ACESSUS Contabilidade Ltda. CRC RS 3.677 Rua Theodomiro Porto da Fonseca, 210 sala 02 Bairro Centro Estância Velha RS (Próximo à Prefeitura Municipal) Telefones: (51) 3561 1348 (51) 3551 1116 (51) 3551 1138 (51) 8407 4687 (51) 8406 4966 E-mail: acessus@acessus.com.br financeiro@acessus.com.br rosane@acessus.com.br ; hauana@acessus.com.br josiane@acessus.com.br ; jessica@acessus.com.br elio@acessus.com.br ; joel@acessus.com.br - Administração - Financeiro - Pessoal - Fiscal - Contabil Internet: Abrindo chamado na parte "Área Restrita", com seu login e senha, na página www.acessus.com.br Caso não recebeu o seu login e senha, favor entrar em contato com nosso escritório.
Documentos e procedimentos 1. Solicitação de serviços Os serviços devem ser solicitados através da página www.acessus.com.br, no link [ACESSO RESTRITO], digitando o login e a senha cadastrado. Não se lembrando da senha e login, favor enviar e-mail para financeiro@acessus.com.br, escrevendo no campo [ASSUNTO], Senha e o nome da empresa. Retornaremos o e-mail com o login e senha novos. Os serviços são separados por departamento. No momento do cadastro do serviço, o responsável do departamento receberá notificação e imediatamente o colocará no cronograma para execução. Os serviços de reprocessamento de informações (ex.recálculo de folha de pagamento devido aumento de salário para empregado) ou reemissão de documentos (ex.cálculo de guias para pagamento fora do vencimento/em atraso) também deverão ter suas solicitações anotadas no sistema WEB. Não possuindo acesso a internet, a solicitação será feita por fax e/ou telefone, onde o escritório registrará no sistema para controle interno. Os procedimentos apresentados nesse manual deverão ser obedecidos. Havendo dificuldade para o seu devido cumprimento, favor entrar em contato com o setor responsável a fim de adequarmos o procedimento. 2. Trânsito de documentos Toda a documentação, entrada e saída do escritório, deverá constar em protocolo, em duas vias, preferencialmente discriminativo. Trabalhamos com serviço de MOTOBOY. Por ocasião de firmado o contrato, foi estimado média de uso desse serviço para as remessas e envios de documentos possuem. Ultrapassando essa média, será cobrado valor adicional. Os documentos, em suas remessas, deverão estar organizados conforme estipulado nesse manual. 3. Prazos para os serviços Sabendo que todos os serviços são prioridade para você, cliente, trabalhamos com um cronograma organizacional para que as tarefas sejam executadas com a maior breviedade possível. À todo o serviço, será determinado prazo para execução. Esse prazo será determinado pelo escritório, dentro do cronograma de prioridades. 4. Organização documentos Departamento Pessoal A documentação relativa ao departamento pessoal deverá obedecer os seguintes critérios: ADMISSÃO Para admissão, considerando a necessidade de manutenção completa do cadastro do empregado, devem ser enviados os seguintes documentos e informações: CTPS Carteira de Trabalho e Previdência Social; Cópia de Carteira de Identidade; Cópia de comprovante de CPF/MF; Cópia de comprovante de endereço;
Cópia da carteira nacional de habilitação (para motoristas); Cópia da carteira de registro profissional (quando profissional legalmente habilitado); Cópia da certidão de nascimento dos filhos (se menores de 14 anos); Cópia da certidão de nascimento dos dependentes para fins de Imposto de Renda; Cópia da carteira de vacinação e do comprovante de matrícula, para fins de salário família; Valor do salário contratado e forma de pagamento; Função do empregado; Exame adminissional. As admissões serão efetuadas para a folha de pagamento do mês em que forem remetidas, se recebidas até o dia 23 (vinte e três) do mês. A partir dessa data, começam as rotinas de processamento da folha de pagamento, o que inviabilizará a inclusão de novos empregados sem o reprocessamento total da folha de pagamento. RESCISÃO CONTRATUAL Para a rescisão contratual, é necessário verificar os seguintes procedimentos: Dissídio sindical e sindicato: verificar prazos de pagamento do dissídio; Formas de contratação e rescisão: verificar prazos para comunicação (aviso prévio), bem como