INFORMÁTICA AULA 06 MICROSOFT OFFICE 2000 à 2003 EXCEL 1. Partes da tela do Microsoft Excel Quando você cria ou abre uma pasta de trabalho, o Microsoft Excel a exibe em uma janela. Você pode ter várias janelas de pasta de trabalho abertas ao mesmo tempo. A sua tela deve se assemelhar à ilustração a seguir. A maior parte do trabalho no Microsoft Excel será feito em planilhas. Uma planilha é uma grade de linhas e colunas. Cada célula é a intersecção de linhas e colunas e possui um endereço único ou referência. As referências de células são usadas quando você cria fórmulas ou se refere às células. A célula ativa é a célula em que os dados são inseridos quando você começa a digitação. Apenas uma célula fica ativa de cada vez. As opções de menu mais comuns podem ser acessadas através do clique com o botão direito do mouse. 1
2. Gerenciando Arquivos de Pastas de Trabalho Uma pasta de trabalho é um arquivo do Microsoft Excel. As pastas de trabalho contém planilhas, folhas de gráfico e folhas de macro. 2.1. Criando uma nova pasta de trabalho Botão Nova Pasta de Trabalho : Quando você inicia o Excel, uma nova pasta de trabalho é aberta. Para começar a trabalhar, basta começar a digitar. Para criar uma nova pasta de trabalho a qualquer momento, é só clicar neste botão. Você também pode escolher o comando Novo no menu Arquivo. 2.2. Abrindo uma pasta de trabalho existente Botão Abrir : Para abrir qualquer pasta de trabalho, pressione o botão Abrir, ou escolha o comando Abrir do menu Arquivo. Quando a caixa de diálogo Abrir aparecer, selecione um nome de arquivo de pasta de trabalho. 2.3. Salvando uma pasta de trabalho Botão Salvar : Para salvar uma pasta de trabalho ativa, clique sobre o botão Salvar ou escolha o comando Salvar do menu Arquivo. 3. Trabalhando com Pastas de Trabalho. 3.1. O que é uma pasta de trabalho O arquivo em que você trabalha e armazena seus dados chama-se pasta de trabalho. A pasta de trabalho padrão abre com 16 planilhas, denominadas Plan1, Plan2, etc. Os nomes de planilhas aparecem em guias na parte inferior da janela. Clicando sobre as guias, você pode passar de uma planilha a outra. A guia da planilha ativa fica sempre em branco. 3.2. Agrupando planilhas para entrada rápida de dados, edição e formatação 2
Se você selecionou várias planilhas, poderá executar tarefas em todas ao mesmo tempo. Clique sobre a primeira guia da planilha, mantenha a tecla CTRL pressionada e clique sobre a guia das planilhas que deseja selecionar. 3.3. Inserindo planilhas Você pode inserir várias planilhas de uma só vez selecionando o número de planilhas que deseja inserir e escolhendo Planilha no menu Inserir. 3.4. Excluindo planilhas Você pode excluir várias planilhas de uma vez selecionando as planilhas que deseja excluir e, em seguida, escolhendo o comando Excluir Planilha do menu Editar. 3.5. Renomeando planilhas Você pode modificar o nome de qualquer planilha para um nome de até 31 caracteres, incluindo espaços. Clique duas vezes sobre a guia da planilha que deseja renomear, digite um nome na caixa de diálogo. O novo nome aparecerá na guia da planilha. Você também pode escolher o comando Planilha no menu Formatar, e escolher o subcomando Renomear. 3.6. Movendo e copiando planilhas dentro de uma pasta de trabalho Quando você seleciona uma guia de planilha e arrasta pelas linhas de guias, um triângulo preto indica onde a planilha será inserida. Para copia-las basta pressionar a tecla CTRL e arrastar com o mouse. Solte o botão do mouse e a planilha será posicionada no novo local. Você pode mover ou copiar mais de uma planilha, selecionando-as e arrastando-as. 3.7. Movendo e copiando planilhas para outras pastas de trabalho Selecione as planilhas que deseja mover ou copiar. Escolha o comando Mover ou Copiar Planilha no menu Editar. Selecione a pasta de trabalho de destino e o local em que deseja posicionar as planilhas. As planilhas serão deslocadas para a pasta de trabalho selecionada. Se houver uma planilha com o mesmo nome na pasta de trabalho de destino, a planilha movida ou copiada será renomeada. 3.8. Movendo-se dentro da planilha Para mover-se pelas planilhas utilize as guias de planilhas, as barras de rolagem, as teclas de direção e as teclas : HOME : torna ativa a primeira célula da linha CTRL+HOME : torna ativa a célula A1 PAGE UP : conteúdo de tela acima PAGE DOWN : conteúdo de célula abaixo F5 : ir para 4. Selecionando Células 3
