração do Plano de Ação Apresentação ao Conselho Superior 4-Dimensionamento Orçamentário Sistematização 22 de Metas Institucionais e Indicadores /06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 7

8 Planejamento Estratégico Agenda Proposta Planejamento 2010 IFRS (Reitoria) Objetivos do Seminário Planejamento Estratégico Elementos do Planejamento Estratégico Revisão do PDI (elementos perenes) Avaliação do desempenho 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 8

9 Objetivos do Seminário Sensibilização e discussão sobre Planejamento Estratégico Avaliação das macropolíticas e diretrizes do planejamento, com vistas à elaboração do Plano de Trabalho 2011 Homogeneizar informações e definições acerca do que é o planejamento institucional, da execução orçamentária e controles públicos, bem como do modelo de gestão e indicadores de avaliação da sua eficiência 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 9

10 Planejamento Estratégico Agenda Proposta Planejamento 2010 IFRS (Reitoria) Objetivos do Seminário Planejamento Estratégico Elementos do Planejamento Estratégico Revisão do PDI (elementos perenes) Planos de Ação Avaliação do desempenho 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 10

11 Planejamento Estratégico O que é Planejamento Estratégico? Para que serve o Planejamento Estratégico? De quem é a responsabilidade pela elaboração e o acompanhamento? Como elaborar um Planejamento Estratégico Institucional? 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 11

12 Planejamento Estratégico O que é Planejamento estratégico? Plano formal elaborado por uma empresa ou instituição Uma forma de pensar no futuro, integrada no processo decisório, com base em um procedimento formalizado e articulador de resultados e em uma programação (planos de ação). 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 12

13 Planejamento Estratégico O que é Planejamento estratégico? Sistema integrado de decisões, capaz de produzir dados e informações para ajudar os gestores a pensar estrategicamente, apoiando a articulação das estratégias ou visões de futuro. (Mintzberg, 1994) 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 13

14 Planejamento Estratégico Para que serve o Planejamento estratégico? Tomada de decisões acerca de objetivos e metas (definição de prioridades) Padronização de conceitos acerca de objetivos e formas de controle Compartilhamento de informação Controle Correção do curso da Instituição, dadas as contingências 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 14

15 Planejamento Estratégico De quem é a responsabilidade pela elaboração e o acompanhamento? Dos gestores Reitora Pró-reitores Diretores Gerais Diretores de Ensino Diretores de Administração e Planejamento Demais Diretorias ligadas à gestão dos Campi Podem ser definidas responsabilidades ao se iniciar o processo de elaboração dos planos 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 15

16 Planejamento Estratégico Como elaborar um Planejamento Estratégico Institucional? Parte-se de diretrizes institucionais Adoção ou criação de uma metodologia Processo de determinação dos principais objetivos da organização Determinação das políticas e estratégias Determinação das responsabilidades e da disponibilidade dos recursos Determinação de uma forma de medição do desempenho 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 16

17 Metodologias de Planejamento Estratégico Ano Elementos básicos do processo Referência 1969 Premissas, planejamento e implementação. Steiner 1974 Dividida em partes: fins, meios, recursos, implantação e Ackoff controle Premissas, planejamento, implementação e revisão. Bhalla 1990 Avaliação estratégica vigente; Fischmann; Avaliação do ambiente; Almeida Estabelecimento do perfil estratégico; Quantificação dos objetivos; Finalização; divulgação; Preparação da organização; Integração com o plano tático; Acompanhamento. 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 17

18 Metodologias de Planejamento Estratégico 1994 Avaliação, estratégia e execução. Boar 1999 Objetivos; Situação interna; Situação externa; Planos operacionais; Orçamentos; Bethlem Lista de recursos necessários; Modificações nos processos, métodos, sistemas, SI, organização e estrutura; Listas de ações; Sistemas de revisão 2001 Negócio, missão, princípios, análise do ambiente, visão, objetivos e estratégias. Vasconcelos; Pagnoncelli 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 18

