Índice 1 O QUE É O GESTOR DE FICHEIROS BPI NET EMPRESAS 2 2 INSTALAÇÃO DO GESTOR DE FICHEIROS 3 2.1 Requisitos do download 3 2.2 Instalação da aplicação 3 3 PARAMETRIZAÇÃO DO SISTEMA 5 3.1 Trabalhar com Uma Empresa 5 3.2 Trabalhar com Multiempresa 7 3.3 Partilha de Base de Dados por vários Utilizadores 9 4 GESTÃO DE ENTIDADES E CONTAS 10 4.1 Criação de Entidades 10 4.1.1 Notas Gerais 10 4.1.2 Beneficiários Nacionais 10 4.1.3 Beneficiários Estrangeiros 12 4.1.4 Entidades Devedoras 14 4.2 Alteração de Entidades 16 4.3 Criação de Contas 17 4.4 Alteração de Contas 18 5 OPERAÇÕES DISPONÍVEIS CRIAÇÃO DE FICHEIROS 19 5.1 Notas Gerais 19 5.2 Pagamentos 19 5.3 Cobranças 21 5.3.1 Ficheiros Cobranças PS2 e SDD 21 5.3.2 Ficheiros Cobranças Norma 19 23 5.4 Ordens de Pagamento para o Exterior (OPE s) 26 5.5 Cheques para o Estrangeiro (CHE) 28 5.6 Cheques Carta (CHC) 30 6 CONSULTA DE FICHEIROS JÁ CRIADOS 33 7 ENVIO DOS FICHEIROS 33 8 CONSULTA DE FICHEIRO DE RETORNO 35 1 / 35
1 O QUE É O GESTOR DE FICHEIROS BPI NET EMPRESAS O Gestor de Ficheiros é um software disponibilizado pelo Banco BPI de apoio ao serviço on-line de Corporate Banking BPI Net Empresas, que tem a finalidade de criar e gerir ficheiros inerentes às transacções bancárias efectuadas através deste canal. Os tipos de ficheiros que esta aplicação permite produzir são os seguintes: Pagamentos (*.PS2) Cobranças ( *.PS2, *.SDD e *.N19) OPE s (*.OPE) Cheques Estrangeiro (*.CHE) Cheques Carta (*.CHC) O Gestor de Ficheiros encontra-se disponível para download directo no menu Manutenção do site BPI Net Empresas. Este software permite ainda a criação e manutenção de uma base de dados que inclui as contas de suporte da Empresa ou grupo de Empresas e a lista de entidades financeiras com quem interagem. Assim, além de assumir um papel inovador relativamente às transferências de capital da empresa, facilita a gestão das suas aplicações financeiras. Nota: Nesta aplicação não existem códigos de acesso, pelo que todos os utilizadores têm acesso a todas as opções disponibilizadas. 2 / 35
2 INSTALAÇÃO DO GESTOR DE FICHEIROS 2.1 Requisitos do download O download do Gestor Ficheiros BPI Net Empresas poderá ser efectuado a partir do site www.bpinetempresas.pt através da opção Downloads no menu Manutenção. É possível instalar a aplicação em mais de um Computador ao critério do Cliente. Os requisitos mínimos para a instalação são: 1. Parser XML 1 (MSXML) software disponível para download, no site da Microsoft a partir do link: http://msdn.microsoft.com/downloads/default.aspx). Este software vem incluído no Microsoft Internet Explorer 6.0 ou superior pelo que, não será necessário proceder à sua instalação. 2.2 Instalação da aplicação A instalação da aplicação do Gestor de Ficheiros encontra-se no menu Manutenção do site www.bpinetempresas.pt. 1 Para instalar o Parser XML é necessário ter o MSINSTALLER (MSI) que não vem instalado de raiz para os sistemas WinNT4 e o Win9x. Existem 2 versões do MSI (WinNT4 e o Win9x) disponíveis para download a partir do link http://www.microsoft.com/msdownload/platformsdk/instmsi.htm. 3 / 35
Deverá seleccionar o sistema operativo que possui e depois selecionar o botão Download. A partir desta seleção, tem hipótese de instalar directamente este software no seu Computador ( OPEN ), ou guardar o ficheiro de instalação para mais tarde o executar ( SAVE ). Uma vez executado, o setup irá guiá-lo através do processo de instalação, sendo necessário discriminar uma pasta no seu Computador para instalação da aplicação Gestor de Ficheiros ( BROWSE ). Após confirmação das caixas de diálogo seguintes o Gestor de Ficheiros é instalado com êxito. Para aceder à aplicação basta executar o atalho Gestor de Ficheiros que foi criado no seu Desktop no decurso da instalação, ou aceder à lista de programas instalados do menu Iniciar. 4 / 35
3 PARAMETRIZAÇÃO DO SISTEMA 3.1 Trabalhar com Uma Empresa Na primeira utilização do Gestor de Ficheiros, é necessário começar por definir informação relativa à Empresa, assim como ao tipo de serviços financeiros que pretende utilizar. Estes dados são introduzidos no menu Sistema / Personalização e podem ser alterados em qualquer altura. Esta opção divide-se em quatro áreas principais: Dados Empresa Nesta área deverá definir informação relativa aos dados da Empresa: Nome: Nome da Empresa; Referência: Referência da Empresa; 5 / 35
