5. Gestão e planeamento de um projecto 1
2 Gestão e planeamento de um projecto A gestão de um projecto reúne um conjunto de actividades relacionadas, como a gestão de recursos a vários níveis e o controlo de prazos de execução de várias tarefas, para se atingir os objectivos num determinado prazo, com um certo custo e com a qualidade pretendida
3 Gestão e planeamento de um projecto De acordo com o que foi referido, os critérios que servem de base à gestão de um projecto são qualidade, custo e tempo, representados através do Triângulo da Gestão de Projectos (figura 1.24) Estes três critérios estão relacionados de forma que a variação de um deles implica variações nos outros
4 Gestão e planeamento de um projecto A etapa de planeamento assume importância relevante neste contexto pois descreve e enumera as acções a tomar, assim como define a sequência em que devem ser executadas Como métodos de planeamento de projectos podem ser utilizador o Pert, o Gantt e o CPM Estes métodos têm em consideração os tempos de execução das partes que constituem o projecto
5.1. Análise de custos e benefícios 5
6 Análise de custos e benefícios A implementação de um novo sistema ou a alteração de um existente não é uma questão de moda ou de procura dos melhores e/ou mais avançados meios tecnológicos É, antes de mais, a tentativa de resolução de um problema bem definido ou a procura de optimização de recursos e métodos Assim, a análise comparativa de custos e benefícios é um passo fundamental que permite saber a exequibilidade de todo o projecto De facto, não é de todo admissível que para optimizar se aumentem os custos, já que isso é um grande contra-senso
7 Análise de custos e benefícios Dito isto, assim desta maneira, pareceria, à primeira vista, que todo e qualquer projecto de renovação que originasse elevados custos directos e tangíveis ficaria logo à partida comprometido Contudo, é aqui que uma análise cuidada entre os custos e benefícios se revela como uma ferramenta fundamental que poderá ajudar o decisor a avançar ou não com o projecto
8 Análise de custos e benefícios Por custo directo entende-se aquele que é possível imputar directamente ao sistema Por custo tangível entende-se aquele que é possível mesurar em termos monetários Por benefício entende-se todas as poupanças e melhorias introduzidas ao sistema Convém realçar que os benefícios podem ser tangíveis ou intangíveis, isto é, aqueles que podem ser mesurados em termos económicos e aqueles a que não se pode atribuir um valor Exemplo do primeiro poderá ser a redução de perdas por falta de controlo do projecto, exemplo de segundo poderá ser a satisfação acrescida dos utilizadores e do sistema
9 Análise de custos e benefícios É fácil de compreender que cabem aqui, nesta análise, os custos originados pelo desenvolvimento e implementação do sistema, como, por exemplo, a aquisição, operação e manutenção de equipamento Daqui se pode concluir que a análise de custos se deverá repercutir pelo tempo de vida estimado para o sistema a desenvolver Parece que será de mais fácil compreensão todo este conceito através de um exemplo (quadro 16), aqui propositadamente simplificado
Análise de custos e benefícios Imaginemos uma empresa que pretende informatizar o controlo do seu stock devido à falta de mão-deobra necessária ao seu eficiente processamento, através da implementação de um sistema cujo ciclo de vida previsto será de 5 anos ou contratar um novo funcionário Naturalmente, teremos de entrar, para além dos custos de desenvolvimento e implementação, com os custos decorrentes da própria análise Também convém prever a variação dos custos de manutenção devido quer, como é natural, ao aumento dos contractos de manutenção, quer à própria inflação 10
Análise de custos e benefícios Quadro 16 Custos Análise Equipamento Implementação Manutenção 6000 7000 5000 1000 Benefícios Total Poupança em mão-de-obra Poupança p/ acuidade de stock Maior rapidez de fornecimento Melhor ambiente de trabalho Melhor controlo sobre as encomendas a fazer 19000 10500 2000 * * * Total * Benefícios intangíveis 12500 11
