1. Introdução TUTORIAL MÓDULO TURMAS Última Atualização: 18/05/2015 Este tutorial tem por objetivo apresentar as funcionalidades do Módulo Turmas da Graduação. Através deste sistema é possível consultar, criar, editar e excluir turmas, além de realizar o oferecimento e a clonagem de turmas de um período letivo para outro. As informações cadastradas no Módulo Turmas devem estar em consonância com às constantes no Plano de Ensino das respectivas Atividades de Ensino. Importante: Algumas operações estarão disponíveis somente para usuários autorizados. As dúvidas sobre as funcionalidades constantes neste Tutorial deverão ser enviadas ao DCPGRAD exclusivamente pelo e-mail: moduloturmas@prograd.ufrgs.br. 2. Acesso ao Módulo O acesso ao Módulo Turmas se dá através do Portal de Serviços nos seguintes ambientes: Departamentos Ensino Graduação > Departamento > Informações Departamento > Matrícula > Turmas COMGRAD Gestor > Comgrad > Turmas 3. Funcionalidades Disponíveis 3.1. Buscar Turma Para consultar, criar, editar e excluir dados é necessário selecionar uma turma clicando no item Buscar Turma. Será exibida a tela conforme mostra a figura abaixo: 1
O usuário deve selecionar o período letivo em que deseja efetuar a busca e então informar os dados conforme as opções: Opção 1 - Buscar turma por Atividade de Ensino: informar o nome da Atividade de Ensino ou a sigla da Atividade que deseja consultar. Observar que são exibidas somente 15 (quinze) Atividades de Ensino. Para chegar até a Atividade desejada é necessário especificar maiores detalhes do nome ou sigla. Opção 2 Buscar turma por Unidade de Ensino e Órgão: informar a Unidade de Ensino, Órgão e selecionar a Atividade de Ensino dentre as opções listadas. Importante: Para realizar a busca é obrigatório selecionar uma Atividade de Ensino. Após a seleção da Atividade de Ensino será possível consultar a lista de turmas cadastradas e criar uma nova turma, bem como realizar ou editar o oferecimento, conforme a seguir. 3.2. Turmas Cadastradas Essa interface exibe a lista de turmas cadastradas conforme a Atividade de Ensino selecionada. Através dela é possível consultar os dados da turma, realizar novo oferecimento, editar ou excluir uma turma e, ainda, criar uma nova turma. Após a indicação do período letivo da turma, acessado em Buscar Turma, o sistema exibirá nesta interface o período em questão. Atentar para a possibilidade de que se não houve oferecimento da turma no período indicado, o sistema exibirá o último período letivo de oferecimento. Caso o usuário queira ver dados de outro período letivo, basta selecionar o novo período dentre as opções listadas no componente de seleção de período letivo. Criar Turma A criação de turmas pode ser realizada a partir das interfaces de Buscar Turma, como visto no item 3.1, e também na tela de Turmas Cadastradas através do botão Criar turma, conforme acima. 2
Importante: Para criar uma turma é obrigatório selecionar uma Atividade de Ensino. A tela de criação é apresentada a seguir: O período letivo de criação é definido por padrão pelo sistema como o atual. O mesmo pode ser alterado na caixa de seleção Período Letivo para períodos futuros. Nessa interface também são exibidos os códigos das turmas já cadastradas para a Atividade de Ensino selecionada. Para criar uma turma é preciso informar os campos obrigatórios, inclusive Vagas Oferecidas e clicar no botão Salvar. Turma Agregadora/Turma Agregada: 3
- Ao criar uma turma e indicar que é agregadora (teórica), não deve ser indicado o quantitativo de vagas por grupo de matrícula, pois o sistema fará este somatório. Para isso, ao criar as turmas práticas (agregadas) o usuário deve indicar a agregadora correspondente. - Quando realizada a clonagem de turmas agregadas (práticas) automaticamente o sistema realiza a clonagem das turmas agregadoras (teóricas), as quais devem ser editadas, se necessário, na interface Editar Oferecimento. 3.3. Oferecimento Essa interface permite consultar, editar ou criar novo oferecimento. No modo de consulta essa interface exibe informações sobre o oferecimento de uma turma conforme dados selecionados na interface Buscar Turma. A partir dessa tela é possível editar dados de oferecimento clicando no botão Editar. Dados da Interface Grupo de Matrícula: possui o nome do Grupo de Matrícula (curso/currículo para o(s) qual(is) a turma/atividade de ensino é oferecida) Oferecidas: indica o número de vagas oferecidas para a turma Oferecidas Calouros: indica o número de vagas oferecidas para calouros (Processo realizado na Reserva de Vagas de Calouros pela COMGRAD) Ampliação Encomenda: indica o número de vagas ampliadas na