Conta Origem Default: Permite identificar a conta a utilizar preferencialmente na criação de operações financeiras através do serviço BPI Net Empresas. Para definir a conta seleccione o botão Nova e preencha os campos de informação (Identificação, Moeda e NIB ou Conta); Morada: Morada da Empresa; Telefone: Nº de Telefone da Empresa; Fax: Nº de Fax da Empresa; Nota: A criação e manutenção de contas estão também disponíveis na opção Gestão > Contas. Aqui as contas podem ser visualizadas de forma mais detalhada com os seus atributos discriminados numa tabela. Serviços Disponíveis O Gestor de Ficheiros permite-lhe criar os seguintes tipos de Ficheiros: Pagamentos: Transferências (PS2); Pagamento de Fornecedores (PS2); Ordenados e Subsídios (PS2); Cobranças: Cobranças (SDD); Cobranças (PS2); Norma 19 (Espanha); Operações de Estrangeiro: Ordens de Pag (OPE); Cheques Estrangeiro (CHE); Outros: Cheques Carta (CHC); Nota: Os tipos de ficheiros não seleccionados não estarão disponíveis na opção de criação de ficheiro. Directoria Default para Gravação de Ficheiros Permite especificar uma directoria default para gravar os ficheiros criados através do Gestor de Ficheiros. Directoria Default Para Gravação de Base de Dados Permite especificar uma directoria default para a gravação das Bases de Dados (contas e entidades). Esta funcionalidade é útil para Empresas em que o Gestor de Ficheiros é instalado em diferentes máquinas, permitindo criar um único repositório central de informação para partilha entre os diversos utilizadores. Por omissão, quando a aplicação é instalada na máquina, a base de dados é criada no mesmo directório. Caso decida alterar este caminho, o ficheiro GF.DB3 deverá ser colocado 1º neste novo directório. Quando seleccionar o Gravar Dados, a aplicação será reinicializada. 6 / 35
3.2 Trabalhar com Multiempresa Para definir novas empresas, deverá começar por definir a empresa base no menu Sistema e, de seguida, seleccionar o botão Nova Emp. Nota: A opção Nova Emp. está apenas disponível se existir pelo menos uma empresa já gravada em sistema. Após pressionar o botão Nova Emp., a definição dos dados dessa Empresa segue o processo definido no ponto 3.1 Uma Empresa. Com a criação e gravação de uma segunda Empresa são apresentados quatro novos botões no ecrã Sistema : Editar, Associar Contas, Entidades da Empresa e Eliminar Empresa. 7 / 35
Editar : Permite editar os vários parâmetros da empresa Eliminar Empresa : Elimina a empresa seleccionada. Associar Contas : Permite associar e desassociar contas à empresa, mesmo as que estão alocadas a outras empresas (para mais informação sobre como adicionar contas ver o ponto 4.3 Criação de Contas) Entidades da Empresa : Permite associar e desassociar os vários tipos de entidades à empresa, mesmo as que estão alocadas a outras empresas (para mais informação sobre como adicionar entidades ver o ponto 4.1 Criação de Entidades) A selecção da Empresa com que se pretende trabalhar é feita acedendo ao menu Sistema, seleccionando a Empresa pretendida na respectiva combobox e clicando no Gravar. Nota: A indicação da Empresa com que se está a trabalhar é apresentada no canto superior direito do ecrã em todas as opções da aplicação. 8 / 35
3.3 Partilha de Base de Dados por vários Utilizadores A partir da versão 5.0 do Gestor de Ficheiros passou a ser permitido a partilha das bases de dados de entidades (Nacionais, Estrangeiras e Devedoras) e de contas por diferentes utilizadores. Para tal, todos os utilizadores deverão instalar o Gestor de Ficheiros nos seus PCs e, seguindo o procedimento descrito em 3.1, escolher a mesma Directoria Default Para Gravação de Base de Dados. Recomendação: Para a partilha das bases de dados por vários utilizadores, recomenda-se que os primeiros utilizadores a seleccionarem a directoria defautlt de gravação comum, sejam os utilizadores que possuam as bases de dados a partilhar pelo resto dos utilizadores. 9 / 35
4 GESTÃO DE ENTIDADES E CONTAS 4.1 Criação de Entidades 4.1.1 Notas Gerais O Gestor de Ficheiros permite a criação e manutenção de bases de dados com informação das entidades com quem a empresa ou grupo de empresas interage financeiramente, de modo a facilitar o processo de transferência de capital. Esta informação pode ser introduzida de forma manual ou através da importação de um ficheiro com a base de dados de entidades criadas no BPI Net Empresas ou no STO BPI (apenas para beneficiários nacionais e estrangeiros). Importação de Ficheiro (a partir do BPI Net Empresas): Caso pretenda importar um ficheiro de beneficiários do BPI Net Empresas para o Gestor de Ficheiros, deverá percorrer os seguintes passos: 1º - Aceder ao site www.bpinetempresas.pt, e proceder à exportação do ficheiro de beneficiários existente no menu Manutenção opção Beneficiários > Consulta. 2ª No Gestor de Ficheiros aceder ao menu Gestão, seleccionar Entidades, escolher o Tipo de Entidade pretendida e pressionar o botão Importar Beneficiários. Deverá localizar e seleccionar o ficheiro que foi exportado do BPI Net Empresas, ficando disponíveis os seus atributos para execução de operações. Criação Manual Se pretender inserir a informação manualmente, deverá seleccionar a opção Entidades no menu Gestão onde após escolher o tipo de entidade (Nacional, Estrangeira ou Devedora), deverá pressionar em Novo e preencher os campos apresentados. É de salientar que os requisitos de informação variam com o tipo de entidade se pretende criar. 4.1.2 Beneficiários Nacionais Na criação de Beneficiários Nacionais, são disponibilizados os 2 tipos de operações nacionais disponíveis (Pagamentos, Cheques Carta) e como tal, os requisitos de informação a fornecer no processo de criação de cada um são variáveis. De seguida a apresenta-se um exemplo de uma entidade que seja simultaneamente beneficiária de todas as operações permitidas para este tipo, assim como uma breve descrição de todos os campos apresentados para preenchimento. 10 / 35
