Ajuda do Sistema Aquarius. Esta ajuda é diferenciada da maioria encontrada nos sistemas de computador do mercado. O objetivo desta ajuda é literalmente ajudar o usuário a entender e conduzir de forma clara e objetiva os recursos deste sistema, sendo que quase tudo é intuitivo. Sobre as características técnicas, trataremos no final deste tutorial, mas é bom ressaltar que o sistema funciona independentemente em qualquer periférico, a exemplo do pen-drive usando apenas dois arquivos Finan.exe LoockJeans.mdb. na pasta F:\LoockJeans\. Antes de começarmos a descrever estes recursos, vamos visualizar algum dos objetos que serão usados constantemente nas operações e processamento dos dados. Tela Principal: 1-Barra de Título Principal: É a primeira barra de um formulário, onde são mostrados os nomes de formulários ou módulos de funcionalidades. 2-Barra de Menu Principal: É a segunda barra onde são mostrados os menus desdobráveis com suas funcionalidades. Todas as opções disponíveis nesta barra também estão disponíveis na barra de ferramentas. file:///c /LoockJeans/Help/Ajuda.htm (1 of 12) [03/02/2011 19:21:16]
3-Barra de Ferramentas Principal: É a terceira barra com imagens, e algumas, com uma setinha voltada para baixo, disponibilizando várias opções semelhantes à barra de menu. Nesta barra são encontrados 10 objetos (imagens), que aos clicar neles, é disparado um evento para uma funcionalidade. O primeiro objeto da esquerda para direita, contém um menu com um grupo de 10 funcionalidades cadastrais: Clientes, Fornecedores, Produtos, Bancos, Históricos Bancário, Contas Correntes, Marcas, Municípios, Vendedores e Formas de Pagamento, clique na setinha e aparecerá este grupo e clique na imagem que mostrará o Cadastro Clientes (default). Em seguida, Tabela de Preços, Contas Pagar, Contas Receber, Movimento Bancário e outro grupo de sete funcionalidades do estoque: Inventário, Entradas (compras), Saídas (vendas), Necessidades de aquisição, Reprocessar, Contagem e Correção de Saldo. Continuando pela barra de ferramentas, aparece o grupo dos Relatórios e este com subgrupos disponibilizando a maioria dos relatórios do sistema. Na seqüência, o grupo das configurações com controle de usuários, logon e parâmetros do sistema. As últimas opções são a Ajuda que é este material que está lendo e a opção de finalizar o sistema. 4-Corpo do Formulário Principal: É o local onde serão mostradas e requeridas as informações necessárias para a inclusão, edição e consulta dos dados. 5-Barra de Status Principal: É uma barra de orientação ao usuário, contendo informações relevantes como o resultado de uma tabela com seus registros filtrados e/ou classificados, horário que o usuário iniciou e qual é o usuário etc. Agora vamos conhecer os objetos (forms) com suas características comuns a todo sistema e também suas particularidades. Formulário do Cadastro dos Clientes (Guia 1-Lista): file:///c /LoockJeans/Help/Ajuda.htm (2 of 12) [03/02/2011 19:21:16]
As opções deste formulário, são praticamente iguais para todos os outros formulários do sistema. Iremos abordar mais sobre as características comuns, porém não deixaremos de detalhar as particularidades de cada formulário de dados (forms). Na imagem acima, é mostrado uma grid (grade) na primeira guia (aba) no corpo do formulário, que sempre será o ponto de partida para a maioria dos formulários do sistema. Nesta Grid, os dados não são editáveis. Formulário do Cadastro dos Clientes (Guia 2-Identificação): A figura acima, mostra quando um registro está sendo alterado, na segunda guia, vamos detalhar cada ponto importante deste modo de operação, mas antes iremos nos familiarizar com os objetos destes formulários, que como disse é comum a maioria dos formulários do sistema. O formulário sempre é mostrado com os campos desabilitados, para habilitá-los, clique no botão <Incluir> ou <Alterar>. 1-Barra de Título Clientes: É a barra de um formulário, onde são mostrados os nomes de formulários ou módulos de funcionalidades. 2-Barra de Menu Clientes: file:///c /LoockJeans/Help/Ajuda.htm (3 of 12) [03/02/2011 19:21:16]
