1 BUSINESS INTELLIGENCE VISTRA SPED NO PROCESSO DE CONTABILIDADE GERENCIAL Jorge Henrique Brognoli Economista e Doutor em Ciências Empresariais pela Universidade do Museu Social Argentino UMSA de Buenos Aires, Argentina. Consultor de BI Business Intelligence e MI Management Intelligence E-mail: brognoli@netuno.com.br [ Brasil ] Jordano Gonzatto Executivo de Canais da Vistra Business Intelligence E-mail: jordano.gonzatto@vistra.com.br [ Brasil ] Resumo De todos os ramos de negócios, diante das novas exigências do fisco e de sua integração com os vários sistemas, federativos, estaduais e municipais, denominado de SPED Sistema Público de Escrituração Fiscal, o ramo de prestação de serviços contábeis é o que tem sofrido os maiores desafios para atender a dois aspectos essenciais: adaptação a novas sistemáticas contábeis e adaptação dos clientes ao atendimento dessas normas. Este estágio exige um novo conjunto de condições que as empresas prestadoras de serviços contábeis e/ou contadores devem estar atentas ao conceito de criar valor. Neste aspecto, a oferta de sistemas que dispõem de um conjunto de recursos que possibilitem ao prestador de serviços de contabilidade, ou ao próprio gestor da empresa cliente, estabelecer análises de informações consolidadas é mais do que um diferencial, é fundamental no mundo dos negócios. Unindo essa necessidade com o atual arrocho fiscal, a empresa Vistra leva ao mercado o Vistra SPED BI, sistema capaz de se apropriar dos dados contidos nos arquivos eletrônicos do SPED e leva em instantes inúmeras análises, apresentando o diagnóstico total da empresa. O VISTRA SPED BUSINESS INTELLIGENCE torna-se um sistema inovador, pois possibilita a obtenção de informações dinâmicas e ágeis, dispostas em análises relevantes, proporcionando maior assertividade na tomada de decisões. Palavras Chaves: SPED Sistema Público de Escrituração Digital, Contabilidade Gerencial, VISTRA BI - Business Intelligence.
2 1 INTRODUÇÃO A implementação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é uma exigência legal que se encontra tecnicamente consolidada em todo o território brasileiro, o que tem trazido muita dor de cabeça tanto para os empresários quanto para os seus contadores, logo, empresas dos mais diversos setores da economia nacional e prestadoras de serviços contábeis vivem um momento de turbulência e ajustes, pois as soluções incluem os ambientes de software para toda plataforma SPED, como NF-e, NFS-e, ECD, EFD e CT-e e todas as demais obrigações previstas no calendário nacional. O SPED transformou a rotina das organizações nos últimos anos, mudando e criando novos processos e alterando o ritmo das entregas ao fisco, cada vez mais eficaz e eficiente, quanto voraz. Obrigatoriamente, o SPED tem mudado também a cultura das empresas em relação às práticas fiscais e tributárias, quebrando um paradigma de que era possível burlar o fisco. Não existe mais tempo, e as empresas que ainda têm alguma lacuna a ser resolvida precisam se adaptar e gerar as informações exigidas com maior grau de qualidade e transparência, fazendo a transição do passado para o futuro. As empresas com o auxílio de seus prestadores de serviços de contabilidade deverão obrigatoriamente atender a complexa realidade tributária brasileira, suportando e automatizando os processos que envolvem as questões tributárias das empresas. Por essa razão, esse artigo apresenta questões básicas sobre o SPED, observando que o mesmo mais do que uma obrigação, é uma oportunidade para profissionais e empresas crescerem de forma transparente e estratégica. Neste contexto, como forma de aproveitamento das oportunidades, o VISTRA BUSINESS INTELLIGENCE, mais que uma ferramenta computacional genérica de BI, destina-se para o uso dos prestadores de serviços contábeis, cujos clientes demandarão cada vez mais informações, possibilitando que seja utilizada aquilo que obrigatoriamente é exigido e disponibilizado na base do SPED. 2 SPED: UM NOVO MOMENTO DAS PRÁTICAS CONTÁBEIS Tudo começa a partir de 27/08/2005, data do protocolo celebrado entre a Receita Federal, o Distrito Federal, as Secretarias de fazenda dos Estados Federados (CONFAZ) e representantes das prefeituras, se criou