1. Apresentação... 2 1.1. Primeiro acesso... 2 1.2. Conhecendo a Plataforma... 4 1.2.1. Seleção da Empresa... 4 1.2.2. Sair do Sistema... 4 1.2.3. Retornar a tela principal... 5 1.3. Cadastro da Empresa... 5 2. Controle de Permissões... 11 2.1. Grupo de Permissões... 11 2.2. Acesso à Rotinas... 12 2.3. Cadastro de Usuários... 13 3. Minhas Configurações... 16 4. Configurações da Empresa... 17 4.1. Geração de Calendário... 17 4.2. Manutenção de Calendário... 17 4.3. Integrações... 17 5. Relacionamento... 19 5.1. Configurações... 19 5.1.1. Tipos de Documentos... 19 5.1.2. Tipos de Pendências... 20 5.1.3. Grupo de Permissões... 20 5.1.4. Acesso as Rotinas... 21 5.1.5. Usuário Relacionamento... 22 5.1.6. Grupo de Relacionamento... 23 5.2. Relacionamento... 25 5.2.1. Publicação... 25 5.2.1.1. Publicação pela Plataforma Sage... 25 5.2.1.2. Publicação pelo Sage Gestão Contábil... 27 5.2.2. Solicitações... 28 5.2.3. Protocolos... 29 5.2.4. Pendências... 31 5.3. Folha de Pagamento... 33 6. Configuração da Integração SGC X PS... 36 6.1. Agendador:... 36 6.2. Integração dos Cadastros.... 36 6.3. Integração de eventos, lançamentos contábil e fiscal, funcionário e protocolos.... 38
1. Apresentação A Plataforma Sage visa dinamizar os negócios e o fluxo de processos das empresas com ganho de tempo e maior controle. Através do Portal de Relacionamento, além de digitar eventos variáveis para a folha de pagamento, ler publicações e enviar solicitações de serviços, poderá registrar novos funcionários e consultar os registros dos funcionários já cadastrados, gerar protocolos e controlar as pendências de documentos para envio a empresa contábil. Sua empresa ganha tempo, reduz custos e tudo isso com segurança, facilidade e flexibilidade, pois é uma ferramenta web e depende apenas de uma conexão de internet para ser acessado. 1.1. Primeiro acesso O Plataforma Sage foi desenvolvido para acesso em ambiente WEB, com a tecnologia CLOUD COMPUTING (Computação em Nuvem). O armazenamento de dados é feito remotamente por meio da internet, e esses mesmos dados podem ser acessados a partir de qualquer computador e em qualquer lugar. Basta ter acesso à internet, e o usuário poderá acessar sua base de dados de qualquer local, apenas utilizando seu navegador de internet, sem a necessidade de um software instalado para acesso. Algumas vantagens da tecnologia de nuvem de computadores: Na maioria dos casos o usuário não precisa se preocupar com sua infraestrutura de hardware e sistema operacional, sendo requerida apenas para acesso a internet. Atualizações de software automáticas, sem necessidade da intervenção do usuário. O usuário reduz seus custos com manutenção de redes físicas e aquisições de softwares. Infraestrutura para acessar a tecnologia de nuvem é mais enxuta do que a estrutura habitual. Compartilhamento de informações entre usuários é facilitado pelo conceito de armazenamento. Para o primeiro acesso a Plataforma Sage, digite no navegador o endereço da empresa, definido para utilização da Plataforma Sage. Na sequencia digite o usuário e senha. (Para um melhor desempenho recomendase o uso do navegador Google Chrome).
Informados o login e a senha, marque a opção para lembrar meu login e senha no computador. No primeiro acesso será solicitada uma nova senha para o administrador. A nova senha deve conter, no mínimo, 6 (seis) caracteres e 3 (três) dos 4 (quatro) grupos de caracteres abaixo: - Letras maiúsculas (A a Z); - Letras minúsculas (a a z); - Algarismos (0 a 9); - Caracteres não alfabéticos (!, @, $, _,-,*).
1.2. Conhecendo a Plataforma A área de trabalho da Plataforma Sage é composta pelos módulos adquiridos. Abaixo vamos detalhar alguns pontos da plataforma. 1.2.1. Seleção da Empresa Ao clicar em na barra de ferramentas onde esta informada a Razão Social da empresa selecionada para trabalho, será apresentada uma tela para seleção de outra empresa de trabalho e estabelecimento de trabalho. Conforme a empresa selecionada as informações contidas nas funções são alteradas. Você pode ter acesso a uma empresa ou a um grupo de empresas. 1.2.2. Sair do Sistema Para sair do sistema, basta clicar sobre o seu usuário e em Sair.
