Estimativas apontam que, no

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1 Estimativas apontam que, no Brasil, cerca de 90% das empresas que passam por auditorias de software utilizam mais programas do que foi adquirido, sinalizando a grande dificuldade das companhias em controlar seus. Mas não é necessário chegar a esse ponto para perceber que algo não vai bem. Se as empresas não souberem responder a simples questões de quais de software possuem o direito de uso; quais aplic são utilizados em seu ambiente; onde os softwares são utilizados e como estão configurados, etc., há indícios de problemas nesse processo. Cientes dessa complexidade de controle, os empresários cada vez mais recorrem à prática do Gerenciamento 40 de Ativos de Software do inglês Software Asset Management (SAM) para otimizar custos e evitar riscos de compliance. De acordo com a Information Technology Infrastructure Library (ITIL), do Reino Unido, o SAM compreende toda a infraestrutura e os processos necessários para o gerenciamento, o controle e a proteção eficazes dos de software dentro de uma organização, ao longo dos estágios de seus ciclos de vida. O SAM, quando bem conduzido, possibilita a redução dos custos de Tecnologia da Informação (TI), limita os riscos relacionados à propriedade e ao uso de software e aumenta a eficiência da TI e dos usuários finais. De acordo com Diogo Dias, Sócio- Líder de Software Asset Management da KPMG no Brasil, uma estratégia madura de gerenciamento de software pode possibilitar às organizações mais benefícios a partir dos contratos de licença de software, que tomam parte cada vez mais significativa dos orçamentos de TI. Um entendimento preciso dos direitos e das utilizações de licenças permite que as empresas negociem com fornecedores a partir de uma posição de conhecimento, evitando, muitas vezes, pagar por um software desnecessário, diz. Ele lembra, no entanto, que a falta de conhecimento do processo pode dificultar a implementação efetiva do SAM. Algumas empresas têm ferramentas que ajudam a controlar os, mas que não atendem a todos os fornecedores de software, ou,

2 Economia potencial Empresas recorrem ao gerenciamento de de software para reduzir custos e evitar problemas com compliance Shutterstock/ Monkey EDHAR quando atendem, elas têm dificuldade de entender os resultados e não sabem se estão cumprindo corretamente as regras, comenta. O sócio da KPMG explica que a implementação de ferramenta é apenas um dos passos do gerenciamento. O SAM inclui processos e dados abrangentes que apresentam interação entre múltiplos departamentos, ferramentas, bancos de dados, processos e responsabilidades que dizem respeito aos de software, completa. Cada revisão de SAM deve ser elaborada de acordo com as necessidades específicas da empresa, que variam de forma considerável. O gerenciamento pode incluir uma revisão completa da organização, de processos Mais do que um inventário das licenças instaladas nos computadores, o SAM integra uma série de processos e dados que envolvem e beneficiam múltiplas áreas da empresa 41

3 e de sistemas em comparação com a norma ISO e as normas da ITIL e assistência, ou, ainda, a seleção da ferramenta de SAM ou de fornecedor ou marca específicos para otimizar as despesas relacionadas ao software. Custos Como o atual ambiente econômico e os altos custos estão obrigando as empresas a priorizar suas despesas de TI, especialmente os requerimentos relacionados ao licenciamento de softwares, o SAM, embora essencial, pode ser considerado um processo dispendioso. Dessa forma, algumas empresas estão optando por projetos mais altern para alinhar seus orçamentos à sua estratégia. O sócio da KPMG explica que um caminho para esse alinhamento é a implantação gradativa dos recursos do SAM, de modo que a companhia atinja patamares estáveis que poderão se expandir para esforços de integração de todo o gerenciamento. Alguns desses patamares graduais até a implementação completa do sistema seriam: a priorização dos fabricantes e os direitos de softwares, visando manter o foco nos investimentos e na importância para os negócios em geral; o desenvolvimento e o emprego de uma equipe para renegociações contratuais; a utilização de ferramentas de descoberta/ inventário para monitorar softwares que apresentam maiores riscos para auditorias de compliance; e ganho de visibilidade na base de por meio da integração com os processos operacionais de TI. Esses patamares, assim que forem alcançados, poderão ser utilizados como elementos básicos para o eventual desenvolvimento de um programa de SAM mais robusto, que possibilite às organizações o gerenciamento dos investimentos em softwares de forma eficaz, bem como a prevenção de multas de auditoria, finaliza Diogo Dias. Aplicação do SAM durante o ciclo de vida do software Solicitante/ legal Times de projeto Compras IT Operations Times de projeto IT Operations Negociação de contratos Requisição Compras Instalação Monitoramento Reutilização Fim do ciclo de vida Submete requisições para o SAM Oferece suporte para negociação de contrato Fornece dados de compras Fornece valores de compras Efetua alocação por departamento Autoriza a instalação SAM framework/ processo Faz a reconciliação Identifica reutilização Identifica produto no fim de ciclo e faz follow-up com IT Ops & Times de Projeto Decisões a considerar: Quantidade de produtos a adquirir Autorização de instalação (por licenciamento) Respostas à auditoria de fornecedores de SW Inventário de SWs instalados Inventário de licenças adquiridas (entitlements) 42