o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Na construção de um protocolo se previa promover a atuação integrada dos fiscos federal, estaduais e, futuramente, municipais, mediante a padronização e racionalização das informações e o acesso compartilhado a escrituração digital de contribuintes por pessoas legalmente autorizadas. Tudo estará interligado e o grande irmão, o governo e sua parafernália tecnológica, verá tudo e a todos em suas transações de compra e venda, buscando compulsoriamente todo mês sua parte e não retornando na mesma proporção em benefícios aos contribuintes. Não é novidade a constante evolução tecnológica nos diversos segmentos da economia, mas a velocidade com que crescem as mudanças nos sistemas do governo, como na Secretaria da Receita Federal do Brasil, cria um contraste com o ambiente empresarial, pois nem todas as empresas têm recursos para aplicar em tecnologia de informação, e se veem obrigadas a tal devido às obrigações acessórias contábeis e fiscais que passam a ser exigidas. Se o empresário não tem, o prestador de serviços contábeis obrigatoriamente o terá.
A prova dessa disparidade entre as forças do governo e as empresas está na notícia veiculada em 17/10/2005, pelo Serpro (Serviço Federal de Processamento de Dados), informando que um Supercomputador da Receita vai caçar sonegadores. O T-Rex, um supercomputador montado nos Estados Unidos que leva o nome do devastador Tiranossauro Rex, e o software Harpia, desenvolvido por engenheiros do ITA (Instituto Tecnológico de Aeronáutica) e da Unicamp, batizado com o nome da ave de rapina mais poderosa do país, são as mais novas armas da Receita Federal do Brasil para combater a sonegação fiscal e elevar a arrecadação. A partir de janeiro de 2006, a Receita colocou em operação um equipamento capaz de cruzar, com rapidez e precisão, as informações de um número de contribuintes equivalente ao do Brasil, dos EUA e da Alemanha juntos. O projeto de aquisição e instalação do T-Rex, fabricado pela IBM e que pesa aproximadamente uma tonelada, levou seis meses. O sistema está instalado no Serpro (Serviço Federal de Processamento de Dados). O novo software foi desenvolvido por pesquisadores dos dois centros paulistas de tecnologia, projetado para permitir que, a partir de uma técnica de inteligência artificial (combinação e análise de informações de contribuintes), sejam identificadas as operações de baixo e alto risco para o fisco, isto é, se há ou não indícios de fraude. Esta foi a notícia publicada, mas poucos se deram conta do seu poder e de lá para cá o aperfeiçoamento é contínuo, tanto em tecnologia quanto em recursos humanos. Devemos observar duas coisas citadas e de maior ênfase: combater a sonegação fiscal e elevar a arrecadação, isto tudo independente de já termos a maior carga fiscal do mundo, não deixando nenhuma dúvida sobre a capacidade que a Receita Federal terá em fazer cruzamentos, a partir de um serviço de inteligência que poucos países detêm, analisando o risco de cada contribuinte. Quando a nova tecnologia estiver estendida às pessoas físicas, os serviços de confecção do imposto de renda de pessoa física deixarão de existir, e o contribuinte brasileiro irá receber ela pronta em casa, bastando apenas concordar ou solicitar uma retificação. Isso já foi anunciado pela Receita Federal e, contribuintes com apenas uma fonte de renda não terão de declarar IR em 2014. A declaração será preenchida previamente pela própria Receita Federal e, o contribuinte, terá apenas de confirmar os dados. Dando continuidade a notícia do SERPRO, Serão analisadas as informações sobre a capacidade econômica das pessoas como, rendimento, movimentação financeira, gastos com cartão de crédito e aquisição de bens, como imóveis, carros, aeronaves e barcos e das empresas. Essa análise não será isolada em um determinado ano fiscal vai considerar o histórico de informações de cada contribuinte. Dessa forma, será possível acompanhar de perto setores que apresentam problemas, como bebidas, cigarros e combustíveis [considerados campeões de sonegação]. Se a carga tributária de um determinado setor não for compatível com a arrecadação estimada, será possível identificar quais empresas estão com 'desvio de conduta'. E