1.2.3. Retornar a tela principal Para retornar a tela principal do sistema após selecionar qualquer uma das funções, basta clicar em Home na Barra de Acessos. 1.3. Cadastro da Empresa Neste menu serão cadastradas as empresas para controle das atividades diárias e financeiras, os clientes e fornecedores e comunicados aos seus colaboradores internos. A Plataforma Sage é multiempresas, desta forma, poderá cadastrar as demais empresas que possui. Se você possui o sistema Sage Gestão Contábil primeiro acesse Configuração da Empresa / Integração e crie a chave de integração entre os sistemas. A partir do momento da integração serão compartilhados os cadastros da Empresa (escritório), clientes, centro de custos, cadastros dos funcionários, eventos e plano de contas do escritório.
Para iniciar o cadastro da sua empresa clique em Novo. Na tela Cadastro de empresa, preencha os campos conforme orientações abaixo: Código: Caso possua o sistema Sage Software Contábil, o código deve ser o mesmo da empresa cadastrada em Empresas / Cadastro de Empresa. Ao realizar a integração entre o Sage gestão Contábil e o Plataforma Sage, o plano de contas desta empresa será integrado para realizar a parametrização na Plataforma Sage da integração contábil e fiscal com o Sage Contábil. Razão Social: Informe a razão social da empresa CNPJ/CPF: Preencha com o CNPJ da empresa ou CPF. Período máximo de fluxo de caixa: informe o número em meses que deseja visualizar o fluxo de caixa em Financeiro / Consultas /Fluxo de Caixa. Logomarca: Importe a logomarca da empresa. O tamanho máximo é de 500 KB. A logomarca da empresa será utilizada no Portal de Relacionamento e para emissão dos boletos de cobrança e recibo de serviços prestados. Clique em visualizar para verificar como a imagem ficará na tela do Portal de Relacionamento. Após a importação, vincule os clientes da empresa que visualizarão esta logomarca.
Ao finalizar o preenchimento destas informações, clique em Salvar para habilitar o menu Lateral: No menu Relacionamento, marque como deseja receber os alertas de não leitura dos clientes das publicação no portal de relacionamento. No menu Estabelecimentos serão cadastrados a matriz e filiais da empresa e seus parâmetros. Este cadastro é obrigatório. Para cadastrar clique em Novo.
Na tela Cadastro do estabelecimento, teremos as abas: Gerais e Documentação. Preencha os dados solicitados nestas abas e clique em Salvar. Ao salvar será habilitado o menu lateral com as opções: parâmetros tarefas, financeiros, faturamento, contábeis, usuários e parâmetros esocial.
O menu Parâmetros Tarefas possui as abas: Parâmetros e Movimentação. Em parâmetros temos as opções: Usuários podem executar múltiplas tarefas simultaneamente: Marque esta opção para que o analista possa iniciar a execução de mais um serviço ao mesmo tempo. Utiliza apontamento de horas: Ao marcar esta opção, na movimentação das tarefas, a informação da data e hora inicial e final será obrigatória. Este apontamento é utilizado para apuração de custos. Permite a conclusão de tarefas sem iniciá-las: Marcada esta opção, o analista não precisa iniciar a tarefas, e poderá pará-la ou concluí-la informando manualmente a hora inicial. Desmarcada, obrigatoriamente, deverá iniciar a tarefas antes de parar ou concluir. Listar serviços recorrentes na abertura de OS: Marcada esta opção, na geração de ordens de serviços pela rotina Tarefas / Cadastros/Ordem de Serviço, trará todos os serviços cadastrados (eventuais e recorrentes). Desmarcada trará apenas os eventuais para seleção. Geração de calendário: Marque as opções que deseja considerar como dia útil. Dica: marque Considerar sábado como dia útil para que, na geração do serviço folha de pagamento, e, por exemplo, sábado seja considerado como dia útil. Clique em Salvar os menus Parâmetros Financeiros, Parâmetros Faturamento, Parâmetros contábeis serão detalhados em cada um dos módulos. Usuários. Adicione os usuários que terão acesso ao estabelecimento para visualização dos serviços e cadastros, conforme configurações de permissão.
