Documentação Original do Sistema de Gestão Integrado

Documentação Original do Sistema de Gestão Integrado 01 Manual de Gestão 02 Processos 03 Procedimentos 04 Modelos 05 Instruções de Trabalho 06 Manual de Funções 07 Manual de Acolhimento www.prospectiva.pt

01- Manual do Sistema de Gestão www.prospectiva.pt

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 APROVAÇÃO DO DOCUMENTO Elaborado por Função Nome e Assinatura Data André Duarte GS Aprovado por GE Luís Brito MD.01/01 Página 2 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 Índice 1. Promulgação...4 2. Apresentação do Manual...5 2.1 Objectivo...5 2.2 Organização do Manual...5 3. Apresentação da PROSPECTIVA...6 3.1 Serviços prestados pela PROSPECTIVA...6 3.2 Histórico PROSPECTIVA...8 3.3 Localização da PROSPECTIVA...9 4. Sistema de Gestão Integrado...10 4.1 Âmbito e Exclusões do Sistema de Gestão Integrado...10 4.2 Os Processos do Sistema de Gestão Integrado...11 4.3 Estrutura Documental do Sistema de Gestão Integrado...12 5. Responsabilidade da Gestão...13 5.1 Missão, Visão, Valores e Política...15 5.2 Objectivos da Qualidade e Planeamento do SGI...17 5.3 Responsabilidade, autoridade e comunicação...19 5.4 Revisão pela Gestão...20 6. Gestão dos Recursos...21 7. Realização do Serviço...22 8. Medição, Análise e Melhoria...23 Anexo I Controlo das alterações do manual...24 Anexo II Matriz da Documentação vs Requisitos...25 Anexo III Definições, Siglas e Abreviaturas...28 MD.01/01 Página 3 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 1. Promulgação O presente Manual do Sistema refere as linhas de orientação, os meios, a Organização e as funções bem como a documentação de suporte da PROSPECTIVA para assegurar a implementação do seu Sistema de Gestão Integrado. O Sistema de Gestão Integrado tem como principais objectivos definir as metodologias e as responsabilidades dos principais processos de modo a assegurar, de uma forma contínua, o envolvimento de todos os colaboradores, a satisfação dos clientes e a melhoria da eficácia e da eficiência dos Processos. A Qualidade, Segurança e a preservação do meio Ambiente têm de ser uma prática constante de todos os colaboradores, sendo da sua responsabilidade observar o cumprimento das determinações referenciadas neste Manual. A Gerência da PROSPECTIVA delegou no Representante da Gestão (RG) as responsabilidades operacionais de acompanhamento da evolução do Sistema; como Representante da Gestão, estando nomeado o Eng.º Luís Brito. Luís Brito (Gerente) MD.01/01 Página 4 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 2. Apresentação do Manual 2.1 Objectivo O Manual do Sistema Integrado tem os seguintes objectivos: 1. Apresentar a actividade da PROSPECTIVA: Produtos e serviços; Meios envolvidos; Organização. 2. Apresentar, resumidamente, o Sistema de Gestão Integrado: Principais linhas de orientação; Âmbito; Principais processos; Enquadramento com os requisitos da Norma de referência. 3. Servir de meio de divulgação, interna e externa, do Sistema de Gestão Integrado da PROSPECTIVA. 2.2 Organização do Manual O Manual do Sistema está organizado por Capítulos, tal como o apresentado no Índice. Cada capítulo tem um tema distinto. Dentro do mesmo capítulo, cada secção, descreve um assunto abrangido pelo tema do respectivo capítulo. O Manual do Sistema é elaborado, aprovado e controlado de acordo com o descrito no procedimento Gestão Documental (P.01.01). MD.01/01 Página 5 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 O exemplar original pertence ao Gestor do Sistema e a partir dele realizam-se todas as cópias (controladas e não controladas) que sejam necessárias. O Manual do Sistema encontra-se disponível em suporte informático na Directoria \\Fileserver_01\Qualidade. O Manual do Sistema é elaborado pelo Gestor do Sistema e aprovado pela Gerência. As revisões, actualizações e reedições do Manual do Sistema seguem o descrito no procedimento de Gestão Documental (P.01.01). O Manual do Sistema pode ser reeditado sempre que ocorram alterações profundas e substanciais da estrutura da organização ou do respectivo Sistema de Gestão Integrado, ou ocorram 10 revisões de uma ou várias páginas, excluindo a(s) páginas do Anexo I Controlo das Alterações do Manual, onde é efectuado o controlo das modificações realizadas ao manual. Sempre que necessário, ou solicitado, para efeitos de formação, melhorias do processo, consultas e auditorias, são distribuídos manuais não controlados. Os mesmos não são actualizados, quando ocorrem alterações no sistema. 3. Apresentação da PROSPECTIVA 3.1 Serviços prestados pela PROSPECTIVA Em termos dos serviços prestados, a actividade da PROSPECTIVA está organizada nas seguintes áreas de negócio: i) Estudos e Projecto; O Departamento de Projecto desenvolve os seguintes serviços: Estudos e Projectos de Fundações e Estruturas; Geotecnia, Geologia e Hidrogeologia Abastecimento de água Instalações e Equipamentos Eléctricos e Automação Instalações e Equipamentos Mecânicos Qualidade e Tratamento das Águas Resíduos Gestão Ambiental Sistemas de Informação MD.01/01 Página 6 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 Requalificação Urbana Vias de Comunicação ii) Gestão e Fiscalização; O Departamento de Fiscalização realiza os seguintes serviços: Gestão de Qualidade de Empreendimentos Gestão Geral de Empreendimentos; Coordenação de Segurança; Coordenação de Fiscalização; Acompanhamento Ambiental em Obra. MD.01/01 Página 7 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 3.2 Histórico PROSPECTIVA A PROSPECTIVA Projectos, Serviços, Estudos, Lda. inicia a sua actividade no ano de 1977 para a Câmara Municipal de Palmela e opera desde essa data no mercado dos serviços, englobando a execução de estudos e projectos, nos mais diversos domínios, a coordenação e fiscalização de empreitadas, representando estas duas áreas cerca de 95% da facturação da empresa. Trabalhamos desde para as Autarquias, Organismos Públicos, Direcções Gerais e Regionais, Institutos e Particulares de Média / Grande Dimensão onde temos desenvolvido um trabalho que tem sido bem aceite. A PROSPECTIVA Projectos, Serviços, Estudos, Lda., dispõe de equipas de técnicos especializados nos vários domínios de Planeamento, Engenharia, Informática, Coordenação e Fiscalização de Empreendimentos, Auditorias, etc. O que fazemos: Abastecimento de Água, Ambiente, Auditorias, Avaliação e Optimização de Recursos Hídricos, Cadastros de Sistemas, Coordenação e Fiscalização de Obras, Detecção e Redução de Perdas, Equipamento Electromecânico, Estudos de Impacto Ambiental, Formação, Gestão de Qualidade de Empreitadas, Infra-estruturas de Electricidade, Iluminação e Telecomunicações, Obras de Arte, Ordenamento do Território, Planeamento Regional, RSU s, Saneamento, Telegestão, Tratamento de Águas, Águas Residuais e Resíduos, Túneis, Vias de Comunicação e Zonas Industriais. Os Clientes: Autarquias, Serviços Municipalizados, Institutos, Entidades Particulares Nacionais/Internacionais e outros. MD.01/01 Página 8 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 3.3 Localização da PROSPECTIVA A PROSPECTIVA tem escritórios em Lisboa. e no Algarve Albufeira MD.01/01 Página 9 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 4. Sistema de Gestão Integrado 4.1 Âmbito e Exclusões do Sistema de Gestão Integrado O Sistema de Gestão da PROSPECTIVA está implementado de acordo com as normas NP EN ISO 9001: 2008; NP EN ISO 14001:2004 e OHSAS 18001:2007, sendo o seu campo de aplicação o seguinte: PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NA GLOBALIDADE DAS ÁREAS DE ESTUDOS E PROJECTOS, DE COORDENAÇÃO, INCLUINDO A COORDENAÇÃO DE SEGURANÇA EM OBRA, DE FISCALIZAÇÃO E DE GESTÃO DA QUALIDADE DE EMPREENDIMENTOS DE OBRAS PÚBLICAS E PRIVADAS. Tendo sido identificada como exclusão: O requisito 7.5.2.