Por que o gerenciamento de ativos de software é tão difícil e como simplificá-lo

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1 DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA Melhores práticas de gerenciamento de ativos de software JUNHO DE 2013 Por que o gerenciamento de ativos de software é tão difícil e como simplificá-lo John Fulton CA IT Business Management agility made possible

2 Sumário Resumo executivo 3 Seção 1: Desafio 4 As complicações do gerenciamento de ativos de software Seção 2: Oportunidade 6 Conformidade via automação Seção 3: Benefícios 7 Transformando o gerenciamento de licenças em um ativo de negócios Seção 4: Conclusões 7 Seção 5: Sobre o autor 8 2

3 Resumo executivo Desafio O processo de obtenção de conformidade de software por meio do gerenciamento eficiente de licenças de software apresenta dificuldades consideráveis para as organizações que pretendem realizar essas atividades com algum nível de eficiência ou automação. Uma falta de padrões, tanto nos produtos que precisam de identificação quanto nas ferramentas criadas para fornecer esse serviço, leva a um processo que depende de tarefas manuais entediantes para montar um inventário de software preciso para o gerenciamento de licenças. Oportunidade A tecnologia que oferece integração e automação já está disponível e pode ser utilizada para lidar com os desafios que envolvem o inventário de software e o gerenciamento de licenças. As soluções que incluem esses recursos dão visibilidade do ambiente de software de uma organização e trabalham para associar automaticamente todas as licenças de software, os direitos de uso e os dados de compra correspondentes a seu respectivo software. Benefícios O aumento da eficiência com a qual os processos de inventário de software e gerenciamento de licenças são executados proporciona a uma organização uma série de benefícios, entre eles: Redução nos custos associados às compras de software Redução nos custos e nas interrupções devido a auditorias externas de conformidade de software Menor probabilidade e quantidade de multas referentes à conformidade de software 3

4 Seção 1: Desafio As complicações do gerenciamento de ativos de software A "arte obscura" do inventário de software Quando as empresas e agências governamentais instruem suas organizações de TI para que estabeleçam uma prática de gerenciamento de ativos de software que reduza os custos de TI e minimize os riscos de auditoria externa, os líderes de TI procuram tecnologia desenvolvida e oferecida por fornecedores comerciais. As expectativas são aparentemente simples: entregar funcionalidade que dê suporte para: Identificação de produtos de software instalados Correlação dos produtos de software instalados com as licenças de software existentes Relatórios de status de conformidade Parece bem simples. De fato, os produtos que oferecem esse tipo de funcionalidade estão disponíveis há anos. Por que, então, tantas organizações lutam para lidar com o relacionamento entre software e licença, para atingir os níveis de conformidade desejados e evitar auditorias? Infelizmente, a verdade é que, apesar de quase duas décadas de desenvolvimento, os recursos disponíveis em muitas ferramentas comerciais de inventário de software não passam de estimativas - na melhor das hipóteses. A raiz do problema é o fato de que não existe nenhum conjunto único de padrões que descreva como os produtos devem ser documentados interna ou externamente, nem como devem ser fabricados para venda e instalação. Embora muitos sistemas operacionais ofereçam atributos de arquivo, nem todos os fornecedores de software aproveitam esses recursos. Caso as ofertas de software incluam os atributos pertinentes, uma falta de convenções formais de garantia de qualidade reduz significativamente a consistência. De fato, existem ocorrências documentadas de fornecedores líderes do setor que colocaram produtos no mercado com erros de ortografia no nome de suas empresas. Além de nomes de fornecedor e produto, versão, edição e idioma inconsistentes e incompletos, os dados muitas vezes são publicados sem um formato comum e, em alguns casos, estão simplesmente ausentes. Avaliações e empacotamento Para complicar ainda mais os processos de inventário de software, existem as práticas de avaliações e empacotamento. Há algum tempo, a ideia de "experimentar antes de comprar" limitava-se aos fornecedores de shareware que utilizavam as avaliações como uma ferramenta de marketing barata que usava os recursos da nova internet. Atualmente, com exceção de soluções corporativas e soluções verticais especializadas, quase todo importante fornecedor de software disponibiliza a maior parte do seu portfólio (ou todo ele) para download e períodos de experiência com tempo limitado. Infelizmente, esses fornecedores raramente incluem notações nas entradas do registro ou nos atributos de arquivo indicando que o software é uma cópia de avaliação. O empacotamento o processo de combinar o software desenvolvido por dois ou mais fornecedores em um único produto é uma prática comum utilizada para lançar software que ofereça suporte para funcionalidade não central ou "comoditizada", como geração de relatórios, banco de dados e serviços web. Mais uma vez, raramente os fornecedores alteram alguma coisa nas entradas do registro ou nos atributos de arquivo para indicar que o software é empacotado. 4