Clique em Salvar e no menu lateral em Parâmetros esocial:. Adicione as empresas que irão receber os lançamentos de afastamentos e comunicados de acidente de trabalho. Clique no menu lateral em Estabelecimento e em Salvar, Salvar e Novo para cadastrar uma Filial ou Salvar e Fechar.
2. Controle de Permissões 2.1. Grupo de Permissões Defina as permissões que cada usuário terá na Plataforma Sage. No Controle de Permissões / Grupo de Permissões há o grupo 1-Publicações e Pendências já cadastrado e, por ser um registro do sistema, não pode ser alterado ou excluído. Você pode criar grupos de permissões que podem ser cadastrados como Administradores (acesso total), Solicitações (permissão para solicitar serviços), Folha de pagamento (permissão a todas as rotinas deste módulo), Digitação de eventos (permissão apenas para digitar eventos da folha), entre outros. Para cadastrar, clique em Novo, informe a descrição e clique no botão salvar.
2.2. Acesso à Rotinas Em Controle de Permissões / Acesso à Rotinas, defina os acessos para cada grupo de permissões cadastrado para acesso as rotinas da Plataforma Sage. Estão disponíveis as seguintes combinações de permissões: Sem acesso: para bloquear o acesso a uma determinada rotina, basta deixar desmarcada a opção Acesso. A rotina aparecerá desabilitada; Com acesso: esta permissão tem comportamento diferente dependendo das demais permissões de cada rotina. Se a rotina possuir checkbox também na coluna Alteração, a permissão de Acesso garantirá apenas acesso à consulta, já que os controles estarão nas permissões de alteração. Se, porém, a rotina possuir checkbox apenas na coluna Acesso, então esta permissão garantirá acesso total à consulta e aos controles que a rotina possuir; Com acesso e alteração: permite controle total da rotina, exceto exclusões; Com acesso e exclusão: permite utilizar a rotina e excluir registros (somente cadastro de usuários ainda sem nenhuma publicação ou outro vínculo), mas não alterar; Com acesso, alteração e exclusão: disponível somente para o cadastro de usuários permite controle total da rotina. Porém, conforme citado, a exclusão é bloqueada quando o cadastro do usuário já possuir algum vínculo, como publicações, solicitações, etc.
2.3. Cadastro de Usuários. Existem duas formas de cadastrar usuários da empresa contábil: diretamente na Plataforma Sage em Configurações /Controle de Permissões/ Usuários, ou pelo Sage Gestão Contábil em Usuários / Cadastro de Usuários. Se a empresa contábil possuir usuários que não utilizem o Sage Gestão Contábil, poderá cadastrar este usuário diretamente na Plataforma Sage com um código diferente do utilizado no SGC, pois o código passará a controlar o vínculo entre os sistemas, desta forma, se um novo usuário for cadastrado no SGC com o mesmo código de um usuário já cadastrado na Plataforma Sage, este será sobreposto pelo cadastro do Sage Gestão Contábil. Para cadastrar um usuário clique em Novo. Será habilitada uma nova tela com o próximo código disponível para cadastro. Informe o Nome do usuário, o contexto já pré-definido como Administrativo, o grupo de permissões, o login deve ser um e-mail válido e senha do usuário.
Ao clicar em Salvar, será habilitado o menu do lado esquerdo. Em Estabelecimentos, vincule os estabelecimentos que o usuário terá acesso. Em Grupos Relacionamento informe a que tipos de grupos de publicações que o usuário poderá enviar publicações. Por exemplo: poderá ser cadastrado o grupo Recursos Humanos e ao realizar publicações referentes à folha de pagamento, admissão, férias e demais documentos inerentes ao departamento o usuário deverá selecionar este grupo, assim somente os usuários da empresa pertencentes a ele terão acesso a estes documentos. Para o escritório que possui o Sage Gestão Contábil (SGC), o cadastro de usuários é realizado em Sage Gerenciador de Sistemas / Usuários / Cadastro de usuários, marcando-se a opção "Integrar Usuário" e informando-se o e-mail deste usuário
Para os usuários integrados com Plataforma Sage através do Sage Gestão Contábil, é habilitada na barra de atalhos dos módulos fiscal, contábil, Folha de pagamento e Patrimônio, o acesso à movimentação dos serviços na aba Tarefas.
3. Minhas Configurações Clicando no item Minhas Configurações, em Configurações, será habilitada configuração de usuário. Nesta rotina, o usuário poderá alterar a senha e as configurações de alertas automáticos do sistema, que são visualizados na área de trabalho em Quadro de avisos.
