A PREFEITA DO MUNICÍPIO DE CONTAGEM

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1 DECRETO nº 1098, de 12 de fevereiro de 2009 Dispõe sobre alocação, denominação e atribuições dos órgãos que compõem a estrutura organizacional do Gabinete da Prefeita e dá outras providências. A PREFEITA DO MUNICÍPIO DE CONTAGEM, no uso de suas atribuições legais, nos termos do art. 92, inciso VII, da Lei Orgânica do Município de Contagem e considerando o disposto na Lei Complementar nº 060, de 14 de janeiro de 2009; DECRETA: TÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES Art. 1º O Gabinete da Prefeita tem a seguinte estrutura organizacional: 1º Secretaria Executiva; 2º Coordenadoria Administrativa; I - Gerência de Apoio aos Serviços Administrativos; II Gerência de Organização e Controle Administrativo; 3º Coordenadoria dos Serviços de Secretaria do Gabinete; I - Gerência de Apoio à Representação; II - Gerência de Apoio ao Funcionamento do Gabinete; 4º Coordenadoria de Jornalismo; I - Gerência de Relações com a Imprensa; 5º Coordenadoria de Publicidade; I - Gerência de Produção Visual; 6º Coordenadoria de Relações Públicas e Cerimonial; I - Gerência de Relações Públicas; II - Gerência de Organização do Cerimonial. 1

2 TÍTULO II DAS ATRIBUIÇÕES DAS UNIDADES CAPÍTULO I DA SECRETARIA EXECUTIVA Art. 2º À Secretaria Executiva compete: I - prestar assistência ao Gabinete da Prefeita; II - executar as atividades de apoio administrativo necessárias ao desenvolvimento dos trabalhos; III - prestar o atendimento ao público interno e externo. CAPÍTULO II DA COORDENADORIA ADMINISTRATIVA Art. 3º À Coordenadoria Administrativa compete: I - planejar, dirigir e executar as atividades administrativas e financeiras no âmbito do Gabinete, segundo diretrizes fixadas pelos órgãos centrais de gestão financeira, orçamentária ; II - coordenar a elaboração da proposta de orçamento anual do Gabinete da Prefeita; III - realizar, orientar e avaliar a execução físico-financeira do orçamento anual e supervisionar os serviços administrativos; IV - promover a correta aplicação de recursos e determinar a apuração de irregularidades;controlar a movimentação de bens móveis e encaminhar denúncias de extravio de bens públicos municipais; V - promover a obtenção, tratamento e fornecimento de dados e informações estatísticas sobre recursos humanos, materiais, patrimoniais, contratos, instrumentos financeiros e orçamentários; coordenar o levantamento das necessidades e definir a programação de compras; VI - coordenar as atividades pertinentes aos recursos humanos Da Gerência de Apoio aos Serviços Administrativos Art. 4º À Gerência de Apoio aos Serviços Administrativos compete: I - prestar suporte administrativo às atividades do Gabinete; II - organizar e sistematizar os arquivos de documentos; III - arquivar expedientes relativos ao Gabinete; IV - manter registro dos atos expedidos pelo Gabinete; V - digitar ofícios, memorandos, circulares, correspondências e minutas de atos normativos; VI - receber enviar e controlar o fluxo de correspondências, ofícios, solicitações e memorandos; VII - controlar os serviços de suporte administrativo, telefonia e reprografia solicitados pelo Gabinete. VIII - solicitar e acompanhar a disponibilização de veículo observada agenda de compromissos do Gabinete; 2

3 IX - realizar o acompanhamento das publicações do Diário Oficial de Contagem; X - elaborar e submeter periodicamente à apreciação e análise superior relatórios gerenciais das atividades desenvolvidas; XI - exercer outras atividades correlatas. I Da Gerência de Organização e Controle Administrativo Art. 5º À Gerência de Organização e Controle Administrativo compete: I - providenciar o apoio logístico e operacional para o funcionamento do Gabinete da Prefeita; II - acompanhar a execução e o vencimento de contratos, convênios e outros ajustes, arquivando os respectivos instrumentos e demais documentos afins; III - controlar o patrimônio; IV - controlar as assinaturas de jornais e revistas; V - executar as providências necessarias para a realização de viagens do chefe do executivo municipal; VI- solicitar e acompanhar a concessão de pagamento de diárias; VII - elaborar e submeter periodicamente à apreciação e análise superior relatórios gerenciais das atividades desenvolvidas; VIII - exercer outras atividades correlatas. CAPÍTULO III DA COORDENADORIA DOS SERVIÇOS DE SECRETARIA DO GABINETE Art. 6º À Coordenadoria dos Serviços de Secretaria do Gabinete compete: I - coordenar as ações de representação e o relacionamento político e institucional do Governo nos níveis municipal, estadual e federal e com a sociedade; II - prestar atendimento ao público e a autoridades por delegação do Gabinete; III - coordenar a organização da agenda do Gabinete e a participação em eventos; IV - coordenar a recepção de autoridades e convidados brasileiros e estrangeiros no Gabinetes da Prefeita; V - encaminhar consultas e requerimentos às unidades competentes da Secretaria e articular o fornecimento de apoio técnico especializado, quando requerido; VI - coordenar as atividades de atendimento e informações ao público e a autoridades; VII - programar atividades institucionais e de representação da Prefeita; VIII - receber, orientar, controlar e redigir a correspondência Institucional do Gabinete da Prefeita; Da Gerência de Apoio à Representação Art. 7º À Gerência de Apoio à Representação compete: 3

