MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL SECRETARIA-GERAL
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- Maria Vitória Gorjão Paranhos
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1 MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL SECRETARIA-GERAL INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 3, DE 30 DE DEZEMBRO DE Estabelece normas e procedimentos para o arquivamento de processos e documentos administrativos. 1 - FINALIDADE Estabelece normas e procedimentos para o arquivamento de processos e documentos administrativos. 2 - ÂMBITO DE APLICAÇÃO Ministério Público Federal. 3 - CONCEITOS BÁSICOS 3.1- ARQUIVAMENTO Ato de organizar, registrar e guardar, em local apropriado, documentos administrativos produzidos e acumulados no decurso das atividades de modo a conservar e preservar informações ARQUIVO CORRENTE Espaço físico reservado para guarda de documentos administrativos que poderão sofrer alterações em seu número de volume e/ou estão sujeitos a consultas freqüentes ARQUIVO INTERMEDIÁRIO Espaço físico reservado para guarda de documentos administrativos que estão sujeitos a consultas eventuais ARQUIVO PERMANENTEICEDOC Espaço físico reservado para guarda de documentos administrativos históricos, em conseqüência do seu valor probatório e informativo ASSUNTO
2 O tema principal do conteúdo do documento CORRESPONDÊNCIAS/ EXPEDIENTE Toda espécie de comunicação escrita, com exceção dos processos administrativos autuados pelas Unidades do Ministério Público Federal DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: Processos Administrativos e demais.correspondências geradas para cumprimento e por exigência funcional e institucional INTERESSADO Pessoas físicas ou jurídicas titulares de direitos ou interesses individuais ou no exercício do direito de representação de que trata o documento PROCEDÊNCIA Órgão ou entidade que deu origem ao documento PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO "Sucessão itinerária e encadeada de atas administrativos tendendo todos a um resultado final e conclusivo" PROCESSO ADMINISTRATIVO "Toda e qualquer autuação efetivada pela Administração Pública no interesse e segurança da função administrativa." TRAMITAÇÃO Curso a ser seguido pelo documento administrativo, segundo as normas UNIDADE ADMINISTRATIVA: Setor que compõe a Secretaria Geral do MPF e o órgão correspondente nas Procuradorias Regionais, Procuradorias da República nos Estados, no Distrito Federal e em Municípios; FIM: Órgão Superior que compõe a estrutura organizacional do MPF; a PFDC e os Gabinetes de Membros do MPF UNIDADE PROTOCOLIZADORA Órgão devidamente credenciado responsável pelo recebimento, autuação, distribuição, controle e arquivamento de Processos Administrativos. 1 MELO, Antônio Bandeira de - Curso de Direito Administrativo, 10ª ed., Malheiros Editores, p GASPARINI, Diogenes - Direito Administrativo, 4ª ed., Editora Saraiva, 1995, p. 558.
3 3.15- SUBUNIDADE PROTOCOLIZADORA Órgão/setor ligado à Unidade Protocolizadora responsável pelo recebimento, autuação, distribuição, controle e arquivamento de Processos Administrativos TABELA DE TEMPORALIDADE Tabela que determina, por grupo de assuntos, os prazos de retenção nos arquivos dos documentos e processos administrativos. 4.NORMAS Serão de responsabilidade das Unidades Protocolizadoras (UPs) e Subunidades Protocolizadoras (SUPs) a organização, o planejamento, a guarda e o controle dos respectivos Arquivos Os documentos administrativos serão classificados, de acordo com a freqüência de consulta, em: a) CORRENTES: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes; b) INTERMEDIÁRIOS: aqueles que, não sendo de uso corrente, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente; c) PERMANENTES: são os de valores históricos, probatórios e/ou informativos que devàm ser definitivamente preservados Os documentos administrativos serão encaminhados para guarda no Arquivo CORRENTE, INTERMEDIÁRIO OU PERMANENTE, conforme a sua classificação Os documentos administrativos para guarda eventual - aqueles de interesse passageiro de trato e efeito imediato, sem valor administrativo, jurídico ou histórico - não serão objeto de arquivamento nos arquivos gerais, ficando a critério da Unidade detentora a sua guarda, a qual não deverá ser superior a 01 (um) ano Os documentos administrativos em curso poderão ser arquivados dentro da Unidade detentora até a data limite fixada no campo "Arquivo Setorial - Arquivo Corrente" da Tabela de Temporalidade de Documentos, finda a qual deverão ser encaminhados para o Arquivo Geral Entenda-se por documentos administrativos em curso aqueles que aguardam providências com vista ao parecer final e posterior encaminhamento ao Arquivo Corrente Geral DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS - serão arquivados em caixas próprias fornecidas pelo setor de Almoxarifado.
