PASSO A PASSO PARA UM PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TI EFICIENTE

Transcrição

1 PASSO A PASSO PARA UM PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TI EFICIENTE

2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 3 METAS E OBJETIVOS 5 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO 10 DEFINIÇÃO DE ORÇAMENTO 15 MONITORAMENTO 22 CONCLUSÃO 24 SOBRE A POLO IT 26

3 INTRODUÇÃO

4 INTRODUÇÃO A Tecnologia da Informação tem um peso cada vez maior dentro das empresas e organizações. Praticamente tudo, do operacional mais básico à tomada de decisões mais elaborada, depende, em algum grau, do funcionamento adequado do setor de TI. Nesse cenário, é inegável a grande importância que um planejamento estratégico eficiente tem para alcançar os resultados e objetivos. Neste e-book, ensinaremos os passos para montar um plano de ação para o departamento de TI. Você verá desde as metodologias usadas para definir metas até as práticas apropriadas para monitoramento, passando por métricas que merecem ser observadas antes, durante e depois e a definição de orçamento, um tópico delicado para grande parte das companhias. Está pronto? Vamos lá! - 4 -

5 METAS E OBJETIVOS

6 METAS E OBJETIVOS O primeiro passo para fazer um planejamento estratégico de TI de forma eficiente é saber de onde sua empresa está partindo e onde ela quer chegar. Para isso, é preciso saber analisar a situação atual para guiar a tomada de decisões, bem como definir objetivos, que serão alcançados por meio do cumprimento de metas. Falaremos um pouco mais sobre esses processos a seguir. Acompanhe! - 6 -

7 METAS E OBJETIVOS COMO ANALISAR A SITUAÇÃO? A METODOLOGIA SWOT É praticamente impossível que sua empresa ou negócio não tenha uma estrutura de TI, por menor que ela seja. Da mesma forma, é bastante provável que essa estrutura apresente problemas ou deficiências, alguns menores, outros maiores. Saber identificá-los é parte essencial do planejamento das próximas ações em tecnologia da informação. Para isso, uma boa sugestão é usar a metodologia de análise SWOT. SWOT, caso você não saiba, é a sigla para Strenghts, Weaknesses, Oportunities and Threats traduzindo:, forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. A seguir, faremos um passo a passo de como realizar essa análise

8 METAS E OBJETIVOS ANALISE CENÁRIOS INTERNOS E EXTERNOS A metodologia define que você deve analisar os cenários internos, que dizem respeito à empresa em si, e externos, que podem ser tanto do microambiente (relativos a clientes, fornecedores e concorrentes, por exemplo) quanto do macroambiente (política, economia, legislação, entre outros). A análise do ambiente interno divide as situações encontradas em pontos fortes e pontos fracos. Já a análise do ambiente externo procura identificar possibilidades de oportunidades e ameaças. RELACIONE FATORES INTERNOS E EXTERNOS O próximo passo é cruzar os fatores internos com os fatores externos, visando potencializar os pontos fortes e minimizar os pontos fracos. Quando for possível, os pontos fortes podem ser usados para tirar o máximo proveito das oportunidades e mitigar os danos das ameaças. Já os pontos fracos devem ser corrigidos para não atrapalhar as oportunidades e não abrir perigosas brechas para as ameaças. Para uma análise SWOT ser bem aproveitada, ela deve ser objetiva e realista não adianta querer se enganar ou mascarar os problemas, pois isso apenas levará a uma tomada de decisões ruim. Também é necessário priorizar os itens de cada uma das letras para identificar o que é mais urgente e mais importante. Feito esse quadro geral da situação do departamento de TI diante dos fatores externos, é hora de definir objetivos e metas. Você conhece a diferença entre os dois? Sabe como estabelecer cada um deles? Continue lendo esse é nosso próximo tópico! - 8 -

9 METAS E OBJETIVOS COMO DEFINIR METAS E OBJETIVOS? A METODOLOGIA SMART As tomadas de decisão previstas no planejamento estratégico de TI devem ter objetivos a serem alcançados e metas a serem cumpridas. É importante saber a diferença: objetivo é a descrição de onde se quer chegar ou o que se quer alcançar; meta, por outro lado, é um ponto quantitativo que deve ser atingido para se cumprir um objetivo. Agora que você já conhece o SWOT, é hora de ser apresentado a outra sigla: o SMART. SMART é uma metodologia de definição de metas. As letras significam Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time-bound traduzindo: específica, mensurável, atingível, relevante e com prazo definido. São essas as condições que uma boa meta deve ter. Agora que você já sabe os critérios que uma meta deve cumprir, falaremos um pouco mais sobre alguns indicadores que podem mostrar a real situação de seu departamento de TI e como ele pode melhorar. Continue lendo! - 9 -

