RAIS Relação Anual de Informações Sociais

MANUAL DE ORIENTAÇÃO RAIS Relação Anual de Informações Sociais Geração e Importação do Arquivo Ano-Base 2013 e Genérica 1976 a 2012 1

COMUNICADO IMPORTANTE A partir desta versão 3.82.0 do sistema Folha Phoenix, estamos disponibilizando a geração do arquivo para validação no GDRAIS 2013 e GDRAIS Genérico 1976 a 2012, de acordo com o layout disponibilizado pela Portaria MTE nº. 2,072, de 31 de Dezembro de 2013, publicada no DOU (Diário Oficial da União) de 03 de janeiro de 2014. O prazo legal de entrega da declaração da RAIS inicia em 20 de janeiro de 2014 e encerra em 21 de março de 2014. A entrega da declaração é obrigatória e o atraso na entrega está sujeito à multa conforme previsto no ART. 25 da Lei nº. 7.998, de 11/01/1990. As instruções de preenchimento e o aplicativo validador encontram-se disponíveis no portal da RAIS: http://www.rais.gov.br O aplicativo GDRAIS 2013 é desenvolvido na plataforma JAVA, para que o mesmo seja executado, deverá instalar a JVM (Máquina Virtual Java), esse aplicativo está disponível em http://www.java.com/pt_br/download/manual.jsp, porém atentar-se a versão do sistema operacional que utiliza, ou seja, 32 ou 64 bits. INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A RAIS: DDD (Telefone): Antes de gerar o arquivo da RAIS, certifique se este campo DDD está preenchido, o mesmo fica localizado no cadastro da empresa, aba folha. Caso não esteja preenchido, ao verificar inconsistências no aplicativo da RAIS apresentará erro informando que o preenchimento do DDD é obrigatório. Número do Telefone: Antes de gerar o arquivo da RAIS, certifique se este campo Telefone está preenchido, o mesmo fica localizado no cadastro da empresa, aba folha. Caso não esteja preenchido, ao verificar inconsistências no aplicativo da RAIS apresentará erro informando que o preenchimento do campo Telefone é obrigatório. Houve alterações no layout / aplicativo da RAIS em relação a este campo, ou seja, seu tamanho passou de 8 caracteres para 9 caracteres, quando o número do telefone possuir 8 caracteres será carregado na RAIS um zero a esquerda, exemplo: O número de telefone preenchido no sistema Folha é 29426700, na RAIS apresentará 029426700. Quando é removido este zero a esquerda no arquivo texto, ao passar o mesmo pelo analisador da RAIS, apresentará erro que o campo telefone está incorreto, tratando que este campo é de formato numérico, está correto carregar zero a esquerda, porém, no aplicativo da RAIS deveria desprezar este zero a esquerda e apresentar apenas os 8 números do telefone, mas pelo que analisamos e esclarecemos junto ao Suporte da RAIS, no mesmo consta essa inconformidade, enquanto isso continuará carregando o número de telefone na RAIS, conforme exemplo citado acima 029426700. Construção Civil (Local Rateado - Obra Própria): Os aplicativos GDRAIS 2013 versão 2013.4.3 atualizado em 04/02/2014 e GDRAIS GENÉRICA 1976 a 2012 versão 2012.1.1.7 atualizada e 24/01/2014, estão com inconformidade quando a empresa é Construção Civil e o colaborador está rateado em mais de um local que é obra própria em relação ao (s) mês (es) do ano-base que está sendo gerado o arquivo, ao importar o arquivo na RAIS, são apresentados os funcionários apenas em 1 local, já o segundo local, por exemplo, é importando mas sem funcionários mesmos tendo 2

