1.1 OBJETIVO 1.2 ESPECIFICAÇÃO DO PROBLEMA

1 INTRODUÇÃO 12 Com a perspectiva de grandes obras no Estado do Amazonas devido ser sede da Copa do Mundo de 2014, o Governo vem com a crescente preocupação de informatizar as informações das obras públicas no Estado. Com este aumento, tornou-se de crucial importância para transparência de informações a respeito de todas as obras do Estado do Amazonas. Este projeto visa realizar em 03 (Três) etapas, a implantação do sistema informatizado, o treinamento aos seus servidores e usuários e a transferência de tecnologia deste Software para o órgão responsável do Governo do Estado do Amazonas em processamento de dados. A empresa contratada para realizar este projeto, sempre com o entendimento com a coordenação técnica do projeto do cliente, denominada Softplan/Poligraph é uma das maiores empresas de sistemas de gestão do Brasil. No mercado desde 1990, desenvolve soluções coorporativas para segmentos específicos de negócios, principalmente para órgãos da administração pública. Com foco em diversos seguimentos como indústria de construção, departamentos de infraestrutura, transportes e obras, ministério público e procuradorias, entre outros. Possui 22 anos de experiência no desenvolvimento de sistemas integrados com colaboradores em todo o Brasil e mais de 800 clientes em todo o Brasil e em alguns países da America Latina. Atualmente a Secretaria de Estado de Infraestrutura do Amazonas SEINFRA não possui um controle de obras públicas onde se possam gerenciar, controlar e ter informações fidedignas de suas obras, hoje seu controle se dá a apenas a um sistema informatizado onde são cadastradas suas obras para um controle básico de informações como o seu cadastro de obras, com informações desatualizadas. Com a doação do Sistema Integrado de Controle e Gestão de Obras Públicas SICOP, realizada por meio de termo de cessão com o Governo de Santa Catarina, mais especificamente pelo Departamento de Infraestrutura de Santa Catarina DEINFRA, foi de grande avanço no controle de informações, gestão, transparência e principalmente em tomada de decisões, o sistema aborda as questões legais que regem a contratação de obras na Administração Pública em geral, em especial o Estatuto das Licitações e Contratos, referente à Lei nº 8.666/1993.

1.1 OBJETIVO 13 O objetivo deste trabalho é realizar um projeto para o Governo do Estado do Amazonas com a parceria da SEINFRA e da empresa Softplan/Poligraph para a implantação do sistema SICOP no Estado, visando à capacitação de uso do Software para seus servidores públicos e usuários, como também orientar o órgão de processamento de dados do Estado com ferramentas e equipamentos para o melhor uso do Software e transferência de tecnologia. É a prestação de serviços referentes à implantação de solução informatizada para a gestão de obras públicas, compreendendo as atividades, adequação, treinamento, transferência de tecnologia, manutenção e atividades inerentes a data Center do sistema, utilizando banco de dados Oracle 9i ou superior, no Governo do Estado do Amazonas e da empresa de Processamento de dados do Amazonas S.A - PRODAM. 1.2 ESPECIFICAÇÃO DO PROBLEMA A SEINFRA coordena e fiscaliza 90% de todas as obras do Estado do Amazonas, existem várias demandas de obras públicas, Administradores do Estado e Secretários estão com informações desatualizadas e que não ajudam para tomadas de decisões. O controle de contratos e convênios dar-se-á por meio de planilha eletrônica e por um Software onde são cadastradas informações básicas dos contratos e convênios, de suas medições, aditivos de prazo, valores e execução de obras, esses dados são passiveis de erros de digitação. Existe também o controle de pagamento, onde para se saber como está o pagamento das medições de um determinado contrato ou convênio essas informações terão que ser solicitadas para o departamento financeiro antecipadamente. Isto gera um atraso enorme para tomadas de decisões estratégicas e de soluções imediatas. 1.3 A EMPRESA E O PRODUTO A Softplan/Poligraph é uma empresa localizada em Florianópolis, Santa Catarina, é especializada no desenvolvimento de soluções corporativas integradas,

14 para mercados específicos. No mercado desde 1990, possui 22 anos de experiência, aproximadamente 500 profissionais diretos e mais de 600 colaboradores alocados nos clientes em todo Brasil. Seus diferenciais competitivos são a capacidade de criar soluções customizadas, com foco nas necessidades do cliente, e o uso de tecnologia adequada. Denominado de Sistema Integrado de Controle e Gestão de Obras Públicas SICOP destinar-se-á a informatização de diversos procedimentos acerca da operação e gestão de obras do Estado, desde a elaboração do orçamento básico da obra, passando pela etapa de contratação e, por fim, gestão física e financeira das obras. Proporcionando também um controle detalhado dos convênios de obras firmados entre o Estado e instituições executoras. Este sistema é totalmente em ambiente WEB, proporcionando o seu acesso em qualquer parte do globo desde que se tenha Internet, onde os secretários e administradores possam acessar as informações que desejar, sabendo o quanto já foi pago, qual a comissão de fiscalização da obra, o seu cronograma previsto x realizado, fotos das obras, medições, paralisações, aditivos, dias executados das obras, data prevista de termino e etc. A comissão de fiscalização pode realizar medições na própria obra se assim desejarem, proporcionando rapidez nas informações. Algumas informações também podem ser consultadas pela sociedade em geral, não precisando de login e senha, existe uma pagina WEB onde se pode pesquisar qualquer obra do Estado em tempo real, sabendo como esta o andamento, pagamento e tempo para finalização de uma determinada obra, gerando transparência nas informações, chama-se de mapa vivo. 1.4 BENEFICIOS Alguns benefícios com a implantação da ferramenta para administração de obras no Estado são: 1. Padronização de rotinas e procedimentos referentes a obras do Estado; 2. Obtenção de informações confiáveis com rapidez e precisão; 3. Agilidade no controle, na organização e na recuperação das informações, resultantes do armazenamento integrado dos dados;

15 4. Controle estratégico e político dos investimentos; 5. Informações alimentadas na origem, de uso operacional nas unidades (Órgãos do Estado), e que se transformam em informações sumarizadas, em nível gerencial e estratégico, não havendo a necessidade de redigitação de informações; 6. Visibilidade e transparência das ações do governo para a Sociedade, por meio da criação de um cenário dinâmico das obras do Estado, denominado Mapa Vivo; 7. Mudança cultural, com a adoção de novas metodologias de trabalho sem o uso de papel, com ênfase na produtividade, efetividade e segurança, aplicada à gestão de obras bem como tornar as rotinas de trabalho mais eficazes, por meio da eliminação racional de procedimentos e controle manuais, com fortes ganhos de tempo e redução de custos para a instituição.

2 REFERECIAL TEÓRICO 16 2.1 LEI Nº 8.666 DE 21 DE JUNHO DE 1993 A Lei nº 8.666 trata-se basicamente de normas para licitações e contratos da Administração Pública, apresenta os princípios básicos e específicos da licitação, apresenta os casos de inexigibilidade e dispensa de licitação, lista as modalidades de licitações entre outros. São obrigatórios para administração pública direta (União, Estados-membros, Distrito Federal e Municípios) e para administração pública indireta (Autarquias, Fundações públicas, Empresas públicas, sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pelo poder público). Conforme Art. 1º - Esta lei estabelece normas gerais sobre licitações e contratos administrativos pertinentes a obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações e locações no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. Este contrato esta de acordo com esta Lei Federal, realizado por meio de cessão/doação do Governo de Santa Catarina por intermédio do Departamento de Infraestrutura de Santa Catarina DEINFRA, desta forma, trata-se de uma inexigibilidade, conforme Art. 25 e suas alterações. O Art. 25 descreve o motivo para realização deste contrato, o mesmo diz: É inexigível a licitação quando houver inviabilidade de competição. diversos fatores justificam esta aquisição, a falta de representantes com este tipo de produto e com as características de equipamentos e softwares, foram de melhor apreciação para as necessidades do Estado, poupando tempo, grandes investimentos com hardware e software, equipe especializada e sistema de fácil adaptação às necessidades de obras do Estado do Amazonas. 2.2 O GUIA DO PMBOK 4ª EDIÇÃO O Project Management Body of Knowledge ou Guia do Conhecimento de Gerenciamento de Projetos quarta edição é de autoria do Standards Committee (Comitê de Padronização) do Project Management Institute PMI e procura contemplar os principais aspectos que podem ser abordados no gerenciamento de

17 projetos genérico. Não se trata de uma metodologia de gerenciamento de projetos e, sim de uma padronização, identificação e nomeando processos, áreas de conhecimento, técnicas, regras e métodos. Ele foi reconhecido em 1999, como um padrão de gerenciamento de projetos pela American National Standards Institute ANSI. O PMBOK não é uma metodologia, pois não distingue os diferentes tipos de projeto (certamente gerenciar projetos administrativos é totalmente diferente de gerenciar projetos de construção pesada). Não utiliza peculiaridades de linguagem que respeitem a cultura de diferentes tipos de empresas e não apresenta modelos específicos de documentos a serem preenchidos. O PMBOK não é uma metodologia, mas sim um manual que descreve o universo de conhecimentos para o Gerenciamento de Projetos. O guia PMBOK, portanto, sendo descritivo e não prescritivo, não pode ser chamado de metodologia. Segundo o Project Management Institute (2008, p.314), encontramos as seguintes definições para metodologia: Metodologia: Um sistema de práticas, técnicas, procedimentos e regras usadas pelas pessoas que trabalham em uma disciplina. Metodologia de gerenciamento de projetos define um processo, que auxilia uma equipe de gerenciamento de projetos no desenvolvimento e controle das mudanças do plano de gerenciamento do projeto. Esta expressão era constantemente mencionada nos processos de Integração (capítulo 4 do guia PMBOK 3ª Edição), mas era dito que cada organização poderá ter uma própria. Esta expressão não consta mais no guia PMBOK 4ª Edição na área de integração. O PMI entende que cada um adota uma metodologia de acordo com suas necessidades e especificidades. Um projeto segundo o PMBOK é um esforço temporário empreendido para alcançar um objetivo específico. Projetos são executados por pessoas, geralmente têm limitações de recursos e são planejados, executados e controlados. Objetivamente, podemos dizer que os projetos diferem dos processos ou operações porque estes são contínuos repetitivos, enquanto os projetos têm caráter temporário e único. Temporário porque todo projeto tem início e fim definidos. Único porque o produto ou serviço é de algum modo, diferente de todos os produtos e serviços, ainda que da mesma área ou semelhantes.