a fiscalização, nesse caso, será acionada", afirma o secretário-adjunto da Receita. Com todo esse aparato de inteligência da receita, em um curto espaço de tempo, a presença de auditores fiscais nas instalações do contribuinte será praticamente extinta, pois todas as informações da escrita fiscal, contábil, do estoque e da folha de pagamento já estarão no banco de dados dos órgãos fiscalizadores, portanto, caberá ao empresário, através de seu contador, a apresentação correta do conteúdo do arquivo digital SPED, que determinará a forma de visão dos auditores em relação às empresas. O fluxo de informação, inicialmente, se dará conforme a figura 1: 3
4 Figura 1: Layout do Sistema Público de Escrituração Digital Fonte: Secretaria da Receita Federal do Brasil Portal do SPED Após baixado pela internet e instalado, o Programa Gerador de Escrituração (PGE) disponibilizará a seguir uma quantidade de funcionalidades que permitirá a Receita enxergar a empresa de maneira completa, sobrando pouco espaço para que o empresário e o seu contador encontrem um jeitinho brasileiro de esconder alguma transação ou registro de mutação do patrimônio, com o intuito de pagar menos impostos. 3. O BANCO DE DADOS QUE O SPED CONTÉM De acordo com o Ministério da Fazenda e a Receita Federal, o SPED contém os dados agregados que consistem na consolidação mensal de informações de saldos contábeis e nas demonstrações contábeis, cujos arquivos de dados agregados são gerados automaticamente, assim que recebem a escrituração contábil digital efetuado pelas empresas ou prestadoras de serviços contábeis. Os livros em suas diversas formas abrangidos pelo SPED Fiscal são, segundo a mesma fonte: O diário e o razão são, para o Sped Contábil, um livro digital único (vide resolução CFC n o 1.020/2005). Cabe ao programa validador (PVA) do Sped Contábil mostrálos no formato escolhido pelo usuário. São previstas as seguintes formas de escrituração: G - Diário Geral; R - Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar); A - Diário Auxiliar; Z - Razão Auxiliar; e B - Livro de Balancetes Diários e Balanços. Estas formas de escrituração decorrem de disposições do Código Civil: Art. 1.180. Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário, que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica. Art. 1.183. A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens.
5 Assim, todas as empresas devem utilizar o livro Diário contemplando todos os fatos contábeis. Este livro é classificado no Sped, como G - Livro Diário (completo, sem escrituração auxiliar). É o livro Diário que independe de qualquer outro. Ele não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com quaisquer dos outros livros (R, A, Z ou B). O Código Civil traz também duas exceções. A primeira delas diz respeito à utilização de lançamentos, no Diário, por totais: Art. 1.184. No Diário serão lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa. 1 o Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação. Temos, assim, mais três tipos de livro: R - Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar). É o livro Diário que contém escrituração resumida, nos termos do 1º do art. 1.184 acima transcrito. Ele obriga à existência de livros auxiliares (A) e não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com os livros G e B. Complementarmente ainda poderá entregar o livro Razão Auxiliar (Z). A - Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida. É o livro auxiliar previsto no nos termos do 1º do art. 1.184 acima mencionado, contendo os lançamentos individualizados das operações lançadas no Diário com Escrituração Resumida. Este livro será obrigatório caso o contribuinte tenha optado pelo Livro Diário com Escrituração Resumida (R). A quantidade de Livros Diário Auxiliar (A) será a mesma indicada no Registro I012 do - Livro Diário com Escrituração Resumida. Z Razão Auxiliar (Livro Contábil Auxiliar conforme leiaute definido pelo titular da escrituração). O art. 1.183 determina que a escrituração será feita em forma contábil. As formas contábeis são: razão e diário. Este é um livro auxiliar a ser utilizado quando o layout do livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado para apresentar outras