projeto DES PER TAR UTILIZAÇÃO ORDENAÇÃO AUTODISCIPLINA EVOLUÇÃO SAÚDE LIMPEZA ORGANIZE SEU ESPAÇO DE PRODUÇÃO
APRESENTAÇÃO Criado em novembro de 1991, o ICCAPE Instituto Centro de Capacitação e Apoio ao Empreendedor, nasceu da experiência de três grandes instituições: SEBRAE MINAS, GTZ e MÃOS DE MINAS. Nossa missão é contribuir, com excelência, para o desenvolvimento empresarial de todos os ramos de atividade e empreendedores da economia formal e informal, através de eventos de capacitação, assessoria e consultoria, para que possam enfrentar, de forma competitiva e com qualidade, os desafios do mercado. No Instituto Centro Cape, os eventos de capacitação (cursos e seminários), a assessoria e a consultoria se destacam e se diferenciam particularmente pelo uso de técnicas participativas, a aprendizagem pela ação, a visualização móvel e exercícios estruturados (jogos/simulações): aprender fazendo, sempre levando em conta o desenvolvimento da conduta empreendedora, a inovação e tecnologia gerencial nas relações organização/ambiente de forma harmônica e auto-sustentável. Apresento à você a ferramenta 5S que estabelece um elo entre as exigências atuais de qualidade, combate ao desperdício, segurança no trabalho, meio ambiente e responsabilidade social, por isso é uma ferramenta viável para a conquista de objetivos como este, pois baseia-se na estreita relação entre a prática e a reflexão, sendo um conceito completamente aceito tanto para a vida pessoal como para a sua oficina/ateliê. A necessidade de mudança para o contínuo aperfeiçoamento e contribuição para o crescimento e melhoria do meio em que vivemos, é que nos motiva para a utilização de ferramentas para concretizarmos tais mudanças, através da assimilação de 5 conceitos simples, conhecidos como 5S. O principal objetivo da ferramenta 5S é o bem estar duradouro das pessoas, pois, na verdade, muito mais do que uma ferramenta de melhoria do ambiente, o 5S é uma ferramenta de aprimoramento pessoal com as mais significativas repercussões em todos os aspectos da vida de seus praticantes. A essência da filosofia do programa é de fundamental importância para o sucesso do mesmo, portanto é preciso deixar bem claro que nunca se implanta um senso, mas se planta e se cultiva num processo de mudança de comportamento e de hábitos que exige paciência e persistência. Esta cartilha traz de maneira clara e ordenada os passos que podemos dar para nossa maior eficiência profissional bem como para nossa maior satisfação pessoal, fatores estes que impulsionam nossas perspectivas de auto-realização. A implantação do 5S é relativamente fácil. Sua manutenção, entretanto, constitui o maior desafio e requer persistência e determinação, porém os resultados e benefícios são altamente compensatórios. Desejo a você sucessos na implantação desta ferramenta. Tânia Maria Machado Presidente do Centro Cape 1
Olá! Eu sou o Artemis e estou sempre procurando melhorar as condições de trabalho da minha oficina e buscando aprimoramento do meu negócio. Nos últimos tempos descobri uma ferramenta muito boa para melhorar o meu ambiente de trabalho em diversos aspectos, comecei a aplicar e já estou obtendo excelentes resultados. Trata-se da ferramenta 5S que, apesar de muito simples é também muito profundo e ambicioso em sua metodologia e é por causa dessas características que ele traz tantos benefícios. Aplicando esta ferramenta você poderá proporcionar a sua oficina/atelier e a todas as pessoas envolvidas no processo produtivo, que estão comprometidas, uma vida muito melhor, repleta de harmonia, alegria, criatividade, produtividade e respeito. Nós não temos que estar somente preparados para as mudanças. Nós temos é que provocar as mudanças. 2
SUMÁRIO O QUE É 5S?...5 ONDE SURGIU O 5S?...7 QUAIS SÃO OS OBJETIVOS DO 5S?...8 Objetivo Geral...8 Objetivos Específicos...8 ONDE POSSO IMPLANTAR O 5 S?...10 COMO COLOCAR O 5S EM PRÁTICA?...11 1. Senso de Seleção e Utilização - SEIRI...11 2. Senso de Ordenação - SEITON...14 3. Senso de Limpeza - SEISOU...18 4. Senso de Saúde - SEIKETSU...20 5. Senso de Autodisciplina - SHITSUKE...24 LEMA DO PROGRAMA 5S...29 VISÃO SISTÊMICA DA PRÁTICA DOS 5S...30 3
O QUE É 5S? O 5S se baseia em cinco palavras japonesas que começam com a letra S: Como nem todas as palavras do 5S, ao serem traduzidas para a língua portuguesa, iniciam com a letra S foi introduzido a palavra senso porque também reflete melhor a ideia de profunda mudança comportamental. Segundo o Dicionário Aurélio, Senso é a faculdade de apreciar, de julgar, significa também, entendimento, juízo, tino. Senso é a responsabilidade sobre si mesmo, consciência da necessidade de mudança. Costumamos também nos referir ao 5S não só como um conjunto de 5 sensos, mas também de 5 sabedorias que se bem entendidas e praticadas trazem grandes benefícios para nossa vida. Os Sensos ao serem praticados com empenho trazem resultados significativos e essenciais a melhoria da qualidade de vida e produtividade no trabalho. A prática dos sensos no dia-a-dia é capaz de modificar o humor das pessoas, o ambiente de trabalho, reduzir o retrabalho, otimizar tempo, enfim, melhorar a maneira de conduzir as atividades rotineiras e as atitudes das pessoas. 5
