infelizmente muitas empresas não sabem como fazer a Gestão do Demonstrativo de Fluxo de Caixa

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1 Fechamento de caixa positivo soa como música na cabeça de qualquer empresário. Que empresa não quer seu fluxo de caixa longe do vermelho, não é? Apesar de ser uma ferramenta extremamente importante para manter a organização financeira do negócio, infelizmente muitas empresas não sabem como fazer a Gestão do Demonstrativo de Fluxo de Caixa. Por consequência, essas organizações não conseguem identificar pontos que necessitam ser melhorados (despesas que precisam ser reduzidas ou produtos que precisam vender mais, por exemplo). Para acabar com suas dúvidas e esclarecer de uma vez por todas o que é fluxo de caixa e como montar um fluxo de caixa ideal, convidamos você a seguir com a leitura deste artigo. O que você vai encontrar neste artigo: Fluxo de caixa: o que é? Como funciona o Demonstrativo de Fluxo de Caixa? Como montar um fluxo de caixa? Fluxo de caixa e as boas práticas no controle Regime de caixa Regime de competência Concluindo Fluxo de caixa: o que é? Fluxo de caixa é o dinheiro que entra e sai do seu negócio em um período de tempo. Pense no fluxo de caixa empresarial como um tanque de água. Se entra mais água do que sai, você sempre terá água suficiente. Neste caso, seu fluxo de caixa é positivo. Do contrário, se a torneira do seu tanque fica mais aberta do que fechada, você corre o risco de ficar sem água. Nesta situação, seu fluxo de caixa é negativo. É o movimento de caixa que mostrará se sua empresa tem dinheiro para pagar suas contas, ou se precisa recorrer a capital de terceiros (como empréstimos) para ter capital de giro e conseguir cobrir a escassez de fluxo de caixa. Geralmente, o dinheiro que entra no caixa de uma empresa é proveniente de: Operações: dinheiro pago pelos clientes por serviços ou bens fornecidos pela entidade. Atividades de investimento: ganhos nos fundos investidos, por exemplo. Já as saídas de caixa são originárias das seguintes fontes: 1

2 Operações: gastos necessários para manter o negócio funcionando, como folha de pagamento, custo das mercadorias vendidas, aluguel, entre outros. Atividades financeiras: pagamentos de juros, emissão de dividendos, entre outros. Atividades de investimento: compra de ativos fixos, por exemplo. Sobre classificações, dizemos que existe o fluxo de caixa simples e o fluxo de caixa operacional. O primeiro é para negócios menores, na maioria em fase inicial. Já o segundo é o resultado de entradas e saídas necessárias à operação do negócio. O fluxo de caixa operacional é um indicador bastante útil, pois permite a análise do quanto a empresa gera a partir de seu negócio principal. Ter controle do fluxo de caixa é essencial para entender como seu negócio funciona, bem como para avaliar se é necessário cortar gastos ou melhorar as entradas a fim de não ter surpresas negativas no fechamento de caixa. Esse controle é realizado por meio do Demonstrativo de Fluxo de Caixa, também conhecido por DFC. Como funciona o Demonstrativo de Fluxo de Caixa? O DFC permite saber quais foram as entradas e saídas de dinheiro que ocorreram em um período específico, seja no caixa, nas contas bancárias ou nas aplicações financeiras que a empresa possui com liquidez imediata. Observe abaixo: Com o DFC é possível averiguar qual o resultado causado na empresa por cada uma destas 2