- Validação dos processo de produção e de fornecimento do serviço( Norma ISO 9001) por não validar processos de e de fornecimento de serviço em que a saída resultante não possa ser verificada por subsequente monitorização ou medição MD.01/01 Página 10 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 4.2 Os Processos do Sistema de Gestão Integrado MD.01/01 Página 11 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 4.3 Estrutura Documental do Sistema de Gestão Integrado Politica PROSPECTIVA MANUAL DO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO MANUAL DE FUNÇÕES PROCESSOS PROCEDIMENTOS PLANOS REGISTOS DOCUMENTAÇÃO EXTERNA No Anexo 2 encontra-se a Matriz da Norma vs Documentação do SGQ A documentação é gerida através do procedimento de Gestão Documental (P.01.01). MD.01/01 Página 12 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 5. Responsabilidade da Gestão A Gerência da PROSPECTIVA está consciente da importância de que se reveste o integral cumprimento e conhecimento do Sistema de Gestão Integrado, implementado na empresa, por parte de todo o pessoal que a compõe e por isso, dá uma especial ênfase aos seguintes aspectos: o Os colaboradores da PROSPECTIVA devem concentrar todos os seus esforços no conhecimento e satisfação dos requisitos e expectativas dos nossos clientes. o Desenvolver uma Política de que reflicta a filosofia e estrutura organizacional da empresa, assegurar que a Política é de conhecimento e entendida por toda a Organização. o Estabelecer e aprovar anualmente Objectivos do Sistema, cuja revisão periódica será efectuada por si, no âmbito da Revisão do Sistema e cuja finalidade é atingir a Melhoria Contínua. o Levar periodicamente a cabo a Revisão do Sistema, no intuito de comprovar o seu grau de implementação e verificar quais as melhorias que nele poderão ser introduzidas. o Proporcionar os Recursos necessários para um perfeito e óptimo desenvolvimento, implementação e Melhoria do Sistema de Gestão Integrado. Deste modo, a Gestão de topo da PROSPECTIVA mantém um elevado compromisso, com a satisfação de clientes, sócios e pessoas que trabalham na organização bem como, com o desenvolvimento, implementação e melhoria contínua do Sistema de Gestão Integrado e da sua eficácia. Focalização e orientação para o cliente A Gestão de Topo da PROSPECTIVA, está segura que o único caminho a seguir para que se atinja um posto de liderança no mercado onde actua, é o de conseguir determinar as necessidades e satisfazer as expectativas dos nossos clientes, convertendo-as nos nossos requisitos. Para o cumprimento deste objectivo, foram estabelecidos os seguintes mecanismos de detecção de expectativas e do grau de satisfação: INTERNOS: Através da identificação de oportunidades de negócios (actuais e novos) de forma a iremos ao encontro das necessidades do Cliente. MD.01/01 Página 13 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 EXTERNOS: Principalmente, através da análise da Avaliação da Satisfação do Clientes. A PROSPECTIVA está orientada para o cliente e a prova disso é: o A provisão e gestão dos recursos técnicos e humanos é sempre feita com base na mais - valia que pode ser gerada para o cliente. o Todos os processos são definidos e geridos de modo a criar valor para o cliente. o É investigado o nível de satisfação do cliente. o São detectados e cumpridos todos os requisitos dos clientes. MD.01/01 Página 14 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 5.1 Missão, Visão, Valores e Política A Gestão de Topo da PROSPECTIVA definiu como Visão, Missão e Valores o seguinte: VISÃO Tradução da Missão numa perspectiva médio prazo através de um conjunto de metas claras e preferencialmente mensuráveis. Visão 2010: Sermos a maior empresa nacional de serviços de Estudos, Projectos, Coordenação e Fiscalização e aumentar o nosso envolvimento no âmbito Internacional, nomeadamente: Norte de Africa, com uma participação de 50% num Consórcio Internacional (NORAF); Angola, com uma participação de 25% num Consórcio Internacional (H3P) MISSÃO Sermos até 2010, uma das cinco maiores empresas nacionais de serviços de Estudos, Projectos, Coordenação e Fiscalização e aumentar o nosso envolvimento com os Países PALOP, através da H3P, e no Magreb, através da NORAFR, garantindo, nessa data, uma facturação da Prospectiva no exterior de 30% do volume de negócios anual. VALORES No que diz respeito aos nossos Clientes, os nossos valores distinguem-se pelos mais elevados padrões de Qualidade, estando sempre ao nosso alcance todo o tipo de auxílio exigido pelos mesmos e ficando sempre em primeiro lugar a melhoria contínua da Qualidade nos serviços fornecidos pela Prospectiva, com total respeito pelo meio ambiente. Em relação aos nossos Colaboradores, é nosso empenho estimular o bom convívio no local de trabalho, promovendo actividades lúdicas e de lazer apostando anualmente em acções de formação e viagens de estudo, não só com o objectivo de obter melhores resultados nos nossos serviços, mas também como incentivo e aposta nos nossos Colaboradores. Assim, os princípios orientadores para a conduta dos colaboradores, logo da cultura da Prospectiva, são: Ética Profissionalismo Confiança MD.01/01 Página 15 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 Trabalho de Equipa Relação com o Cliente Como POLITICA, a seguinte: A Política da Prospectiva segue os seguintes princípios: A empresa orienta-se para o cliente Estabelecendo uma relação própria com o cliente, prestando Serviço de confiança, satisfazendo e excedendo as suas expectativas, através da inovação e implementação de técnicas de engenharia que trazem valor acrescentado. Assegurando o cumprimento de boas práticas e cumprimento legal nas obras dos seus clientes, desde a actividade de concepção do projecto até à construção. A empresa cria e mantém uma Equipa de Trabalho Proporcionando formação e informação, necessárias para: A conformidade do serviço contratado; O bom desempenho Ambiental, gerindo os aspectos e impactes ambientais significativos; O bom desempenho da Segurança e Saúde no Trabalho, prevenindo lesões, ferimentos e danos para a Saúde. A empresa integra os Fornecedores no seu sistema Estabelecendo relações de cooperação, lealdade, confiança e beneficio mútuo, apoiando de forma contínua as suas melhorias internas. A empresa é um membro activo da Sociedade Ao assumir o compromisso de cumprir com os requisitos legais e outros aplicáveis aos seus aspectos ambientais, bem como os aplicáveis aos seus perigos em matéria de Segurança, Saúde no Trabalho e, por fim, à conformidade do serviço prestado. Identificando e gerindo os aspectos ambientais significativos, originados pela sua actividade. Identificando e gerindo os seus perigos e riscos, originados pela sua actividade. MD.01/01 Página 16 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 A empresa preocupa-se com o Ambiente Ao assumir o compromisso com a prevenção da poluição: Através da correcta separação e segregação dos resíduos; Através da redução do consumo de energia eléctrica; A empresa preocupa-se com o Segurança, Saúde no Trabalho Ao garantir os meios necessários às condições de segurança e saúde no trabalho, de forma a minimizar o risco e evitar acidentes. Sempre que for necessário e, com vista à melhoria contínua do serviço, do ambiente, da Segurança, Saúde e Trabalho, bem como, do desempenho do Sistema de Gestão Integrado, a Política da Prospectiva será revista e actualizada. A Política da Prospectiva está disponível para consulta das suas partes interessadas. 