6 Organize seu Espaço de Produção
ONDE SURGIU O 5S? Em algumas regiões no interior do Japão há uma tradição milenar que se cumpre ao final de cada ano objetivando organizar e limpar as casas. As famílias participam de um mutirão eliminando a sujeira e desfazendo-se de todas as coisas sem utilidade. Desta forma começa-se um ano novo com uma casa renovada, preparada para receber novas energias e proporcionar prosperidade aos seus ocupantes. Após a 2ª Guerra Mundial, o Japão encontrava-se derrotado e destruído, precisando entre outras tantas coisas, reconstruir sua capacidade industrial com o menor dispêndio de recursos possível. Naquela época fazia parte da união dos engenheiros japoneses, os senhores Kaoru Ishikawa, Shigueru Mizumo e Tetuichi Asaka, que tiveram a idéia de adaptar aquela tradição milenar para uso dentro das fábricas, batizando-a de 5S. Por volta de 1950, o Japão sofria com a falta de alimentos, roupas, recursos financeiros, remédios, etc. O Japão soube aproveitar a oportunidade para crescer, mesmo diante do verdadeiro caos. O 5S foi a base para o crescimento do Japão. No início dos anos 60, a ferramenta 5S já havia extrapolado as fronteiras do Japão e hoje ele está presente em todas as partes do mundo, sendo bem assimilado por pessoas e países das mais diferentes culturas. Em alguns países o 5S é ensinado às crianças desde cedo, em sua fase de educação e formação. No Brasil a ferramenta 5S foi formalmente lançada em 1991, onde as organizações empresariais começaram a experimentar as inovações de suas ideias à qualidade. O Programa 5S é aplicável a organizações de qualquer tipo e de qualquer porte e tem sido muito comum verificarmos que muitas pessoas, que aprendem sobre ele nas organizações onde trabalham, tomam a iniciativa de praticá-lo também em suas próprias casas, ou seja, logo percebem o benefício de levá-lo também para a vida pessoal. 7
QUAIS SÃO OS OBJETIVOS DO 5S? A implantação da ferramenta 5S possui objetivo geral e objetivos específicos. É com esses objetivos em mente que devemos fazer a implantação para facilitar o êxito na sua aplicação. O principal objetivo é proporcionar a todas as pessoas a qualidade de vida, enfatizando a redução de custos, eliminação dos desperdícios, aumento de produtividade, ambiente limpo e organizado, além da promoção de paz e harmonia. As pessoas são os únicos agentes de mudanças e por esta razão, obtém sucesso, porque focaliza seu objetivo nas pessoas. Objetivo Geral Promover o bem estar das pessoas. A maior vantagem da aplicação da ferramenta 5S está na educação das pessoas para identificar e resolver, individualmente ou em equipe, os problemas que estão ao seu alcance, no local onde vivem e trabalham Objetivos Específicos Melhorar a conscientização e o uso dos recursos naturais, Racionalizar e otimizar processos, Promover o bem estar do ser humano, Prevenir e reduzir acidentes no trabalho, Melhorar relacionamentos interpessoais, Aumentar a produtividade, Reduzir custos Melhorar as habilidades pessoais, Reduzir desperdícios em geral, Higienização física e mental, 8
Promover o trabalho em equipe, Criar um ambiente de qualidade e melhor para todos Melhorar a qualidade dos produtos e dos serviços O 5S É UMA FILOSOFIA DE TRABALHO, DE VIDA E DE RELACIONAMENTO COM O MUNDO. NADA MUDA SE VOCÊ NÃO MUDAR! 9
ONDE POSSO IMPLANTAR O 5 S? O 5S é voltado especialmente para o ambiente da vida, ambiente este compreendido em quatro grandes dimensões, a saber: Ambiente Externo: designamos o espaço físico onde trabalhamos, ou seja, são as dependências físicas da nossa oficina ou atelier. Ambiente Interno: designamos cabeça e coração, ou seja, pensamentos e sentimentos das pessoas envolvidas na sua pratica. Ambiente Humano: é o ambiente das relações interpessoais, especialmente entre aqueles que compartilham um mesmo espaço de trabalho. Ambiente Ecológico: designamos o ambiente da natureza como um todo, enfatizando o cuidado, o respeito e as práticas de conservação que contribuem com a preservação dos recursos naturais para as gerações atuais e futuras. A utilização desta ferramenta trata de evolução pessoal pois leva às mais significativas mudanças no comportamento das pessoas que o praticam. 10
