MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DO RIO DE JANEIRO REGIMENTO INTERNO DA COORDENAÇÃO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÃO DA UFRRJ Art. 1 O presente Regimento Interno estabelece diretrizes para disciplinar e normatizar o funcionamento da Coordenação de Gestão de Documentos e Informação da Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro. CAPÍTULO I Da Finalidade Art. 2 A Coordenação de Gestão de Documentos e Informação da UFRRJ, órgão vinculado a Pró-Reitoria de Assuntos Administrativos, tem por finalidade a centralização de documentos de arquivo, disseminação da informação, implementação das políticas de arquivo, gestão de documentos, aplicação das legislações pertinentes, facilitando o registro, acesso e recuperação de processos, sendo responsável pelo controle da autuação, recebimento, expedição de processos e documentos, dentre outras atividades. CAPÍTULO II Dos Objetivos Art. 3 A Coordenação de Gestão de Documentos e Informação da UFRRJ tem por objetivo: I - Planejar, coordenar, acompanhar e avaliar a execução das atividades de arquivo e gestão de documentos; II - Elaborar normas, diretrizes e procedimentos, em consonância com o Arquivo Nacional e o Conselho Nacional de Arquivo, para a gestão de documentos, no âmbito da Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro; III - Promover a racionalização da produção e do fluxo de documentos e
processos; IV - Promover a integração de metodologias, informações e serviços de documentação federal de ensino e pesquisa; CAPÍTULO III Da Estrutura e da Organização da Coordenação de Gestão de Documentos e Informação da UFRRJ Art. 4 A Coordenação de Gestão de Documentos e Informação da UFRRJ tem a seguinte estrutura: I Secretaria de Apoio Administrativo (SAA); II Divisão de Comunicação Administrativa (DICOM) a) Protocolos Setoriais de: Campos dos Goytacazes - CG, Instituto Multidisciplinar de Nova Iguaçu - IM, Instituto de Três Rios - TR PTS; III Divisão de Arquivo Geral (DIAG) a) Seção de Arquivo Corrente (SAC); b) Seção de Arquivo Intermediário (SAI); c) Seção de Arquivo Permanente (SAP); d) Laboratório de Digitalização e Microfilmagem (LADIM); e) Laboratório de Conservação e Restauração (LACOR); Art. 5 A administração e supervisão desta coordenação caberá ao seu coordenador. Art. 6 Ao coordenador, além de outras funções inerentes à sua condição, compete: I planejar, dirigir, coordenar, controlar e acompanhar a execução das atividades técnicas e administrativas de sua área de competência; II promover a integração de sua equipe de trabalho; II - supervisionar a execução das atividades de gestão dos documentos produzidos e recebidos pelas unidades, propondo rotinas e procedimentos e acompanhando sua implantação; IV realizar outras atividades que lhe sejam atribuídas. Art. 7 Compete à Secretaria de Apoio Administrativo: I executar atividades de apoio logístico para a Coordenação de Gestão de Documentos e Informação da UFRRJ, e as Divisões; II responder pelos serviços de digitação e reprografia; III manter organizado o arquivo corrente da secretaria; IV exercer outras atividades que assegurem o desempenho eficaz do
CAPÍTULO IV Da Estrutura e da Organização da Divisão de Comunicação Administrativa da UFRRJ Art. 8 A Divisão de Comunicação Administrativa da UFRRJ compete: I coordenar tecnicamente os serviços realizados pela divisão e pelos protocolos setoriais; II coordenar e supervisionar as atividades de recebimento, seleção, controle e expedição de documentos; III elaborar normas e manuais de serviço sobre comunicação administrativa; IV executar as atividades referentes ao protocolo, movimentando processos internos e externos que tramitam na UFRRJ; V controlar a autuação de documentos que requeiram análise e decisão das diferentes unidades; VI planejar e gerenciar sistemas de informatização, a fim de agilizar a execução das atividades de protocolo; VII - proceder à digitalização de peças processuais para iniciar processos em ambiente eletrônico; Art. 9 Compete aos Protocolos Setoriais CG, IM, TR : I cumprir normas e políticas operacionais de acordo com a legislação vigente; II dar suporte à atividade de recebimento e expedição de documentos no âmbito das áreas as quais se vinculam; III separar, classificar, registrar e distribuir as correspondências e demais documentos; IV receber as correspondências enviadas por malotes e correio; V proceder a abertura e montagem de processos; VI registrar e controlar a tramitação de processos; VII prestar informações ao público em geral da tramitação dos processos; VIII receber, conferir e registrar as correspondências recebidas e expedidas via correio; IX desenvolver outras atividades inerentes aos protocolos setoriais. CAPÍTULO V Da Estrutura e da Organização da Divisão de Arquivo Geral da UFRRJ Art. 10 A Divisão de Arquivo Geral da UFRRJ compete: I assegurar a proteção e preservação dos documentos arquivísticos desta Universidade, servindo a mesma como referência e fonte de informação, agindo com eficácia nas ações gerenciais referentes ao acervo, a fim de