a forma de encerramento do trabalho (trabalhado ou indenizado) e os prazos para pagamento das verbas rescisórias; Agendamento com sindicato ou MTB (Ministério do Trabalho): verificação da necessidade de homologar a rescisão, como e onde homologar, bem como a documentação necessária exigida pelo ente homologador; Para referência (exemplo), lembrar que o prazo para pagamento de rescisões de aviso prévio indenizado é de 10 (dez) dias e término de contrato é o dia seguinte ao término. Os documentos necessários para a rescisão: CTPS; Exame demissional; Aviso prévio; Extrato do FGTS; Se menor, anuência dos pais/responsáveis. Os prazos para envio e solicitação das rescisões deverão obedecer os prazos determinados pela CLT, conforme procedimentos descritos nesse item. FÉRIAS Documentos necessários para encaminhamento de férias: CTPS; Períodos de gozo das férias. Aproveitamos e reiteramos das seguintes observações que se fazem necessárias: Não deixar acumular períodos de férias para não incorrer na dobra; Exigir exame de saúde de retorno de férias; FOLHA DE PAGAMENTO O processamento da folha de pagamento mensal inicia-se no dia 23 (vinte e três). Admissões, rescisões, concessão de férias, alterações de salários e funções deverão ser comunicadas até esse dia, para que seja processada dentro dos prazos legais e organizacionais.
Para o processamento da folha, deverão ser observados: Planilha de horas de trabalho, faltas e horas extras, deverão ser enviados até o dia 25 (vinte e cinco); Empresa que possui obras, deverá já no envio das horas de trabalho, identificar as obras laboradas por empregado; Possuindo obras, identificar e remeter: CEI da obra, contratantes e NF's emitidas correspondente aos serviços prestados; Sendo necessário elaborar disquete para crédito em conta de empregados, identificar os bancos para que possamos adequar o sistema de processamento; Alterações e correções da folha devem ser comunicadas em tempo hábil para ajuste nos relatórios, envelopes e demais obrigaçõe legais. No processamento da flha de pagamento serão enviados os documentos de arrecadação dos tributos e encargos incidentes, tais como GPS, SEFIP e DARF. ADIANTAMENTO QUINZENAL Para adiantamento quinzenal, observar: Dissídio sindical; Empregados admitidos e empregados afastados (férias, doença, em período rescisório): determinar inclusões e exclusões do adiantamento até o dia 10 (dez) de cada mês para o correto processamento. DOCUMENTAÇÃO Os documentos de departamento pessoal não deverão estar misturados com documentos fiscais e contábeis: GPS SEFIP's Envelopes de pagamento Documentos rescisórios Comprovantes sindicais RECLAMATÓRIA TRABALHISTA/ACIDENTE DE TRABALHO/NOTIFICAÇÕES Quando da efetivação de acordo ou sentença trabalhista, enviar cópia do documento para inclusão nos relatórios obrigatórios. Deve ser enviada a petição inicial e ata da audiência para o cálculo. Igual procedimento deverá ser adotado quando do recebimento de notificação ou da ocorrência de acidente de trabalho (CAT). Também deve ser notificado, tão logo da ocorrência, as movimentações de empregados em virtude de doença, benefícios, entre outros. 5. Organização documentos Departamento Fiscal A documentação fiscal deverá ser separada obedecendo o seguinte critério: Comprovantes de recolhimento tributário: separar por tipo de documento (DARF, Guias de ISSQN e Guias de ICMS) e separar dos demais documentos fiscais e contábeis; Notas fiscais deverão vir em ordem numérica (saídas) e/ou ordem de data (entradas); Movimento até 70 (setenta) notas fiscais mensais, deverão ser enviadas até o dia 5 (cinco) do mês subseqüente; Movimento acima de 70 (setenta) notas e abaixo de 150 (cento e cinqüenta) notas fiscais, deverão vir em duas partes: até o dia 20 (vinte) referente primeira quinzena