4. Configurações da Empresa 4.1. Geração de Calendário Nesta tela será gerado o calendário para as rotinas dentro do Sistema. Clique na aba Configurações, em Configurações da Empresa, Geração de Calendário para geração do calendário. O sistema disponibiliza três opções: considerar sábado como dia útil, considerar domingo como dia útil e considerar feriados como dia útil. É importante marcar a opção Considerar sábado como dia útil para controle das obrigações, especialmente os relacionados à folha de pagamento e impostos. 4.2. Manutenção de Calendário Na tela de manutenção de calendário, podem ser efetuadas novas alterações e fechamentos de datas no sistema como feriados municipais e estaduais. Os feriados nacionais em dias fixos já estão parametrizados como Dia fechado. Para alteração de uma data, é necessário selecioná-la no calendário, informar a observação, selecionar a opção Dia fechado e clicar no botão alterar dia. 4.3. Integrações
Nesta tela é definida a chave de integração e o e-mail do administrador. Esta chave é a mesma informada no Sage Gerenciador de Sistemas para comunicação entre os dois sistemas.
5. Relacionamento A maioria das empresas de serviços ainda não utiliza o potencial da internet para melhorar a qualidade do atendimento ou reduzir os custos associados. O módulo Relacionamento da Plataforma Sage vem para preencher esta lacuna, fornecendo rotinas práticas e flexíveis para que a empresa disponibilize um canal diferenciado e altamente eficaz de atendimento a seus clientes. Como resultado a empresa consegue atender um número maior de clientes sem precisar aumentar seu quadro funcional. O Portal de Relacionamento funciona como uma extensão do escritório para seus clientes, disponibilizando diversas funcionalidades de autoatendimento que reduzem custos e aumentam a satisfação de seus clientes. 5.1. Configurações Nesta rotina serão cadastrados os usuários dos clientes para utilização do portal de relacionamento, bem como os grupos de permissões e acessos que estes clientes terão. 5.1.1. Tipos de Documentos Cadastre os tipos de documentos que serão vinculados às publicações. Os tipos 1 Documento genérico e 2 Guia são automaticamente cadastrados pelo sistema e não podem ser excluídos ou alterados. Observação: Caso utilize o Sage Gestão Contábil, os tipos de documento integrados são os registros cadastrados na rotina Módulos Extras/ Protocolos/ Tipos de Documentos no Sage Gerenciador de Sistemas. Assim como os demais cadastros integrados, os tipos de documentos com origem no Sage Gestão Contábil são bloqueados para alteração na Plataforma Sage, devendo ser alterados pelo próprio Sage Gestão Contábil, quando necessário.
5.1.2. Tipos de Pendências Cadastre os tipos de pendências que serão vinculados ao protocolo quando houver inconsistência nos documentos enviados aos escritórios. Exemplos: Notas Fiscais, Documentação. 5.1.3. Grupo de Permissões Defina as permissões que cada usuário do relacionamento terá no Portal de Relacionamento. O grupo 1- Publicações e Pendências já irá automaticamente cadastrado e, por ser um registro do sistema, não pode ser alterado ou excluído. Exemplos de grupos de permissões que podem ser cadastrados: Administradores (acesso total), Solicitações (permissão para solicitar serviços), Folha de pagamento (permissão a todas as rotinas deste módulo), Digitação de eventos (permissão apenas para digitar eventos da folha), etc.
5.1.4. Acesso as Rotinas Defina os acessos para cada grupo de permissões cadastrado. Esta tela possui as mesmas funcionalidades da rotina Configurações/ Controle de Permissões/ Acesso a Rotinas, a diferença é que as rotinas listadas aqui são do Portal de Relacionamento. Estão disponíveis as seguintes combinações de permissões: Sem acesso: para bloquear o acesso a uma determinada rotina, basta deixar desmarcada a opção Acesso. A rotina aparecerá desabilitada; Com acesso: esta permissão tem comportamento diferente dependendo das demais permissões de cada rotina. Se a rotina possuir checkbox também na coluna Alteração, a permissão de Acesso garantirá apenas acesso à consulta, já que os controles estarão nas permissões de alteração. Se, porém, a rotina possuir checkbox apenas na coluna Acesso, então esta permissão garantirá acesso total à consulta e aos controles que a rotina possuir; Com acesso e alteração: permite controle total da rotina, exceto exclusões; Com acesso e exclusão: permite utilizar a rotina e excluir registros (somente cadastro de usuários ainda sem nenhuma publicação ou outro vínculo), mas não alterar; Com acesso, alteração e exclusão: disponível somente para o cadastro de usuários, permite controle total da rotina. Porém, conforme citado, a exclusão é bloqueada quando o cadastro do usuário já possuir algum vínculo, como publicações, solicitações, etc.