rateio neste local, no arquivo gerado pela Folha Phoenix são apresentados os dois ou mais locais corretamente, o problema ocorre no aplicativo GDRAIS, inclusive entramos em contato com o MTE e os mesmos já estão analisando essa situação. No momento da importação apresenta essa inconformidade no relatório de importação de dados, informando que a obra própria X (CEI Vinculado) possui dados duplicados, verifique a coluna Duplic deste relatório. Caso sua empresa seja Construção Civil (Local Rateado com Obra Própria) e se enquadre na situação mencionada acima, aguardar nova versão do aplicativo GDRAIS. Para acompanhar novas atualizações da RAIS, acesse o portal http://www.rais.gov.br/rais_sitio/download.asp Se a sua empresa não se enquadra na situação acima, os dados serão importados normalmente para o GDRAIS. Geração do arquivo da RAIS: No aplicativo GDRAIS 2013 o arquivo a ser importado obrigatoriamente deve ter a extensão DEC, a Folha exportará o arquivo com a nova extensão DEC definida pelo MTE, exemplo: RAIS2013.DEC. Na geração do arquivo da RAIS Genérica 1976 a 2012 o arquivo a ser importando obrigatoriamente deve ter a extensão DEC, a Folha exportará o arquivo com a nova extensão DEC definida pelo MTE, exemplo: RAIS2012.DEC. INF.: CADASTRO DE CONTRIBUIÇÕES SINDICAIS PATRONAL Antes de gerar o arquivo da RAIS ano-base 2013 de suas empresas, certifique no menu Arquivos \ Sindicatos \ Patronal \ Cadastro de Contribuições Sindicais em relação ao sistema Folha Phoenix, se já existe o preenchimento das contribuições para o ano-base que está sendo gerado, desta forma, o sistema incluirá essas informações no arquivo a ser gerado. INF.: PARÂMETROS POR EMPRESA 3

Incluída a aba RAIS e nesta aba foi incluído o campo - Tipo de Sistema de Controle de Ponto, selecione uma das opções listadas neste campo. Este campo é de preenchimento obrigatório, caso contrário ao Preparar Rais da na geração do arquivo será demonstrado erro caso este campo esteja sem preenchimento. 1. GERANDO O ARQUIVO - ANO-BASE 2013 1.1 RAIS (Integrações/Anuais/RAIS) 1.1.1 Aba - Seleção de Empresas Campo - Ano Base Neste campo carregará automaticamente o ano-base 2013. Campo - Tipo de Declaração Selecione a opção desejada, Anual ou Encerramento. Campo - Retificação 4

Apenas selecione esta opção se a RAIS que está sendo gerada é retificadora, sendo afirmativo, preencha o número CREA e a Data. Campo - Gerar RAIS da Empresa Selecione a opção que deseja gerar o arquivo da RAIS, ou seja, Ativa, Fila ou Todas. Campo - Empresa Responsável Selecione a Empresa Responsável pela geração do arquivo. Se no campo Gerar RAIS da Empresa estiver selecionada a opção Fila, habilitará ao lado do campo Empresa Responsável o campo Fila, para que seja selecionado o número da fila. Campo - Responsável pelas informações Selecione o Responsável pela geração do arquivo. 1.2 Botão - Preparar RAIS Clicando neste botão, será apresentada a janela abaixo: 1.2.1 Aba - Empresas já processadas 5

Nesta janela, apresentará uma lista de empresas já processadas, caso não queira gerar alguma empresa, desmarque a empresa através da coluna Processa a empresa. 1.3 Processar Eventos Clicando neste botão, será apresentada a janela abaixo: 1.3.1 Aba - Relação de Eventos Extraordinários Nesta janela, apresentará uma relação de eventos extraordinários que serão processados na geração do arquivo, porém, os mesmos são divididos em duas listas, uma contendo os Eventos Contmatic e outra os Eventos do Usuário, caso tenha algum evento do usuário que foi utilizado no ano-base e que deverá ser processado na geração do arquivo, clique no campo Evento da lista de Eventos Usuário e inclua o(s) mesmo(s) informando o Tipo RAIS correspondente. 1.4 Verifica Eventos 6

Clicando neste botão serão processados os eventos que fazem parte da geração do arquivo, ao término apresentará a janela abaixo. 1.4.1 Verificação de possíveis problemas Nesta janela, poderá apresentar uma lista de possíveis inconsistências. Quando apresentar a mensagem que Existe algum valor zerado, desconsidere essa inconsistência, a mesma apenas é apresentada quando o colaborador não teve movimentação em determinada competência por motivos de afastamentos entre outros, incluindo a rescisão, ou seja, nos meses posteriores ao desligamento é preenchido com o valor 0,00 (zero) 1.5 Botão - Edição Clicando neste botão, será apresentada a janela abaixo: 1.5.1 Aba - Edição de Valores 7

Nesta janela, apresentará todos os colaboradores que serão processados no arquivo, inclusive sua movimentação mês a mês além do 13º salário 1ª e 2ª parcela. 1.6 Botão - Preparar Arquivo Clicando neste botão, será apresentada a janela abaixo. 1.6.1 Aba - Geração de Arquivo 8

