2011 Versão 03 Web Empresas Agemed Saúde S/A. Esse documento tem como objetivo orientar as empresas contratantes do plano de saúde Agemed a utilizarem o ambiente Web para realização de movimentações cadastrais dos seus colaboradores, bem como, impressão da faturas e baixa de relatório de utilizações. Agemed Saúde S/A
Sumário 1. Objetivo... 3 2. Acessando o Site.... 3 3. Realizando Movimentações... 4 3.1 Solicitação de carteirinha... 5 3.2 Incluindo um Beneficiário... 6 3.3 Enviando documentos obrigatórios... 9 3.4 Alterando dados de um Beneficiário... 10 3.5 Cancelando um Beneficiário... 12 3.6 Verificando gastos para desconto na rescisão... 13 4 Acompanhando as Movimentações do Contrato... 16 5 Imprimindo Boleto a Vencer... 17 6 Consultando Arquivo de Fatura (PDF)... 18 7 Baixando Planilha de Utilizações... 19 8 Visualizando índice de sinistralidade... 19 2
1. Objetivo Oferecer maior agilidade e segurança no processo de movimentação cadastral de beneficiários, efetuando críticas na fonte geradora, permitindo ainda ao cliente o acompanhamento de todo o processo de movimentação cadastral. 2. Acessando o Site. Para iniciar a pagina Web utilize o link http://extranet.agemed.com.br/empresa/. Informe o operador e a senha, previamente enviada pela Agemed, para acessar a área exclusiva da empresa. Informe o login e senha 3
Após realizado o login, abrirá a tela de acesso às opções de movimentação de beneficiários. 3. Realizando Movimentações No item Movimentação, estão listadas as opções de cadastro do plano de saude, onde podem ser realizadas as inclusões, alterações, exclusões e solicitação de segunda via de carteirinha. Exemplo: 4
3.1 Solicitação de carteirinha Localize o beneficiário pelo nome no campo devido. O sistema mostrará apenas os beneficiários da carteira de cada cliente. Localizado o nome do titular e/ou dependente, clique no botão Adicionar. 5
Informe o motivo da solicitação de segunda-via. Finalizado, clique no botão Solicitar Carteirinhas. 3.2 Incluindo um Beneficiário Selecionando a opção Inclusão é possível incluir Titulares e Dependentes dentro do contrato selecionado. Os campos exigidos pela ANS serão consistidos durante a digitação dos mesmos e não será possível movimentar uma inclusão sem o devido preenchimento deles. Quem pode ser incluído no plano de saúde: Funcionário contratado, com vínculo empregatício; Trabalhadores temporários; Estagiários e menores aprendizes; e Seus dependentes abaixo relacionados: o Esposo (a) ou Companheiro (a); o Filho (a) natural ou adotivo (a) até 18 anos e/ou 24 anos se universitário; o Tutelado (a); Caso o contrato possua mais de um plano relacionado, o operador que estiver cadastrando deverá selecionar dentro da lista disponível o plano correto. A informação listada em vermelho informará a vigência das coberturas (inclusão). Importante: A inclusão do colaborador titular deve ser realizada em até 120 dias da data de contratação, salvo se existir aditivo contratual alterando esta condição. A Agemed possui fechamento mensal, onde as inclusões e exclusões devem ser realizadas até o dia 10 de cada mês, para inicio de vigência o mês subseqüente. 6
A tabela abaixo auxiliará no entendimento e datas de inclusão que devem ser utilizadas conforme garantias contratuais. Vigencia Contratual Data de Fechamento Movimentações /Cobertura 01 Dia 10 de cada mês 1 (mês subsequente) 05 Dia 10 de cada mês 5 (mês subsequente) 09 Dia 10 de cada mês 9 (mês subsequente) 21 Dia 10 de cada mês 21 (mês corrente) 28 Dia 10 de cada mês 28 (mês corrente) Exemplo 01: Contrato com vigência dia 05: O cadastro de movimentação deve ser realizado até o dia 10/05. A data de inclusão do colaborador deverá ser para 05/06. Exemplo 02: Contrato com vigência dia 21: O cadastro de movimentação deve ser realizado até o dia 10/05. A data de inclusão do colaborador deverá ser para 21/05. Este campo informa a data de inicio de cobertura que o beneficiário será cadastrado (vide tabela acima). Informe a data de inclusão do beneficiário, considerando a tabela acima explicada. Caso o contrato possua mais de um plano relacionado, o operador que estiver cadastrando deverá selecionar dentro da lista disponível o plano correto. 7
Após preenchimento de todos os campos, basta clicar no botão INCLUIR para concluir a movimentação. Importante: Para cada movimentação é gerado um número de protocolo que servirá para acompanhamento do processo de movimentação cadastral. 8
Para inclusão de dependente, após informar o nome e a categoria, o sistema trará a lista de beneficiários do contrato para seleção do titular. Informe o nome do respectivo titular. 3.3 Enviando documentos obrigatórios A inclusão realizada via WEB somente será validada com o recebimento dos documentos obrigatórios para inclusão. O envio deve ser realizado pelo botão Utilitário. O nome do documento deve ser enviado com o seguinte no padrão abaixo, salvo nas extensões.jpg ou.pdf. 9