18 Projetos são criados em todos os níveis da organização, em um único departamento da empresa ou fora suas fronteiras, como nas joint ventures e parcerias. Freqüentemente, os projetos representam componentes críticos da estratégia de negócio das empresas. Para o Project Management Institute (2004, p.381) o Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. Ele pode ser melhor explicado através dos processos que o compõem, que podem ser reunidos em cinco grupos de processos - Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento - e em nove Áreas de Conhecimento - Gerenciamento da Integração do Projeto, Gerenciamento do Escopo do Projeto, Gerenciamento da Comunicação do Projeto, Gerenciamento dos Custos do Projeto, Gerenciamento dos Recursos Humanos do Projeto, Gerenciamento de Tempo do Projeto, Gerenciamento dos Riscos do Projeto, Gerenciamento da Qualidade do Projeto e Gerenciamento de Aquisições do Projeto. A equipe do projeto gerencia os trabalhos envolvidos nele, que geralmente envolvem: 1. Balanceamento de demandas conflitantes do escopo, tempo, custo, risco e qualidade do projeto; 2. Satisfação de diferentes interessados (stakeholders) com diferentes necessidades e expectativas; 3. Alcance dos requisitos estabelecidos. O termo Gerenciamento de Projetos é às vezes utilizado para descrever uma abordagem organizacional ao gerenciamento de operações rotineiras. Essa abordagem trata muitos aspectos das operações rotineiras como projetos a fim de aplicar as técnicas de Gerenciamento de Projetos a elas, o que também é chamado de gerenciamento por projetos.

19 Figura 1 Visão Dinâmica Fonte: (Sales, 2012). Podemos aplicar as boas práticas do gerenciamento do projeto em todos os tipos de projetos, independentemente do segmento, área, dimensões, pessoas envolvidas, prazos e orçamentos. É muito comum que os projetos não sejam percebidos nas instituições, e assim, não são tratados como projetos, e, muitas vezes, nem são gerenciados, causando desgastes. Lidamos diariamente com eles, ao: 1. Desenvolver um novo produto ou serviço; 2. Efetuar mudança na estrutura, no pessoal ou no estilo de uma organização; 3. Conceber um novo veículo de transporte; 4. Desenvolver ou adquirir um sistema de informações novo ou modificado, como é o nosso caso neste projeto; 5. Construir um edifício ou uma instalação; 6. Conduzir uma campanha política; 7. Implantar um novo procedimento ou processo de negócio.

20 E a lista não termina aqui, podemos incluir todas as operações com as características descritas acima e assim reconheceremos nossos projetos. Existem vários benefícios na aplicação do PMBOK em qualquer projeto, entre eles podemos destacar: 1. As atividades do Gerenciamento do Projeto são padronizadas; 2. A comunicação é padronizada entre os integrantes da equipe e subcontratados; 3. Reduz-se o número de atividades que poderiam ser esquecidas; 4. Garante que os recursos estão sendo usados de maneira eficiente; 5. Fornece informações à administração da empresa sobre o real andamento do projeto; 6. Reduz o tempo para lançamento de novos produtos; 7. Reduz a ocorrência de surpresas negativas no projeto, com a adequada administração dos riscos; 8. Aumenta-se significativamente a probabilidade de sucesso do projeto (dentro do prazo, dentro do orçamento, e de acordo com suas especificações); 9. Redução no custo de desenvolvimento de projetos.

3 ESTUDO DE CASO 21 O fundamento para informações deste projeto foi de obras de autores e associações conceituados que abordam o assunto. Destacamos o PMBOK 4ª Edição, como explicado acima. Estudos de casos foram realizados com a 9 áreas do PMBOK aplicadas ao projeto deste trabalho. 3.1 INTEGRAÇÃO O gerenciamento da integração do projeto segundo o Project Management Institute (2008, p.67) é incluir os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades dos grupos de processos de gerenciamento. 3.1.1 Termo de Abertura do Projeto O Termo de abertura do projeto é o desenvolvimento de um documento que formaliza a autorização de um projeto, nele consta todos os requisitos do projeto que satisfaça as necessidades de todos os envolvidos. TERMO DE ABERTURA Título do Projeto: Implantação e Modernização para a Estruturação da Capacitação de Planejamento e Gestão de Obras Públicas Gerente do Projeto: Fábio Rocha da Costa Cliente: Secretaria de Infraestrutura do Estado do Amazonas SEINFRA Patrocinador: Governo do Estado do Amazonas Justificativa do Projeto Com o planejamento do Governo do Estado do Amazonas em definir uma ação prioritária de gestão e modernização para o controle de obras públicas, visto que hoje é realizado este controle fisicamente por meios de documentos e planilhas, desde então, vem dedicando esforços no sentido de viabilizar a implantação de um sistema informatizado de obras públicas que permitam desenvolver uma gestão

22 pública norteada por diretrizes e metas confiáveis, íntegras, fidedignas e com transparência e cidadania. A implantação deste sistema irá proporcionar a gestão de todas as obras públicas do Governo do Amazonas, sejam quantitativas ou monetárias, e ainda contribuir diretamente na melhoria de vida de todos os servidores envolvidos no processo. Descrição do Produto Denominado de Sistema Integrado de Controle e Gestão de Obras Públicas SICOP destinar-se-á a informatização de diversos procedimentos acerca da operação e gestão de obras do Estado, desde a elaboração do orçamento básico da obra, passando pela etapa de contratação e, por fim, gestão física e financeira das obras. Proporcionando também um controle detalhado dos convênios de obras firmados entre o Estado e instituições executoras. Entrega 1 Viabilidade/econômica Entrega 2 Pesquisa de Mercado Por tratar-se de um projeto de tecnologia de comunicação de grande porte, que requer a necessidade de investimentos de monta, a alternativa adotada pelo cliente foi a de fazer prospecção junto aos demais Estados da Federação para conhecer, analisar e viabilizar por meio de cessão/doação. Essa diretriz foi cumprida com êxito, pois a solução utilizada pelo Governo do Estado de Santa Catarina cedida para a Secretaria de Infraestrutura do Estado do Amazonas, tendo a plataforma completa e fontes, desenvolvida pela empresa Poligraph Sistemas e Representação Ltda. Realizado pesquisa em diversos Estados da Federação em busca de uma solução compatível com as necessidades do Estado do Amazonas em relação a obras públicas.

Objetivos do Projeto Objetivos De Custo Objetivos De Prazo Medidas de qualidade Outros objetivos 23 O valor total de referencia para a empresa contratada é de R$ 33.00 (trinta e três reais), de acordo com o Termo de Referencia do Projeto. Este projeto esta de acordo com a Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993. Este projeto será realizado com recursos do Tesouro Estadual. (Valor Fictício) O prazo para a execução dos serviços será de 18 (dezoito) meses corridos, contatos a partir da data de expedição da ordem de serviço. O prazo do contrato será de 20 (vinte) meses corridos, a partir da publicação do mesmo. A empresa contratada desenvolverá os serviços sempre em entendimento com a Coordenação Técnica do Projeto do Cliente, devendo elaborar relatórios sobre andamento dos serviços quando solicitados. Implantação do sistema integrado de controle e gestão de obras públicas-sicop obtido por cessão/doação do Governo do Estado de Santa Catarina por intermédio do Departamento de infraestrutura-deinfra. Nome Assinatura Data Emitido por: Fábio Rocha da Costa RESTRIÇÕES DO PROJETO A Contratada não terá responsabilidades por produtos de outros fornecedores contratados diretamente pelo contratante (cliente), não podendo se responsabilizar caso esses produtos apresentem erros de especificação, defeitos de fabricação, defeitos de instalação, avarias originadas em transportes e etc. Não estão previstos o desenvolvimento de atividades que por sua natureza não se enquadrem no escopo do projeto, devendo tais atividades, se necessárias, serem desenvolvidas pelo contratante (cliente) ou pela contratada, desde que sob novas condições comerciais;

24 É de total responsabilidade da contratante (cliente) efetuar e controlar as cópias de segurança (Backup) dos dados de acordo com procedimento definido em conjunto com a contratada; É de responsabilidade da contratante (cliente) disponibilizar infraestrutura para a implantação e operação dos sistemas, compreendendo servidores, estações de trabalho adequadas, links de comunicação, etc.; Integrações com outros sistemas legados não especificados neste escopo. PREMISSAS DO PROJETO Responsabilidade pela execução dos serviços previstos; Manter a confidencialidade de quaisquer dados que o contratante (cliente) forneça e que sejam classificados como confidenciais; Disponibilizar um analista de sistemas/suporte nas dependências da contratante (cliente) até o termino do contrato; Levantamento de requisitos, nas áreas a serem informatizadas, para o devido entendimento de suas particularidades; Adequações no sistema proposto para atendimento às necessidades especificas da contratante (cliente), limitadas as funcionalidades atuais do sistema, obedecendo a quantidades de 120 horas mensais conforme acordo em contrato; Informações para contratante (cliente) do ambiente computacional para o uso do sistema proposto, bem como apoio técnico em sua instalação, configuração e implantação. Treinamento dos usuários e equipe de multiplicadores da contratante (cliente); Serviços de suporte para a implantação do sistema, com acompanhamento assistido aos usuários, objetivando a capacitação dos técnicos para operação adequada do sistema. EXCLUSÕES ESPECÍFICAS As aquisições de hardware e software de qualquer natureza para compor o ambiente computacional necessário à implantação e ao funcionamento

