Manual de Processo Elaborar Relatório Anual de Governo - RAG Versão 1.0 Setembro de 2015
Governo do Estado da Bahia Rui Costa Secretaria do Planejamento João Felipe de Souza Leão Gabinete do Secretário Cláudio Ramos Peixoto Superintendência de Monitoramento e Avaliação - SMA Maria Lúcia Cunha de Carvalho Assessoria de Planejamento e Gestão - APG Dilma Santana de Jesus
Sumário Sumário... 3 1 Introdução à Gestão por Processos... 4 2 Padrões de Notação... 6 3 Processo Elaborar Relatório Anual de Governo - RAG... 8 4 Fluxo Geral do Processo... 11 5 Detalhamento do Processo... 12 5.1 Preparação... 12 5.2 Cadastramento... 13 5.3 Análise... 14 5.4 Ajuste... 15 5.5 Atualização... 16 5.6 Validação... 17 5.7 Conclusão... 18 Governo do Estado da Bahia Pág. 3/19
1 Introdução à Gestão por Processos A metodologia de Gestão por Processos tem sido vista como a alternativa mais eficaz no campo da Administração Pública para a prestação de bens e serviços de qualidade ao cliente-cidadão. Focando nos resultados, a Gestão por Processos se preocupa em organizar atividades, recursos e informações, numa sequencia racional e otimizada que dependendo da complexidade envolvida poderá perpassar por toda a estrutura organizacional. Aplicando-se a metodologia há chances concretas de serem alcançados maiores índices de economicidade e eficiência na aplicação dos recursos públicos. Sobre o tema, vejamos alguns fundamentos e conceitos destacados do Manual de Gestão por Processos, da Secretaria Jurídica e de Documentos do Ministério Público Federal (MPF): A Constituição Federal de 1988, em seu artigo 37 elenca como princípio da administração pública brasileira, entre outros, a eficiência, que por definição é a capacidade de obter uma maior quantidade de saídas/produtos (outputs), utilizando a menor quantidade de recursos/entradas (inputs). Trata-se da boa gestão dos recursos públicos, sejam eles materiais, humanos, tecnológicos e etc. Assim, uma tarefa será eficiente quando for realizada da melhor maneira possível.... É uma orientação conceitual que visualiza as funções de uma organização com base nas sequências de suas atividades. A abordagem por processos permite melhor especificação do trabalho realizado, o desenvolvimento de sistemas, a gestão do conhecimento, o redesenho e a melhoria, por meio da análise do trabalho realizado de modo a identificar oportunidades de aperfeiçoamento.... A Gestão por Processos ou Business Process Management (BPM) é uma abordagem sistemática de gestão que trata de processos de negócios como ativos, que potencializam diretamente o desempenho da organização, primando pela excelência organizacional e agilidade nos negócios. Isso envolve a determinação de recursos necessários, monitoramento de desempenho, manutenção e gestão do ciclo de vida do processo.... Na gestão por processos, um processo é visto como fluxo de trabalho - com insumos, produtos e serviços claramente definidos e atividades que seguem uma sequência lógica e dependente umas das outras, numa sucessão clara denotando que os processos têm início e fim bem determinados e geram resultados para os clientes internos e/ou externos. Governo do Estado da Bahia Pág. 4/19
Assim, um processo é na sua essência uma representação dos meios empregados para a disponibilização de determinado produto, seja bem ou serviço, finalístico ou de gestão. As organizações devem investir na análise e melhoria continuada dos seus processos, de forma a conhecer, revisar e adequar os procedimentos desenvolvidos, viabilizando as melhores soluções de sistemas de informação. É neste propósito que a Secretaria de Planejamento do Estado da Bahia, como resultado dos esforços empreendidos para a disseminação desta inovadora metodologia, disponibiliza o presente Manual, ao tempo que o recomenda como fonte de informação para o desenvolvimento de competências técnicas para todos aqueles que atuam na área de planejamento, mais especificamente, na elaboração do Relatório Anual de Governo - RAG. Governo do Estado da Bahia Pág. 5/19