5 Devido à falta de entradas adequadas no registro ou nos atributos de arquivo, as ferramentas de inventário de software geralmente não podem reconhecer o software instalado para avaliação nem diferenciar os pacotes dos produtos completos que requerem uma licença associada. O resultado é que o inventário de software produzido é artificialmente inflado para conter itens cujo direito de posse os usuários raramente podem comprovar. O aumento na complexidade dos ambientes com base na nuvem e virtuais torna essa questão ainda mais desafiadora. Esses ambientes tornam mais difícil o reconhecimento de entradas do registro; além disso, com frequência, eles apresentam maneiras novas e variadas de calcular o uso de licenças. Dificuldades compostas À parte as excentricidades dos dados dos produtos de software, a impressão é que, em um mercado de produtos maduro como esse, todas as ferramentas de inventário automatizadas entregariam essencialmente os mesmos resultados. Infelizmente, as diferenças nas áreas de coleta de dados e reconhecimento de produtos eliminaram qualquer padronização efetiva. A coleta de dados pode ser abordada de várias maneiras, dependendo do design geral do produto e da plataforma cujo inventário está sendo feito. O método tradicional de coleta requer a instalação de softwarecliente, geralmente chamado de agente, embora a interrogação com base na rede e outros métodos sem agente estejam se aproximando da equivalência. Uma vez instalado, um agente examina o software para obter todas as entradas do registro, os atributos de arquivos e quaisquer dados de identificação do produto existentes no código para produzir um inventário. O reconhecimento, então, é empregado para identificar o produto de software para o qual os dados foram coletados. O método predominante de reconhecimento de produtos utiliza o que geralmente se chama de "assinaturas" conteúdo criado com a única finalidade de usar vários pontos de dados para identificar com precisão os produtos de software. As assinaturas geralmente contêm funcionalidade para limpeza e normalização, embora algumas ferramentas incluam conjuntos de recursos mais avançados, desenvolvidos para associar o inventário de software a várias categorias, como funcional, licenciável/não licenciável, freeware e código-fonte aberto. Se for bem feito, o reconhecimento abrangente de produtos com base em assinatura pode entregar um inventário de software com um alto grau de precisão. No entanto, a obtenção de um inventário abrangente depende unicamente da biblioteca de assinaturas disponíveis. Ao considerar a absoluta magnitude dos potenciais títulos de produtos a serem inventariados (incluindo várias versões, configurações, edições e idiomas), não é exagero estimar que milhões de assinaturas possam ser necessárias. Ainda assim, apenas alguns dos mais agressivos e ambiciosos fornecedores de ferramentas de inventário de software declaram fornecer bibliotecas de assinaturas que se aproximam da marca de Para aumentar o problema, o desenvolvimento de assinaturas de reconhecimento de software geralmente requer acesso ao próprio produto de software. Além de ser um caro absorvedor de recursos, esse procedimento também representa um compromisso competitivo difícil. Uma vez que muitos fornecedores líderes em inventário de software ocupam posições competitivas no setor, a cooperação é pequena ou inexistente. As empresas não desejam entregar seus produtos para a concorrência com a finalidade de auxiliar o processo de desenvolvimento do reconhecimento. 5

6 Inconsistências que geram inconsistências O entendimento do licenciamento de software e da concessão de direitos é igualmente problemático, novamente devido à falta de padrões e controles legais. Por exemplo: O inventário de software apresentado geralmente não corresponde aos registros de compras, devido aos títulos de produtos reduzidos ou abreviados, bem como ao uso de nomes comerciais e várias SKUs representando um único produto de software vendido de diferentes maneiras. Pacotes e pacotes promocionais são fornecidos com componentes individuais que não podem ser separados dos produtos adquiridos individualmente. Modelos de licença infinitos com novos esquemas continuam a surgir e evoluir. Vários modelos de licença com base em relacionamentos lógicos envolvem elementos que não existem fisicamente e, portanto, não podem fazer parte do inventário, como a maioria das CALs (Client Access Licenses - Licenças de Acesso de Cliente). Essas dificuldades, juntamente com os desafios representados por atributos com nomes errados, software experimental, pacotes e desenvolvimento de assinatura, formam uma combinação que aumenta significativamente o esforço manual necessário para produzir um inventário de software preciso e gerenciar adequadamente as licenças. Seção 2: Oportunidade Conformidade via automação A utilização de uma solução que permita processos mais eficientes de inventário de software e gerenciamento de licenças elimina muitas das tarefas manuais, ao mesmo tempo em que reduz os riscos legais e de regulamentação e os custos associados. Especificamente, essa solução deveria oferecer visibilidade do ambiente de software de uma organização, de tal forma que todas as licenças de software, os direitos de uso e os dados de compra que os suportam fossem automaticamente associados ao respectivo software detectado. Processos para gerenciamento de ativos simplificado O processo de simplificação das complexidades diárias do gerenciamento de licenças de software começa com a implementação de várias tarefas desenvolvidas para automatizar as tarefas administrativas de combinação de licenças com suas instâncias detectadas. No mínimo, essa automação deveria ajudar as organizações a: Importar dados e parâmetros de licenças de planilhas e de outras fontes de dados estruturadas Desenvolver uma biblioteca com modelos de licença predefinidos para os produtos dos principais fornecedores de software Mapear dependências e definir relacionamentos conforme necessário, para oferecer suporte às necessidades complexas de licenciamento Oferecer suporte a licenças dependentes, como atualizações Produzir relatórios e visualizações de painéis de status de conformidade Limpar dados para facilitar a normalização e a classificação 6

