Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Tocantins Campus Araguatins

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1 Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Tocantins Campus Araguatins Apostila MS-Excel Inserir e excluir novas planilhas; Criação e formatação de gráficos; Classificação e Filtro. Alessandro Nasousa 2011

2 Inserir ou excluir uma planilha Apostila MS-Excel Por padrão, o MS Office Excel fornece três planilhas em uma pasta de trabalho, mas você pode inserir planilhas adicionais (e outros tipos de planilhas, como uma planilha de gráfico, uma planilha de macro ou uma planilha de caixa de diálogo) ou pode excluílas conforme necessário. Também pode alterar o número de planilhas que aparecem por padrão em uma nova pasta de trabalho. O nome (ou título) de uma planilha aparece em sua guia de planilha na parte inferior da tela. Por padrão, o nome é Planilha1, Planilha2 e assim por diante, mas você pode dar a qualquer planilha um nome mais apropriado. OBSERVAÇÃO Guias de planilha são exibidas por padrão. No entanto, se você não visualizá-las, verifique se a caixa de seleção Mostrar guias de planilha está selecionada na categoria Avançado da caixa de diálogo Opções do Excel (Botão do Microsoft Office, Opções do Excel). Inserir uma nova planilha Para inserir uma nova planilha, siga um destes procedimentos: Para inserir rapidamente uma nova planilha ao final das planilhas existentes, clique na guia Inserir Planilha na parte inferior da tela. Para inserir uma nova planilha na frente de uma planilha existente, selecione essa planilha e, na guia Início, no grupo Células, clique em Inserir e em Inserir Planilha. DICA Você pode também clicar com o botão direito do mouse na guia de uma planilha existente e, em seguida, clicar em Inserir. Na guia Geral, clique em Planilha e clique em OK. Inserir várias planilhas ao mesmo tempo 1. Mantenha a tecla SHIFT pressionada e selecione o mesmo número de guias de planilha existentes das planilhas a serem inseridas na pasta de trabalho aberta. Por exemplo, se desejar adicionar três novas planilhas, selecione três guias de planilha das planilhas existentes. 2. Na guia Início, no grupo Células, clique em Inserir e, em seguida, clique em Inserir Planilha. 1

3 DICA Você também pode clicar com o botão direito do mouse nas guias de planilha selecionadas e, em seguida, clicar em Inserir. Na guia Geral, clique em Planilha e clique em OK. Renomear uma planilha 1. Na barra da Guia de planilha, clique com o botão direito do mouse na guia da planilha que deseja renomear e clique em Renomear. 2. Selecione o nome atual e digite o novo nome. DICA Você pode incluir o nome da planilha ao imprimir a planilha. 1. Na guia Inserir, no grupo Texto, clique em Cabeçalho e Rodapé. 2. No Modo de Exibição de Layout de Página, clique no local onde deseja que o nome da planilha apareça. 3. No grupo Elementos de Cabeçalho e Rodapé, clique em Nome da Planilha. Excluir uma ou mais planilhas 1. Selecione a(s) planilha(s) que deseja excluir. Para selecionar Uma única planilha Faça o seguinte Clique na guia da planilha. Caso a guia desejada não esteja exibida, clique nos botões de rolagem de guias para exibi-la e clique na guia. Duas ou mais planilhas adjacentes Duas ou mais planilhas não adjacentes Todas as planilhas de uma pasta de trabalho Clique na guia da primeira planilha. Em seguida, mantenha pressionada a tecla SHIFT enquanto clica na guia da última planilha que deseja selecionar. Clique na guia da primeira planilha. Em seguida, mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto clica nas guias das outras planilhas que deseja selecionar. Clique com o botão direito do mouse em uma guia de planilha e clique em Selecionar Todas as Planilhas no menu de atalho. 2. Na guia Início, no grupo Células, clique na seta ao lado de Excluir e, em seguida, clique em Excluir Planilha. 2