4 Os documentos administrativos enviados para arquivamento deverão estar corretamente encaixotados e acompanhados do formulário "Relação de Documentos para Arquivamento" Anexo I -, devidamente preenchido; Não deverão ser enviadas para arquivamento caixas contendo documentos administrativos que não estejam de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos do Ministério Público Federal; Compete aos setores descritos no tem 4.1 a responsabilidade pela conferência do conteúdo de todas as caixas com o formulário "Relação de Documentos para Arquivamento" anexado à mesma, bem como verificar se estas estão de acordo com o item 4.6.1; Os documentos administrativos só poderão ser retirados dos Arquivos para consultas ou cópias mediante pedido realizado através do formulário "Solicitação de Desarquivamento" Anexo II PROCESSO ADMINISTRATIVO- a guarda, em definitivo, de processo só poderá ser executada pelos setores descritos no item Somente poderão ser encaminhados para os Arquivos Gerais os processos que estiverem, de fato, solucionados; No processo deverá constar, obrigatoriamente, despacho para arquivamento assinado sempre pelas respectivas chefias do setor solicitante do arquivamento, que responderão pelos danos decorrentes de seu arquivamento indevido; O processo não poderá, em hipótese alguma, ser arquivado, requisitado ou desarquivado pelo interessado As Unidades farão a tramitação dos processos administrativos para arquivamento através de formulário de tramitação de processo e far-se-á sob o estrito controle e conhecimento das respectivas Unidades e Subunidades Protocolizadoras. a) O formulário de que trata o item anterior deverá ser entregue, obrigatoriamente, às respectivas UPs e SUPs, diariamente, até 30 (trinta) minutos antes do término do expediente do órgão; b) A Unidade, ou Subunidade Protocolizadora, fará ocorrências das irregularidades verificadas na tramitação de processos, comunicando-as ao titular da Unidade de Tramitação para as devidas correções As informações sobre o arquivamento dos processos serão fornecidas pelos setores descritos no item 4.1, no respectivo horário de funcionamento do Órgão.
5 4.8 - TRANSFERÊNCIA passagem dos documentos do Arquivo Corrente para o Intermediário - e RECOLHIMENTO operação obrigatória de passagem dos documentos do Arquivo Intermediário para o Arquivo Permanente ou Centro de Documentação - CEDOC serão realizados através de Termo de Transferência (Anexo III) e de Termo de Recolhimento (Anexo IV), respectivamente, após cumpridos os prazos de guarda descritos na Tabela de Temporalidade de Documentos Os documentos para guarda temporária ou permanente poderão ser microfilmados e/ou digitalizados com o objetivo de maior garantia de preservação, maior agilidade e facilidade na recuperação das informações. destinação: Os documentos microfilmados e/ou digitalizados deverão seguir a seguinte a) - Documentos de valor histórico: Recolhimento ao Centro de Documentação Histórica do Ministério Público Federal Centro de Documentação - CEDOC; b) - Documentos de valor probatório e informativo destituídos de valor histórico: incineração, destruição mecânica ou outro processo adequado que assegure a sua desintegração A eliminação de que trata a alínea "b" do subitem anterior deverá ocorrer mediante termo elaborado especificamente para esta finalidade, de acordo com o disposto na Resolução do Conselho Nacional de Arquivos n 07, de 20 de maio de 1997, publicada no DOU de 23 subsequente Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados de acordo com a legislação específica em vigor Os microfilmes e as encadernações ongmanos de documentos arquivados serão transferidos/recolhidos aos respectivos arquivos gerais. 5 - DA VIGÊNCIA Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições em contrário Compete às Unidades Regionais, Estaduais e Municipais do Ministério Público Federal adequarem seus procedimentos ao estabelecido nesta Instrução Normativa. INÁCIO JOSÉ BARREIRA DANZIATO Publicada no BSMPF, Brasília, DF, ano 16, n. 24, p. 39, 2. quinzena dez
6 ANEXO I
7 ANEXO II
8 ANEXO III
9 ANEXO IV
SECRETARIA GERAL GABINETE DO SECRETÁRIO-GERAL
República. AUTORIZO o gozo de Licença Prêmio por Tempo de Serviço, no período de 13 de outubro a 13 de novembro de 1999, relativa ao qüinqüênio de 07 de dezembro de 1993 a 10 de dezembro de 1998, com fundamento
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