A área financeira é uma das partes mais importantes de qualquer negócio. Digo isso porque nenhuma empresa sobrevive sem um fluxo de caixa positivo por muito tempo. A equação é simples, se você tem mais receitas do que despesas, consegue dinheiro para investir em novas contratações, reformas, ações de marketing e outros investimentos. Se não tem, começa a ter prejuízo, tem necessidade de capital e, se não modificar sua situação, vai à falência. Por essas e por outras que gerenciar o seu financeiro é essencial. Ao longo desse artigo irei falar sobre as principais atividades que devem ser realizadas para o gerenciamento das suas finanças. Algumas delas são: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Controle de Pagamentos Controle de Recebimentos Relatórios Financeiros Planejamento Financeiro Controles Gerais Obrigatórios Outras Atividades Agora vamos ver cada uma dessas atividades no detalhe 1. Controle de Pagamentos Quando falamos de finanças, se tem uma coisa que não dá para fugir são os pagamentos. Podemos dividir essa área de contas a pagar em 2 tipos: Contas a pagar do mês São as contas que vão vencer no mês corrente. Normalmente se enquadram aqui suas despesas fixas mensais, como aluguel, salários, pro labore, contador, entre outras. Se você estiver fazendo esse processo de contas a pagar de forma bem feita, conseguirá ter uma visualização do seu total a pagar no mês e o quanto você já pagou disso. Veja um exemplo da nossa planilha de contas a pagar: 1
Além dessas contas, dependendo do tipo de acordo que você tenha com fornecedores, podem entrar outros gastos na lista. Agora, se você sabe negociar bem, sempre vai empurrar o máximo de pagamentos para datas futuras, o que nos leva ao segundo tipo de contas a pagar. Pagamentos futuros Esse controle é um pouco mais sensível e tem uma facilidade maior para sair do seu controle, já que não é um compromisso de curtíssimo prazo (mesmo mês). Por isso, ter um controle de tudo que você precisa pagar vai te ajudar a não entrar em dívidas por problemas de controle financeiro. Uma forma de controle simples é lançar os pagamentos em uma planilha e acompanhar o status deles. No nosso exemplo temos pagamentos efetuados no prazo, com atraso e alguns que ainda não foram pagos: Ao fazer esses lançamentos futuros, a ideia é que você tenha sempre em mente qual é a sua necessidade de caixa para os próximos meses. No nosso exemplo, teríamos R$40.000 a se pagar em atraso, o que pode significar uma boa parcela do caixa livre de uma empresa pequena. Dica Rápida sobre Pagamentos Para organizar melhor as saídas de caixa, defina dias certos para realizar pagamentos para fornecedores, assim você não se perde e nem corre o risco de ficar sem grana no meio do 2
mês sem nem perceber. Aqui na LUZ fazemos nossos pagamentos sempre no dia 5 ou no dia 20. 2. Controle de Recebimentos Se a vida fosse só pagar estaríamos todos perdidos. Por isso, o outro lado da moeda de controle financeiro é a organização dos seus recebimentos. Da mesma forma que tínhamos 2 tipos de contas a pagar, também teremos 2 tipos de contas a receber: Recebimentos à vista: Essa é a melhor maneira de se receber dinheiro, quando ele vai direto para o seu caixa, acaba o risco de inadimplência ou problemas com capital de giro por conta de recebimentos futuros. Sempre que você puder escolher, acredito que essa é a melhor forma. O problema é que para pagamentos altos ou para alguns tipos de mercados, são necessários os pagamentos futuros. Recebimentos futuros Dentro de recebimentos futuros, vão existir duas formas que sua empresa pode adotar. A primeira quando sua empresa recebe pagamentos em crédito (de um gateway de pagamento, maquininha ou qualquer outra forma automática). Esse dinheiro já é seu e está garantido para o futuro A segunda que é um pouco mais preocupante, que é quando você parcela a prestação de um serviço ou mesmo a venda de um produto. Nesse caso você depende que a empresa efetue os pagamentos nas datas combinadas e, por isso, vale a pena um esforço de cobrança se esse valor for representativo para o seu negócio. Independentemente de como esse pagamento seja feito, é importante ter um controle do que pode entrar no futuro ou que está programado. Veja um relatório (para o mês de janeiro) da nossa planilha de Contas a Receber: 3