4 DICA Você também pode clicar com o botão direito na guia de uma ou mais planilhas que deseja excluir e, em seguida, clicar em Excluir. Criar uma referência externa (link) para um intervalo de células em outra pasta de trabalho Você pode fazer referência ao conteúdo de células em outra pasta de trabalho criando uma referência externa. Uma referência externa (também chamada de link) é uma referência a uma célula ou um intervalo em uma planilha em outra pasta de trabalho do Excel ou uma referência a um nome definido em outra pasta de trabalho. Você pode fazer referência ao intervalo de células específico, a um nome definido do intervalo de células ou definir um nome para a referência externa. Saber mais sobre as referências externas Embora as referências externas sejam semelhantes às referências de células, existem diferenças importantes. Você usa referências externas ao trabalhar com grandes quantidades de dados ou fórmulas complexas distribuídas em várias pastas de trabalho. Você as cria de modo diferente e elas são exibidas diferentemente em uma célula ou na barra de fórmulas. Onde as referências externas podem ser usadas eficientemente As referências externas são particularmente úteis quando não é prático manter grandes modelos de planilhas juntos na mesma pasta de trabalho. Mesclar dados de várias pastas de trabalho Você pode vincular pastas de trabalho de vários usuários ou departamentos e depois integrar os dados pertinentes em uma pasta de trabalho de resumo. Assim, quando as pastas de trabalho de origem forem alteradas, não será necessário alterar manualmente a pasta de trabalho de resumo. Criar exibições diferentes de seus dados Você pode inserir todos os seus dados em uma ou mais pastas de trabalhos de origem e criar uma pasta de trabalho de relatório que contenha referências externas apenas para os dados pertinentes. Simplificar modelos complexos e grandes Ao dividir um modelo complicado em uma seqüência de pastas de trabalho interdependentes, você poderá trabalhar no modelo sem abrir todas as planilhas relacionadas. As pastas de trabalho menores são mais fáceis de se alterar, não necessitam de muita memória e abrem, salvam e calculam com maior rapidez. Meios para criar referências externas Se você usar uma referência de célula para criar uma referência externa, poderá também aplicar fórmulas às informações. Ao alternar entre os vários tipos de referência de célula, você também pode controlar quais células de referência estão vinculadas se 3

5 você mover a referência externa. Por exemplo, se você usar uma referência relativa, quando mover a referência externa, a célula ou as células às quais ela está vinculada serão alteradas para refletir sua nova posição na planilha. Quando você criar uma referência externa de uma pasta de trabalho para outra, deverá usar um nome para fazer referência às células às quais está vinculando. Você pode criar uma referência externa usando um nome que já esteja definido ou pode definir o nome quando criar a referência externa. Ao usar um nome, é mais fácil lembrar do conteúdo das células às quais você está vinculando. As referência externa que usam nomes definidos não são alterados quando são movidos porque um nome faz referência a uma célula ou intervalo de células específico. Se você desejar que uma referência externa que use um nome definido seja alterado ao ser movido, pode alterar o nome usado na referência externa ou pode alterar as células às quais o nome faz referência. Qual é a aparência de uma referência externa para outra pasta de trabalho Fórmulas com referências externas a outras pastas de trabalho são exibidas de duas maneiras, dependendo de a pasta de trabalho de origem ( aquela que fornece dados para uma fórmula ) estar aberta ou fechada. Quando uma origem estiver aberta, a referência externa incluirá o nome da pasta de trabalho entre colchetes ([ ]), seguido do nome da planilha, um ponto de exclamação (!) e as células das quais a fórmula depende. Por exemplo, a fórmula a seguir adiciona as células C10:C25 a partir da pasta de trabalho com o nome Orçamento.xls. Referência externa =SOMA([Orçamento.xlsx]Anual!C10:C25) Quando a origem não estiver aberta, a referência externa incluirá o caminho inteiro. Referência externa =SOMA('C:\Relatórios\[Orçamento.xlsx]Anual'!C10:C25) OBSERVAÇÃO Se o nome da outra planilha ou pasta de trabalho contiver caracteres não alfabéticos, você deverá colocar o nome (ou o caminho) entre aspas simples. As fórmulas que se vinculam a um nome definido em outra pasta de trabalho usam o nome da pasta de trabalho seguido por um ponto de exclamação (!) e pelo nome. Por exemplo, a fórmula a seguir adiciona as células do intervalo denominado Vendas da pasta de trabalho Orçamento.xlsx. Referência externa =SOMA(Orçamento.xlsx!Vendas) 4