Os dados a introduzir são: Tipo Operação: Identificação do tipo de operações em que esta entidade poderá ser beneficiária (Pagamentos; Cheques Carta); Nome: Identificação da entidade beneficiária; Tipo: O agrupamento das Entidades por Tipo facilita a organização das operações. Se por exemplo, pretender criar um ficheiro de pagamento a Colaboradores, bastará seleccionar este tipo que somente a lista dessas entidades aparecerá na tabela, podendo depois acrescentar ou remover beneficiários; Os tipos de beneficiários dividem-se em: Colaboradores Fornecedores Outros Beneficiários (genérico) Morada: Morada do Beneficiário; Localidade: Localidade do Beneficiário; 11 / 35
Código Postal: Código Postal da morada do Beneficiário; NIB: NIB da entidade beneficiária; IBAN: IBAN da entidade beneficiária; BIC/SWIFT: Bank Internation Code da entidade beneficiária; Ref/Id Beneficiário: Este campo é usado como Referência do Beneficiário no caso de se tratar de um ficheiro de Pagamentos ou PPR, e como Identificação do Beneficiário caso se trate de um ficheiro de Cheques Carta; Dados Notificação: Email: Este dado poderá ser importados para o Net Empresas Telemóvel: Este dado poderá ser importados para o Net Empresas 4.1.3 Beneficiários Estrangeiros As Entidades Estrangeiras são subdivididas nos mesmos tipos das Entidades Nacionais. Isto acontece porque a operação é muito semelhante a um pagamento nacional. No entanto, é necessária a introdução de informação adicional que permita, por exemplo, definir a conta beneficiária ou o país do beneficiário. Para este tipo de entidades são disponibilizados 2 tipos de operação (OPE, Cheques). O exemplo seguinte mostra um beneficiário para os dois tipos de operação. 12 / 35
Os dados a introduzir são os seguintes: Tipo Operação: Identificação do tipo de operações em que esta entidade poderá ser beneficiária (Pagamentos; Cheques); Nome: Nome do beneficiário estrangeiro; Tipo: Tipo do beneficiário estrangeiro; Morada Completa: Morada completa do Beneficiário; Localidade: Localidade de residência do Beneficiário; País: País da morada do Beneficiário; País p/cheques: País do Beneficiário para cheques de estrangeiro (apenas quando o tipo de operação CHE é seleccionado); Nº de Conta /IBAN/NIB: Este campo deverá ser preenchido com o IBAN, NIB ou nº de conta da entidade beneficiária; 13 / 35
BIC/SWIFT: Constitui o Bank International Code, o que permite a identificação do Banco do País onde será recebida a transferência. Este campo não é obrigatório, no entanto caso não seja preenchido, torna-se indispensável o fornecimento da informação que é pedida nos campos seguintes (Banco; Agência, Morada; Localidade; País Banco); Código Interbancário: (uma vez preenchido o BIC/SWIFT ou os 5 campos seguintes, este campo deixa de ser obrigatório); Informação para Beneficiário: Informação a adicionar ao beneficiário. Banco: Identificação do Banco para onde é feita a transferência; Agência: Identificação da Agência do Banco para onde é feita a transferência; Morada: Morada da Agência; Localidade: Localidade da Agência; País Banco: Identificação do País destinatário da transferência; Dados Notificação: Email: Este dado poderá ser importados para o Net Empresas Telemóvel: Este dado poderá ser importados para o Net Empresas 4.1.4 Entidades Devedoras No caso da Empresa desempenhar um tipo de actividade que se prende com a cobrança de vários tipos de serviços, deverá criar este tipo de entidades. Mediante as devidas autorizações de débito, as empresas podem efectuar estas cobranças via BPI Net Empresas, o que torna a operação bastante cómoda e simples de realizar. De seguida apresenta-se o exemplo da criação de uma entidade devedora. 14 / 35
Relativamente à informação requerida no decurso da criação de entidades devedoras, os dados a introduzir são: Tipo Operação: Identificação do tipo de operações em que esta entidade poderá ser devedora (Cobranças SDD e PS2; Cobranças SEPA e Norma 19); Nome: Identificação da entidade devedora; Morada Completa: Morada completa da entidade devedora; Cidade: Cidade da entidade devedora (Ficheiros Norma 19) Código Postal: Código postal da entidade devedora (Ficheiros Norma 19) Tipo de devedor: O agrupamento das Entidades por Tipo facilita a organização das operações. Se por exemplo, for desejado uma cobrança a todos os Clientes, bastará seleccionar este tipo que somente a lista dessas entidades aparecerá na tabela, podendo depois acrescentar ou remover entidades; O tipo de devedor encontra-se agrupado em: Clientes Outras entidades devedoras (genérico) 15 / 35
