OFIT1000 ABERTURA DE ORDEM DE SERVIÇO - TOYOTA Linx Sistemas
Abertura de Ordem de Serviço - Toyota OFIT1000 O programa tem como objetivo permitir ao usuário a digitação de ordens de serviço, de forma semelhante ao OFIC1000 para clientes da bandeira TOYOTA. O programa pode ser acessado diretamente ou através de redirecionamento do programa OFIC1000. Caso seja feito acesso direto para bandeira diferente de Toyota é exibida mensagem de alerta ao usuário. Na tela inicial serão solicitadas as informações de abertura da ordem de serviço como número da ordem, dados do veículo e do proprietário.
As informações da O.S. estão agrupadas e são apresentadas em quatro abas Dados da OS, Cadastro de Cliente, Incluir Serviços e Finalizar OS. Quando digitada uma placa ou chassi que possua ordens de serviço no sistema, é exibida tela ao usuário informando quais as O.S. e a situação de cada uma delas. Quando digitada uma pré ordem de serviço, caso a mesma já esteja associada a uma O.S., os dados da O.S. serão carregados automaticamente. Caso não exista uma O.S. associada a Pré Ordem de serviço, os dados da Pre Ordem de Serviço serão importados automaticamente para a O.S. Se o usuário desejar realizar qualquer operação com uma determinada O.S., basta selecioná-la na tela, que esta será exibida e caso ainda esteja em aberto, disponibilizada para alteração. Ao selecionar o cliente, o sistema abre uma tela com os dados do endereço do cliente e dá ao usuário a oportunidade de atualizá-lo. Em seguida, será exibida uma tela onde o usuário pode registrar os dados de contato do cliente, informando nome, telefone e ramal. Caso o usuário informe uma quilometragem inferior à quilometragem registrada para o veículo no sistema, será exibido um alerta ao usuário e, em seguida, uma tela onde será solicitado o usuário e senha com permissão para lançamento de quilometragem menor. Finalizada a inserção de campos nesta primeira tela, será solicitada a confirmação do usuário para geração da Capa da ordem de serviços, o que significa que passa à existir uma ordem de serviços aberta para o veículo, porém ainda sem itens, produtos ou serviços. Após a confirmação do usuário, o sistema permite que sejam lançados os itens da ordem de serviços, isto é, os tipos de atendimento/serviços que serão realizados no veículo (como por exemplo, atendimento normal, garantia, etc). Informe se o item é prioritário, o tipo de O.S, a descrição e se o item é do tipo manutenção expressa (ME). Para o campo tipo de OS, existe função de ajuda <CTRL+E>. 1
Após a digitação do item, os serviços poderão ser digitados. Para finalizar a digitação dos itens ou dos serviços utilizar a tecla <ESC>. Para a digitação do serviço, utilizar um orçamento ou um pacote de serviços. Na opção Orçamento, será aberta a tela da aplicação OFIC2005, onde deverá informar o número do orçamento a ser importado para a ordem de serviços. Na opção Pacote, será exibida a tela da aplicação DIAG1000 onde poderá selecionar um pacote de acordo com as características do veículo. Não será permitido utilizar uma condição de pagamento que possua o tipo de movimento de entrada ( E ) só podem ser usadas as condições com movimento de saída ( S ) e as condições que estiverem para todas as movimentações ( T ) podem ser usadas tanto para entrada como para saída CADA0140. Se a Ordem de Serviço possuir um item que contém peça, não será permitido separar o mesmo em outra O.S. 2