2 Padrões de Notação Abaixo, as siglas das Unidades Administrativas, responsáveis pelo desenvolvimento das atividades nos processos: Órgão Central de Planejamento - Seplan Unidade gestora do negócio e coordenadora do processo: SMA Superintendência de Monitoramento e Avaliação Outras unidades participantes: GASEC Gabinete do Secretário APG Assessoria de Planejamento e Gestão DG Diretoria Geral Órgãos Setoriais Secretarias do Estado ou órgão equivalente do Poder Executivo Órgãos Seccionais Órgãos da Administração Indireta Órgãos Parceiros Casa Civil Governo do Estado da Bahia Pág. 6/19
Os Padrões de Notação utilizados nos fluxos do processo são os que seguem: Os padrões de notação referenciam eventos significativos para a representação gráfica do fluxo de um processo, possibilitando a compreensão pelo público interessado do sincronismo das atividades desenvolvidas, dos recursos humanos, materiais mobilizados e, principalmente, das informações produzidas e disponibilizadas. Para a correta compreensão, o fluxo do processo deve ser lido no sentido da esquerda para a direita e de cima para baixo, seguindo-se a direção das setas que ligam os eventos ali representados. Nos próximos tópicos, logo após a apresentação do fluxo de cada macroatividade, são descritos os procedimentos, seus aspectos técnicos, unidades administrativas envolvidas, bem como a indicação da funcionalidade que os automatizam no Fiplan. Governo do Estado da Bahia Pág. 7/19
3 Processo Elaborar Relatório Anual de Governo - RAG O Relatório Anual de Governo é um instrumento de comunicação e transparência, e também de gestão, que apresenta as realizações nas diversas áreas de atuação do Governo, voltadas para o alcance do desenvolvimento inclusivo e sustentável do Estado da Bahia. Denomina-se Elaborar Relatório Anual de Governo - RAG o processo onde, a partir do registro das realizações dos órgãos setoriais e seccionais, no exercício, segmentadas por Programa e Compromisso, o órgão central de planejamento elabora o Relatório Anual de Governo - RAG, conforme fluxograma detalhado nos próximos tópicos. O registro e envio das informações que integram o RAG é realizado no Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanças do Estado da Bahia FIPLAN, por meio Módulo de Acompanhamento e Monitoramento, e Submódulo Informações do RAG, o que imprime celeridade, controle e transparência ao processo. Para o desenvolvimento dos procedimentos o processo conta com as seguintes funcionalidades no Fiplan: a) Cadastramento de Realizações de Governo; b) Cadastramento de Síntese das Realizações por Programa; c) Relatórios das Realizações de Governo. Para a elaboração do RAG cada Secretaria deverá adotar a sua própria sistemática, definindo o seu papel e o da (as) sua (suas) seccional (ais) durante todo o processo. O servidor que assume o perfil de Interlocutor em cada Setorial será o responsável pela coordenação dessas atividades, que culminará com o registro do RAG no Submódulo de Informações RAG no FIPLAN. A atribuição e responsabilidades no processo estão definidas em conformidade com as seguintes funções: Interlocutor Setorial: representante da Setorial que, além do cadastramento, é responsável pela revisão dos registros de realizações incluídos pelo técnico, bem como pelo cadastramento das sínteses das realizações do órgão, por programa. Cada secretaria deverá designar um interlocutor para coordenar os trabalhos na unidade setorial (administração direta) e dialogar com a SEPLAN. É tarefa do interlocutor da equipe envolvida na elaboração do RAG acompanhar o processo de registro das informações de forma a garantir a coerência e harmonia dos dados constantes nas tabelas, quadros, mapas, gráficos e figuras produzidas pelas superintendências, autarquias, fundações e empresas vinculadas, assim como as publicações já realizadas pelo Governo do Estado, visando à unidade e à consistência do texto produzido. Governo do Estado da Bahia Pág. 8/19
