TOMADA DE DECISÃO E EXECUÇÃO

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1 Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 1999/2000 Cap. 8. Tomada de Decisão e Execução 1 CAPÍTULO 8 TOMADA DE DECISÃO E EXECUÇÃO 8.1. Introdução Fases preparatórias planificação execução adopção de decisões (passa a ser a acção principal da gestão do projecto) Dificuldades da tomada de decisão levam a: atrasos, os processos e os trâmites demoram mais tempo. subterfúgios, desculpas (falta de vontade) dos responsáveis decisões mal tomadas falta de firmeza e estabilidade para acção constante e firme. Dificuldades específicas dos projectos (actividades descont.): decisões não habituais, invulgares, únicas não há em geral normas ou instruções precisas não se "assentou jurisprudência" sobre o caso o projecto está sujeito a muitos imprevistos e é sempre inovador é necessário exploração de novos caminhos, improvisação de respostas originais na ausência de precedentes que sirvam de referência tomar decisões com rapidez, evitando paragens do projecto (as pausas são muito prejudiciais). tomar decisões permanentemente.

2 Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 1999/2000 Cap. 8. Tomada de Decisão e Execução 2 As decisões devem reunir três condições fundamentais: Oportunidade Pertinência DECISÃO Qualidade Pertinência: devem referir-se especificamente aos objectivos do projecto e orientadas para remover os obstáculos que possam impedir o seu progresso normal. Oportunidade: tomadas no momento próprio, sem precipitações nem atrasos. Qualidade: suficientemente analisadas, considerando todos os factores e influências possíveis, limitando ao máximo as possibilidades de erro. Decisão Qualidade da decisão (uso de técnicas racionalizadoras na tomada de decisão, SAD ) Acto de vontade (esforço pessoal para ultrapassar dúvidas e assumir riscos)

3 Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 1999/2000 Cap. 8. Tomada de Decisão e Execução A árvore de decisão: apoio à decisão em condições de risco. como avaliar comparativamente soluções distintas representação gráfica de todas as opções existentes importante sobretudo na gestão de risco Tomada de decisão em condições de risco (atribuem-se probabilidades a todos os estados da natureza possíveis). "Risk management, in the project contect, is the art and science of identifying, analysing, and responding to risk factors troughout the life of a project and in the best interest of its objectives. " (PMBOK- Project Management Institute Body of Knowledge, citado em Kerzner, p. 871, Cap. 17- Risk Management). Exemplo 1: (adaptado de Kerzner, 873) Uma empresa pretende investir 50 milhões de unidades monetárias no desenvolvimento de um novo produto. Podem acontecer, em relação a esse produto, três coisas (states of nature): N 1 = uma grande procura, N 2 = uma procura média, N 3 = procura baixa. A companhia pode desenvolver o produto por três processos (três estratégias): A, B e C. Uma quarta estratégia, S 4, consiste em não desenvolver o produto, que aqui se supõe eliminada. Se N 1, N 2, N 3, tiverem a mesma probabilidade, os lucros esperados são os seguintes (em milhões de unidades monetárias):

4 Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 1999/2000 Cap. 8. Tomada de Decisão e Execução 4 Estados da natureza Estratégia N 1 N 2 N 3 A B C A decisão de escolha da estratégia será complicada ela depende do estado da natureza- a menos que uma dada estratégia produza sempre os melhores resultados para todos os estados da natureza (estratégia dominante) ; seria o caso se A (N 3 ) e C (N 3 ) comutassem. Mas no quadro não há estratégia dominante. Para ultrapassar a dificuldade tem que se atribuir probabilidades aos estados da natureza: Estados da natureza Estratégia N 1 Prob= N 2 Prob= N 3 Prob=0,50 A B C A melhor estratégia será agora aquela com o melhor valor esperado, que é igual à soma dos lucros multiplicados pelas suas probabilidades para cada estado da natureza. E(A) = (50)() + (40)() + (90)(0,50) = 67, 50 E(B) = 55 E(C) = 20 A escolha acertada será a estratégia A (se duas dessem o mesmo resultado a escolha seria arbitrária).