5.2 Objectivos da Qualidade e Planeamento do SGI A Gerência da PROSPECTIVA reconhece a importância da empresa satisfazer as necessidades e expectativas dos seus clientes. Assim, definiu como aspectos fundamentais da sua actividade e do seu SGI, os seguintes: Cumprir com os requisitos dos clientes; Cumprir com a Política da Empresa; Atingir os Objectivos do Sistema; Garantir a disponibilidade dos recursos necessários. Os objectivos são acompanhados de acordo com o descrito no Procedimento de Planeamento e Revisão pela Gestão (P.04). De forma genérica, os Objectivos da PROSPECTIVA são definidos de acordo com: o O nível de Satisfação dos Clientes o A qualificação do Pessoal da Organização o As características próprias do Serviço o A melhoria dos Processos o O grau de cumprimento dos Fornecedores MD.01/01 Página 17 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 O Planeamento do SGI, conforme o descrito no P.04, assegura que são: o Planeadas e introduzidas alterações no Sistema de Gestão Integrado, deve ser assegurada a manutenção da sua integridade. o Planeadas as actividades sistemáticas do Sistema de Gestão Integrado o Planeadas as actividades necessárias para atingir os objectivos definidos MD.01/01 Página 18 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 5.3 Responsabilidade, autoridade e comunicação 5.3.1 Organograma O organograma da PROSPECTIVA é o seguinte: 5.3.2 Descrição de Funções Cada função está descrita no Manual de Funções. 5.3.3 Comunicação Interna A comunicação interna na PROSPECTIVA faz-se no dia-a-dia através do envio e recepção de emails. A forma como esta é efectuada encontra-se descrita no processo PG.02 e no procedimento P.10. MD.01/01 Página 19 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 5.4 Revisão pela Gestão Para verificar o desempenho e a adequabilidade do SGI implementado e valorizar a sua eficácia, no que respeita à Política e Objectivos do Sistema, a Gerência, promove, anualmente, a realização da reunião de Revisão Anual do Sistema. Esta revisão decorre conforme o descrito no procedimento Planeamento e Revisão pela Gestão (P.04). A Gerência e o Gestor do Sistema asseguram que desta Revisão são identificadas acções de melhoria relativas ao Serviço bem como do Sistema e são identificados os recursos necessários. MD.01/01 Página 20 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 6. Gestão dos Recursos Compete à Gestão da PROSPECTIVA, garantir que estão disponíveis os recursos necessários para: o Assegurar o cumprimento da Política. o Assegurar a correcta implementação do Sistema de Gestão Integrado. o Assegurar a Melhoria Contínua do mesmo, através da implementação de Acções de Melhoria. o Atingir a Satisfação do Cliente. As necessidades de novos recursos são identificadas no dia-a-dia, por qualquer colaborador, e comunicadas á Gerência que toma a decisão e procede à sua aquisição. Relativamente aos recursos humanos estes são geridos de acordo com o descrito no processo Gestão dos Recursos Humanos, bem como no procedimento P.05. As Infraestruturas e o ambiente de trabalho são geridos de acordo com as necessidades, assegurando que os mesmos estão adequados à conformidade do serviço e do sistema. MD.01/01 Página 21 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 7. Realização do Serviço O Planeamento do serviço é efectuado tendo em conta: o Os objectivos da qualidade e do processo; o A conformidade do Serviço e do Sistema; o Os Recursos, nomeadamente, humanos existentes e necessários; o Outras actividades necessárias para o bom andamento dos serviços e do sistema. o Respeito por requisitos Legais e normativos aplicáveis Os requisitos do cliente são identificados e analisados conforme o descrito no Processo Estudos e Projectos (PN.02). A comunicação com o cliente é assegurada desde o início através de actas de reuniões e relatórios, bem como emails, existindo ainda o tratamento das suas reclamações (P.08) e a avaliação da sua satisfação PS.01 Sempre que considerado necessário, procede-se à aquisição de bens e serviços de acordo com o Processo Gestão de Compras e Fornecedores e respectivos procedimentos (PS.03) A realização do serviço segue o descrito no Processo relativo aos Estudos e Projectos (PN.02), e O processo relativo à Fiscalização e Coordenação (PN.03). MD.01/01 Página 22 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 8. Medição, Análise e Melhoria A Gestão da PROSPECTIVA assegura que estão implementados as actividades necessárias para: o Demonstrar a conformidade do Serviço e do Sistema o Melhorar continuamente eficácia do Sistema. Assim, encontram-se implementadas as seguintes actividades: o Avaliação da Satisfação do Cliente, para medir e monitorizar a percepção do cliente quanto à organização e quanto ao serviço, nomeadamente o cumprimento dos seus requisitos (PN.02 e PN.03); o Auditoria Interna, para verificar a adequabilidade e conformidades do sistema aos requisitos da norma de referência e da organização (PS.01); o Monitorização e medição dos processos e do serviço, para demonstrar a aptidão dos processos e do serviço em irem ao encontro dos requisitos e do serviço (actividades descritas nos próprios processos; o Análise de dados, assegurar que os dados provenientes dos diversos processos, nomeadamente, satisfação do cliente, conformidade com os requisitos do serviço, características e tendências dos processos e dos serviços, bem como desempenho dos fornecedores, são tratados e analisados e produzem dados para verificar a adequabilidade do sistema o Definição de acções de melhoria, correctivas e preventivas, que permitam eliminar as causas reais e potenciais não conformidades do serviço e do sistema (P.08). MD.01/01 Página 23 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 Anexo I Controlo das alterações do manual Edição Data Capitulo Página Alterada 01 2009-01-26 - - Redacção Inicial Motivo MD.01/01 Página 24 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 Anexo II Matriz da Documentação vs Requisitos Requisitos das Normas Documentação ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 Código Descrição 4 5 6 7 8 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 - Manual do SGI - Política do Sistema - Manual de Funções - Manual de Acolhimento PG.01 Planeamento e Melhoria P.04 Planeamento e Revisão pela Gestão P.03 Auditorias Internas P.08 Não Conformidades, Acções Correctivas e Preventivas PN.01 Gestão Técnico Comercial P.11 Gestão Técnico Comercial PS.04 Gestão de Infraestruturas P.15 Gestão de Infraestruturas MD.01/01 Página 25 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 Requisitos das Normas Documentação ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 Código Descrição 4 5 6 7 8 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 PG.02 Comunicação P.10 Comunicação PN.02 Estudos e Projectos P.12 Estudos e Projectos PN.03 Fiscalização e Coordenação P.13 Gestão dos Serviços de Fiscalização e Coordenação PC.03 Gestão da Rede de Vendas PR.13 Gestão da Rede de Vendas PR.14 Gestão de Agentes PS.01 Gestão Documental P.01 Gestão Documental P.02 Requisitos Legais e outros P.16 Gestão de Equipamentos de Medição e Monitorização MD.01/01 Página 26 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 Requisitos das Normas Documentação ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 Código Descrição 4 5 6 7 8 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 P.06 Aspectos e Impactes Ambientais P.07 Perigos e Riscos P.09 Participação e Investigação de Acidentes PS.03 Gestão de Compras e Fornecedores P.14 Gestão de Compras e Avaliação dos Fornecedores PS.02 Gestão dos Recursos Humanos P.05 Gestão dos Recursos Humanos MD.01/01 Página 27 de 28