NIB: Número de Identificação Bancária da conta da entidade devedora identificação da conta a debitar o pagamento do serviço; Nº Autorização Débito: De modo a ser possível realizar o débito da conta de alguma entidade, é necessário que o cliente emita uma ADC - Autorização de Débito de Conta, o que vai permitir que a cobrança seja considerada válida. A esta ADC está associado um número que traduz a autorização de débito por parte da entidade devedora e que terá que ser fornecido neste campo; em alternativa este valor pode ser atribuído pelo sistema pressionando Gerar nº de ADC aparecendo então a imagem seguinte; Para a geração do nº de ADC existem duas hipóteses; ou são introduzidos manualmente os 9 primeiros dígitos e os 2 últimos são calculados (check digits) ou então os 11 dígitos são totalmente atribuídos pelo sistema (o preenchimento de ADC só é necessário para cobranças SDD). IBAN: IBAN da entidade beneficiária; BIC/SWIFT: Bank Internation Code da entidade beneficiária; CCC: Nº da conta do devedor dos ficheiros Norma 19. Composto por Nº Banco (4 dígitos), Nº Balcão (4 dígitos), Dígitos de controlo (2 dígitos) e o Nº da Conta (10 dígitos) Referência: Campo que permite ao utilizador atribuir uma referência ao beneficiário; Nº Autorização: Nº da autorização de débito (Esta informação será utilizada nos ficheiros de cobranças SEPA); Data Autorização: Data da Autorização de Débito (Esta informação será utilizada nos ficheiros de cobranças SEPA); A descrição do processo de operação deste tipo de serviços encontra-se discriminado com detalhe no ponto 5.3 da presente ajuda. 4.2 Alteração de Entidades Uma vez inseridas entidades (de qualquer tipo) no Gestor de Ficheiros, existe a possibilidade de alterar/eliminar a informação referente a estas. Para tal, deverá seleccionar a entidade em questão e pressionar o botão Alterar / Apagar no canto inferior direito dessa mesma lista para modificar a informação associada. Após confirmar a alteração é efectuada. 16 / 35
Nota: Quando existe mais que uma Empresa é necessário ter atenção que a opção Alterar modifica o beneficiário no geral, o que afecta todas as empresas a que está alocado. A opção Apagar remove a entidade apenas da empresa que está activa naquele momento, apenas removendo definitivamente da aplicação se o beneficiário só estiver alocado à empresa activa. 4.3 Criação de Contas O Gestor de ficheiros permite adicionar Contas da Empresa, de modo que fiquem disponíveis para serem associadas a ficheiros de movimentos. Para tal, deverá aceder ao menu Gestão e seleccionar a opção Contas. Neste ecrã, será visualizada uma lista com as contas inseridas no Gestor de Ficheiros. No canto inferior direito do mesmo, encontra-se um botão Nova que ao ser pressionado despoleta a janela de criação de nova conta. A criação de novas contas obriga ao preenchimento dos seguintes campos: Identificação: Nome da nova Conta a adicionar á base de dados do Gestor de Ficheiros; NIB: NIB da Conta a adicionar (21 dígitos) Nº Conta BPI: Número de Conta a adicionar (14 dígitos); Moeda Conta: Moeda da conta a adicionar; Nota: Apenas é obrigatório preencher o campo NIB ou o campo Nº Conta BPI. 17 / 35
4.4 Alteração de Contas O Gestor de Ficheiros permite a alteração das contas inseridas na sua base de dados. Poderá alterar todos os parâmetros que foram definidos na criação desta, nomeadamente o nome associado, o Nº de Conta e a moeda respectiva. Para efectuar esta operação deverá aceder ao menu Gestão, seleccionar a opção Contas e pressionar o botão Alterar. Se pretender eliminar Contas, bastará pressionar o Botão Apagar da mesma página. Nota: Quando existe mais que uma empresa, é necessário ter atenção que as opções Alterar e Apagar são gerais e implicam todas as empresas a que as contas estão alocadas, mais especificamente a opção Apagar elimina automaticamente a conta da aplicação, independentemente do número de empresas a que esta esteja alocada. 18 / 35
5 OPERAÇÕES DISPONÍVEIS CRIAÇÃO DE FICHEIROS 5.1 Notas Gerais A criação de ficheiros está disponível através da opção Criar Ficheiro no menu Ficheiro. Seleccionando esta opção é apresentada uma lista que permite seleccionar o tipo de ficheiro a produzir. Nesta janela apenas são apresentados os ficheiros definidos na área Serviços Disponíveis no menu Sistema. A conta seleccionada no menu Sistema como Conta Origem Default encontra-se definida por defeito na criação de qualquer ficheiro. Contudo, é sempre possível alterar no decorrer da sua criação. É possível ao utilizador, no decurso deste processo, seleccionar directamente determinado(s) tipo(s) de entidade(s), consoante a operação que deseja realizar. Para tal, assim que é escolhido o tipo de ficheiro a criar, surge um quadro com os Tipos de entidades que foram agrupadas no decurso da sua criação - ponto 4.1. Nota: O quadro acima não aparece na criação de Pagamentos PS2, já que os beneficiários são todos carregados automaticamente. O quadro para operações de cobranças apresenta outro tipo de beneficiários. 5.2 Pagamentos No que respeita aos ficheiros de pagamentos, estes podem ser criados com três fins distintos: Pagamento de Ordenados Pagamento a Fornecedores Transferências. De modo a criar o referido ficheiro, há que aceder à opção Criar Ficheiro do menu Ficheiro, seleccionar Pagamentos (PS2) e de seguida especificar o tipo de entidades que vão beneficiar da operação a realizar. 19 / 35