4 I - organizar e manter o Mailing, ou seja, banco de dados onde se armazenam dados de contatos, por tipo de publico; II - organizar a agenda e a participação em eventos III - atuar, proativamente, junto aos órgãos da Administração Municipal no sentido de harmonizar suas ações de forma a permitir a geração de informações que propiciem uma participação eficaz do chefe do executivo municipal; IV - Disponibilizar informações conforme solicitação do Gabinete V - exercer outras atividades correlatas. I Da Gerência de Apoio ao Funcionamento do Gabinete Art. 8º À Gerência de Apoio ao Funcionamento do Gabinete compete: I - orientar e informar sobre a tramitação de documentos e processos; II - gerenciar o sistema de arquivo de documentos oficiais. III - encaminhar providências solicitadas pelo Gabinete e acompanhar sua execução e seu atendimento; IV - preparar informações e elaborar minutas de atos e correspondências oficiais a serem submetidas às autoridades lotadas no Gabinete; V - providenciar o suporte imediato ao Gabinete na realização das atividades de protocolo, redação, digitação, revisão final e arquivamento de documentos; CAPÍTULO IV DA COORDENADORIA DE JORNALISMO Art. 9º À Coordenadoria de Jornalismo compete: I - fazer a cobertura diária, jornalística e fotográfica das atividades e compromissos externos do Chefe do Poder Executivo, visando a divulgação interna e externa; II - produzir, regularmente, material de divulgação das atividades da Administração Pública do Município para as diversas mídias; III - acompanhar as notícias relacionadas ao Município, visando subsidiar ações de comunicação que possam divulgar a posição da Administração Pública do Município de Contagem; IV - assessorar e acompanhar a cobertura jornalística sobre o Município; V - gerenciar os serviços de fotografia, vídeo e rádio. Gerência de Relações com a Imprensa Art. 10 À Gerência de Relações com a Imprensa compete: I - apoiar os órgãos de imprensa na cobertura jornalística sobre o Município; II - apresentar à mídia sugestões de pautas e entrevistas de agentes do Governo sobre as ações importantes da Administração Pública do Município; 4

5 III - acompanhar e atender à imprensa nas demandas de informação sobre as ações e políticas da Administração Pública do Município; IV - desenvolver e implantar atividades de comunicação social destinadas a orientar a cobertura da imprensa e a subsidiar os jornalistas com informações sobre as atividades realizadas pela Administração Pública do Município; V - produzir textos e editar material de informação destinados aos veículos de comunicação da mídia. CAPÍTULO V DA COORDENADORIA DE PUBLICIDADE Art. 11 À Coordenadoria de Publicidade compete: I - propor, coordenar e desenvolver campanhas institucionais, de divulgação e publicitárias; II - aprimorar a comunicação com a cidade, de forma a dar visibilidade a todas as ações realizadas pelos órgãos públicos, fortalecendo a imagem da Administração Pública do Município de Contagem como gestora de políticas coerentes com as expectativas da população; III - gerenciar e intermediar os contatos com as agências de publicidade, acompanhando todas as fases do desenvolvimento das campanhas institucionais e publicitárias da Administração Pública do Município; IV - controlar todos os investimentos em publicidade, conferindo todas as estimativas de custos e autorizações de mídias emitidas pela agência de publicidade; V - atender, analisar e encaminhar todas as propostas e solicitações de mídia efetuadas pelos veículos de comunicação ou empresas promotoras de eventos; VI - promover a integração com os diversos setores da Administração Pública do Município através de ações de comunicação; VII - coordenar e acompanhar eventos promovidos pela Administração Pública do Município, buscando fortalecer sua imagem e unidade; VIII - coordenar, analisar e planejar a publicação de atos normativos, legislativos e outros no Diário Oficial de Contagem; Da Gerência de Produção Visual Art. 12 À Gerência de Produção Visual compete: I - zelar pela correta utilização da marca institucional da Administração Pública do Município; II - criar, adequar e aprovar todas as peças gráficas produzidas internamente, destinadas à divulgação das ações de todos os órgãos que compõem a Administração Pública do Município; III - gerenciar o processo eletrônico de produção de peças gráficas; IV - acompanhar todo o processo de produção e de impressão das peças institucionais, de divulgação e publicitárias; V - receber e protocolar todos os arquivos enviados pelos órgãos da Administração Pública Direta, autárquica e fundacional para publicação; VI - formatar, revisar, diagramar e editar as matérias recebidas para publicação no Diário Oficial de Contagem; 5