Manual do Sistema de Gestão Integrado Edição 01 - Data: 26 de Janeiro de 2009 Anexo III Definições, Siglas e Abreviaturas SGI RG GS Sistema de Gestão Integrado Representante da Gestão Gestor do Sistema MD.01/01 Página 28 de 28

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PROCESSOS PROCESSO DE GESTÃO PRG 01 Planeamento e Melhoria PRG 02 Comunicação PROCESSOS CHAVES PRN 01 Gestão Técnico Comercial PRN 02 Projecto PRN 03 Fiscalização e Gestão de Empreendimento PROCESSOS DE SUPORTE PRS 01 Gestão do Sistema PRS 02 Gestão dos Recursos Humanos PRS 03 Gestão das Compras e dos Fornecedores PRS 04 Gestão das Infraestruturas www.prospectiva.pt

PRG01- Planeamento e Melhoria www.prospectiva.pt

Processo de Planeamento e Melhoria PG.01 Edição 01 - Data: 09/09/2008 APROVAÇÃO DO DOCUMENTO Elaborado por Função Nome e Assinatura Data André Duarte GS Aprovado por GE Luis Brito REGISTO DE MODIFICAÇÕES Edição Data Página Alterada Motivo 01 09/09/2008 Todas Redacção Inicial ÍNDICE 1. OBJECTIVO DO PROCESSO 2 2. GESTOR DO PROCESSO 2 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA 2 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS 3 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO 3 6. REQUISITOS DAS NORMAS DE REFERÊNCIAS 3 7. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS 4 MD.04/01 Página 1 de 4

Processo de Planeamento e Melhoria PG.01 Edição 01 - Data: 09/09/2008 1. OBJECTIVO DO PROCESSO Estabelecer estratégias e objectivos de negócio. Dar orientações de forma a assegurar o cumprimento dos requisitos, a melhoria contínua do Sistema de Gestão bem como do seu desempenho. 2. GESTOR DO PROCESSO Representante da Gestão 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA Entradas/ Saídas Actividade Resp. Doc. Associada Orientações Estratégicas Necessidades de mercado Legislação aplicável Política da Prospectiva, Visão, Missão e Definir objectivos e metas Realizar o Planeamento do SGI GE GE/GS P.04 P.04 Executar o Planeamento do SGI Acompanhar o planeamento, os objectivos e as metas GE/GS Resp. Env. GE/GS P.04 P.04 Relatório do SGI Sistema de Gestão revisto e adequado Acções de Melhoria Recursos identificados Realizar Revisão pela Gestão Agir através de acções de melhoria GE/GS Resp. env. P.04 P.04 MD.04/01 Página 2 de 4

Processo de Planeamento e Melhoria PG.01 Edição 01 - Data: 09/09/2008 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS Entradas: Provenientes dos outros Planeamento e Melhoria Saída 1 Orientações estratégicas para os processos Saída 2 Interage com todos os processos Acções de melhoria e recursos 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO Actividades de Monitorização Resp. Periodicidade Revisão pela Gestão RG Anual Reuniões da Equipa do S.G.I. GS Trimestral Auditoria Interna EA Acordo com o Plano Anual de Auditorias Medição indicadores Resp. Periodicidade de Acompanhamento Grau de cumprimento dos objectivos GS Anual Nº de acções de melhoria GS Semestral Acções de melhoria com o prazo cumprido GS Semestral 6. REQUISITOS DAS NORMAS DE REFERÊNCIAS Normas ISO 9001: 2008 ISO 14001: 2004 + 1ª emenda 2006 Requisitos 4.1; 5.1; 5.2; 5.3; 5.4; 5.5.1; 5.5.2; 5.6; 6.1; 6.4; 8.1; 8.2.1; 8.2.3; 8.4; 8.5.1 4.1; 4.2; 4.3.3; 4.4.1; 4.5.1; 4.6 MD.04/01 Página 3 de 4

