Gestão financeira para agências. Saia do automático e confira o passo a passo que vai ajudar você a registrar as movimentações do seu fluxo de caixa.

Transcrição

1 Gestão financeira para agências Saia do automático e confira o passo a passo que vai ajudar você a registrar as movimentações do seu fluxo de caixa.

2 2 Introdução Qual é a margem de lucro do seu último projeto? Se você sabe a resposta na ponta da língua, parabéns! Você faz parte de um seleto grupo de agências que têm o controle financeiro em dia. Se você pensou, pensou e não tem a resposta, seja bem-vindo ao grupo das empresas que contam com o fator muita sorte. :) Mas sabe como é, né? Contar só com a sorte para manter sua agência funcionando pode não ser o caminho mais seguro. Para ajudar você a diminuir os riscos, nós criamos este ebook com conceitos, ideias e ferramentas para profissionalizar definitivamente a gestão financeira da sua empresa. Abra sua mente e boa leitura!

3 3 Sumário Mude, agora! 4 Como fazer o registro das movimentações? 6 Planejamento 13 O Granatum Financeiro 19 A Resultados Digitais 20

4 4 Mude, agora! Storytelling. Você já sabe os benefícios que este método pode trazer para a sua agência, certo? Na gestão financeira é a mesma coisa. Você precisa registrar os acontecimentos para entender a história da sua empresa. As movimentações acontecem em uma linha do tempo. Esses ganhos e gastos fazem parte de uma grande história que está sendo escrita e que será contada e interpretada diversas vezes por diversas pessoas ao redor dela. Por isso, você precisa registrar os acontecimentos com detalhes para que uma boa história seja criada. Sem registro, sem história. Sem história, sem futuro.

5 5 Se você ainda não registra suas movimentações e quer fazer isso a partir de agora, só siga adiante na leitura deste e-book. De verdade! Se você não estiver disposto a investir no registro das informações, não adianta continuar. Sabemos que o dia-a-dia é uma loucura e que separar um tempo para fazer esses registros pode parecer impossível. Mas, se você não tem tempo, considere delegar esta tarefa para alguém ou até mesmo contratar. Só não deixe de fazer. Depois de ter um modelo definido, você não vai levar mais do que 30 minutos por dia para manter o seu fluxo de caixa atualizado. Os benefícios são vários, como o bom controle de fluxo de caixa, prevenção de custos extras em determinadas épocas do ano, construção de histórico e o bom planejamento financeiro da sua agência.

6 6 es de mudança. Como fazer o registro das movimentações? Antes de propor um modelo, é muito importante que você saiba como funciona a operação da sua agência. Isso vai te ajudar na classificação das movimentações.

7 7 Uma agência não nasce com dinheiro. Desde o começo, tudo o que ela tem são gastos. caixa sua empresa Normalmente os sócios juntam uma grana e colocam a agência para funcionar. Essa grana é o investimento inicial. +$ investidores caixa sua empresa

8 8 A empresa então usa o investimento para pagar seus gastos com aluguel, conta de luz, conta de água, salários dos funcionários, pró-labore, etc... Esses gastos são necessários para a agência conseguir tocar a operação e fazer as entregas dos serviços ofertados para os clientes. pró-labore salários +$ -$ aluguel, água, luz, telefone... investidores caixa sua empresa serviços

9 9 Esses serviços serão comprados pelos clientes que irão pagar para a empresa. O dinheiro desse pagamento entra no caixa da agência. pró-labore salários +$ -$ aluguel, água, luz, telefone... investidores caixa sua empresa +$ serviços Esses serviços serão contratados e pagos pelos clientes. clientes O dinheiro desse pagamento entra no caixa da agência.

