RESUMO DA SOLUÇÃO Gerenciamento de ativos de software com o CA IT Asset Manager como posso administrar melhor os meus ativos de software e reduzir o risco de auditorias de conformidade? agility made possible
O CA IT Asset Manager ajuda as empresas a saber que ativos de software estão sendo utilizados, agrupar e distribuir softwares não utilizados para onde forem necessários e reduzir os riscos de auditorias de fornecedores de software. 2
resumo executivo Desafio Em um ambiente onde a TI é solicitada a fazer mais por menos, gerenciar software de modo eficaz é necessário para garantir que os investimentos em TI tenham o custo otimizado. Infelizmente, a maioria das empresas não faz um trabalho eficaz no gerenciamento desses investimentos. Elas usam planilhas ou bancos de dados caseiros para controlar licenças e utilização de software. A organização tem dificuldade em saber quais licenças de software estão sendo utilizadas e quais estão disponíveis. A empresa compra software em excesso e não consegue manter o controle da conformidade com as licenças. Isso resulta em uma sobrecarga cara de software e na exposição a riscos significativos de auditoria de conformidade e violação. Oportunidade O CA IT Asset Manager (CA ITAM) é uma solução líder de mercado que ajuda você a melhorar o gerenciamento financeiro, contratual e operacional dos ativos de hardware e software de TI durante todo o ciclo de vida. O CA ITAM foi criado especialmente para atender às necessidades de provedores de serviços e empresas de grande porte como parte de uma solução de gerenciamento de serviços completa. A solução permite o gerenciamento completo de ativos que oferecem suporte aos serviços de TI desde sua requisição até o momento em que se tornam obsoletos e confere visibilidade e controle financeiros sobre esses investimentos. Benefícios Uma solução completa de gerenciamento do ciclo de vida de ativos oferece ROI comprovado para controlar as despesas de TI, permitir a conformidade regulatória e com diretivas e melhorar a entrega de serviços. O CA ITAM permite que as empresas saibam melhor quais ativos são utilizados e estão disponíveis. A empresa tem mais capacidade de realocar licenças de software onde elas são necessárias e de inutilizar ativos que não agregam mais valor para os negócios. Com isso, as compras em excesso e a sobrecarga da TI da empresa são reduzidas. Além disso, os recursos de geração de relatórios melhoram muito as negociações com fornecedores, o gerenciamento de conformidade do software e a resposta da auditoria. Isso, por sua vez, reduz o custo do fornecedor e reduz os riscos de auditoria de software. 3
Seção 1: Desafio Manter as luzes acesas ou conduzir a inovação? Hoje, as empresas estão se esforçando para manter a vantagem competitiva em uma situação econômica desafiadora. Para CFOs e CIOs, essas duas diretivas muitas vezes entram em conflito. Não só os CIOs e seus departamentos de TI precisam dar suporte à inovação para atender às necessidades de uma clientela cada vez diversa, mas também precisam fazê-lo com muito menos orçamento do que havia disponível há dez anos. Ao mesmo tempo, o ambiente de TI tornou-se cada vez mais complexo com a alta adoção da virtualização, a nova infraestrutura e as plataformas na nuvem, e uma variedade maior de dispositivos para dar suporte. Essa complexidade consome ainda mais os recursos já escassos, o que dificulta focar na inovação. Para atender a essa dinâmica, os executivos precisam gerenciar proativamente os investimentos já feitos em ativos de software para garantir que eles obtenham o máximo deles. Além disso, a conformidade com a licença de software é uma parte integrante do gerenciamento desses ativos. Os fornecedores estão cada vez mais exercendo o direito de auditar clientes para garantir que o licenciado não esteja excedendo o uso autorizado do software adquirido. As empresas estão, portanto, expostas a riscos de multas de conformidade, sujeitas aos custos associados à realização dessas auditorias e são gravemente afetadas pela interrupção de suas operações normais de negócios que a resposta implica. Infelizmente, a maioria das empresas faz um trabalho inadequado no gerenciamento de seus investimentos em software. Eles usam esforços manuais, planilhas do Excel ou bancos de dados caseiros para controlar licenças de software e ativos físicos. Isso dificulta saber onde esses ativos são usados, quais não são mais usados, e se a utilização de software está em conformidade com os acordos existentes. Em vez de otimizar o investimento, as empresas fazem mal uso dos investimentos em inovação com gastos excessivos em ativos físicos e software. Elas são expostas