Processo de Planeamento e Melhoria PG.01 Edição 01 - Data: 09/09/2008 Normas OHSAS 18001: 2007 4.1; 4.2; 4.3.3; 4.4.1; 4.5.1; 4.6 Requisitos 7. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS GE Gerência GS Gestor do Sistema RG Representante da Gestão EA Equipa Auditora P.04 Procedimento de Planeamento e Revisão pela Gestão Processo é definido como um conjunto de actividades interrelacionadas e interactuantes que transformam entradas em saídas Procedimento é definido como um modo especificado de realizar uma actividade ou um processo. Revisão é a actividade realizada para determinar a pertinência, adequabilidade e eficácia do que estiver em causa para atingir os objectivos estabelecidos. MD.04/01 Página 4 de 4

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Processo de Comunicação PG.02 Edição 01 - Data: 09/09/2008 APROVAÇÃO DO DOCUMENTO Elaborado por Função Nome e Assinatura Data André Duarte GS Aprovado por GE Luis Brito REGISTO DE MODIFICAÇÕES Edição Data Página Alterada Motivo 01 9/09/2008 Todas Redacção Inicial ÍNDICE 1. OBJECTIVO DO PROCESSO 2 2. GESTOR DO PROCESSO 2 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA 2 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS 3 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO 3 6. REQUISITOS DAS NORMAS DE REFERÊNCIAS 3 7. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS 4 MD.04/01 Página 1 de 4

Processo de Comunicação PG.02 Edição 01 - Data: 09/09/2008 1. OBJECTIVO DO PROCESSO Assegurar que a informação pertinente sobre o Sistema de Gestão, os requisitos legais, os serviços é comunicada de e para as partes interessadas. 2. GESTOR DO PROCESSO Representante da Gestão 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA Entradas/ Saídas Actividade Resp. Doc. Associada Informação pertinente a comunicar Informação a comunicar perante solicitações externas Comunicação proveniente das partes interessadas Identificar Alvos Definir conteúdo da comunicação/ consulta e respectiva meios Colab. Colab. P.10 P.10 Comunicação efectuada Comunicar / Consultar Colab. P.10 Analisar respostas Colab. P.10 Consulta efectuada MD.04/01 Página 2 de 4

Processo de Comunicação PG.02 Edição 01 - Data: 09/09/2008 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS Entradas: Provenientes dos outros processos Comunicação Saída Informação para os outros processos Interage com todos os processos 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO Actividades de Monitorização Resp. Periodicidade Auditoria Interna EA De acordo com o plano anual de auditorias Medição indicadores Resp. Periodicidade de Acompanhamento - - - 6. REQUISITOS DAS NORMAS DE REFERÊNCIAS Normas Requisitos ISO 9001: 2008 5.5.3 ISO 14001: 2004 + 1ª emenda 2006 4.4.3 OHSAS 18001: 2007 4.4.3 MD.04/01 Página 3 de 4

Processo de Comunicação PG.02 Edição 01 - Data: 09/09/2008 7. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS Colab. EA Colaborador da PROSPECTIVA Equipa Auditora Partes Interessada Individuo ou grupo interessado ou afectado pelo desempenho (qualidade, ambiente ou saúde e segurança no trabalho) de uma organização, dentro ou fora do local de trabalho. Interna: Colaboradores e Gestores de Processos Externa: Clientes, fornecedores e Sociedade (entidades oficiais, organizações não governamentais, vizinhos, população envolvente) MD.04/01 Página 4 de 4

PRN 01- Gestão Técnico-Comercial www.prospectiva.pt

Processo Gestão Técnico Comercial PN.01 Edição 01 - Data: 22/09/2008 APROVAÇÃO DO DOCUMENTO Função Nome e Assinatura Data Elaborado por GS André Duarte Aprovado por GE Luis Brito REGISTO DE MODIFICAÇÕES Edição Data Página Alterada Motivo 01 22/09/2008 Todas Redacção Inicial ÍNDICE 1. OBJECTIVO DO PROCESSO 2 2. GESTOR DO PROCESSO 2 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA 2 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS 3 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO 3 6. REQUISITOS DAS NORMAS DE REFERÊNCIAS 4 7. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS 4 MD.04/01 Página 1 de 4

Processo Gestão Técnico Comercial PN.01 Edição 01 - Data: 22/09/2008 1. OBJECTIVO DO PROCESSO Assegurar a angariação de negócio. 2. GESTOR DO PROCESSO Director Comercial 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA Entradas/ Saídas Actividade Resp. Doc. Associada Orientações Estratégicas Necessidades de mercado Legislação aplicável Concurso publico ou privado Convite Contacto do cliente Análise dos requisitos do cliente Elaboração da proposta Aprovação da proposta DC Adm C./ Resp. P DC / GE P.11.01 P.11.01 P.11.01 Proposta Envio da proposta ao cliente Adm C. P.11.01 Adjudicação da proposta Adm C. P.11.01 Documento de adjudicação MD.04/01 Página 2 de 4

Processo Gestão Técnico Comercial PN.01 Edição 01 - Data: 22/09/2008 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS Entrada 1: Orienações Estrategia Entrada 2: Pedido do Cliente Gestão Técnico-Comercial Saída 1: Proposta adjudicada Interage com todos os processos 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO Actividades de Monitorização Resp. Periodicidade Validação da proposta DC Por proposta Aprovação da proposta GE Por proposta Acompanhamento do Quadro de indicadores DC / GS Trimestral Medição indicadores Resp. Periodicidade de Acompanhamento Nº de propostas: Total de propostas Total de propostas tipo Estudos e Projectos Total de propostas tipo Fiscalização e Coordenação Total de Outro tipo de Propostas Taxa de sucesso de adjudicação das propostas: Percentagem de propostas adjudicadas Percentagem de propostas tipo Estudos e Projectos adjudicadas Percentagem de propostas tipo Fiscalização e Coordenação adjudicadas DC / GS DC / GS Trimestral Trimestral MD.04/01 Página 3 de 4

Processo Gestão Técnico Comercial PN.01 Edição 01 - Data: 22/09/2008 Medição indicadores Resp. Periodicidade de Acompanhamento Valor adjudicado Total de propostas adjudicadas Total de propostas tipo Estudos e Projectos Adjudicadas Total de propostas tipo Fiscalização e Coordenação Adjudicadas Valores Adjudicados: Area Metropolitana de Lisboa Algarve Alentejo Região Centro e Norte Açores Valores Adjudicados Entidades Publicas Entidades Privadas DC /GS DC /GS Trimestral Trimestral 6. REQUISITOS DAS NORMAS DE REFERÊNCIAS Normas ISO 9001: 2008 7.1 e 7.2 ISO 14001: 2004 + 1ª emenda 2006 4.4.6 OHSAS 18001: 2007 4.4.6 Requisitos 7. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS GE DC GS Adm. C. Resp. P Gerência Director Comercial Gestor do Sistema Administrativa Comercial Responsável pela elaboração da Proposta Técnica MD.04/01 Página 4 de 4

www.prospectiva.pt PRN 02- Projecto

Processo de Estudos e Projectos PN.02 Edição 01 - Data: 25/09/2008 APROVAÇÃO DO DOCUMENTO Elaborado por Função Nome e Assinatura Data André Duarte GS Aprovado por GE Luis Brito REGISTO DE MODIFICAÇÕES Edição Data Página Alterada Motivo 1 25/09/2008 Todas Redacção Inicial ÍNDICE 1. OBJECTIVO DO PROCESSO 2 2. GESTOR DO PROCESSO 2 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA 2 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS 3 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO 3 6. REQUISITOS DAS NORMAS DE REFERÊNCIAS 4 7. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS 4 MD.04/01 Página 1 de 4