19 Metodologia básica para elaboração Negócio do Planejamento Estratégico Missão Visão Princípios Elementos Duráveis Elementos Mutáveis (periodicamente) Análise Ambiental Objetivos Controles Planos de Ação 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 19

20 Escolha da Abordagem Top-down IFRS Bottom-up Planejamento Institucional Planejamento Institucional IFRS Campus 1 Campus 2 Campus n Plano 1 Plano 2 Plano n Plano 1 Plano 2 Plano n Campus 1 Campus 2 Campus n 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 20

21 Proposta Definição de responsabilidades 1. De quem será a responsabilidade por elaborar o plano do IFRS? 2. De quem será a responsabilidade por elaborar os planos dos Campi? 3. De quem será a responsabilidade por consolidar os dados na Reitoria? De onde partir? Quais são as diretrizes? Qual a orientação que se deve seguir? 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 21

22 Quais as Diretrizes? Termo de Termo de Metas Termo de Metas Metas Termo de Termo de Metas PDI Metas IFRS Termo de Termo Metas Lei de Metas Criação dos IFs Termo de Termo de Metas Metas Outros documentos (SINAES) Processo de Elaboração do Planejamento dos Campi 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 22

23 Agenda Agenda Proposta Planejamento 2010 IFRS (Reitoria) Objetivos do Seminário Planejamento Estratégico Elementos do Planejamento Estratégico Revisão do PDI (elementos perenes) Planos de Ação Avaliação do desempenho 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 23

24 Missão Elementos do PE Razão da existência da instituição Missão é o papel desempenhado pela instituição na realização de seu Negócio. "Uma empresa não se define pelo seu nome, estatuto ou produto que faz; ela se define pela sua missão. Somente uma definição clara da missão é razão de existir da organização e torna possíveis, claros e realistas os objetivos da empresa." Peter Drucker 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 24

25 Missão Como definir a Missão? O que a Instituição deve fazer? Para quem deve fazer? Para quê deve fazer? Como deve fazer? Onde deve fazer? Qual responsabilidade social deve ter? 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 25

26 Proposta: Revisão do PDI Missão do IFRS Promover a educação profissional, científica e tecnológica gratuita e de excelência, através da articulação entre ensino, pesquisa e extensão, para formação humanista, crítica e competente de cidadãos, capazes de impulsionar o desenvolvimento sustentável. (PDI,2009) 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 26

27 Visão Elementos do PE Representa um estado futuro desejável da Instituição Como se pretende que a organização seja vista e reconhecida? É uma projeção das oportunidades futuras do negócio da organização e uma concentração de esforços na sua busca 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 27

28 Visão Elementos do PE Determinam o rumo a ser seguido pela Instituição Identificam o que se deseja realizar São atemporais e indicam grandezas, sem quantificação 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 28

29 Proposta: Revisão do PDI Visão Institucional Ser uma instituição de referência regional em educação, ciência e tecnologia buscando a formação de profissionais-cidadãos comprometidos com o desenvolvimento sustentável da sociedade. (PDI,2009) Proposta de alteração Ser referência regional em educação profissional, científica e tecnológica buscando a formação de profissionais-cidadãos comprometidos com o desenvolvimento sustentável da sociedade. (PDI,2009) 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 29

30 Princípios Elementos do PE Princípios são balizamentos para o processo decisório e para o comportamento da empresa no cumprimento de sua Missão e na busca de sua Visão. Apesar de ser esse o termo mais utilizado, algumas empresas usam outros títulos tais como: Credo, Valores, Política, Filosofia, etc. 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 30