informações necessárias. Coexiste com os arquivos R e A. É uma "tabela" onde o titular da escrituração define cada coluna e seu conteúdo. O Art. 1.185 dispõe: "O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele." Tem-se, assim, a segunda exceção: B - Livro Balancetes Diários e Balanços. Somente o Banco Central regulamentou a utilização deste livro e, praticamente, só é encontrado em instituições financeiras. A legislação não impede a utilização concomitante do livro "Balancetes Diários e Balanços" e de livros auxiliares. Existe controvérsia sobre a obrigatoriedade de autenticação pelas empresas não regulamentadas pelo Banco Central, das fichas de lançamento já que o Código Civil determina:
6 Art. 1.181. Salvo disposição especial de lei, os livros obrigatórios e, se for o caso, as fichas, antes de postos em uso, devem ser autenticados no Registro Público de Empresas Mercantis. 4. O NOVO PAPEL DA CONTABILIDADE GERENCIAL Todas essas mudanças e obrigações legais nos colocam diante de duas premissas: A primeira premissa adotada aqui supõe que a existência de serviços de inteligência está institucionalizada nos órgãos governamentais que cuidam do sistema arrecadador, especificamente a Receita Federal, legítimo e efetivo, como condição necessária para um Estado democrático garantir a segurança dos cidadãos, empresas e promover o interesse público. A Receita Federal não pode prescindir desse tipo de capacidade e poder. A segunda premissa diz respeito a tensão existente entre o ente contribuinte e o arrecadador, cabendo ao contribuinte eliminar qualquer estrutura de informação anárquica, buscando a modernização, também caracterizada pela complexidade tecnológica e organizacional, em prol da dupla dicotomia: segurança individual x segurança empresarial e segredo governamental x direito a informação.(nosso grifo). Entretanto, o desafio da legitimidade e da efetividade dos serviços de inteligência dos órgãos governamentais é particularmente decisivo na democracia brasileira, exigindo do empresário uma postura pró-ativa de contra-inteligência, pois ele está ficando literalmente nú. Se o empresário não tiver interessado nas informações que está enviando pelo SPED, a Receita está. Neste aspecto, aquilo que estava separado, os sistemas contábeis e os sistemas de fiscalização, passam a estar unificados pelas atividades de recepção, validação e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos mais diversos tipos de sociedades empresárias, mediante um fluxo único e computadorizado de informações, em que o custo da desobediência não compensará o lucro. É possível afirmar com certo grau de certeza que a economia subterrânea e, principalmente, a sua componente mais importante, o trabalho clandestino, serão dificultados pela capacidade de análises e projeções que o fisco poderá fazer com alto grau de precisão e de minúcias, podendo ser resumido conforme comunicado informativo da empresa Marlian Contabilidade, de Jaraguá do Sul, SC, a seus clientes: Acabou-se o tempo em que a prestação de contas ao fisco dependia da visita do fiscal e de demoradas consultas a livros de notas e relatórios. A velocidade do fiscal - além do seu humor e integridade - está sendo substituída pela tecnologia, de pronta resolução e, em princípio, de total imparcialidade. Com o Sped, ao invés de o fisco precisar pedir informações, ele simplesmente questiona algo que possa estar errado". Podemos afirmar, concomitantemente, que acabou o tempo do guarda-livros, do contador que ficava apenas registrando as mutações patrimoniais. O contabilista passará, se ainda não o faz, a exercer uma função estratégica com base no escopo e processos de informação gerados pela Contabilidade para que indivíduos, empresários e as organizações cumpram adequadamente sua missão. Toda a complexidade de uma fase de transição deve haver um esforço redobrado e muito cuidado, pois serão meios digitais que estarão alimentando os bancos de dados do fisco. Cria-se a necessidade de entendimento para se ter uma escrituração correta em todos os níveis de detalhamento exigidos, pois haverá sistemas interligados a nível federal, estadual e municipal, trazendo reflexos nos vários subsistemas que compõem a gestão da empresa.