25 do sistema, sendo estes de exclusiva responsabilidade da contratante (cliente). ENTREGA DO PROJETO Entrega 1 Entrega 2 Entrega 3 Entrega 4 Entrega 5 Entrega do cronograma preliminar do projeto, após levantamento e definições das adequações, customizações e interfaces especificas. Aprovação pelo contratante (cliente). Versão do sistema contemplando a implementação das adequações especificadas do contratante (cliente). Realização de treinamento para os usuários indicados pela contratante (cliente), em cada um dos módulos do sistema, em ambiente de teste, a empresa contratada, disponibilizará técnicos com domínio nos sistemas e nos processos relacionados. Implantação do sistema e uso assistido. Compreende a preparação e disponibilização do sistema para uso no ambiente de produção. Criação do banco de dados no ambiente computacional do cliente, a instalação e a apresentação do sistema, sendo verificadas as funções de implementações e as adequações feitas pelo cliente. Transferência de tecnologia, técnicos designados pela contratante (cliente) treinados para manutenção do sistema após termino contratual. 3.1.2 Plano de Gerenciamento do Projeto Reunião de abertura dos trabalhos para formalização da designação do gerente de projeto da contratante (cliente) e de critérios, locais e pessoas de contato para o levantamento de dados e dos grupos de trabalho, que deverão ser compostos por profissionais de cada uma das áreas a serem informatizadas e técnicos da área de informática. Realizar o levantamento detalhado das adequações e novas implementações específicas a serem realizadas no aplicativo para atendimento às peculiaridades das áreas a serem informatizadas, adequações estas limitadas às funcionalidades atuais e ao escopo em que

26 cada módulo do sistema se propõe a informatizar. Além disso, serão mapeadas as necessidades de integração com sistemas existentes. A contratante (cliente) poderá priorizar as funcionalidades a serem adequadas, buscando encurtar etapas no projeto de implantação do sistema. Projetar e implementar as alterações da estrutura de dados, interfaces (telas e relatórios) e integrações do aplicativo para adequá-los às necessidades específicas da contratante (cliente). Será realizada a validação com o grupo de trabalho do Órgão dos protótipos funcionais dos módulos do sistema já com as funcionalidades evidenciadas na etapa anterior, visando aprovar a implementação em definitivo das necessidades da contratante. Serão também criados e aplicados os planos de testes e as simulações para verificação da conformidade com os requisitos estabelecidos. Aplicativo disponível no ambiente de treinamento para eventuais novas capacitações; Manual de treinamento dos módulos do sistema disponibilizados para a contratante. A etapa de implantação compreende a preparação e disponibilização do sistema para uso no ambiente de produção. Nela é realizada a criação do banco de dados no ambiente computacional da contratante (cliente), a instalação e a apresentação do sistema, sendo ressaltadas as funções implementadas e as adequações feitas a partir da análise do protótipo. Na etapa de acompanhamento assistido, técnicos da contratada estarão disponíveis na sede da contratante (cliente) para prestação de suporte efetivo na utilização em produção dos diversos módulos do sistema. Realização de cursos para transferência de tecnologia para os técnicos indicados pela contratante (cliente). Para tanto, a contratada disponibilizará técnicos com domínio nas tecnologias envolvidas como o desenvolvimento e manutenção do sistema, conforme cronograma previsto. PRIORIZAÇÃO DAS MUDANÇAS DO PROJETO Ação imediata por parte do gerente do projeto, informando ao patrocinador que se trata de uma mudança urgente, com impacto

Prioridade 0 importante no projeto. 27 Prioridade 1 Ação imediata por parte do gerente do projeto, informando ao patrocinador que se trata de uma mudança urgente, independente das reuniões de controle previstas, pois se trata de autorização financeira que não esta sob responsabilidade do gerente de projeto. Prioridade 2 Planejamento de ação com intermédio de terceiros ou de equipes, que agregam valor ao sucesso do projeto e são urgentes, porém não tem impacto significativo nos custos e nos prazos. Prioridade 3 Influencia no sucesso do projeto, porém não requerem uma ação imediata por não serem impactantes ou urgentes. FREQUÊNCIA DE AVALIAÇÃO DO ESCOPO O escopo do projeto deve ser avaliado nas reuniões semanais da equipe do projeto, como também ao termino de cada fase. 3.2 ESCOPO 3.2.1 Gerenciamento do Escopo do Projeto O gerenciamento do escopo do projeto tem como objetivo, assegurar que o projeto inclua todo o trabalho necessário, na medida exata do esforço previsto, sem abandonar as premissas estabelecidas. Segundo o Project Management Institute (2008, p.48) define como escopo o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto. As revisões serão semanais para o gerenciamento do escopo, onde serão avaliadas a contemplação dos requisitos do projeto e a necessidade de alteração do escopo. Caso ocorra a necessidade de alteração no escopo, deverá ser avaliado o impacto em relação ao prazo, custos, riscos e recursos alocados pelo gerente de projetos. E sempre registrando em um formulário padrão de MUDANÇA DE ESCOPO no plano de gerenciamento de comunicação.

3.2.1.1 Escopo do Produto do Projeto 28 O escopo do produto do projeto é instalar o software denominado SICOP no órgão de processamento de dados do Estado para ser utilizado em todos os órgãos públicos do Estado, desde que seja relacionado a obras e convênios, não se relacionando a serviços. O sistema SICOP é composto por cinco módulos descritos abaixo: 1. Módulo de elaboração de orçamento Destinado às equipes de engenharia responsáveis pela elaboração dos orçamentos básicos dos serviços das obras, com base em tabelas de preço padrão do Estado ou de acordo com a especificidade do orçamento. Esses orçamentos serão utilizados como referencia nos processos licitatórios dos projetos. 2. Modulo de contratos Destinados às equipes administrativas responsáveis pelo gerenciamento dos contratos assinados pelos Órgãos e as empresas contratadas, compreendendo os dados básicos, gestores responsáveis, serviços contratados, detalhes das obras, entre outros. Fornece um completo gerenciamento das alterações contratuais, como aditivos (prazo e valor, com base nos saldos quantitativos dos serviços), paralisações, rescisões. Fornece também ferramentas para o controle do desembolso dos contratos, em que, com base nos cronogramas físicos, permite extrair relatórios com a previsão de desembolso para os meses subseqüentes. 3. Módulo de convênios Destinado às equipes administrativas da SEINFRA firmados com outras entidades, permitindo controlar o andamento deste, além de possíveis aditivos. Contempla informações como o objetivo, datas, valores, órgão fiscalizador, liberação de parcelas, entre outras. 4. Módulo de acompanhamento físico destinado às equipes de engenharia responsáveis pela fiscalização da execução dos contratos e convênios que, por intermédio de medições e laudos técnicos, além de fotos dos serviços realizados, permitem ao órgão acompanhar o andamento físico das obras; possui módulo especifico para controle de anotações de responsabilidades técnicas ARTs e emissão de atestado de capacidade técnica para os profissionais e empresas responsáveis pelas obras. 5. Modulo de informações gerenciais de obras (Mapa Vivo) Destinado aos gestores públicos, contendo informações sumarizadas das obras do Estado. As

29 consultas podem ser feitas pela combinação de diversos parâmetros de pesquisa sobre diversos cenários dinâmicos criados. Figura 2 - Funcionamento do sistema SICOP Fonte: Próprio autor. 3.2.1.2 Escopo do Projeto Serviços a Serem Oferecidos no Projeto - Premissas Para atender aos objetivos do projeto estão contemplados os seguintes serviços: 1. Levantamento de informações, nas áreas a serem informatizadas, para o devido entendimento de suas particularidades. 2. Adequação no sistema proposto para atendimento às necessidades especificas da SEINFRA, limitadas às funcionalidades atuais do sistema.

30 3. Especificações do ambiente computacional mínimo para o uso do sistema proposto, bem como apoio técnico em sua instalação, configuração e implantação. 4. Instalação do sistema no ambiente computacional da SEINFRA ou em outra unidade por ela delegada (PRODAM). 5. Treinamento dos usuários e equipe de multiplicadores da SEINFRA. 6. Serviços de suporte para a implantação do sistema, com o acompanhamento assistido aos usuários, objetivando a capacitação dos técnicos para operação adequada do sistema. 7. Serviços de atualização tecnológicos e funcionais, suporte técnico remoto e manutenção pós-implantação do sistema proposto. 8. Disponibilização de 1 (um) profissional residente para suporte técnico local. 3.2.1.2.1 Escopo do Projeto Detalhamento dos Serviços a Serem realizados 1 Planejamento e Levantamento das Adequações Especificas Tem por objetivo identificar e documentar as atividades das áreas a serem informatizadas, o que resultará em uma visão sistêmica das unidades e fornecerá subsídios para a adequação do sistema às necessidades especificas do órgão. Nesta etapa serão realizadas reuniões de apresentação do sistema atual como o objetivo de identificar eventuais adequações nos módulos do aplicativo para atender as especificações da SEINFRA, além do planejamento dos trabalhos e da geração do cronograma preliminar do projeto. 2 Adequações e Customizações Especificas do Sistema Esta etapa compreende a análise, o projeto e a implementação das adequações especificas do sistema, utilizando com referencia os levantamentos realizados na etapa anterior, visando atender às necessidades e exigências da SEINFRA, adequações estas limitadas às funcionalidades atuais e ao escopo que os módulos do sistema se propõem a informatizar. Estão previstas nessa fase reuniões técnicas para a validação do protótipo funcional das adequações, customizações e

31 interfaces necessária levantadas na etapa anterior, antes de sua implementação em definitivo. 3 Serviços de Capacitação aos Usuários Treinamento dos usuários e capacitação da equipe de multiplicadores da SEINFRA, com a carga horária prevista para cada módulo do sistema apresentado, conforme Tabela 1 a seguir: Tabela 1 - Carga Horária dos Módulos para Treinamento Descrição Turmas Horas Treinamento / Turma 1. Módulo de Composição de Custos Unitários de Obras 1 16 2. Módulo de Elaboração de Orçamento de Obras 1 16 3. Módulo de Contratos e Convênios de Obras 1 20 4. Módulo de Medições e Laudos Convênios de Obras 1 20 5. Módulo de Informações Gerenciais de Obras Mapa 2 8 Vivo Total 6 80 Total (2 profissionais) 80 h * 2 = 160 h Fonte: Próprio autor. 4 Serviços de Suporte Assistido para a Implantação do Sistema Será realizado a implantação do sistema contemplando a execução dos seguintes serviços: 1. Instalação e configuração do banco de dados e da aplicação nos servidores do Órgão, em conjunto com a equipe técnica da SEINFRA. 2. Apoio para carga de dados nas tabelas básicas. 3. Implantação do sistema em diversos setores envolvidos com o sistema proposto, definidos em comum acordo entre a CONTRATADA e a CONTRATANTE.