Campos Pre-Ordem de Serviço: Informe o número da pré ordem de serviço. Ordem de Serviço: Informe o número da ordem de serviço ou tecle <ENTER> para o sistema fornecer o número da ordem de serviço. Placa: Informe a placa do veículo. DN Vendedor: Informe o código do vendedor. Chassi: Informe o chassi do veículo. CNPJ/CPF Proprietário: Informe o CNPJ/CPF do proprietário do veículo. Endereço: Informe o endereço do proprietário do veículo Quilometragem: Informe a quilometragem do veículo na hora da entrada. Prisma: Informe o número do prisma. Nível de Combustível: É um código e deve estar cadastrado e ativo no cadastro de combustíveis VEIC0212. Será possível utilizar neste campo a tela de ajuda para visualizar o código dos combustíveis ativos. Para preenchimento do campo Nível de Combustível será exibida uma tela com os valores aceitos, onde o usuário deverá selecionar a opção mais próxima do nível real de combustível do veículo. Lavagem: Informe se o veículo foi lavado. Retrabalho: Informe se ouve retrabalho. Vistoriar Peças: informe se ouve vistoria nas peças. Agente: Informe o código do agente. OBS.: Informe a observação. Botões: F2 Consulta Pacote: Atalho para o programa DIAG1000. F5 Informações Complementares: Informe as informações complementares 3
do veículo. F6 Cadastro Veículo: Informe os dados do veículo. F7 Histórico Veículo: Tela de Histórico de OS do chassi. F10 Consulta Cliente: Tela de consulta cliente. F14 Finalizar O.S: Tela de finalização de O.S. 4
Instruções e Observações Para a bandeira Toyota: possibilidade de Agendar o Item de Recall para outra data, através do <CTRL+B>. Ao excluir o item GSR será solicitada a confirmação: Confirmando o procedimento, uma agenda será gerada para o mesmo dia, que poderá ser Consultada/ Manipulada através do OFIC0380: Cartões de débitos parâmetro Cartão de Crédito igual a D no programa CADA0145 recebem os mesmos tratamentos que os cartões de crédito. Exclusivo para o TSM 2010 (Layout de OS 96): Na frase Autorizo o envio de comunicados importantes em relação ao meu veículo através de: Email ( ) SMS ( ), se aparecer a opção S, o cliente autoriza o envio de comunicados, se caso for a opção N, o cliente não autoriza o envio de comunicados no Email ou SMS. Será apresentado no campo Nro. de portas:, o valor 0 para veículos que não possui a informação de portas em seu cadastro, como motocicletas por exemplo. Alterado a cor da mensagem do Conceito/Crédito disponível para verde. Em conformidade a Resolução Nro. 553 de 14 de dez./2010 da Agência nacional de Telecomunicações (ANATEL), foi modificado a capacidade de armazenamento do campo Celular, passando então a comportar a quantidade 5
de 13 dígitos. Portanto, a modificação possibilita a inclusão de um novo dígito ao número, quando o mesmo referir-se ao DDD = 11 (São Paulo Região Metropolitana). Exemplo: Situação anterior: 11-####.#### (12 dígitos) Situação nova: 11-9####.#### (13 dígitos) Para veículos que não possuem média de quilometragem gravada no sistema, é aberta uma janela podendo digitar a média anual, mensal ou diária. A média informada será utilizada para calcular o agendamento da próxima revisão OFIC0380. Será verificado o campo Limite Mês VEIC0130 para calcular a data da próxima revisão do veículo. Após a digitação da placa, será verificado se o veículo possui restrições VEIC0910 e exibido na tela. Ao informar o primeiro Tipo de OS, conforme tela abaixo, após teclar <ENTER>, automaticamente a Descrição do Tipo de OS será gerada no evento OSABERTA, ou seja, neste evento somente será gerada a primeira descrição do tipo de OS que for cadastrada na tela. Se o cliente tiver contrato de manutenção com a montadora (botão Contrato em CLIA1000, e o tipo de Ordem de Serviço estiver incluído nos parâmetros de contrato CADP0140, o programa irá deduzir o percentual informado nos parâmetros do contrato no valor de todos os produtos incluídos na OS. O Código de Modelo do Fabricante deixa de ser único no cadastro de modelos de veículos VEIC0100 - campo Código Modelo Fábrica ). Durante o processo de manutenção do veículo, se existir mais de um mesmo código do fabricante, 6