10 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

11 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO Anteriormente, você aprendeu como analisar a situação de sua empresa e como definir metas e objetivos. Falaremos, agora, um pouco sobre diferentes indicadores que podem ser usados para avaliar a situação atual do departamento de TI e traçar metas para alcançar objetivos. MÉTRICAS DE DESENVOLVIMENTO Métricas de desenvolvimento de software ajudam a perceber como vai o cumprimento de prazos e a entrega de produtos do setor. Elas relatam informações sobre bugs e atrasos. Exemplos: atrasos de versões; bugs por versão; tempo para correção de bug

12 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO MÉTRICAS DE QUALIDADE Métricas de qualidade dizem respeito aos erros encontrados naquilo que foi produzido ou publicado. Exemplos: bugs por versão de teste; bugs por versão publicada; horas de teste versus horas de desenvolvimento

13 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO MÉTRICAS DE SERVIÇOS O trabalho do service desk também gera algumas métricas, que servem para avaliar a atual situação e traçar possíveis melhorias. É preciso lembrar, porém, que a ociosidade é necessária para um bom atendimento em situações de muitas chamadas. Exemplos: chamados criados versus chamados resolvidos; tempo de primeira resposta; percentual de cumprimento de SLA; tempo de ociosidade por funcionário; tempo de atendimentos por funcionário; nível de satisfação do cliente

14 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO MÉTRICAS DE INFRAESTRUTURA Em empresas em que o setor de TI não tem muitas atribuições de desenvolvimento, mas, mesmo assim, é fundamental para a operação da companhia, é preciso estar atento às métricas de infraestrutura. Exemplos: disponibilidade de infraestrutura; capacidade de serviço; número de falhas por serviço. Agora você já é capaz de escolher as metas adequadas para o objetivo do seu planejamento estratégico de TI. No entanto, é preciso ter em mente que qualquer projeto custa dinheiro e, por isso, demanda muito cuidado. Veremos a seguir como definir corretamente um orçamento. Continue lendo!

15 DEFINIÇÃO DE ORÇAMENTO

16 DEFINIÇÃO DE ORÇAMENTO A discussão e o planejamento de orçamento são tópicos frequentemente negligenciados durante o planejamento de TI. Na maioria das vezes, os gestores de TI trabalham isolados do resto da empresa. Eles recebem um orçamento fixo e têm que se adaptar para não estourar os custos dos projetos. O ideal é que isso não ocorra. O setor de TI deve trabalhar junto à companhia para definir quais são seus objetivos e como eles se alinham à estratégia da organização. Para que isso ocorra, é importante ter em mente alguns critérios para a avaliação de investimento. Eles servem para muitas áreas e também se aplicam à Tecnologia da Informação. Acompanhe!

17 DEFINIÇÃO DE ORÇAMENTO CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO ADEQUAÇÃO Os critérios de avaliação de um investimento podem ser divididos em quatro áreas de concentração. Veremos um pouco mais sobre cada uma dessas áreas a seguir. VALOR Dois critérios de avaliação dizem respeito ao valor do investimento para a empresa. O valor de negócio trata dos possíveis benefícios para a empresa em termos mais amplos. As métricas usadas nesse caso são próprias dessa área, como qualidade de produto, satisfação do cliente e time to market (tempo que leva do desenvolvimento de um produto até sua disponibilização para o mercado). Já o valor financeiro diz respeito aos possíveis benefícios monetários que podem ser obtidos a partir daquele investimento. A métrica principal aqui é o ROI (return on investment). Outros dois critérios para a avaliação de um investimento podem ser feitos levando em conta o quanto ele é (ou não) adequado para a empresa. A adequação estratégica reflete sobre o quanto o projeto está inserido nos objetivos de curto e longo prazo da organização. Já a adequação técnica analisa se o projeto é compatível com a arquitetura e a estrutura existentes, como sistemas operacionais, hardware e mão de obra. RISCO O risco é classificado usando também dois critérios. Há o risco de implementação, que trata das possibilidades de o projeto em si sair mais caro que o previsto ou não ser entregue no prazo, e o risco operacional, que calcula as chances de o investimento não atingir os benefícios prometidos

18 DEFINIÇÃO DE ORÇAMENTO OUTROS CRITÉRIOS Há, ainda, outros critérios que precisam ser avaliados pelos gestores de TI em conjunto com a direção da empresa, como a alocação de ativos desejada pela organização, o calendário de implementação e a necessidade e a disponibilidade de fluxo de caixa. O ideal é que o orçamento de TI seja flexível e, mais que isso, tido como parte da política de investimentos da companhia como um todo. Afinal de contas, a Tecnologia da Informação é uma parte estratégica importantíssima para se obter sucesso nos dias de hoje. Agora que já vimos os critérios para avaliar um investimento, listaremos algumas etapas importantes da definição de orçamento em si. Acompanhe!