Encomenda de Matrícula Ampliação Matrícula: indica o número de vagas ampliadas na Matrícula Ocupadas: indica o número de vagas efetivamente ocupadas na turma Acordadas: para turmas com mais de uma COMGRAD envolvida, indica se as vagas foram acordadas entre as COMGRADs. Totais: Exibe o somatório dos dados das colunas Total de vagas oferecidas/ampliadas - indica o somatório das vagas oferecidas e ampliadas Subtítulo Informar outros dados de identificação da Atividade de Ensino/Turma Observações: campo livre Turma cancelada - indica se a turma foi cancelada ou não. Ao realizar o cancelamento, caso haja alunos vinculados à turma, o processo descrito no item 3.3.1 será acionado. Ensino à Distância indica se a turma é de ensino à distância Possui turma agregadora? Indica possui turma agregadora - turma teórica que agrega turmas práticas (valores possíveis: Sim ou Não) É turma agregadora? Indica se é uma turma agregadora (valores possíveis: Sim ou Não) Período letivo de fim: Só deve ser preenchido se a turma deixar de ser oferecida; Histórico de Oferecimentos: exibe os oferecimentos e ocupações anteriores da turma Essa interface é apresentada a seguir, no modo de consulta: 4
Para alterar dados do oferecimento é necessário clicar em Editar Oferecimento, esta interface é exibida na imagem abaixo (na interface de edição estará disponível a gerência de Horário e Espaço Físico qual será descrita no item 3.5): 5
Ampliação de Vagas na Matrícula: como demonstra a tela acima, é possível distribuir as vagas ampliadas nos diferentes grupos de matrícula vinculados à atividade de ensino, respeitado o calendário de matrícula da universidade. Nos campos Ampliação de Encomenda e Ampliação de Matrícula constam, entre parênteses, o número de solicitações de matrícula pendentes dos alunos a serem atendidas (demanda de ampliação). 3.3.1. Gestão de Alunos (cancelamento de turmas) Ainda na tela de Editar Oferecimento, em Oferecimento, é possível realizar o CANCELAMENTO DE UMA TURMA em que os conceitos dos alunos ainda não tenham sido apropriados (antes do término do semestre letivo). Lembramos que é necessário obter o consentimento dos alunos quanto ao cancelamento de sua matrícula/transferência para outra turma (abertura de processo administrativo). Para isso, clicar no item Indicadores e marcar Sim na opção Turma Cancelada. Para efetivar o cancelamento da turma, clicar em Salvar Oferecimento. 6
Quando desta operação, aparecerá a tela a seguir: Para cancelar o procedimento e não realizar o cancelamento da turma, acionar o botão Cancelar ; Para cancelar a matrícula dos alunos sem realizar a troca de turma, deve-se acionar o botão Prosseguir e Ignorar avisos ; Para realizar a Gestão de Alunos, acionar o botão Remanejar Alunos. A seguinte interface será visualizada: Para realizar a Alteração de Turma (conforme tela abaixo): Selecionar a turma de destino; Selecionar os alunos de acordo com a quantidade de vagas da turma de destino; Acionar o botão Atualizar Selecionados, para que os alunos sejam transferidos para a turma de destino; 7
Repetir o processo quantas vezes forem necessárias, pois o processo pode ser realizado aluno por aluno para diferentes turmas; Acionar o botão Salvar para apropriar as informações; Importante: É possível cancelar uma turma sem transferir os alunos para outra, sendo que é de responsabilidade do usuário (Depto. e/ou Comgrad) definir se os alunos serão remanejados de turma ou terão sua matrícula cancelada definitivamente na turma em questão. 3.4. Clonagem de Turmas A Clonagem de turmas é o processo pelo qual os Órgãos têm a possibilidade de buscar dados de períodos anteriores como base para o Oferecimento de turmas para o próximo período letivo. Importante: - O número de vagas considerado pelo sistema para a clonagem é o efetivamente ocupado (alunos matriculados) no período letivo utilizado como base para a cópia. - É possível compor o oferecimento de um semestre (clonar) a partir de atividades de ensino oferecidas em semestres letivos distintos (tomados como base), pois elas poderão ser marcadas individualmente. Isso facilita o oferecimento de atividades anuais e semestrais. - Quando realizada a clonagem de turmas agregadas (práticas) automaticamente o sistema realiza a clonagem das turmas agregadoras (teóricas). - A coluna Vagas constante na interface de clonagem (abaixo) refere-se às vagas cadastradas no Oferecimento do semestre tomado como base, não considerando as vagas de Ampliações (realizadas durante a matrícula). A tela a seguir exibe as funcionalidades da Clonagem: 8