será apresentada uma tela exibindo todos os códigos de modelos existentes para o código do fabricante informado. Utilize as setas para cima ou para baixo para selecionar o registro desejado e tecle <ENTER>. Ao inserir um chassi que participa de alguma campanha de Recall, parametrizada pelo OFIC0090 e OFIT0090, serão apresentadas três opções: Gerar OS de Recall, Gerar Agendamento de Recall e Não Autorizar Recall, conforme figura abaixo. Ao selecionar a opção Gerar OS de Recall, será inserido automaticamente um item na OS para o Recall em questão. Ao selecionar a opção Gerar Agendamento de Recall, o mesmo será encaminhado para o agendamento, conforme as seguintes regras: Sisdia BDS: Será aberto o programa OFIC0375, onde será possível realizar o agendamento, retornando posteriormente para o programa OFIT1000. Sisdia Evolution: Será apresentado um popup, permitindo realizar o agendamento pela sequência de programas VIPE2002, VIPE1008, VIPE1009, OFIC0375, retornando posteriormente para o programa OFIT1000. Ao selecionar a opção Não autorizar Recall, o preenchimento dos itens da OS continua normalmente pelo programa OFIT1000. Em conformidade à Resolução Nro 553 de 14 de Dezembro de 2010 da ANATEL (Agência Nacional de Telecomunicações), passa a tratar o dígito "9" à esquerda do número do telefone celular, quando o mesmo referir-se aos DDD's 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 e 19 (estado de São Paulo); 21, 22 e 24 (estado do Rio de Janeiro); 27 e 28 (estado do Espírito Santo). Implementado o botão Vistoria, que ficará visível somente para usuários cadastrados no programa CADA0295, ao ser acionado o sistema abrirá uma 7
tela de manutenção das informações de liberação de OS, que precisará possuir item do tipo CFS, seguradora. O sistema abrirá a tela para digitação do número da Ordem de Serviço. Caso a OS não seja de seguradora, OS do tipo CFS, será exibida uma mensagem de erro OS não é de seguradora. Quando a OS possuir um item do tipo CFS, o sistema preencherá automaticamente os campos Último Login e Data Última Alteração com os dados do agente logado no sistema e com a data/hora do dia atual respectivamente e o campo Data de Liberação ficará disponível para preenchimento. Caso a Data de Liberação não seja preenchida antes do início dos apontamentos de serviços de Funilaria e Pintura pelo programa OFIT0400, assim que for feito o primeiro apontamento para esta O.S. esta data de apontamento será atribuída automaticamente como Data de Liberação. Após o primeiro apontamento de serviço no OFIT0400, não será permitida a alteração da Data de Liberação. Programa alterado para tratar o campo Renavam com 11 dígitos. Para otimizar o processo de abertura da ordem de serviço, foram efetuadas as seguintes alterações: Implementado o botão F2 Consulta Pacote, que permite acesso ao programa DIAG1000, caso o usuário possua permissão de acesso ao programa. Será apresentado o chassi e modelo do veículo informado na ordem de serviço; 8
Retirada a pergunta Deseja dar manutenção no veículo? e implementado o botão F6 Cad. Veículo, que permite efetuar este procedimento; Retirada a chamada automática do histórico do veículo e implementado o botão F7 Hist. Veículo, que permite analisar o mesmo; Caso o campo Exibe Botão Retirada implementado no OFIC0370 esteja definido como Sim, a tela para solicitar o nome do contato responsável pela retirada do veículo não será apresentada automaticamente. Para este procedimento, foi implementado o botão F8 Retirada. Caso o campo Exibe Botão Retirada esteja igual a Não, o nome do contato será solicitado automaticamente; Implementado o botão F9 Prioridade Telefone, que permite informar a prioridade dos telefones; Implementado o botão F10 Consulta Cliente, que permite acesso ao programa CLIE1000, caso o usuário possua permissão de acesso aos dados do cliente informado na OS em questão; Implementado o botão F11 Valorização que permite acesso ao programa OFIC3500. Implementado o botão F9 Consulta Produto ; Implementado o botão F12 Requisição Peças, que permite o acesso ao programa OFIC1400 Requisição de peça. Para clientes com bandeira TOYOTA: ao informar um tipo de O.S. parametrizada no programa VEIC0130 no campo Tipo O.S. Pec. caso o valor desse campo for diferente do campo Tipo O.S. Serv. o sistema irá perguntar 9