Após seleccionar os beneficiários, através do seu tipo, é apresentada uma página para definição dos dados do ficheiro com a listagem das entidades seleccionadas. É necessário começar por definir os dados para o processamento do ficheiro (Header): Tipo de Operação: Permite escolher o tipo de pagamento (Ordenado e Subsídios; Fornecedores ou Transferências); Conta origem: Conta onde vai ser debitado o montante destinado ao pagamento; Referencia Ordenante: Descrição do pagamento; Data de Processamento: Data pretendida para que seja processado o ficheiro; Nota: o BPI Net Empresas apenas permite para processamento no próprio dia os ficheiros enviados até às 15h30. Caso o ficheiro contenha algum registo com montante superior a 100.000 para outra instituição de crédito, deverá ser enviado até às 14h00. Para atribuir montantes a cada uma das entidades deverá fazer duplo clique sobre a coluna montante na linha que corresponde á entidade pretendida. No final da página pode consultar o nº de registos para os quais já definiu um montante a pagar e qual o montante total envolvido. 20 / 35
Individualmente existe a opção de excluir e adicionar beneficiários à lista, bastando apenas pressionar o botão Apagar e Criar / Listar no canto inferior direito do seu ecrã, respectivamente. No caso de optar pelo botão Listar, surge uma lista com várias entidades que poderão ser incluídas no ficheiro. De seguida deverá guardar o ficheiro através da opção Guardar ou Guardar Como no canto inferior direito do seu ecrã e atribuir um nome lhe que seja elucidativo, mantendo a extensão (*.PS2). O procedimento para o envio do ficheiro encontra-se no ponto 7 da presente ajuda. 5.3 Cobranças Um outro tipo de operação disponível no Gestor de Ficheiros é a possibilidade de criar ficheiros de Cobranças. Esta operação é aplicada no caso da actividade da empresa estar ligada ao fornecimento de serviços sujeitos a um pagamento em que é a própria que, através do Banco BPI e mediante autorização para tal, realiza o débito na conta dos seus clientes. Como requisitos indispensáveis à realização desta operação, podem destacar-se o assinar de um protocolo entre a Empresa e o Banco BPI assim como a Autorização de Débito em Conta do cliente (apenas para cobranças SDD). Dependendo do tipo de cobrança, o tipo de ficheiro a gerar poderá ser *.SDD,*.PS2 (apenas intrabancário) e *.N19 (Norma 19 Espanha). De modo a criar o ficheiro de cobrança, terá que aceder à opção Criar Ficheiro do menu Ficheiro e seleccionar Cobranças (PS2) ou Cobranças (SDD) ou Cobranças Norma 19. 5.3.1 Ficheiros Cobranças PS2 e SDD Após seleccionar as entidades, através do seu tipo, há que preencher os campos indispensáveis à operação, que se encontram na página em questão: Tipo Op. Cobrança: Serviço pelo qual a cobrança está a ser efectuada; Código tipo Cobrança: Poderá ser de três tipos (esta opção está apenas disponível para SDD); DEBDIR Para enviar um ficheiro de débito aos clientes da empresa (necessita autorização da empresa); REVSDD No caso de a empresa pretender reverter montantes aos seus clientes, funcionando como um ficheiro de pagamentos; ABEADC Para enviar um ficheiro com pedidos de abertura de ADC s Conta Origem: Conta onde vai ser creditada a cobrança; 21 / 35
Referência Ordenante: Descrição da operação; Data de Processamento: Data em que é desejado que se efectue o débito na conta do cliente da empresa; Nº Sequência Ficheiro: Número associado ao ficheiro para controlo do emissor (esta opção está apenas disponível para SDD); Nota: só são aceites para processamento no dia útil seguinte os ficheiros enviados até às 14h00. O Envio de Ficheiros de Cobranças pressupõe a assinatura de protocolo com o Banco BPI que poderá celebrar junto do seu Gerente de Conta. Caso contrário, o ficheiro não será processado. Apenas as entidades devedoras utilizadas em ficheiros de cobranças - SDD deverão ter o campo Nº de Autorização de Débito preenchido. Para finalizar a operação, resta alterar o valor da coluna Montante da(s) entidade(s) em questão (duplo clique), para o valor que quantifica a cobrança. 22 / 35