Veja que temos 2 recebimentos e um total de 3 contas pendentes. Se esse valor pendente não entrar no seu caixa, existe uma boa chance de você ter prejuízos, por isso fique atento e faça a cobrança sempre que necessário. Dica Rápida sobre Recebimentos Se utilizar algum gateway de pagamento ou tiver recebimentos em algum banco e precisar de caixa com urgência, pense na possibilidade de fazer adiantamentos. Apesar de existir uma taxa de pagamento, esse adiantamento pode tirar a corda do seu pescoço e permitir um capital de giro maior para pagar contas para o mês corrente. 3. Relatórios Financeiros Tudo que falamos até agora sobre conta a pagar e a receber deve culminar na análise dos 4
seus relatórios financeiros. Existem 4 relatórios gerais e mais importantes: Fluxo de Caixa DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) Contas a Pagar Contas a Receber Veja um exemplo de um relatório de fluxo de caixa da nossa planilha de fluxo de caixa: Veja que ele tem, de maneira concisa, o saldo inicial do mês, as receitas e despesas (que de fato aconteceram), mostra o lucro ou prejuízo e o valor total acumulado, bem como a lucratividade do negócio. Agora, como eu falei, esse é um fluxo de caixa simplificado, dependendo do tipo de negócio que você tem, pode ser necessário fazer controles mais avançados e é por isso que nesses casos pode ser necessário customizar a ferramenta de controle que você utiliza. Vamos ver quatro aplicações mais avançadas do Fluxo de Caixa já customizadas e prontas para uso: Fluxo de Caixa com Análise Bancária 5
Esse caso é importante se você tiver conta em mais de um banco e quiser fazer o controle do que entra em cada uma das contas para ter sempre dinheiro em caixa e não entrar no vermelho em nenhuma delas. Isso pode evitar que você entre em limites especiais com juros elevados ou tenha que fazer transferências de última hora. Fluxo de Caixa com Análise de Clientes e Fornecedores Esse tipo de controle é interessante para negócios que possuem poucos clientes recorrentes ou muitos clientes com uma participação relativamente grande de poucos. Além disso, se você tiver muitos fornecedores e precisar gerenciar com quais gasta mais dinheiro, é o tipo de relatório que pode te ajudar a entender essa situação. Fluxo de Caixa com Análise Bancária e Forma de Pagamento Veja que ao fazer qualquer lançamento, é necessário classificar a receita/despesa em um plano de contas, em um banco e em uma forma de pagamento, o que gera relatórios personalizados em outras abas da planilha: Além de permitir a análise dos bancos, esse tipo de relatório avançado é útil para quem quer analisar pagamentos diferenciados (a vista, débito, crédito em bandeiras diferentes ou outros gateways de pagamento) Fluxo de Caixa com Centros de Custo É bastante útil entender como usar centro de custos para empresas que possuem filiais e desejam ver o fluxo delas em comparação com a matriz ou para negócios que tenham mais de uma área relevante que gere receitas e custos (empresas de serviços e que fazem projetos de consultoria são um exemplo). Veja abaixo um relatório específico para uma filial: 6
Lembrando que essas formas de análise não são obrigatórias, vão depender do seu tipo de negócio e de como você se organiza. Listei aqui apenas para te mostrar as possibilidades de relatórios financeiros que existem. Obviamente, quanto mais complexo, mais trabalho você terá para controlar as suas finanças, por isso, escolha sempre as opções essenciais para o seu negócio. De toda forma, se você chegou até aqui, já está melhor do que muita gente que mal analisa o financeiro, mas ainda faltam alguns itens importantes. 4. Planejamento Financeiro Se antes a gente estava falando do básico e essencial para qualquer controle financeiro, vamos começar a entrar agora em uma parte um pouco mais avançada de planejamento. Na minha opinião, o primeiro passo de um bom planejamento financeiro envolve o cálculo de quanto a sua empresa precisa vender para empatar e não ter prejuízo. Tenho essa opinião porque de nada adianta você planejar um número, se ele for abaixo do mínimo necessário. Não vou entrar no mérito de como fazer o cálculo do ponto de equilíbrio, porque já tratamos 7
