1 Dynafleet - Conceito Dynafleet é a Solução Volvo para o gerenciamento de frota. Monitoramento de combustível, do nível de emissão de poluentes e localização do veículo são os pilares do Dynafleet. Os dados são obtidos e convertidos em relatórios simples e amigáveis que podem ser acessados de qualquer lugar, inclusive fora do escritório, através de qualquer PC ou dispositivo com conexão à Internet. O veículo é equipado com um módulo eletrônico e uma antena, que transmitem os dados via rede de telefonia GSM/GPRS para o Portal Dynafleet, que pode ser acessado de qualquer lugar, ou até mesmo ser integrado a um sistema de gestão de frota já existente do cliente. Há também o Botão de Assistência que possibilita um suporte diferenciado ao motorista. Quando o botão é pressionado, uma mensagem contendo a localização e o código de falhas do veículo é enviada ao VOAR Volvo Atendimento Rápido, o que permite a realização de um diagnóstico remoto e proporciona maior agilidade na assistência técnica. Escopo: O Dynafleet pode ser instalado em veículos Volvo da linha F e VM. A instalação em veículos da linha F pode ser realizada em chassis com numeração acima de E700000, ou seja, a partir do motor D12D, e nos veículos VM a partir do chassi E107000, ou seja, com motor eletrônico. 2 Formas de Comercialização Para obter o Dynafleet, é preciso comprar o equipamento (especificado junto com o caminhão ou instalado na concessionária ver item 2.1) e depois ativar o serviço junto à fábrica, informando qual foi o Pacote de Serviços escolhido pelo cliente (Gestão de Frota ou Gestão de Frota e Posicionamento ver item 2.2). 2.1 Hardware / Equipamento O hardware do Dynafleet pode ser adquirido de duas formas: na aquisição do veículo novo ou na concessionária. 2.1.1 Instalação do Dynafleet na fábrica Existem duas opções disponíveis (variantes de hardware) para pedidos de fábrica: DF-BAS Dynafleet DF-PK Kit de preparação Variante DF-BAS (OPCIONAL): compreende os seguintes componentes: módulo do Dynafleet, antena, botão de assistência e chicotes, ou seja, todas as peças necessárias para o Dynafleet funcionar.
Variante DF-PK: é um kit preparatório composto de uma antena e chicotes necessários para instalação posterior do Dynafleet (DF-BAS) na concessionária. O objetivo do kit preparatório é diminuir o tempo de instalação do Dynafleet na concessionária, uma vez que o cliente não tenha optado por adquirir o Dynafleet no momento da compra do veículo novo. Os seguintes modelos de caminhão já sairão de fábrica com o kit de preparação (DF-PK) instalado, a partir da semana 49 de 2011: FH 4x2 Trator e Rígido FH 6x2 Trator FH 6x4 Trator FM 4x2 Trator e Rígido FM 6x2 Trator VM 4x2 Trator VM 4x2 e 6x2 Rígido Foram produzidos alguns veículos a título de teste (entre semana 11 e 22 de 2011) com esta variante. Portanto, recomendamos a consulta da variante na especificação do veículo antes de instalar o kit na concessionária, esta consulta pode ser feita no VSS (ver item 2.1.2-I). Ao escolher o opcional Dynafleet no momento da aquisição do veículo, deve ser incluída na instrução de faturamento a variante DF-BAS referente ao equipamento do Dynafleet já com o pacote de Gestão de Frota. Caso o cliente opte pelo pacote de Serviço Gestão de Frota e Posicionamento, é necessário especificar também a variante DF-POSM. IMPORTANTE: Após a aquisição do Dynafleet junto com o veículo, o cliente deve assinar um contrato com a Volvo para ativação do Pacote de Serviço (ver item 2.2). Maiores detalhes, favor consultar Product News 12/2011. 2.1.2 Hardware / Equipamento na Concessionária Para instalar o Dynafleet em uma concessionária Volvo, é preciso: I. Solicitar o kit de peças II. Instalar kit de peças e softwares III. Realizar teste de instalação Abaixo seguem detalhes sobre os passos citados acima. I. Solicitar o kit de peças Solicitar o kit de peças via VELOX (ver Dicas VELOX), de acordo com o modelo de veículo do cliente. É importante saber também qual classe de motor o veículo do cliente possui e se ele tem a variante TIS-PK instalada. Para saber a classe do
motor, deve-se fazer uma consulta através do Mundo Volvo/ Especificações de Veículo / Seção Motor e para saber se ele tem a variante TIS-PK instalada, deve-se fazer uma consulta através do Mundo Volvo/ Especificações de Veículo / Seção Elétrica. A variante do motor para veículos Euro3 é EM-EC01 e para veículos Euro5 é EM-EU5, encontrado na Seção Motor conforme mostrado nas figuras abaixo:
