5 pilares de Gestão Financeira para Escolas e Cursos Saiba como manter sua instituição de ensino no azul Sistema de Gestão Escolar
A gestão de uma instituição de ensino envolve muitos desafios e, para que essa engrenagem complexa possa funcionar corretamente, as ações devem estar bem desenhadas, o time de colaboradores bem orquestrado e suas tarefas bem definidas para que não se perca tempo em atividades que demandam muito esforço e trazem poucos resultados. No que tange à gestão financeira, o cenário não é muito diferente: é preciso monitorar a entrada e saída de dinheiro na instituição, saber definir suas prioridades, manter a inadimplência sob controle e muito mais. Além disso, o gestor deve também ter o conhecimento necessário para agir rapidamente e tomar as melhores decisões em situações desfavoráveis, sem comprometer a saúde financeira da instituição nem precarizar o ensino. Imprevistos sempre podem ocorrer e, para alcançar o sucesso, sua instituição precisa estar preparada para enfrentá-los. Nós da equipe da WPensar preparamos este material para esclarecer quais são os cinco pilares fundamentais da gestão financeira para instituições de ensino e apresentar a você, gestor, um passo a passo do que deve ser feito para conseguir desenvolver as atividades de sua escola ou curso de forma consciente e planejada, otimizando os processos e trazendo um resultado positivo para sua gestão. 2
Clique nos botões ao lado para navegar pelos capítulos ou use as setas direcionais do teclado para prosseguir. São eles: 1 Calcular corretamente os gastos da instituição Agora que já vimos o quanto é importante manter as finanças em dia, vamos entender os cinco pilares para uma boa gestão financeira. 2 3 Manter a inadimplência sob controle Resumir as entradas e saídas da instituição 4 Definir orçamentos por centro de custo 5 Controlar indicadores para tomada de decisão Já falamos um pouco sobre eles, mas, nos próximos capítulos, detalharemos como você pode trabalhar cada um deles no seu dia a dia 3
1 Calcular corretamente os gastos da instituição
A correta manutenção dos gastos é a primeira tarefa do âmbito financeiro que precisa de atenção. Todo dinheiro que entra e todo dinheiro que sai, precisa passar pelos olhos do gestor, assim ele saberá o que está acontecendo em sua escola ou curso e terá bases sólidas para tomar as decisões financeiras da instituição. Apesar de ser um trabalho demorado, ele é crucial para manutenção da saúde financeira de qualquer organização. Para calcular este indicador, você deve levar em consideração os gastos com os salários dos professores, os materiais utilizados no dia a dia da instituição, encargos pagos para que ela se mantenha em funcionamento e quaisquer outros diretamente relacionadas à manutenção dos estudantes e que variam de acordo com a quantidade de alunos. Já os custos indiretos, são os custos fixos, que não têm grande variação de acordo com a quantidade de alunos, como o salário do pessoal da secretaria e demais funções, por exemplo. Por isso, se você não faz isso hoje em dia, tenha calma, comece aos poucos e não desista. Essa prática vai mudar a história da sua instituição. Para calcular os gastos, o gestor precisa levantar o custo total da instituição, que é composto pelos custos diretos somados aos custos indiretos. Os custos diretos são aqueles relacionados aos gastos realizados em função do principal público da escola/curso, os alunos. Somando os custos diretos e indiretos você conseguirá mensurar os gastos totais da sua instituição. Esses dados podem ser utilizados para descobrir informações valiosas, como o gasto total por aluno, turno ou classe e possibilitam que você tome decisões embasadas em informações concretas. 5
Veja um exemplo de como utilizar este cálculo Custo total Dica: Custo por aluno = Número de alunos Para acompanhar esses gastos você pode começar a se organizar utilizando planilhas de excel e atualizá-las com frequência para que não fiquem com os dados defasados. Se quiser ser mais preciso e produtivo, você pode contar com um Sistema de Gestão específicos para instituições de ensino, que já traz as informações em tempo real e é atualizados automaticamente. 6
2 Manter a inadimplência sob controle
Grande parte das instituições particulares fazem seu planejamento financeiro e suas projeções orçamentárias com base no faturamento do ano anterior, por isso, a importância de manter a inadimplência sob controle vai muito além de saber quais pais estão ou não em dia com a mensalidade escolar. Isso significa que, mesmo com um grande número de alunos, uma instituição que tenha uma alta taxa de inadimplência, terá problemas para cumprir com seus pagamentos, já que o faturamento esperado não entrou efetivamente em seu caixa, demandando o remanejamento de recursos de outras áreas. Controlar a inadimplência demanda tempo e esforço do gestor e da sua equipe, mas algumas ações simples podem ser adotadas para tornar essa tarefa mais fácil. A taxa de inadimplência impacta diretamente o orçamento da instituição e fará toda a diferença na hora de definir: Uma delas é monitorar mensalmente quais pais estão inadimplentes para que a gestão estabeleça ações de reversão antes que o problema vire uma bola de neve. Existem outras medidas podem ajudar bastante a evitar que a inadimplência seja um problema na sua instituição. O reajuste da mensalidade escolar, O salário dos professores, A quantidade de bolsas de estudo que a escola/curso pode oferecer Quais investimentos ela poderá fazer ao longo do ano, etc. Baixe aqui uma planilha que vai te ajudar a implementar esse controle na sua escola ou curso. Veja aqui um guia completo que vai te ajudar a alcançar índices de inadimplência próximos a zero 8
3 Resumir as entradas e saídas da instituição