a multas de conformidade de software e custos de auditoria. Elas são ineficazes nas negociações com fornecedores devido à falta de informações confiáveis. Seção 2: Oportunidade CA IT Asset Manager: melhorando a utilização de ativos Mas e se as empresas pudessem gerenciar os ativos de forma diferente? E se pudessem saber quais licenças são utilizadas e quais devem ser realocadas? E se pudessem agrupar as licenças de software e distribuí-las onde possam ser utilizadas de forma mais otimizada em vez de comprar um novo software? E se as empresas pudessem gerenciar proativamente a relação com fornecedores, a conformidade do software e reduzir o risco de auditorias de licença? O CA IT Asset Manager dá autonomia para as empresas suprirem essas necessidades. A solução ajuda as empresas a identificar os ativos e as licenças que estão atualmente em uso e quais não estão. Ajuda também a agrupar esses ativos e distribuí-los, por demanda, onde eles são necessários. E relata proativamente a demanda de licenças de software e contratos de fornecedores. Isso dá autonomia para as empresas negociarem melhor os contratos, gerenciarem proativamente os problemas de conformidade de software e otimizarem o uso de licenças de software. 4
Reconhecer e importar informações de licença O CA IT Asset Manager integra-se com as ferramentas de detecção e os sistemas de compras existentes para filtrar grandes quantidades de informação. O catálogo mestre de softwares da solução automatiza a tarefa demorada e propensa a erros de reconhecer manualmente softwares licenciáveis, reunir licenças de software adquiridas e compilar os direitos de uso dos produtos. O CA ITAM reconcilia automaticamente essas informações, permitindo que os analistas de gerenciamento de ativos de software sejam mais eficientes em seu tempo e se concentrem em atividades de maior valor. Como isso, a empresa fica mais apta a criar um inventário mais completo e preciso dos softwares utilizados e disponíveis no ambiente. Controlar, gerenciar e distribuir licenças em toda a organização Quando a empresa sabe quais licenças estão disponíveis, o CA IT Asset Manager ajuda a controlar quais dessas licenças estão em uso e quais estão disponíveis. A solução permite que a empresa agrupe as licenças disponíveis em todo o departamento ou organização para melhorar a utilização dos ativos disponíveis. A empresa tem mais capacidade de combinar essa disponibilidade com a demanda recebida e, portanto, reduzir a compra excessiva de licenças. Compreender a implicação de custo dos ativos de software Compreender o impacto financeiro de sua base de licenças permite que você decida quais custos são relevantes para a empresa e aloque esses custos de acordo com essa relevância. O CA ITAM controla e classifica despesas relacionadas a softwares especificadas, entre elas os custos históricos, atuais e projetados, para ajudar você a analisar o impacto financeiro. Os custos podem ser alocados de forma segmentada aos seus respectivos projetos e unidades organizacionais proporcionando transparência e alocação de custos com base no uso real, resultando em uma maior aceitação dos preços internos e da alocação de custos. Auditoria e relatório da utilização de licenças O CA IT Asset Manager ajuda as empresas a compreender e relatar a conformidade do software. Os recursos de relatórios avançados permitem que a empresa relate e mantenha a utilização dos ativos de software. Um painel dinâmico personalizado exibe resultados que são fundamentais para um melhor suporte à decisão e fornece indicadores fundamentais para os maiores riscos de auditoria, as licenças mais caras, os fornecedores mais importantes e os contratos maiores. Quando a empresa passa por auditoria, ela consegue reduzir significativamente o esforço necessário para relatar e negociar com o fornecedor de licenças. Além disso, a empresa fica bem menos propensa a pagar multas de conformidade. Gerenciamento de fornecedores O CA IT Asset Manager ajuda sua empresa a gerenciar a relação com fornecedores através da compilação de informações detalhadas sobre os fornecedores com os quais você trabalha, incluindo informações de contato e a relação deles com outras empresas. Isso permite que você assuma o controle da relação com os fornecedores e entenda as interdependências entre todas as partes. Você pode melhorar seu poder de compra obtendo informações completas sobre o total de capital gasto, bem como os gastos esperados com um fornecedor durante determinado ano. 5