6 VII - fiscalizar a produção e divulgação, em qualquer meio, de material que veicule a marca institucional da Administração Pública do Município; CAPÍTULO VI DA COORDENADORIA DE RELAÇÕES PÚBLICAS E CERIMONIAL Art. 13 À Coordenadoria de Relações Públicas e Cerimonial compete: I - coordenar as ações de representação e o relacionamento político e institucional do Governo com as diversar instâncias públicas, organizações sociais e privadas e com a sociedade; II - planejar e executar a comunicação da Prefeitura e seu relacionamento com os mais diversos públicos; III - desenvolver estratégia, políticas e programas de Relações Públicas; IV - promover maior integração da Prefeitura junto a comunidade; V - coordenar o cerimonial do Gabinete, as solenidades internas e externas, observando os princípios e diretrizes da política de comunicação da Prefeitura; VI - informar e orientar a opinião pública sobre os objetivos elevados do governo; VII - assessorar o governo na solução de problemas institucionais que influem na sua posição perante a opinião pública; VIII - acompanhar as entrevistas individuais e/ou coletivas com a imprensa ou outros grupos; IX - desenvolver outras atividades afetas à sua área de atuação Da Gerência de Relações Públicas Art. 14 À Gerência de Relações Públicas compete: I - organizar, acompanhar e assessorar a comunicação e o relacionamento do governo com os mais diversos públicos; II - apoiar o desenvolvimento de projetos específicos que busquem a interlocução da Prefeitura com os diversos segmentos formadores de opinião da cidade (publicações especiais, contatos, etc); III - apoiar o atendimento de estudantes, escolas e público em geral, em pesquisas e trabalhos escolares, oferecendo informações sobre a Prefeitura e a cidade de Belo Horizonte; IV - apoiar a recepção de autoridades e convidados brasileiros e estrangeiros nos Gabinetes do Prefeito e Vice- Prefeito; V - exercer outras atividades correlatas. I Da Gerência de Organização do Cerimonial Art. 15 À Gerência de Organização do Cerimonial compete: I - organização das cerimônias oficiais; II - enviar ou distribuir convites; III - organizar a locução nos eventos; providenciar reservas e agendamento para uso do espações públicos ou privados; 6

7 IV - executar e providenciar todas as atividades necessários para a realização dos eventos; V - apoiar a coordenação do cerimonial em atividades promovidas ou de representação da Prefeitura, observando os princípios e diretrizes da política de comunicação; VI - organizar as atividades promovidas ou de representação da Prefeitura observando os princípios e diretrizes de sua política de comunicação; VII - elaborar e submeter periodicamente à apreciação e análise superior relatórios gerenciais das atividades desenvolvidas; VIII - exercer outras atividades correlatas. TÍTULO III DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 16 A Secretaria-Executiva será dirigida pelo Secretário-Executivo; as Coordenadorias por seus respectivos Coordenadores; as Gerências por seus respectivos Gerentes, cujos cargos serão providos na forma da legislação vigente. Art. 17 As competências previstas neste Decreto para cada órgão consideram-se atribuições e responsabilidade dos respectivos titulares dos cargos. Art. 18 Cada coordenadoria e gerência de que trata este Decreto poderão atuar em projetos especiais que lhes forem atribuídos, desde que pertinentes ao seu campo específico de competência. Art. 19 Fica a Secretaria Municipal de Administração incumbida da adoção das providências administrativas necessárias às nomeações para preenchimento da titularidade dos cargos correspondentes aos órgãos referidos neste Decreto. Art. 20 O Organograma do Gabinete da Prefeita é o constante do Anexo I deste Decreto. Art. 21 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. Art. 22 Revoga-se o Decreto nº 326, de 26 de março de Palácio do Registro, em Contagem, 12 de fevereiro de MARÍLIA APARECIDA CAMPOS Prefeita de Contagem 7