32 4. Acompanhamento assistido dos usuários no uso real do sistema nos diversos setores envolvidos com o projeto, definidos em comum acordo entre a CONTRATADA e a CONTRATANTE. 5 Transferência de Tecnologia Para a transferência de tecnologia envolvida no desenvolvimento do sistema contemplado, serão ministrados os cursos a seguir relacionados para técnicos da área de TI designados pela SEINFRA: 1 Curso I (Transferência de tecnologia focada em negócio): a) Conteúdo programático: 1 Escopo do sistema; 2 Apresentação e detalhamento das regras de negócios envolvidas; 3 Apresentação e detalhamento do modelo de dados; b) Duração: 40 (quarenta) horas; c) Lotação máxima: Uma turma de no máximo 4 técnicos de TI designados pela SEINFRA. 2 Curso II (Transferência de tecnologia focada no ambiente de desenvolvimento). a) Conteúdo programático: 1 Estrutura e aplicação dos pacotes da aplicação; 2 Visão geral das ferramentas para manutenção (Eclipse, Jboss, ER- Win, Etc.); 3 Gerencia de configuração; 4 Tecnologias e componentes utilizados (Hibernate, JAAS, framework, etc.) b) Duração: 80 (oitenta) horas; c) Lotação máxima: Uma turma de no máximo 4 técnicos de TI designados pela SEINFRA. Os cursos para a transferência de tecnologia deverão ocorrer em Manaus, em local a ser designado e disponibilizado pela SEINFRA, com toda infraestrutura de hardware e software necessária.

33 6 Serviços de Suporte Remoto, Atualização Tecnológica e Manutenção Funcional Pós-Implantação. A atualização tecnológica e funcional, abrangendo também o aperfeiçoamento operacional e implementação de novas funcionalidades do sistema, após sua implantação, são serviços diariamente executados por uma equipe de profissionais multidisciplinar, altamente qualificada para a realização desses serviços e também ao suporte técnico e atendimento sob demanda e em tempo real. Os serviços de suporte técnico remoto, atualização tecnológica e manutenção funcional pós-implantação abrangerá: 1. Assistência com análise, diagnóstico e solução de problemas relacionados ao sistema. 2. Definição e implementação de procedimentos, em conjunto com a equipe técnica da SEINFRA, para a operacionalização de tarefas relacionadas ao ambiente computacional, especificamente os relacionados ao sistema. 3. Atendimento às dúvidas sobre as características e utilização do sistema. 4. Aperfeiçoamento operacional do sistema. 5. Implementação de novas rotinas, relatórios e/ou consultas, customização e interfaces especificas da SEINFRA, desde que não caracterize o desenvolvimento de novos módulos ou alterações estruturais do funcionamento do sistema. 6. Liberação das novas versões do sistema. Quanto à análise, ao diagnóstico e à solução de problemas, a SEINFRA e a Poligraph determinarão a severidade do problema, de comum acordo, respeitadas as situações abaixo: 1. Quanto à implementação de novas rotinas, relatórios e/ou consultas, especificas para o órgão, a SEINFRA deverá descrever de forma clara e detalhada sua necessidade, e posteriormente encaminhá-la formalmente a Poligraph. 2. A quantidade de horas previstas para manutenção e suporte técnico e remoto do sistema esta apresentada neste projeto. Caso tais serviços ultrapassem o limite de horas mensais, a Poligraph poderá cobrar da SEINFRA as horas excedentes, de acordo com o valor unitário, desde que previamente autorizadas.

34 3. Quanto à implementação de alterações estruturais do sistema, a Poligraph estimará os prazos e, se for o caso, os custos, e os submeterá à prévia aprovação da SEINFRA. 4. Os serviços de suporte técnico remoto e manutenção pós-implantação serão providos por comunicação remota por meio de link de comunicação de dados, telefone, fax e, quando necessário, nas instalações da SEINFRA. 5. A quantidade de horas previstas, mensais e não acumulativas, destinadas às atividades de suporte técnico remoto, atualização tecnológica e funcional e manutenção pós-implantação para cada módulo contemplado no presente projeto é apresentado na Tabela 2. Tabela 2 - Horas Previstas Pós-Implantação por Módulo Descrição Horas 1. Módulo de Composição de Custos Unitários de Obras 20 2. Módulo de Elaboração de Orçamento de Obras 20 3. Módulo de Contratos e Convênios de Obras 32 4. Módulo de Medições e Laudos Convênios de Obras 40 5. Módulo de Informações Gerenciais de Obras Mapa Vivo 8 Total 120 Fonte: Próprio autor. 7 Suporte Técnico Local nas Dependências da SEINFRA. A Poligraph disponibilizará 1 (um) técnico especializado no suporte aos usuários no uso do sistema, com conhecimento das regras de negócios e de configuração do ambiente computacional. Tal técnico devera ser alocado quando do inicio dos treinamentos do sistema. O referido profissional irá interagir com a equipe de multiplicadores e grupo de trabalho da SEINFRA, sendo responsável por prestar consultoria, treinamento, apoio e suporte técnico especifico, sanando duvidas e prestando orientações. Além disso, participará de reuniões para a discussão de novas regras de negócio, oriunda de alterações das normas internas ou nas rotinas de trabalho existentes, bem como para análise critica e levantamento de informações.

3.2.1.3 Etapas para Implantação do Sistema 35 1. Planejamento dos trabalhos; 2. Levantamento e definição das adequações, customizações e interfaces especificas; 3. Implementações das adequações, customizações e interfaces especificas; 4. Definições dos dados básicos do sistema; 5. Interface georreferenciada; 6. Capacitação dos usuários; 7. Implantação do sistema e uso assistido; 8. Transferência de tecnologia; 9. Infraestrutura. 3.2.1.3.1 Descrição do Planejamento dos Trabalhos Tem como responsabilidades a contratante e a contratada com o objetivo de realizar uma reunião de abertura dos trabalhos para formalização da designação do gerente do projeto da SEINFRA e de critérios, locais e pessoas de contato para o levantamento de dados e dos grupos de trabalho, que deverão ser compostos por profissionais de cada uma das áreas a serem informatizadas e técnicos da área de informática. O resultado deste esforço será: 1. O cronograma preliminar do projeto; 2. Agenda de reuniões a serem cumpridas; 3. Grupo de trabalho e Gerente do Projeto definidos. O critério de conclusão dar-se-á pela formalização do Gerente e do grupo de trabalho que participará do projeto por parte da contratante. 3.2.1.3.2 Levantamento e Definição das Adequações Especificas Tem como responsabilidades a contratante e a contratada com o objetivo de realizar o levantamento detalhado das adequações e novas implementações específicas a serem realizadas no aplicativo para atendimento às peculiaridades das áreas a serem informatizadas, adequações estas limitadas às funcionalidades atuais

36 e ao escopo em cada módulo do sistema se propõe a informatizar. Além disso, serão mapeadas as necessidades de integração com sistemas (SEFAZ e TCE). A SEINFRA poderá priorizar as funcionalidades a serem adequadas, buscando encurtar etapas no projeto de implantação do sistema. O resultado deste esforço será: 1. Relatório identificando as adequações especificas e implementações necessárias ao sistema proposto para atendimento à informatização das áreas contempladas pelo projeto. O critério de conclusão dar-se-á pela aprovação da contratante do relatório das adequações especificas e implementações necessárias evidenciadas. 3.2.1.3.3 Implementações das Adequações, Customizações e Interfaces Especificas Tem como responsabilidades a contratada com o objetivo de projetar e implementar as alterações das estruturas de dados, interfaces (telas e relatórios) e integrações do aplicativo para adequá-los às necessidades especificas da contratante. Será realizada a validação com o grupo de trabalho do órgão dos protótipos funcionais dos módulos do sistema já com as funcionalidades evidenciadas na etapa anterior, visando aprovar a implementação em definitivo das necessidades da contratante. Serão também criados e aplicados os planos de testes e as simulações para verificação da conformidade com os requisitos estabelecidos. O resultado deste esforço será: 1. O sistema adequado às necessidades da contratante, conforme levantamento realizado. O critério de conclusão dar-se-á pela versão do Sistema contemplado a implementação das adequações especificas da contratante evidenciadas durante a etapa de levantamento. O critério da contratante e em comum acordo com a contratada, as adequações deverão ser realizadas por etapas e materializações em versões intermediárias e parciais a serem implantadas na Secretaria, objetivando encurtar as etapas de implementação do projeto.

