o GUIA COMPLETO da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica
sumário >> Introdução... 3 >> Nota fiscal eletrônica: o começo de tudo... 6 >> Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e)... 10 >> Quais as vantagens da NFC-e?... 17 >> Conclusão... 19 >> Sobre o TagPlus... 21 2
Introdução É indiscutível que, independentemente do segmento, uma empresa de pequeno ou médio porte não consegue gerar resultados econômicos eficientes sem investir em tecnologia. Por conta disso, pudemos observar uma grande transformação no mercado durante os últimos anos, na qual softwares, soluções para gestão, controle de caixa, de custos e vendas por meios eletrônicos e gestão de banco de dados passaram a ocupar uma posição central na rotina do empreendedor. Nesse contexto, é importante frisar que também a administração pública, e em especial o fisco que cuida das cargas tributárias, tem demonstrado sinais claros de modernização de seus procedimentos. Em parte porque com isso a gestão pública se torna mais eficiente, mas também porque o modo pelo qual ela regula e fiscaliza o mercado tem grande impacto sobre o setor privado, afetando diretamente o desenvolvimento econômico do país. A Nota Fiscal Eletrônica foi desenvolvida como uma alternativa completamente digital para substituir os atuais documentos impressos em papel utilizados no comércio. A expectativa é de que o registro e manutenção das informações fiscais por parte do comerciante se tornem mais simples e mais baratos. Essa inovação certamente causará um impacto ainda maior na rotina das micro e pequenas 4
Introdução empresas, que, normalmente, não têm uma estrutura jurídica e contábil complexa e capacitada para atender exigências mais burocráticas. Embora ainda gere dúvidas, esse tipo de operação em um ambiente totalmente virtual é pautada na segurança da informação, tratada como uma prioridade neste novo paradigma. Como teremos a oportunidade de ver, os documentos eletrônicos são criados e transmitidos para a administração tributária com uma assinatura digital, que protege a autenticidade de seu conteúdo e lhe confere validade jurídica. No mais, utilizar a NF-e e a NFC-e é uma adaptação necessária que trará benefícios ao empreendedor. Que tal entender mais sobre isso? Entenda agora a NF-e e saiba tudo sobre a NFC-e. 5
Nota fiscal eletrônica: o começo de tudo Para melhor entendermos as origens da nota fiscal eletrônica (NF-e) é necessário dar um passo para trás e tecer breves comentários acerca da tributação em geral, bem como do modelo antigo, em papel, que vem sendo substituído pelo atual modelo eletrônico. O tributo, por excelência, nada mais é do que uma prestação em dinheiro cobrada do contribuinte pelo fisco para que o Estado possa financiar suas atividades. Quando o comerciante vende uma mercadoria nascerá para ele a obrigação principal de pagar o tributo (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), bem como a obrigação de fazer (também chamada de acessória): emitir uma nota fiscal. Caso o comerciante deixe de cumprir a obrigação, ele pagará uma multa em dinheiro por não ter emitido a nota fiscal. No modelo tradicional de emissão de nota fiscal, sempre que o lojista realizava uma venda ele era obrigado a emitir uma nota fiscal em três vias: uma para o consumidor, uma para o fisco e a última para arquivar no próprio estabelecimento comercial pelo prazo de guarda mínimo, que geralmente é de cinco anos, conforme as exigências da legislação tributária. Acontece que a nota fiscal só podia ser emitido por uma impressora especial certificada pela autoridade fiscal e o papel era, também, 7
Nota fiscal eletrônica: o começo de tudo de um tipo especial confeccionado em gráfica. Isso somado aos custos de armazenamento desses documentos, traduzia-se em uma grande despesa, que pesava, sobretudo, no bolso do pequeno e microempresário. Outra grande desvantagem do modelo antigo é a falta de integração de informações entre os sistemas dos entes competentes para recolher os tributos, dificultando o cruzamento de dados. A título de exemplo, se a sua empresa tem sede na cidade do Rio de Janeiro, alguns tributos serão recolhidos pela União (Receita Feral), outros serão recolhidos pelo Estado do Rio de Janeiro (Secretaria de Estado de Fazenda) e o restante será recolhido pela Prefeitura do Rio de Janeiro (Secretaria Municipal de Fazenda). Um sistema informatizado permite a comunicação de dados entre todos esses entes respeitando a autonomia de cada um. Diante deste quadro, surgiu a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que trouxe benefícios para o fisco, no sentido de reduzir a sonegação e aumentar a arrecadação, bem como facilitar a fiscalização de mercadorias em trânsito. A NF-e também facilitou em muito a vida do vendedor e do comprador, simplificando procedimentos e reduzindo custos operacionais com impressão, aquisição de papel, 8