COMO COLOCAR O 5S EM PRÁTICA? A implantação e a aplicação prática da ferramenta 5S deve ocorrer na mesma ordem como são apresentados os 5 sensos: Senso de Seleção e Utilização, Senso de Ordenação, Senso de Limpeza, Senso de Saúde e Senso de Autodisciplina. A empresa deve se comprometer dignamente com a implantação da ferramenta 5S, lançando a sua estratégia e política de qualidade perante os funcionários. O início bem planejado e estruturado é primordial para o sucesso da implantação. 1. Senso de Seleção e Utilização - SEIRI Ter senso de utilização é saber definir materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados necessários e desnecessários, reaproveitando em outros locais, possibilitando também o descarte dos mesmos ou dando a devida destinação àquilo considerado desnecessário ao exercício das atividades. É preciso estar atento que guardar faz parte do instinto natural do ser humano, temos por hábito instituir valor sentimental que os objetos não tem por criação, daí surge uma enorme dificuldade de dispensar alguns materiais já que fizemos uma ligação psicológica dos mesmos com datas comemorativas ou pessoas especiais, sem dúvida estas lembranças são parte integrante de nossas vidas mas é preciso ter bom senso. Portanto, é necessário cortar o mal pela raiz e identificar a causa, o porque do acúmulo de objetos e papéis, de modo a agir preventivamente para que não haja mais ocorrências. Este conceito é abrangente para todos os ambientes nos quais estamos inseridos, seja no lar (quartos, armários, guarda-roupa, depósitos), na escola, nos escritórios. Para afirmar esta colocação basta lembrarmos dos famosos cantinhos de dispensa onde se encontra de um tudo, ou aquele velho quartinho de ferramentas que acaba abrigando, roupas não usáveis, revistas, jornais, brinquedos quebrados, facilitando a proliferação de doenças. 11
A Seleção e Utilização se inicia com uma separação criteriosa de tudo aquilo, mas tudo mesmo, que temos no nosso ambiente de trabalho, em dois grupos: o grupo das COISAS NECESSÁRIAS e o grupo das COISAS DESNECESSÁRIAS. A cada um desses dois grupos damos três destinações diferentes de acordo com utilidade que as coisas possam ter. Vamos tratar primeiramente do grupo das COISAS NECESSÁRIAS: 1. Entre estas existem algumas que utilizamos com grande frequência, são aquelas que utilizamos diversas vezes ao dia. Estas vamos procurar manter muito próximas de nós, preferencialmente de modo que possamos acessá-las sem nos locomover, ou seja, apenas com pequenos movimentos de braços e mãos. 2. Dentro deste mesmo grupo existem aquelas coisas que utilizamos com uma frequência um pouco menor. Estas vamos procurar manter um pouco mais distantes de nós, porém preferencialmente ainda no mesmo ambiente de trabalho. 3. Ainda entre as coisas necessárias existem aquelas que utilizamos mais raramente, mas que precisamos conservar. Estas vamos manter num local mais distante, tipo um sótão, um porão, almoxarifado ou local mais afastado que não ocupe muito o espaço utilizado no nosso dia-a-dia. Agora vamos tratar do grupo das COISAS DESNECESSÁRIAS: 1. Entre estas existem algumas que se tornaram desnecessárias para nós, mas que podem ser úteis para outra pessoa ou outro setor da nossa oficina. Neste caso, vamos simplesmente remanejar para onde e para quem tais coisas possam ser realmente úteis. 2. Entre as coisas desnecessárias, podem existir algumas que não tem mais serventia nem para nós nem para ninguém mais em nossa oficina, mas que podem ser úteis para outras pessoas em um lugar qualquer (outra oficina, alguma creche, uma repartição pública, etc.). Neste caso poderemos, vender, trocar, leiloar ou até mesmo doar. O mais importante é dar um fim útil a essas coisas. 3. Finalmente, você vai identificar algumas coisas que se tornaram totalmente imprestáveis para quem quer que seja. Estas coisas você vai simplesmente 12
reciclar, se for possível, ou descartar jogando fora para liberar seus espaços. A Seleção e Utilização é de execução simples. Tempo e determinação costumam ser suficientes e geralmente não precisa gastar dinheiro. O apego excessivo costuma ser a principal dificuldade. Para facilitar pergunte a você mesmo quando tal coisa foi utilizada pela última vez, ou quando voltará a ser utilizada. De modo geral se houver muitos meses que foi utilizada ou se não houver uma previsão para utilização a curto prazo, é um sinal seguro de que você pode remanejar ou descartar. Como devo fazer? Reservar um dia especialmente para essa operação. Mesmo que tenha que parar a produção para isso o lucro será muito maior; Contar com a participação de todos programando a operação com antecedência; Fotografar tudo antes de iniciar o SEIRI; Destinar um local para ir colocando tudo aquilo a ser descartado no dia do SEIRI e logo em seguida providenciar as destinações adequadas; Fotografar o ambiente após a conclusão do SEIRI. 13