31 Proposta: Revisão do PDI Valores do IFRS (PDI,2009) O Instituto Federal do Rio Grande do Sul garantirá a todos os seus Campi a autonomia da gestão Institucional democrática a partir dos princípios constitucionais da Administração Pública: a) Ética Ser referência básica que orientará as ações institucionais; b) Desenvolvimento Humano Desenvolver a cidadania, a integração e o bem-estar social; c) Inovação Buscar soluções às demandas apresentadas; d) Qualidade e Excelência Promover a melhoria permanente dos serviços prestados; e) Autonomia dos Campi Administrar preservando e respeitando a singularidade de cada campus; f) Transparência Disponibilizar mecanismos de acompanhamento e de conhecimento das ações da gestão; g) Respeito Valorizar e prestar atenção especial aos alunos, servidores e público em geral; h) Compromisso Social Participar efetivamente das ações sociais. 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 31

32 Objetivos (PDI) I ministrar educação profissional técnica de nível médio, prioritariamente na forma de cursos integrados, para os concluintes do ensino fundamental e para o público da educação de jovens e adultos; II ministrar cursos de formação inicial e continuada de trabalhadores, objetivando a capacitação, o aperfeiçoamento, a especialização e a atualização de profissionais, em todos os níveis de escolaridade, nas áreas da educação profissional e tecnológica; 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 32

33 Objetivos (PDI) III realizar pesquisas aplicadas, estimulando o desenvolvimento de soluções técnicas e tecnológicas, estendendo seus benefícios à comunidade; IV desenvolver atividades de extensão de acordo com os princípios e finalidades da educação profissional e tecnológica, em articulação com o mundo do trabalho e os segmentos sociais e com ênfase na produção, desenvolvimento e difusão de conhecimentos científicos e tecnológicos; 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 33

34 Objetivos (PDI) V estimular e apoiar processos educativos que levem à geração de trabalho e renda, e à emancipação do cidadão na perspectiva do desenvolvimento socioeconômico local e regional; 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 34

35 Objetivos (PDI) VI ministrar em nível de educação superior: a) cursos superiores de tecnologia visando à formação de profissionais para os diferentes setores da economia; b) cursos de licenciatura, bem como programas especiais de formação pedagógica, com vistas à formação de professores para a educação básica, sobretudo nas áreas de ciências e matemática, e para a educação profissional; 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 35

36 Objetivos (PDI) VI ministrar em nível de educação superior: c) cursos de bacharelado e engenharia, visando à formação de profissionais para os diferentes setores da economia e áreas do conhecimento; d) cursos de pós-graduação lato sensu de aperfeiçoamento e especialização, visando à formação de especialistas nas diferentes áreas do conhecimento; e) cursos de pós-graduação stricto sensu de mestrado e doutorado, que contribuam para promover o estabelecimento de bases sólidas em educação, ciência e tecnologia, com vista ao processo de geração e inovação tecnológica. 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 36

37 Agenda Agenda Proposta Planejamento 2010 IFRS (Reitoria) Objetivos do Seminário Planejamento Estratégico Elementos do Planejamento Estratégico Revisão do PDI (elementos perenes) Planos de Ação (e Objetivos) Avaliação do desempenho 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 37

38 Metodologia básica para elaboração Negócio do Planejamento Estratégico Missão Visão Princípios Elementos Duráveis Elementos Mutáveis (periodicamente) Análise Ambiental Objetivos Controles Planos de Ação 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 38

39 ANÁLISE SWOT (Matriz FOFA) AMBIENTE EXTERNO AMBIENTE INTERNO Opportunities (Oportunidades) Uma situação externa que dá à empresa a possibilidade de atingir seus objetivos ou de melhorar sua posição competitiva e/ou sua rentabilidade Strenghts (Forças) Uma característica interna ou um ativo que dá à empresa uma vantagem competitiva sobre seus concorrentes ou uma facilidade para atingir os objetivos Threats (Ameaças) Uma situação externa que pode impedir a empresa de atingir seus objetivos ou de melhorar sua posição competitiva e/ou sua rentabilidade Weaknesses (Fraquezas) Uma característica interna ou uma limitação em um ativo que coloca a empresa em situação de desvantagem em relação a seus concorrentes ou de dificuldade para atingir os objetivos. 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 39

40 Objetivos No Planejamento Estratégico Objetivos são resultados quantitativos e qualitativos que a Instituição precisa alcançar em prazo determinado Importante Devem ser desafios Deve ser possível realizar o seu acompanhamento Devem possuir um prazo e uma forma de mensuração 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 40