Nr protocolo.nome do beneficiario.pdf ou Nome do beneficiario.jpg Exemplo:863. JoaodaSilva.pdf 3.3.1 Documentos Obrigatórios: Do titular: Copia da Ficha de registro do Colaborador Cópia do RG; Cópia do CPF ou Cópia CNH (Carteira Nacional de habilitação); Numero do PIS obrigatório somente do titular; Comprovante de residência: Cópia simples de qualquer documento que informe o endereço residencial do beneficiário titular ou Relatório fornecido pelo RH da empresa contratante em que constam os endereços residenciais dos beneficiários. Dos dependentes (se estes estiverem sendo incluídos no plano de saúde): Copia do RG da esposa; Copia do CPF da esposa e filhos maiores de 18 anos; Certidão de Nascimento dos dependentes menores de 18 anos; Cópia Certidão de Casamento ou Declaração de União Estável, 3.4 Alterando dados de um Beneficiário Para alterar dados de um beneficiário deve-se escolher a opção Alterações que está dentro do menu Movimentação. Informe o nome do beneficiário, a situação (Ativos, Cancelado ou Todos) e clique no botão. Clique sobre o nome do beneficiário para editar e alterar as informações cadastrais. 10
Para finalizar e promover a alteração deve-se clicar no botão. Para desistir da alteração clique no botão. 11
3.5 Cancelando um Beneficiário Para cancelar um beneficiário deve-se escolher a opção Cancelamento que está dentro do menu Movimentação. Informe o nome do beneficiário e clique no botão. Clique sobre o nome do beneficiário para solicitar o cancelamento. Para efetuar o cancelamento basta clicar no botão a aprovação da Agemed. e aguardar Note que se for selecionando um colaborador que é titular do plano e que possua dependentes, os dependentes serão excluídos automaticamente. 12
3.6 Verificando gastos para desconto na rescisão Para efetuar o levantamento de gastos de utilização de um beneficiário deve-se escolher a opção Utilização que está dentro do menu Relatórios. Utilize o item Extrato de Atendimentos não cobrados. Informe o código do beneficiário ou se preferir, pesquise pelo nome através no botão. Clique para pesquisar o nome 13
Abrirá uma nova tela para pesquisar pelo nome do beneficiário. Localizado o beneficiário, clique para selecionar o beneficiário e clique no botão. 14
O sistema retornará para a página inicial e para verificar os débitos, clique no botão Abrirá uma nova tela contendo os gastos para desconto na rescisão. Observe que o relatório demonstrará valores faturados ainda não cobrados, as guias autorizadas e valores de adicionais, caso o contrato tenha estes serviços. Caso não existam valores de utilização a serem cobrados na data, o sistema informará. 15
4 Acompanhando as Movimentações do Contrato As movimentações realizadas podem ser acompanhadas acessando o menu Relatórios -> Cadastro -> Operações de Cadastro. As movimentações confirmadas, rejeitadas ou pendentes na operadora deverão ser acompanhadas pela empresa contratante e toda conversa estabelecida com a operadora será registrada no ERP e poderá ser visualizada clicando no ícone. Para alterar dados de uma movimentação rejeitada, clique no botão dados e finalize o cadastro conforme o processo INCLUIR. para editar os O tempo estimado para aceite do cadastro Web realizado é de até 72 horas. 16
5 Imprimindo Boleto a Vencer Os boletos serão liberados na Web 15 dias antes do seu vencimento. Apenas os boletos a vencer estarão disponíveis. Para baixar um boleto clique no ícone e aguarde a abertura de uma nova guia do navegador de Internet se abrir com o boleto a ser impresso. Siga as instruções apresentadas nessa guia para imprimir o boleto. 17
6 Consultando Arquivo de Fatura (PDF) Clique no ícone para gerar um documento PDF contendo o extrato de utilizações das despesas assistenciais do plano de saúde. Cada competência possui o arquivo correspondente. 18
7 Baixando Planilha de Utilizações As planilhas de utilizações contem as informações necessárias para as empresas lançarem os gastos com plano de saúde na folha de pagamento dos colaboradores. Cada competência possui uma planilha correspondente ao movimento do mês. Para baixa uma planilha clique no ícone e aguarde o download do arquivo ser concluído. O arquivo baixado ficará com o formato CSV e pode ser aberto por qualquer editor de texto ou pelo próprio Excel. 8 Visualizando índice de sinistralidade Para visualizar sinistralidade contrato e outras informações gerencias do plano de saúde, acesso no menu Relatório, o campo Resumo Gerencial. 19
Abrirá uma nova opção, informe no campo o período de analise de sinistro. Após informar o período, clique em Imprimir. Deve ser informado sempre um período de 12 meses, com mês anterior ao vigente. Segue abaixo exemplo: O sinistro atual do contrato será demonstrado no item 2.1 do relatório. 20