É a barra onde são mostrados os menus desdobráveis com suas funcionalidades ou módulos/componentes. Existem três menus: Arquivo, Edição e Registros. Menu Arquivo: dois funcionalidades: Imprimir os clientes e Sair do formulário. Menu Edição: três funcionalidades: Incluir, Alterar e Excluir registros. Menu Registros: três componentes: Localizar, Filtrar e Classificar registros. Com estes componentes é possível identificar e ordenar os registros por qualquer campo de sua tabela. Todas as opções disponíveis nesta barra também estão disponíveis na barra de ferramentas. 3-Barra de Ferramentas Clientes: Esta deverá ser a barra mais usada nas operações do sistema. É constituída de sete botões de imagem para tratar os registros. As funcionalidades e componentes foram descritas anteriormente na barra de menu. Então vamos explanar sobre os eventos (reação) de cada botão. Incluir: Ao clicar neste botão, será iniciado o processo de inclusão de um novo registro, abrindo a segunda guia (identificação) no corpo do formulário e os campos aparecerão em branco (vazio) para sejam digitadas ou selecionadas as informações correspondentes. O sistema irá bloquear a inclusão se o campo chave (índice) estiver duplicado, ou seja, se já existir um registro com aquele código. Alterar: Clicando neste botão, serão mostrados todos os campos com as suas respectivas informações, podendo ser alteradas, exceto os campos chave (índice) que fazem parte de um relacionamento com outras tabelas, neste caso o sistema bloqueia avisando o usuário. Excluir: A opção de exclusão é bem simples, basta estar apontado para o registro desejado que quando clicar neste botão o registro será excluído, exceto se o registro não estiver relacionado com outras tabelas. Exemplo Relacionamento: Tenho um cliente cadastrado na tabela Clientes que está relacionado na tabela NotaFiscalVenda em uma venda realizada, nas duas tabelas existirá o código do cliente e o sistema não irá permitir a exclusão deste cliente ou alteração de seu código pelo qual é construído o relacionamento. Imprimir: Ao clicar neste botão na maioria das vezes será carregado um gerenciador de relatórios, disponibilizando os relatórios para este módulo. Neste gerenciador, normalmente aparecem às opções de filtrar e classificar registros. Em seguida temos três componentes de tratamento de registros, e abordaremos com mais propriedade no final deste tutorial. Localizar: Componente para localizar aquele registro. Filtrar: Componente para selecionar registros desejados. Classificar: Componente para definir a ordem de classificação dos registros. Sair: Sair do Módulo (Formulário). file:///c /LoockJeans/Help/Ajuda.htm (4 of 12) [03/02/2011 19:21:16]
4-Corpo do Formulário Clientes Campos dos Registros: É o local onde serão mostradas e requeridas as informações necessárias para a inclusão, edição e consulta dos dados. Nesta imagem acima são mostrados os campos do cadastro dos clientes, que por sua vez tem quase todos os tipos de campos usados no sistema. Vamos descrever cada tipo de campo e também os outros objetos usados no form. Os tipos de campos são os seguintes: Caixa de Edição, Caixa de Seleção, Caixa de Seleção de Data e Memorando (Memo). Os objetos relevantes desta tela são os seguintes: Componente de Calendário, Botão de Pesquisa e Label Link apontando para os respectivos cadastros. Caixa de Edição Podem ser digitados números, caracteres ou os dois na mesma caixa, dependendo da definição do sistema. Caixa de Seleção Clicando na setinha para baixo, sempre será mostrado as opções disponíveis para que o usuário possa selecionar. Caixa de Seleção de Data Seleciona pelo calendário ou digita independentemente. Campo Memorando (Memo) Neste são digitadas informações adicionais, observações, que precisam sempre de mais espaço, e o texto podendo ultrapassar o campo mostrado na tela. Para visualizar basta clicar nas as barras de rolagens (setinha para cima e setinha para baixo) a direita da caixa. file:///c /LoockJeans/Help/Ajuda.htm (5 of 12) [03/02/2011 19:21:16]