Figura 1.0 Os recursos abrangentes de gerenciamento de ativos de software do CA IT Asset Manager ajudam as empresas a reconhecer e importar informações de licença, distribuir ativos de software onde são necessários e gerenciar proativamente a relação com fornecedores, incluindo a conformidade com licenças. Seção 3: Benefícios Reduzindo custos e riscos com o gerenciamento de ativos de software Com a implementação de um processo de gerenciamento de ativos de software eficaz e a automatização das etapas fundamentais desse processo, as empresas podem melhorar o desempenho ao longo de duas dimensões. Melhorias na identificação de software, direitos de uso do produto, agrupamento e distribuição de ativos disponíveis resultam na redução dos custos destinados à aquisição de software. De acordo com a equipe de análise de retorno de investimento e valor para os negócios da CA, normalmente as empresas conseguem reduzir os custos da compra excessiva de software entre 50% e 70%. 1 As empresas também conseguem reduzir os custos associados à realização de auditorias de conformidade de software, atenuar o risco associado ao recebimento de multas de conformidade e reduzir multas de conformidade de software. Novamente, de acordo com a equipe de análise de retorno de investimento e valor para os negócios da CA, as empresas que implementam um processo e a solução de gerenciamento de ativos de software da CA normalmente conseguem reduzir o custo das multas de conformidade de software entre 45% e 55%. 1 1 As taxas de impacto indicadas acima são fornecidas para mostrar diversas melhorias de processos em potencial e métricas de ROI que podem ser obtidas por meio da implementação e da utilização apropriadas e efetivas do CA IT Asset Manager. 6
Seção 4 Uma abordagem completa de gerenciamento de serviços de TI O CA IT Asset Manager foi criado especialmente para atender às necessidades de provedores de serviços e empresas de grande porte como parte das nossas soluções abrangentes de gerenciamento de serviços, com melhor integração, multilocação comum e interface comum de geração de relatórios entre as soluções de automação e gerenciamento de serviços de TI da CA Technologies. A integração entre o CA Client Automation e o CA IT Asset Manager permite que as empresas alternem facilmente entre o inventário de ativos de TI detectados e o financiamento de ativos de TI gerenciados, atributos de suporte e demográficos com todos os dados armazenados e mantidos no mesmo banco de dados de gerenciamento (MDB), proporcionando uma solução abrangente de gerenciamento de ativos de TI e licenças. A integração entre o CA Service Catalog e o CA IT Asset Manager propicia o gerenciamento do ciclo de vida completo dos ativos desde a solicitação inicial do CA Service Catalog, permitindo que um usuário final/solicitante solicite um ativo; essa solicitação, por sua vez, pode ser atendida internamente com base nos ativos disponíveis no inventário gerenciado no CA ITAM para eliminar compras desnecessárias. A integração entre o CA Service Desk Manager e o CA IT Asset Manager tem duas partes, abrangendo tanto os processos funcionais de central de serviços quanto a ligação de dados de ativos/cmdb, o que permite a uma organização aproveitar os dados de ativos para melhorar a entrega de serviços operacionais de TI para os usuários. Essa integração também possibilita melhores tomadas de decisões sobre gerenciamento de mudanças ao facilitar um conjunto de informações mais abrangente durante a avaliação de impactos e riscos. O Xtraction for Service Management integra-se com o componente Asset Portfolio Management do CA ITAM para permitir que os usuários não técnicos criem e compartilhem rapidamente painéis e relatórios interativos. Indo além da excelente tecnologia: enfoque em pessoas, processos e melhores práticas O CA IT Asset Manager adota uma orientação de solução, e não de um produto, para proporcionar programas e resultados comerciais de sucesso. Isso inclui processos de ITIL pré-criados para acelerar o tempo levado para valorização, treinamento por demanda para melhorar a adoção pelos usuários finais, metodologias de implantação frequentes e prescritivas com base no vencimento e arquiteturas de implementação de melhores práticas para otimizar o retorno do investimento. Pacote de conteúdo para ITIL Um conjunto de documentos sobre processos de ITIL pré-criados é fornecido com fluxos de trabalho suportados e predefinidos que estabelecem a base para que uma organização implemente, adote e padronize processos de gerenciamento de serviços de TI rapidamente reduzindo consideravelmente o tempo, o custo e a necessidade de especialistas para uma organização desenvolver sozinha esse conteúdo. Treinamento por demanda Uma ferramenta de treinamento contínuo e com boa relação custo/benefício que ajuda a atualizar as habilidades dos usuários finais e analistas para lidar com a necessidade da organização de um alto nível de adoção pelos usuários finais, com o mínimo impacto sobre as operações comerciais de rotina. O módulo de Treinamento por demanda da CA Technologies usa o CA Productivity Accelerator para automatizar o conteúdo pré-criado alinhado com melhores práticas de ITIL e que pode ser refinado para mapear os processos, procedimentos e diretivas operacionais de uma organização. 7
