1. OBJETIVO Estabelecer, documentar, implementar, aprimorar e manter um Sistema de Gestão da Qualidade e de Energia, que assegure a conformidade com os requisitos da norma de referência. Outrossim, a responsabilidade do Comitê de Gestão da Qualidade e de Gestão de Energia (funções e responsabilidades) encontram-se descritas nas respectivas portarias de designação do TCE MT. 2. CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTRO Qualquer servidor pode identificar a necessidade de gerar, alterar e/ou excluir documentos ou registros, desde que autorizado pelo Representante da Direção - RD. A - Controle de Documento: Os documentos do Sistema de Gestão deverão possuir número de versão e data para garantir sua identificação. No final de cada documento deverá constar a descrição da última versão efetuada. As últimas alterações efetuadas serão identificadas em negrito no próprio texto. A análise crítica dos documentos ocorrerá posteriormente às auditorias internas e serão revisadas quando necessário. Os documentos de origem externa, serão encontrados nos diretórios eletrônicos da organização e com proteção contra cópias ou alterações, realizada pela Secretaria de Tecnologia da Informação (STI). Quanto as normas técnicas (requisitos legais e regulamentares) poderão ser encontradas na rede, sendo responsabilidade do setor o seu arquivamento, controle e atualizações. Quando obsoleto, os documentos serão retirados da rede (sistema eletrônico) e arquivados na pasta Obsoleto em meio eletrônico, a qual será acessada apenas pelo Gabinete da Presidência (Representante da Direção RD). Após impresso o documento deixa de ser controlado pelo. 1/6
A1 - Hierarquia de Documentação do (SGI) Manual do ( Nível A Estratégico) Procedimento Sistêmico de Gestão Integrado ( Nível B Tático) Instruções de Trabalho e outros documentos do ( Nível C Operacional) B - Controle de Registro: Quando necessário o controle dos registros poderá ser realizado ao final de cada procedimento especifico, atendendo os requisitos da norma de referência. O controle dos registros será realizado pela planilha de controle de registro. C Padrões de Cabeçalho Documentos/Registros Cabeçalho 1: Manual do Procedimento Sistêmico de Gestão Integrado; Programa Anual de Auditorias (interna e externa) e Análise Crítica Planilha de Documentos; Planilha de Registro; Programa Anual de Auditorias; Plano de Auditoria; Relatório de Auditoria Interna; Registro de Ação Corretiva; Registro de Ação Preventiva Procedimento Administrativo (PA) Procedimento Operacional (PO) SISTEMA SGI-TCE-00 00 2/6
3. AUDITORIA INTERNA A As auditorias internas deverão ocorrer semestralmente antes da realização da auditoria externa e da reunião de análise crítica da alta direção, ou extraordinariamente quando ocorrerem mudanças significativas no Sistema de Gestão. A programação e planejamento das auditorias internas serão realizadas de forma a assegurar que todos os requisitos e processos sejam auditados. B Os planos de auditorias devem atender aos seguintes critérios: normas de referência, escopo, auditores designados (os quais devem ser independentes do processo a ser auditado). C As auditorias internas deverão ser conduzidas por pelo menos 02 (dois) auditores qualificados, para desempenhar a condição de auditor líder, em qualquer parte de uma auditoria. A equipe de auditoria poderá incluir auditor externo desde que devidamente qualificado. 3/6
4. AÇÃO CORRETIVA, AÇÃO PREVENTIVA E CONTROLE DE PRODUTOS NÃO CONFORMES A Todos servidores podem identificar uma situação não conforme, com registro das possíveis ações corretivas ou preventivas. A identificação de situação não conforme pode também ter origem nas constatações de auditorias internas e externas, reclamação de cliente, análise critica e análise de dados do Sistema de Gestão da Qualidade. Sendo que deverão ser encaminhadas para o RD do sistema para avaliação e controle estatístico. B A análise da eficácia e ponderação estatística é realizada pelo RD do sistema, onde é verificada a recorrência de ações corretivas e preventivas no SGQ. C- Para produto não conforme fica definida a ferramenta Redmine, cuja avaliação será realizada pelo Gestor do Negócio definido pela Portaria nº 6/2013, que dispõe sobre a responsabilidade e autoridade para adoção das medidas cabíveis com o registro das ações corretivas ou preventivas pertinentes. 