10 10 Esses serviços serão comprados pelos clientes que irão pagar para a empresa. O dinheiro desse pagamento entra no caixa da agência. O dinheiro pode ter 2 destinos: 1. Volta para a agência para ser reinvestido; 2. Paga a dívida com os investidores. pagamento do investimento reinvestimento pró-labore salários +$ -$ aluguel, água, luz, telefone... investidores caixa sua empresa Isso depende de como será a estratégia da empresa. +$ serviços Entendeu? clientes

11 11 Agora vamos usar este diagrama como modelo para criar um registro organizado. Vamos partir da premissa de que toda movimentação acontece em algum momento em uma linha do tempo. +$100 venda Cliente 16/02/2016 Então, toda movimentação tem características básicas como data, descrição e valor. Transportando o exemplo desenhado aí em cima na linha do tempo para um modelo de registro, ficaria assim: DATA DESCRIÇÃO VALOR 16 fev Pagamento do projeto 1 Com este modelo você já será capaz de entender como foi construída a história com as movimentações financeiras da sua agência. Mas dá para melhorar. Nós podemos adicionar outros atributos e explicar com mais detalhes como e por que motivo a movimentação aconteceu.

12 12 Toda movimentação, além das características básicas como data, descrição e valor, também pode trazer categoria, cliente (ou fornecedor) e centro de custo/lucro. Essas últimas informações servem para agrupar as movimentações e facilitam muito a análise da sua agência. Veja um modelo: DATA CATEGORIA CENTRO DE CUSTO DESCRIÇÃO CLIENTE/FORNECEDOR VALOR 16 fev Pagamento do projeto 1 Flavio Logullo consultoria Projeto A Este é um excelente modelo para começar o registro das informações e pode trazer resultados incríveis a serem analisados nos seus relatórios. Explicando um pouco mais sobre cada um dos atributos: Data: a data em que a movimentação aconteceu ou acontecerá. Neste ebook vamos abordar somente a data de caixa, mas recomendo fortemente o entendimento da diferença entre a data de caixa e de competência. Para saber mais sugiro que você assista a este vídeo. Lembre-se de que um bom registro contará uma boa história e trará respostas para suas perguntas. Categoria: funciona como uma etiqueta de classificação da movimentação. Centro de custo/lucro: é uma forma de agrupar as movimentações. Uma agência pode definir os seus projetos como sendo centros de custo/lucro. Descrição: serve para descrever e explicar o que foi a movimentação. Cliente ou fornecedor: serve para identificar quem pagou ou recebeu a movimentação. Antes de seguir e falar sobre planejamento, é importante que você tenha entendido a importância de fazer um bom registro das movimentações. Valor: descreve o valor pago ou recebido.

13 13 Planejamento Planejamento mostra como sua agência fará para sair do ponto A e chegar ao ponto B. Saber o que vem pela frente é fundamental para um caminho mais tranquilo.

14 14 Agora que você já tem um modelo para fazer um bom registro das suas movimentações, chegou a hora de pensar no planejamento financeiro da sua agência. Como começar? O primeiro passo é responder a pergunta: como está o meu fluxo de caixa? Para responder essa pergunta, levante quanto você tem de dinheiro agora nas suas contas bancárias, nas contas de investimento, no cofre, no caixa administrativo ou em qualquer outro lugar que você esteja guardando o dinheiro da sua agência. Esse será o ponto A da sua gestão financeira. Com essas informações em mãos, vamos para a próxima pergunta: Como estará o meu fluxo de caixa no futuro? Agora que você tem sua situação atual, usando o modelo de um bom registro de movimentação, registre tudo o que você já sabe que está previsto para acontecer, ou seja, todos os seus gastos fixos.

15 15 Os gastos variam de empresa para empresa, mas os mais comuns são: Aluguel Condomínio Conta de água Conta de luz Conta de telefone/internet Contabilidade Software de gestão Salários dos colaboradores da agência Pró-labore dos sócios Passado 3º +$ Presente Futuro 1º 2º +$ +$ Tente se lembrar de todos os gastos fixos e de registrá-los. Ter a previsão dos seus gastos irá te ajudar a planejar o melhor caminho para o seu sucesso! Saiba como calcular os custos de operação e agregar valor à sua agência no ebook Quanto cobrar por serviços de Marketing Digital. -$ -$ Hoje -$ Esses são os dois passos mais importantes para o planejamento financeiro, já que só podemos tomar atitudes para mudar o agora e impactar o futuro. O passado pode trazer informações importantes para você ter uma ideia, por exemplo, de como é a sazonalidade na sua agência, mas ele já passou. Gostamos de pensar primeiro no presente, depois no futuro e por último no passado. Presente, futuro e passado, nessa ordem.