A variante para saber se o veículo possui kit preparatório é TIS-PK, se não possuir aparecerá UTIS, encontrado na Seção Elétrica conforme mostrado na figura abaixo: Tabela de kits de peças: VM EU5 W1201 > VM EU3 W0510-1101 FM/FH (EU3 e EU5) W0643 > COM DF-PK SEM DF-PK COM DF-PK SEM DF-PK COM DF-PK SEM DF-PK FM/FH W0202-0642 COM D12D (SEM DF-PK) KIT 85132337 KIT 85132338 KIT 85129513 KIT 85129514 KIT 85129515 KIT 85129516 KIT 85131706 A. Ativação do SIM CARD em estoque Todos os SIM CARDS (chip de celular) que estão no C3 estão desativados. O processo de ativação (habilitação de uma linha telefônica) do SIM CARD pode demorar até 2 dias úteis. Não é possível concluir a instalação do Dynafleet se o SIM CARD não estiver ativado. Por isto, é extremamente importante sincronizar a ativação do SIM CARD com a instalação do equipamento. O Pós Venda Comercial deve ser informado sobre a necessidade ou não de ATIVAR o SIM CARD. A concessionária receberá um e-mail de confirmação da ativação do SIM CARD toda vez que esta for solicitada, assim terá certeza que a instalação poderá ser realizada com sucesso. II. Instalar kit de peças e softwares
Para concluir a instalação do Dynafleet, é preciso instalar o kit de peças, o kit de acessórios do Dynafleet (software via VTT) e o kit de acessórios do Pacote de Serviços escolhido pelo cliente (software via VTT). A instrução de instalação do Dynafleet está disponível no Mundo Volvo / Acessories Installation (VIVA). Digite o número do kit de acessório, de acordo com o modelo do veículo para obtenção da instrução de instalação do equipamento e do software. TIS-BAS (Software do Dynafleet) Linha F 85129160 Linha VM 85129217 Linha F-D12D (exceto NH) 85129161 NOTA: A variante DF-BAS contempla a variante TIS-BAS (software do Dynafleet) + DF- FUELM (variante do pacote de serviço Gestão de Frota) a) TSV (Tempo Standard Volvo) O TSV varia de acordo com o modelo de veículo e se o veículo possui ou não o kit preparatório (variante DF-PK). O tempo padrão Volvo para cada uma destas situações está disponível no Impact, uma pesquisa pela operação 39703-2 deve ser feita. Para referência, abaixo seguem os TSVs de cada modelo. VM EU5 VM EU3 FM/FH (EU3 e EU5) FM12/FH12 COM TIS-PK SEM TIS-PK COM TIS-PK SEM TIS-PK COM TIS-PK SEM TIS-PK D12D (SEM TIS-PK) 100 600 150 510 120 580 580 III. Teste de instalação Para confirmar se a instalação foi realizada com sucesso, entrar em contato com o VAS através do ramal 8125, em posse das seguintes informações: Chassi ou VIN do veículo. Número da unidade Dynafleet (TGW). Número do chip celular (número IMSI). 2.2 Pacotes de Serviços Ao adquirir o Dynafleet, o cliente deve escolher o pacote de serviços que mais se adéqua às suas necessidades. O Dynafleet, hoje, é disponibilizado em dois pacotes de serviço: Gestão de Frota (variante DF-FUELM) Gestão de Frota e Posicionamento (variante DF-FUELM + DF-POSM)
Abaixo estão relacionadas as funcionalidades de cada pacote de serviço. Gestão de Frota Gestão de Frota e Posicionamento (DF-FUELM) Funcionalidades (DF-FUELM e DF-POSM) Relatórios de consumo Relatórios de emissões Alarme de mudança do nível de combustível Alarame de baixo nível de AdBlue Planejamento de Manutenção Botão de assistência Relatórios de consumo Relatórios de emissões Alarme de mudança do nível de combustível Alarme de baixo nível de AdBlue Planejamento de Manutenção Botão de assistência Posição do veículo Histórico das posições Cerca logística Pontos de interesse Abaixo segue código do kit de acessório de cada pacote de serviço, válido para todos os tipos de veículos. Código Pacote Variante 85129167 Gestão de Frota DF-FUELM 85129171 Posicionamento DF-POSM Para maiores informações sobre a instalação dos pacotes, consultar instrução de instalação disponíveis no VIVA. 3 Contrato com o Cliente Ao adquirir e instalar o Dynafleet no veículo é necessário ativar o serviço. Para isto, o cliente precisa assinar um contrato com a Volvo do Brasil. Abaixo seguem os passos a serem seguidos. 1. Imprimir 3 vias do contrato (Concessionária, Cliente e Volvo), disponível através do Mundo Volvo / Pós Venda / Telemática / Comercial 2. Preencher os dados do preâmbulo (arquivo Excel) e imprimir 3 cópias da aba contrato, disponível através do Mundo Volvo / Pós Venda / Telemática / Comercial. (as informações são preenchidas na aba preenchimento e os dados são transmitidos para a aba contrato automaticamente) 3. Preencher os dados solicitados no contrato (cadastro do cliente, do administrador, veículos e pacote de serviços escolhido) 4. Solicitar assinatura na página 15 e rubrica do cliente e da Concessionária em todas as páginas do contrato e do preâmbulo. Só será necessário o reconhecimento de firma se o cliente não tem algum outro contrato assinado com a Volvo (Seguro, PM, etc). 5. Conferir cadastro do cliente no sistema Volvo e, se necessário, solicitar cadastro através de formulário (ver item 4) 6. Enviar o contrato da Volvo para a VBS aos cuidados de Paula Pisano, entregar a via do cliente e arquivar a via da Concessionária. Prazo para ativação do sistema: 2 dias úteis após o recebimento do contrato na Volvo.