5. SATISFAÇÃO DO CLIENTE A Para os processos: Geo-Obras, Diário Oficial de Contas (DOC), Plenário Virtual, Gerenciamento do Planejamento Estratégico (GPE) e Auditoria Informatizada de Contas Anuais de Governo a medição da satisfação dos clientes é realizada pela análise das informações contidas no Fórum (ferramenta disponível no Portal do TCE). B Para o sistema SGP a metodologia utilizada é a Pesquisa Quantitativa com Mensuração de Indicadores de Conhecimento, Satisfação e Imagem, realizada anualmente pela FIA - USP. C O TCE-MT realiza também a pesquisa de opinião dos usuários (Fiscalizados), aplicada no segundo semestre de cada ano, com resultado apresentado no primeiro semestre do ano seguinte pela área de qualidade. A análise, e qualquer outra sugestão ou elogio, devem ser coletadas pelo respectivo gestor de cada processo semestralmente (final de junho e novembro), e encaminhadas ao Responsável da Direção RD. Para as reclamações realizadas, devem ser analisadas e tratadas por meio de registro de ação corretiva. O uso dessas informações, será insumo para análise de dados; e, visa a promoção da melhoria dos processos. 4/6
6. MONITORAMENTO E MEDIÇÃO DO PROCESSO Os processos certificados são acompanhados pelo Sistema de Gerenciamento do Planejamento Estratégico (GPE), composto pelos objetivos estratégicos/qualidade, iniciativas, principais ações e metas do Plano Estratégico Gestão 2014-2015. 7. AQUISIÇÃO O Núcleo de Gestão de Contratos, Convênios e Parcerias realiza os processos de aquisição de serviços e materiais para o Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, onde a organização mantém a responsabilidade total sobre o processo. 8. SISTEMA DE GESTÃO DE ENERGIA - SGE Fica estabelecido que a Linha Base Energética pertinente ao uso e consumo de energia como sendo o ano de 2013. Faz uso dos seguintes documentos no SGE: Manual do ; Procedimento Sistêmico de Gestão Integrado; Procedimentos Administrativos e Operacionais, e; Registros. 5/6
8.1. Convocação das reuniões As reuniões da Comissão de Gestão de Energia serão convocadas pelo Responsável do SGE ou Responsável pela Direção. Serão convocados todos os membros da Comissão e outras pessoas que se considere de interesse, em função dos temas a tratar do SGE são: As reuniões da Comissão de Gestão de Energia serão realizadas com a frequência que se considere necessária para o êxito das metas perseguidas e com uma frequência mínima de quatro vezes ao ano. A Comissão de Gestão de Energia poderá ser convocado em caráter de urgência no caso de aparecer situações especiais que requeiram a sua atuação. Neste caso, qualquer membro da Comissão poderá convocar a reunião e não será necessária um número mínimo de membros para realizá-la. 8.2. Preparação e distribuição da ata de reunião Os temas tratados, as conclusões e os acordos nas reuniões do Comissão de Gestão de Energia serão relatados na ata de reunião, que será elaborada pelo Responsável do SGE, segundo o formato estabelecido no registro RE.02 Ata de Reunião do Comitê de Gestão de Energia. Uma vez elaborada a ata, o Responsável do SGE no TCE MT deverá aprová-la, através da sua assinatura. Serão distribuídas cópias aprovadas a todos os convocados para a reunião e o Responsável do SGE arquivará a original. 9. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA ABNT NBR ISO 19011:2012 - Diretrizes para auditorias de Sistema de Gestão da Qualidade e / ou Ambiental; ABNT NBR ISO 9001:2008 - Sistema de Gestão da Qualidade Requisitos; ABNT NBR ISO 9000:2005 - Sistema de Gestão da Qualidade Normas e Vocabulários ABNT NBR ISO 50001:2011 Sistema de Gestão da Energia - Requisitos. HISTÓRICO DA REVISÃO DATA VERSÃO TÓPICO/TÍTULO 02/08/2013 06 Atualização do tópico Padrão dos Cabeçalhos e inserção do tópico Monitoramento e Medição do Produto. Inclusão do tópico Aquisição. 04/04/2014 07 Atualização do tópico Monitoramento e Medição do Produto. 29/08/2014 08 Revisão do tópico Satisfação do Cliente e Objetivos da Qualidade 03//2014 09 Inclusão do tópico Sistema de Gestão de Energia Inserção da Hierarquia de documentos e ítem C no tópico Auditoria Interna Elaboração Emanoel Gomes Bezerra Junior Aprovação Cons. Waldir Júlio Teis Cópia Controlada 6/6