Nota fiscal eletrônica: o começo de tudo envio de documentos, armazenagem, reduzindo também o tempo de parada de caminhões em postos fiscais de fronteiras. O problema é que a Nota Fiscal Eletrônica aplicava-se somente à nota fiscal modelo 1 ou 1A e à nota fiscal de produtor (modelo 4), deixando de fora as vendas ao consumidor final. O grande sucesso da NF-e foi, então, ampliado para abranger as vendas ao consumidor e passou a ser chamada de Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) passando a substituir também as notas fiscais modelo 2 e o nota fiscal emitido por equipamento emissor de cupom fiscal (ECF). Podemos concluir, portanto, que a estrutura da NFC-e é muito semelhante à da NF-e. A principal diferença é que a NF-e aplicava-se apenas aos pontos intermediários da cadeia produtiva, ou seja, operações de compra e venda entre o fornecedor de matérias primas e o produtor e entre o produtor e o comerciante ou distribuidor, por exemplo. Por outro lado, a NFC-e aplica-se à parte final da cadeia produtiva, isto é: às relações comerciais entre o fornecedor e o consumidor final. Após entender de onde a NFC-e veio, vamos à parte prática do processo. 9
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) A NFC-e adota um procedimento simples de funcionamento. A empresa emissora da nota fiscal cria, no momento da venda, um arquivo eletrônico no formato XML com a sua assinatura digital e o transmite para o sistema da Secretaria de Estado de Fazenda (SEFAZ). Em contrapartida, a SEFAZ responde com a pré-validação, autorizando a venda e enviando à empresa um protocolo de recebimento. Depois disso, a SEFAZ envia estas informações ao sistema da Receita Federal, que funciona como um repositório nacional de todas as notas fiscais eletrônicas emitidas (ambiente nacional). Tudo isso acontece em uma fração de segundo, afinal, é tudo via internet. Uma vez concluída a operação, o vendedor poderá imprimir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). O DANFE é uma representação simplificada da NFC-e, que contém a chave de acesso à NFC-e e um código bidimensional de leitura rápida (QR-Code). Assim, o comprador poderá acessar a partir de um computador o portal do fisco na internet munido com a chave de acesso, ou, ainda, fotografar o código a partir de um telefone celular ou tablet e conferir a regularidade de sua nota fiscal de consumidor eletrônica. Simples assim. Já tivemos a oportunidade de notar que o procedimento é feito de forma completamente online e que 11
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) as informações são transmitidas através da internet. Mas e se, por alguma eventualidade o vendedor perder momentaneamente sua conexão com a internet? Nesse caso, é possível que o comerciante faça a venda e emita uma NFC-e em contingência. Em outras palavras, a nota fiscal poderá ser emitida sem a aprovação prévia do fisco e o contribuinte tem um prazo de até 24 horas para enviar a NFC-e. Qual a função da NFC-e? A função da NFC-e é a de gerar um arquivo exclusivamente no formato digital com o intuito de documentar as operações comerciais de venda presencial ou venda para entrega em domicílio ao consumidor final. A NFC-e é muito semelhante à NF-e, mas com a grande novidade de substituir também a nota fiscal de venda ao consumidor (modelo 2) e o nota fiscal emitido por equipamento emissor. Quando ela estará em uso? A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica já está pronta para ser utilizada e, inclusive, já vem sendo usada em algumas regiões do país após um período de testes realizado com empresas voluntárias. 12
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) Para saber quando o seu estado irá aderir, consulte o Portal da NF-e através do menu à direita Portais Estaduais da NF-e para verificar a previsão. Minha empresa precisa aderir a NFC-e? Sim. Eventualmente todos os comerciantes que atuam no varejo deverão aderir à NFC-e. Não há, no entanto, um único prazo que se aplique a todo o país. Para maiores informações a respeito do assunto, consulte o calendário de obrigatoriedade da Secretaria de Fazenda do seu Estado. Como implementar um sistema de emissão de NFC-e? A Receita Federal disponibiliza um sistema emissor de notas fiscais eletrônicas em seu site, no entanto este método costuma ser demorado e desintegrado a outros processos de trabalho nas pequenas e médias empresas (PME), o que muitas vezes faz com que o empresário não possa depender dele. Assim, cabe ao empreendedor a tarefa de encontrar um bom sistema, o que ocorre com o auxílio de uma empresa especializada no assunto. 13
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) É importante pesquisar os sistemas de emissão disponíveis pois existem aqueles que são específicos para as microempresas e PMEs, sendo integráveis ao ERP, de fácil uso e a um custo acessível. Ademais, é recomendável que o empreendedor não deixe esta tarefa para a última hora. Devemos sempre considerar a possibilidade de ocorrência de imprevistos e dificuldades técnicas. Se o seu sistema não opera com a emissão de nota fiscal eletrônica, é bom começar a se planejar para evitar um possível prejuízo nas vendas no futuro. Como garantir uma boa implementação? Como já tivemos a oportunidade de observar, a nota fiscal eletrônica pode representar uma enorme vantagem para o empreendedor, mas isso só acontecerá se ele estiver preparado para recebê-la. Nesse sentido, uma boa implementação depende de um bom software emissor de notas fiscais eletrônicas. A principal vantagem de se trabalhar com um sistema específico para esta finalidade é, sem dúvida, a rapidez nas operações. Um bom sistema permite a integração da emissão da NFC-e com outros processos como o de vendas, por exemplo. Assim, as informações se comunicam e os cálculos são 14
