Unidade 29: Formatação condicional * 2010 material* 29.0 Introdução A formatação condicional é a formatação que depende do valor de uma célula ou seus conteúdos. Por exemplo, em um banco de dados de salários de funcionários, você pode querer que o Excel destaque os salários acima de $100.000, pessoas chamadas Davina ou funcionários que iniciaram na empresa antes de 1/4/2009. Há uma funcionalidade de formatação condicional substancial nova na versão 2007 do Excel. Há algumas funcionalidades adicionais no Excel 2010 que discutiremos brevemente no item 29.4. 29.1 Formatação condicional básica Iniciando Para configurar a formatação condicional para uma célula ou intervalo de células, clique para abrir o menu Formatação Condicional na faixa de opções: Este menu traz uma série de opções que são por sua vez descritas abaixo. 2010 Excel with Business 1 Unidade 29: Formatação condicional
Regras de realce de células Este conjunto de opções permite que você selecione um conjunto de células, e defina regras que alteram sua formatação dependendo do resultado da célula. As regras podem tomar a forma exibidas acima (qualquer das condições marcadas em vermelho podem ser usadas como uma regra. Elas são de uso intuitivo, por exemplo, selecionar um grupo de células que contêm números (C2:C8) e escolher Maior que resulta nesta janela: Digitar 24,5 no campo de entrada nesta janela define a condição como maior que 24,5. No lado direito da janela o tipo de formatação que será aplicado se esta condição for verdadeira é definido, neste exemplo, Preenchimento vermelho claro e texto vermelho 2010 Excel with Business 2 Unidade 29: Formatação condicional
escuro. Você pode ver que esta formatação já está sendo aplicada aos números selecionados à esquerda que são maiores que 24,5. Da mesma forma, você pode definir a formatação aplicável se a célula tem um valor entre dois números (por exemplo, entre 15 e 35), etc. de acordo com o menu exibido acima. Observe que o Excel irá, de forma útil, sugerir alguns valores para a condição que faz sentido dado os dados que você selecionou, isso facilita a visualização do efeito da formatação antes de inserir seus próprios limites. Observe que a formatação condicional pode também ser usada para texto (por exemplo, realçar as células que contém uma palavra específica). Regras primeiros/últimos Estas aplicam formatação apenas ao (por exemplo) dois maiores números de uma seleção. Por exemplo, na captura de tela abaixo o item do menu 10 Últimos Números foi selecionado para o intervalo de números exibidos, mas então os 10 itens foram alterados para 2 no menu subsequente que aparece, assim o 2 números menores da seleção são sombreados em vermelho. 2010 Excel with Business 3 Unidade 29: Formatação condicional
Barras de dados Esta opção adiciona uma pequena barra a cada célula em um intervalo selecionado, indicando este valor: Escalas de cor Semelhante às barras de dados, porém o valor da célula é indicado utilizando um sistema tipo semáforo em vez de uma barra: 29.2 Gerenciando regras de formatação condicional Cada vez que você cria uma regra (como exibido acima) você então (possivelmente, dependendo do conteúdo das células) afeta a aparência de sua planilha, porém a regra exata que você criou não será óbvia. Por exemplo, o efeito na captura de tela ao final da última seção poderia ter sido alcançado através do sombreamento manual das células. Para ajudá-lo a saber as regras que você precisa usar a opção Gerenciar Regras no menu de Formatação Condicional: 2010 Excel with Business 4 Unidade 29: Formatação condicional
Isso exibe uma janela mostrando todas as regras que se aplicam Isso permite que as regras sejam identificadas, excluídas e editadas (alterando a condição, as células às quais ela se aplica ou o tipo de formatação aplicada) uma vez que as regras tiverem sido criadas. Editar uma regra exibe esta janela: 2010 Excel with Business 5 Unidade 29: Formatação condicional
Este exemplo (formatação das primeiras 30 células em uma seleção) produz o resultado do formulário: Da mesma forma, utilizando a opção Formatar apenas valores exclusivos ou duplicados, o programa faria o mesmo. Observe que isso pode ser usado junto com, mas não como uma substituição da nova função do Excel 2007 - Remover Duplicatas. 2010 Excel with Business 6 Unidade 29: Formatação condicional
Estética Em uma célula, você pode adicionar barras de dados, ícones (setas, semáforos, bandeiras, etc.) gradientes de duas ou três cores para indicar o tamanho relativo ou absoluto (para o conjunto de dados selecionado). 2010 Excel with Business 7 Unidade 29: Formatação condicional
Como estes exemplos mostram, é fácil ir mais longe com as opções de semáforo, etc. Boa formatação é formatação simples. Pontos a observar Observe que até três condições podem ser definidas para qualquer célula no Excel 2003 e muito mais no Excel 2007. Então, no exemplo, abaixo se queríamos realçar os funcionários que não se ausentaram com borda verde, e funcionários que se ausentaram do trabalho por problemas de saúde por mais de cinco dias com preenchimento em vermelho, faríamos algo assim: Funcionário Ausência ano passado Cuidado para não permitir que o mesmo tipo de formato seja alterado para condições diferentes (por exemplo, uma condição diz Preenchimento em marrom se a célula é maior que 5 e outra diz Preenchimento em vermelho se a célula é igual a 8; assim haverá um conflito para todas as células com valor 8 que podem confundir). A formatação condicional pode ser copiada (é copiada quando você copia uma célula). Ela pode também ser transferida para novas células utilizando o pincel. 29.3 Avançado: regras baseadas em fórmulas Vimos como configurar a formatação condicional com base em se uma célula é igual a um valor específico (por exemplo, colorir as células de amarelo se contiverem o texto Vendas ). É possível também (e útil) definir regras que alterar a formatação com base em se as células são iguais à outra célula. Então, por exemplo, eu posso alterar a condição para uma regra ser =$A$1. Isso significa que todas essas células cujo conteúdo é o mesmo que a célula A1 terá a formatação condicional aplicada. 2010 Excel with Business 8 Unidade 29: Formatação condicional
Isso é útil uma vez que eu posso então realçar diferentes itens de dados alterando simplesmente o conteúdo de uma célula. Isso se torna ainda mais útil se a condição é uma fórmula relativa que se refere às células (por exemplo, =A1). Então, copiar a fórmula alterará a condição (por exemplo, para =A12). 29.4 Melhorias do Excel 2010 Melhorias do Excel 2010 O Excel 2010 melhora ainda mais a flexibilidade da formatação condicional. Para conjuntos de ícones, há alguns ícones adicionais incluindo estrelas douradas, douradas pela metade e pratas, talvez ainda mais importante, ao invés de apenas poder selecionar um conjunto de ícones correspondentes, no Excel 2010, cada ícone pode ser escolhido individualmente: Como você pode ver, há também uma opção Sem Ícone de Célula para cada regra possível. Isso facilita a utilização do ícone exclusivo 'realçar' apenas para enfatizar um grupo de valores. Indo para as barras de dados, há agora uma opção entre preenchimento gradiente e sólido, a direção da barra e controle sobre se a barra tem uma borda e, caso tenha, a cor da borda. Talvez ainda mais significativo, você agora pode lidar com valores negativos exibindo a barra de qualquer lado de um eixo. Você pode definir a posição do eixo e definir a cor das barras positiva e negativa separadamente: 2010 Excel with Business 9 Unidade 29: Formatação condicional
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