Melhores Práticas em E-Procurement Adequação dos Fornecedores Paulo Afonso dos Santos Abril, 2005
Promover o fortalecimento das competências tecnológicas Adotar práticas de e-business visando a redução de custos PLANO ESTRATÉGICO PETROBRAS 2000 2010 POLÍTICAS CORPORATIVAS e a elevação da eficiência em toda a companhia O e-business na Petrobras da Petrobras para redução de custos
Porque utilizar a Internet para realização dos processos de compras da Petrobras? Processo Tecnologia Negócio Agilidade do processo Diminuição do tempo de colocação de compra Aumento da transparência do processo Redução do volume de papéis Possibilidade de realizar aberturas simultâneas Diminuição dos custos do processo (telefonemas, viagens, papéis) Tendência do mercado Integração com os sistemas de Negócios Centralização das informações Modernização e atualização Possibilidade de acesso ao sistema e suas informações de qualquer lugar do mundo e em qualquer horário Redução de custos Comunicação mais rápida e fácil com fornecedor Maior facilidade de utilizar fornecedores de qualquer lugar do mundo Mercado comprador significativo
A Petronect 72% Subsidiária integral da Petróleo Brasileiro S.A., cujo objeto é participar de outras sociedades que desenvolvam atividades na internet ou outros meios eletrônicos, provendo serviços eletrônicos, gerência de portais e outros aplicativos ao segmento de petróleo e petroquímica 17% 11% Empresa de software de gestão empresarial responsável por fornecer os aplicativos de ecommerce para a solução Empresa de consultoria de gestão e tecnologia responsável por implantar a arquitetura técnica e desenvolver os serviços oferecidos pelo Portal de Compras Eletrônicas
Área de atuação COL BOL MATERIAIS RNNE RSUD RSPS REPAR RPBC REVAP CENPES Petroquímica UN-BC E&P-SERV UN-RNCE UN-BA UN-SEAL UN-ES BSOL FRONAPE ENGENHARIA BR Distribuidora Transpetro/DT PESA
Serviços Oferecidos Leilão direto e reverso Cotação ou Convite Eletrônico Cotação em dois envelopes Convite Simples (dispensa e Inexigibilidade) Dispensa Expressa Gerenciamento de Pedidos Ferramenta de Gestão de Contratações
Licitações Eletrônicas - Fluxo Completo de RFQ SAP R/3 Marketplace Comprador Fornece dores Materiais DADB Fornecedores Solicitações Solicitação de Cotação 1 Oportunidade Cotações 2 Proposta ($) FGC 3 Relatório M A C de Divulgação + Relatório Interno Análise Técnica Forn. X Desclassif. Por PATEC 3. Abertura 4. Envio dos do 1. envelopes Resultado Criação do eletrônicos ao 2. documento Marketplace Envio de e atualização propostas e envio para ao Divulgação autom. Marketplace das do cotações Resultado no R/3
Melhorias em relação ao processo tradicional INTEGRAÇÃO @ Preparação da documentação Convocação dos fornecedores (com notificação automática) Abertura pública eletrônica dos dos envelopes Análise e comparação de eletrônica preços de preços Aprovação e divulgação do resultado via sistema Envio Preparação do Pedido e envio de do Compras Pedido via de sistema Compras Arquivamento do eletrônico processo do processo
Quais os grandes desafios enfrentados? O Universo Petrobras Petrobras como um conjunto de várias empresas Sistema pouco flexível Sistema recém-lançado Tomada de decisão descentralizada Alta complexidade na tecnologia envolvida Procedimentos enraizados na cultura do papel Lei. 8666 Decreto 2745 Complexidades adicionais decorrente de processo Licitatório Implementação em andamento do SAP R/3 Mercado Fornecedor heterogêneo e disperso
Como vencemos os desafios ligados a sistemas? Metodologia Sistemas Fechados Desenvolvimentos Internos Prazo Entendimento do Software + Geração de Gaps Priorização Entendimento do Negócio Agregação de Valor Comitê de usuários Ansiedade do usuário Desenvolvimento Levantamento Priorização Escopo Definição de Melhorias Desenvolvimento Contingências Validação Validação Buscando o equilíbrio entre... Satisfação A participação dos usuários, o desenvolvimento de funcionalidades específicas e a integração com os sistemas foram fatores determinantes para o sucesso
Como vencemos os desafios relacionados a clientes? Fatores para Conquista de Clientes Adoção Treinamento Estrutura de Atendimento Criamos um site focado no mercado fornecedor, disponível em português e espanhol Desenvolvemos sistema de autocadastramento de fornecedores via web Utilizamos uma estratégia faseada com go-lives por unidade de compra Desenvolvemos abordagem de treinamento diferenciada para compradores e fornecedores Utilizamos ferramentas para auxiliar a execução de treinamentos (e-learning e Navegação Off-line) Estruturamos um Call-Center para suporte à adoção de novos clientes e resolução de dúvidas e problemas Estruturamos workflow de atendimento de 1o, 2o e 3o níveis Elaboramos scripts de atendimento detalhados Disponibilizamos FAQ diretamente no portal Petronect