Processo de Estudos e Projectos PN.02 Edição 01 - Data: 25/09/2008 1. OBJECTIVO DO PROCESSO Assegurar a elaboração e gestão dos Estudos e projectos, de forma a cumprir os requisitos do cliente e a rentabilidade da proposta aceite. 2. GESTOR DO PROCESSO Project Manager 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA Entradas/ Saídas Actividade Resp. Doc. Associada Proposta Adjudicada Documento de adjudicação Caderno de Encargos Recepção da Adjudicação Análise dos Requisitos do Proposta e Caderno de Encargos DC PM/CP P.12 P.12 Gestão e Execução do Projecto CP P.12 Projecto Validação do Projecto PM P.12 Aceitação Entrega do Projecto PM P.12 Projecto Assistência Técnica PM P.12 MD.04/01 Página 2 de 4

Processo de Estudos e Projectos PN.02 Edição 01 - Data: 25/09/2008 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS Entrada 1: Orientações Estratégia Entrada 2: Proposta Adjudicação Estudos e Projectos Saída 1: Estudos Projectos Interage com todos os processos 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO Actividades de Monitorização Resp. Periodicidade Validação do projecto PM Por Estudo e Por Projecto Acompanhamento Mensal dos Projectos PM/ CP Mensal Acompanhamento do Plano detalhado do Projecto CP Por projecto Análise de Indicadores GS Trimestralmente Medição indicadores Resp. Periodicidade de Acompanhamento Cumprimento de prazos PM/ GS Semestral Cumprimento do tempo alocado ao projecto CP Por projecto Semestral Satisfação do Cliente GS Anual MD.04/01 Página 3 de 4

Processo de Estudos e Projectos PN.02 Edição 01 - Data: 25/09/2008 6. REQUISITOS DAS NORMAS DE REFERÊNCIAS Normas ISO 9001: 2008 7.3, 7.5 ISO 14001: 2004 + 1ª emenda 2006 4.4.6 OHSAS 18001: 2007 4.4.6 Requisitos 7. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS GE DC PM GS CP Gerência Director Comercial Project Manager Gestor do Sistema Coordenador do Projecto MD.04/01 Página 4 de 4

PRN 03- Fiscalização e Gestão de Empreendimentos www.prospectiva.pt

Processo de Fiscalização e Coordenação PN.03 Edição 01 - Data: 06/10/2008 APROVAÇÃO DO DOCUMENTO Elaborado por Função Nome e Assinatura Data André Duarte GS Aprovado por GE Luis Brito REGISTO DE MODIFICAÇÕES Edição Data Página Alterada Motivo 01 06/10/2008 Todas Redacção Inicial ÍNDICE 1. OBJECTIVO DO PROCESSO 2 2. GESTOR DO PROCESSO 2 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA 2 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS 3 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO 3 6. REQUISITOS DAS NORMAS DE REFERÊNCIAS 4 7. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS 4 MD.04/01 Página 1 de 4

Processo de Fiscalização e Coordenação PN.03 Edição 01 - Data: 06/10/2008 1. OBJECTIVO DO PROCESSO Assegurar a elaboração e gestão dos serviços de Fiscalização e/ou Coordenação, de forma a cumprir com os requisitos do cliente e a rentabilidade da proposta aceite, salvaguardando o desempenho ambiental bem como a segurança e saúde dos colaboradores da Prospectiva envolvidos. 2. GESTOR DO PROCESSO Coordenador Geral 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA Entradas/ Saídas Actividade Resp. Doc. Associada Proposta Adjudicada Carta de adjudicação Caderno de Encargos Recepção da Adjudicação Análise dos Requisitos da Proposta/ Caderno DAF CO/EF P.13 P.13 Gestão e Execução do Serviço EF/FI P.13 Fecho de obra CO/EF/FI P.13 Recepção provisória da obra EF/FI P.13 Aceitação Recepção final CO P.13 MD.04/01 Página 2 de 4

Processo de Fiscalização e Coordenação PN.03 Edição 01 - Data: 06/10/2008 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS Entrada 1: Orientações Estratégia Fiscalização e Coordenação Saída 1: Obra finalizada Entrada 2: Proposta Adjudicação Caderno Encargos Interage com todos os processos 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO Actividades de Monitorização Resp. Periodicidade Acompanhamento das Afectações da Equipa Mensal CO Técnica Por Serviço Acompanhamento mensal dos Serviços CG CO Mensal Acompanhamento do quadro de indicadores GS Trimestral Medição indicadores Resp. Periodicidade de Acompanhamento Grau de cumprimento da taxa de afectação Mensal CO (realizada/prevista %) Por Serviço Nº incidentes associados a este processo GS Semestral Nº de Reclamações imputadas ao Processo GS Trimestral Nº de reclamações associadas à taxa de afectação Mensal GS do serviço Por Serviço Satisfação do Cliente GS Anual MD.04/01 Página 3 de 4

Processo de Fiscalização e Coordenação PN.03 Edição 01 - Data: 06/10/2008 6. REQUISITOS DAS NORMAS DE REFERÊNCIAS Normas ISO 9001: 2008 7.5 ISO 14001: 2004 + 1ª emenda 2006 4.4.6 OHSAS 18001: 2007 4.4.6 Requisitos 7. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS GE DC GS CO EF FI Gerência Director Comercial Gestor do Sistema Coordenador de Obra Engenheiro Fiscal Fiscal MD.04/01 Página 4 de 4

www.prospectiva.pt PRS 01- Gestão do Sistema

Processo de Gestão do Sistema PS.01 Edição 01 - Data: 09/09/2008 APROVAÇÃO DO DOCUMENTO Elaborado por Função Nome e Assinatura Data André Duarte GS Aprovado por GE Luis Brito REGISTO DE MODIFICAÇÕES Edição Data Página Alterada Motivo 01 09/09/2008 Todas Redacção Inicial ÍNDICE 1. OBJECTIVO DO PROCESSO 2 2. GESTOR DO PROCESSO 2 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA 3 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS 4 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO 4 6. REQUISITOS DAS NORMAS DE REFERÊNCIAS 5 7. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS 5 MD.04/01 Página 1 de 5