6 Criar um gráfico básico Para a maioria dos gráficos, como os de colunas e barras, você pode plotar em um gráfico os dados organizados em linhas ou colunas em uma planilha. Entretanto, alguns tipos de dados (como os de pizza e de bolhas) exigem uma organização específica dos dados. 1. Na planilha, organize os dados que você deseja plotar em um gráfico. Os dados podem ser organizados em linhas ou colunas o Excel determina automaticamente a melhor maneira de plotá-los no gráfico. Alguns tipos de gráfico (como gráficos de pizza e de bolhas) exigem uma organização específica dos dados, conforme descrito na tabela a seguir. Para este tipo de gráfico Gráfico de colunas, barras, linhas, área, superfície ou radar Organizar dados Em colunas ou linhas, como: Lorem Ipsum Ou: Lorem 1 3 Ipsum 2 4 Gráfico de pizza ou rosca Para uma série de dados, em uma coluna ou linha de dados e em uma coluna ou linha de rótulos de dados, como: A 1 B 2 C 3 Ou: A B C Para várias séries de dados, em várias colunas ou linhas de dados e em uma coluna ou linha de rótulos de dados, como: A 1 2 B 3 4 C 5 6 Ou: A B C 5

7 Gráfico XY (dispersão) ou de bolhas Em colunas, posicionando valores x na primeira coluna e os valores y correspondentes e os valores de tamanhos de bolhas em colunas adjacentes, como: X Y Tamanho de bolha Gráfico de ações Nas colunas ou nas linhas na seguinte ordem, utilizando nomes ou datas como rótulos: valores altos, valores baixos e valores de fechamento Como: Data Alta Baixa Fechar Ou: Data 01/01/2002 Alta Baixa 42 Fechar Selecione as células que contêm os dados que você deseja usar no gráfico. DICA Se você selecionar apenas uma célula, o Excel plotará automaticamente todas as células que contêm dados adjacentes a essa célula em um gráfico. Se as células que você deseja plotar em um gráfico não estiverem em intervalo contíguo, será possível selecionar células não adjacentes ou intervalos, até que a seleção forme um retângulo. Você também pode ocultar as linhas ou as colunas que não deseja plotar no gráfico. Para selecionar Uma única célula Um intervalo de células Faça o seguinte Clique na célula ou pressione as teclas de direção para ir até a célula. Clique na primeira célula do intervalo e arraste até a última célula, ou mantenha pressionada a tecla SHIFT enquanto pressiona as teclas de direção para expandir a seleção. Você também pode selecionar a primeira célula do intervalo e pressionar F8 para estender a seleção usando as teclas de direção. Para parar de estender a seleção, pressione F8 novamente. Um grande intervalo de células Todas as células de uma planilha Clique na primeira célula do intervalo, e mantenha a tecla SHIFT pressionada enquanto clica na última célula do intervalo. Você pode rolar a página para que a última célula possa ser vista. Clique no botão Selecionar Tudo. 6

8 Para selecionar a planilha inteira, você também pode pressionar CTRL+A. OBSERVAÇÃO Se a planilha contiver dados, CTRL+A selecionará a região atual. Pressione CTRL+A uma segunda vez para selecionar toda a planilha. Células ou intervalos de células não adjacentes Selecione a primeira célula, ou o primeiro intervalo de células, e mantenha a tecla CTRL pressionada enquanto seleciona as outras células ou os outros intervalos. Você também pode selecionar a primeira célula ou intervalo de células e pressionar SHIFT+F8 para adicionar outra seleção de células ou de intervalo de células não adjacentes. Para parar de adicionar células ou intervalos à seleção, pressione SHIFT+F8 novamente. OBSERVAÇÃO Não é possível cancelar a seleção de uma célula ou de um intervalo de células de uma seleção não adjacente sem cancelar toda a seleção. Uma linha ou coluna inteira Clique no título da linha ou coluna. Título da linha Título da coluna Você também pode selecionar células em uma linha ou coluna selecionando a primeira célula e pressionando CTRL+SHIFT+tecla de DIREÇÃO (SETA PARA A DIREITA ou SETA PARA A ESQUERDA para linhas, SETA PARA CIMA ou SETA PARA BAIXO para colunas). OBSERVAÇÃO Se a linha ou coluna contiver dados, CTRL+SHIFT+tecla de DIREÇÃO selecionará a linha ou coluna até a última célula utilizada. Pressione CTRL+SHIFT+tecla de DIREÇÃO uma segunda vez para selecionar toda a linha ou coluna. Linhas ou colunas adjacentes Linhas ou colunas não adjacentes A primeira ou a última célula de uma linha ou coluna A primeira ou a última célula em uma planilha ou em uma tabela do Microsoft Office Excel Arraste através dos títulos de linha ou de coluna. Ou selecione a primeira linha ou coluna; em seguida, pressione SHIFT enquanto seleciona a última linha ou coluna. Clique no título de linha ou de coluna da primeira linha ou coluna de sua seleção; pressione CTRL enquanto clica nos títulos de linha ou coluna de outras linhas ou colunas que você deseja adicionar à seleção. Selecione uma célula na linha ou na coluna e, em seguida, pressione CTRL+tecla de DIREÇÃO (SETA PARA A DIREITA ou SETA PARA A ESQUERDA para linhas, SETA PARA CIMA ou SETA PARA BAIXO para colunas). Pressione CTRL+HOME para selecionar a primeira célula na planilha ou em uma lista do Excel. Pressione CTRL+END para selecionar a última célula na planilha ou em uma lista do Excel que contenha dados ou formatação. Células até a última célula usada na planilha (canto inferior direito). Células até o início da planilha. Selecione a primeira célula e, em seguida, pressione CTRL+SHIFT+END para estender a seleção de células até a última célula usada na planilha (canto inferior direito). Selecione a primeira célula e, em seguida, pressione CTRL+SHIFT+HOME para estender a seleção de células até o início da planilha. Mais ou menos células do que a Mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na última célula que deseja incluir na nova seleção. O intervalo 7