Componente Calendário Este componente é chamado pela Caixa de Seleção de Data. Sempre usado quando a data for obrigatória, neste componente, o usuário tem uma completa informação sobre as datas históricas e também sobre as datas futuras do nosso calendário, bastando clicar nas setinhas esquerda/direita, em cima do mês ou do numero do ano. Para selecionar a data, clique no dia e será retornado a data. Botão de Pesquisa Este chama um componente de pesquisa muito eficaz quando a quantidade de registros é muito grande, podendo auxiliar rapidamente a localizar um determinado registro relacionado com a caixa de seleção imediatamente a esquerda do botão. O componente de pesquisa referente a este botão abordaremos no final deste tutorial. Label Link Chama o cadastro referente ao respectivo nome. Campos Obrigatórios: São os campos que não podem ficar sem informações, a digitação é obrigatória veja abaixo: Código do Cliente, Pessoa, Razão Social se Pessoa=Jurídica ou Nome Cliente se Pessoa=Física e Data do Cadastro. São os campos que passam por uma verificação de validade de seu conteúdo: Código do Cliente Deve ter quatro dígitos numéricos, se não são Campos Válidos: preenchidos com zeros à esquerda. CNPJ se Pessoa=Jurídica ou CPF se Pessoa=Física Tem que ser um numérico com 14 e 11 dígitos respectivamente. IMPORTANTE: Os campos só ficarão editáveis, se for pressionado o botão <Incluir> ou <Alterar> e para confirmar a inclusão ou alteração é necessário clicar no botão <Salvar> ou para cancelar a operação clicar no botão <Cancelar>. 5-Barra de Navegação Clientes: A Barra de Navegação como o próprio nome diz, movimenta os registros de uma tabela, também tem as funções de gravar e cancelar operações de inclusão e edição de registros. Existem quatro botões para navegar: <Primeiro> posiciona no primeiro registro, <Anterior> posiciona no registro anterior em que o ponteiro está posicionado, <Próximo> posiciona no próximo registro em relação ao ponteiro e <Último> posicionando no último registro da tabela. Existem dois botões de função: o botão <Gravar> Grava no Banco de Dados a inclusão de um novo registro ou qualquer alteração feita em um registro existente, e o botão <Cancelar> cancela qualquer operação antes de ter sido gravada. É importante observar que, antes da gravação dos dados são realizadas duas consistências de integridade dos dados, sendo uma pelo código do sistema e outra pelo próprio Banco de Dados. Caso não haja consistência, o sistema emite uma mensagem e encerra o processo retornando o conteúdo anteriormente correto. PONTEIRO: Indica o registro corrente da tabela na memória, isto é, aquele registro com o qual se está trabalhando localmente no momento. 6-Barra de Status Clientes: file:///c /LoockJeans/Help/Ajuda.htm (6 of 12) [03/02/2011 19:21:16]
A Barra de Status é simplesmente um local de informação ao usuário em qual situação se encontra a tabela de registros. Existem três divisões na barra, sendo que da esquerda para direita Empresa do Sistema, as duas seguintes indicam se tem registros selecionados e classificados respectivamente. A situação estará normal quando todos os registros estiverem disponíveis e classificação não mostrada na barra de status. Formulário do Cadastro dos Fornecedores: Todos os tipos de campos, objetos e funcionalidades que se aplica no Cadastro dos Fornecedores, seguem as mesmas características do Cadastro dos Clientes, por tanto, irei mencionar somente suas particularidades: O campo Memorando (Memo) é definido em uma terceira guia (aba) e ocupa todo espaço da guia. O Código do Fornecedor 0000 fornecedores diversos serve para vários lançamentos, porém sempre será o código para o lançamento da comissão dos vendedores no contas a pagar. Formulário do Cadastro dos Produtos (Guia 2-Identificação): file:///c /LoockJeans/Help/Ajuda.htm (7 of 12) [03/02/2011 19:21:16]