Individualmente existe a opção de excluir e adicionar beneficiários à lista, bastando apenas pressionar o botão Apagar e Criar / Listar no canto inferior direito do seu ecrã, respectivamente. No caso de optar pelo botão Listar, surge uma lista com várias entidades que poderão ser incluídas no ficheiro. De seguida deverá guardar o ficheiro através da opção Guardar ou Guardar Como no canto inferior direito do seu ecrã e atribuir um nome lhe que seja elucidativo, mantendo a extensão (*.PS2 ou *.SDD). O procedimento para o envio do ficheiro encontra-se no ponto 7 da presente ajuda. Poderá consultar a leitura do ficheiro de retorno seguindo o procedimento do ponto 8. 5.3.2 Ficheiros Cobranças Norma 19 Após seleccionar o tipo de ficheiro Norma 19, os beneficiários que tiverem sido criados como Norma 19 serão listados de forma automática e há que preencher os campos indispensáveis à operação, que se encontram na página em questão: Conta: Conta onde vai ser creditada a cobrança; Identificação do cliente: Este campo é preenchido de forma automática com a informação recolhida na opção Sistema > Personalização ; Data Criação: Data em que o ficheiro é criado; Data Cobrança: Data em que os débitos deverão ser feitos aos clientes; Para finalizar a operação, resta alterar os valores das colunas Descritivo, Montante da(s) entidade(s) em questão (duplo clique). Poderá também recolher informação opcional a ser enviada as entidades. Para isso, basta um clique na letra da coluna Opcional. Será aberta uma janela para preencher a informação desejada. 23 / 35
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Janela para recolha da informação opcional: Individualmente existe a opção de excluir e adicionar beneficiários à lista, bastando apenas pressionar o botão Apagar e Criar / Listar no canto inferior direito do seu ecrã, respectivamente. No caso de optar pelo botão Listar, surge uma lista com várias entidades que poderão ser incluídas no ficheiro. De seguida deverá guardar o ficheiro através da opção Guardar ou Guardar Como no canto inferior direito do seu ecrã e atribuir um nome lhe que seja elucidativo, mantendo a extensão (*.N19). Por omissão, o nome do ficheiro é criado com a data da cobrança.n19. O procedimento para o envio do ficheiro encontra-se no ponto 7 da presente ajuda. 25 / 35
5.4 Ordens de Pagamento para o Exterior (OPE s) Caso se pretenda efectuar um pagamento a um beneficiário com conta no estrangeiro, é necessário proceder a uma operação um pouco distinta da dos simples pagamentos. Esta operação distingue-se por envolver a inserção de informação mais específica, que defina a conta destinatária da operação (ponto 4.1.3). Para proceder à criação de um ficheiro de OPE, deverá seleccionar a opção Criar Ficheiro do menu Ficheiro e aceder à opção Ordens Pagamento (OPE). Após seleccionar as entidades beneficiárias, através do seu tipo, há que preencher os campos indispensáveis á operação, que se encontram na página em questão: Conta: Conta onde será debitado o montante destinado à transferência. Ao ser seleccionada a conta na combo, a coluna Conta Despesas da lista é preenchida com a mesma conta, de forma automática; Informação BPI: Caso pretenda enviar determinada informação ao BPI, poderá preencher este campo, que é destinado a tal. Essa informação está limitada a 70 caracteres alfanuméricos, e uma vez que será alvo de tratamento pelo BPI, está sujeita a um preçário especial que também se encontra discriminado no site www.bpinetempresas.pt; Data Processamento: A data de processamento do ficheiro deve ser inserida no seu campo específico, no canto superior direito, seleccionando a data a partir do calendário. A partir da selecção desta data, a coluna Data de todos os registos da lista será automaticamente preenchida com a mesma data, podendo a posteriori, alterar uma a uma. No decurso da discriminação da operação, há que seleccionar a entidade beneficiária e pressionar o botão Ver Detalhe Registo. Aqui, várias informações do registo deverão ser introduzidas de modo a possibilitar e complementar a operação: Data de emissão: Data desejada para o processamento do pagamento; Despesas da OPE: Mediante determinadas condições, este tipo de operações pode envolver o pagamento de um tarifário especial, que deve ser consultado no site do www.bpinetempresas.pt. Nesta combo box, é possível seleccionar a entidade a quem estas vão ser cobradas. Assim, temos que: SHARE As despesas inerentes à operação são repartidas pelos intervenientes, ou seja, cada um paga a despesa criada no seu banco; OUR A entidade que efectua a operação paga as despesas inerentes; BEN A entidade destinatária da operação paga as despesas inerentes; Motivo da operação: Identificação do motivo ao qual a operação é referente; Montante: Reflecte o valor financeiro envolvido no pagamento para o exterior; 26 / 35