9 seleção ativa retangular entre a célula ativa e a célula em que você clicar passará a ser a nova seleção. 3. Na guia Inserir, no grupo Gráficos, siga um destes procedimentos: Clique no tipo de gráfico e, em seguida, clique no subtipo de gráfico que deseja usar. Para visualizar todos os tipos de gráficos disponíveis, clique em um tipo de gráfico, clique em Todos os Tipos de Gráficos para exibir a caixa de diálogo Inserir Gráfico, clique nas setas para rolar pelos tipos e subtipos de gráficos disponíveis e, em seguida, clique na opção que deseja usar. DICA Uma Dica de tela que contém o nome do tipo do gráfico é exibida quando você posiciona o ponteiro do mouse sobre um tipo ou subtipo de gráfico. Para obter mais informações sobre os tipos de gráficos que podem ser usados, consulte Tipos de gráficos disponíveis. 4. Por padrão, o gráfico é colocado na planilha como um gráfico incorporado. Para colocá-lo em uma planilha de gráfico separada, altere a sua localização fazendo o seguinte: 1. Clique no gráfico incorporado para selecioná-lo. Isso exibe as Ferramentas de Gráfico, adicionando as guias Design, Layout e Formatar. 2. Na guia Design, no grupo Local, clique em Mover Gráfico. 3. Em Escolha o local onde o gráfico deve ser posicionado, execute um dos seguintes procedimentos: Para exibir o gráfico na planilha de gráfico, clique em Nova planilha. DICA Se você quiser substituir o nome sugerido para o gráfico, você pode digitar um novo nome na caixa Nova planilha. Para exibir o gráfico como um gráfico incorporado em uma planilha, clique em Objeto em e, em seguida, clique em uma planilha na caixa Objeto em. 5. O Excel atribuirá automaticamente um nome ao gráfico, como Gráfico1 se este for o primeiro gráfico criado em uma planilha. Para alterar esse nome, faça o seguinte: 0. Clique no gráfico. 8

