O que é GED? Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão eletrônica de documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. (wikipedia.com)
Quais os Benefícios do GED? Economia na distribuição de documentos(boy, malote, sedex, espaço físico de armazenamento, etc) Melhoria no atendimento ao cliente
Quais os Benefícios do GED? Proteção contra catástrofes Acesso ágil aos documentos(local ou nuvem) Acesso simultâneo aos documentos
Como iniciar o processo? 1. Trabalho de mudança cultural de implantação do GED Definição de metas e objetivos Familiaridade com o ambiente Aderência à forma de trabalho Treinamento pessoal
Como iniciar o processo? 2. Definição de infraestrutura para implantação do GED Software (programa de gerenciamento e controle) Hardware (scanner, monitor, servidor)
Qual o Software adquirir? Verificar junto ao seu fornecedor de software, se existe alguma solução de GED que te atenda (possíveis integrações). Buscar no mercado outros softwares para conhecer soluções diferentes.
XML é um GED? XML da Nfe e do esocial são documentos eletrônicos.
Diferença entre XML Nfe x esocial? XML da Nfe Gerenciado pelo Cliente XML do esocial Gerenciado pelo Contador
Quais os cuidados com o GED? Garantir a digitalização completa do que se propõe Segurança das informações Backup Controle de acesso dos colaboradores e dos clientes
Base legal para digitalização A base legal que fundamenta a digitalização, 2º pesquisa em renomados escritórios de advocacias especializados em Direito digital são: LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. DECRETO N o 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996. Regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências. Revoga o Decreto 64.398/1969.
Dos instrumentos jurídicos acima, avançamos. Estamos vendo a auto-regulamentação pelo mercado, de acordo com as necessidades de adequação dos equipamento e formas de tratamentos dos documentos. Podemos citar também os avanço em outros setores como: CARTÓRIOS LEI Nº 8.935, DE 18 DE NOVEMBRO DE 1994. Regulamenta o art. 236 da Constituição Federal, dispondo sobre serviços notariais e de registro. (Lei dos cartórios) TÍTULO I Dos Serviços Notariais e de Registro Art. 41. Incumbe aos notários e aos oficiais de registro praticar, independentemente de autorização, todos os atos previstos em lei necessários à organização e execução dos serviços, podendo, ainda, adotar sistemas de computação, microfilmagem, disco ótico e outros meios de reprodução.
JUDICIÁRIO LEI Nº 11.419, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2006. Dispõe sobre a informatização do processo judicial; altera a Lei n o 5.869, de 11 de janeiro de 1973 Código de Processo Civil; e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍTULO I DA INFORMATIZAÇÃO DO PROCESSO JUDICIAL Art. 1 o O uso de meio eletrônico na tramitação de processos judiciais, comunicação de atos e transmissão de peças processuais será admitido nos termos desta Lei. 1 o Aplica-se o disposto nesta Lei, indistintamente, aos processos civil, penal e trabalhista, bem como aos juizados especiais, em qualquer grau de jurisdição. 2 o Para o disposto nesta Lei, considera-se: I - meio eletrônico qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;
IN RFB 1.412 de 22/11/2013 Dispõe sobre a transmissão de Documentos Digitais para: Juntada a Processo ou Dossiê Digital; Ocorrerá mediante transmissão de arquivo; Padrão adotado: Tipo PDF, digitalizado em preto e branco e em resolução 300 dpi. Documento assinado digitalmente padrão ICP Brasil
Contatos: Richard Guedes (21) 9-9991-2090 / 2233-1767 rg@rgcont.com Renato Mansur (21) 9-9969-4588 / 2518-4334 mansur@executivecontabil.com.br Wagner Wendling (24) 9-9974-1929 / (24) 2231-3917 wagner@jpmcontabil.com.br