4.1. Selecionando células Para selecionar células, linhas ou colunas não adjacentes basta pressionar a tecla CTRL enquanto clica. 4.2. Movendo-se em uma seleção Pressione ENTER ou TAB para mover-se para baixo ou para a direita em uma seleção, e SHIFT+ENTER ou SHIFT+TAB para inverter o sentido. 4.3. Desfazendo e repetindo comandos Botão Voltar : Inverte o seu comando ou ação. Botão Repetir : Para repetir o último comando ou ação. 5. Técnicas para Inserir Dados 5.1. Digitando dados nas células Escolha a célula em que deseja digitar, digite os dados e pressione ENTER. A seleção se move para a célula abaixo, pronta para a próxima entrada. Quando o texto é muito grande, ele transborda para as células vazias à direita, mas fica truncado quando a célula a direita contém dados. No caso de números eles aparecem em forma de notação científica ou aparecem #####, que indicam que o número é muito grande. 5.2. Digitando dados em intervalos de células Selecione o intervalo de células, digite o dado e após tecle CTRL+ENTER. Todas as células selecionadas serão preenchidas com o mesmo conteúdo. 5.3. Corrigindo uma entrada Torne ativa a célula a ser corrigida e pressione a tecla F2. 4
5.4. Cancelando uma entrada Para cancelar uma entrada, antes de pressionar ENTER, pressione a tecla ESC. 5.5. Preenchendo células adjacentes e criando seqüências. Você pode copiar o conteúdo de uma célula para outras células, arrastando a alça de preenchimento. A alça de preenchimento copia e insere os dados, e cria seqüências usando o recurso de autopreenchimento. 5.6. Personalizando o autopreenchimento Você pode criar uma lista de autopreenchimento personalizada usando o comando Opções no menu Utilitários, selecionando a guia Listas e digitando sua lista personalizada. Listas já existentes : Dias da semana : Segunda-feira, Terça-feira, Quarta-feira, Quinta-feira, Sexta-feira, Sábado e Domingo Meses do ano : janeiro, fevereiro, março, abril, maio, junho, julho, agosto, setembro, outubro, novembro, dezembro. 6. Editando uma Planilha 6.1. Copiando e movendo células Selecione as células que deseja copiar ou mover e escolha Copiar ou. Selecione uma célula de destino e escolha o Colar. Botão Recortar Botão Copiar Botão Colar Você ainda pode copiar e mover usando o mouse. Para copiar, utiliza a tecla CTRL e para mover basta arrastar para o local desejado. 6.2. Ferramenta Pincel Copia somente formatos das células selecionadas. Se clicar duas vezes sobre o botão você poderá fazer várias colagens até clicar sobre o botão novamente. 6.3. Inserindo linhas ou colunas Selecione o número de linhas ou colunas que deseja deslocar para abrir espaço para novas linhas. No menu Inserir selecione Linhas ou Colunas. 6.4. Inserindo células vazias 5
Selecione um intervalo de células do mesmo tamanho das novas células que deseja inserir. No menu Inserir, escolha o comando Células. Na caixa de diálogo Inserir, selecione a direção que deseja que as células selecionadas se movimentem. 6.5. Excluindo células Selecione o intervalo de células que deseja excluir. No menu Editar, escolha o comando Excluir. Na caixa de diálogo Excluir, selecione a direção que deseja que as células selecionadas se movimentem. 6.6. Limpando células Selecione as células que deseja limpar. Ao pressionar a tecla DELETE, o conteúdo das células é eliminado e as células permanecem. 7. Formatando uma Planilha 7.1. Mudando a largura de colunas e altura das linhas DICA : Para fazer com que várias colunas (ou linhas) fiquem com a mesma largura, selecione-as e ajuste a largura de uma delas. Todas as outras ficarão com o mesmo tamanho daquela ajustada. 7.2. Alinhando dados da planilha A forma mais fácil de alinhar o conteúdo das células é usar os botões da barra de ferramentas Formatação: 6
7.3. Formatando fontes Selecione os caracteres e, em seguida, clique sobre os botões de formatação. 7.4. Adicionando bordas, padrões e cores 7.5. Aplicando formatos de números Para mudar o formato de número de uma célula para outro formato de número predefinido, escolha o comando Células no menu Formatar e, em seguida, selecione a guia Número. 7.6. Aplicando formatos automaticamente Usando o comando AutoFormatação no menu Formatar, você pode aplicar rapidamente várias combinações de formatos predefinidas a um intervalo de células. Selecione qualquer célula da planilha e escolha o comando AutoFormatação e selecione um formato. 7.7. Ampliando ou reduzindo planilhas Utilize o comando Zoom no menu Exibir ou a caixa de controle de zoom para ampliar ou reduzir a exibição de sua planilha. 8. Imprimindo 7