10 1. Na guia Layout, no grupo Propriedades, clique na caixa de texto Nome do Gráfico. DICA Se necessário, clique no ícone Propriedades do grupo Propriedades para expandir grupo. 2. Digite um novo nome. 3. Pressione ENTER. OBSERVAÇÕES Para criar rapidamente um gráfico que se baseie no tipo de gráfico padrão, selecione a data que você deseja usar para o gráfico e pressione ALT+F1 ou F11. Quando você pressiona ALT+F1, o gráfico é exibido como um gráfico incorporado; quando você pressiona F11, o gráfico é exibido em uma planilha de gráfico separada. Quando você cria um gráfico, o Excel determina a orientação das séries de dados com base no número de linhas e colunas da planilha que estão inclusas nesse gráfico. Após a criação do gráfico, é possível alterar a forma como essas linhas e colunas são plotadas no gráfico, alternando de linhas para colunas, ou vice-versa. Para obter mais informações, consulte Plotar séries de dados a partir de linhas ou colunas de planilha. Depois de criar um gráfico, você pode alterar rapidamente o tipo desse gráfico inteiro para proporcionar uma aparência diferente ou pode selecionar um tipo de gráfico diferente para qualquer série de dados individual, o que o transformará em um gráfico de combinação. Para obter mais informações, consulte Alterar o tipo de um gráfico existente. Se um gráfico não for mais necessário, será possível excluí-lo. Clique no gráfico para selecioná-lo e pressione DELETE. Classificar dados em um intervalo ou tabela A classificação de dados é um parte importante da análise de dados. Talvez você queira colocar uma lista de nomes em ordem alfabética, compilar uma lista de níveis de inventário de produtos do mais alto para o mais baixo ou organizar linhas por cores ou ícones. A classificação de dados ajuda a visualizar e a compreender os dados de modo mais rápido e melhor, organizar e localizar dados desejados e por fim tomar decisões mais efetivas. OBSERVAÇÃO Para localizar os valores superiores ou inferiores em um intervalo de células ou tabela, como as 10 primeiras notas ou as 5 quantidades de venda mais baixas, use o AutoFiltro ou a formatação condicional. Para obter mais informações, consulte Filtrar dados em intervalo ou tabela e Adicionar, alterar ou desmarcar formatos condicionais. Saiba mais sobre classificação Você pode classificar dados por texto (A a Z ou Z a A), números (dos menores para os maiores ou dos maiores para os menores) e datas e horas (da mais antiga para o mais nova e da mais nova para o mais antiga) em uma ou mais colunas. Você também poderá classificar por uma lista de clientes (como Grande, Médio e Pequeno) ou por formato, incluindo a cor da célula, a cor 9

11 da fonte ou o conjunto de ícones. A maioria das operações de classificação é identificada por coluna, mas você também poderá identificar por linhas. Os critérios de classificação são salvos com a pasta de trabalho de forma que você possa reaplicar a classificação toda vez que você abrir a pasta de trabalho para uma tabela do Excel, mas não para um intervalo de células. Se você desejar salvar os critérios de classificação de forma que possa reaplicar, periodicamente, uma classificação quando abrir uma pasta de trabalho, então, é recomendável usar uma tabela. Este procedimento será especialmente importante para classificações em várias colunas ou para classificações que demandam muito tempo para serem criadas. Classificar texto 1. Selecione uma coluna de dados alfanuméricos em um intervalo de células ou certifique-se de que a célula ativa está em uma coluna da tabela que contenha dados alfanuméricos. 2. Na guia Início, no grupo Editar e, em seguida, clique em Classificar e Filtrar 3. Siga um destes procedimentos: Para classificar em ordem alfanumérica crescente, clique em Classificar de A a Z. Para classificar em ordem alfanumérica decrescente, clique em Classificar de Z a A. 4. Como opção, você pode fazer uma classificação que diferencie letras maiúsculas de minúsculas. Como classificar por diferenciação entre maiúsculas e minúsculas 1. Na guia Início, no grupo Editando, clique em Classificar e Filtrar e, em seguida, clique em Personalizar Classificação. 2. Na caixa de diálogo Classificar, clique em Opções. 3. Na caixa de diálogo Classificar Opções, selecione Diferenciar Maiúsculas de Minúsculas. 4. Clique em OK duas vezes. Problema: verifique se todos os dados estão armazenados como texto Se a coluna que deseja classificar contiver números armazenados como números e como texto, será necessário formatar todos como texto. Se não fizer isso, os números armazenados como números serão classificados antes que sejam armazenados como texto. Para formatar todos os dados selecionados como texto, na guia Início, no grupo Fonte, clique no botão Formatar Fonte da Célula, clique na guia Número e, em seguida, em Categoria, clique em Texto. 10