5 Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 1999/2000 Cap. 8. Tomada de Decisão e Execução 5 Se fossam atribuídas as probabilidades 0,6 (N 1 ), 0,2 (N 2 ), 0,2 (N 3 ), os valores esperados seriam E(A)= =56 E(B)= =42 E(C)= =66, e a estratégia acertada seria C. A atribuição das probabilidades aos estados da natureza determina a decisão final. A árvore de decisão é uma representação gráfica do problema. Os cálculos na árvore fazem-se da direita par a esquerda: o valor associado a cada círculo ou a cada losango é multiplicado pela probabilidade do arco correspondente que aí termina, obtendo-se o valor desse arco. nas encruzilhadas somam-se os valores obtidos para os arcos que delas saem, no ponto de decisão (rectângulo) escolhe-se o arco de maior valor até se chegar à decisão inicial. Para uma análise mais rigorosa de árvores de decisão, ver Marshall and Olivier, Cap. 4.

6 Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 1999/2000 Cap. 8. Tomada de Decisão e Execução 6 50 A 40 0,50 90 D 1 B 50 C 0, ,50-50 D i Nó de decisão Nó de sorte Nó terminal Exemplo 2 (Brand, 138)

7 Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 1999/2000 Cap. 8. Tomada de Decisão e Execução 7 Não há nenhuma teoria consensual sobre a tomada de decisão em condições de risco. Muitas vezes a decisão final depende da tolerância do gestor (decisor) do projecto, ou da organização, pelo risco. O gestor perante o risco Y Y Y $ $ $ evita o risco neutral gosta do risco Y: a utilidade (utility) ou satisfação que o gestor recebe dos resultados (payoff). X: quantidade de lucro em causa. A organização perante o risco Investimento

8 Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 1999/2000 Cap. 8. Tomada de Decisão e Execução 8 Para que o investimento se faça é necessário algum grau de certeza nos resultados, grau esse dependente do montante do investimento A decisão como acto de vontade Não bastam os estudos técnicos para se passar à acção. É previso um acto de vontade (do decisor). O risco, a incerteza, tendem a paralisar a vontade do decisor. "A tomada de decisão resulta, pois, de uma atitude mental, sendo indispensável aceitar que a decisão tem que se tomar quase sempre em condições de incerteza e portanto com uma aceitável dose de risco de um equívoco.... Compreender e assumir estas condições inerentes às decisões é um ponto de partida necessário que proporciona uma grande tranquilidade pois evita, àquele que decide, a tensão de julgar que está obrigado a tomar decisões correctas e infalíveis em todos os casos. " Só nunca se engana quem nunca toma decisões. O medo de tomar decisões erradas pode ser paralisante para muitas pessoas. Por isso é necessário criar um ambiente que estimule a tomada de decisão de admitir o direito de erro ("assegura-te de que cometeste um número razoável de erros").

9 Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 1999/2000 Cap. 8. Tomada de Decisão e Execução 9 A tomada de decisão e o imprevisto Perturbações Problema Análise de decisão (estudo prévio) Decisão Estrutura e meios do projecto Resultado obtido Imprevistos Uma decisão correcta não produz sempre bons resultados Uma decisão tecnicamente incorrecta pode revelar-se acertada <Estudo prévio> AND <intuição> AND <sorte> = bons resultados.

10 Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 1999/2000 Cap. 8. Tomada de Decisão e Execução 10 A ausência de decisão implica a adopção de uma decisão por omissão, muito mais inconveniente. O Gestor do projecto deve: conhecer as técnicas de decisão e usar as suas ferramentas dispor de autoridade para tomar decisões possuir de aptidões para tomar decisões capacidade de enfrentar os riscos de decisões. Bibliografia: Brand, J. P., Direcção e Gestão de Projectos, Cap. 9., Lidel, Kerzner, H., Project Management: A Systems Approach to Planning, Scgheduling and Control, 6th Edition, Harvard Business School, Project Management Manual, October Hillier e Lieberman, Introduction to Operations Research, McGraw Hill. Marshal, K.T. and R. O. Olivier, Decisin Making and Forecasting,McGraw Hill 1995.