8.1. Configurando a página Você pode controlar a aparência das planilhas impressas mudando as opções na caixa de diálogo Configurar Página. Aqui estão algumas das opções que você pode mudar : Guia Página : Defina a orientação do papel Defina a escala : em Ajustar para defina a ampliação ou redução da planilha Defina o tamanho do papel Guia Margens : Defina os valores de margem Defina a posição da planilha : em Centralizar na Página Guia Cabeçalho e Rodapé : Escolha um cabeçalho/rodapé pronto ou utilize os botões Personalizar Cabeçalho/Rodapé. Guia Planilha : Defina a área de impressão : intervalo de células a ser impresso. Defina linhas e colunas a serem impressas a cada quebra de página. Defina o uso de linhas de grade (ou não). 8.2. Visualizando o que será impresso Botão Visualizar Impressão : Ao visualizar uma planilha, você poderá ver cada página exatamente como será impressa, com as margens e quebras de páginas corretas e os cabeçalhos e rodapés no lugar, além de poupar tempo e idas à impressora. 8.3. Imprimindo planilhas Botão Imprimir : Após definir a área de impressão e visualizar a versão correta de seu trabalho, clique sobre o botão Imprimir, ou escolha o comando Imprimir no menu Arquivo. 9. Criando Fórmulas e Vínculos 9.1. Os operadores Operadores Matemáticos : combinam valores numéricos e geram resultados numéricos. + Adição 8
- Subtração / Divisão * Multiplicação % Porcentagem ^ Exponenciação Exemplo : =1+2*9/3 Operadores de Comparação: comparam dois valores e geram o valor lógico verdadeiro ou falso. = Igual > Maior que < Menor que >= Maior ou igual a <= Menor ou igual a <> Diferente Exemplo: =A1<25 Operador de texto: une dois ou mais valores de texto. & conecta ou concatena dois valores de texto Exemplo: = Total de vendas para o &A1 Se A1= para o primeiro trimestre de 1994, teremos Total de vendas para o primeiro trimestre de 1994. 9.2. Referências Através de referências você pode usar dados localizados em áreas diferentes na mesma fórmula e o valor de uma célula em várias fórmulas. Exemplo: Se digitares A1 na célula B2, esta célula assumirá o valor contido na célula A1. 9.2.1. Tipos de referências: Referência Relativa : atualiza o endereço das células quando é feita a cópia da fórmula. Referência Absoluta : fixa o endereço da célula Referência Mista: combina a referência precisa de uma coluna ou linha com a referência relativa de uma coluna ou linha. Ex: $A1 ou A$1 9
Referência a outras planilhas Ex: =Plan2!A1, esta referência vincula à célula A1 de Plan2. Maneira fácil de referenciar outra planilha: 1. = 2. Clica na guia da planilha 3. Clica na célula que contém o valor desejado 4. Enter 9.2.2. Operadores de referências Intervalo (dois pontos): gera uma referência entre todas as células. Ex: A3:A6 A3, A4, A5 E A6 União (ponto-e-vírgula): gera uma referência entre as duas células. Ex : A3;A6;A8 A3, A6 E A8 Intersecção (espaço): gera uma referência às células comuns. Ex: B7:D7 C6:C8, onde C7 é a intersecção. 9.3. Fórmulas e Funções Dicas : 1) Para indicar a entrada de uma fórmula usar o sinal de = Ex : = Soma (A3:A12) Botão AutoSoma : Para incluir uma fórmula de soma, selecione uma célula adjacente à linha ou coluna de números que deseja somar e clique sobre o botão AutoSoma. Botão Assistente de Função: Para obter ajuda na criação de fórmulas que usem funções. Escolha inicialmente a categoria de função desejada e, em seguida, o nome da função. Observe na parte inferior da janela a sintaxe e a descrição da função selecionada. 10. Solucionando Problemas e Fazendo Anotações em uma Planilha O Excel fornece recursos que ajudam a detectar problemas em planilhas. A maioria destes recursos encontra-se disponível na barra de ferramentas Auditoria. Para acioná-la : Menu Ferramentas - Auditoria Mostrar barra de ferramentas auditoria 10