Para buscar dados das turmas que serão clonadas os seguintes passos deverão ser executados: Selecionar o Órgão responsável pelas Atividades de Ensino que serão clonadas. Selecionar o período letivo que será utilizado como base para a cópia. Selecionar o período letivo de Oferecimento (que receberá a cópia dos dados). Selecionar um dos calendários de períodos de aula cadastrados para o Órgão em questão (as datas dos oferecimentos seguirão um dos calendários de evento acadêmico). Campos da Tela: Mais informação: Exibe informação sobre pendências nas turmas, caso existam. Para ver a informação basta clicar no ícone (essa informação aparece somente se houver pendência). Sigla: Exibe a sigla da Atividade de Ensino. Atividade: exibe o Nome da Atividade de Ensino. Turma: Mostra o código da turma. Compartilhada: Indica se a turma é compartilhada (Resultados possíveis: Sim ou Não). Vagas: Informa o número de vagas que foram oferecidas no período utilizado como base para a cópia. 9
Ocupação: Indica o número de vagas ocupadas no período letivo escolhido como base para cópia. Oferecida: Informa se a turma já foi oferecida no período que receberá a cópia. Hora/Espaço Físico: Indica que os horários e Espaço Físico da Atividade selecionada serão clonados, se selecionados. Docente: Indica que os docentes da Atividade selecionada serão clonados, se selecionados. Oferecer: Indica que a Atividade de Ensino selecionada será clonada, se selecionada. Consulta: Ao clicar no ícone o usuário poderá visualizar dados de horários, espaços físicos e docentes vinculados a Atividade de Ensino no período utilizado como base para a cópia. Opção Série Histórica: Exibe relatório com dados históricos sobre as Atividades de Ensino, conforme exemplo abaixo: Opção Imprimir: nesta interface é possível solicitar a impressão de Relatório com a totalidade das turmas a serem clonadas, clicando no botão Imprimir. Para gerar um Relatório apenas com as turmas com pendências indicadas na tela de Clonagem, clicar na caixa de seleção Imprimir apenas atividades com impedimentos/avisos. Após clicar no botão Imprimir, será gerado um relatório conforme exemplo abaixo, no qual as pendências dizem respeito ao Horário/Espaço Físico: 10
A tela da Clonagem indica situações importantes de serem observadas, conforme demonstra a LEGENDA. Importante: - Atividades com problemas que impeçam a clonagem ficam automaticamente desabilitadas e não poderão ser oferecidas. - Não é possível desfazer uma clonagem já realizada, mas sim refazê-la, o sistema substituirá as informações. ATENÇÃO!!! Para que a clonagem da turma seja realizada é necessário, OBRIGATORIAMENTE, que seja marcada a caixa de seleção da coluna Oferecer, podendo indicar as turmas de forma total ou parcial. Os itens Hora/Espaço Físico e Docente serão copiados se os seus campos estiverem marcados. Após, é necessário clicar em Realizar Oferecimento. Após a seleção dos dados o sistema realiza validações para cada Atividade e exibe a lista de Atividades oferecidas informando a situação de cada uma delas. Esse processo de validação pode 11
ser demorado caso o Departamento tenha um número grande de turmas registradas no período letivo selecionado como base para a cópia. Consulta de informações da Atividade de Ensino: ao clicar nessa opção, serão apresentadas as informações abaixo: 3.5. Horários Docentes Espaço Físico Para gerenciar dados de horários, docentes e Espaço Físico da turma, acesse esta interface visualizando, criando, editando e excluindo dados, conforme tela abaixo: 12
3.5.1. Gerenciar Horários e Espaço Físico O botão Gerenciar Horários e Espaço Físico exibe os dados básicos cadastrados para a turma selecionada, conforme mostra tela a seguir: 13
Aba Horários A partir dessa aba é possível realizar as seguintes operações: Criar horário Ao clicar no botão Criar horário é apresentado o formulário de criação de turma. É necessário informar todos os dados solicitados e depois clicar botão Salvar para confirmar a operação, conforme tela abaixo. 14
Após Salvar os dados a Aba Horários, a turma fica disponível para o cadastro de Espaço Físico. As informações relativas a essa aba serão descritas em um item específico. O botão Cancelar cancela a operação. Editar horário Ao clicar no ícone Editar Horário é apresentado o formulário preenchido com os dados já registrados no sistema. É necessário informar todos os dados solicitados e depois clicar botão Salvar para confirmar a operação. O botão Cancelar cancela a operação. A interface após se clicar em Editar é exibida a seguir: 15
Excluir Horário Ao clicar no ícone Excluir Horário uma mensagem é exibida para confirmar a operação. Caso o usuário confirme, o horário é excluído e a solicitação/ocupação de Espaço Físico é cancelada. 16