se deseja separar as peças dos serviços contidos no pacote correspondente no programa DIAG1000. Processo deverá ser realizado pelos programas: - VEIC0130 Parametrizar o tipo de item para produto e serviços para o pacote desejado (revisões ex: 10000 km). - OFIT1000 Informar o tipo de item de produto cadastrado no passo anterior, selecionar o pacote desejado, o sistema irá chamar o programa DIAG1000 onde deverá ser confirmado a separação das peças e serviços em seguida o sistema chama o programa OFIC2005 onde ele inclui na O.S. as peças e serviços. Alteração do nome da coluna de ME para DT na tela de seleção de serviços e pacotes, mostrada abaixo. Realizada a inserção do campo Celular e removido o campo Prioridade da tela de retirada. Pelo menos um campo (telefone ou celular) deverá ser preenchido, sendo o campo celular verificado pela regra que trata o nono dígito. Estes números continuam a serem salvos no programa CLIV1015, de acordo com a inserção do usuário, ou seja, se usuário inserir no campo fone/ramal, salvar em campo fone/ramal do CLIV1015 e se usuário inserir em campo celular, salvar no campo celular do CLIV1015. O campo celular é exibido no relatório de impressão de OS. Tratamento dos combos Menu Selling para a bandeira Toyota. Ao teclar <CTRL+E> na tela de inclusão de serviços, será apresentado um novo botão para seleção dos combos Menu Selling. 10
Ao clicar no botão será apresentado o programa DIAG1000 para seleção dos combos Menu Selling, não sendo permitido a seleção de outro tipo de combo/pacote. Na importação das peças e serviços que compõem o combo para a OS, o percentual de desconto definido para o pacote será aplicado nos serviços. Na tela de seleção de pacotes/combos, será apresentada também uma nova opção: F6-Itens Inspecao. Nela serão apresentados os itens de inspeção do pacote/combo, cadastrados através do programa DIAG0230. Foi criado também um novo botão, onde será possível verificar o resumo dos serviços e peças importados. Para isso basta acessar a opção F4-Resumo OS na tela de inclusão de serviços Ao gerar um orçamento, caso o parâmetro Bloqueia Cli. Cadastro Vencido no programa CADA0220, seja S, a Data de Cadastro do Cliente esteja vencida no programa CLIA1000, e a transação seja de saída e o tipo da transação seja de compra ou venda e não seja de devolução. Ao informar o campo Responsável será emitida a mensagem: - "Filial sem permissão Cliente cadastro vencido em: ". Neste caso o processo será interrompido até que seja informado um Cliente que a data de cadastro não esteja vencida e a transação seja diferente da mencionada acima. Na criação da ordem de serviço, caso haja informações sobre os clientes cadastradas no programa CLIA1000 opção Informações Especiais -> Ao informar o responsável pelo orçamento será exibida uma tela de pop-up exibindo as informações sobre o cliente. 11
Para a bandeira Toyota, foi realizada novos tratamentos para os combos Menu Selling. Na inclusão de um serviço em uma OS que já possui um combo Menu Selling, se esse serviço pertencer a qualquer combo Menu Selling ele receberá o mesmo desconto concedido para os serviços do combo existente na OS. Exemplo: No COMBO1 contém (Alinhamento, oxi-sanitização e lavagem simples) e o percentual de desconto é de 5%. No COMBO2 contém (Alinhamento, oxi-sanitização e lavagem simples, limpeza de bico) e o percentual é de 10%. No COMBO3 contém (Alinhamento, oxi-sanitização e lavagem simples, limpeza de bico, balanceamento) e o percentual é de 15%. O consultor inclui o COMBO1, e também inclui o item limpeza de bico que faz parte do COMBO2, o percentual de desconto para o COMBO1 será de 5%, e este mesmo percentual de desconto deverá