ANTES DEPOIS Agora que você já possui as informações necessárias e já iniciou a implantação deste senso, utilize o modelo de folha de verificação proposto por Miyauchi e verifique a sua pontuação: CRITÉRIOS 0 Não foi feito. 1 Iniciou, mas não finalizou. 2 Implantou. AVALIAÇÃO DO SENSO DE SELEÇÃO PONTUAÇÃO ASSUNTO LEMBRETES 0 1 2 Descarte de objetos sem serventia Porte de uso de objetos de uso pessoal permitidos no trabalho Quantidade adequada de materiais sobressalentes, ferramentas e instrumentos Sobras, coisas em desuso, etc. Segundo características específicas do local Verificar se há excessos 2. Senso de Ordenação - SEITON Quando o SEIRI é bem realizado, facilita bastante a realização do SEITON. A Ordenação consiste numa disposição inteligente e sistematizada de todos os objetos e dados utilizados, bem como numa excelente identificação e comunicação visual que facilita o acesso rápido aos mesmos, bem como os fluxos de pessoas, matérias-primas, processos de produção e produtos acabados. 14
É preciso ordenar o trabalho de forma que não haja mais tempo perdido na procura de algo ou coisas. Ter Senso de Ordenação é saber definir locais apropriados e critérios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utensílios, informações e dados de modo a facilitar o seu uso, manuseio e facilitar a procura. Popularmente costumamos chamar este ato de cada coisa no seu devido lugar. Neste senso aproveita-se para explorar da organização visual, onde na medida do possível deve-se identificar (utilizando-se de etiquetas e placas), todos locais que armazenam dados, objetos, informações, mobiliários, maquinários, matériasprimas, etc... O uso das etiquetas como forma de identificação favorece a agilidade (economia de tempo) na busca de materiais por pessoas internas e externas aos setores, além de impedir que objetos e ou dados sejam armazenados em local indevido. Prefira estantes e prateleiras. Sempre que possível, evite armários com portas e cadeados. Todos que trabalham na oficina ou atelier devem cultivar o hábito da recolocação imediata após o uso, inclusive deixando-os limpos, em condições de uso (ambiente e ferramentas). 15
Em uma oficina ou atelier que tenha o SEITON bem implantado, nunca existirá nada que não tenha seu lugar específico. Cada coisa, pequena ou grande, tem seu endereço certo, definido e estará adequadamente identificado. Todos os ambientes devem possuir placas de identificação facilmente visíveis. Se a área for grande e/ou se existirem vários ambientes, setas indicadoras devem ser colocadas para sinalizar a direção e o percurso. Como devo fazer? Determinar em consenso o local para armazenar cada objeto; Verificar a melhor posição para dispor os objetos facilitando a retirada e o uso comum a todos; Criar uma etiqueta padronizada para que todos utilizem a mesma identificação visual; Identificar os armários de forma individual (local, área, tipo de material, número), identifique também as prateleiras, bancadas e outros locais de guarda de objetos comuns; 16
Definir o layout mais adequado para o trabalho funcional, cuidado com materiais em locais impróprios e evite acidentes. Muito mais do que arrumar a oficina ou atelier no final do dia, deve-se aprender a trabalhar mantendo a perfeita ordenação e arrumação durante todo o tempo. O SEITON requer uma certa técnica para que sejam definidos inteligentemente os melhores locais para cada coisa, inclusive para os objetos pequenos que geralmente são em maior número, bem como a sequência e o espaçamento mais adequado para as máquinas e equipamentos no layout da linha de produção. A oficina e/ou atelier deve criar o seu CÓDIGO DE ÉTICA, as suas normas comuns e estabelecer as instruções normativas. Estas normas devem ser divulgadas em toda oficina ou atelier onde os princípios exigidos devem ser cumpridos rigorosamente. Agora que você já possui as informações necessárias e já iniciou a implantação deste senso, utilize o modelo de folha de verificação proposto por Miyauchi e verifique a sua pontuação: CRITÉRIOS 0 Não foi feito. 1 Iniciou, mas não finalizou. 2 Implantou. AVALIAÇÃO DO SENSO DE ORDENAÇÃO PONTUAÇÃO ASSUNTO LEMBRETES 0 1 2 Existe local determinado para cada tipo de objeto (quadros de ferramentas, prateleiras, etc.) Há critérios estabelecidos para classificação e guarda de objetos. As bancadas e locais de trabalho permanecem em ordem durante a execução dos serviços. Observar se algum item está fora do lugar. Pode-se pegar e guardar as coisas rapidamente. Todos praticam o princípio da recolocação imediata após o uso. 17
AVALIAÇÃO DO SENSO DE ORDENAÇÃO PONTUAÇÃO ASSUNTO LEMBRETES 0 1 2 Há um excelente sistema de controle visual no ambiente na(s) linha(s) de produção. Os ambientes, passagens, equipamentos, estantes, armários, gavetas, etc., estão claramente identificados. A gestão a vista é praticada. Os acessos de segurança estão facilitados. 3. Senso de Limpeza - SEISOU Ter Senso de Limpeza é eliminar a sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente (parede, armários, o teto, gaveta, estante, piso) bem como manter dados e informações atualizados para garantir a correta tomada de decisão. O mais importante neste conceito não é o ato de limpar mas o ato de não sujar. Isto significa que além de limpar é preciso identificar a fonte de sujeira e as respectivas causas. Em locais para armazenamento de grande quantidade de papéis e matériasprimas, deve-se tomar um cuidado especial para a retirada do acúmulo de poeira, desta forma é possível tornar o ambiente mais agradável. A limpeza tem uma relação direta com a qualidade. Pressupõe uma limpeza em nível de excelência, ou seja, uma limpeza ambiciosa. As pessoas respeitam os ambientes limpos. Quanto mais limpo estiver o ambiente, mais respeito se consegue das pessoas. Cada pessoa deve limpar constantemente a sua área de trabalho e sobretudo se conscientizar das vantagens de não sujar. O ser humano reage conforme 18