16 16 Defina um objetivo! O Ponto B é o ponto em que você quer chegar. O objetivo do seu negócio. Nós sabemos que definir um objetivo pode não ser tão simples assim, então, para ver algumas dicas de como definir bons objetivos na sua agência, eu recomendo muito que você assista ao webinar Como fazer um bom Planejamento Financeiro da sua empresa. Simule cenários Com os gastos fixos devidamente registrados e o seu objetivo definido, ficará fácil tomar decisões na hora de contratar ou investir em um novo equipamento, por exemplo. Simule como ficaria o caixa da sua empresa com um gasto a mais. Sabe como você pode simular? Usando o relatório de fluxo de caixa.

17 17 O relatório de fluxo de caixa é uma ferramenta poderosa para ajudar você a se planejar. B Saldo inicial Receitas A A A A Janeiro Fevereiro Março... 0, , , ,00 Para fazer simulações e ter uma visão mais clara da situação financeira da sua agência, use o relatório de fluxo de caixa. Categoria 1 Categoria 2 200,00 300, ,00 Ele é uma das principais ferramentas de gestão financeira porque é simples de ser entendido. C Categoria 3 Categoria 4 200,00 700,00 200,00 600,00 A estrutura dele é composta por linhas e colunas. Nas colunas você tem o período analisado e nas linhas os ganhos e gastos agrupados por categorias. Categoria 5 Categoria 6 Total de Receitas 1600,00 400,00 600, , , ,00 200, ,00 Para explicar com mais detalhes: Despesas A B C D E Período analisado Saldo no início do período Ganhos agrupados por categorias Gastos agrupados por categorias Resultado do período D Categoria 1 Categoria 2 Categoria 3 Categoria 4 Categoria 5 Categoria 6 600,00 300,00 300,00 600,00 200, ,00 600,00 400, ,00 400,00 800, ,00 F Total acumulado E Saldo Final do Período 1000, , ,00 F Saldo Total 1000, , ,00 3

18 18 Saldo inicial Receitas Categoria 1 Categoria 2 Categoria 3 Categoria 4 Categoria 5 Categoria 6 Total de Receitas Despesas Categoria 1 Categoria 2 Categoria 3 Categoria 4 Categoria 5 Categoria 6 Janeiro Fevereiro Março Abril 0, , , , ,00 300,00 400,00 200,00 600,00 200,00 700,00 400,00 600, ,00 200, , , , ,00 300,00 400,00 300,00 600,00 600,00 200,00 400,00 800,00 600, , , ,00 Neste exemplo, é possível perceber que em abril terei um gasto maior do que o normal e, assim, terei um saldo negativo no período. Ter essa previsão pode te ajudar a tomar atitudes antes de um possível problema acontecer, certo? O que é incrível neste relatório é que é possível montar ele por projeto. E mais: você se lembra daquela pergunta que abriu o ebook? Qual é a margem de lucro do seu último projeto?. Então é possível ter a resposta para essa e muitas outras perguntas na ponta da língua. Vá além: trabalhe com um modelo de receita recorrente Agora que você aprendeu a fazer um bom registro das suas movimentações e estruturar um planejamento financeiro da sua agência, você deve estar se perguntando: qual é o melhor modelo de prestação de serviços para garantir a previsibilidade do meu fluxo de caixa? Sem dúvida, a resposta para sua pergunta é o modelo de fee mensal fixo, no qual o cliente paga um valor fixo por mês de acordo com o calendário de ações e campanhas para um período determinado de tempo, considerando também uma margem de lucro da agência. Felizmente este é o formato mais comum quando o assunto é a oferta de serviços de Marketing Digital. Saldo Final do Período Saldo Total 1000, , , , , ,00 3 Esse modelo contribui significativamente para a geração de uma receita recorrente que traz diversos benefícios para sua agência. O primeiro deles é a previsibilidade de receita, já que o modelo prevê contratos de média (seis meses, pelo menos) a longa duração.