5.1.5. Usuário Relacionamento Cadastre os usuários de seus clientes que terão acesso ao Portal de Relacionamento conforme o grupo de permissões que estiverem vinculados. Clique em Novo preencha com o nome do usuário, limitado a 30 caracteres. O Login deve ser um e-mail válido e único dentro do sistema, não pode ser repetido nem mesmo em relação aos usuários do escritório, uma vez que este endereço será utilizado pelo sistema para direcionar cada usuário ao portal de relacionamento ou à visualização padrão do sistema. A opção Solicitar nova senha no próximo login, se marcada, permite definir uma senha temporária, que deverá ser utilizada apenas no primeiro login do usuário, quando será aberta tela para que ele defina uma nova senha. Se não marcada, o sistema exigirá que a senha esteja dentro do padrão de segurança; Os campos Senha e confirmação da senha devem ser preenchidos com a mesma senha, que deverá conter no mínimo 6 (seis) caracteres e 3 (três) dos 4 (quatro) grupos de caracteres a seguir: Letras maiúsculas (A a Z), Letras minúsculas (a a z), Algarismos (0 a 9), Caracteres não-alfabéticos (como!, $, #, %). Salve para habilitar a vinculação os clientes que este usuário terá acesso no Portal de Relacionamento.
Adicione os clientes em Adicionar clientes e preencha o grupo de permissões deste usuário para cada cliente que ele possua acesso. 5.1.6. Grupo de Relacionamento Esta rotina visa o controle de visualização das publicações e tem a finalidade de restringir o acesso às Publicações pelos usuários da empresa. Com isso a empresa poderá controlar a que tipos de publicações realizadas os grupos terão acesso. Por exemplo: poderá ser cadastrado o grupo Recursos humanos e ao realizar publicações referentes à folha de pagamento, admissão, férias e demais documentos inerentes ao departamento o usuário deverá
selecionar este grupo, assim somente os usuários da empresa pertencentes a ele terão acesso a estes documentos. A utilização deste controle é opcional e deve ser configurada Configurações / Cadastros / Empresa na opção Relacionamento marcando a opção Utiliza controle de visualização de Publicações por Grupo de Relacionamento. Optando em utilizá-la torna-se obrigatória a vinculação de um ou mais Grupos de Relacionamento a cada publicação. Outro detalhe importante refere-se às configurações do cadastro de usuários. Para os clientes que utilizam mais de uma empresa no Sage Gestão Contábil integrada ao Plataforma Sage, deve ser vinculada a Empresa Padrão do usuário. Para isto, o usuário deve acessar a Plataforma Sage, clicar sobre Usuário e informar os campos Empresa e Estabelecimento. Se o cliente utiliza o controle de visualização de publicação por grupos de relacionamento, será apresentada a aba Grupos Relacionamento.
Na publicação de relatórios gerados pela rotina Processamentos Agrupados o botão Gravar só será habilitado quando selecionado ao menos um grupo de relacionamento e na publicação dos demais relatórios, o botão Publicar ficará desabilitado até que o usuário selecione um grupo. 5.2. Relacionamento 5.2.1. Publicação Publique documentos que poderão ser devolvidos ou não ao escritório como guias, livros registro, entre outros, e controle a devolução destes documentos. É possível efetuar publicações diretas pela Plataforma Sage ou pelo Sage Gestão Contábil dos documentos gerados. 5.2.1.1. Publicação pela Plataforma Sage Para criar uma publicação através da Plataforma Sage, clique em Novo, selecione o cliente, informe o assunto, a mensagem, clique em salvar para habilitar as opções ao lado esquerdo.
Em Anexos informe Tipo do documento, data de vencimento e a data máxima para a leitura da publicação, no caso do documento tenha que ser devolvido ao escritório marque a opção: Documento exige retorno/devolução, informe a data de quando o mesmo tem que ser devolvido e anexe o em arquivos. Selecione o Destinatário o usuário relacionamento do cliente que receberá esta publicação, selecione o Grupo de Relacionamento e clique em Publicar. A tela de pesquisa trará todas as publicações realizadas e seus detalhes. Para verificar o histórico clique sobre a opção Abrir na publicação.