4 ATIVOS Economias potenciais com a aplicação do SAM Complexidade com relação à implementação B 1% a 2% Remoção de software redundante 2% a 3% Acurácia das ferramentas de Discovery 2% a 4% Cancelamento de manutenção desnecessária de softwares 4% a 8% Compra centralizada e formação de pool de softwares 6% a 14% Maior eficiência dos softwares existentes/ alteração do ambiente para melhor utilização de software A Vantagens do SAM Eficiência operacional redução de tempo de solicitação de instalação e diminuição da frequência de solicitações Redução de custos negociações de contratos, redução de impostos (manutenção e vendas), otimização de compras Reutilização de realocação de não utilizados para reduzir Capex e Opex Queda dos riscos ajuda na segurança de compliance e redução de riscos de auditoria Erros comuns no gerenciamento de software Monitoramento da utilização do software Relatórios incompletos por meio das ferramentas de SAM Falta de abrangência das ferramentas de descoberta Informações inexatas de hardwares Registros incompletos de direitos de licença de software Subestimação do necessário para implementar uma ferramenta de SAM Não reconhecimento das interconexões entre os departamentos Eliminação das utilizações de softwares 43

5 De uma forma geral, as organizações conhecem os riscos da ausência de gerenciamento de de software? Como ajudá-las a se beneficiar do SAM? Divulgação:IBM Divulgação: Autodesk Divulgação: EPG 44 Por meio de nossas experiências, vimos que os clientes não reconhecem software como um ativo. Por essa razão, muitos deles não estão cientes dos riscos atrelados à ausência de uma estrutura para gerenciamento nesse sentido. Na maioria dos casos, a identificação de irregularidades vinculadas a software gera surpresas desagradáveis ao cliente; por outro lado, fica claro o quão importante é a criação e o estabelecimento de uma estrutura específica para gerenciamento de software. O SAM é benéfico aos clientes, dado que essa estrutura acompanhará e também gerenciará de perto cada detalhe do licenciamento de software comercializado por determinado fornecedor, bem como as regras contratuais que resguardam o referido produto. Elaine Cristina da Silveira Gerente de Licenciamento de Software da IBM Brasil O que observo no mercado é que as organizações não conhecem os riscos por não possuir um processo de gerenciamento dos seus de software. Somente após um processo de auditoria ou até mesmo um processo judicial é que as empresas começam a pensar em gestão de software. Em muitos casos, as empresas acreditam que praticam a gestão dos seus de software, mas no fundo o que fazem é o levantamento de um inventário das licenças instaladas em seus computadores. Ter um inventário dos softwares instalados é parte do processo a partir deste inventário é que se poderá de fato analisar e iniciar a gestão das licenças de software. O que costumo dizer é que empresas que fazem uma boa gestão dos seus sabem o que precisam de fato e, com isso, aplicam melhor seus investimentos em software em relação às que não têm um processo de SAM definido. Antônio Eduardo Mendes da silva License Compliance Manager da Autodesk As organizações têm ciência dos riscos envolvidos na falta de gerenciamento do seu parque de software, mas apenas no que se relaciona ao uso de software sem as devidas licenças. São poucas as empresas que compreendem que não ter um controle efetivo pode gerar redundância de instalações e erros na previsão orçamentária, além da disponibilização de produtos para profissionais que não necessitam ter aquele acesso. Ainda é pequeno o número de organizações que conhecem o SAM; muitas o confundem com auditoria. Contudo, os clientes que optaram por adotar essa metodologia se beneficiaram imensamente desse controle a agora seguem a orientação do ITIL de fazê-lo ao menos anualmente. Renata Amável Gerente do Programa de SAM da EPG Brasil Microsoft Licensing Team