disso em outros 2 excelentes posts aqui do blog, um sobre como fazer o cálculo do PE e outro sobre como descobrir o PE de vários produtos. O mais importante mesmo é você ter a noção de que chegar nesse número é importante. Veja um exemplo da nossa planilha de cálculo de ponto de equilíbrio: Veja que se o cálculo for bem feito, você conseguirá ter uma noção de quantas unidades de um determinado produto precisa vender para que a sua receita empate com as suas despesas, ou seja, esse vai ser o mínimo do seu planejamento. Mas esse é só o primeiro passo, ainda existem outras formas de projetar suas vendas. Outras formas de se planejar suas finanças Se você já deu o primeiro passo rumo ao planejamento financeiro completo, vale a pena seguir e dar o segundo passo, que é o das projeções: Orçamento O orçamento financeiro empresarial é uma estimativa de entrada e saída de dinheiro em um mês. Ele está intimamente ligado a tudo que falamos até agora, a única diferença é que aqui você vai projetar números, que podem estar baseados em diferentes métodos, de acordo com informações e dados que você tenha. Vamos ver uma imagem dos gráficos de resultado real x orçado na nossa planilha de Orçamento: 8
Controle Orçamentário e Projeção Financeira Por fim, dentro de uma projeção financeira, vale a pena distribuir o seu orçamento entre os principais tipos de receitas e despesas para descobrir onde estão os gargalos. No exemplo da nossa planilha de fluxo de caixa com projeção financeira abaixo, mostramos a divisão entre receitas operacionais, despesas diretas, indiretas, impostos, margem de contribuição, resultado não operacional (financeiro), lucro ou prejuízo e investimentos: Com essa visão é possível determinar onde sua empresa pode melhorar. Isso ainda fica mais fácil com uma análise detalhada das suas contas nos relatórios financeiros do DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício). 9
5. Controles Gerais Obrigatórios Continuando com a organização da área financeira do seu negócio, chegamos na parte de controles gerais, quase que obrigatórios na maioria das empresas. São controles como: Emissão de notas fiscais Conciliação bancária Controle de cheques recebidos Acompanhamento fiscal, contábil e de DP com contabilidade Decisões sobre investimento Decisões sobre financiamento 6. Outras atividades Por fim, existem algumas atividades que são majoritariamente realizadas em empresas de médio e grande porte. Como elas só vão ser utilizadas em alguns casos, deixei para o final, mas isso não quer dizer que são menos importantes e que não mereçam atenção: Avaliação de Balanço Patrimonial Normalmente o balanço patrimonial pode ser uma atividade deixada para que o seu contador realize. Contudo, se for o caso da sua empresa necessitar de análises econômico financeiras, pode fazer sentido ter o financeiro organizando esse tipo de demonstrativo. Abaixo eu mostro a estrutura não preenchida de um balanço patrimonial na planilha de avaliação econômico financeira de empresas: 10
Esse tipo de relatório pode ser muito útil em momentos de análise dos ativos da empresa, quando você está pensando em uma fusão ou mesmo em momentos de aquisição de outras empresas ou da sua. Valuation Seguindo essa mesma linha de pensamento, mas agora sendo usado até em empresas menores ou em estudos para aquisiçaõ de investimentos existe a avaliação do valor da empresa. Com a nossa planilha de Valuation você consegue chegar em um painel como o abaixo: 11
Esse relatório mostra dados como o VPL (valor presente líquido), TIR (taxa interna de retorno), Payback, EBITDA e o valor do negócio. Ou seja, é uma ferramenta ideal para momentos em que você pretende vender a sua empresa ou pelo menos ter uma ideia de quanto ela está valendo em valor de mercado. Financeiro Completo Para fechar, existem 4 dicas que eu acredito serem essenciais para áreas ou departamentos financeiros de qualquer empresa: Transparência apresente os dados financeiros de forma aberta para seus colaboradores. Isso pode fazer com que eles tenham mais preocupação com os seus custos e fiquem mais motivados para buscar novas fontes de receitas Automatização sempre que puder automatize todas as atividades financeiras. Aqui na LUZ toda a emissão de notas fiscais é feita de forma automática após a compra e identificação dos clientes Simplificação se tiver um método mais simples, opte por ele. Obviamente não escolha pela perda de informações, mas quanto mais complicado seu financeiro for, menos resultado ele vai te dar Organização não use caderninhos para anotar seu financeiro. Hoje em dia existem excelentes planilhas prontas ou sistemas que ajudam a organizar seus dados financeiros e te dão menos trabalho Para te ajudar, nós fizemos um pacote de planilhas de finanças empresariais que englobam todas essas áreas que passamos ao longo do artigo. Vale a pena conhecer. 12
E você, faz alguma coisa diferente do que falamos e que dá certo no seu dia a dia? Compartilhe com a gente nos comentários. 13