Como já dizia o texto de uma música de Lulu Santos, nada do que foi será, do jeito que tudo já foi um dia [...] não adianta fugir, nem mentir pra si mesmo, as mudanças que a Receita tem feito vão se estabelecer e, permanecendo, mudam as rotinas. Parodiando outra parte da letra da mesma música, há tanta vida lá fora, na verdade, há muito fisco lá fora, passando a exigir do empresário uma maior aproximação do contador e o contador, por sua vez, deverá adotar uma visão sistêmica do negócio, deixando de ser o guarda-livros, passando a assumir um papel de gestor. ATKINSON, BANKER, KAPLAN & YANG (apud PADOVESE, 1999), dizem que: Contabilidade Gerencial Informação que cria valor Sistemas contábeis gerenciais efetivos podem criar valor consideravelmente pelo fornecimento de informações acuradas e oportunas sobre as atividades necessárias para o sucesso da organização de hoje. Isso está perfeitamente consonante com a atual realidade brasileira, a competitividade dos negócios e as mudanças ocasionadas pela introdução do Sistema Púbico de Escrituração Digital (Sped). O atual estágio da contabilidade no Brasil, que abarca todos os estágios evolutivos anteriores, centra-se agora no processo de fazer o empresário entender as mudanças que estão havendo, que este estágio evolutivo exige um novo conjunto de condições que as organizações prestadoras de serviços contábeis e/ou contadores devem estar atentos ao conceito de criar valor. O IFAC International Federation of Accountants (Fedração Internacional de Contadores), através de seu Professional Accountants in Business Comitee (PAIB), publicou um relatório denominado Competente e versátil, sobre o papel do apoio do profissional contábil frente às expectativas de mudança da sociedade, dos mercados financeiros e organizações, promovendo o valor deste profissional no negócio para suas organizações e, que papéis os contadores profissionais devem realizar, a saber: Como criadores de valor, levando os papéis de liderança na concepção e implementação de estratégias, políticas, planos, estruturas e medidas de governança que definem o curso e criação de valor sustentável; Como facilitadores de valor, informando e orientando a decisão gerencial e operacional, na elaboração e implementação de estratégias para alcançar a criação de valor sustentável, o planejamento, monitoramento, melhorias e de apoio aos processos; Como preservadores de valor, garantindo a proteção de uma criação de valor sustentável de estratégia contra riscos estratégicos, operacionais e financeiros, e assegurar o cumprimento de regulamentos, normas e boas práticas; Como repórteres de valor, permitindo a comunicação transparente da entrega do valor sustentável para os interessados. Contadores profissionais nos negócios, tratados pelo IPAF como Professional Accountants in Business (PAIBs), constituem um grupo muito diversificado, e podem ser encontrados trabalhando como empregados ou consultores em comércio, indústria, serviços financeiros, educação, setores públicos e organizações sem fins lucrativos. Muitos estão em uma posição de liderança estratégica ou funcional, ou são de outra maneira posicionados para colaborar com colegas de outras áreas, ajudando suas organizações para o sucesso de longo prazo com sustentabilidade. Profissionais contabilistas apoiam suas organizações em uma ampla gama de funções de trabalho em vários níveis, incluindo a liderança de gestão, controle de gestão, contabilidade e comunicando entre as partes interessadas. Em todos os ramos industriais, organizações de vários tamanhos estão repensando a sua maneira de fazer negócios em resposta ao ambiente caótico dos dias de hoje (DAFT, 2008), que no caso brasileiro, devido inclusive a alteração de Leis e obrigações legais, que com certa constância, basta ver a questão dos impostos, uma das tendências como cita Daft é reduzir as fronteiras e aumentar a colaboração entre as empresas, onde cada empresa espera 7