as aparências. Estando sujo, ele suja também. Estando limpo, ele respeita. Existem três categorias de oficina/atelier: Terceira categoria: o pessoal deixa a sujeira no chão e ninguém recolhe; Segunda categoria: o pessoal deixa a sujeira no chão, mas os faxineiros apanham; Primeira categoria: ninguém joga a sujeira no chão, mas se ocorrer, todos se apressam em apanhar e também em procurar identificar as causas da sujeira. Não existe meio sujo e meio limpo. Se não estiver totalmente limpo, significa que está sujo. Tudo deve ficar sem pó e sem sujeira. Lembre-se, é muito importante limpar o ambiente e deixá-lo sempre limpo, mas o mais importante é não sujá-lo! Procure adotar a prática da coleta seletiva de lixo em toda a sua oficina ou atelier. Coletar o lixo é dever de todas as pessoas e selecionar é princípio das pessoas conscientes que respeitam o meio ambiente. Agora que você já possui as informações necessárias e já iniciou a implantação deste senso, utilize o modelo de folha de verificação proposto por Miyauchi e verifique a sua pontuação: 19
CRITÉRIOS 0 Não foi feito. 1 Iniciou, mas não finalizou. 2 Implantou. AVALIAÇÃO DO SENSO DE LIMPEZA PONTUAÇÃO ASSUNTO LEMBRETES 0 1 2 Não existe sujeira, poeira nem vazamentos. A manutenção dos equipamentos é bem feita. A área de trabalho é varrida ao final de cada período. Existem responsáveis pelas tarefas de limpeza. Lixos e refugos são removidos na proporção em que são gerados. Os equipamentos são bem cuidados. Verificar lista de distribuição de tarefas. A limpeza é ambiciosa As latas de lixo são esvaziadas ao final do expediente e se necessário antes. 4. Senso de Saúde - SEIKETSU Ter Senso de Saúde significa criar condições favoráveis à saúde física e mental, garantir ambiente não agressivo e livre de agentes poluentes, manter boas condições sanitárias nas áreas comuns, zelar pela higiene pessoa. Significa também ter posicionamento ético, cultivando um clima de respeito mútuo nas diversas relações. O SEIKETSU tem uma dupla característica em seu significado. A primeira referese a um estado mais avançado na manutenção dos três primeiros sensos que são chamados por alguns autores de sensos mais operacionais, enquanto os dois últimos são considerados mais comportamentais. Quando não há falhas 20
Seiketsu - Senso de Asseio É só todos terem cuidado com a higiene em todos os locais, deixando saudável tanto o corpo, quanto a mente. na implantação dos três sensos iniciais, considera-se que a oficina está atingindo o nível de SEIKETSU. A segunda característica deste senso refere-se aos cuidados cada vez mais destacados com a saúde nos níveis físico, mental e emocional, o que certamente já vem sendo facilitado pelo aprimoramento da prática dos três primeiros sensos. Todos devem ter o comprometimento com a oficina e/ou atelier e se unirem. Você já deve ter escutado a frase: A UNIÃO FAZ A FORÇA! Ela mostra que é preciso MUDAR o comportamento. A separação afasta do sucesso. É preciso SOMAR os valores com todas as pessoas. Com relação a higiene pessoal, o ser humano precisa de no mínimo ter as seguintes atitudes consigo mesmo: Usar roupas e uniformes limpos e bem passadas; Manter as unhas cortadas, aparadas e limpas; Lavar as mãos antes de qualquer refeição; Cuidar da alimentação com critério e sensibilidade. Os alimentos produzem a maioria dos efeitos no corpo; Cabelos, barbas e bigodes devem estar bem aparados, cortados e limpos; Engraxar os sapatos regularmente e deixar os tênis sempre limpos; Trocar as meias regularmente quando usadas; Tomar banho sempre antes de dormir à noite; Escovar os dentes ao acordar e após as refeições; Fazer exercícios regularmente para a manutenção do corpo; Fazer exames médicos periodicamente, etc. 21