37 3.2.1.3.4 Definição dos Dados Básicos do Sistema Tem como responsabilidades o contratante e o grupo de trabalho da contratada com o objetivo de definir e orientar a contratante na correta alimentação das tabelas de apoio e dos cadastros básicos do sistema. O resultado deste esforço será: 1. Tabela de apoio definidas e alimentadas no sistema na base de produção. O critério de conclusão dar-se-á pelo esclarecimento à equipe da contratante referente à alimentação nos sistemas dos dados das tabelas de apoio e dos cadastros básicos. 3.2.1.3.5 Interface Georreferenciada Tem como responsabilidades o contratante e a contratada com o objetivo de gerar uma camada vetorizada georreferenciada da malha viária, sedes e limites municipais do Estado do Amazonas, a partir da qual será possível efetuar consultas e visualizar em mapa informações de contratos e convênios de obras rodoviárias e de edificações. Georreferenciamento é tornar um mapa, uma imagem ou qualquer forma de informação geográfica em coordenadas conhecidas num dado sistema de referência. O processo inicia-se com as obtenções das coordenadas do ponto do mapa do Estado do Amazonas, conhecidos como ponto de controle. Esses pontos de controle são locais que oferecem uma feição física perfeitamente identificável, no caso do nosso projeto, cada município do Estado do Amazonas. 1. É responsabilidade da contratante o fornecimento dos arquivos vetoriais com o georreferenciamento de rodovias, limites e sedes municipais do Estado do Amazonas. 2. Não faz parte deste escopo à elaboração, arte final ou impressão de mapas para distribuição final ao público pela contratada. O resultado deste esforço será: 1. Interface georreferenciada, com mapa do Amazonas, disponível no sistema. O critério de conclusão dar-se-á pela base cartográfica disponível para permitir consultas de obras sobre o mapa do Estado do Amazonas.

38 A figura 3 visualiza melhor a idéia de georreferenciamento para o sistema que irá ser implantado para consultas de todos os contratos e convênios para o público em geral.

Fonte: (Softplan/Poligraph, 2012). Figura 3 Mapa de Georreferenciamento 39

3.2.1.3.6 Capacitação dos Usuários 40 Tem como responsabilidade a contratada com o objetivo de realizações de treinamento para os usuários indicados pela contratante, em cada um dos módulos do sistema, em ambiente de teste. Para tanto, a contratada disponibilizara técnicos com domínios nos sistemas e nos processos relacionados, conforme cronograma previsto no escopo. O resultado deste esforço será: 1. Ter um aplicativo disponível no ambiente de treinamento para eventuais novas capacitações; 2. Manual de treinamento dos módulos do sistema disponibilizados para a SEINFRA; 3. Usuários treinados. O critério de conclusão dar-se-á pela entrega de relatório de Avaliação de cada treinamento realizado. 3.2.1.3.7 Implantação do Sistema e Uso Assistido Tem como responsabilidade a contratada com o objetivo de nesta etapa, o sistema esta implantado, de forma modular, seguido de acompanhamento de suporte assistido, considerando as premissas da contratante, quais sejam: 1. A instalação dos módulos no ambiente operacional designado pela instituição; 2. A verificação do funcionamento do sistema no ambiente de rede da SEINFRA, SEFAZ e PRODAM; 3. A elaboração e fornecimento de Help On-Line do Sistema. A etapa de implantação compreende a preparação e disponibilização do sistema para uso no ambiente de produção. Nela é realizada a criação do banco de dados no ambiente computacional da contratante, a instalação e apresentação do sistema, sendo ressaltadas as funções implementadas e as adequações feitas a partir da análise do protótipo. Na etapa de acompanhamento assistido, técnicos da contratada estarão disponíveis na sede da contratante para prestar suporte efetivo na utilização em produção dos diversos módulos do sistema.

41 Principais atividades: 1. Verificar pré-requisitos de implantação; 2. Registrar a política de segurança e permissões de acesso no sistema; 3. Criar o banco de dados no ambiente de produção da SEINFRA; 4. Disponibilizar o sistema para produção; 5. Definir e orientar a contratante na correta alimentação das tabelas de apoio e cadastros básicos do sistema (definir parametrização dos sistemas); 6. Acompanhar a utilização do sistema pelos usuários, no setor piloto; 7. Validar a implantação dos requisitos; 8. Esclarecer/resolver eventuais problemas não identificados nas etapas anteriores. O resultado deste esforço será: 1. Sistema instalado e em produção no ambiente da SEINFRA, SEFAZ e PRODAM; 2. Usuários assistidos por equipe técnica durante implantação do sistema. O critério de conclusão dar-se-á pela entrega dos módulos do sistema disponibilizado e Help On-Line do sistema disponibilizado. 3.2.1.3.8 Transferência de Tecnologia Tem como responsabilidade a contratada e a contratante com o objetivo da realização de cursos para transferência de tecnologia para os técnicos indicados pela contratante. Para tanto, a contratada disponibilizará técnicos com domínio nas tecnologias envolvidas como o desenvolvimento e manutenção do sistema, conforme cronograma previsto no item 4.1.3.5 deste escopo. O resultado deste esforço será: 1. Técnicos designados pela contratante treinados. O critério de conclusão dar-se-á pela entrega do relatório de avaliação de cada curso realizado.

3.2.1.3.9 Infraestrutura 42 Tem como responsabilidade a contratante disponibilizar a seguinte infraestrutura mínima para o adequado funcionamento do sistema proposto: 1. Software Gerenciador de Banco de Dados: O sistema que compõem este escopo suporta o SGBD Oracle (versão 9i ou superior). Quando pertinente, os custos para aquisição do SGBD correrão por conta da contratante. 2. Servidor de Banco de Dados (Hardware): Para implantação do novo sistema operacional recomendamos a disponibilização de um servidor de banco de dados com, no mínimo, as seguintes configurações: 1. Processador: Quad Core, 2.0 GHz; 2. Memória de 4Gb 667 MHz; 3. HD de 250 Gb SAS 10 KRpm; 4. Controladora SAS 5Ir com adaptador; 5. Unidade de fibra interna de backup (LTO_2) 200/400 GB; 6. Mídia de Backup LTO-2 (20 unidades); 7. Sistema Operacional Linux (sem custo); 8. Mídia de Backup. 9. Servidor de Aplicação (Hardware): Para implantação do novo sistema computacional recomendamos a disponibilização de um servidor de aplicação com, no mínimo, as seguintes configurações: 1. Processador: Quad Core, 2.0 GHz; 2. Memória de 8Gb 667 MHz; 3. HD de 100 Gb SAS 10 KRpm; 4. Controladora SAS 5Ir com adaptador; 5. Sistema Operacional Linux (sem custo). 6. Estações de Trabalho: Microcomputadores da rede local da contratante nos quais os aplicativos serão utilizados. Esses equipamentos deverão possuir a seguinte configuração mínima: 1. Processador Intel ou compatível, com clock mínimo de 1.2 GHz;

2. Sistema operacional Windows XP Professional ou superior; 3. 512 Mb de memória RAM; 4. HD com 5 Gb livres; 5. Teclado, mouse e monitor de 15. 43 3.2.2 Grupo de Trabalho e Equipe de Multiplicadores É requisito necessário para a eficácia deste projeto a criação de um grupo de trabalho formado por profissionais da contratante com o conhecimento nas rotinas e nos procedimentos das áreas a serem informatizadas. Este grupo, em conjunto com a equipe da contratada, terá como atividades principais, as seguintes: 1. Validar os módulos do sistema que compõem o sistema ofertado; 2. Aprovar as novas implementações e adequações especificas do projeto; 3. Definir e/ou validar as tabelas e os cadastros básicos dos sistemas; 4. Padronizar e uniformizar expediente e documentos da instituição; 5. Propor sugestões e adequações em rotinas de trabalho visando atender aos propósitos do projeto e a criação de condições para a implantação dos sistemas; 6. Acompanhar o levantamento de informações; 7. Aprovar os cronogramas de trabalho e agilizar a tomada de decisões; 8. Conduzir as adequações nas normas internas. Além do grupo de trabalho, deverão ser identificados profissionais com perfil especifico, com motivação e disponibilidade, que formarão a equipe de multiplicadores. A equipe de multiplicadores será responsável por capacitar novos usuários, sanar dúvidas e replicar a implantação dos sistemas, além daquelas unidades implantadas em conjunto com a contratante.

3.2.3.1 EAP - Estrutura Analítica do Projeto Figura 4 EAP ESTRUTURA ANALITICA DO PROJETO Fonte: Próprio autor. 44

45 A EAP é o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil. Este projeto foi subdividido conforme figura acima. 3.3 COMUNICAÇÃO O gerenciamento de comunicação trata-se das pessoas envolvidas no projeto, suas responsabilidades e a forma de comunicação com todos os stakeholders (partes interessadas). É a área de conhecimento que utiliza os processos necessários para assegurar a geração, coleta, distribuição, armazenamento, resgate e disposição de informações do projeto. Os processos de Gestão de Comunicação fornecem os vínculos entre pessoas e informações necessários para a comunicação bem sucedida. Existem várias atividades de comunicação, entre elas estão: 1. Interna (dentro do projeto) e externa (com o cliente, outros projetos, meios de comunicação pública em geral); 2. Formal (relatórios, memorandos, procedimentos) e informal (emails, discussões); 3. Vertical (níveis superiores e inferiores da organização) e horizontal (colegas); 4. Oficial (boletins informativos, relatório anual) e não oficial (comunicações confidenciais). 5. Escrita e oral; 6. Verbal e não verbal. Identificaremos as partes interessadas do projeto conforme quadro 1 abaixo:

46 Quadro 1 Stakesholders do Projeto (Nomes Fictícios) Fonte: Próprio autor. A distribuição de informações no decorrer do projeto dar-se-á por reuniões quinzenais nos três primeiros meses para troca de informações do sistema implantado, após a fase de implantação, essas reuniões serão uma vez ao mês ou quando necessário. Caso precise, os interessados podem solicitar reuniões a qualquer tempo, desde que sejam previamente agendadas. No decorrer do projeto, haverá um relatório de desempenho para informação do andamento do projeto, sempre atualizado, este relatório será distribuído por e-mail e discutidos em reuniões quando houver.