19 19 Outra grande vantagem é a oportunidade de você consolidar uma posição de parceiro estratégico do seu cliente, já que você vai conseguir construir uma proposta de valor mais profunda que define critérios de sucesso para a aplicação do seu trabalho em um período de tempo maior. Assim, em vez de simplesmente vender a prestação de serviços, você vai conseguir vender resultados. E aí, gostou da dica? Neste material,você encontra o passo a passo para vender serviços de Marketing Digital. Vale a leitura! Conte uma nova história da sua agência todos os dias Sabemos que ainda são muitas as agências que ligam a direção no automático e tocam as atividades sem fazer uma projeção financeira, por exemplo. Isso faz com que esses negócios não enxerguem para onde devem ir, não possam avaliar o crescimento e se organizar para ter manobras ao longo do caminho. Para rebater esse desafio e colocar você no controle da situação, nós da Granatum e da Resultados Digitais escrevemos este ebook. Esperamos que com a leitura você tenha conseguido identificar a importância de se ter um histórico de caixa e os fatores que devem ser levados em consideração para realizar o registro das suas movimentações. Lembre-se de que todos os registros da sua gestão financeira fazem parte uma grande coletânea que está sendo escrita. Portanto, certifique-se de que você tenha todos os capítulos das histórias em ordem para que qualquer pessoa possa interpretá-la. Mãos à obra! =)

20 20 O Granatum Financeiro O Granatum Financeiro é um software online de controle financeiro criado especialmente para micro e pequenas empresas brasileiras. Ele ajuda com fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, boletos bancários e muito mais. É tudo o que sua agência precisa para turbinar o controle financeiro. Além do software, compartilhamos conhecimento e dicas que estão ajudando milhares de empreendedores a darem uma guinada na gestão financeira de suas empresas. Conheça um pouco mais de nós! Blog do Granatum Materiais Educativos

21 21 Sua agência precisa de mais controle para cobrar os clientes? Conheça o Granatum Pagamentos, uma ferramenta simples de cobrança totalmente integrada ao Granatum Financeiro. Com ela você cria cobranças simples ou cobranças recorrentes, e recebe por boleto bancário ou cartão de crédito direto na sua conta. Sem complicação! Quero saber mais sobre cobranças

22 22 Resultados Digitais A Resultados Digitais é a criadora do RD Station, plataforma de automação de marketing pioneira no Brasil e que permite o gerenciamento integrado de ações ligadas a Marketing, Landing Pages, mídias sociais, gestão de Leads e muito mais. Ao longo de anos de experiência, tivemos a oportunidade de conversar com mais de 15 mil empresas de todo o país e de construir uma carteira com clientes de diversos segmentos. Essa experiência de proximidade com o mercado nos dá diariamente os inputs necessários para construir uma solução adaptada às necessidades do empresário e profissional de marketing brasileiro, não apenas no que diz respeito ao nosso software, mas a todas as nossas consultorias, eventos e conteúdos exclusivos como este. Saiba como o RD Station pode alavancar os resultados da sua agência aqui.

23 23 Sua agência quer alavancar vendas e diminuir custos? Resultados Digitais Saiba como o programa de parcerias da Resultados Digitais pode ajudar você a alcançar grandes resultados. Agende uma conversa gratuita com um de nossos consultores de novos negócios focados para agências e descubra as melhores opções para sua empresa. Agendar conversa gratuita Links úteis Blog de agências Programa de Parceria Facebook