REGULAMENTO DA CENTRAL DE EVENTOS

Transcrição

1 Ministério da Educação Centro Federal de Educação Tecnológica do Paraná Diretoria da Unidade Curitiba REGULAMENTO DA CENTRAL DE EVENTOS CAPÍTULO I DO PROGRAMA CENTRAL DE EVENTOS, SUAS ATRIBUIÇÕES E ABRANGÊNCIA Artigo 1º - O Programa Central de Eventos da Unidade Curitiba do Centro Federal de Educação Tecnológica do Paraná, doravante denominado Central de Eventos, é vinculado ao Gabinete da Unidade Curitiba instituído pela O.S. nº 01/2005 do Diretor da Unidade e reger-se-á pelas normas e procedimentos contidos neste Regulamento. Artigo 2º - A Central de Eventos tem por finalidade potencializar, centralizar e difundir informações, coordenar, padronizar procedimentos e manter registro de todos os eventos realizados na Unidade Curitiba. Artigo 3º - As ações da Central de Eventos abrangem todos os eventos internos e externos destinados à divulgação da produção científica, tecnológica, acadêmica, artística, cultural, esportiva e social da Instituição, realizados pelos diversos setores da Unidade Curitiba, bem como, pelas entidades nela instaladas e comunidade em geral. CAPÍTULO II DA ORGANIZAÇÃO DA CENTRAL DE EVENTOS Artigo 4º - A Central de Eventos contará, para efeitos operacionais, com a seguinte organização interna: I Coordenação-geral; II Assessoria de comunicação, divulgação e marketing; Página 1 de 5 Regulamento Central de Eventos DIRCT 04/02/05

2 III - Assessoria de apoio. Parágrafo único A coordenação-geral será exercida pela chefia do DEACO e os assessores da Central de Eventos serão designados por portaria do Diretor da Unidade de Curitiba. CAPÍTULO III DAS ATRIBUIÇÕES DA COORDENAÇÃO-GERAL Artigo 5º Ao Coordenador-geral da Central de Eventos compete: a) Organizar e administrar a agenda de datas dos eventos na Unidade Curitiba; b) Definir em conjunto com o Coordenador Específico designado para o evento os recursos físicos e humanos para a realização de eventos e orientá-lo quanto aos procedimentos a serem adotados; c) Promover a avaliação final do evento. CAPÍTULO IV DAS ATRIBUIÇÕES DA ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO, DIVULGAÇÃO E MARKETING Artigo 6º Ao Assessor de Comunicação, divulgação e marketing compete: a) Divulgar e atualizar, nos diversos meios, os dados dos eventos para as comunidades interna e externa; b) Orientar e acompanhar o coordenador específico designado para cada evento quanto aos procedimentos para elaboração do material de divulgação; c) Elaborar e coordenar o cerimonial do evento; d) Orientar e acompanhar as ações de marketing vinculadas aos eventos. Página 2 de 5 Regulamento Central de Eventos DIRCT 04/02/05

3 CAPÍTULO V DAS ATRIBUIÇÕES DA ASSESSORIA DE APOIO Artigo 7º Ao Assessor de Apoio compete: a) Gerenciar o apoio logístico para o evento conforme manual de procedimentos internos da Central de Eventos; b) Orientar o coordenador específico designado para cada evento quanto às ações necessárias para a sua realização; c) Supervisionar a entrada e a saída de equipamentos de terceiros. CAPÍTULO VI DO COORDENADOR ESPECÍFICO DESIGNADO PARA O EVENTO E SUAS ATRIBUIÇÕES Artigo 8º - O Coordenador Específico do evento é o servidor designado pelo setor promotor do mesmo como responsável pelos procedimentos necessários para a sua realização. Artigo 9º - Ao Coordenador Específico designado para o evento compete: a) Dar cumprimento a todas as normas estabelecidas pela Ordem de Serviço que trata do funcionamento da Central de Eventos; b) Obter a aprovação do evento junto aos setores competentes; c) Providenciar a emissão de portarias junto à direção da Unidade Curitiba, quando se fizer necessário; d) Acompanhar e se responsabilizar por todos os procedimentos para a realização do evento; e) Zelar pelo local de realização do evento, bem como pelos equipamentos nele instalados, observando as normas de utilização de cada espaço da Unidade Curitiba; f) Elaborar o relatório final de atividades e a prestação de contas, no prazo máximo de 10(dez) dias úteis a contar da data do término do evento. Página 3 de 5 Regulamento Central de Eventos DIRCT 04/02/05

4 CAPITULO VII DA ORGANIZAÇÃO E DO FUNCIONAMENTO DOS EVENTOS Artigo 10 - O agendamento do(s) espaço(s) físico(s) deverá ser feito junto a Central de Eventos, por meio de solicitação por escrito via formulário próprio. 1º Em caso de cancelamento, adiamento ou mudança de horário do evento a Central de Eventos deverá ser comunicada por escrito com antecedência mínima de 48 horas. 2º A Central de Eventos cancelará o agendamento dos espaços físicos caso não receba o formulário de Projeto de Evento, devidamente preenchido e assinado, com, no mínimo, 48 horas de antecedência. Artigo 11 - O Coordenador Específico deverá agendar o evento com a Central de Eventos, no mínimo, com 5 (cinco) dias úteis de antecedência da data de seu início. Parágrafo Único: A antecedência do agendamento do evento definirá a amplitude e a profundidade das ações sob responsabilidade do Coordenador Específico e da Central de Eventos. Artigo 12 - Todas as ações em busca de patrocínio deverão ser orientadas pela Gerência de Relações Empresariais e Comunitárias, no sentido de maximizar as possibilidades de apoio institucional. Artigo 13 - Todos os eventos deverão seguir o Manual de Procedimentos da Central de Eventos. CAPÍTULO VIII DOS ESPAÇOS, DAS RESERVAS E DAS NORMAS PARA SUA UTILIZAÇÃO Artigo 14 - Os espaços destinados à realização de eventos na Unidade Curitiba são todos os ambientes que tenham capacidade para acomodar com conforto e segurança os eventos atendendo às suas características. Página 4 de 5 Regulamento Central de Eventos DIRCT 04/02/05

5 Artigo 15 - Caberá à Central de Eventos: a) Definir os locais para fixação de cartazes, faixas e banners e autorizar sua colocação; b) Autorizar a instalação de equipamentos de som, iluminação, vídeo e outros, além dos existentes. Artigo 16 - Nos ambientes internos não será permitido: a) A fixação de cartazes, faixas e banners nas paredes e nos vidros de portas e janelas; b) O consumo de bebidas e comidas em geral. CAPÍTULO IX DISPOSIÇÕES GERAIS Artigo 17 - Para os eventos promovidos pela Unidade Curitiba, realizados de segunda a sexta-feira no horário de expediente dos setores envolvidos, não haverá cobrança pelos serviços prestados. Aos sábados, domingos e feriados haverá a cobrança de custos. Artigo 18 - O presente regulamento interno poderá ser alterado por proposta da Coordenação Geral da Central de Eventos, mediante aprovação da direção da Unidade Curitiba. Artigo 19 - Os casos e situações omissas neste Regulamento Interno serão decididos pela Coordenação Geral da Central de Eventos juntamente com o diretor da Unidade Curitiba e respectivos Gerentes. Artigo 20 Este regulamento interno entra em vigor na data de sua homologação por meio de Ordem de Serviço específica. Artigo 21 - Revogam-se as disposições em contrário. Paulo Osmar Dias Barbosa Diretor da Unidade Curitiba do CEFET-PR Página 5 de 5 Regulamento Central de Eventos DIRCT 04/02/05