47 3.4 CUSTOS O gerenciamento de custos do projeto pelo Project Management Institute (2008, p.7) descreve os processos envolvidos em planejamento, estimativa, determinação do orçamento e controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado. Inclui os seguintes processos: Estimar custos, determinar orçamento e controlar custos. Os preços dos serviços e condições de pagamento estão a seguir relacionados, em conformidade com os serviços descritos neste projeto. Para adequações do sistema a fim de adaptá-lo às funcionalidades da SEINFRA, bem como a integração com aplicativos da SEFAZ e TCE estão relacionados na tabela 3 abaixo, os quais foram estimados com base em experiências similares executadas pelo preponente. Tabela 3 Adequações Especificas do Sistema (Valores Fictícios) Atividade Viagem Estadia Valor dos Serviços-R$ Viagens e Estadias-R$ Total-R$ Adequações especificas do Sistema 4 20 1,00 1,00 2,00 Fonte: Próprio autor. Os serviços de capacitação de usuários e sua carga horária prevista e seus encargos referentes aos serviços de treinamento dos usuários, a fim de capacitá-los a utilizar o sistema adequadamente estão descritos na tabela 4. Tabela 4 Serviços de Capacitação de Usuários Treinamento (Valores Fictícios) Atividade Horas Viagem Estadia Valor dos Serviços-R$ Viagens e Estadias-R$ Total-R$ Treinamento 160 2 24 1,00 1,00 2,00 Fonte: Próprio autor. Os valores dos serviços de suporte assistido para a implantação junto aos usuários incidirão a partir do final da implantação dos primeiros módulos do sistema (3º mês) e são descritos na tabela 5.

48 Tabela 5 Suporte Assistido Pós-Implantação (Valores Fictícios) Atividade Horas Viagem Estadia Valor dos Serviços-R$ Viagens e Estadias-R$ Total-R$ Suporte assistido pósimplantação 160 4 24 1,00 1,00 2,00 Fonte: Próprio autor. tabela 6. Os encargos referentes aos cursos de transferência de tecnologia estão descritos na Tabela 6 Encargos aos Cursos de Transferência de Tecnologia (Valores Fictícios) Atividade Horas Viagem Estadia Valor dos Serviços-R$ Viagens e Estadias-R$ Total-R$ Curso I Transferência de Tecnologia focada no negócio 40 1 6 1,00 1,00 2,00 Curso II Transferência de tecnologia focada no ambiente de desenvolvimento 80 1 14 1,00 1,00 2,00 Total 120 2 20 2,00 2,00 4,00 Fonte: Próprio autor. Os encargos mensais relacionados aos serviços de suporte técnico remoto, atualização tecnológica e manutenção funcional pós-implementação do sistema estão descritos na tabela 7. Tabela 7 Encargos Mensais aos Serviços de Suporte Remoto (Valores Fictícios) Carga Horária Valor Mensal - R$ Descriminação 1 Módulo de composição de custos unitários de obras 20 1,00 2 Módulo de Elaboração de Orçamentos de Obras 20 1,00 3 Módulo de Contratos e Convênios de Obras 32 1,00

49 4 Módulo de Medições e Laudos de Convênios de Obras 40 1,00 5 Módulo de Informações Gerenciais de Obras Mapa Vivo 8 1,00 Total Geral por Mês 120 5,00 Fonte: Próprio autor. Os encargos mensais do suporte técnico local nas dependências da SEINFRA são para 1 (um) técnico para suporte local no valor de R$ 1,00 (hum real) (Valor Fictício), incluindo os encargos sociais e despesas administrativas, passarão a ser medidos no segundo mês e se prolongará até o final do contrato. Na tabela 8 visualiza-se o quadro resumido dos investimentos. 1 - Encargos Iniciais Tabela 8 Resumo dos Investimentos (Valores Fictícios) Discriminação Valor Total R$ Adequação e customizações especificas para a implantação do sistema e integrações (SEFAZ e TCE) 1,00 Serviços de capacitação 1,00 Serviço de suporte assistido para a implantação 1,00 Transferência de tecnologia 1,00 Subtotal 1 4,00 2 Manutenção Discriminação Unidade Meses Valor Mensal- R$ Valor Total-R$

50 Serviço de suporte técnico remoto, atualização tecnológica e manutenção pósimplantação Mês 12 1,00 12,00 Subtotal 2 12,00 3 Suporte técnico local Discriminação Valor Meses Valor Mensal- Valor Total-R$ Unitário- R$ R$ Analista de suporte técnico ao usuário nas dependências da SEINFRA 1,00 17 1,00 17,00 Subtotal 3 17,00 Total Geral (1+2+3) 33,00 Fonte: Próprio autor. A tabela 9 apresenta a relação de produtos e os faturamentos correspondentes à etapa de adequações iniciais do sistema. Tabela 9 Etapas de Adequações (Valores Fictícios) Mês Produtos e Serviços Correspondentes Desembolso R$

51 1 Cronograma preliminar e agenda de reuniões a serem cumpridas. 1,00 2 Relatórios aprovados pela SEINFRA detalhando as adequações e interfaces especificas para as implementações necessárias no sistema. 1,00 3 Relatório parcial com a relação das atividades realizadas e a implementação das adequações especificas no mês. Versão inicial do sistema. 1,00 4 Relatório parcial com a relação das atividades realizadas e a implementação das adequações especificas no mês. Versão nova do sistema. 1,00 5 Relatório parcial com a relação das atividades realizadas e a implementação das adequações especificas no mês. Versão nova do sistema. 1,00 6 Relatório parcial com a relação das atividades realizadas e a implementação das adequações especificas no mês. Versão do sistema contemplando a implementação das adequações durante a etapa de levantamento. 1,00 Total 6,00 Fonte: Próprio autor. A tabela 10 apresenta a relação de produtos e os faturamentos correspondentes à prestação dos serviços de capacitação dos usuários.

52 Tabela 10 Serviço de Capacitação (Valores Fictícios) Treinamento Produtos e serviços correspondentes Valor-R$ - Módulo disponível no ambiente de treinamento; - Manual de treinamento do módulo 1 Módulo de composição de custos unitários de obras 2 Módulo de Elaboração de Orçamentos de Obras 3 Módulo de Contratos e Convênios de Obras 4 Módulo de Medições e Laudos de Convênios de Obras 5 Módulo de Informações Gerenciais de Obras Mapa Vivo disponibilizado para a SEINFRA; - Usuários treinados no módulo; 1,00 - Relatório de avaliação do treinamento. - Módulo disponível no ambiente de treinamento; - Manual de treinamento do módulo disponibilizado para a SEINFRA; 1,00 - Usuários treinados no módulo; - Relatório de avaliação do treinamento. - Módulo disponível no ambiente de treinamento; - Manual de treinamento do módulo disponibilizado para a SEINFRA; 1,00 - Usuários treinados no módulo; - Relatório de avaliação do treinamento. - Módulo disponível no ambiente de treinamento; - Manual de treinamento do módulo disponibilizado para a SEINFRA; 1,00 - Usuários treinados no módulo; - Relatório de avaliação do treinamento. - Módulo disponível no ambiente de treinamento; - Manual de treinamento do módulo disponibilizado para a SEINFRA; 1,00 - Usuários treinados no módulo; - Relatório de avaliação do treinamento. Total 5,00 Fonte: Próprio autor.

53 A tabela 11 apresenta a estimativa de desembolso mensal para os 18 (dezoito) meses previstos no contrato, sendo o primeiro vencimento considerado após 30 (trinta) dias da assinatura do contrato. As implantações ocorrerão a partir do 3º mês, de forma gradual, na ordem de prioridade definida em comum acordo entre a CONTRATANTE e a CONTRATADA, concomitante ao acompanhamento assistido. A medição dos serviços de suporte técnico remoto, atualização tecnológica e funcional e manutenção pós-implantação ocorrerá no 4º mês até o final do contrato. Mês Adequações Especificas Tabela 11 Estimativa de Desembolso (Valores Fictícios) Treiname nto Estimativa de desembolso Manutenç Suporte ão Mensal Assistido Pós- Implantaçã o Transferê ncia de Tecnologi a Suporte Técnico no Local Valor Total Mensal 1 1,00 1,00 2 1,00 1,00 3 1,00 1,00 4 1,00 1,00 5 1,00 1,00 6 1,00 1,00 7 1,00 1,00 8 1,00 1,00 9 1,00 1,00 10 1,00 1,00 11 1,00 1,00 12 1,00 1,00 13 1,00 1,00 14 1,00 1,00 15 1,00 1,00 16 1,00 1,00 17 2,00 2,00 18 15,00 15,00 Total 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 28,0 33,00 Fonte: Próprio autor. incidentes. Os preços apresentados estão previstos com todos os impostos e as despesas As faturas serão pagas em até 45 dias após o recebimento da CONTRATANTE.