Com o mínimo impacto nas operações cotidianas, a organização de TI fica mais bem-alinhada internamente e com os objetivos da empresa, recebe menos chamadas de suporte e pode se concentrar em entregar novos serviços de negócios mais rapidamente. Arquitetura de implementação de referência O Programa de Arquitetura de Referência produz modelos de arquitetura de implementação que, por natureza, são prescritivos, explicando como implantar soluções de Gerenciamento de serviços da CA Technologies, com base em um programa de certificação que testa por completo os aspectos funcionais, de desempenho e escalabilidade da solução. Como resultado, o risco de implantação é atenuado e os custos e prazos de implantação (para a CA Technologies e os nossos clientes) são reduzidos. Implantação com base no vencimento Uma série de documentos prescritivos de melhores práticas para cada fase do ciclo de vida de implementação traz para os clientes uma infinidade de informações e conhecimento para que eles possam tomar decisões coerentes. Os nossos documentos Fase de obtenção de requisitos são previamente preenchidos para apresentar os requisitos de negócios funcionais mais comuns, requisitos técnicos e casos de uso identificados pelos nossos clientes do setor. Esses documentos foram desenvolvidos para facilitar o uso e a conclusão a fim de desenvolver uma estratégia de gerenciamento de serviços que, quando colocada em prática, auxiliará os nossos clientes a reduzir riscos, custos e o tempo até o lançamento no mercado. Ingresso de dados A CA Technologies documentou uma ampla estratégia de ingresso de dados e forneceu uma biblioteca de casos de uso para auxiliar as organizações a definir os próprios requisitos de ingresso de dados. A estratégia contém processos detalhados e formatos de arquivos de dados que oferecem o nível de orientação necessário para reduzir os riscos e o tempo associados a essa atividade. Seção 5 Próximas etapas Para saber mais sobre o CA IT Asset Manager e como obter benefícios reais hoje mesmo, entre em contato com o seu representante de vendas ou acesse o nosso site ca.com/br/itam para obter mais informações. 8
A CA Technologies (NASDAQ: CA) fornece soluções de gerenciamento de TI que ajudam os clientes a gerenciar e proteger ambientes de TI complexos, a fim de oferecer suporte a serviços de negócios ágeis. As organizações utilizam o software e as soluções de SaaS da CA Technologies para acelerar a inovação, transformar a infraestrutura e proteger dados e identidades, do data center à nuvem. Obtenha mais informações sobre a CA Technologies em www.ca.com/br. Copyright 2012 CA. Todos os direitos reservados. IT Infrastructure Library é marca registrada da Central Computer and Telecommunications Agency, que faz parte da Câmara de Comércio do Governo dos EUA. ITIL é uma marca registrada e uma marca comunitária registrada da Câmara de Comércio do Governo dos EUA, e é registrada no Escritório de Marcas e Patentes dos EUA. Todas as marcas registradas, nomes de marcas, marcas de serviço e logotipos aqui mencionados pertencem às suas respectivas empresas. As informações e os resultados mostrados aqui têm como base as experiências com o produto de software mencionado em vários ambientes, o que pode incluir ambientes de produção e não produção. O desempenho passado dos produtos de software nesses ambientes não é necessariamente um indicativo do desempenho futuro desses produtos de software em ambientes idênticos, semelhantes ou diferentes. Este documento é apenas para fins informativos. A CA não assume responsabilidade pela precisão ou integridade das informações. Na medida permitida pela legislação pertinente, a CA fornece este documento no estado em que se encontra, sem garantias de qualquer tipo, inclusive, sem limitações, garantias implícitas de comerciabilidade, adequação a um objetivo específico ou não violação. Em nenhuma circunstância a CA será responsável por perdas ou danos, diretos ou indiretos, decorrentes do uso deste documento, incluindo, sem limitações, perda de lucros, interrupção de negócios, fundo de comércio ou perda de dados, mesmo que a CA tenha sido expressamente informada sobre a possibilidade de tais danos com antecedência.