5.2.1.2. Publicação pelo Sage Gestão Contábil Qualquer relatório emitido do Sage Gestão Contábil pode ser publicado individualmente ou em lote. Para publicar, clique no botão na barra de ferramentas dos módulos do SGC. Na tela Publicar Relatórios no Portal de Relacionamento, altere o nome do relatório se desejar, informe o tipo de documento (se o tipo de documento for Guia, habilitará o campo Data de vencimento), informe uma data máxima pata leitura, se exige retorno ou não e até quando deverá devolver e clique em Gravar. Ao clicar em gravar este documento ficará aguardando publicação e possibilita a inclusão de outros documentos, para isto, basta emitir outro relatório, clicar em publicar e este automaticamente será anexado ao já existente para este cliente. Para publicar clique na aba Mensagem, selecione os destinatários da empresa e clique em Publicar.
Informações importantes: Múltiplos anexos: a publicação através dos módulos do Sage Gestão Contábil permite a inclusão de múltiplos documentos, até o limite de 10MB. Integração de tipos de documentos: os registros cadastrados em Módulos Extras/ Protocolos/ Tipos de Documentos do Sage Gerenciador de Sistemas são integrados a Plataforma Sage; Cálculo automático da data de retorno/devolução: ao selecionar a opção Documento exige retorno / devolução, o sistema verificará se o tipo de documento escolhido possui o campo Dias para retorno/devolução informado em Módulos Extras/ Protocolos/ Tipos de Documentos do Sage Gerenciador de Sistemas, e calculará automaticamente a data de devolução com base no número de dias informado em relação à data atual. 5.2.2. Solicitações Concentra as solicitações realizadas através do Portal de Relacionamento para consulta, geração de Ordem de Serviço e envio de mensagens. As mensagens novas ou não lidas ficam em destaque (em cor diferente).
Para enviar uma mensagem, clique em Abrir e Publicar Documentos preencha o campo informações e salve, ira habilitar as opções: Anexos, destinatários, Grupo de relacionamento anexe arquivos, se houver e clique em salvar e Publicar. As solicitações geram ordens de serviço para a equipe vinculada ao serviço. Se o usuário relacionamento possuir permissão para gerar OS, esta é gerada automaticamente assim que enviada a solicitação e constará na Área de trabalho em Minhas Equipes ou Minhas Tarefas. 5.2.3. Protocolos Permite reduzir custos com o trânsito de documentos, bem como evitar o retrabalho na digitação, pois, caso possua o Sage Gestão Contábil, possibilita a geração de pré-lançamentos contábeis diretamente no Sage Gestão Contábil através da integração entre os sistemas. Esta rotina de protocolos é integrada à rotina de Publicação e à rotina de Controle de Pendências, permitindo amplo controle e flexibilidade na troca e armazenamento de documentos dos clientes. Os protocolos são criados pelo cliente no Portal de Relacionamento, onde anexa documentos e envia os protocolos para o escritório.
Os protocolos que exigem mais atenção aparecerão em destaque e no topo da pesquisa, sendo eles: Resolvidos: protocolos resolvidos aparecerão no topo da pesquisa; Não conferidos: protocolos novos, recém enviados pelos clientes aparecerão depois dos resolvidos; Pendentes: protocolos que possuem uma pendência atribuída aparecerão em seguida. Para visualizar o conteúdo, pressione duplo clique em abrir. No quadro Documentos estarão relacionados todos os arquivos anexados. Para baixar e validar pressione duplo clique. Após conferir o arquivo anexo, verifique se as informações estão corretas de caixa/banco e demais. Estão informações somente serão preenchidas caso possua Sage Gestão Contábil. Caso apresentem alguma inconsistência poderá cancelar o documento ou gerar uma pendência. Estando correto, marque-o como conferido no botão Conferir. O histórico apresenta um log completo de todas as inclusões e mudanças de situação do protocolo. Caso exista alguma pendência ou publicação associada, será apresentado um botão na última coluna do grid para possibilitar acesso rápido.
Para criar uma pendência a partir de um protocolo, clique em Criar Pendência. Preencha os detalhes da pendência e clique em Publicar e fechar. 5.2.4. Pendências Tem o objetivo de auxiliar o escritório no controle dos processos que dependem do envio de algum documento por parte do cliente, e está integrada à rotina de Protocolos. Uma pendência pode ser criada a partir de um documento do protocolo ou manualmente, sem vínculo.