8 beneficiar-se das tecnologias da outra e alcançar maiores economias de escala, possibilitando que elas sejam mais competitivas numa base global. A Datacoper e sua coligada Vistra Software, como empresa desenvolvedora de softwares tipo ERP e plataformas de BI, inovou ao compatibilizar o banco de dados com base no SPED com as necessidades dos contadores que prestarem serviços de assessoria e controladoria para seus clientes, colocando essa tecnologia à disposição das empresas que fornecem software para o setor de prestadores de serviços contábeis, minimizando defasagens tecnológicas e proporcionando uma redução de custos comparados com outras plataformas de BI para atender a função. 5. GESTÃO DE DESEMPENHO E A TECNOLOGIA VISTRA BUSINESS INTELLIGENCE COM BASE NO SPED Entrar nos meandros das estruturas organizacionais nos faz pensar em como as empresas atingem resultados extraordinários. Nessa linha de raciocínio, precisamos buscar entender algumas das práticas de gestão de desempenho que estão levando as organizações a patamares superiores. Poucas empresas prestadoras de serviços contábeis estão fazendo uso de painéis de gestão, dashboards, cockpits ou até mesmo de tabelas de indicadores. O que mais vemos são práticas de gestão baseadas em planilhas do Excel. Não que isso seja errado, todavia, o tempo, a inovação e a urgência por informações decisórias nos levam a ter a convicção de que planilhas atualizadas manualmente são contraproducentes com a realidade de hoje. Para alcançar o desempenho em níveis cada vez maiores é preciso aplicar novas práticas que envolvam o uso de ferramentas de transformação de dados operacionais em dados informacionais. Isso significa fazer uso de aplicativos de Business Intelligence ou de ferramentas que tenham a capacidade de organizar dados para potencializar a tomada de decisões. O VISTRA SPED BI foi projetado para transformar a base de dados do SPED em um grande rol de cenários, dispostos em análises e informações padronizadas dos negócios, a partir do qual se pode elevar a inteligência competitiva. Prontos para serem entregues, os painéis do VISTRA SPED BI fornecem poder para o Contador e ao seu cliente. A solução dispõe de um conjunto de recursos que possibilitam ao gestor estabelecer análises de informações consolidadas, a partir dos dados contidos nos arquivos eletrônicos do SPED. A importação e o processamento das informações ocorrem em apenas alguns minutos, com poucos cliques, mesmo se tratando de uma grande base de dados, possibilitando a obtenção de informações dinâmicas e ágeis, dispostas em análises relevantes, proporcionando maior assertividade na tomada de decisões. Com base na Figura 2, a partir do Layout do Sistema Público de Escrituração Digital (figura 1), o Vistra Business Intelligence cria um modelo inovador de acesso e construção de informações relativas à empresa com base no que está no Sistema Público de Escrituração Eletrônica SPED.
9 VISTRA SPED BI ARQUIVO ORIGINAL BANCO DE DADOS DOWNLOAD VALIDAÇÃO TRANSMITIR VISUALIZAR REPRESENTANTE LEGAL LAYOUT ASSINAR SPED I N T E R N E T ARQUIVO DE TEXTO RECEPÇÃO VALIDAR DIGITAR IMPORTAR PROGRAMA JAVA BANCO DE DADOS CONTRIBUINTE Figura 2. Fluxograma do Vistra SPED BI Fonte: Origem Atingir resultados extraordinários é aprender a tomar decisões com informações de alta qualidade, é isso que faz com que empresas alcancem patamares de desempenho superiores. Não podemos mais aceitar fazer gestão de empresas sem fazer o uso de dashboard s ou mesmo de cockpits. Veja abaixo um modelo de cockpits e dois modelos de dashboard s extraídos do software de business intelligence, Vistra SPED BI. A facilidade e a praticidade com que acessamos informações de grande relevância, através de painéis como estes apresentados, claramente nos mostram que não podemos perder tempo para visualizar a gama de dados existentes atrás desses painéis. Enxergar o que precisamos ver, sem a perda de tempo, é o primeiro caminho para tomar decisões proativas e mais precisas. Imagine buscar por meio de planilhas do Excel a composição de dados como estes, é quase que inimaginável tal situação. Ao mesmo tempo, não podemos mais esperar que os relatórios oriundos de nossos sistemas de gestão resolvam todos os problemas de informações. Não é essa a função de um relatório operacional. A função de um relatório é apenas mostrar os dados correntes relacionados de forma unidimensional. Ao analisar dados com ferramentas de maior poder, fazendo uso de BI, a agilidade passa a tomar conta do dia a dia, isso oxigena o comportamento da organização e promove a melhoria de sua performance gradativamente. Para complementar as práticas de excelência que estamos defendendo neste artigo, apresenta-se o significado dos termos e suas respectivas funções: Dashboard: um dashboard é um conjunto ou um grupo de visões analíticas relacionado com tabelas de indicadores, relatórios, planilhas, gráficos e demais componentes de análise de informação. Em linhas gerais, um dashboard é uma coleção de vários itens podendo ser composto por várias páginas ou abas, contendo análises diversas. O essencial para se obter um excelente dashboard não está apenas na exposição dos dados, mas em fornecer ao usuário um elevado nível de interação.
