Indicadores de Performance Infelizmente as empresas não tomam muitos cuidados ou não dão a devida importância para os indicadores de performance de desempenho/fornecimento, seja eles internos ou externos. Talvez por serem, na maioria dos casos, totalmente inconsistentes, ou para seguir o dito popular: o que os olhos não veem o coração não sente. Para auxiliá-lo a medir os resultados dentro da área de compras vamos comentar a seguir o que você precisa saber sobre os KPI s. O que são, como funcionam, quais os mais comuns utilizados para compras e como aplica-los na prática. 2
KPI s? A sigla KPI (Key Performance Indicator) ou Indicadores Chave de Desempenho, são métricas e índices de performance que fornecem visibilidade sobre o desempenho de determinado negócio e seu impacto na organização, ou seja, é uma forma de medir se uma ação ou um conjunto de iniciativas estão efetivamente atendendo os objetivos propostos pela empresa. Estamos em uma época que o fluxo de informação é grandioso e constante. Existem inúmeros indicadores que poder ser mensurados. O ponto chave é saber escolher quais são os indicadores que devem ser medidos. 3
Hoje a tarefa de coletar os números ou percentuais que permite determinar o que está funcionando e o que não está funcionando se tornou mais fácil e ágil devido a evolução de sistemas de automação. Esses números ou percentuais são a melhor forma de saber se os resultados seus estão de acordo com os objetivos e estratégia da sua empresa. Falando mais especificamente no setor de compras, é indispensável que a avaliação seja sistêmica, levando em consideração o foco nas necessidades de cada área atendida. Os KPI s avaliam o desempenho dos fornecedores, dos compradores e da área em si com seus clientes internos (departamentos e setores). Essa ferramenta cria as condições para mensuração de dados e resultados. Normalmente os KPI s são controlados e exibidos em dashboards ou scorecards, garantindo que todos os níveis hierárquicos e departamentos de uma empresa compreendam a forma como seus trabalhos influem e contribuem para o sucesso ou fracasso no cumprimento dos objetivos da companhia. 4
Foco na Estratégica da Organização Que razões levam a empresa a monitorar fornecedores, compradores, processos e a definir um controle estratégico do setor de compras? O desenvolvimento de KPI s ou métricas requer a elaboração de um checklist com parâmetros para avaliação e o estabelecimento de pontuação para cada item avaliado. Indicadores de performance não são métricas ou medidas, ou seja, medida é quando se avalia ou verifica algo comparado a um padrão, métrica é o comparativo entre duas ou mais medidas, sendo que uma métrica pode se tornar um indicador. Já um indicador de performance compara a métrica com um resultado esperado. Existem maneiras distintas de verificar a eficácia e eficiência da área de suprimentos de uma empresa, geralmente as formas e as medidas adotadas são específicas para cada tipo de negócio, porém existem alguns indicadores de desempenho (KPI s) que se aplicam a qualquer situação. 5
Primeiramente é necessário estar bem claro para o gestor de compras, com o intuito de vincular os KPI s ao seu processo, quais são os objetivos da área diante da estratégia da empresa, tais como: Melhorar o atendimento aos clientes (áreas); Avaliar e classificar o desempeno dos fornecedores; Monitorar e aperfeiçoar todas as etapas do processo de compra; Chegar a capacidade de utilização e desenvolvimento de métricas para cada contrato; Definição de scorecards e metas de performance. 6
No caso da área de compra é indispensável que a avaliação seja realizada de forma sistêmica, levando em consideração o foco nas necessidades de cada área atendida. Assim, os KPI s avaliam o desempenho dos fornecedores, compradores e seus efeitos na satisfação das demandas específicas do cliente (departamentos, setores, etc.). 7
Quais KPI s podemos utilizar? Relativamente é fácil chegarmos em uma lista longa de indicadores que podemos mapear e monitorar em compras, porém meu objetivo é focar nas principais atividades, avaliar performance do comprador, do fornecedor e do setor perante o planejamento estratégico da empresa, com isso restringir a nossa lista, para assim avaliar de forma rápida e precisa se houve problemas no processo de compra ou entrega de materiais/serviços. A definição dos KPI s para o setor de compras requer alguns cuidados. Equipes com pouca experiência tendem a criar sistemas de avaliação em excesso, já profissionais com mais experiência costumam definir de três a seis indicadores. O exagero de variáveis pode interferir nas análises e comprometer o resultado da aferição. O que a área de compras deve medir? Quais os indicadores mais importantes? Como escapar da armadilha de montar um sistema com KPI s em número excessivo? O gestor deve ter tais questões em mente no momento de elaborar a sua estrutura. Alguns elementos são considerados importantes, 8
independentemente da área de atuação da companhia. O responsável pela área de compras deve escolher aqueles que mais se adequam as suas necessidades de avaliação. Como citado acima no artigo temos três níveis de indicadores para compras: Você pode e deve utilizar diferentes tipos de indicadores de acordo com os interesses de quem está analisando os resultados. Para esclarecer um pouco segue comentário sobre cada nível: 9
Os KPI s só vão fazer sentido se suportados por dados ou testes no dia a dia. Talvez alguns conceitos ainda estejam um pouco confusos. De qualquer maneira a melhor forma para descobrir e aprender quais serão os indicadores que você vai utilizar é pondo em prática a teoria. Abaixo segue alguns dos principais indicadores para suprimentos, apesar de mostrar eles de uma forma linear procurei inserir KPI s de avaliação de fornecedores, da área de compras perante a empresa e compradores: 1- Atraso/Antecipações de Entregas Evidencia se o fornecedor está entregando dentro do prazo negociado e que consta no pedido de compra, é importante salientar que a antecipação de uma entrega tem quase o mesmo impacto que um atraso, então devemos monitorar a mesma também. 10