12 Problema: remova os espaços à esquerda Em alguns casos, os dados importados de outro aplicativo podem apresentar espaços à esquerda, inseridos antes dos dados. Remova os espaços à esquerda antes de classificar os dados. 1. Selecione uma coluna de dados numéricos em um intervalo de células ou certifique-se de que a célula ativa está em uma coluna da tabela que contenha dados numéricos. 2. Na guia Início, no grupo Edição, clique em Classificar e Filtrar e, em seguida, siga um destes procedimentos: Para classificar de números baixos para números altos, clique em Classificar do Menor para o Maior. Para classificar de números altos para números baixos, clique em Classificar do Maior para o Menor. Problema: certifique-se de que todos os números estejam armazenados como números Se os resultados não forem os esperados, a coluna pode conter números armazenados como texto e nem como números. Por exemplo, os números negativos importados de alguns sistemas de contabilidade ou um número digitado com um apóstrofo à esquerda (') são armazenados como texto. Para obter mais informações, consulte Converter números armazenados como texto para números. Classificar datas ou horas 1. Selecione uma coluna de data ou hora em um intervalo de células ou certifique-se de que a célula ativa está em uma coluna da tabela que contenha data ou hora. 2. Selecione uma coluna de datas ou horas em um intervalo de células ou tabelas. 3. Na guia Início, no grupo Edição, clique em Classificar e Filtrar e, em seguida, siga um destes procedimentos: Para classificar de uma data e hora anterior para uma data ou hora mais recente, clique em Classificar da Mais Antiga para a Mais Nova. Para classificar de uma data e hora recente para uma data ou hora mais antiga, clique em Classificar da Mais Nova para a Mais Antiga. Problema: verifique se as datas e as horas estão armazenadas como datas ou horas Se o resultado não for o esperado, a coluna pode conter datas ou horas armazenadas como texto e não como datas ou horas. Para que o Excel classifique as datas e horas corretamente, todas as datas e horas em um coluna deve ser armazenadas como um número de série de data ou hora. Se o Excel não puder reconhecer um valor como uma data ou hora, a data ou a hora será armazenada como texto. Para obter mais informações, consulte Converter dados armazenados como texto para datas. OBSERVAÇÃO Se você quiser classificar por dias da semana, formate as células para mostrar o dia da semana. Se você quiser classificar por dia da semana independentemente da data,converta-as para texto utilizando a função TEXTO. Entretanto, a função TEXTO retorna um valor de texto e, portanto, a operação de classificação deve ser baseada em dados alfanuméricos. Para obter mais informações, consulte Mostrar datas como dias da semana. 11

13 Classificar por mais de uma coluna ou linha Você pode classificar por mais de uma coluna ou linha quando houver dados que deseja agrupar pelo mesmo nível em uma coluna ou linha e, em seguida, classificar outra coluna ou linha dentro daquele grupo de valores iguais. Por exemplo, se você tiver uma coluna Departamento e Funcionário, poderá classificar primeiro por Departamento (para agrupar todos os funcionários no mesmo departamento) e, em seguida, classificar por nome (para colocar os nomes em ordem alfabética dentro de cada departamento). É possível classificar por até 64 colunas. OBSERVAÇÃO Para obter melhores resultados, o intervalo de células classificado deve apresentar títulos de coluna. 1. Selecione um intervalo de célula com duas ou mais colunas ou certifique-se de que a célula ativa esteja em uma tabela com duas ou mais colunas. 2. Na guia Início, no grupo Editando, clique em Classificar e Filtrar e, em seguida, clique em Personalizar Classificação. A caixa de diálogo Classificar é exibida. 3. Em Coluna, na caixa Classificar por, selecione a primeira coluna que deseja classificar. 4. Em Classificar em, selecione o tipo de classificação. Siga um destes procedimentos: Para classificar por texto, número ou data e hora, selecione Valores. Para classificar por formato, selecione Cor de Célula, Cor de Fonte ou Ícone de Célula. 5. Em Ordenar, selecione como deseja fazer a classificação. Siga um destes procedimentos: Para os valores de texto, selecione A a Z ou Z a A. Para valores de número, selecione Do menor para o Maior ou Do Maior para o Menor. Para valores de data ou hora, selecione Do Mais Antigo para o Mais Novo ou Do Mais Novo para o Mais Antigo. Para classificar com base em uma lista personalizada, selecione Lista personalizada. 6. Para adicionar outra coluna pela qual classificar, clique em Adicionar Nível e, em seguida, repita as etapas de três a cinco. 7. Para copiar uma coluna pela qual classificar, selecione a entrada e, em seguida, clique em Copiar Nível. 8. Para excluir uma coluna pela qual classificar, selecione a entrada e, em seguida, clique em Excluir Nível. OBSERVAÇÃO Você deve manter pelo menos uma entrada na lista. 12