19 DEFINIÇÃO DE ORÇAMENTO ESTRATÉGIA DE DEFINIÇÃO DE ORÇAMENTO Definir o orçamento de TI é um processo que guarda alguma semelhança com a organização de finanças pessoais. Assim como uma pessoa, a empresa precisa descobrir em que gastos pode economizar, quais são seus objetivos de curto e longo prazo e para onde seus investimentos devem ser direcionados. Por isso, essa parte do planejamento deve estar bastante alinhada com o resto da empresa. É preciso entender como os projetos de tecnologia afetam o fluxo de caixa e quais as possíveis consequências desse investimento no capital e no orçamento da organização. Por isso, falaremos um pouco sobre quais são os componentes do orçamento de TI e quais os impactos financeiros que esse setor pode causar na empresa

20 DEFINIÇÃO DE ORÇAMENTO COMPONENTES DO ORÇAMENTO DE TI O orçamento de TI pode ser dividido em três componentes: operação, crescimento e transformação. Operação: itens essenciais para manter a empresa funcionando, como trocas de servidor, atualizações de software e custos de pessoal para manter e administrar a infraestrutura de TI. É o componente mais básico e fixo do orçamento e dificilmente pode ser alterado, a não ser por uma revisão dos processos e melhora da eficiência. É preciso, também, estar atento ao quanto sua empresa é dependente de inovação em TI. Quanto mais forte for essa relação, maior será a necessidade de mais recursos para crescimento e transformação. Crescimento: itens que ajudam a empresa a desenvolver novas capacidades ou melhorar as existentes, como novos softwares para aumentar a eficiência operacional, compra de um firewall para proteção adicional ou o desenvolvimento de um novo site para a empresa. Precisa estar alinhado com a estratégia da empresa e possui certa flexibilidade de tempo. Transformação: itens relativos a atividades de pesquisa e desenvolvimento, como a busca e a criação de novos produtos, serviços e soluções para aumentar a eficiência e a produtividade. Demanda gastos periódicos e é essencial para a saúde de longo prazo do negócio

21 DEFINIÇÃO DE ORÇAMENTO IMPACTOS FINANCEIROS O orçamento também deve prever quais serão os impactos financeiros do planejamento de TI na organização como um todo. É preciso estar atento aos indicadores de performance financeiros, bem como aos demonstrativos financeiros e ao fluxo de caixa. Pequenas e médias empresas devem ter atenção especial a esses itens, já que projetos de tecnologia costumam demandar muito dinheiro. Por isso, também é importante criar ciclos plurianuais para a formação de reservas que cubram esses gastos. A avaliação não deve se restringir aos impactos financeiros. Ao colocar o planejamento em prática, é preciso estar atento e acompanhar os processos. Falaremos mais sobre isso a seguir

22 MONITORAMENTO

23 MONITORAMENTO O trabalho para alcançar a eficiência em um planejamento estratégico de TI não se encerra ao identificar os problemas e definir objetivos e orçamento. Durante a execução, é necessário fazer relatórios de acompanhamento e checar se os recursos estão sendo empregados em seus devidos lugares. O gestor deve observar e manter comunicação com a equipe para se certificar que o cronograma está sendo cumprido e que os colaboradores estão engajados nas atividades pedidas. Além disso, é imprescindível estar atento ao surgimento de novas demandas, como aportes financeiros adicionais. Depois de concluído o projeto, é hora de retomar as metas listadas e realizar novas medições para avaliar em que grau o objetivo foi atingido. Também é importante estar atento aos indicadores de negócios que se relacionam com a iniciativa de TI, como custos efetivos, cumprimento dos prazos e qualidade do serviço. O monitoramento é imprescindível não apenas para garantir o cumprimento do projeto, mas também para a prestação de contas para a alta direção da empresa, incumbência que geralmente recai sobre o gestor de TI responsável pelo planejamento

24 CONCLUSÃO

25 CONCLUSÃO Com esse e-book, você aprendeu a analisar a situação da TI usando a metodologia SWOT e a definir metas e objetivos usando o SMART, conheceu métricas adequadas para avaliar o cenário e a efetividade do projeto, descobriu pontos sensíveis para elaborar um orçamento e viu como deve ser feito o monitoramento da execução do projeto. Esperamos que esse material tenha sido útil para você e para sua empresa!

26 SOBRE A POLO IT A Polo it é uma empresa que fornece soluções de monitoramento e administração de ambientes críticos da Tecnologia da Informação, com serviços de alta qualidade, segurança e confiabilidade nesta área. Fundada em 2005 e com atuação nacional, somos especializados em administração contínua de banco de dados, alta disponibilidade e segurança da informação, e atualmente já administramos mais de 400 bancos de dados. Isso é possível graças a nossa solução DBA CENTER, o mais completo modelo de administração de bancos de dados 24x7 do país, que garante o maior nível de disponibilidade e integridade dos dados em seu ambiente.