10 Figura 4. Modelo de dashboard com a informação da movimentação de insumos por ano. Fonte: Vistra SPED BI Cockpit empresarial: o termo cockpit deriva da tradução de cabine do piloto. Um cockpit é formado geralmente por relógios, ou marcadores, que tem como função apresentar medidas de desempenho da empresa. No exemplo acima, podemos observar que os relógios indicam medidas sobre a eficiência da empresa. Figura 3. Modelos de cockpit com indicadores de eficiência econômica financeira. Fonte: Vistra BI Tabelas de indicadores: Uma tabela de indicadores apresenta por meio de medidas o desempenho, partindo de um objetivo específico de análise. Ao formatar tabelas de indicadores, a visualização dos dados se agrupa com indicadores gráficos que permitem rápida absorção da informação. Uma tabela de indicadores forma-se pela junção do que chamamos de indicadores chave de desempenho (KPIs). Figura 5. Dashboard sobre análise de compras, contendo tabelas de indicadores, gráficos de desempenho, formado por diversas abas que direcionam a análises para seus diversos níveis de informação. Fonte: Vistra SPED BI
11 KPI: Um KPI (em inglês Key Performance Indicator) é uma métrica associada a um processo. O KPI foca no desempenho do processo, o que representa a distância entre a medida e o alvo objetivado. Os KPI s têm por objetivo melhor comunicar a pontuação e se os resultados estão próximos ou longe do alvo. Relatórios: Um relatório é a apresentação de dados transformados em informações formatadas e organizadas de acordo com requisitos de negócios específicos. Relatórios são problemáticos quando demonstram apenas dados operacionais. Quando falamos em BI, esquecemos que existem relatórios, eles passam a ser vistos como dashboards e não mais como simples impressões de dados operacionais. Um relatório geralmente é estático, não permite que o visualizador tenha acesso a formatação dos dados, ao seu somatório ou a sua sumarização. Em síntese, tendem a ser unidimensionais. O que são indicadores: Chamamos de indicadores os diversos ícones e símbolos que complementam a visualização dos elementos gráficos nas tabelas. Os indicadores têm por competência fornecer pistas visuais sobre o desempenho. Os símbolos e as setas em cores como vermelho: para indicar um problema; amarelo: para indicar um potencial problema; e verde para mostrar que o desempenho está dentro do esperado, ou na melhor das hipóteses, superado. Portanto, como a magia das empresas está diretamente relacionada à capacidade que as pessoas têm de realizar, não podemos esperar que o Excel nos dê a fórmula para o sucesso. Precisamos, sim, de esperteza, de incrementos, de automação da informação transformada em análise de desempenho. Seguir nesta linha, procurar conhecer melhor as ferramentas de BI que o mercado dispõe, entender sobre toda essa realidade de conceito e práticas, é fundamental para que o aprendizado atinja níveis de crescimento e maturidade. 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS Hoje, existe uma pressão enorme para que as empresas se adaptem às novas exigências das regras do SPED, não importando se existe ou não uma crise econômica ou se há recursos econômicos para fazer frente a tudo isso que passa a ser exigido na forma de Lei. Da mesma forma, os prestadores de serviços contábeis passam a responderem o desafio de ajustarem seus clientes às novas regras, como também, fazer com que os empresários entendam que os tempos estão mudando e