12 Análise de custos e benefícios Mediante este cálculo é possível projectar os custos e benefícios a cinco anos (quadro 17) Quadro 17 Ano Custo Benefício Saldo 1 19000 12500-6500 2 1500 12500 4500 3 2000 12500 15000 4 3000 12500 24500 5 3500 12500 33500
13 Análise de custos e benefícios Perante estes mapas podemos ver que o sistema se paga em menos de 24 meses, porque o saldo no segundo ano tornou-se positivo, o que é considerado, em termos financeiros, como sendo bastante bom Agora, suponhamos que o sistema teria um custo inicial superior a 52000, é óbvio que a solução não passaria pela automatização, mas sim pela contratação de um novo empregado Posto isto, a necessidade deste tipo de análise tornase evidente
5.2. Redes PERT 14
15 Redes PERT As redes PERT (Program Evaluation and Review Technique Técnica de acompanhamento e revisão de um programa) foram desenvolvidas pela Marinha do Estados Unidos em conjunto com a empresa de consultadoria Booze, Allen and Hamilton, com o intuito de gerir o desenvolvimento dos mísseis Polaris As redes PERT permite a integração de centenas de actividades industriais e científicas e simultaneamente determinar o progresso do projecto
16 Redes PERT A melhor maneira de gerir um projecto é dividi-lo em tarefas mais pequenas, que dependem umas das outras Assim, é fácil perder o contacto com o projecto enquanto se gere uma destas tarefas e muitas das vezes a dependência entre elas não é evidente, mesmo daquelas cuja finalização é crítica para o arranque de outras tarefas
17 Redes PERT Qualquer gestor de projecto deve perseguir os seus objectivos: Indicando quais as tarefas individuais e o tempo que cada uma necessita para ser finalizada Indicando a dependência entre as tarefas Indicando qual a sua sequência Prevendo aquelas que podem trazer problemas ou atrasos Monitorizando o progresso do projecto
18 Redes PERT É aqui que uma rede PERT, técnica baseada na teoria dos grafos, demonstra a sua utilidade uma vez que permite conjugar toda esta informação As redes PERT baseiam-se em dois elementos: actividades e acontecimentos
19 Redes PERT Uma actividade representa uma parte do trabalho total necessário para a execução de um projecto e consome tempo e recursos Uma actividade é representada por uma seta, identificada por uma letra, e pelo respectivo tempo de duração (figura 1.25) As setas indicam, também, as precedências das actividades Um acontecimento ou evento é a origem ou o término de uma actividade, não consome tempo nem recursos Um evento é representado por um círculo e identificado normalmente por um número (figura 1.26)
Redes PERT Todos os projectos são finitos, assim as redes PERT têm um e um só evento de início e um e um só evento de fim Na figura 1.27 temos sete acontecimentos (1 a 7) ligados por sete actividades (A a G) Também podemos verificar que o acontecimento 6 está dependente da conclusão dos acontecimentos 3 e 5 Fig. 1.27. Representação de um rede PERT 20
21 Redes PERT A representação gráfica de uma rede de paneamento PERT (figura 1.27) pode resultar da informação existente numa tabela semelhante à do quadro 18 Na tabela, cada actividade tem associada a sua duração e as actividades que precisam de estar concluídas, actividades precedentes, para lhe dar início
5.3. Mapas de Gantt 22
23 Mapas de Gantt Os mapas de Gantt ou gráficos de barras, desenvolvidos por Henry Gantt, permitem, de forma simples e evidente, visualizar a distribuição das actividades no tempo, embora apenas se possam aplicar a pequenos projectos, uma vez que se tornariam desmesuradamente grandes São construídos indiciando as tarefas de cima para baixo e as unidades de tempo da esquerda para a direita Uma barra de duração equivalente ao tempo necessário para a execução de cada uma das tarefas é depois desenhada neste sistema de coordenadas; o início da barra indica o tempo de início da tarefa
24 Mapas de Gantt A ausência da barra relativamente às unidades de tempo significa ausência de actividades Pode-se acrescentar, de maneira a facilitar a visualização das possíveis folgas que as actividades possuem, uma barra de outra cor A figura 1.33 mostra o mapa de Gantt resultante dos dados apresentados no quadro 21 Os mapas de Gantt podem ser obtidos a partir da utilização do Microsoft Office Project
Mapas de Gantt 25