levar para o item limpeza de bico, pois foi um item que faz parte de um combo, e deve assumir o percentual de desconto do primeiro combo inserido. Na exclusão de um serviço de um combo Menu Selling, será informado que todos os serviços do combo serão removidos e solicitada confirmação. Caso o usuário confirme a operação, os serviços serão removidos. Após informar o proprietário, será apresentada caso existam informações - uma janela detalhando a situação de crédito e conceito do cliente, contendo um ou mais dos seguintes itens: "Cliente sem cadastro (CLIA1000)."; "Cliente com permissão somente para venda à vista."; 12
"Cliente com crédito bloqueado."; "Crédito disponível: <valor>."; "Data de vencimento do cadastro: <dd/mm/aaaa>."; "Cliente com cadastro vencido em <dd/mm/aaaa>."; "Cliente bloqueado na filial."; "Solicitar atualização de dados do cliente."; "Conceito do cliente: <descrição_conceito>."; Mensagem registrada para o cliente (CLIA1000, campo "Msg"). Ao final da entrada dos dados da ordem de serviço será apresentada uma tela permitindo ao usuário informar, opcionalmente, a cidade onde o serviço prestado ocorreu. Esta informação será utilizada posteriormente para destacar na NF de serviço onde o serviço foi prestado. 13
Caso o usuário insira o número de uma O.S. já existente e que ainda não foi faturada, cancelada ou enviada para o caixa, será possível a partir de agora alterar a opção Retrabalho e a opção Aguardando na recepção. As opções Retrabalho e Aguardando na Recepção poderão ser preenchidas com os valores S (Sim) ou N(Não), no caso da opção Retrabalho ser preenchida com S, será exibida uma janela para a seleção da O.S. anterior. Após o usuário informar o número de O.S. válida ele será enviado para o campo Retrabalho e em seguida para o campo Aguardando na Recepção antes de preencher o campo observações. Os novos valores dos campos serão salvos na OS no momento que o usuário confirmar a alteração após o campo Observações. Para poder editar o campo retrabalho de uma O.S. já existente, não faturada, cancelada e não enviada para o caixa é necessário que o usuário tenha a permissão 330 no programa CADA0295 para a filial atual definida como S (Sim). Para os clientes bandeira TOYOTA, quando o tipo de ordem de serviço escolhido for CSD Clientes Serviços Diversos (veja parametrização no DIAG2000 aba Parâmetros fig. 01), então, só poderão serem informados Pacotes importados pelo DIAG2000 que são do tipo M - Manutenção e não pode alterar o valor do pacote (o curso pula para o campo ME do grid de pacotes fig.02). 14
DIAG2000 fig. 01 OFIT1000 Inclusão de Serviços fig. 02 15
Existe uma restrinção para digitação de valor na emissão de NF/OS de entrada do veículo para conserto de acordo com os parametros Valor Mínimo e Valor Máximo cadastrados no OFIC0020. Obs.: O Campo Emite Nota Fiscal para O.S.: tem que estar parametrizado em E Entrada ou A Ambas. Caso seja feita a alteração do campo DT (Dual Tech) na tela de parametrização do tipo de OS, tela abaixo, será gravado, na tabela de log, o usuário e informações complementares que fez a alteração. Adicionado opção para gerar SMS para envio através da TWW. Ao fazer uma ordem de serviço exibe a opção de gerar SMS conforme baixo, ao clicar em sim, é gerado uma ocorrência para envio de SMS, idêntico ao OFIC1260 16
Agendamento Boas Vindas Lexus - TDB Alterada a regra para sugestão automática do pacote de boas Vindas, para que não seja gerado o agendamento de boas-vindas para a família LEXUS após 60 dias do faturamento. Rotina Check-in de Oficina Após digitar a placa no OFIC1000 é feita uma verificação para identificar se aquela placa tem um check-in de oficina relacionado. Caso tenha, é exibida a mensagem Veiculo possui Check-in, deseja utilizar? Os dados do check-in serão exibidos antes de importa-lo. 17