O ser humano deve sentir a renovação da vida no próprio corpo, mas para que isso aconteça, é preciso ter cuidado com a sua saúde física. É muito importante manter cuidados com a alimentação. Os alimentos produzem a maioria dos efeitos no corpo. A vida está relacionada com o que ingerimos de alimento. Então tome cuidado! Faça uma boa avaliação e procure comer alimentos naturais que trazem maiores benefícios ao corpo. Faça exercícios regularmente para a manutenção do corpo. A caminhada também traz ótimos resultados, mas ambos devem ter critérios e orientações médicas. As empresas devem incentivar os exercícios físicos entre os seus colaboradores. O equilíbrio físico deve harmonizar-se como equilíbrio moral. Devem-se adotar práticas preventivas em relação a saúde e a segurança do trabalho deve ser uma preocupação de todos e durante todo o tempo. As organizações praticantes do 5S realizam periodicamente campanhas educativas, reuniões em pequenos grupos e trabalhos de acompanhamento para efetivar o SEIKETSU permanentemente no ambiente de trabalho, elaborando também um plano anual de manutenção preventiva e preditiva para a integridade dos equipamentos e patrimônios. A saúde da organização consta das realizações básicas conforme abaixo: Cuidar dos equipamentos e máquinas para as condições seguras de operação; Manter todos os banheiros em totais condições de uso e higiene; As salas, escritório e oficinas devem ficar agradáveis e limpas; Manter uma boa comunicação interna entre empregador e empregado; Preparar jardins, manter plantas de interiores nas oficinas e escritórios; Respeitar as Condições Internas de Prevenção de Acidentes - CIPA; A oficina ou atelier deve oferecer os Equipamentos de Proteção Individual 22
(EPI) aos seus funcionários e estes, por responsabilidade, devem usá-los obrigatoriamente; Melhorar o visual da oficina ou atelier como um todo; Cuidar da oficina ou atelier como se fosse seu; Cuidar da iluminação dos locais de trabalho. Local sem luminosidade é deprimente e causa a sensação de penumbra e tristeza. A luz é indício de vida e desde que não haja excesso, somente faz o bem; Os locais devem ser bem ventilados. A apresentação pessoal mostra a todos que estão nos vendo como somos. Se alguém anda com roupas rasgadas e sujas, causará a impressão de uma pessoa sem prosperidade, fraco, mendigo, triste e sem sucesso. Você já viu alguém de prosperidade e sucesso andar cabisbaixo, curvo e deselegante? Cada lugar pede um tipo de traje e você precisa aprender e tomar consciência disso. Numa praia usa-se sungas, shorts e chinelos. Mas no nosso dia-a-dia de trabalho e reuniões, precisamos adequar a nossa forma de vestir. Os cabelos devem ficar penteados, com boa aparência e os sapatos engraxados e limpos. Sua postura deve ser ereta, sem empenar e sem se encurvar. Ao cumprimentar alguém, curve-se ligeiramente à frente para mostrar atenção. Ao apertar a mão de alguém faça com firmeza, mas sem exagero. Esteja sempre sorrindo com simpatia e alegria. Está comprovado que quando ficamos tristes e cabisbaixos diante das dificuldades, elas aumentam e causam doenças físicas. O Sorriso ajuda nas soluções de problemas. Mantenha a sua cabeça erguida e sorria! Muitos confundem pobreza com sujeira e descuido. Se você não pode comprar roupas caras, compre roupas mais simples, mas é preciso estarem limpas e bem passadas. Agora que você já possui as informações necessárias e já iniciou a implantação deste senso, utilize o modelo de folha de verificação proposto por Miyauchi e verifique a sua pontuação: 23
CRITÉRIOS 0 Não foi feito. 1 Iniciou, mas não finalizou. 2 Implantou. AVALIAÇÃO DO SENSO DE SAÚDE PONTUAÇÃO ASSUNTO LEMBRETES 0 1 2 A higiene pessoal e o asseio são elevados. O local de trabalho permanece limpo e agradável. Existe preocupação quanto à segurança. As roupas e calçados estão limpos asseados e sem manchas. As pessoas se preocupam com a própria saúde física, mental e emocional. Existe também a higiene dos pensamentos, sentimentos e palavras. Banho, escovação dos dentes, limpeza das mãos, uso de desodorantes. São tomados cuidados e iniciativas relacionadas à estética e beleza do ambiente. O uso dos EPIs necessários é observado por todos. Estão bem cuidados. Os cuidados preventivos são devidamente valorizados. A atenção com o linguajar e com o tipo de assunto é observada por todos. 5. Senso de Autodisciplina - SHITSUKE A disciplina é geralmente obtida de cima para baixo e de fora para dentro, podendo ocorrer também pelo temor da força e até pelo condicionamento. Já a autodisciplina vem de dentro para fora, como resultado de um processo de educação e autodesenvolvimento. A autodisciplina representa uma ampliação da consciência e envolve comportamento ético, compromisso genuíno com o trabalho em equipe, respeito para com as pessoas e valorização da natureza. A autodisciplina envolve a força de vontade na busca de melhorias. 24
Shitsuke - Senso de Autodisciplina Visa consolidar os princípios básicos dos sensos de utilização, organização, limpeza e asseio. Ter Senso de Autodisciplina é desenvolver o hábito de conservar as melhorias obtidas, visando sempre novos desafios, para isso é preciso cumprir as normas, procedimentos e regulamentos estabelecidos mesmo que estes sejam verbais. Neste momento é preciso querer que o programa caminhe, saber valorizar os esforços mútuos e realizações da equipe, por isso é importante a participação de todos para que o reconhecimento das ações seja fator motivacional. Ter Senso de Autodisciplina significa ainda desenvolver o autocontrole (contar sempre até dez), ter paciência, ser persistente na busca de seus sonhos, anseios e aspirações, respeitar o espaço e a vontade alheia. No Senso de Autodisciplina: As pessoas realizam o seu trabalho corretamente, com alegria e assume responsabilidade pessoal pelos seus resultados; Pessoas em avançado estágio de autodisciplina estão sempre tomando iniciativas para o seu autodesenvolvimento, o desenvolvimento de seu grupo e o da oficina ou atelier a que pertence; É importante ser cortês com os clientes, em atendê-los muito bem seja pessoalmente ou até mesmo por telefone; 25