INFORMAÇÃO: O contrato tem vigência mínima de 12 meses, sendo prorrogado por prazo indeterminado após o vencimento. Abaixo, para referência, dados necessários para contrato. 4 Cadastro Cabe à concessionária conferir o cadastro do cliente no sistema Volvo (BD tela AB25). Caso o cliente já esteja cadastrado, a concessionária deve conferir as informações cadastradas com as informações do contrato e completar o cadastro conforme abaixo: a) NFs Dyna: este campo indica como será a cobrança do cliente: número 1 significa por cliente (1 nota com todos os chassis) e número 2 por chassi (1 nota por chassi). Se o campo estiver em branco, o sistema entenderá que o desejado é por CLIENTE (número 1). b) E-mail Serv: informar o email do cliente no qual deverá receber a NF eletrônica. c) NF-e: este campo deverá ser preenchido com S se o cliente também está cadastrado para receber email de mercadoria, neste caso é necessário informar o email para envio da NF de mercadoria, e com N se o cliente não precisa receber email de mercadoria, apenas o SERVIÇO. a b c
5 Ativação Após receber o contrato devidamente assinado e preenchido, a VBS irá cadastrar o cliente no portal Dynafleet, cadastrar e ativar os veículos, cadastrar o administrador do cliente e enviar um email para o cliente com a senha e manual de acesso ao sistema. É importante sincronizar a ativação com a instalação do equipamento, caso esta seja feita na concessionária. Caso o equipamento não tenha sido instalado ainda, a VBS não conseguirá ativar o sistema e o prazo de ativação de dois dias será comprometido. 6 Treinamento Cabe a concessionária realizar o treinamento ao cliente, desde o administrador até o usuário, incluindo o motorista. 7 Cobrança A partir do momento que o veículo é ativado, inicia-se a cobrança da mensalidade. Portanto, deve-se assegurar que o veículo realmente recebeu o comando de ativação. É de responsabilidade da Volvo cobrar o cliente, através de NF eletrônica e boleto. A Nota Fiscal eletrônica é enviada todo 5º dia útil do mês para o email do cliente e o boleto é enviado todo 6º dia útil do mês para o cliente. O vencimento do boleto sempre será 5º dia útil + 15 dias úteis. NF: caso o cliente não receba a NFe, ele deverá entrar em contato com a concessionária, que deverá checar o cadastro do cliente e se necessário entrar em contato com a equipe de cadastro da Volvo. Se necessário alterar cadastro, preencher formulário especificado no item 4. Boleto: caso o cliente não receba o boleto ele deverá entrar em contato com o banco Itaú através do telefone: 0800 55 33 05 8 Alteração contratual Caso seja necessária a inclusão de um ou mais veículos ou até mesmo a necessidade de troca do pacote de serviços escolhido pelo cliente (desde que a alteração seja para maior dentro dos 12 meses (de contrato)) deve-se enviar à VBS um aditamento contratual que estará disponível no Mundo Volvo. Prazo para atualização: 2 dias úteis ATENÇÃO: Não é necessário preencher um novo contrato, apenas o aditamento.
9 Cancelamento do contrato Existem duas situações em que pode ocorrer o cancelamento: vontade do cliente ou não pagamento das mensalidades. Caso seja vontade do cliente cancelar os serviços do Dynafleet, o mesmo necessita se manifestar oficialmente com 30 dias de antecedência. Se o veículo tiver menos de um ano de contrato ativo, deve-se aplicar a cláusula 4.4 do contrato, referente a multa de rescisão. Neste caso, deve-se programar a desativação do veículo e do cliente do portal para 30 dias depois do recebimento da solicitação. Caso o cliente deixe de pagar as mensalidades, seguem os procedimentos da Volvo em caso de inadimplência: 1. O banco entrará em contato com o cliente no dia seguinte ao vencimento do boleto, solicitando quitação; 2. O banco reportará o status do cliente para a Volvo; 3. Caso o cliente não pague em até 15 dias após o vencimento, o banco irá comunicar a desativação do sistema após 15 dias. 4. Caso o cliente não pague, a VBS deverá desativar os veículos inadimplentes do portal. 5. Caso o cliente continue sem pagar nos próximos 30 dias, o contrato será cancelado. 10 Reajuste do Contrato Índice IGPM O contrato com o cliente prevê reajuste anual da mensalidade, através o índice IGPM. A VBS irá administrar o reajuste e informar com 30 dias de antecedência o reajuste, quando ocorrer. 11 Relatórios A Volvo emitirá relatórios mensais sobre a venda e ativação do Dynafleet. Os relatórios serão disponibilizados através de teamplace.