Técnico: aquele que, sob delegação do Interlocutor setorial, realiza o cadastramento de realizações. Validador Setorial: representante do Gabinete do órgão setorial, responsável pela validação do conjunto das realizações e sínteses cadastradas. Gestor RAG: representante do órgão central, coordenador do processo, responsável pela revisão do conjunto das realizações e sínteses cadastradas por todas as setoriais. O registro da Realização de Governo contemplará as situações discriminadas a seguir, que são, em conjunto com as funções descritas acima, determinantes para o controle do fluxo do processo: Iniciado atribuída ao registro cadastrado/revisado no nível do Técnico; Cadastrado atribuída ao registro cadastrado/revisado no nível do Interlocutor; Encaminhado atribuída pelo Interlocutor ao registro disponibilizado para análise do Gestor RAG; Rejeitado atribuída pelo Gestor RAG quando da não adequação de conteúdo, substantiva ou material; Revisado atribuída pelo Gestor RAG para complementação ou melhorias de caráter formal; Aprovado atribuída pelo Gestor RAG quando da adequação de conteúdo e forma; Produzido atribuída pelo Interlocutor quando da atualização final e apto para validação superior; Validado atribuído pelo Gabinete quando da sua validação para formatação do RAG; Concluído atribuído pelo Gestor RAG, para bloqueio final, após o encaminhamento e publicação do RAG. Situação Atual Nova Situação Iniciado Cadastrado Encaminhado Rejeitado Revisado Aprovado Produzido Validado Concluído Iniciado T Cadastrado I Encaminhado G G G Rejeitado T, I I Revisado T, I I Aprovado I Produzido V Validado G G Concluído Governo do Estado da Bahia Pág. 9/19
O registro das realizações para a elaboração do RAG contempla no Fiplan uma variedade de informações, agrupadas como segue: Cadastramento de Realizações de Governo, por Programa, Órgão e Compromisso a) Atributos de Identificação: - Exercício; - Programa; - Órgão; - Compromisso. b) Atributos da Realização de Governo: - Descrição da Realização de Governo; - Revisão Gestor SMA (da Descrição da Realização de Governo); - Palavras para Pesquisa; - Situação. c) Atributos de Vínculo da Realização com a Ação Orçamentária: - PAOE; - Unidade Orçamentária. d) Atributo de controle: - Unidade Orçamentária do login do usuário. Cadastramento de Síntese das Realizações por Programa e Órgão e) Atributos da Identificação da Síntese do Programa/Órgão: - Exercício; - Programa; - Órgão. f) Atributos do Cadastramento da Síntese: - Descrição da Síntese. Assim, a Elaboração do RAG contempla um conjunto de atividades ou procedimentos articulados, desenvolvidos com a participação de todos os órgãos e entidades da Administração Pública Direta e Indireta do poder Executivo do Estado, sob a coordenação do órgão central de planejamento, que neste processo é representado pela Superintendência de Monitoramento e Avaliação - SMA, da Secretaria do Planejamento do Estado da Bahia SEPLAN. Governo do Estado da Bahia Pág. 10/19
4 Fluxo Geral do Processo O fluxo geral abaixo é uma representação sintética do processo, servindo tanto para uma compreensão da sequência das macro atividades envolvidas, como um guia para orientação do detalhamento nos capítulos seguintes. Como se verifica, numa visão ampliada a elaboração do RAG se desenvolve na sequência das macroatividades ou etapas abaixo listadas: Preparação; Cadastramento; Análise; Ajuste; Atualização; Validação; Conclusão. Para acessar o Submódulo de Informações do RAG é necessário realizar login no FIPLAN, clicar no menu Planejamento / Monitoramento & Avaliação (M&A) / Informações do RAG. As informações sobre acesso ao FIPLAN estão descritas no capítulo 4 do Manual do Usuário Módulo de Acesso ao Sistema disponível no site www.seplan.ba.gov.br no link sistemas / Fiplan / Módulo de Gestão. Nos capítulos seguintes são apresentados o fluxo e descritivo de cada macroatividade, detalhadamente. Governo do Estado da Bahia Pág. 11/19
5 Detalhamento do Processo 5.1 Preparação A preparação é a etapa em que são realizadas todas as atividades de caráter preparatório, para o planejamento e organização do trabalho, a exemplo da definição do cronograma, a reunião de avaliação do ocorrido na execução do exercício anterior, oportunizando a análise e melhoria do processo e respectivas funcionalidades do sistema, a atualização do Manual, a definição dos profissionais que atuarão em cada setorial como Validador, Interlocutor e Técnico, a capacitação destes para o desempenho das atividades, as providências para a disponibilização dos direitos de acesso ao sistema a para a contratação dos serviços gráficos e de impressão. Abaixo, o fluxo da etapa de Preparação, com detalhamento dos atores, das atividades desenvolvidas e do sincronismo destas. Concluída a Preparação, o processo segue com a macroatividade ou etapa de Cadastramento. Governo do Estado da Bahia Pág. 12/19