Moeda de Emissão: Neste campo, é pedido à empresa que especifique qual a moeda em que deseja efectuar o pagamento. Se for inserida uma moeda diferente da moeda da conta de origem, será efectuado o respectivo câmbio, cujos parâmetros se encontram descriminados nos campos seguintes; Conta despesas: Conta da empresa onde vai ser efectuado o débito das despesas da operação (terá de ter o mesmo NUC); Tipo câmbio: Esta combobox apresenta dois tipos de câmbio. No caso de vigorar um câmbio negociado entre a Empresa e o BPI, deverá ser seleccionado Câmbio Negociado. Caso contrário, a combo deve permanecer com a opção Câmbio Tabelado ficando sujeita à taxa cambial do momento; Valor Câmbio Negociado: No caso de na opção anterior estar seleccionado o Cambio Negociado, aqui deverá ser inserido o valor acordado; Informação para Beneficiário: Neste campo, dá-se à empresa a possibilidade de adicionar determinada informação complementar ao pagamento, que se revele importante ou esclarecedora para o beneficiário; 27 / 35
Individualmente existe a opção de excluir e adicionar beneficiários à lista, bastando apenas pressionar o botão Apagar e Criar / Listar no canto inferior direito do seu ecrã, respectivamente. No caso de optar pelo botão Listar, surge uma lista com várias entidades que poderão ser incluídas no ficheiro. De seguida deverá guardar o ficheiro através da opção Guardar ou Guardar Como no canto inferior direito do seu ecrã e atribuir um nome lhe que seja elucidativo, mantendo a extensão (*.OPE). O procedimento para o envio do ficheiro encontra-se no ponto 7 da presente ajuda. 5.5 Cheques para o Estrangeiro (CHE) Outro tipo de operação disponível no Gestor de Ficheiros é a possibilidade de criar ficheiros de Cheques para o Estrangeiro. Para proceder à criação de um ficheiro de CHE, deverá seleccionar a opção Criar Ficheiro do menu Ficheiro e seleccionar a opção Cheques Estrangeiro (CHE). O pedido de operação relativo á emissão de Cheques Estrangeiro poderá ser requerido através do BPI Net Empresas. Após a sua emissão, o Cliente deverá proceder ao levantamento dos respectivos cheques num balcão por este designado e mais tarde proceder ao envio dos mesmos para os beneficiários. Deste modo, depois de indicar o tipo de beneficiários, através do seu tipo, há que preencher os campos indispensáveis à operação que se encontram na página em questão: Cont: Conta onde vai ser debitado o montante destinado à operação de criação de Cheques para o Estrangeiro; Informação BPI: A informação inserida neste campo será apresentada em todos os Cheques Estrangeiro que farão parte do ficheiro a enviar. Como exemplo, poderá ser utilizada para inserir mensagens de Boas Festas; Local de Entrega: Este campo tem a finalidade de permitir ao Cliente a designação da agência que lhe for mais conveniente para proceder ao levantamento dos Cheques para o Estrangeiro; Nota: a operação será executada no momento da autorização, tendo validade de 1 mês para ser autorizada. No decurso da descriminação da operação, há que seleccionar a entidade beneficiária e pressionar o botão Ver Detalhe Registo. Aqui, várias informações do registo deverão ser introduzidas de modo a possibilitar e complementar a operação de criação de Cheques para o Estrangeiro. Motivo de Operação: Identificação do motivo ao qual a operação é referente; Montante: Reflecte o valor financeiro correspondente ao registo em questão; 28 / 35
Moeda Emissão: Neste campo, é pedido à empresa que especifique qual a moeda em que deseja efectuar o pagamento. Se for inserida uma moeda diferente da moeda da conta de origem, inerentemente será efectuado o respectivo câmbio, cujos parâmetros se encontram descriminados nos campos seguintes; Conta despesas: Conta da empresa onde vai ser efectuado o débito das despesas da operação; Tipo câmbio: Esta combobox apresenta dois tipos de câmbio. No caso de vigorar um câmbio negociado entre a Empresa e o BPI, deverá ser seleccionado Câmbio Negociado. Caso contrário, a combo deve permanecer com a opção Câmbio Tabelado ficando sujeita à taxa cambial do momento; Valor Câmbio Negociado: No caso de na opção anterior estar seleccionado o Cambio Negociado, aqui deverá ser inserido o valor acordado; Individualmente existe a opção de excluir e adicionar beneficiários à lista, bastando apenas pressionar o botão Apagar e Criar / Listar no canto inferior direito do seu ecrã, respectivamente. No caso de optar pelo botão Listar, surge uma lista com várias entidades que poderão ser incluídas no ficheiro. 29 / 35
De seguida deverá guardar o ficheiro através da opção Guardar ou Guardar Como no canto inferior direito do seu ecrã e atribuir um nome lhe que seja elucidativo, mantendo a extensão (*.CHE). O procedimento para o envio do ficheiro encontra-se no ponto 7 da presente ajuda 5.6 Cheques Carta (CHC) O ficheiro de pedido de emissão de Cheques Carta via BPI Net Empresas poderá ser também criado através do Gestor de Ficheiros. Após a sua emissão os cheques serão enviados para a morada dos destinatários. De modo a criar ficheiros de Cheques Carta através do Gestor de Ficheiros, há que aceder à opção Criar Ficheiro do menu Ficheiro e seleccionar Cheques Carta (CHC). Após o carregamento dos beneficiários, há que preencher os campos indispensáveis à operação que se encontram na página em questão: Conta: Conta onde vai ser debitado o montante destinado à