Nesta janela, você poderá fixar o mês data-base do sindicato de funcionários para todas as empresas quando for igual, basta preencher o campo Se você desejar fixar o mês da data base do sindicato em todas as empresas, digite o mês:, caso contrário, não preencha nenhuma informação neste campo, assim o sistema buscará essa informação em cada empresa. Preencha a data de geração do arquivo no campo Data de geração do Arquivo para GDRAIS: 1.7 Botão - Gerar Dados Clicando neste botão, irá gerar os dados para geração do arquivo. 1.8 Botão - Gerar Arquivo Ao término da geração dos dados, clique neste botão para gerar o arquivo no diretório de sua preferência, após a geração do arquivo apresentará a mensagem abaixo: 9

*** Ao realizar a importação do arquivo para o aplicativo GDRAIS2013 e necessitar gerar o arquivo novamente, antes de gerar, feche o aplicativo da RAIS, pois o mesmo poderá segurar o arquivo e não gerar os dados corretamente.*** 2. Importando o arquivo no aplicativo GDRAIS2013 Antes de importar o arquivo, consulte o site da RAIS e veja se a versão que possui instalada em sua máquina é a mesma que está disponível no site da RAIS, caso não seja, atualize. Após certificar, acesse o aplicativo GDRais2013 e clique no menu Declaração\Importar\Ano Atual (2013), conforme figura abaixo: 10

Apresentará uma janela para selecionar o diretório onde foi gerado o arquivo da RAIS, conforme figura abaixo, informe o diretório onde se encontra o arquivo da RAIS gerado pelo sistema Folha, exemplo: RAIS2013.DEC e continue a importação. Caso haja erros, ao término da importação apresentará uma listagem contendo as inconsistências. 11

3. GERANDO O ARQUIVO - RAIS GENÉRICA 1976 A 2012 3.1 RAIS (Integrações/Anuais/RAIS) 3.1.1 Aba - Seleção de Empresas Campo - Ano Base Neste campo informe o ano-base entre 1976 a 2012 para geração do arquivo da RAIS Genérica. Campo - Tipo de Declaração Selecione a opção desejada, Anual ou Encerramento. Campo - Retificação Apenas selecione esta opção se a RAIS que está sendo gerada é retificadora, sendo afirmativo, preencha o número CREA e a Data. Campo - Gerar RAIS da Empresa Selecione a opção que deseja gerar o arquivo da RAIS Genérica, ou seja, Ativa, Fila ou Todas. 12

Campo - Empresa Responsável Selecione a Empresa Responsável pela geração do arquivo. Se no campo Gerar RAIS da Empresa estiver selecionada a opção Fila, habilitará ao lado do campo Empresa Responsável o campo Fila, para que seja selecionado o número da fila. Campo - Responsável pelas informações Selecione o Responsável pela geração do arquivo. 3.2 Botão - Preparar RAIS Clicando neste botão, será apresentada a janela abaixo: 3.2.1 Aba - Empresas já processadas 13

Nesta janela, apresentará uma lista de empresas já processadas, caso não queira gerar alguma empresa, desmarque a empresa através da coluna Processa a empresa. 3.3 Processar Eventos Clicando neste botão, será apresentada a janela abaixo: 3.3.1 Aba - Relação de Eventos Extraordinários Nesta janela, apresentará uma relação de eventos extraordinários que serão processados na geração do arquivo, porém, os mesmos são divididos em duas listas, uma contendo os Eventos Contmatic e outra os Eventos do Usuário, caso tenha algum evento do usuário que foi utilizado no ano-base informado e que deverá ser processado na geração do arquivo, clique no campo Evento da lista de Eventos Usuário e inclua o(s) mesmo(s) informando o Tipo RAIS correspondente. 3.4 Verifica Eventos 14

Clicando neste botão serão processados os eventos que fazem parte da geração do arquivo, ao término apresentará a janela abaixo. 3.4.1 Verificação de possíveis problemas Nesta janela, poderá apresentar uma lista de possíveis inconsistências. Quando apresentar a mensagem que Existe algum valor zerado, desconsidere essa inconsistência, a mesma apenas é apresentada quando o colaborador não teve movimentação em determinada competência por motivos de afastamentos entre outros, incluindo a rescisão, ou seja, nos meses posteriores ao desligamento é preenchido com o valor 0,00 (zero) 3.5 Botão - Edição Clicando neste botão, será apresentada a janela abaixo: 3.5.1 Aba - Edição de Valores 15