promover a consulta e pesquisa; II centralizar documentos e processos, e disseminar as informações referentes a esses acervos; III estruturar de forma sistêmica os serviços de comunicação e arquivos; IV considerar a integração das diferentes fases da gestão documental, atendendo às particularidades das unidades responsáveis pela produção e custódia dos documentos; V implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; V I propor e promover atividades de divulgação do acervo documental; VII proceder ao diagnóstico da situação dos acervos arquivísticos da Universidade, propondo políticas de gestão de documentos; Art. 11 Compete à Seção de Arquivo Corrente: I orientar usuários (todos os responsáveis pela documentação indicados pelas chefias, nas unidades, departamentos e seções), com relação a organização, arquivamento, tratamento, aplicação do Código de Classificação de Documentos e as possíveis transferências a seção de Arquivo Intermediário e/ou recolhimento a seção de arquivo permanente na Divisão de Arquivo Geral; II Avaliar documentos; III promover o treinamento dos servidores dos Arquivos Setoriais; IV propor a programação anual da seção; V exercer outras atividades que assegurem o desempenho eficaz do Art. 12 Compete à Seção de Arquivo Intermediário: I assegurar a preservação de documentos que são movimentados com menor frequência, utilizados pela administração e que aguardam o cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comissões de análise, avaliação e destinação de documentos; II orientar o tratamento, avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos, e as possíveis eliminações ou recolhimento a Seção de Arquivo Permanente na Divisão de Arquivo Geral; III permitir acesso aos processos e documentos após a anuência das unidades produtora dos arquivos IV custodiar os documentos transferidos dos arquivos setoriais, colocando a disposição da Universidade, com expressa autorização do órgão produtor; V controlar as consultas, os empréstimos e devoluções, responsabilizando-se pela integridade e sigilo das informações contidas no acervo sob sua custódia; VI propor o planejamento anual da seção; VII exercer outras atividades que assegurem o desempenho eficaz do
Art. 13 Compete à Seção de Arquivo Permanente: I proceder a guarda e tratamento técnico dos acervos arquivísticos da UFRRJ de caráter permanente, garantindo a atualização da documentação custodiada, bem como fornecer subsídios à Divisão de Arquivo Geral (DIAG) para o desenvolvimento de atividades de destinação de documentos, por meio de atividades de: II preservar os conjuntos arquivísticos de guarda permanente, que resultarem do processo de avaliação e destinação final, estabelecidos pela Tabela de Temporalidade e de Destinação de Documentos de arquivo; III elaborar instrumentos de pesquisa, tais como, catálogo, guia, inventário, listagem descritiva do acervo, repertório e auxiliar na definição de conjuntos arquivísticos de valor histórico, informativo e probatório, para orientar o recolhimento para a fase permanente; IV elaborar e atualizar quadro de arranjo dos conjuntos arquivísticos; V orientar o arranjo dos acervos oriundos do processo de recolhimento; VI desenvolver apoio e pesquisas administrativas, históricas, técnicas e de caráter científico, sobre o acervo de caráter permanente; VII desenvolver atividade de educação sobre a importância da memória institucional, como forma de difusão de melhoria da imagem da Universidade junto à Sociedade, como apoio de áreas correlatas; VIII homologar em conjunto com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, processos administrativos referentes a avaliação e destinação de documentos sem valor informativo e/ou probatório; IX exercer outras atividades que assegurem o desempenho eficaz do CAPÍTULO VI Dos Arquivos Setoriais Art. 14 Os Arquivos Setoriais serão integrados por servidores responsáveis pelas atividades de arquivos, indicados pelo titular das unidades administrativas e acadêmicas. Art. 15 Os Arquivos Setoriais são unidades responsáveis pelas atividades de arquivos correntes (ativos) e intermediários (semi-ativos) localizados nas unidades administrativas e acadêmicas da universidade, recebendo orientação técnica e normativa da Divisão de Arquivo Geral; Art. 13 Aos Arquivos Setoriais compete: I racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos produzidos e acumulados pelos órgãos que compõem as unidades aos quais estão subordinados; II conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas dos órgãos aos quais estão subordinados; III manter o controle dos arquivos correntes dos órgãos e seus
respectivos acervos; IV atender e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia; V participar do processo de avaliação de documentos, procedendo aos descartes necessários e transferindo a documentação de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das Atividadesmeio e fim, para a Divisão de Arquivo Geral; VI preencher o termo de eliminação dos documentos descartados, conforme formulário elaborado e padronizado pela Divisão de Arquivo Geral; VII preencher listagens dos documentos a serem transferidos e/ou recolhidos conforme formulário elaborado e padronizado pela Divisão de Arquivo Geral; VIII orientar e coordenar a execução de diretrizes e normas emanadas da Divisão de Arquivo Geral; IX zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiverem sob sua custódia; X exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho dos Arquivos Setoriais. CAPÍTULO VII Das Disposições Gerais Art. 14 À Coordenação de Gestão de Documentos e Informação da UFRRJ procurará desenvolver serviços públicos, participando de programas de interesse social, convênios e oferecendo consultoria arquivística, manter atualizadas informações sobre a legislação que rege o desenvolvimento das atividades técnico- administrativas das divisões e dos protocolos setoriais da Universidade. Art.15 Os casos omissos serão regulados pelo Regimento Geral, a legislação desta Universidade e o Conselho Universitário. Art. 16 Este Regimento entra em vigor na data de sua aprovação. Art. 17 Revogam-se as disposições em contrário.