3 movimentações financeiras. Além disso, o Demonstrativo de Fluxo de Caixa aponta onde os recursos financeiros da empresa foram aplicados e qual a origem desses recursos, possibilitando uma melhor gestão das entradas e saídas de dinheiro e evitando desvios e erros. A correta gestão do fluxo de caixa realizada pelo DFC permite ainda que o gestor decida quais são as aplicações mais vantajosas para investir os recursos financeiros disponíveis (seja investindo em ampliação da própria empresa ou colocando o dinheiro em aplicações financeiras externas, como fundos de investimentos). Abaixo mostramos um exemplo de Demonstrativo de Fluxo de Caixa: Observe que a planilha de caixa possui os locais certos para registrar entradas e saídas, e mostra ao gestor outras informações importantes, como lucro/prejuízo, variação das receitas e despesas e até a lucratividade no ano. O modelo de caixa acima resolve todo o problema de como calcular fluxo de caixa, pois conforme os registros são feitos por alguém do financeiro, a planilha realiza todos os demais cálculos. Caso você não tenha um DFC, não precisa se preocupar. A seguir trazemos a solução. Planilha de Demonstrativo de Fluxo de Caixa grátis 3

4 O modelo de caixa acima foi desenvolvido por nós, da Treasy, e se você gostou pode fazer o download gratuito clicando na imagem: Além de acompanhar o resultado final, o DFC mostrará de onde são provenientes os recursos obtidos por sua empresa (Receitas) e como são utilizados (Impostos, Gastos com Pessoal, Compra de Matéria-Prima, etc.). Essa informação é essencial para que seu negócio cresça financeiramente saudável. Como montar um fluxo de caixa? Antes de entender como fazer um fluxo de caixa é necessário ter em mente que sem disciplina sua empresa não conseguirá ter um equilíbrio financeiro. Você pode analisar diversas imagens de fluxo de caixa e baixar as mais variadas planilhas, mas sem a constância e a veracidade dos registros o esforço não valerá a pena. 1. Organize e categorize entradas e saídas O primeiro passo para ter um modelo de fluxo de caixa ideal é registrar as entradas e saídas de caixa bem específicas. Isso significa ter informações como dados de modelo, cor, tipo, tamanho, marca, entre outros. De nada adianta registrar informações financeiras diferentes (sejam entradas ou saídas) em um mesmo item, pois nesse caso você não saberá os pontos em que precisará se atentar para diminuir despesas, por exemplo. O mesmo se aplica às receitas, pois ao ter conhecimento de onde vem a maior rentabilidade do seu negócio é possível trabalhar para maximizar os resultados. E como categorizar as contas? A resposta é: com um plano de contas. Basicamente, ele é 4

5 dividido em: Ativos As contas ativas representam o patrimônio da empresa, como: máquinas, estoques, empréstimos, investimentos e até mesmo imóveis. Dessa forma, os ativos influenciam diretamente no crescimento (ou diminuição) no patrimônio de uma empresa. E para acompanhar esse desenvolvimento é preciso criar um balanço patrimonial. Passivos Ao contrário dos ativos, essas são as contas que a empresa é devedora. Entram, portanto, pagamento aos fornecedores, bancos e obrigações fiscais. Dessa forma, toda vez que sua empresa adquire um ativo, como uma nova máquina, o seu pagamento é considerado um passivo. Receitas As receitas são todas as entradas em seu caixa, independente da sua origem. Como é de se esperar, boa parte das entradas são provenientes da comercialização de produtos e serviços das empresas. No entanto, existem outras formas de entrarem receitas, como: venda de um ativo, pagamento de empréstimo para a empresa e aluguel de um ativo, como imóvel. Despesas Seguindo a lógica, as despesas, portanto, são todos os valores que saem do seu caixa. Aqui, podemos considerar pagamentos de débitos, salários dos funcionários e quitação de empréstimos. Esse controle é importante para que as despesas não sobressaiam as receitas, causando um furo em seu caixa. E, também, esses valores servem como insumo para planejar o seu orçamento para os próximos meses. Em cada um destes grupos são criadas as contas sintéticas (ou contas agrupadoras), detalhadas em contas e subcontas, conforme abaixo: Código Descrição 01 Despesas operacionais Despesas administrativas 5