Processo de Gestão do Sistema PS.01 Edição 01 - Data: 09/09/2008 1. OBJECTIVO DO PROCESSO Dar orientações de forma a assegurar o cumprimento e melhoria contínua do Sistema de Gestão, gerir os riscos, aspectos e impactes ambientais potenciais e existentes. 2. GESTOR DO PROCESSO Gestor do Sistema MD.04/01 Página 2 de 5

Processo de Gestão do Sistema PS.01 Edição 01 - Data: 09/09/2008 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA Entradas/ Saídas Actividade Resp. Doc. Associada Requisitos da ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 Identificar actividades do Sistema de Gestão A GS P.04 Política, Missão, Visão e Valores Legislação aplicável Perigos e riscos Aspectos e Impactes Ambientais Definições de medidas operacionais Gestão de situações de emergência Identificar AIA e PR Definição de Programas de Gestão GS / Equipa SGI GS / Equipa SGI P.06 e P.07 P.04 Auditorias internas Avaliação de conformidade legal GS P.02 P.03 A Planear a execução das actividades GS P.04 Executar GS / Resp. Env. P.04 Sistema de gestão implementado, mantido e melhorado Monitorizar Agir, definindo acções de melhoria GS / Resp. Env. GS / Resp. Env. P.04 P.04 MD.04/01 Página 3 de 5

Processo de Gestão do Sistema PS.01 Edição 01 - Data: 09/09/2008 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS Entradas: Provenientes dos outros processos Gestão do Sistema Saída Informação para os outros processos Interage com todos os processos 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO Actividades de Monitorização Resp. Periodicidade Auditoria Interna EA De acordo com o plano anual de auditorias Revisão pela Gestão GS Anual Medição indicadores Resp. Periodicidade de Acompanhamento Nº de Não Conformidades GS / Colab. Trimestralmente Nº de Correcções GS Trimestralmente Nº de acções Correctivas GS Trimestralmente Nº de Acções Correctivas concluídas no prazo> 80% GS Trimestralmente Nº de Acções Preventivas GS Trimestralmente Nº Acções Preventivas concluídas no prazo> 80% GS Trimestralmente Nº de Acções de Melhoria GS Trimestralmente Nº de Acções de Melhoria Concluídas no Prazo> 80% GS Trimestralmente MD.04/01 Página 4 de 5

Processo de Gestão do Sistema PS.01 Edição 01 - Data: 09/09/2008 6. REQUISITOS DAS NORMAS DE REFERÊNCIAS Normas Requisitos ISO 9001: 2008 4.1; 4.2;6.1; 6.3; 6.4; 8.2.2; 8.3; 8.5.2; 8.5.3 ISO 14001: 2004 + 1ª emenda 2006 4.3.1; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.4; 4.4.5; 4.4.6; 4.4.7; 4.5.1; 4.5.2; 4.5.3; 4.5.5 OHSAS 18001: 2007 4.3.1; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.4; 4.4.5; 4.4.6; 4.4.7; 4.5.1; 4.5.2; 4.5.3; 4.5.5 7. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS GS EA Colab. Resp. env AIA PR Gestor do Sistema Equipa Auditora Colaborador da PROSPECTIVA Responsáveis Envolvidos Aspectos e Impactes Ambientais Perigos e Riscos Não conformidade Acção correctiva Acção Preventiva Correcção Melhoria Continua Auditoria Revisão Não satisfação de um Requisito Acção para Eliminar a causa de uma não conformidade ou outra situação não desejável Acção para eliminar a causa de uma potencial não conformidade ou de outra situação detectada Acção para eliminar uma não conformidade Actividade Recorrente com vista a incrementar a capacidade para satisfazer requisitos Processo sistemática, independente e documentado para obter evidências de auditoria e respectiva avaliação objectiva, com vista a determinar em que medida os critérios de auditoria são satisfeitos Actividade realizada para determinar a pertinência adequabilidade e eficácia do que estiver em causa para atingir os objectivos estabelecidos. MD.04/01 Página 5 de 5

PRS 02- Gestão dos Recursos Humanos www.prospectiva.pt

Processo de Gestão dos Recursos Humanos PS.02 Edição 01 - Data: 24/11/2008 APROVAÇÃO DO DOCUMENTO Elaborado por Função Nome e Assinatura Data André Duarte GS Aprovado por GE Luis Brito REGISTO DE MODIFICAÇÕES Edição Data Página Alterada Motivo 1 24/11/2008 Todas Redacção Inicial ÍNDICE 1. OBJECTIVO DO PROCESSO 2 2. GESTOR DO PROCESSO 2 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA 2 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS 3 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO 3 6. REQUISITOS DAS NORMAS DE REFERÊNCIAS 3 7. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS 4 MD.04/01 Página 1 de 4

Processo de Gestão dos Recursos Humanos PS.02 Edição 01 - Data: 24/11/2008 1. OBJECTIVO DO PROCESSO Assegurar que a organização tem as competências necessárias para conformidade do serviço, do sistema e satisfação do cliente 2. GESTOR DO PROCESSO Gestor dos Recursos Humanos. 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA Entradas/ Saídas Actividade Resp. Doc. Associada Necessidades: - RH s - Formação Definir as competências necessárias GRH / GS P.05 Planear actividades de gestão GRH P.05 Recrutar/ enquadrar Formar GRH / GE P.05 Avaliar GE / GRH P.05 RH s: - Admitidos - Formados Agir de acordo com resultados (da avaliação) GRH P.05 MD.04/01 Página 2 de 4

Processo de Gestão dos Recursos Humanos PS.02 Edição 01 - Data: 24/11/2008 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS Saída Entradas: Planeamento e Melhoria Interage com todos os processos Gestão dos Recursos Humanos Informação para os outros processos Saída Colaboradores com as competências necessárias para os processos de negócio 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO Actividades de Monitorização Resp. Periodicidade Revisão pela Gestão GE Anual Auditoria Interna EA Acordo com o Plano Anual de Auditorias Acompanhamento do Plano de Formação GRH Trimestralmente Avaliação de Desempenho GE / GRH Anual Avaliação de Objectivos do Colaborador PM/CO/ CP Semestral Medição indicadores Resp. Periodicidade de Acompanhamento Percentagem de cumprimento do Plano de Formação GE / GRH Trimestralmente Nº de Horas de Formação / Por Colaborador GRH Trimestralmente 6. REQUISITOS DAS NORMAS DE REFERÊNCIAS Normas ISO 9001: 2008 6.2 ISO 14001: 2004 + 1ª emenda 2006 4.4.2 Requisitos MD.04/01 Página 3 de 4

Processo de Gestão dos Recursos Humanos PS.02 Edição 01 - Data: 24/11/2008 Normas OHSAS 18001: 2007 4.4.2 Requisitos 7. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS AIA PR Aspectos e Impactes Ambientais Perigos e Riscos MD.04/01 Página 4 de 4