Para criar uma pendência, clique em Novo e preencha os campos obrigatórios. Na aba Destinatários, selecione os usuários relacionamento que receberão esta pendência no Portal de relacionamento. Ao clicar em publicar, o usuário relacionamento receberá um e-mail de notificação.
5.3. Folha de Pagamento Consulte o andamento da digitação do movimento de cada cliente e realize a reabertura do movimento quanto solicitada pelo cliente. Na coluna situação, constará uma das informações abaixo: Não criado: situação que ocorre quando o cliente ainda não acessou a rotina de digitação do movimento no portal; Aberto: quando o cliente acessou e criou o movimento, mas ainda não o finalizou; Reaberto: quando o escritório reabre um movimento já finalizado, por solicitação do cliente, para que ele complemente ou altere a digitação dos eventos; Finalizado: quando o cliente finalizou ou ocorreu finalização automática do movimento (o que ocorre quando o cliente não finaliza dentro do prazo configurado pelo escritório). Para reabrir os movimentos finalizados, selecione os clientes e clicar em Reabrir movimento. Ao confirmar a reabertura, o cliente receberá um aviso que será exibido no Portal de Relacionamento, na aba Avisos da Área de Trabalho, e um e-mail sobre a reabertura do movimento para digitação. Para permitir que os clientes façam a digitação dos eventos variáveis da folha de pagamento (substituindo o envio de planilhas, e-mails, faxes, etc.) o primeiro passo é criar os grupos de integração no Sage Gerenciador de Sistemas, em Serviços/ Plataforma Sage/ Integração de Processos.
Como os eventos a serem digitados pelos clientes normalmente se repetem, a integração de processos é cadastrada em grupos. Cada grupo de integração permite selecionar quais eventos serão integrados e para quais clientes. Informe a descrição do Grupo, o dia máximo para digitação dos eventos no Portal de Relacionamento. Caso o dia limite seja no mês seguinte a competência, marque mês seguinte a competência e grave para habilitar os botões Eventos e Empresas. Selecione os eventos que o cliente poderá digitar no portal de relacionamento e grave.
Selecione a(s) empresas que terão acesso a digitação de eventos. Configure o Agendador de rotinas, selecionando a opção Integrador de Eventos do Sage Gestão Contábil. O menor tempo permitido são 15 minutos. Este tempo corresponde à periodicidade com que o Agendador verificará se existem movimentos finalizados a serem importados para o Sage Folha de pagamento. Após ser finalizado pelo cliente movimento no Portal de Relacionamento, será possível consultar os lançamentos através da rotina Serviços/ Plataforma SAGE/ Consultas, no Sage Gerenciador de Sistemas.
6. Configuração da Integração SGC X PS 6.1. Agendador: É o aplicativo executado no servidor, independente do SGC ou do PTS, e que permite que os dois sistemas se mantenham em comunicação. É responsável por controlar as integrações recorrentes, bem como rodar as tarefas que copiam dados do PTS para o SGC, como admissões eletrônicas, digitação de eventos, lotes contábeis e fiscais, além de permitir a programação do backup automático do banco de dados do SGC; Tarefas ou plugins: São as tarefas adicionadas ao Agendador. Por exemplo: backup, integração de funcionários, integração de eventos, etc. Cada tarefa é responsável por um tipo de integração e, se não estiver adicionada ao Agendador, a respectiva integração não será realizada; Integração geral: A integração geral ocorre quando é configurado a integração no Sage Gerenciador de Sistemas pela primeira vez, ou quando utiliza o botão Reintegrar tudo. A integração geral envia todos os cadastros que devem ser integrados do Sage gestão Contábil para a Plataforma Sage, por isto deve ser utilizada somente em caso de problemas, devido ao volume de dados trafegado. Observação: A integração geral apenas integra os dados do SGC para a PTS, mas não busca os dados do PTS para o SGC, tais como: admissões eletrônicas, digitação de eventos, etc., pois estes processos possuem tarefas específicas; Integração normal: Chamamos de integração normal o processo que leva os cadastros do SGC para o PTS e que pode ter a recorrência configurada pelo cliente, definindo a periodicidade desejada. Esta integração é seletiva, ou seja, embora possa rodar de minuto e minuto, só trafega dados se houver arquivos a integrar, por isso, mesmo que no histórico apresente o ícone verde, não significa que tenha de fato levando dados para o PTS. Os cadastros integrados do Sage Gestão Contábil, tais como: Empresas, Estabelecimentos, Funcionários, Planos de contas, Usuários, etc., sempre que tiverem alguma alteração ou novo registro, geram um arquivo dentro da pasta \SageGestaoContabil\Configurações\Integração do servidor Sage Gestão Contábil. A integração só trafega dados para o PTS se houver arquivos nesta pasta e, após integrá-los, apaga-os da pasta automaticamente; 6.2. Integração dos Cadastros. O primeiro passo da integração é a definição da [Chave de integração] e do [E-mail do administrador] no Plataforma Sage, na rotina Configurações/ Configurações da Empresa/ Integração. A chave pode ser qualquer conjunto de até 50 caracteres alfanuméricos, ou seja, uma palavra, uma frase, etc. O E-mail do administrador é o endereço para o qual serão enviadas as mensagens de sucesso ou erro, sempre que for realizada uma integração geral, uma reintegração ou quando ocorrerem erros na integração normal.