Nunca deixe o cliente esperando quando for reclamar de seu produto e serviço. Vá até ele o mais rápido possível e planeje uma solução. A assistência técnica é primordial para o seu empreendimento ter sucesso; Os funcionários precisam de conhecimento para executar as suas funções com excelência e serem mais produtivos. É preciso aplicar treinamentos relacionados às atividades de cada um; As pessoas precisam buscar a qualidade de vida primeiramente dentro de si, porque se não mudar o comportamento, prosseguirão com suas desculpas ; Sintonize a sua mente em acordo com as grandes leis cíclicas do sucesso para atrair para a sua esfera de ação a felicidade em seu mais alto grau; Aceite a sua vida como ela é no momento. Não fique reclamando da sua situação atual. Esqueça o passado que tanto lhe perturbou e magoou. Faça o melhor hoje, agora, e sua vida mudará progressivamente; Seja mais fraterno com o seu próximo. Existem muitas pessoas que estão precisando de sua ajuda hoje. Estenda as mãos e seja mais caridoso; Não faça julgamentos. Julgar é olhar a própria imagem num espelho; Tenha um bom relacionamento com as pessoas que estão ao seu redor. Cumprimente-as com sorriso. Aperte as mãos. Dê um abraço; Não fofocar e nem fazer brincadeiras de mau gosto. Isso fere o respeito das pessoas e provoca grandiosas desavenças; Dicas: Sugere-se que a oficina ou atelier defina o Minuto da Qualidade (uma vez por semana ou a cada quinze dias), reúna os funcionários para comentarem sobre a situação das atividades, segurança, custos, produtividade e do Programa 5S; O responsável (proprietário), deve se comprometer totalmente com o Programa 26
5S e mostrar aos funcionários que está empenhado na qualidade. Reuniões planejadas, grupos de reflexão, estudos individuais e grupais sobre ética, compromisso, trabalho em equipe e respeito a natureza devem acontecer numa frequência estabelecida, pois são práticas adotadas pelas organizações para implantar e manter o SHITSUKE. O compromisso com a qualidade deve envolver todas as pessoas, sem exceção; Não investir sem planejamento. Programe seus objetivos e metas com empreendimento; Os objetivos e metas da oficina ou atelier devem ser planejados para demonstrar os desempenhos, desde que identificados com a política; A metodologia do 5S não pode cair em esquecimento, porque se não houver ação e melhoria contínua, a rotina devolve a você situação igualmente ou até pior que a anterior, ou seja, a desordem; É necessário dar manutenção ao Programa 5S com auditorias periódicas. Esta atitude é primordial para o seu empreendimento, pois determina a eficácia e resultados em conformidade. As auditorias no Programa 5S devem acontecer periodicamente, utilizando as técnicas para avaliação; Existem muitos métodos de melhoria contínua de processo para que haja aumento da eficiência e eficácia da oficina ou atelier. Você deve tratar continuamente o seu processo como um desafio para melhorar a produtividade e satisfazer mais os seus clientes; Processo é um conjunto de atividades e recursos inter-relacionados que fazem a transformação de entradas (insumos em produtos para venda (saídas). Os recursos relacionados são os equipamentos, as técnicas, os métodos, todas as instalações, recursos financeiros e até o pessoal que faz parte da sua oficina ou atelier; A oficina ou atelier deve trabalhar para a total satisfação de seus clientes. Recomenda-se que se faça pesquisas periódicas sobre a satisfação dos clientes e se tome planos para que o índice de satisfação aumente sempre; Agora que você já possui as informações necessárias e já iniciou a implantação deste senso, utilize o modelo de folha de verificação proposto por Miyauchi e verifique a sua pontuação: 27
CRITÉRIOS 0 Não foi feito. 1 Iniciou, mas não finalizou. 2 Implantou. AVALIAÇÃO DO SENSO DE AUTODISCIPLINA PONTUAÇÃO ASSUNTO LEMBRETES 0 1 2 As pessoas cumprem seus deveres com entusiasmo e sem a necessidade de serem mandadas. O comportamento das pessoas é adequado e favorece os objetivos do grupo. Todos estão satisfeitos, motivados e empenhados na melhoria contínua. Todos entendem que o tempo é preciso. O respeito entre todos é elevado. As pessoas cumprem seus deveres com entusiasmo e sem a necessidade de serem mandadas. Assumem suas responsabilidades. São comprometidas com o grupo. Não há necessidade de fiscalizar ninguém Todos procuram ser eficientes. Todos valorizam a qualidade. O clima de trabalho tem sido cada vez melhor. Todos procuram ser ágeis estabelecer prioridades. As pessoas se dispõem a ajudar umas às outras quando necessário. Assumem suas responsabilidades. São comprometidas com o grupo. Não há necessidade de fiscalizar ninguém 28
