Como conduzir com sucesso um projeto de melhoria da qualidade

Transcrição

1 Como conduzir com sucesso um projeto de melhoria da qualidade Maria Luiza Guerra de Toledo Coordenar e conduzir um projeto de melhoria da qualidade, seja ele baseado no Seis Sigma, Lean, ou outra metodologia de qualidade, é uma tarefa simples? Antes de responder, considere que, para realizar esse desafio com sucesso, requere-se um amplo conjunto de habilidades. Espera-se que um especialista bem-sucedido em melhoria da qualidade seja um aprendiz rápido, um solucionador de problemas ágil, um analista de dados habilidoso, um líder enérgico, um professor efetivo, um gestor organizado, e um apresentador convincente. Além disso, é necessário ter conhecimento de muitas ferramentas e programas diferentes. Junte a isso a necessidade de se manter um registro de todos os formulários (Mapa de Raciocínio, Project Charter, Análise Financeira, Diagrama de Gantt, Plano para Coleta de Dados), ferramentas (Mapa de Processo, Diagrama de Causa e Efeito), relatórios de análises (FMEA, SIPOC, Gráficos, Cartas de Controle, Séries Temporais, Análise de Variância, Índices de Capacidade), contatos de todos os membros da equipe envolvida (telefone, , função, departamento, período disponível), e atividades desenvolvidas ao longo do projeto (tarefas pendentes, em andamento, atrasadas; responsável). Se a sua opção para desenvolver todas essas funções é utilizar programas computacionais genéricos, como processadores de texto, planilhas eletrônicas e gerenciadores de projetos, que além da desvantagem de manterem vários arquivos independentes, não têm foco em programas de melhoria da qualidade, considere algumas questões: Que habilidade cada membro da equipe tem em utilizar esses programas distintos? Em qual formato serão desenvolvidos os formulários e relatórios? Há um padrão baseado nos critérios da organização? Se alguma característica do projeto mudar, precisarei abrir um a um cada arquivo que lista essa informação e atualizá-la? Onde irei salvar todos esses arquivos, de modo que essa informação esteja facilmente acessível? Considere agora a alternativa de se utilizar um software de gestão de projetos especializado em programas de melhoria da qualidade, que agrega todas as funcionalidades necessárias na execução desses projetos em um único aplicativo. Essa é a proposta do Quality Companion, desenvolvido pela Minitab Inc. e comercializado no Brasil pela GLOBALTECH. É uma solução dinâmica que incorpora todas as ferramentas utilizadas na melhoria da qualidade de processos em um único pacote computacional. Assim, ele possibilita realizar facilmente todas as tarefas associadas ao desenvolvimento, organização, e gerenciamento de projetos.

2 A Figura 1 exibe a tela do aplicativo Quality Companion. Sua estrutura amigável consiste basicamente em um roteiro (à esquerda), com seções para gerenciamento e mapeamento do projeto, e uma área de trabalho que permite visualizar e editar todos os componentes do projeto. Figura 1: Tela do Software Quality Companion by Minitab TM No desenvolvimento do projeto, o Quality Companion possibilita documentar todas as atividades executadas, registrando-as no Roadmap. O Roadmap é um mapa do projeto e estrutura todos os passos seguidos, documentando-os em fases. Essa organização é essencial para se obter um registro permanente de todas as etapas necessárias na obtenção dos resultados alcançados. Em cada fase do projeto desenvolvido no Quality Companion, as ferramentas, atividades e dados de apoio podem ser armazenados, permitindo reunir toda a informação necessária em um único local. Entre as ferramentas que o Software disponibiliza, destacam-se mapas de processo, formulários, ferramentas de captura de análises, diagramas de brainstorming, e apresentações. A Figura 2a mostra a estrutura de fases do Roadmap, as ferramentas que podem ser registradas em cada fase, enquanto a Figura 2b exibe o mapa de um projeto construído no Quality Companion.