transferência; Tipo de Adenda: No caso de a entidade remetente do Cheque Carta pretender adicionar informação de detalhe relativo a cada registo, deverá optar por um dos 4 tipos de Adenda disponíveis: Adenda 0 Permite adicionar um campo com 35 caracteres no corpo do Cheque Carta. Adenda 1 Permite adicionar ao corpo do Cheque Carta uma tabela com os movimentos detalhados e correspondentes montantes, que quantificam o pagamento em questão (documentos, facturas, etc..). Tem capacidade para 7 registos, embora cada um seja limitado a 30 caracteres. Adenda 2 Permite adicionar ao corpo do Cheque Carta um texto livre, limitado a 8 linhas, num máximo de 75 caracteres em cada uma. Adenda 3 Permite adicionar ao corpo do Cheque Carta uma tabela com os movimentos detalhados e correspondentes montantes, que quantificam o pagamento em questão (documentos, facturas, etc..). Tem capacidade para 14 registos, embora cada um seja limitado a 30 caracteres. Informação Adicional: A informação inserida neste campo será apresentada em todos os Cheques Carta que farão parte do ficheiro a enviar. Como exemplo, poderá ser utilizada para inserir mensagens de Boas Festas (Esta informação não é utilizada em ficheiros com adenda 3); Referência Ordenante: Descrição da operação; 30 / 35
Data de Processamento: Data desejada para processamento do ficheiro e geração dos cheques. Após seleccionar esta data, a coluna Data Cheques de todos os registos da lista será preenchida com o mesmo valor, podendo a posteriori alterar registo a registo. Data de Validade: Data que define a validade do ficheiro (mínimo 10 dias a seguir a Data Validade); Código de Envelopagem: Código que define o tipo de envelopagem a aplicar nos cheques carta (Correio Normal, Correio Especial, Correio Azul, Correio Estrangeiro); Para finalizar a operação, resta definir o nº de ordem de pagamento, adicionar a informação às adendas (duplo clique no campo adenda de cada registo) e alterar o valor da coluna Montante do(s) beneficiário(s) em questão, para o valor do cheque. Nota: Só são aceites para processamento no dia útil seguinte os ficheiros enviados até às 23h00. 31 / 35
Individualmente existe a opção de excluir e adicionar beneficiários à lista, bastando apenas pressionar o botão Apagar e Criar / Listar no canto inferior direito do seu ecrã, respectivamente. No caso de optar pelo botão Listar, surge uma lista com várias entidades que poderão ser incluídas no ficheiro. De seguida deverá guardar o ficheiro através da opção Guardar ou Guardar Como no canto inferior direito do seu ecrã e atribuir um nome lhe que seja elucidativo, mantendo a extensão (*.CHC). O procedimento para o envio do ficheiro encontra-se no ponto 7 da presente ajuda. Poderá consultar a leitura do ficheiro de retorno seguindo o procedimento do ponto 8. 32 / 35
6 CONSULTA DE FICHEIROS JÁ CRIADOS Caso pretenda abrir um ficheiro já criado, de modo a poder consultá-lo ou mesmo efectuar alterações para posteriormente o voltar a enviar, deverá seleccionar a opção Abrir no menu Ficheiro. Deverá começar por seleccionar o tipo de ficheiro que pretende abrir (PS2; SDD; N19; OPE; CHC; CHE;) e depois seleccionar o ficheiro pretendido para consulta e alteração. 7 ENVIO DOS FICHEIROS Uma vez criado o ficheiro que contém a informação das operações financeiras a realizar, é necessário enviá-lo ao BPI Net Empresas. Para tal, terá que aceder ao site www.bpinetempresas.pt e fazer o Log In, inserindo o seu Código de Acesso e Número de Adesão. Uma vez aceites, terá que ir ao menu Ficheiro e seleccionar a opção Envio Ficheiro no menu vertical (à esquerda) referente ao tipo de operação que deseja realizar. Posteriormente, resta confirmar a localização do ficheiro e caso não se verifique nenhuma incompatibilidade a nível da pré-validação, ser-lhe-á pedida uma nova confirmação para o ficheiro passar ao estado de Introduzido. 33 / 35
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8 CONSULTA DE FICHEIRO DE RETORNO Após o envio e processamento pelo BPI Net Empresas dos ficheiros de Cobranças e Cheques Carta, é disponibilizado um ficheiro de retorno com o estado final (para o caso de cheques cartas são disponibilizados ficheiros de retorno diários antes do final) das operações nele incluídas. O Gestor de Ficheiros possui uma opção que permite a leitura destes retornos. Para proceder à sua leitura deverá seleccionar a opção Abrir Retorno no menu Ficheiro. De seguida deverá confirmar a localização do ficheiro recebido no seu computador. No topo da página é apresentada informação relativa ao ficheiro importado e na lista os dados de cada registo e a respectiva situação. No fim da página está disponível informação sobre o número de registos e montante total e a opção de exportar os registos do ficheiro para formato EXCEL. O exemplo seguinte é um retorno SDD. Nota: O Ficheiro de Retorno destina-se apenas a ser consultado e impresso, não sendo possível efectuar qualquer tipo de alteração. 35 / 35