O gerenciamento correto do fluxo de caixa da instituição é fundamental para que os gestores tomem qualquer decisão financeira. Para alcançar uma administração financeira de sucesso o gestor precisa saber realizar um bom planejamento, saber mapear as entradas e saídas de dinheiro e conseguir definir prioridades para garantir que o orçamento da escola/curso seja gasto nas necessidades reais da instituição. Sabendo tudo o que entra e sai do caixa de sua instituição, você poderá se planejar corretamente, antever problemas e se preparar para momentos de crise sem prejudicar qualquer área ou deixar de investir na qualidade do ensino. 10
Para isso, você deve seguir as seguintes etapas: 1 2 Organizar os documentos financeiros como notas fiscais das compras realizadas, planilhas de pagamento dos professores, planilhas de recebimento de mensalidade, informações sobre alunos bolsistas, controles das taxas de inadimplência, etc. Fazer relatórios quinzenais ou mensais das entradas e saídas de dinheiro da instituição. Este relatório deve conter todas as atividades que envolvem custos, como a admissão de um novo professor, a expansão de uma unidade, a abertura de uma nova filial, etc 3 4 Elaborar um plano de gastos com as previsões de recebimentos e gastos ao longo do mês, semestre ou ano. Incluindo as previsões de gastos com materiais, reforma de alguma área da instituição, pagamento de décimo-terceiro salário, entre outros. Analisar e documentar os gastos realizados no período. Essa ação servirá para que o gestor possa comparar o que foi planejado com o que foi efetivamente gasto e possibilitar que ele faça os devidos acertos. 5 Definir prioridades de investimentos de acordo com plano de gastos da instituição. 11
4 Definir orçamentos por centro de custo
Todos os processos que compõem a instituição de ensino podem ser melhorados a partir de uma gestão correta; desde termos pedagógicos até princípios administrativos diários. Uma gestão que conheça bem a rotina da sua instituição e interaja entre as áreas positivamente fará toda diferença no desenvolvimento da sua escola ou curso. Para isso, precisamos definir orçamentos por áreas. Exemplo: temos x reais para gastar com material de papelaria. Caso esse valor tenha que ser ultrapassado, os gestores precisam entender o motivo desse aumento. Uma organização em que os gastos estão muito acima do planejado, terá problemas financeiros mais a frente. Com os processos estruturados e funcionando melhor, a instituição cresce como um todo. Para aplicar o conceito de centro de custos o gestor deve calcular os custos de cada setor individualmente. Cada departamento de cada disciplina demanda uma certa quantidade de materiais, o patrimônio físico da escola demanda manutenções periódicas, o salário dos colaboradores precisa ser pago no prazo e o pessoal da limpeza precisa ter os produtos específicos para manter, etc. A correta organização dos custos permite que os indicadores sejam monitorados continuamente e que os acertos devidos sejam feitos mais rapidamente. Separando os custos por setor, essa tarefa fica bem mais fácil. Esse trabalho permite que a instituição consiga resultados melhores ao longo do ano, investindo na melhoria contínua de seus profissionais e aperfeiçoando o ensino. Com a divisão do orçamento em centros de custo, o gestor pode priorizar ações de melhorias de acordo com o projeto político pedagógico da instituição e consegue otimizar as ações que consomem tempo e não trazem resultados. 13
Exemplos de Centros de Custos Orçamento Manutenção Limpeza Secretaria Disciplinas Salários 14
5 Controlar indicadores para tomada de decisão
Para que as decisões sejam tomadas de forma coerente e segura, todos os sócios e responsáveis pela gestão precisam saber de tudo que acontece. Sendo assim, atingir o máximo de informação para todos os gestores é fundamental. Isso fica mais claro de ser analisado quando definimos indicadores chave para a saúde financeira da instituição e organizamos tudo num único painel ou dashboard. Um sistema de gestão pode te ajudar muito nisso! A cultura da colaboração e da gestão deve ser incentivada constantemente em seus colaboradores para que seu projeto de alavancar os resultados da sua instituição dê certo. O gestor financeiro terá um papel fundamental nesse processo, pois, além, da visão financeira da instituição, ele deve entender melhor os assuntos internos e saber como relacionar corretamente as questões financeiras com as questões educacionais. Esse intercâmbio de informações entre o gestor financeiro e os demais é muito importante para o crescimento da instituição, pois permite que a tomada de decisão esteja bem equilibrada entre os interesses financeiros e pedagógicos. Para embasar corretamente as decisões da diretoria, a prestação de contas aos sócios deve levar em consideração todas as operações financeiras da instituição e é necessário que todos os documentos estejam organizados para que as informações sejam confiáveis. Conscientize sua equipe sobre a importância do gerenciamento de custos e conte com a ajuda de seus colaboradores para que tudo esteja sempre em dia. Ninguém faz nada sozinho, então não tenha medo de compartilhar seus objetivos com a equipe e cobrar deles os resultados necessários vocês alcançarem o sucesso juntos. 16
Conclusão
Como vimos neste guia, a gestão financeira para instituições de ensino evoluiu muito e manter sua escola ou curso prósperos requer uma atenção constante da sua gestão e de seus colaboradores. Uma gestão eficaz, direta e competente é capaz de otimizar processos para impactar positivamente todos as áreas da instituição de ensino e o investimento em tecnologia é um passo importante para que essa melhoria seja efetiva. Ao investir em formas de tornar a gestão mais profissional e transparente, o gestor mostra que está comprometido em melhorar a qualidade de sua escola ou curso e isso se torna um diferencial na hora dos pais escolherem entre sua instituição ou a de seus concorrentes. Esses 5 pilares são o pontapé inicial do processo de organização e otimização da rotina financeira da sua instituição. Comece a colocá-los em prática hoje mesmo para alcançar resultados extraordinários no futuro. 18
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