6 Código Descrição Água Aluguel Internet e telefone Energia elétrica Gastos com pessoal Benefícios Encargos Salário Manutenção e limpeza Serviços de limpeza Serviços de manutenção Materiais Materiais de escritório Materiais de limpeza Não existe uma regra para categorizar as contas a fim de fazer os registros corretos no modelo de fluxo de caixa da sua empresa. Isso porque a categorização varia de negócio para negócio. Contudo, a estrutura base não varia muito. Para te ajudar a fazer essa categorização, disponibilizamos um modelo de Plano de Contas para Download. Para baixar o Plano de Contas Detalhado, clique na imagem abaixo: 2. Padronize descrições e demais informações das movimentações A padronização evita que lançamentos de entradas e saídas sejam realizados de qualquer jeito, causando confusões. Além disso, a padronização garante que qualquer profissional que vá manipular o caixa entenda de cada uma das informações registradas. 6

7 O ideal é criar abreviações e códigos (como na imagem de plano de contas acima). No entanto, as informações precisam ser bem detalhadas, para que seja fácil entender a que movimentação cada abreviação ou código se refere. 3. Faça atualizações constantes Não basta entender o que é fluxo de caixa e esperar que o fechamento de caixa correto aconteça sozinho. O ideal é estabelecer uma cultura de lançamentos das movimentações financeiras, de preferência no final de cada dia. Essas atualizações permitirão que o negócio esteja mais preparado para os desembolsos que virão. Desse modo, ao invés de viver apagando incêndios, a função do financeiro será a de ajudar gestores com tomadas de decisão para trazer mais dinheiro ao caixa. Fluxo de caixa e as boas práticas no controle A primeira delas poderia ser como um mantra: não misture as contas pessoais com as contas empresariais. É comum vermos gestores que não sabem separar as despesas pessoais das empresariais (principalmente em empresas familiares). Para se aprofundar nessa questão especialmente se ela é um problema aí na sua empresa recomendamos o artigo: Veja como separar contas pessoais com as da empresa usando o adiantamento de distribuição de lucros. Para um bom equilíbrio no fluxo de caixa empresarial é recomendado identificar riscos e se preparar com antecedência. Ninguém deve ter um negócio que funcione na base de apagar incêndios. Imagine, por exemplo, uma empresa que fabrique cadeiras para escritórios. Um belo dia, essa empresa recebe um pedido que é 35% maior do que ela está acostumada. Como o valor que ela receberá pela venda das cadeiras será alto, a empresa aceita o pedido sem fazer quaisquer análises. Acontece que para dar conta do recado ela precisará comprar mais matéria-prima e criar um turno extra de trabalho que exigirá pagamento extra também. Se o pedido das cadeiras for pago somente na entrega, essa empresa do nosso exemplo não terá dinheiro em caixa para arcar com os gastos que terá para dar andamento ao pedido. Bom, ela não terá dinheiro se não se preparar para isso. Projete o seu caixa para os meses seguintes Cada empresa sabe se possui braços suficientes para atender a um cliente, contudo, sem 7

8 analisar todos os riscos que podem afetar um negócio a organização não conseguirá se preparar com antecedência. No caso das cadeiras, essa análise seria resolvida com a projeção do fluxo de caixa, que trabalha com base na estimativa de entradas e saídas de dinheiro que afetarão o caixa da empresa. Essas estimativas podem ser feitas de diversas formas, mas em geral consiste na análise de dados passados e projeções de cenários futuros. Já falamos sobre isso em outro artigo, e recomendamos que você salve a leitura: Projeção de Fluxo de Caixa O que é, como fazer e dicas práticas. Para empresas que possuem estoque, é essencial fazer o correto monitoramento dos itens estocados. O que isso tem a ver com controle do fluxo de caixa? Tudo! Itens parados na prateleira são sinais de despesas, assim como falta dos itens que mais vendem é sinal de prejuízo. Ao monitorar o nível de estoque, o capital de giro da sua empresa não fica amarrado em itens improdutivos ou que não trazem lucro. Isso significa que as saídas do fluxo de caixa serão para pagar operações que trarão resultados para a empresa, e não para produzir itens que ficarão estagnados no estoque. Foque no controle certeiro dos gastos Outra dica que deixamos e que pode parecer algo óbvio é: controle os gastos. É comum vermos empresas que vendem bem não se preocuparem com os gastos. Em muitos casos, essas empresas inevitavelmente acabarão tendo uma surpresa negativa e farão a pergunta: por que meu saldo está negativo se eu vendo cada vez mais? Com um modelo de fluxo de caixa o controle dos gastos fica muito mais fácil. Por isso, não esqueça de atualizar constantemente sua planilha. Falamos sobre o assunto no artigo: Por que estou com saldo negativo se as vendas vão bem? Entenda porque sua empresa está no vermelho. Por fim, para uma boa gestão do fluxo de caixa é essencial trabalhar com regime de caixa e com regime de competência. Regime de caixa O regime de caixa é controlado pelo Demonstrativo de Fluxo de Caixa, o DFC. É no regime de caixa que são considerados o registro dos documentos na data de pagamento ou recebimento, como se fosse uma conta bancária. 8