2- Pedidos de Compra Devolvidos Parcial ou Integralmente Mostra às entregas que foram devolvidas de forma parcial ou integral devido à alguma falha do fornecedor. 3- Condição de Pagamento Evidencia o prazo médio de pagamento aos fornecedores. Quanto a empresa ganha postergando um dia a mais no pagamento? É importante relacionar o prazo médio de pagamento com o valor que se está pagando. Com essa informação os compradores podem focar em fornecedores estratégicos para negociar suas respectivas condições. 4- Lead Time de Compras Avalia os compradores em performance e produtividade, no gráfico abaixo conseguimos agrupo dois ou mais indicadores que geralmente são analisados de forma distinta. É possível verificar quantas requisições/solicitações de compra o comprador processou em um determinado período, também ver o número de pedidos de compra emitidos e o tempo médio para realizar 11
a compra, partindo do momento da aprovação da requisição/ solicitação até o envio do pedido de compra para o fornecedor. 5- % de Erro nas Requisições De todas as requisições/solicitações geradas para compras qual é o percentual (%) que são devolvidas devido a erros internos e qual é a área da empresa que preenche de forma erronia na maioria das vezes? Mapeando e controlando esse indicador é possível treinar os usuários solicitantes, melhorar o processo de compra e evitar a recusa do material no momento do recebimento. 6- Savings (Ganho) Talvez esse seja o principal indicador de performance de compras para muitos gestores. O Saving visa mostrar o ganho obtido em relação a uma negociação anterior. 12
Podemos dividi-lo em três: Saving Compra Contínua: ganho em relação ao que se pagava e o que se passou a pagar; Saving Compra Spot: diferença entre o valor do pedido fechado e o valor da menor proposta recebida na primeira rodada da cotação; Saving de Projeto: variação entre o orçado e o valor fechado do projeto. 7- Cost Avoidance (Custo Evitado) Muitas vezes confundido com o cálculo do Saving, o Cost Avoidance é a diferença entre o valor que estava planejado (orçado) para uma determinada compra menos o valor efetivamente gasto. Essa análise pode ser feita em relação ao orçamento prévio ou em relação ao preço médio do produto/ serviço praticado no mercado. 8- Inflação Essa é uma informação ligada a variação de preços de cada 13
material ou grupo de mercadoria. É importante salientar que ao avaliarmos os preços praticados por um determinado fornecedor ou os gastos com materiais de uma determinada família o volume passa a ser um dado importante, pois no conjunto, ele terá influência no índice de inflação. A variação de preços pode ser medida em relação ao: mês anterior, trimestre, semestre ou anual, fica a critério da definição do gestor responsável. 9- % de Itens Sob Contrato/Acordos Comerciais É importante que o gestor de suprimentos tenha na cabeça que quanto mais itens de compra sob contrato/acordos comerciais menor será o custo operacional da área, mais automático será o processo. É importante monitorar esse indicador de duas formas: uma pelo % de itens em quantidade sob contrato/ acordos comerciais perante o total de itens comprados e outra pelo % em valor que representam essas compras. 10- Coverage Evidencia quanto do volume total financeiro está sendo comprado pela área de compras, ou seja, deve-se buscar o total de compras da empresa e dividir pelo processado pelos compradores. 14
Listei 10 indicadores que considero como principais atualmente para qualquer área de compras, é claro que existe inúmeros outros KPI s que você pode adotar para a realidade da empresa, como: Custo de Suprimentos, Custo Unitário do Pedido de Compra, Satisfação dos Setores Atendidos; Diminuição do Número de Fornecedores; Avaliação dos Fornecedores, entre outros. Utilize os dados para gerir eficazmente a área de compras A gestão de suprimentos pode ser um pesadelo caso você não tenha acesso ao KPI s e métricas adequados. Você precisa monitorar o seu fornecedor, comprador e requisitante para garantir o menor custo possível na execução dos processos de compra. 15
O QUE NÃO SE MEDE NÃO SE GERENCIA Peter Deucker A definição dos sistemas de avaliação do setor de compras impacta diretamente todas as áreas da organização, além da melhoria dos índices de produtividade os KPI s promovem a integração entre os departamentos, pois colocam frente a frente as demandas específicas de cada área e as dificuldades enfrentadas no dia a dia pelo gestor. Primeiramente deve-se alinhar o processo para depois definir como o mesmo será medido: método já praticado ou por ferramenta de compras (e-procurement), indicadores precisam refletir a realidade. 16
A partir da mensuração de dados a performance fica evidente, indicadores são fundamentais para acompanhar o andamento de tudo que precisa ser gerenciado. Dados e informações são a base de boas escolhas, consequentemente, escolhas inteligentes. O objetivo dos KPIs sempre será conduzir os profissionais para uma melhor tomada de decisão, assim melhorando o processo em que estão inseridos. É importante focar no que realmente importa para o setor de compras e para a organização, pois a combinação de bons indicadores e metas desafiadoras levam uma empresa ao sucesso. 17
Sobre o autor Fabio Hoinaski fundador e CEO da IBID e-procurement. Nos últimos anos vem trabalhando na criação de um sistema de compras (SRM) que hoje atende vários clientes ajudando a otimizar seu processos de compra. Fabio Hoinaski trabalha na área de desenvolvimento de software desde 2000, participando de inúmeros projetos em diferentes mercados. Você pode acompanha-lo no seu blog ou conectar-se a ele no Linkedin: 18