7 Facilitar o desenvolvimento de um banco de dados de inventário de software atualizado e informações confiáveis sobre conformidade de licenças Integrar os dados do inventário em toda a empresa A importância desses processos aumentou em magnitude devido à recente atenção que as organizações estão dedicando à conformidade com os padrões ISO de gerenciamento de ativos de software. Essas diretrizes descrevem um conjunto de melhores práticas que as organizações podem empregar para garantir que seus processos de gerenciamento de licenças ajudarão a satisfazer as diretrizes de governança corporativa e suportar o gerenciamento de serviços de TI. Seção 3: Benefícios Transformando o gerenciamento de licenças em um ativo de negócios Uma organização que automatiza e simplifica o processo de inventário de software e gerenciamento de licenças se tornará mais eficiente e aperfeiçoará a sua capacidade de promover a governança de TI por meio da conformidade de software. O emprego dessa marca robusta de gerenciamento de conformidade ajuda a estabelecer uma base para a disciplina de licença orientada a tarefas. Além disso, a implementação de uma solução com o conhecimento de domínio incorporado dos modelos de licença de software e requisitos de conformidade reduz os custos através de: Combinação das licenças disponíveis com a demanda, reduzindo assim os custos de aquisição de software Aprimoramento da capacidade organizacional de responder às auditorias de software externas Redução da probabilidade de multas de conformidade Seção 4: Conclusões As organizações que pretendem estabelecer práticas de gerenciamento de ativos de software o fazem com a finalidade de reduzir os custos de TI relacionados com software e minimizar o risco de auditoria. Ainda assim, mesmo com um número de soluções dedicadas comercialmente disponíveis, o processo continua a se mostrar enfadonho e, frequentemente, apresenta muitos processos manuais, caros e demorados. A implementação de uma solução desenvolvida para executar o gerenciamento de ativos de software através de automação e integração aumenta a eficiência e reduz o risco de penosas auditorias e/ou descompasso com os padrões de conformidade. Dessa forma, as organizações podem promover uma disciplina de conformidade interna mais forte, contar com um melhor entendimento dos processos de licenciamento atuais, bem como reduzir os custos associados ao gerenciamento de licenças de software como um todo. 7

8 Seção 5: Sobre o autor John Fulton possui mais de 15 anos de experiência no setor de tecnologia da informação. Ele foi gerente de produto na unidade de negócios IT Business Management da CA Technologies, concentrando-se em soluções de gerenciamento de ativos, nos últimos sete anos. Antes de sua função no gerenciamento de produtos, John foi consultor e arquiteto sênior líder da National ITAM Practice da CA Technologies, onde foi responsável por articular e implementar soluções de ITAM que incluem tecnologia, melhores práticas e processos. Agility Made Possible: a vantagem da CA Technologies A CA Technologies (NASDAQ: CA) fornece soluções de gerenciamento de TI que ajudam os clientes a gerenciar e proteger ambientes de TI complexos, a fim de oferecer suporte a serviços de negócios ágeis. As organizações utilizam o software e as soluções de SaaS da CA Technologies para acelerar a inovação, transformar a infraestrutura e proteger dados e identidades, do data center à nuvem. A CA Technologies tem o compromisso de garantir que os clientes alcancem os resultados desejados e o valor comercial esperado através do uso da nossa tecnologia. Para saber mais sobre programas de sucesso de nossos clientes, visite ca.com/br/customer-success. Para obter mais informações sobre a CA Technologies, visite ca.com/br. Copyright 2013 CA. Todos os direitos reservados. Todas as marcas comerciais, nomes de marcas, marcas de serviço e logotipos aqui mencionados pertencem às suas respectivas empresas. Este documento serve somente para fins informativos, e a CA não assume nenhuma responsabilidade pela precisão ou integridade das informações aqui contidas. Na medida permitida pela legislação pertinente, a CA fornece este documento "no estado em que se encontra", sem garantias de qualquer tipo, inclusive, sem limitações, garantias implícitas de comerciabilidade, adequação a um objetivo específico ou não violação. Em nenhuma circunstância a CA será responsável por perdas ou danos, diretos ou indiretos, decorrentes do uso deste documento, incluindo, sem limitações, perda de lucros, interrupção de negócios, reputação da empresa ou perda de dados, mesmo que a CA tenha sido expressamente informada sobre a possibilidade de tais danos com antecedência. CS4109_0613