14 9. Para alterar a ordem na qual as colunas são classificadas, selecione uma entrada e, em seguida, clique na seta Para Cima ou Para Baixo para alterar a ordem. As entradas superiores na lista são classificadas antes das entradas inferiores na lista. Classificar uma coluna em um intervalo de células sem afetar outros AVISO Cuidado ao usar esse recurso. A classificação por uma coluna em um intervalo pode gerar resultados indesejados, como movimentação de células naquela coluna para fora de outras células na mesma linha. OBSERVAÇÃO Você não pode seguir estes procedimentos em uma tabela. 1. Selecione uma coluna em um intervalo de células contendo duas ou mais colunas. 2. Para selecionar a coluna que deseja classificar, clique no título da coluna. 3. Na guia Início, no grupo Edição, clique em Classificar e Filtrar e siga um destes procedimentos: 4. A caixa de diálogo Aviso de Classificação é exibida. 5. Selecione Continuar com a seleção atual. 6. Clique em Classificar. 7. Selecione outras opções de classificação desejadas na caixa de diálogo Classificar e, em seguida, clique em OK. Se os resultados forem diferentes do esperado, clique em Desfazer. Saiba mais sobre problemas gerais de classificação Se você obter resultados inesperados ao classificar dados, faça o seguinte: Verifique se os valores retornados por uma fórmula foram alterados Se os dados classificados contiverem um ou mais fórmulas, os valores retornados dessas fórmulas poderão ser alterados quando a planilha for recalculada. Nesse caso, certifique-se de reaplicar a classificação ou executar a classificação novamente para obter resultados atualizados. Reexiba linhas e colunas antes de classificar As colunas ocultas não serão movidas quando você classificar colunas, e as linhas ocultas não serão movidas quando você classificar linhas. Antes de classificar dados, é uma ótima idéia reexibir as colunas e as linhas ocultas. Verifique a definição de localidade Ordens de classificação variam de acordo com a definição de localidade. Verifique se está usando a configuração adequada em Configurações Regionais ou Opções Regionais e de Idioma no Painel de Controle do seu computador. Para obter informações sobre como alterar a definição de localidade, consulte o sistema de ajuda do Windows. 13

15 Insira títulos de colunas em apenas uma linha Se desejar rótulos de várias linhas, quebre a linha dentro da célula. Ative ou desative a linha de título É normalmente melhor ter uma linha de título ao classificar uma coluna para tornar mais fácil compreender o significado dos dados. Por padrão, o valor no título não está incluso na operação de classificação. Ocasionalmente, pode ser necessário ativar ou desativar o título para que o valor no título seja ou não incluído na operação de classificação. Siga um destes procedimentos: Para excluir a primeira linha de dados da classificação porque ela é um título de coluna, na guia Início, no grupo Edição, clique em Classificar e Filtrar, clique em Personalizar Classificação e, em seguida, selecione Meus dados têm cabeçalhos. Para incluir a primeira linha de dados na classificação porque ela não é um título de coluna, na guia Início, no grupo Edição, clique em Classificar e Filtrar, clique em Personalizar Classificação e, em seguida, desmarque Meus dados têm cabeçalhos. Filtrar dados em um intervalo ou tabela O uso do AutoFiltro para filtrar dados é um modo rápido e fácil de localizar e trabalhar com um subconjunto de dados em um intervalo de células ou coluna de tabela. Saiba mais sobre filtragem Os dados filtrados exibem somente as linhas que atendem aos critérios especificados e oculta as linhas que não deseja exibir. Depois de filtrar os dados, você pode copiar, localizar, editar, formatar, fazer gráfico e imprimir o subconjunto de dados filtrados sem reorganizá-los nem movê-los. Você também pode filtrar por mais de uma coluna. Os filtros são aditivos, o que significa que cada filtro adicional baseia-se no filtro atual e ainda reduz o subconjunto de dados. Utilizando AutoFiltro, você pode criar três tipos de filtro: por valores de uma lista, por um formato ou por critérios. Cada um desses tipos de filtros é exclusivo para cada intervalo de célula ou tabela de coluna. Por exemplo, você pode filtrar por cor de célula ou por uma lista de números, mas não pelos dois; é possível filtrar por ícone ou por um filtro personalizado, mas não pelos dois. IMPORTANTE Para obter melhores resultados, não misture formatos de armazenamento, como texto e número ou número e data, na mesma coluna porque somente um tipo de comando de filtro está disponível para cada coluna. Se houver uma mistura de formatos de armazenamento, o comando exibido será o formato de armazenamento que ocorre com mais freqüência. Por exemplo, se a coluna contiver três valores armazenados como número e quatro como texto, o comando de filtro exibido será Filtros de Texto. Para obter mais informações, consulte Converter números armazenados como texto para números e Converter datas armazenadas como texto para datas. 14