PRS 03 Gestão de Compras e Fornecedores www.prospectiva.pt

Processo de Compras e Fornecedores PS.03 Edição 01 - Data: 26/12/2008 APROVAÇÃO DO DOCUMENTO Elaborado por Função Nome e Assinatura Data André Duarte GS Aprovado por GE Luís Brito REGISTO DE MODIFICAÇÕES Edição Data Página Alterada Motivo 01 26/12/2008 Todas Redacção Inicial ÍNDICE 1. OBJECTIVO DO PROCESSO 2 2. GESTOR DO PROCESSO 2 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA 2 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS 3 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO 3 6. REQUISITOS DAS NORMAS DE REFERÊNCIAS 4 7. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS 4 MD.04/01 Página 1 de 4

Processo de Compras e Fornecedores PS.03 Edição 01 - Data: 26/12/2008 1. OBJECTIVO DO PROCESSO Assegurar que as compras de bens e serviços são realizadas de acordo com o acordado com os fornecedores, em conformidade com o serviço e satisfação dos clientes. 2. GESTOR DO PROCESSO DAF Departamento Administrativo e Financeiro 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA Entradas/ Saídas Actividade Resp. Doc. Associada Proposta adjudicada Definir informação de compra Colab. P.14 Orçamento Anual Identificar fornecedor CP / CO P.14 Executar a compra DAF P.14 Compra efectuada Verificar o bem ou serviço adquirido CP / CO P.14 Fornecedor avaliado Avaliar o fornecedor CP / CO P.14 MD.04/01 Página 2 de 4

Processo de Compras e Fornecedores PS.03 Edição 01 - Data: 26/12/2008 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS Entrada Todos os processos Compras e Fornecedores Saída Todos os processos Interage com todos os processos 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO Actividades de Monitorização Resp. Periodicidade Revisão pela Gestão GE Anual Auditoria Interna EA De acordo com o Plano Anual de Auditorias Verificação da compra DAF Por compra Avaliação do fornecedor CP / CO Anual Medição - indicadores Resp. Periodicidade de Acompanhamento Índice de Qualidade do Fornecedor GS Anual MD.04/01 Página 3 de 4

Processo de Compras e Fornecedores PS.03 Edição 01 - Data: 26/12/2008 6. REQUISITOS DAS NORMAS DE REFERÊNCIAS Normas ISO 9001: 2008 7.4.1, 7.4.2 e 7.4.3 Requisitos ISO 14001: 2004 + 1ª emenda 2006 4.4.6 OHSAS 18001: 2007 4.4.6 7. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS GE GS EA DAF CP CO Colab. Gerência Gestor do Sistema Equipa Auditora Departamento Administrativo e Financeiro Coordenador de Projecto Coordenador de Obra Colaborador MD.04/01 Página 4 de 4

PRS 04- Gestão das Infra-estruturas www.prospectiva.pt

Processo de Gestão das Infra-estruturas PS.04 Edição 01 - Data: 24/11/2008 APROVAÇÃO DO DOCUMENTO Elaborado por Função Nome e Assinatura Data André Duarte GS Aprovado por GE Luis Brito REGISTO DE MODIFICAÇÕES Edição Data Página Alterada Motivo 01 24/11/2008 Todas Redacção Inicial ÍNDICE 1. OBJECTIVO DO PROCESSO... 2 2. GESTOR DO PROCESSO... 2 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA... 3 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS... 3 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO... 4 MD.04/01 Página 1 de 4

Processo de Gestão das Infra-estruturas PS.04 Edição 01 - Data: 24/11/2008 6. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABRVIATAURAS... 4 1. OBJECTIVO DO PROCESSO Garantir que a Propectiva dispõe e gere a sua infra-estrutura informática de forma adequada de modo a que a empresa possa funcionar normalmente. 2. GESTOR DO PROCESSO Gestor do Sistema Informático MD.04/01 Página 2 de 4

Processo de Gestão das Infra-estruturas PS.04 Edição 01 - Data: 24/11/2008 3. DESCRIÇÃO / RESPONSABILIDADES/ DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA Entradas/ Saídas Actividade Resp. Doc. Associada Pedido de assistência Informação sobre eventuais necessidades de Equipamentos Reclamações de Colaboradores Recepção do pedido de assistência Análise do Pedido Realização da Assistência Técnica GSI GSI GSI P.15 P.15 P.15 4. INTERACÇÃO E SEQUÊNCIA ENTRE PROCESSOS Pedidos de Assistência Técnica Gestão de Infra-Estruturas Informação sobre o estado, desempenho e necessidades da Infra-estrutura informática Necessidade s Específicas do Serviço Interage com todos os Processos Informação de compra de HW/SW Requisição de Serviços de Apoio MD.04/01 Página 3 de 4

Processo de Gestão das Infra-estruturas PS.04 Edição 01 - Data: 24/11/2008 5. MONITORIZAÇÃO E MEDIÇÃO Actividades de Monitorização Resp. Periodicidade Monitorização de Tráfego HTTP GSI Diário Medição indicadores Resp. Periodicidade de Acompanhamento Número de horas em que os servidores estiveram em baixo Número de avarias relacionadas com a infraestrutura (pedidos de intervenção pedidos pelos colaboradores) GS GS Trimestral Trimestral Orçamento Anual GSI Anual 6. DEFINIÇÕES / SIGLAS / ABREVIATURAS GSI GS Gestor do Sistema Informático Gestor do Sistema MD.04/01 Página 4 de 4

www.prospectiva.pt 03 - Procedimentos

Gestão Documental P.01 - Edição 01 - Data: 25/08/2008 APROVAÇÃO DO DOCUMENTO Elaborado por Função Nome e Assinatura Data André Duarte GS Aprovado por GE Luis Brito REGISTO DE MODIFICAÇÕES Edição Data Página Alterada Motivo 1 25/08/2008 Todas Redacção Inicial ÍNDICE 1. OBJECTIVO... 3 2. ÂMBITO... 3 3. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS... 3 4. FLUXOGRAMA E DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES... 4 4.1 FLUXOGRAMA CONTROLO DOS DOCUMENTOS INTERNOS... 4 4.1.1 ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO SGI... 5 4.1.2 CONTROLO DOS DOCUMENTOS DO SGI... 6 4.1.3 DISPONIBILIZAÇÃO/ DISTRIBUIÇÃO DO DOCUMENTOS... 8 4.1.4 TRATAMENTO DOS DOCUMENTOS OBSOLETOS... 8 4.2 CONTROLO DOS DOCUMENTOS EXTERNOS... 9 4.2.1 IDENTIFICAÇÃO, ANÁLISE E CONTROLO DO DOCUMENTO EXTERNO... 10 4.2.3 ARQUIVO E DISPONIBILIZAÇÃO DO DOCUMENTO EXTERNO... 11 MD.01/01 Página 1 de 16