54 Os preços deste contrato poderão ser reajustados a cada 12 (doze) meses, contatos a partir da data da assinatura do contrato, com base no Índice Geral de Preços Mercado (IGP-M) da Fundação Getúlio Vargas (FGV), ocorrida entre o mês anterior à data da proposta da CONTRATADA e o mês anterior ao mês dos reajustes, inclusive. Caso durante a vigência do contrato venha a ser modificado o critério de reajuste dos preços em decorrência de alteração na legislação vigente, os mesmos serão reajustados mensalmente ou na menor periodicidade possível permitida pela legislação. A vigência da contratação deverá ser de 18 (dezoito) meses, inicialmente, renovando-se, em caso de interesse das partes, mediante de assinatura de aditivos. O contrato de prestação de serviços de suporte técnico, atualização tecnológica e funcional e manutenção poderão ser estendidos conforme inciso II do Artigo 57 da Lei 8.666, de Licitações e Contratos Administrativos, onde o mesmo diz: À prestação de serviços a serem executados de forma continua, que poderão ter a sua duração prorrogada por iguais e sucessivos períodos com vistas à obtenção de preços e condições mais vantajosas para a administração, limitada a sessenta meses. 3.5 RECURSOS HUMANOS O gerenciamento de Recursos Humanos segundo o Project Management Institute (2008, p.181) inclui os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. É criar, manter e desenvolver um contingente de pessoas com habilidades e motivação para realizar os objetivos da organização. No plano de gerenciamento de comunicações definimos os Stakeholders do projeto, as pessoas envolvidas definirão suas equipes para cada responsabilidade designada. No desenvolvimento do treinamento de usuários foram informadas as responsabilidades para cada rotina no sistema e quem deveria ter sua responsabilidade nessas rotinas, isto é, informar de acordo com experiências passadas de outros projetos no setor público quem deveria fazer o que em cada setor referente ao sistema. Abaixo o desenvolvimento do plano de recursos humanos para as funções, responsabilidades, habilidades necessárias e relações hierárquicas do projeto. Quadro 2 Plano de Desenvolvimento Plano de Desenvolvimento

55 Nome do Projeto: Implantação e Modernização para a Estruturação da Capacitação de Planejamento e Gestão de Obras Públicas Código Função Nome Responsabilidade Habilidades 1 Gerência do Projeto GP1 2 3 Secretária da SENFRA Coordenadora do Projeto Secreta1 Coordena1 4 Gerência financeira Financeira1 5 Gerência Jurídica Gj1 6 7 Gerência de Engenharia Gerência de Orçamentos Engenharia1 Orçamentos1 8 Gerência da Capital Capital1 9 Gerência do Interior Interior1 10 Externos Gerência de Transportes Transp1 Coordenar equipe de projetos Coordenar equipe de gerentes e engenheiros Controlar e monitorar andamento do projeto Controlar equipe de faturamento Coordenar equipe para criação de contratos e convênios Coordenar equipe de engenharia Coordenar equipe de engenheiros para elaboração de orçamentos Coordenar fiscalização de obras da capital Coordenar fiscalização de obras do interior Coordenar fiscalização de obras de Estradas Aprendizado de conceitos básicos, técnicas e ferramentas de gerenciamento. Conhecimento em engenharia civil Conhecimento em administração Conhecimento em finanças Conhecimento em direito Conhecimento em engenharia civil Conhecimento em engenharia civil Conhecimento em engenharia civil Conhecimento em engenharia civil Conhecimento em engenharia civil 11 Analista de negocios- Prodam An1 Administrar o bem estar da SEINFRA com PRODAM em relação a equipe de transferência de tecnologia Conhecimento de negócios

56 12 Analista de Sistema As1 13 Desenvolvedor D1 14 Gerente de Relacionamento Gr1 Análise e levantamento de requisitos para novas implantações e ou alterações no sistema Conhecimento em escrita de linguagem de programação JAVA Solucionador de conflitos entre POLIGRAPH e SEINFRA Conhecimento em informática e analise de sistemas Conhecimento em informática e analise de sistemas Conhecimento de regras de negócios Fonte: Próprio autor Organograma do Projeto

57 Figura 5 - Organograma do Projeto Fonte: Próprio autor Foram desenvolvidas para cada membro, suas obrigações conforme função no Órgão, para administrar sua parte voltada as funcionalidades do sistema. 3.6 TEMPO O gerenciamento de tempo tem como objetivo apresentar os processos requeridos para se construir um planejamento cronológico das etapas do projeto de forma a assegurar que o projeto será implantado no prazo previsto.

58 Desta forma podemos prever as entregas conforme o escopo do projeto, estas atividades são estimativas com um grau razoável de confiança, o trabalho desta pode ser decomposto em mais detalhes. Então as quantidades podem ser estimadas com mais precisão. Estas estimativas acontecem nos elementos mais baixos da EAP, compondo assim uma estimativa mais precisa. Abaixo na tabela 12 e 13 segue estimativas das atividades do projeto: Tabela 12 Estimativas de Atividades do Projeto ENTRADA Levantamento de informações nas áreas a serem informatizadas, adequações no sistema, especificação do ambiente computacional. Serviços de capacitação dos usuários. Transferência de tecnologia. Horas previstas mensais para manutenção pós-implantação. SAÍDA 220 horas 160 horas 120 horas 120 horas Fonte: Próprio autor. Tabela 13 Resumo dos Investimentos (Valores Fictícios) RESUMO DOS INVESTIMENTOS VALOR TOTAL DISCRIMINAÇÃO R$ Adequações e customizações especificas para a implantação do sistema e integrações 1,00 Serviço de capacitação de usuários Treinamento 1,00 Serviço de suporte assistido para implantação 1,00 Transferência de tecnologia 1,00 Serviço de suporte técnico remoto, atualização tecnológica e manutenção funcional pós-implantação 1,00 Suporte local, analista de suporte aos usuários nas dependências da

contratante 28,00 TOTAL 33,00 59 Fonte: Próprio autor.

Quadro 3 Cronograma das Atividades 60 ATIVIDADES MESES Planejamento dos trabalhos-inicialização. Levantamento, análise e projeto de customização-inicialização. Implementação de customização-planejamento. Realização de curso para técnicos de TI da contratante-execução. Capacitação dos usuários-execução, Monitoramento e Controle. Módulo de composição e custos-execução, Monitoram. e Controle Módulo de orçamento- Execução, Monitoramento e Controle. Módulo de contratos e convênios- Execução, Monitoram. e Controle Módulo de medição e laudos- Execução, Monitoram. e Controle Módulo de informações gerenciais- Execução, Monitoramento e Controle Implantação do sistema- Execução, Monitoramento e Controle Apoio assistido pós-implantação- Execução, Monitoram. e Controle Suporte técnico local nas dependências da contratante- Execução, Monitoramento e Controle Serviços de suporte técnico remoto, atualização tecnológica e manutenção pós-implantação. Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Fonte: Próprio autor.

61 3.7 RISCOS O gerenciamento de riscos Segundo o Project Management Institute (2008, p.62) inclui os processos de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, monitoramente e controle de riscos de um projeto. Seu objetivo é aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos no projeto. O acompanhamento dos riscos do projeto deve ser realizado diariamente pela equipe do projeto. Todas as ameaças ou oportunidades que ocorrerem devem ser documentadas aos responsáveis do projeto. Definiremos os responsáveis pelo gerenciamento dos riscos. Quadro 4 Responsáveis pelo Gerenciamento dos Riscos Atividade Coordenador do Projeto Gerente do Projeto Analista de Sistemas do Projeto Planejar o gerenciamento A R P dos riscos Identificar os riscos A R P Realizar a análise A R P qualitativa dos riscos Realizar a análise A R P quantitativa dos riscos Planejar as respostas aos A R P riscos Monitorar e controlar os riscos A S R A - Autoridade R - Responsável P - Participante S Suplente Fonte: Próprio autor

62 A quadro 5 é o formulário aonde vamos registra os riscos encontrados e definir prioridades. Quadro 5 Formulário dos Riscos Encontrados Código Projeto Data Descrição Probabilidade Frequência Impacto Valor em Jogo Causa-Raiz Estratégia de Contenção Plano de Contingência Identificado Por Responsável pelo Controle Fonte: (Sotille, 2010) Para fornecer uma estrutura que garanta um processo abrangente de identificação de riscos em um nível de detalhe consistente e contribuir para a eficácia e qualidade do processo de identificar os riscos, usaremos uma forma chamada de Estrutura Analítica dos Riscos (EAR). A EAR é a representação, organizada hierarquicamente dos riscos identificados do projeto ordenados por categoria e subcategoria de risco, que identifica as diversas áreas e causas de riscos potenciais.

63 Figura 6 - Estrutura Analítica dos Riscos EAR Fonte: (Kolb, 2009)

64 A análise qualitativa dos riscos prioriza-os de acordo com seu efeito potencial nos objetivos de projetos, ela determina que eventos de riscos tenham uma resposta, qual a probabilidade e o impacto de todos os riscos identificados, determina se serão quantificados ao invés de ir diretamente ao planejamento de resposta e também determina a classificação dos riscos do projeto. O quadro 6 proporciona a oportunidade de dar equivalência dos parâmetros numéricos (quantitativos) com os parâmetros qualitativos identificados pelo nível de impacto real de cada risco identificado. Chamamos de Tabela de Análise Qualitativa. Quadro 6 Tabela de Análise Qualitativa ESCALA RELATIVA / NUMÉRICA OBJETIVO DO PROJETO Muito Baixo 0,05 Baixo 0,1 Moderado 0,2 Alto 0,4 Muito Alto 0,8 CUSTO Variação insignificante no orçamento até 10% de aumento no orçamento 10-20% de aumento 20-40% de aumento > 40% de aumento TEMPO Redução insignificante no prazo até 5% de redução no prazo 5-10% de redução no prazo 10-20% de redução no prazo > 20% ESCOPO Redução insignificante no escopo Áreas secundárias do escopo afetadas Áreas principais do escopo afetadas Redução do escopo inaceitável para o cliente Projeto não é utilizável QUALIDADE Degradação pouco notável da qualidade Somente aplicações muito exigentes são afetadas Redução da qualidade requer aprovação do cliente Redução da qualidade inaceitável para o cliente Projeto não é utilizável Fonte: (Kolb, 2009) A tabela 14 determinamos uma classificação geral para cada risco, onde visualizamos qual área atacar com maior ou menor agressividade de acordo com a concentração dos riscos, sendo eles ameaças ou oportunidades.