9 Neste caso, o Financeiro contabiliza as receitas, custos, despesas e investimentos dentro do mês onde foram pagos ou recebidos. Em outras palavras, no regime de caixa consideramos a data em que o dinheiro efetivamente entrou ou saiu do caixa da empresa. Por exemplo, imagine que sua empresa tinha a receber R$10.000,00 de um cliente durante 06 meses, mas ele atrasou os pagamentos e deixou para pagar tudo no último mês. Pelo regime de caixa, no DFC o registro seria assim: Regime de competência No regime de competência o registro do evento se dá na data que o evento aconteceu. A contabilidade define o Regime de Competência como sendo o registro do documento na data do fato gerador (ou seja, na data do documento, não importando quando vai ser pago ou recebido). Assim, dizemos que para o regime de competência importa a realização do serviço, compra do material, da venda, do desconto, não importando para a Contabilidade quando o item será pago ou recebido, mas sim quando foi realizado o ato. No exemplo da empresa cujo cliente deveria pagar R$10.000,00 durante 06 meses, mas atrasou os pagamentos e deixou para pagar tudo no último mês, o regime de competência seria assim: Ao controlar o caixa é necessário organizar as contas a pagar e receber por regime de competência e por regime de caixa. Isso porque muitas vezes a companhia pode ter um grande volume de vendas, e produtos com boas margens, apresentando lucro no Regime de Competência. Contudo, por prazos de pagamento e recebimentos mal dimensionados, a empresa fica sem disponibilidade de dinheiro em caixa, e isso é obtido exatamente pela leitura do Regime de Caixa. O regime de caixa é analisado pelo DFC, já o regime de competência tem sua análise no Demonstrativo de Resultado de Exercício, ou DRE. Já disponibilizamos a você uma planilha de fluxo de caixa grátis para controle do regime de caixa. Para controlar o regime de competência, disponibilizamos uma planilha, também gratuita, de DRE: 9

10 Concluindo O fluxo de caixa é uma ferramenta indispensável a qualquer negócio, pois permite que sejam feitos todos os controles de entradas e saídas de uma organização. Entender o movimento de caixa é importante tanto para verificar se seu negócio é sustentável financeiramente, quanto para identificar pontos de melhoria com relação aos gastos. Mostramos a você como fazer um fluxo de caixa e sugerimos um modelo de caixa gratuito. Independentemente do modo que você faça o controle, tenha em mente que é preciso ter veracidade e constância nos registros. Tendo isso, com toda certeza sua empresa já dará um grande passo para manter as finanças em ordem. Já que o assunto é organizar as finanças, recomendamos um artigo que vai te ajudar muito se você estiver nessa batalha: Precisa melhorar a organização financeira da sua empresa? Confira nossas dicas para organizar a casa. Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Deixe um comentário contando o que achou e compartilhe conosco qualquer outro conhecimento que possa contribuir com o tema. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas. Toda semana publicamos aqui artigos relacionados a planejamento, orçamento e acompanhamento econômico-financeiro. Também publicamos mensalmente materiais gratuitos para download como modelos de planilhas, white papers e e-books. Também publicado em Medium. 10