41 Objetivos Exemplo 1: Promover a capacitação dos servidores. Questões Quantos? Em quanto tempo? Exemplo 2: Capacitar 50% dos servidores TNS em Administração Pública até o final de Questões Quantos? 50% Em quanto tempo? 1,5 ano Difícil avaliação e acompanhamento Facilita a avaliação e o acompanhamento 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 41

42 Planos de Ação A ponte entre a intenção e a realização é a Ação. De nada adianta planejar sem que um objetivo se transforme em Ação. Objetivo Objetivos devem ter Prazos Quantificação Forma de mensuração Ação 1 Ação 2 Ação 3 Cronograma Orçamento 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 42

43 Planos de Ação METAS (O que?) AÇÕES (Como?) Respo nsável Valor (R$) Execução / Ano (Quando?) Situação Capacitação de Servidores Contratar curso RH Servidores capacitados METAS (O que?) AÇÕES (Como?) Respo nsável Valor (R$) Execução / Ano (Quando?) Situação Capacitação de 50% dos servidores em AP até 2011 Contratar curso Formar turmas Executar cursos RH R$ / % já capacitados em dez /06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 43

44 Proposta Revisão dos planos de ação dos Campi Definir os objetivos (e metas) Definir as ações Revisar os prazos Como definir as prioridades? Definir o orçamento necessário para as ações 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 44

45 Agenda Agenda Proposta Planejamento 2010 IFRS (Reitoria) Objetivos do Seminário Planejamento Estratégico Elementos do Planejamento Estratégico Revisão do PDI (elementos perenes) Planos de Ação Avaliação do desempenho 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 45

46 Avaliação do Desempenho A avaliação do desempenho serve para acompanhar o que foi PLANEJADO O Planejado está sendo EXECUTADO? Existem diversas metodologias A intenção é identificar os objetivos e saber o seu status a qualquer momento A medição pode ser através de indicadores 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 46

47 Sugestão para a Avaliação do Desempenho Balanced Scorecard Ferramenta que traduz a Missão e a estratégia de uma organização em um abrangente conjunto de métricas de performance fornecendo a base para um sistema de medição estratégica e de gestão. BSCol 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 47

48 BSC-Balanced Scorecard Traduz a missão, a visão e a estratégia em ações Integração Estratégias Objetivos Medições de desempenho Organizado em 4 perspectivas (originalmente) Aprendizado e crescimento Processos internos Público Alvo (Mercado) Financeira 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS BSCol 48

49 VISÃO Perspectiva FINANCEIRA PÚBLICO ALVO PROCESSOS APRENDIZADO CRESCIMENTO Ser a REFERÊNCIA NACIONAL em Educação, Ciência e Tecnologia... Objetivos Estratégicos Objetivo 1 Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 1 Objetivo 2 I N D I C D O R E S / M E T A S Objetivo 3 16/06/2010 Seminário - Planejamento 49 IFRS INICIATIVAS PROJETOS AÇÕES

50 Exemplo Público Alvo Objetivo Aumentar a oferta de Cursos Técnicos em 10% até 2011 Indicadores Relação Alunos/Professor Número de Alunos em CT Taxa de ocupação Taxa de Conclusão Meta % 90% 80% Aprendizado e crescimento Aumentar o número de salas em 15% até 2011 Aumentar o quadro docente em 5% até 2011 Indicadores Objetivo o Meta em que Como que se deseja, nível se o deseja objetivo será em que prazo? chegar? acompanhado? Número de Salas Construídas 10 Número de Docentes 65 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 50

51 Agenda Agenda Proposta Planejamento 2010 IFRS (Reitoria) Objetivos do Seminário Planejamento Estratégico Elementos do Planejamento Estratégico Revisão do PDI (elementos perenes) Planos de Ação Avaliação do desempenho 16/06/2010 Seminário - Planejamento IFRS 51