Caso aceite importar o Check-in, os dados que foram inseridos no Linx DMS Mobile serão importados para os campos da tela. Ao concluir a criação da OS, o usuário poderá imprimir o Check-in com os dados e as imagens das evidências coletadas. 18
As solicitações que foram adicionadas ao check-in no mobile serão importadas para a OS e será exibida juntamente com as solicitações já existentes. 19
O processo após, é o mesmo já existente para abertura de OS. Adicionada a tela de finalização do processo de abertura O.S., o botão F14 finalização de finalizar O.S. exibido na tela principal (e disponível após informado o número da O.S.) poderá ser utilizado para atalho. Nessa tela são exibidos o nome/telefone do cliente que está no CLIE3001 e o nome telefone do último contato informado. O consultor deverá selecionar com X qual dos dois será o telefone de contato. 20
Campos: Data Entrega: Informe a data da entrega do veículo. Hora entrega: Informe o horário da entrega do veículo. Aguardando na Recepção: Informe se o cliente está esperando na recepção. Código Pagamento: Informe o código de pagamento do serviço. 21
Rotina Revisão na Medida Toyota (PrePaid) Após informar os dados das Abas: Dados da OS e Cadastro do Cliente, é verificado se o cliente possui contrato Revisão na Medida (através do CPF do cliente e Chassis do veículo), caso possua é exibida a pergunta: "Deseja utilizar Revisão na Medida?". 22
Caso a resposta seja sim será exibida a tela com os pacotes disponíveis para seleção das revisões programadas e ou outros serviços. Caso o usuário estorne um serviço ou pacote que foi utilizado pelo contrato Revisão na Medida, deverá exibir uma mensagem Serviço faz parte de um contrato Revisão na Medida, deseja continuar? Se a resposta for SIM, deverá estornar todo o pacote (serviços e peças) utilizado através do contrato Revisão na Medida, e o pacote utilizado retorna para o contrato. Se a resposta for NÃO, segue o processo normal. 23
Para inserir na OS o contrato Revisão na Medida deverá ser verificado a seguinte regra para utilização das revisões: 1 Considerar a KM atual do veículo e a data de prazo para a regra da utilização do pacote no momento da abertura da OS. 2 Considerar a KM do pacote de revisão que está utilizado. Ex. Cliente contratou o pacote com as 3 primeiras revisões. A regra para realizar as revisões é: 10.000km ±1000km ou 12 meses ±1 mês Abre a OS e informa a km do veículo = 11500 KM Data da venda do veículo = 01/06/2016 Conforme regra acima o veículo não está apto a realizar a primeira revisão, pois ultrapassou a KM da regra em 1500 km. Então quando ocorrer isso, no OFIT100 deverá sugerir o contrato PrePaid conforme tela de exemplo, mas o consultor só poderá utilizar a primeira revisão do contrato se tiver autorização no CADA0295. Se o consultor for autorizado no CADA0295 deverá aparecer uma mensagem: Veículo fora da regra de revisão para o contrato e revisão selecionados, deseja continuar Sim ou Não Se SIM = deve abrir uma janela para informar o motivo da liberação do pacote selecionado. Se não tiver autorização no CADA0295, deve aparecer a seguinte mensagem: Veículo fora da regra de revisão, e consultor sem autorização para incluir contrato Revisão na Medida, e com isso não será possível incluir o pacote selecionado, somente os próximos pacotes, ou liberar a senha para o consultor. 24
NOTA = A regra de cálculo para as revisões deve ser a atual e esta deve ser considerada para a regra das revisões: Ex. Veículo realizou a primeira revisão com 11000 KM. A segunda revisão terá a tolerância até 21000 + 1000 = 22000 KM Então se no cenário acima o veículo para a segunda revisão estiver com a KM = 21900, deverá poder incluir normalmente o pacote sem aparecer as mensagens. Após a seleção serão incluídos na Ordem de serviços os serviços/peças referentes ao pacote selecionado. Para maiores detalhes acerca do processo Revisão na Medida Toyota consulte a documentação específica desse processo. 25