Aba Espaço Físico Cadastrar ou Editar Espaço Físico Para cadastrar ou alterar o Espaço Físico para um ou mais horários é necessário selecionar a caixa de seleção do(s) horário(s) que se deseja alterar e clicar no botão Selecionar espaço para horários selecionados. 17
Após clicar no botão é exibido o formulário para definição do Espaço Físico, conforme a imagem a seguir. Nela é possível utilizar os filtros Tipo de Sala e Capacidade editando as respectivas caixas de seleção a partir das necessidades do usuário. É possível também não definir informações nesses campos. É preciso selecionar um Espaço Físico dentre as opções disponíveis e clicar no botão Solicitar Espaço Físico para confirmar a operação. Para tanto, serão exibidas três opções de busca de Espaço Físico: Espaço Físico em que o usuário do sistema possui permissão de lotação. Espaço Físico em que o usuário do sistema possui permissão de solicitação de lotação. Espaço Físico em que o usuário não pode lotar e nem solicitar diretamente via sistema, mas pode obter dados de contato do gerente do Espaço Físico responsável pelo espaço desejado. O botão Cancelar cancela a operação. 18
Ao selecionar uma sala a partir da relação do espaço físico, é possível clicar no botão Calendário, em que abrirá uma tela para conferência da ocupação do Espaço em questão, podendo ser verificada a sua disponibilidade em dias da semana e horários durante o semestre selecionado, conforme abaixo: 19
3.5.2. Gerenciar Docentes O botão Gerenciar Docentes exibe os dados básicos cadastrados para a turma selecionada, conforme mostra tela a seguir: A partir dessa tela é possível realizar as seguintes operações: Cadastrar docente Ao clicar no botão Criar é apresentado o seguinte formulário: 20
É necessário informar todos os dados solicitados e depois clicar botão Salvar para confirmar a operação. Importante: Somente um docente pode ser responsável por informar o conceito. A carga horária do(s) docente(s) não pode exceder à carga horária da atividade de ensino. É necessário preencher a carga horária teórica OU a carga prática, exceto no caso de professor regente. O botão Cancelar cancela a operação. Editar Docente Ao clicar no ícone Editar é apresentado o formulário preenchido com os dados já registrados no sistema. É necessário informar todos os dados solicitados e depois clicar botão Salvar para confirmar a operação. O botão Cancelar cancela a operação. Essa interface é exibida a seguir: 21
Excluir Ao clicar no ícone de exclusão uma mensagem é exibida para confirmar a operação. 22
3.6. Ambiente EAD Essa interface possibilita ao usuário vincular e desvincular um ou mais ambientes EAD a uma turma. Para alterar os ambientes vinculados à turma é preciso clicar no botão Editar, atualizar os dados desejados e clicar no botão Salvar para completar a operação. Importante: o vínculo de uma turma a um ambiente EAD, realizado pelo docente em outro módulo do Portal de Serviços, não poderá ser alterado nesta interface, somente no módulo em que foi criado. A imagem dessa tela é exibida a seguir: 3.7. Pessoa Vinculada Essa interface permite vincular e desvincular uma ou mais pessoas a uma turma, considerando a atuação de outras pessoas além dos alunos e professores, tais como monitores, estagiários docentes, professor EAD e Tutor EAD. Esta interface acessa automaticamente os dados cadastrados em outros sistemas da UFRGS. Para realizar o vínculo é necessário selecionar primeiro o tipo de vínculo e depois informar o nome ou o número do cartão da pessoa, pois a lista de pessoas apresentadas na busca muda conforme o tipo de vínculo selecionado. É possível desvincular uma pessoa clicando no ícone de exclusão. A interface de Pessoa vinculada é exibida a seguir: 23
3.8. Relatório de Atividades Oferecidas Relatório que mostra as informações das atividades que foram oferecidas para o semestre definido. Campos em azul descrevem os dados da atividade de ensino, turma e vagas gerais; Campos em amarelo são os períodos, horários, espaços físicos e docentes da turma; Campos em azul escuro listam todos os docentes vinculados a turma e suas descrições; Campos em verde informam as vagas dos compartilhamentos 24
3.9. Acordo COMGRADs Esta funcionalidade tem relação à necessidade das Comgrads Acordarem as turmas oferecidas para matrícula da graduação, ou seja, quando acordada uma turma ela não poderá ser alterada pelo(s) Departamento(s). O Acordo deve ser realizado pela Comgrad no Portal de Serviços, na interface da Comissão de Graduação. Caso não seja realizada, a PROGRAD terá opção de executá-la nesta interface. Logo, é uma função utilizada somente por esta Pró-Reitoria. 25