3 Figura 2a: Inserção de ferramentas no projeto do Quality Companion Figura 2b: Mapa de um projeto estruturado no Quality Companion As máscaras para formulários disponibilizados no Quality Companion incluem Matriz de Causa e Efeito, FMEA, SIPOC, Project Charter, entre muitas outras. Adicionando um formulário a uma fase, o usuário preenche as informações pertinentes e mantém um registro de todos os detalhes daquela etapa do projeto. A Figura 3a exibe um exemplo de formulário do Companion. Além dos formulários, várias outras ferramentas que compõem seu projeto podem ser adicionadas ao Companion. Por exemplo, mapas de processo e diagramas de causa e efeito, que podem ser facilmente criados dentro do Quality Companion, como ilustrado na Figura 3b. Figura 3a: Project Charter do Quality Companion Figura 3b: Mapa de processo criado no Quality Companion

4 Além de formulários e fluxogramas, um componente imprescindível para o sucesso de um projeto é a análise gráfica e estatística. Além da necessidade de se coletar dados e analisá-los para a tomada de decisões conscientes, é importante se manter um registro de todas as avaliações executadas e os detalhes pertinentes a cada. No Quality Companion, o usuário terá a opção de utilizar as ferramentas de captura de análises, que permitem criar facilmente relatórios nos quais são capturadas todas as análises estatísticas ou gráficas que fazem parte do projeto de melhoria da qualidade. O Quality Companion possui interface com o Software Estatístico Minitab, como mostrado na Figura 4. Portanto, todas as análises realizadas no Minitab podem ser facilmente registradas no Companion, assim como aquelas executadas em outros softwares de análise de dados. Figura 4: Ferramentas de captura de análises estatísticas e gráficas do Quality Companion Além de todas essas ferramentas, os projetos desenvolvidos no Quality Companion contam ainda com um sistema automático de compartilhamento de dados. Esse recurso garante que, uma vez que o usuário altere uma informação no projeto, essa modificação seja automaticamente feita em todos os campos nos quais ela aparece. Por exemplo, ao mudar o nome de uma variável no mapa de processo, todos os formulários que listam essa variável serão atualizados pelo Companion, o que reduz a necessidade de redigitação e assegura que as informações estejam consistentes e atualizadas. E se você estiver envolvido não apenas em um, mas em vários projetos? Como acompanhar o desempenho de todos, garantindo que nenhum detalhe será esquecido? O aplicativo Dashboard do Quality Companion, mostrado na Figura 5, permite monitorar o progresso e os resultados de vários projetos simultaneamente, exibindo uma visão agregada de detalhes dos projetos em uma única tela. Com isso, o usuário pode criar filtros para visualizar apenas os projetos que satisfazem um conjunto de critérios (ex.: de todos os projetos, quais podem gerar

5 economias de pelo menos R$ reais?), e selecionar quais informações dos projetos ele deseja visualizar na tela. E se o acompanhamento é feito para um número muito grande de projetos, é possível importar dados sumarizados dos projetos, criando-se bancos de dados para análises em um software especializado, como o Minitab. Figura 5: O Dashboard do Quality Companion permite monitorar vários projetos simultaneamente Caso de Sucesso: Xerox Corporation e Quality Companion A Xerox Corporation tem utilizado o Software Estatístico Minitab em seu programa Lean Seis Sigma por vários anos com grande sucesso. Em 2006, a equipe adquiriu licenças do Quality Companion, e realizou um treinamento, entendendo assim o poder de se compartilhar dados do processo através de formulários e ferramentas, e a conveniência de um arquivo unificado. Atualmente, o Quality Companion e o Minitab estão integrados ao programa Lean Seis Sigma da Xerox, portanto, toda a equipe que se prepara para entrar no programa Lean recebe capacitação para utilizar os Softwares. Assim, os alunos são capazes de aprender sobre os processos Lean, organizar projetos usando ferramentas do Quality Companion e analisar seus dados usando o Minitab. No passado, muito esforço foi gasto na formatação de dados, recriação de máscaras e apresentações. Agora, todos os dados dos projetos da Xerox estão estruturados no Companion, assegurando que mais tempo é gasto na criação de métodos de coleta de dados sólidos e análises exatas, o que tornou a equipe de Lean Seis Sigma da Xerox Services muito mais eficiente e produtiva. Mais informações sobre o Quality Companion podem ser encontradas no site