O que é controle de contas a pagar Um controle de contas a pagar serve para anotar e projetar todas as despesas de uma empresa, desde pagamentos futuros, contas parceladas e valores que apesar de não estarem agendados, você sabe que terá. Dessa forma, você consegue ver o seu fluxo de saídas e acompanhar onde estão destinados seus gastos futuros. Apesar do controle de contas a pagar de qualquer empresa ser uma atividade relativamente simples, nem toda empresa faz ou se preocupa com essa tarefa. Por isso, se você souber como fazer o controle de pagamentos do seu negócio pode ter os seguintes benefícios: Análise dos valores a pagar Comparação com o contas a receber (para entender necessidade de caixa para meses futuros) Melhor programação de pagamentos Ajuda no controle do fluxo de caixa Agora, se você está se perguntando o passo a passo de como fazer um bom controle do contas a pagar é só continuar lendo o post: Como fazer o controle de contas a pagar do seu negócio Com certeza esse processo não vai ser igual em todos os negócios, já que as formas de pagamento e condições variam de empresa para empresa, inclusive tendo variações de acordo com o tipo de sistema ou planilha de contas a pagar utilizados, mas de maneira geral, eu acredito que existem 4 passos para um bom controle de pagamentos: Passo 1 Registre os tipos de contas de pagamentos do seu negócio Esse é o início de todo controle financeiro, aqui você vai registrar os principais tipos de contas de pagamentos que o seu negócio tem. Mais uma vez, teremos variações de negócio para negócio, mas de maneira geral você não vai fugir da seguinte divisão: 1
Despesas diretas (ligadas a produção ou prestação de serviços) Despesas fixas (ligadas ao funcionamento da empresa de maneira geral) Vamos ver cada uma delas começando pelas despesas diretas. Aqui você terá gastos como matéria prima, mão de obra, comissões específicas relacionadas as vendas: Já no caso das despesas fixas, são aquelas que você vai ter independentemente de produzir mais ou vender mais serviços. Vão desde as despesas com recursos humanos (salários, pro labore, treinamentos, etc), despesas operacionais (aluguel, contador, serviços jurídicos, água, luz, etc), até as despesas de marketing (propaganda em revistas, jornais, rádios, anúncios online como adwords e facebook ads, etc). Passo 2 Registre as contas a pagar em compras não pagas ou com pagamento futuro Depois do passo inicial de registro das suas contas, você já pode passar a fazer a previsão de contas a pagar com o lançamento das despesas que você já sabe que terá em meses futuros. De maneira geral, esse e o resultado que você visualizará: 2
Veja que existem uma série de campos que precisam ser cadastrados para fazer um bom controle de contas a pagar, como: Data de previsão de pagamento Data de pagamento Plano de contas relacionado ao recebimento Valor original Valor final (com juros, multa, etc) Status do pagamento No nosso exemplo, como esse é um mês que ainda não ocorreu, todos os status de pagamento ficam atualizados automaticamente com a quantidade de dias para o vencimento. Passo 3 Faça o acompanhamento de recebimentos mês a mês Agora que todos os seus pagamentos futuros estão registrados chega o momento de controle dos pagamentos. Recomendo que esse processo seja feito em dias pré agendados, para que você não tenha trabalho operacional todos os dias. Normalmente isso é possível combinando com o fornecedor a data de pagamento. Basicamente você vai preencher agora o dia de pagamento (realizado) e adicionais de juros (caso existam). Assim você consegue fazer um controle de contas a pagar do seu negócio e ver se está tudo sendo feito conforme deveria. Veja o exemplo de preenchimento da nossa planilha de contas a pagar: 3
Observe que todos os pagamentos foram feitos, ou seja, não estamos devendo nada para ninguém (pelo menos nesse mês) e que dos 8, 2 foram pagos com atraso, gerando uma multa total de R$220. Passo 4 Faça análises do seu controle de contas a receber Agora, para fechar o seu controle de contas a pagar, basta fazer as análises sobre todos os seus pagamentos planejados e realizados. Na nossa planilha de contas a pagar já geramos uma série de informações importantes: Número de contas pagas no prazo Total de contas pagas Contas pendentes de pagamentos Número de contas pagas com atraso Valor total de contas pagas com atraso Percentual de contas atrasadas em relação ao total Valor total de juros por atraso Veja como elas ficam apresentadas no relatório geral: 4
Além dos resultados consolidados gerais, você também pode ver o total de contas a pagar e o total que foi pago de fato até o momento da análise. Melhores práticas para um bom controle de contas a pagar Para ajudar no controle de pagamentos, utilize uma ferramenta de contas a pagar para registrar todos os custos e despesas que já saíram ou vão sair da empresa. Confira as melhores práticas de controle de contas a pagar: 5
Sempre que possível parcele os pagamentos para não ter um peso muito grande em um determinado mês Em caso de atrasos, negocie o não pagamento de multas Armazene notas fiscais, recibos e boletos em uma pasta física Tenha a cópia virtual armazenada na nuvem Registre os pagamentos a se fazer em uma agenda Procure não perder prazos Viu como é importante cuidar das suas contas a pagar? Se quiser uma ajuda para fazer esse controle na sua empresa, recomendo a planilha de Contas a Pagar. 6