Nesta janela, apresentará todos os colaboradores que serão processados no arquivo, inclusive sua movimentação mês a mês além do 13º salário 1ª e 2ª parcela. 3.6 Botão - Preparar Arquivo Clicando neste botão, será apresentada a janela abaixo. 3.6.1 Aba - Geração de Arquivo 16

Nesta janela, você poderá fixar o mês data-base do sindicato de funcionários para todas as empresas quando for igual, basta preencher o campo Se você desejar fixar o mês da data base do sindicato em todas as empresas, digite o mês:, caso contrário, não preencha nenhuma informação neste campo, assim o sistema buscará essa informação em cada empresa. Preencha a data de geração do arquivo no campo Data de geração do Arquivo para GDRAIS: 3.7 Botão - Gerar Dados Clicando neste botão, irá gerar os dados para geração do arquivo. 3.8 Botão - Gerar Arquivo Ao término da geração dos dados, clique neste botão para gerar o arquivo no diretório de sua preferência, após a geração do arquivo apresentará a mensagem abaixo: 17

4. Importando o arquivo no aplicativo GDRaisGenérico Antes de importar o arquivo, consulte o site da RAIS e veja se a versão que possui instalada em sua máquina é a mesma que está disponível no site da RAIS, caso não seja, atualize. Após certificar, acesse o aplicativo GDRaisGenérico e no menu Declaração\Importar\Rais Genérico, apresentará uma janela para selecionar o diretório onde foi gerado o arquivo da RAIS, informe o diretório onde se encontra o arquivo da RAIS que foi gerado pelo sistema Folha Phoenix e conclua a importação. Caso haja erros, ao término da importação apresentará uma listagem contendo as inconsistências. *** Rescisão Complementar *** Se você possui Rescisão Complementar durante o ano-base 2013 e exercícios anteriores, deverá informar os valores diretamente no aplicativo da RAIS. 18

INF.: CÓDIGOS DE AFASTAMENTOS - FOLHA x RAIS Com base na tabela abaixo, veja como serão preenchidos os códigos de afastamentos no aplicativo da RAIS: FOLHA PHOENIX RAIS Cód. Descrição x Cód. Descrição 1 Acidente de Trabalho (Típico) 10 Acidente do trabalho típico 1 Acidente de Trabalho (Trajeto) 20 Acidente do trabalho de trajeto 1 Acidente de Trabalho 30 Doença relacionada ao trabalho (Relacionado ao trabalho) 2 Auxílio Doença 40 Doença não relacionada ao trabalho 3 Serviço Militar 60 Serviço militar obrigatório 4 Auxílio Reclusão 70 Licença sem vencimento/sem remuneração 5 Licença Maternidade 50 Licença-maternidade 7 Licença sem remuneração 70 Licença sem vencimento/sem remuneração 8 Licença com remuneração NÃO leva esse tipo de afastamento para RAIS 9 Aborto não criminoso 50 Licença-maternidade 10 Novo acidente de trabalho (60 10 Acidente do trabalho típico dias - Típico) 10 Novo acidente de trabalho (60 20 Acidente do trabalho de trajeto dias - Trajeto) 10 Novo acidente de trabalho (60 30 Doença relacionada ao trabalho dias - Relacionado ao trabalho) 11 Novo auxílio doença (60 dias) 40 Doença não relacionada ao trabalho 12 Licença amamentação NÃO leva esse tipo de afastamento para RAIS 14 MP 1726/98 - Suspensão de Contrato 70 Licença sem vencimento/sem remuneração 15 Prorrogação de licença 50 Licença-maternidade maternidade 16 Licença paternidade NÃO leva esse tipo de afastamento para RAIS 17 Licença maternidade 50 Licença-maternidade adoção/guarda 1 ano (120 dias) 18 Licença maternidade 50 Licença-maternidade adoção/guarda 1 ano (60 dias) 19 Licença maternidade 50 Licença-maternidade adoção/guarda 1 ano (30 dias) 20 Aposentadoria por invalidez (provisória) NÃO leva esse tipo de afastamento para RAIS 21 Mandato sindical 70 Licença sem vencimento/sem remuneração 22 Acidente de trabalho (igual ou 30 Doença relacionada ao trabalho inferior a 15 dias) 23 Auxílio doença (igual ou inferior a 15 dias) 40 Doença não relacionada ao trabalho 24 Prorrogação Licença- Maternidade (Empresa Cidadã - Lei 11.770/08) 50 Licença-maternidade 19