as sistemáticas antigas de registros contábeis não retornam mais. O atual nível de competitividade exige que todas as empresas, indistintamente, consigam responder, rápida e acertadamente, às solicitações do mundo dos negócios. Nesse sentido, todas precisam contar com instrumentos que as ajudem a melhor identificar custos, analisar fatores que impactam na rentabilidade dos negócios, a partir da sensibilização das margens e giros dos estoques, juntamente com análises de tendências do mercado e os hábitos dos consumidores. Assim, os gestores podem fazer previsões e traçar planos de ação com monitoramento e correções dos desvios em um prazo mínimo. Se a tendência é de que todas as empresas se ajustem às novas regras, paulatinamente, haverá uma grande oportunidade para que a Contabilidade Gerencial, entendida com a informação que cria valor, não só poderá ser oferecida pelos escritórios de serviços contábeis, mas com uma grande tendência de ser exigida pelos próprios clientes dos mesmos, demanda está que poderá e passará a ter crescimento exponencial a contabilidade que auxilia na gestão, não a que apenas registra mutações de patrimônio. A solução Vistra SPED BI foi projetada para corresponder à visão e percepção das necessidades por parte das empresas em geral e do desafio de desmistificar tecnologias de
12 Business Intelligence tornando-as acessível às organizações de todos os portes, proporcionando apoio ao profissional contábil. Isso porque, diante das oportunidades provenientes do crescimento brasileiro, a economia impõe desafios para a substituição de ganhos informais por ganhos formais, forçando todos ao desenvolvimento de maior competência em gestão. Diante desse contexto, a empresa Vistra Software busca ser agente propulsora do desenvolvimento sustentável e da competividade das empresas em geral, que tem na tecnologia da informação e de gestão a percepção de valor agregado e ferramentas indispensáveis à inteligência de negócios. E o VISTRA SPED BI pode promover melhor compreensão dos dados e possibilitar melhores decisões. 7 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ABINEE. Receita Federal apresenta Sistema Harpia na Abinee. Disponível em URL: http://www.abinee.org.br/noticias/com68.htm em 17/10/2011 DAFT, Richard L.. Organizações: Teorias e Projetos. São Paulo: Cencage Learning, 2008. PADOVESE, Clóvis Luiz. O papel da contabilidade gerencial no Processo empresarial de criação de valor. Caderno de Estudos, São Paulo, n. 21 MIO Agosto de 199. Disponível em URL: www.eac.fea.usp.br/cadernos/completos/cad21/o_papel.pdf REVISTA VEJA. Contribuintes com apenas uma fonte de renda não terão de declarar imposto de renda em 2014. Disponível em URL: http://veja.abril.com.br/noticia/economia/contribuintes-com-apenasuma-fonte-de- renda-nao-terao-de-declarar-ir-em-2014 em 17/10/2011 SEFAZ/ES. Auditores terão novo software para avaliar dados das empresas. Sex. 14/01/2011 Disponível em URL: http://www.femicro-es.com.br/20110114789/tecnologia- Inovacao/sefazes-auditores-terao-novo-software-para-avaliar-dados-das-empresas.html em 17/10/2011 SERPRO. T-REX O Supercomputador da Receita federal do Brasil: "Supercomputador" da Receita vai caçar sonegador. Disponível em URL: http://www.contabilestoril.com.br/pdf/trex.pdf em 17/10/2011 SPED Sistema Público de Escrituração Digital: Perguntas Frequentes. Disponível em URL: http://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/sped-contabil.htm em 05/12/2011