Todos os tipos de campos, objetos e funcionalidades que se aplica no Cadastro dos Produtos, seguem as mesmas características do Cadastro dos Clientes, por tanto, irei mencionar somente suas particularidades: A grande diferença sobre os demais formulários é a possibilidade de inserir imagem ou foto dos produtos. Para inserir uma imagem/foto, basta estar no modo de inclusão ou edição e clicar com o mouse em cima da área reservada para a imagem, também pode usar o botão direito do mouse para limpar ou carregar imagem novamente. Abaixo da área da imagem, está destacado em verde, o valor do preço médio do produto, que é calculado através de uma função que envolve todo o processo de compra (entrada) dos produtos até a última data de compra. O campo Código do Produto aceita dados numéricos e caracteres, podendo ser concatenados, e sua definição fica a critério do empresário ou responsável pela área. O campo Referência do Fabricante é opcional, caso o fornecedor tenha um código próprio, é bom informar, mas se não, recomendamos repetir o valor do Código do Produto. Para o campo Tipo temos três opções: Forro, Roupa e Tecido, o propósito deste campo é poder detalhar os diferentes tipos de mercadorias para que se obtenha resultados individuais. Valor anterior e Valor Atual, é informado quando o produto é incluído, depois são atualizados quando são realizadas as compras (entrada) do produto. Informando o Lucro, o sistema calcula e retorna o Valor Sugerido. O Valor de Venda é digitado, usando do bom senso, deverá informar o valor sugerido. Informando o Desconto, o sistema calcula e retorna o Valor Avista. Estoque Mínimo e Máximo são os limites para menos e para mais que o almoxarife deve ter. Reposição é o ponto em que se deve fazer uma nova aquisição do produto. Estoque Atual é a situação atual de estoque deste produto, não é informado, sempre calculado pela movimentação. Data da Última Compra sempre é atualizado quando efetuamos uma aquisição do produto. Status de Compra indica se há necessidade de adquirir o produto ou se a sua situação de estoque está normal. Campos Obrigatórios: Campos Válidos: São os campos que não podem ficar sem informações, a digitação é obrigatória veja abaixo: Código do Produto, Descrição do Produto, Tipo e a Unidade (UN). São os campos que passam por uma verificação de validade de seu conteúdo: Código da Marca e Código do Fornecedor Tem que ser um numérico com 3 e 4 dígitos respectivamente. Formulário do Cadastro dos Bancos: file:///c /LoockJeans/Help/Ajuda.htm (8 of 12) [03/02/2011 19:21:16]
Todos os tipos de campos, objetos e funcionalidades que se aplica no Cadastro dos Bancos, seguem as mesmas características do Cadastro dos Clientes, por tanto, irei mencionar somente suas particularidades: O Código do Banco 000 é sugerido usar como Banco Caixa da Empresa, onde são lançados os movimentos diários, antes de serem movimentados em bancos oficiais. Formulário do Cadastro dos Históricos Bancários: Todos os tipos de campos, objetos e funcionalidades que se aplica no Cadastro dos Históricos Bancários, seguem as mesmas características do Cadastro dos Clientes, por tanto, irei mencionar somente suas particularidades: O Tipo do Histórico é obrigatório e ele é quem define de o valor do movimento no banco é positivo ou negativo. file:///c /LoockJeans/Help/Ajuda.htm (9 of 12) [03/02/2011 19:21:16]
Componente Localizar: Componente para localizar aquele registro. Filtrar: Componente para selecionar registros desejados. Classificar: Componente para definir a ordem de classificação dos registros. file:///c /LoockJeans/Help/Ajuda.htm (10 of 12) [03/02/2011 19:21:16]
Pesquisar: Componente para pesquisas mais apuradas envolvendo tabelas com grande número de registros Características Técnicas: Descrever as características do sistema, bem como do banco de dados. file:///c /LoockJeans/Help/Ajuda.htm (11 of 12) [03/02/2011 19:21:16]
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