Antes de passar diretamente à integração, é necessário definir qual será o servidor do Agendador de Rotinas, no Sage Gestão Contábil, em Utilitários/ Configurações/ Agendador de Rotinas. Por padrão, este servidor será o mesmo utilizado pelo Sage Contábil (se for um servidor Windows), não necessitando efetuar esta configuração. Para servidores com outras plataformas, como Linux, o Agendador de Rotinas não poderá rodar. Neste caso, deve ser definida uma estação da rede, na qual o Sage Gestão esteja instalado, para ser o servidor exclusivo do Agendador de Rotinas. Para que a integração ocorra, esta máquina deverá estar ligada e conectada à internet. Em seguida, deve ser definida a mesma unidade de rede (G:/, por exemplo) em cada estação que utilizar o Sage Gestão Contábil, apontando para o caminho de rede da estação eleita como servidor do Agendador de Rotinas. Após definida a chave de integração e o servidor do Agendador de Rotinas, deve-se acessar o Sage Gerenciador de Sistemas, menu Serviços/ Plataforma Sage/ Configurações. Na tela de Integração Plataforma Sage devem ser informados os seguintes dados: Site da Plataforma Sage: cada cliente do sistema possui um domínio específico, escolhido pelo próprio cliente, e que será utilizado para acesso ao seu site. Chave de integração: informar os caracteres que foram definidos no campo Chave de integração na Plataforma Sage; Empresas do escritório: selecionar e adicionar as empresas que representam os escritórios no Sage Gestão Contábil, ou seja, as empresas para as quais serão realizadas as integrações contábil e fiscal. Após preencher os campos, deve-se clicar em gravar
Nesta tela são carregados todos os usuários cadastrados no Sage Gestão Contábil, com seus respectivos códigos, nomes e logins (e-mails). Ao abrir a tela o sistema já fará uma validação dos logins informados, e apresentará a descrição do problema na coluna Erro, desmarcando a opção Integrar. Por definição, não pode haver logins duplicados ou que correspondam a um usuário com código diferente na Plataforma Sage. Para alterar um login, basta clicar duas vezes sobre o registro nesta tela e alterá-lo. Após definir quais usuários serão integrados, deve-se clicar no botão OK.O sistema predefine a periodicidade da integração para 60 minutos. Essa periodicidade se refere à frequência com que o Agendador enviará novos cadastros para a Plataforma Sage, por exemplo, uma nova empresa, um novo usuário, etc. 6.3. Integração de eventos, lançamentos contábil e fiscal, funcionário e protocolos. As rotinas Folha de pagamento, funcionários, integração contábil e fiscal e protocolos devem estar configuradas no agendador de rotinas para integrarem com o Sage Gestão Contábil. Para configurar acesse Sage Gerenciador de Sistemas / Utilitários/ Agendador de Rotinas.
Para adicionar uma tarefa clique em Adicionar, na tela que será aberta deve-se clicar em Selecionar, escolher esta tarefa e clicar em OK. Após carregar a tarefa, podem-se editar os períodos de integração selecionando a aba Agendamento.
O período mínimo para a execução desta tarefa é a cada 15 minutos, mas pode ser alterado para um intervalo maior, se necessário. Com a tarefa de integração fiscal e contábil devidamente configurada, pode-se gerar a integração fiscal na Plataforma Sage. A consulta das integrações é realizada através da rotina Serviços/ Plataforma Sage/ Consultas, no Sage Gestão Contábil. Para cada aba da consulta, verifique no quadro Dica a descrição das situações.