Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 2000/01 Cap.1 Introdução às Organizações 1 CAPÍTULO 1 INTRODUÇÃO ÀS ORGANIZAÇÕES 1.1. Noção de organização Às 7h 30m ligou-se o rádio despertador no noticiário da Antena 1 da RDP. Acendeu o candeeiro, levantou-se, e, lentamente, começou a acordar. Que chatice ter nesse dia aulas tão cedo. Deitara-se tarde, muito tarde, depois de um jantar-encontro agradável com amigas e amigos no Restaurante Almargem, para discutir a formação de uma lista concorrente à Direcção da AAC e de um mergulho dançante na Discoteca Perdições, por sinal com excelente música (e não só). Aproveitou o facto de àquela hora os depósitos dos SMASC estarem cheios para tomar um duche de alta pressão para tonificar o corpo. Abriu a torneia e a água saiu pouco quente; tinha que alertar os SASUC para substituírem o cilindro (mesmo que isso agravasse a factura da EDP). Fez uma torrada com pão comprado na véspera na mercearia vizinha, que o recebe de uma padaria tradicional. Saiu de casa, tomou uma bica no Café Esquina e dirigiu-se à paragem do autocarro dos SMTUC. O autocarro felizmente nesse dia não vinha muito atrasado. Ouviu a discussão entre dois passageiros sobre o recente aumento dos juros dos Bancos e sobre as frequentes vãs promessas de alguns Partidos Políticos em eleições. Haveria de se inscrever numa Cooperativa de Habitação quando se formasse. Contemplou melancolicamente o Jardim Botânico da Universidade, pensou em como o Hospital Militar seria um excelente local para instalar uma Faculdade. Deixou-se cabecear um pouco no banco até que chegou ao Pólo II. Eram 9h 10m; saiu e dirigiu-se a correr para o DEI a fim de chegar no início da aula das 9h 15m. RDP, Restaurante, lista, AAC, discoteca, SMASC, EDP, SASUC, mercearia, padaria, Café, SMTUC, Banco, Partido Político, Cooperativa, Universidade, Hospital, Faculdade, DEI, etc. Estas entidades, tão diversas na sua natureza e fins, têm uma característica comum: 1
Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 2000/01 Cap.1 Introdução às Organizações 2 Organização são organizações. é uma entidade social constituída por várias pessoas, agrupadas, estruturadas e organizadas de maneira própria, que trabalham (diferenciadamente) em conjunto para obterem certos objectivos. A missão da organização é o objectivo da sua existência e acção. "A sua finalidade (da organização) tem de ser, portanto, tornar efectivas as forças das pessoas e irrelevantes as suas fraquezas. De facto, esta é a única coisa que a organização pode fazer- a única razão pela qual a temos e precisamos de a ter", Peter Drucker "Young people today will have to learn organizations the way their forefathers learned farming", Peter Drucker 1.2. Níveis de análise das organizações (e de modelos teóricos): Análise micro (i.e., de dentro)- preocupação em explicar o comportamento dos indivíduos e dos grupos na organização (como reagem, como são motivados, como participam, etc.) Análise macro (i. e., de fora): a organização na sua totalidade (forma estrutural, relação com o ambiente exterior, etc.). 2
Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 2000/01 Cap.1 Introdução às Organizações 3 1.3. Aspectos diferenciadores das organizações Há muitos tipos de organizações, que se podem diferenciar por: o tamanho: desde as pequenas unidades comerciais familiares, até às grandes unidades da indústria e da administração pública. o produto ou serviço prestado: serviços públicos básicos, serviços privados, empresas de produção industrial, associações profissionais, desportivas, políticas, etc. o formato: como se organizam internamente, quais as suas partes constituintes (por exemplo uma organização militar contrasta, do ponto de vista do exercício da autoridade e do controlo das actividades dos seus membros, com uma associação voluntária onde autoridade e hierarquia são muito diluídas). os recursos principais: as fontes de investimento e os recursos que são tidos em consideração de uma forma preponderante. Uma fábrica possui como recursos capitais e maquinaria, uma associação profissional possui sobretudo recursos humanos. 3
Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 2000/01 Cap.1 Introdução às Organizações 4 1.3. Características gerais de uma organização 1.3.1. Socialização (característica social) Uma organização é composta por indivíduos e grupos de indivíduos: Quando o número de indivíduos é tal que não é possível funcionarem conjuntamente apenas com base no contacto permanente, surge a necessidade de criar regras formais que regulamentam o comportamento dos indivíduos. Neste momento poderemos falar no aparecimento de uma organização (Chambel e Curral, p. 15). As características dos indivíduos influenciam a organização, e a organização constrange o comportamento dos seus indivíduos constituintes. 1.3.2. Missão: orientação para objectivos Uma organização é uma entidade social que possui objectivos específicos que a distinguem de outras entidades sociais (família, classe, estado) que têm objectivos mais globais. Os objectivos de uma organização distinguem-se dos objectivos dos seus membros, ainda que não possam ser contraditórios. Uma organização existe para além dos membros que a constituem; a realidade organizacional ganha autonomia em relação aos seus participantes concretos (as organizações permanecem independentemente dos membros que nelas vão entrando ou vão saindo). Os objectivos da organização não estão em geral contra os objectivos dos seus membros, que participam em muitos casos na definição daqueles. Importa, neste sentido, mais quem define os objectivos da organização ou 4
Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 2000/01 Cap.1 Introdução às Organizações 5 como são definidos os objectivos da organização do que saber quais são os objectivos da organização. O conjunto de objectivos finais de uma organização compõe a sua missão. 1.3.3. A estrutura (meios usados para atingir os fins) - estrutura formal (dimensão normativa ou prescritiva) meios usados para dividir e organizar o trabalho (diferenciação de funções, diferenciação de autoridade) meios usados para coordenar o trabalho (estabelecer a coordenação entre as partes anteriormente definidas) de modo que os objectivos da organização não sejam substituídos pelos objectivos das partes. - estrutura informal actividades, interacções, sentimentos, exibidos com uma certa regularidade por um determinado indivíduo ou grupo de indivíduos, estando ou não de acordo com a actividade e interacção prescritas formalmente pela organização. - as duas estruturas estão constantemente em tensão, logo correlacionadas 5
Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 2000/01 Cap.1 Introdução às Organizações 6 Análise sistémica da estrutura comportamental de uma organização Comportamento desejado H1 Reformulação da estrutura formal _ Comportamento formal + + H2 _ Comportamento obtido + H3 Punição H4 Comportamento informal Feedback de análise comportamentel 6
Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 2000/01 Cap.1 Introdução às Organizações 7 1.3.4. A tecnologia de uma organização matérias primas energia Fábrica produtos fabricados indivíduos não formados Escola indivíduos formados entradas saída inputs organização outputs indivíduos doentes Hospital indivíduos saudáveis Tecnologia de uma organização (qualquer) é o processo de transformação das entradas em saídas. Inclui : equipamentos e maquinaria conhecimentos e competências dos participantes. 7
Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 2000/01 Cap.1 Introdução às Organizações 8 Características da tecnologia Complexidade: definida pelo número de diferentes elementos com os quais a organização tem que lidar em simultâneo. Incerteza: dada pela variabilidade com que o trabalho é realizado ou pela dificuldade em prever esse essa variabilidade com antecedência. Interdependência: dada pelo grau de interrelação entre os diferentes elementos implicados no processo. Características da estrutura (formal) organizacional diferenciação: mede o grau de diferença entre as diversas unidades descentralização: determina a distribuição do poder de tomada de decisão pelos diferentes participantes ou unidades. mecanismo de coordenação : define as regras, a departamentalização, a hierarquia, a delegação. 8
Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 2000/01 Cap.1 Introdução às Organizações 9 Relação entre a tecnologia e a estrutura formal: Tecnologia Complexidade tecnológica Incerteza tecnológica Interdependência Estrutura formal Complexidade estrutural e profissionalização Baixos níveis de formalização e de profissionalização Elevada coordenação A tecnologia e a estrutura influenciam-se mutuamente de forma complexa. Relação entre a tecnologia e a estrutura informal: optimizar os aspectos sociais e tecnológicos, não subordinando um deles ao outro (abordagem socio-técnica do Instituto Tavistock de Londres) a incerteza tecnológica recomenda estruturas orgânicas flexíveis para se obter a eficácia organizacional e o aumento da motivação e envolvimento dos participantes. 9
Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 2000/01 Cap.1 Introdução às Organizações 10 1.3.5. A Permanência Mutável (ou a necessidade de metamorfose permanente para sobreviver) Uma organização existe durante um determinado período. Os membros da organização só contribuem com actividades e esforços para a obtenção dos objectivos organizacionais se houver expectativa de continuidade. Imprimem continuidade: os indivíduos que participam na organização (são raros os abandonos em massa); nas situações de mudança a organização desenvolve mecanismos que permitem criar continuidade (por exemplo contratando novos membros e adaptando-os ao funcionamento da organização); os objectivos definidos com algum grau de permanência (na sua definição e no padrão de obtenção, i.e., na cultura da organização); mutabilidade: a organização evolui e desenvolvese ao longo do seu tempo de existência. As suas características vão-se modificando, mais ou menos, tendo em vista o funcionamento mais adequado (à continuidade da organização). envolvente externa: desencadeia a necessidade de mudança para a continuidade (meio social, político, cultural, económico, demográfico, etc..) 10
Processos de Gestão ADC/DEI/FCTUC 2000/01 Cap.1 Introdução às Organizações 11 As organizações são sistemas adaptativos. A relação entre a organização e a sua envolvente externa é imprescindível, inevitável, complexa e biunívova; está na base da estabilidade mutável que caracteriza qualquer organização. Isto é, uma organização é um sub-sistema dinâmico estável, em permanente interacção com o ambiente em que existe (o seu hiper-sistema). Organização (sistema) Envolvente externa (hiper-sistema) Fim do Cap. 1. Bibli. princip.: Chambel e Curral, Psicossociologia das Organizações, Cap. 1, p. 11-23. Biliografia adicional: Scott, Richard. Organizations, Rational, Natural and Open Systems, 4th Ed. Prentice Hall, New Jersey, 1998. Fundação Peter Drucker (obra colectiva), A organização do futuro, Publicações Europa-América, 1998. 11