65 Tabela 14 Classificação Geral dos Riscos PROBABILIDAD E AMEAÇAS 0,9 0,045 0,09 0,18 0,36 0,72 0,7 0,035 0,07 0,14 0,28 0,56 0,5 0,025 0,05 0,10 0,20 0,40 0,3 0,015 0,03 0,06 0,12 0,24 0,1 0,005 0,01 0,02 0,04 0,08 0,05 0,1 0,2 0,4 0,8 IMPACTO Fonte: (Kolb, 2009) O resultado da análise quantitativa dos riscos é informado abaixo no quadro 7. Quadro 7 Resultado da Análise Quantitativa Riscos alta criticidade ou prioridade Exigem resposta imediata e são os primeiros candidatos para mais análise ou ação gerencial Riscos média criticidade ou prioridade Serão tratados logo a seguir Riscos não-críticos ou não-prioritários Serão revisados durante a monitoração e controle de riscos. Fonte: (Kolb, 2009) Quadro 8 Tabela de Criticidade CRITICIDADE Pontuação Nível 3 Máxima 2 Média 1 Mínima Fonte: (Kolb, 2009)

66 Quadro 9 Tabela de Impacto IMPACTO Pontuação Nível Descrição Genérica 0.05 Insignificante Sem dados ou prejuízos 0.1 Mínimo Não requer tratamento significativo 0.2 Moderado Requer tratamento significativo 0.4 Elevado Grandes danos ou prejuízos 0.8 Catastrófico Eventos que comprometam severamente o resultado do planejamento Fonte: (Próprio autor). Quadro 10 Quadro de Probabilidade PROBABILIDADE Pontuação Nível Descrição Genérica 0.1 Raro Excepcionalmente pode acontecer 0.3 Improvável Pode acontecer 0.5 Possível Deve acontecer 0.7 Provável Provavelmente acontecerá 0.9 Quase Certo É esperado que aconteça Fonte: (Próprio autor). Definição de estratégias para riscos: 1. Eliminar: Altera o plano do projeto para eliminar o risco, ou proteger os objetivos do projeto do seu impacto evitar uma ameaça especifica, normalmente eliminando a causa. Usado quando o risco é simplesmente inaceitável, apresenta alta probabilidade de acontecer ou apresenta severas consequências. 2. Mitigar: Reduzir o valor monetário esperado de um evento de risco, tomando ações para reduzir a probabilidade de ocorrência e/ou impacto. 3. Transferir: Transferir o risco para uma terceira parte, em geral mediante a pagamento, um detalhe que este risco não é eliminado. (Sotille; Mauro, 2010).

Alguns riscos detectados no projeto e seu plano de gerenciamento. Quadro 11 Riscos Detectados no Projeto DESCRIÇÃO CLASSIFICAÇÃO (FASE) SITUAÇÃO INICIAL ESTRATÉGIA Ação Proposta 67 Identificação do Responsável ITEM 1 2 Atraso no planejamento dos trabalhos devido à disponibilidade de pessoal Atraso no levantamento, análise e projeto de customização Gerenciamento do Projeto Gerenciamento do Projeto P I C 0.1 0.8 3 Eliminar Convocação de todos os membros participantes do projeto 0.9 0.05 1 Eliminar Reunião com equipe do projeto 3 Indisponibilidade de implementação de customização na SEINFRA Gerenciamento do Projeto 0.3 0.2 2 Mitigar Reunião com equipe do projeto e membros do projeto 4 5 6 Indisponíveis técnicos de TI da contratante para realização de curso Carência de equipamento para treinamento dos Módulos do sistema para usuários Equipamento e periféricos não disponíveis para implantação do sistema no órgão responsável Externo 0.5 0.4 2 Mitigar Técnico 0.5 0.2 2 Mitigar Técnico 0.3 0.4 2 Mitigar Planejamento cronograma para equipe Acompanhamento junto a contratante para aquisição de equipamentos Acompanhamento junto a contratante para aquisição de equipamentos 7 Atraso na contratação de analista de sistema/suporte para dependências da SEINFRA Fonte: (Próprio autor). Organizacional 0.7 0.1 1 Transferir Contratação de empresa terceirizada para contratação Fábio Gerente do Projeto Fábio Gerente do Projeto Carmelita Coordenadora do Projeto Carmelita Coordenadora do Projeto Carmelita Coordenadora do Projeto Carmelita Coordenadora do Projeto Carmelita Coordenadora do Projeto

68 3.8 QUALIDADE O gerenciamento da qualidade segundo o Project Management Institute (2008, p.160) inclui os processos e as atividades da organização executora que determina as políticas de qualidade, os objetivos e as responsabilidades, de modo que o projeto satisfaça às necessidades para as quais foi empreendido, incluir, planejar, realizar a garantia da qualidade e realizar o controle da qualidade. Define-se qualidade como a entrega de produtos e serviços em conformidade com os requisitos dos clientes mantendo a boa comunicação e relacionamento com o mesmo. Criar e seguir políticas e procedimentos para garantir que um projeto atenda às necessidades definidas que deveria atender do ponto de vista do cliente. Planejar a qualidade é o processo de identificação dos requisitos e/ou padrões de qualidade do projeto e do produto devem ser realizados em paralelo aos demais processos de planejamento do projeto. O gerenciamento da qualidade descreve como a equipe de gerenciamento de projetos implementará a política de qualidade da organização executora. É um componente ou plano auxiliar do Plano de Gerenciamento do Projeto. O plano pode ser formal ou informal, altamente detalhado ou estruturado em termos gerais e deve ser revisado na parte inicial do projeto para garantir que as decisões sejam baseadas em informações precisas. No que diz respeito a planejar a qualidade, podemos dar exemplo da declaração de escopo do nosso projeto, nele realizamos a descrição do projeto e suas principais entregas e quais os critérios de aceitação, nele contem detalhes e informações técnicas que podem afetar o planejamento da qualidade se não forem cumpridas conforme as especificações. Uma ferramenta adota pela equipe do projeto para planejar a qualidade, foi baseada nas reuniões semanais com a equipe, com informações precisas, gráficos, fluxogramas, para melhor visualizar o que estava sendo realizado no projeto, com isso, podendo realizar a implementação da política de qualidade na organização executora. Uma ferramenta que disponibilizamos para quando houver uma atualização na versão do sistema, antes de entrar em produção, foi a realização de um check list minucioso no sistema de homologação, se caso aconteça algum problema, termos o tempo necessários para corrigir. Nele, realizamos uma verificação em cada funcionalidade do

69 sistema, evitando assim alguma ocorrência que demande urgência e que por ventura não esteja prevista no gerenciamento de riscos. Estes testes garantem os requisitos, confiabilidade e performance para cada rotina individualmente testada. Abaixo um exemplo do fluxo do controle de um processo para o check list, gerencia a qualidade da nova versão do software. 1. Descrição da Rotina; 2. Detectado Problema Sim ou Não; 3. Se Sim Realiza anotação do problema e segue para a próxima rotina; 4. Se não prossegue para próxima rotina até finalizar todo o check list. 5. Ao final repassar para a equipe de analise de sistemas e em seguida para os desenvolvedores. Figura 7 - Fluxograma de Controle de Qualidade Check List Rotina Realiza anotação do problema Detectou problema Sim Não Próxima Rotina Fonte: (Próprio autor). 3.9 AQUISIÇÕES O gerenciamento das aquisições segundo o Project Management Institute, (2008. p.259), inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. A organização pode ser tanto o comprador como o vendedor de produtos, serviços ou resultados de um projeto. Os processos de gerenciamento das aquisições do projeto podem incluir: 1. Planejar compras e aquisições.

70 2. Planejar contratações. 3. Solicitar respostas de fornecedores. 4. Selecionar fornecedores. 5. Administração de contratos. 6. Encerrar as aquisições. Conforme planejamento no gerenciamento do escopo do projeto, aquisições de Hardware e Software para o perfeito funcionamento do sistema no Estado é de responsabilidade da contratante. O planejamento de compras e aquisições é a determinação do que comprar ou adquirir e de quando e como fazer isso. Algumas entradas como fatores ambientais da empresa, ativos de processos organizacionais, declaração do escopo do projeto, estrutura analítica do projeto e dicionário da EAP são de fundamentais importâncias para o planejamento de aquisição. Como resultados dessas entradas temos um plano de gerenciamento de aquisições, declaração do trabalho do contrato, decisões de fazer ou comprar e mudanças solicitadas, mais significativas para tomada de decisão. Planejar as contratações com documentação dos requisitos, serviços e resultados e identificação de possíveis fornecedores. Com a solicitação de resposta dos fornecedores obtemos as informações, cotações, preços, ofertas ou propostas, conforme adequado. Selecionar fornecedores com análise de ofertas escolha entre possíveis fornecedores e negociação de um contrato por escrito com cada fornecedor. A administração de contrato e da relação entre comprador e fornecedor, análise e documentação do desempenho atual ou passado de um fornecedor a fim de estabelecer ações corretivas necessárias e fornecer uma base para futuras relações com o fornecedor, gerenciamento de mudanças relacionadas ao contrato e, quando adequado, gerenciamento da relação contratual com o comprador externo do projeto. Encerrar as aquisições é terminar e liquidar cada contrato, inclusive a resolução de quaisquer itens em aberto, e encerrar cada contrato aplicável ao projeto ou a uma fase do projeto.

71 Figura 8 Fluxograma das Aquisições Fonte: (Project Management Institute, 2008. p.278). O plano de gerenciamento das aquisições pode incluir: 1. Tipos de contratos a serem usados; 2. Quem ira preparar estimativas independentes e se elas são necessárias como critérios de avaliação; 3. As ações que a equipe de gerenciamento de projetos poderá tomar sozinha, se a organização executora possuir um departamento de aquisições, contratação ou compras;