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) realizados de forma automática, sem a necessidade do preenchimento manual, que além de tomar tempo aumenta o risco de ocorrência de erros. Outra vantagem é a possibilidade de armazenamento de dados na nuvem. Trata-se de uma solução que traz grande mobilidade para a empresa, já que as informações relativas às notas fiscais eletrônicas emitidas podem ser acessadas de forma remota a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. A empresa também ganha em segurança, pois tais informações passam a ser armazenadas em servidores externos que recebem atenção e manutenção especializadas e passam por processos de backup frequentemente. Por fim, podemos destacar as facilidades de se ter um sistema integrado para realizar múltiplas tarefas. O administrador pode ter acesso a um único programa que processa o pagamento de tributos, controle de estoque, vendas, fluxo de caixa, contas a pagar. Isso otimiza a visualização, além de reduzir o trabalho, permitindo que o empreendedor tenha mais tempo para se dedicar ao crescimento do negócio. 15
Quais as vantagens da NFC-e? Implementar e começar a usar um sistema de emissão de NF-e e de NFC-e necessita adequação, porém após essa fase os benefícios aparecerão, ainda mais se você utilizar um sistema integrado para emissão. Vantagens para o empreendedor O empreendedor, principalmente o de pequeno porte, será beneficiado com a implementação da nota fiscal de consumidor eletrônica. Isso porque ele poderá reduzir custos com a criação, transmissão e armazenamento de documentos fiscais. O sistema antigo exigia que o comerciante trabalhasse com um equipamento emissor de cupom fiscal (ECF), que exigia também um tipo de papel especial confeccionado em gráficas. Além disso, era obrigado a guardar cópias desses documentos, em regra, durante cinco anos. Com a chegada do novo sistema, o comerciante imprime o documento apenas se quiser e poderá fazer isso em outros tipos de impressoras e em outros tipos de papel, como o papel comum que usamos no escritório(a4). Podemos citar, assim, uma economia com equipamento, papel, tinta e armazenamento. 17
Quais as vantagens da NFC-e? Vantagens ao consumidor O consumidor também será beneficiado com a NFC-e, na medida em que poderá consultar imediatamente a validade da nota fiscal emitida pelo fornecedor, de uma maneira simples e fácil através da internet. O uso da NFC-e é sempre vantajoso? É possível pensarmos em algumas desvantagens que podem surgir com a implementação da nota fiscal eletrônica no âmbito das empresas que não vêm investindo em tecnologia nos últimos anos. Apesar de serem casos menos comuns é possível que o estabelecimento tenha que adquirir equipamentos essenciais como computadores e impressoras, bem como treinamento básico, o que faz com que o retorno seja de longo prazo. 18
Conclusão Em síntese, a NFC-e surgiu com o intuito de simplificar procedimentos, tanto para a administração pública como para o empreendedor. O consumidor também é beneficiado com o novo sistema, na medida em que poderá verificar imediatamente a validade de uma nota fiscal a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. Podemos afirmar, ainda, que em um sentido mais amplo, toda a sociedade tem a ganhar com a nota fiscal eletrônica, pois ela ajuda a prevenir a sonegação fiscal e aumenta a arrecadação de tributos sem aumentar a carga tributária. Assim, o empreendedor que já recolhe corretamente seus tributos só tem a ganhar. Por fim, é sempre bom destacar que a nota fiscal de consumidor eletrônica certamente possibilitará que o empreendedor corte custos e, com isso, possa oferecer seus produtos e serviços a um preço mais competitivo, o que aumentará suas vendas e, consequentemente, sua margem de lucros. 20
Somos uma empresa especialista em tecnologia da informação, automação comercial e marketing. Além de todo o apoio na área de tecnologia fiscal da empresa, nosso principal serviço é o Sistema Online de Gestão Comercial TagPlus, criado justamente para ser uma forma eficaz, rápida, centralizada e de fácil uso para gestão de micro, pequenas e médias empresas. Contando com módulos desde Controle de Entrada de Mercadorias à Emissão de Notas Eletrônicas de Serviço, o TagPlus tem um ótimo custo benefício para empresas que não pretendem gastar uma enorme quantia em softwares que não atendem às necessidades. Além disso, atualizações e suporte são gratuitos. Nossos atendentes poderão auxiliá-lo via acesso remoto, e-mail, telefone e chat. Por fim, é importante pontuar que nosso sistema encontra-se completamente adaptado às exigências do novo cenário trazido pela implementação da nota fiscal de consumidor eletrônica. Para amis informações acesse nosso site. 21
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