Estratégia para adoção de fornecedores Adoção Treinamento Estrutura de de Atendimento Contamos com a força e presença de mercado da Petrobras para estimular os fornecedores a se tornarem membros da Petronect O modelo de receitas utilizado atualmente pela Petronect não cobra taxas de fornecedores Estabelecemos parcerias com provedores de tecnologia para facilitar o acesso à internet para as pequenas empresas fornecedoras Nosso Call-Center age de forma pró-ativa em relação a fornecedores convidados para cotações, ligando para estas empresas e auxiliando no envio de propostas eletrônicas Desenvolvemos um sistema em que o fornecedor pode preencher suas cotações sem estar conectado à internet Divulgamos dicas de tecnologia em nosso website
Processo de Adoção Adoção Treinamento Estrutura de de Atendimento Adoção Pró-Ativa Lista de Fornecedores Adoção Reativa Fornecedores Isolados CNPJ Nome da empresa Telefone Informações Obrigatórias 1 Cadastramento do Fornecedor na Petronect O fornecedor é contactado por um de nossos atendentes, e pode preencher seu cadastro online 2 Formalização do Relacionamento com a Petronect O fornecedor deve baixar do website Petronect o Termo de Adesão ao Portal. Este documento deve ser então, assinado e enviado por correio 3 Treinamento de Fornecedores Os fornecedores cadastrados podem baixar do website guias rápidos para realização de cotações via Petronect. Além disso, também disponibilizamos treinamentos auto-estudo mais detalhados.
Êxito da estratégia: crescimento do número de fornecedores adotados Adopted Suppliers Adoção Treinamento Estrutura de de Atendimento 6.864 5.438 5.703 856 161 2003 jan04 fev04 mar04 abr04 mai04 jun04 jul04 ago04 set04 out04 nov04 dez04 jan05 fev05
Treinamentos: guia rápido + workshops de apresentação da Petronect Adoção Treinamento Estrutura de de Atendimento Workshop realizado em Manaus, 2004 24 empresas diferentes 48 participantes sendo 37 fornecedores e 11 pessoas ligadas a Petrobras, SEBRAE e Banco do Brasil, entre eles, 1 superintendente do BB e 1 Diretora do SEBRAE Colocar dados consolidados de WS
Porta de entrada para a Petronect: página institucional na internet Adoção Treinamento Estrutura de de Atendimento www.petronect.com.br O acesso ao sistema é feito através do Portal Local para obtenção do material de treinamento Dúvidas mais freqüentes de usuários reais e potenciais Notícias atualizadas sobre a operação Petronect
Suporte local a compradores: especialistas em comércio eletrônico Benefícios Facilita a comunicação entre o back-office da Petronect, criando um canal único de contato Faz com que os compradores se sintam mais confortáveis para usar o Portal Permite que o back-office entenda melhor o que desejam os compradores e implemente melhorias adequadas Identificação de problemas Suporte aos sistemas Petronect Especialista Ponto focal para compradores - Suporte na escolha do modelo de compra Promoção de novos serviços Busca de oportunidades
Suporte a fornecedores: Central de Atendimento a Clientes Canais de comunicação: telefone, e-mail, fax Informações para potenciais fornecedores Tratamento de dúvidas, problemas e pedidos de informação de fornecedores já adotados Contato inicial para processo de adoção de fornecedores @ 0800-2828484 atendimento@petronect.com.br
Fatores críticos de sucesso no processo de adoção e crescimento do Portal Prover treinamento online para compradores e fornecedores Para compradores e grandes grupos de fornecedores, cursos locais também são recomendáveis Gerar liquidez para o Portal através da adoção do maior número possível de fornecedores Prover constante suporte a compradores e fornecedores de modo a fomentar o número de transações no Portal Tornar os atendentes do Call-Center capazes de prover um eficiente suporte de 1º nível, de forma a não sobrecarregar a área de back-office com questões e problemas
Resultados obtidos Evolução de Volumes Mensais Item de Comparação Dezembro/2003 Dezembro/2004 Dezembro/2005 Pedido de Compra - 15.286 20.500 Convite 3 494 1400 Dispensa - 2.854 8.500 Leilão Reverso e Direto 3 8 4 por mês Chamados para o Call-Center 7.200 18.000 23.400 Fornecedores Adotados (acumulado até a data) 161 5.703 10.000
Contatos Paulo Afonso dos Santos paulo.afonso@petronect.com.br (21) 3380-3303 (21) 9969-7237