LEMA DO PROGRAMA 5S 5S : Minha oficina também é uma obra de arte ou 5S : Meu atelier também é uma obra de arte Um bom empresário encanta a todos com a beleza e a qualidade artística de seus produto. Já um empresário de destaque produz esse mesmo encantamento não só pelos produtos que fabrica, como também pelo cuidado e zelo que tem por sua oficina ou atelier que são tratados e conservados também como uma obra de arte. E preciso salientar que a limpeza, organização e cuidados com a oficina/atelier são importantes para o bem estar das pessoas, para a qualidade dos produtos, para a imagem do empresário perante seus diferentes públicos e para o crescimento do empreendimento. Essas práticas contribuem com um mundo melhor para se viver. 29
VISÃO SISTÊMICA DA PRÁTICA DOS 5S A prática de um senso conduz a prática dos outros, proporcionando a mudança de comportamento e das atitudes nas pessoas. 30
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1. Senso de Seleção e Utilização - SEIRI CRITÉRIOS 0 Não foi feito. 1 Iniciou, mas não finalizou. 2 Implantou. AVALIAÇÃO DO SENSO DE SELEÇÃO PONTUAÇÃO ASSUNTO LEMBRETES 0 1 2 Descarte de objetos sem serventia Porte de uso de objetos de uso pessoal permitidos no trabalho Quantidade adequada de materiais sobressalentes, ferramentas e instrumentos Sobras, coisas em desuso, etc. Segundo características específicas do local Verificar se há excessos 33
2. Senso de Ordenação - SEITON CRITÉRIOS 0 Não foi feito. 1 Iniciou, mas não finalizou. 2 Implantou. AVALIAÇÃO DO SENSO DE ORDENAÇÃO PONTUAÇÃO ASSUNTO LEMBRETES 0 1 2 Existe local determinado para cada tipo de objeto (quadros de ferramentas, prateleiras, etc.) Há critérios estabelecidos para classificação e guarda de objetos. As bancadas e locais de trabalho permanecem em ordem durante a execução dos serviços. Há um excelente sistema de controle visual no ambiente na(s) linha(s) de produção. Os ambientes, passagens, equipamentos, estantes, armários, gavetas, etc., estão claramente identificados. Observar se algum item está fora do lugar. Pode-se pegar e guardar as coisas rapidamente. Todos praticam o princípio da recolocação imediata após o uso. A gestão a vista é praticada. Os acessos de segurança estão facilitados. 35
3. Senso de Limpeza - SEISOU CRITÉRIOS 0 Não foi feito. 1 Iniciou, mas não finalizou. 2 Implantou. AVALIAÇÃO DO SENSO DE LIMPEZA PONTUAÇÃO ASSUNTO LEMBRETES 0 1 2 Não existe sujeira, poeira nem vazamentos. A manutenção dos equipamentos é bem feita. A área de trabalho é varrida ao final de cada período. Existem responsáveis pelas tarefas de limpeza. Lixos e refugos são removidos na proporção em que são gerados. Os equipamentos são bem cuidados. Verificar lista de distribuição de tarefas. A limpeza é ambiciosa As latas de lixo são esvaziadas ao final do expediente e se necessário antes. 37
4. Senso de Saúde - SEIKETSU CRITÉRIOS 0 Não foi feito. 1 Iniciou, mas não finalizou. 2 Implantou. AVALIAÇÃO DO SENSO DE SAÚDE PONTUAÇÃO ASSUNTO LEMBRETES 0 1 2 A higiene pessoal e o asseio são elevados. O local de trabalho permanece limpo e agradável. Existe preocupação quanto à segurança. As roupas e calçados estão limpos asseados e sem manchas. As pessoas se preocupam com a própria saúde física, mental e emocional. Existe também a higiene dos pensamentos, sentimentos e palavras. Banho, escovação dos dentes, limpeza das mãos, uso de desodorantes. São tomados cuidados e iniciativas relacionadas à estética e beleza do ambiente. O uso dos EPIs necessários é observado por todos. Estão bem cuidados. Os cuidados preventivos são devidamente valorizados. A atenção com o linguajar e com o tipo de assunto é observada por todos. 39
5. Senso de Autodisciplina - SHITSUKE CRITÉRIOS 0 Não foi feito. 1 Iniciou, mas não finalizou. 2 Implantou. AVALIAÇÃO DO SENSO DE AUTODISCIPLINA PONTUAÇÃO ASSUNTO LEMBRETES 0 1 2 As pessoas cumprem seus deveres com entusiasmo e sem a necessidade de serem mandadas. O comportamento das pessoas é adequado e favorece os objetivos do grupo. Todos estão satisfeitos, motivados e empenhados na melhoria contínua. Todos entendem que o tempo é preciso. O respeito entre todos é elevado. As pessoas cumprem seus deveres com entusiasmo e sem a necessidade de serem mandadas. Assumem suas responsabilidades. São comprometidas com o grupo. Não há necessidade de fiscalizar ninguém Todos procuram ser eficientes. Todos valorizam a qualidade. O clima de trabalho tem sido cada vez melhor. Todos procuram ser ágeis estabelecer prioridades. As pessoas se dispõem a ajudar umas às outras quando necessário. Assumem suas responsabilidades. São comprometidas com o grupo. Não há necessidade de fiscalizar ninguém 41
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