5.2 Cadastramento A etapa de Cadastramento corresponde ao conjunto de atividades desenvolvido pelos órgãos setoriais, de forma centralizada ou compartilhada com os órgãos seccionais vinculados, para o registro no sistema das realizações associadas a determinado Compromisso de Programa do PPA e o seu encaminhamento para a análise do órgão central. Abaixo, o fluxo da etapa de Cadastramento, com detalhamento dos atores, das atividades desenvolvidas e do sincronismo destas. O sistema implementa controles para que no Cadastramento e eventuais ajustes posteriores o órgão setorial, seja o usuário o Interlocutor ou o Técnico, tenha acesso apenas aos respectivos Compromissos dos Programas do PPA e Ações Orçamentárias das UO vinculadas. Concluído o Cadastramento, o processo segue com a macroatividade ou etapa de Análise. Governo do Estado da Bahia Pág. 13/19
5.3 Análise A etapa de Análise corresponde ao conjunto de atividades desenvolvido pelo órgão central, neste processo exercido pela SMA, para a análise do registro de realizações cadastrado, que, conforme esteja em conformidade com os aspectos de conteúdo e forma, poderá ser aprovado com ou sem ressalvas ou rejeitado. Abaixo, o fluxo da etapa de Cadastramento, com detalhamento dos atores, das atividades desenvolvidas e do sincronismo destas. Concluída a Análise, o processo segue com a macroatividade ou etapa de Ajuste. Governo do Estado da Bahia Pág. 14/19
5.4 Ajuste A etapa de Ajuste corresponde ao conjunto de atividades desenvolvido pelos órgãos setoriais, de forma centralizada ou compartilhada com os órgãos seccionais vinculados, para o ajuste no sistema dos registros das realizações que não foram aprovados, e, por conseguinte, retornaram para as correções ou exclusão, conforme indicado no parecer do órgão central e também à critério do responsável pelo registro. Uma vez ajustados, os registros são novamente encaminhados para a análise do órgão central, se necessário, em ciclos sucessivos até a sua aprovação. Abaixo, o fluxo da etapa de Ajuste, com detalhamento dos atores, das atividades desenvolvidas e do sincronismo destas. Concluído o Ajuste, o processo segue com a macroatividade ou etapa de Atualização. Governo do Estado da Bahia Pág. 15/19
5.5 Atualização A etapa de Atualização corresponde ao conjunto de atividades desenvolvido pelos órgãos setoriais, de forma centralizada ou compartilhada com os órgãos seccionais vinculados, para a atualização no sistema dos registros das realizações aprovados pelo órgão central, que, pelo tempo decorrido desde o registro, encontra-se com informações defasadas quanto ao quantitativo executado ou recursos aplicados. Uma vez atualizados os registros são considerados aptos para a validação superior do Gabinete da setorial, cuja situação é sinalizada com o termo Produzido. Abaixo, o fluxo da etapa de Atualização, com detalhamento dos atores, das atividades desenvolvidas e do sincronismo destas. Concluída a Atualização, o processo segue com a macroatividade ou etapa de Validação. Governo do Estado da Bahia Pág. 16/19
5.6 Validação A etapa de Validação corresponde ao conjunto de atividades desenvolvido pelos órgãos setoriais, sob a responsabilidade dos respectivos interlocutores e validadores, para a validação no sistema dos registros das realizações considerados aptos. A validação é atribuição do representante setorial no nível do seu Gabinete, e que agregará ao processo com o seu juízo de conveniência e oportunidade política do informado no registro de realização produzido. Abaixo, o fluxo da etapa de Validação, com detalhamento dos atores, das atividades desenvolvidas e do sincronismo destas. Concluída a Validação, o processo segue com a macroatividade ou etapa de Conclusão. Governo do Estado da Bahia Pág. 17/19
5.7 Conclusão A etapa de Conclusão corresponde ao conjunto de atividades desenvolvido pelo órgão central para finalização do processo, com a análise dos registros das realizações cadastrados e validados pelas setoriais para a formatação do RAG, bem como editoração e impressão gráfica e encaminhamento para as providências da Casa Civil. Abaixo, o fluxo da etapa de Conclusão (parte 1 e parte 2) com detalhamento dos atores, das atividades desenvolvidas e do sincronismo destas. Governo do Estado da Bahia Pág. 18/19
Dúvidas e sugestões: apg.seplan@seplan.ba.gov.br