do mês e até o dia 5 (cinco) referente a segunda quinzena do mês; Movimentos acima de 150 (cento e cinqüenta) notas fiscais, enviar semanalmente, na segunda-feira, a documentação da semana anterior; Nos itens acima, considerar notas fiscais de entrada e saída, bem como reduções de ECF; Separar comprovante de pagamento de ICMS antecipado e adicional de alíquota, incluindo junto das demais guias enviadas para o devido aproveitamento de crédito; Enviar mensalmente, relatório das notas fiscais emitidas (quando por emissão eletrônica), até o dia 5 (cinco) para devida confrontação e conferência de processamento; Sempre que houver a compra/contratação de serviço ou mercadoria onde ocorra retenção de tributos (tais como INSS, ISSQN, IRFonte e Contribuições Sociais), enviar fax imediatamente para a emissão correta das guias. Separar os documentos fiscais de entradas (compras e contratações de serviços) dos documentos de saídas (vendas e prestações de serviços) Enviar relação das notas fiscais anuladas, apresentando o motivo. Importante: Quando recebido notas fiscais eletrônicas de fornecedores / prestadores de serviço, é necessário sua conferência de validade após sete dias contados da sua emissão. Esse procedimento decorre da possibilidade da NF e ser anulada até sete dias da emissão. Essa consulta é efetuada através do sítio http://www.sefaz.rs.gov.br/nfe/nfe- COM.aspx. Sugerimos aposição de carimbo identificando a data e nome do conferente. 6. Organização documentos Departamento Contábil A documentação contábil deverá vir destacada da documentação fiscal, onde constará: Extratos bancários, inclusive de aplicações financeiras; Documentos extra-caixa: cópias de cheques e comprovantes de pagamentos; Quando o documento pago for comprovante de impostos (exemplo), anexar cópia da guia paga; Livro caixa: se diário, com cópia da folha e documentos que atestam a movimentação; Inventário de estoque: é necessário a elaboração de estoque mensal; Contratos de financiamento e demais contratos contábeis (ex.:seguros): enviar cópia do documento para contabilização; Caso a empresa mantenha controle de estoque, livro caixa, contas a pagar e receber em arquivo eletrônico, verificar a possibilidade de envio do mesmo em meio magnético/digital. 7. Arquivo da documentação e trânsito da documentação O escritório remeterá, em devolução, a documentação conforme os prazos abaixo: Documentação contábil - Caixa, extra caixa, contas a pagar e contas a receber: após o processamento serão devolvidos para o devido arquivamento dentro dos prazos legais; - Livros contábeis: após o registro no órgão competente, serão devolvidos ao cliente. Documentação fiscal - Notas fiscais entrada, saída e serviços: após o processamento serão devolvidos para o devido arquivamento dentro dos prazos legais; - Livros fiscais: após o registro no órgão competente, serão devolvidos ao cliente; - Declarações e demais obrigações acessórias: após a entrega da última declaração do ano fiscal, serão devolvidas para o cliente para o seu arquivo.
Documentação de departamento fiscal - Relatórios da folha de pagamento: após a entrega da última declaração do ano fiscal, serão devolvidas para o cliente para o seu arquivo; - Guias de pagamento e declarações: após a entrega da última declaração do ano fiscal, serão devolvidas para o cliente para o seu arquivo; - Documentação dos funcionários: sempre deverão ser mantidas na empresa. Remessa, envio e recebimento de documentos Todo o trânsito de documentos entre cliente e escritório deverá estar acompanhado de protocolo em, no mínimo, duas vias, ficando, após o ciente do recebimento com a devida conferência e possíveis ressalvas, uma em poder do cliente e outra em poder do escritorio para devido arquivo. Será disponibilizado malote para os clientes que serão utilizados exclusivamente para envio e remessa de documentos entre escritório/cliente. 8. Contrato de serviço, faturamento e cobrança O contrato de prestação de serviços contábeis estará disponível para consulta on-line no item [ACESSO RESTRITO] da página da Acessus. Nesse item, estará discriminado os serviços contratados bem como itens por serviço; O faturamento é processado mensalmente, no dia 25 de cada mês. A cobrança é por sistema de cobrança bancária, onde é enviado, juntamente com a Nota Fiscal, o bloqueto para pagamento junto ao Banco do Brasil. Não recebendo o bloqueto, o mesmo poderá ser enviado por e-mail ou poderá ser retirada segunda via, diretamente no Banco do Brasil. Nos pagamentos fora do prazo, incidem 1% de juros ao mês e multa contratual de 2% sobre o valor.