16 Filtrar texto 1. Siga um destes procedimentos: Intervalo de células 1. Selecione um intervalo de célula que contenha dados alfanuméricos. 2. Na guia Início, no grupo Editando, clique em Classificar e Filtrar e, em seguida, clique em Filtrar. Tabela Certifique-se de que a célula ativa esteja em uma coluna da tabela que contenha dados alfanuméricos. 2. Clique na seta no cabeçalho da coluna. 3. Siga um destes procedimentos: Selecione a partir de uma lista de valores de texto Na lista de valores de texto, marque ou desmarque um ou mais valores de texto que será utilizados no filtro. A lista de valores de texto pode ter até itens. Se a lista for maior, desmarque (Selecionar Tudo) na parte superior e, em seguida, selecione os valores de texto específicos para serem utilizados no filtro. DICA Para tornar o menu AutoFiltro mais largo ou comprido, clique e arraste a alça de grade na parte inferior. Criar critérios 1. Aponte para Filtros de Texto e, em seguida, clique em um dos comandos do operador de comparação ou clique em Filtro Personalizado. Por exemplo, para filtrar por texto que comece com um caractere específico, selecione Começar com ou para filtrar por texto que contenha caracteres específicos em qualquer lugar do texto, selecione Contém. 2. Na caixa de diálogo Personalizar AutoFiltro, na caixa à direita, digite o texto e selecione o valor de texto na lista. Por exemplo, para filtrar por texto que comece com a letra "J", digite J ou para filtrar por um texto que tenha "bell" em qualquer lugar no texto, digite bell. 15

17 Se você precisar localizar texto que compartilhe alguns caracteres, mas não outros, use um caractere curinga. Como utilizar caracteres curinga Use Para localizar? (ponto de interrogação) Qualquer caractere único Por exemplo, antoni? localizará "antonio" e "antonia" * (asterisco) Qualquer número de caracteres Por exemplo, *este localiza "Nordeste" e "Sudeste" ~ (til) seguido de?, * ou ~ Um ponto de interrogação, asterisco ou til Por exemplo, fy06~? localizará "fy06?" 3. Como opção, filtre por um ou mais critérios. Como adicionar um ou mais critérios 1. Siga um destes procedimentos: Para filtrar a coluna da tabela ou a seleção, para que ambos os critérios sejam verdadeiros, selecione E. Para filtrar a coluna da tabela ou a seleção, para que um ou ambos os critérios possam ser verdadeiros, selecione OU. 2. Na entrada secundária, selecione um operador de comparação e, em seguida, na caixa à direita, digite o texto ou selecione um valor de texto na lista. Filtrar números 1. Siga um destes procedimentos: Intervalo de células 1. Selecione um intervalo de célula que contenha dados numéricos. 2. Na guia Início, no grupo Editando, clique em Classificar e Filtrar e, em seguida, clique em Filtrar. Tabela Certifique-se de que a célula ativa esteja em uma coluna da tabela que contenha dados numéricos. 2. Clique na seta no cabeçalho da coluna. 16

18 3. Siga um destes procedimentos: Selecione a partir de uma lista de números Na lista de números, marque ou desmarque um ou mais números que serão utilizados no filtro. A lista de números pode ter até itens. Se a lista for maior, desmarque (Selecionar Tudo) na parte superior e, em seguida, selecione os números específicos para serem utilizados no filtro. DICA Para tornar o menu AutoFiltro mais largo ou comprido, clique e arraste a alça de grade na parte inferior. Criar critérios 1. Aponte para Filtros de Números e, em seguida, clique em um dos comandos do operador de comparação ou clique em Filtro Personalizado. Por exemple, para filtrar por um limite de número mais baixo e mais alto, selecione Entre. 2. Na caixa de diálogo Personalizar AutoFiltro, na caixa ou nas caixas à direita, digite o número ou selecione os números na lista. Por exemplo, para filtrar por um número inferior a 25 e superior a 50, digite 25 e Como opção, filtre por um ou mais critérios. Como adicionar um ou mais critérios 1. Siga um destes procedimentos: Para filtrar a coluna da tabela ou a seleção, para que ambos os critérios sejam verdadeiros, selecione E. Para filtrar a coluna da tabela ou a seleção, para que um ou ambos os critérios possam ser verdadeiros, selecione OU. 2. Na entrada secundária, selecione um operador de comparação e, em seguida, na caixa à direita, digite o número ou selecione um número na lista. 17