10.1. Rastreadores Os rastreadores de precedentes e dependentes e de erro exibem uma representação gráfica do fluxo de computações em sua planilha. Você pode ver rapidamente as células que uma fórmula selecionada usa em seus cálculos (precedentes) ou todas as fórmulas que usam o valor contido na célula selecionada (dependentes). O rastreador de erro ajuda a identificar a origem de qualquer valor de erro na planilha. 10.2. Novo comentário Você pode anexar um texto a uma célula contendo um valor que necessita de explicação ou a uma célula contendo uma fórmula complexa que deseja documentar para futura referência. 10.3. Dados inválidos Quando você faz auditoria em uma planilha para localizar entradas incorretas, o Microsoft Excel identifica todas as células que contêm valores fora dos limites definidos por você, usando o comando Validação do menu Dados, incluindo os valores que foram digitados nas células, valores que se tornaram incorretos como decorrência de cálculos em fórmulas e os valores colocados em células por macros. 11. Filtrando Informações 11.1. Ordenando as informações Em uma classificação crescente, o Microsoft Excel usa a seguinte ordem. (Em uma classificação decrescente, esta ordem de classificação é invertida, exceto para as células em branco, que serão sempre classificadas por último.) Os números são classificados do menor número negativo ao maior número positivo. 11
Os textos e os textos que incluem números são classificados na seguinte ordem: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (espaço)! " # $ % & ( ) *,. / : ;? @ [ \ ] ^ _ ` { } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z. Em valores lógicos, FALSO é classificado antes de VERDADEIRO. Todos os valores de erro são iguais. As células em branco são sempre classificadas por último. 11.2. Filtrando as informações Inicialmente, clicar no cabeçalho de coluna. No menu Dados, selecione a opção Filtrar AutoFiltro. Ao lado de cada cabeçalho de coluna irá surgir uma seta azul, por onde os dados podem ser filtrados, conforme os critérios da tabela abaixo. Observações : 1. As opções Vazias e NãoVazias ficam disponíveis somente se a coluna que você deseja filtrar contiver uma célula em branco. 2. Para localizar valores através da opção Personalizar : Para corresponder um critério, clique no operador de comparação que você deseja usar na primeira caixa em Mostrar linhas onde e insira o valor que você deseja corresponder na caixa imediatamente à direita do operador de comparação. Para exibir linhas que atendam às duas condições, insira o operador de comparação e o valor desejados e clique no botão E. Nas caixas de segundo operador de comparação e de valor, insira o operador e o valor desejados. Para exibir linhas que atendam a uma ou outra condição, insira o operador de comparação e o valor desejados e clique no botão Ou. Nas caixas de segundo operador de comparação e de valor, insira o operador e o valor desejados. 12. Protegendo uma Pasta de Trabalho 12.1. Exigindo uma senha para abrir uma pasta de trabalho Você pode exigir que as pessoas digitem uma senha para abrir uma pasta de trabalho. Para atribuir este nível de proteção, escolha o comando Salvar Como no menu Arquivo, escolha o botão Opções e, em seguida, digite uma senha na caixa Senha de proteção. 12
12.2. Exigindo uma senha para salvar um arquivo Ao atribuir uma senha de reserva, você poderá protegê-la de modo que outras pessoas não possam salvar alterações. Para atribuir este nível de proteção, escolha o comando Salvar como no menu Arquivo, escolha o botão Opções e, em seguida, digite uma senha na caixa Senha de reserva. 12.3. Recomendando que um arquivo seja aberto somente para leitura Este tipo de proteção permite que o conteúdo de uma pasta de trabalho seja visualizado mas não alterado. Escolha o comando Salvar Como no menu Arquivo, escolha o botão Opções e, em seguida, selecione a caixa de verificação Recomendável somente leitura. 12.4. Travando e destravando intervalos individuais de células Quando você usa o comando Proteger no menu Utilitários para proteger uma planilha, todas as células da planilha são travadas automaticamente, a não ser que se especifique o contrário. Para destravar algumas células da planilha para permitir a inclusão ou alteração de seu conteúdo, antes de escolher o comando Proteger Planilha, selecione o intervalo de células que você vai permitir edição e escolha o comando Células no menu Formatar, selecione Proteção e, em seguida, limpe a caixa de verificação Travar. 13