APLICATIVO EXCEL UMA FERRAMENTA ADEQUADA PARA AUXILIAR O GERENCIAMENTO DAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS: UM ESTUDO DE CASO Fabiane Biava Sales (G-UEM) Rafael Pansanato (G-UEM) José Braz Hercos Junior (UEM) Resumo Neste trabalho, abordou-se sobre a importância das empresas (especialmente as micro e pequenas) para o desenvolvimento de uma região e o alto índice de mortalidade verificado para este segmento, explicado por vários motivos, dentre eles, a falta de preparo gerencial dos empreendedores e, consequentemente, a ausência de controles gerenciais adequados. Dessa forma, o presente estudo de caso consistiu no desenvolvimento de um aplicativo, em planilha eletrônica excel, voltado para o gerenciamento de um pequeno empreendimento do setor de entretenimento. As premissas básicas que norteraram o desenvolvimento do referido aplicativo foram facilidade de manuseio e riqueza das informações geradas. Palavras-chave: micro e pequenas empresas; controles gerenciais; facilidade de manuseio. Introdução Presencia-se um cenário de globalização, no qual países, em maior ou menor intensidade, abrem seus mercados para a livre entrada e saída de bens, serviços e capitais. Aliado a isto, assiste-se a um desenvolvimento acelerado no âmbito da TI Tecnologia da Informação e comunicação. E, neste contexto competitivo, acompanhar as inovações tecnológicas constitui-se em desafios às empresas e a própria sociedade. Nessa linha de raciocínio, há consenso na sociedade sobre a importância das empresas para uma região, no tocante a geração de empregos, renda, recolhimento de tributos, dentre outros. Portanto, o enfraquecimento das empresas implica, naturalmente, no empobrecimento das regiões em que estão inseridas; sendo que o contrário também é verdadeiro. Esta importância acentua-se para o caso das micro e pequenas empresas, que são a maioria no cenário brasileiro (IBGE, 2001) 1, contribuem significativamente para o 1 Segundo o IBGE, no Brasil existem 4,6 milhões de empresas. Desse total, 99% são micro e pequenas empresas-mpes (SEBRAE-NA 2001).
2 desenvolvimento econômico de regiões 2 e propiciam uma melhor distribuição dos benefícios gerados (renda, emprego, ). Porém, observa-se nos últimos anos um alto índice de mortalidade 3 para este tipo de empresa, explicado por vários motivos, dentre eles, a falta de preparo gerencial dos empreendedores e, conseqüentemente, a ausência de controles gerenciais adequados para estes empreendimentos. Este trabalho teve por objetivo evidenciar as vantagens que as micro e pequenas empresas podem obter com a implantação de aplicativos gerenciais de fácil interatividade, por meio de planilhas eletrônicas Excel. Justificativa A Adecon-Empresa Junior de Consultoria foi procurada por um empresário do ramo de entrenimento que demonstrou preocupação com falta de controles gerenciais existentes dentro do seu empreendimento. Os parâmetros para tomada de decisões do empresário baseavam-se apenas na movimentação física de caixa, ou seja, na falta ou sobra de caixa ao final dos períodos (dia, mês e ano). Ele não tinha noção de qual era o resultado de seu empreendimento e, muito menos, qual o desempenho de cada um dos produtos ofertados. Portanto, neste primeiro contato, foi identificada a necessidade de implementação de controles gerenciais dentro da empresa. Para dar suporte ao desenvolvimento dos controles gerenciais, a Adecon contou com o apoio de um professor-orientador do quadro da Universidade Estadual de Maringá, que possui domínio técnico e conhece a literatura ligada a área de custos e finanças. Assim, após várias visitas a empresa, desenvolveu-se um aplicativo gerencial por meio do Microsoft Excel. 2 56% dos empregados com carteira (RAIS/TEM-2002); 28% do faturamento do setor privado (SEBRAE-NA- 2000); 20% do PIB (SEBRAE-NA-1991); 2% no valor das exportações (SEBRAE-SP/FUNCEX-1998) 3 Das empresas paulistas, 29% fecham em seu primeiro ano de atividade e 56% não completam o quinto ano de vida. (SEBRAE-2004-2005)
3 Desenvolvimento do estudo de caso Caracterização da empresa A empresa analisada atua no setor de entretenimento, trabalhando simultaneamente com vendas e serviços, conforme listados abaixo: Serviços Vendas Consertos Sala de Jogos Locações de DVD Locações de Jogos Acessórios Bomboniere CDs de Jogos Consoles DVDs Internet Desenvolvimento do aplicativo gerencial No desenvolvimento do aplicativo gerencial, o primeiro passo foi a criação de uma estrutura de relatório para apuração do resultado do empreendimento (fig. 1), no qual buscou-se aplicar o conceito de margem de contribuição 4. Foi dada grande ênfase a esta etapa, visto que o objetivo era tornar tal estrutura como padrão para a maioria das planilhas do aplicativo. Assim, tería-se estruturas de planilhas idênticas, com diferenças apenas nas finalidades: Figura 1 - Estrutura padrão de relatório para apuração do resultado do empreendimento. RECEITAS Consertos Locações de DVD Locações de Jogos Sala de Jogos Vendas - Acessórios Vendas - Bomboniere Vendas - CDs de Jogos Vendas - Consoles Vendas - DVDs Novos Vendas - DVDs Usados Vendas - Internet (-) SAÍDAS DE CAIXA (FORNECEDORES) Fornecedores Acessórios Fornecedores Bomboniere Fornecedores CDs de Jogos Fornecedores Consoles Fornecedores DVDs Fornecedores Internet Fornecedores Jogos Fornecedores Oficina (=) MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO (-) DESPESAS CORRENTES Gerais e Administrativas Aluguel Aluguel da Oficina Despesas com Programas / Internet Despesas Manutenção / Limpeza Despesas Propaganda / Divulgação Energia Elétrica Energia Elétrica da Oficina Honorários Contador Materiais de Escritório / Limpeza Publicidade / Condominio Seguros ( Imóvel ) Telefone Funcionários Encargos Salariais Salários Funcionários Vale Transporte / Refeições Bancos Banco (Juros) Banco (Taxas) Banco (Outras) Impostos CPMF Simples Estadual Simples Municipal (=) LUCRO ANTES PRÓ-LABORE (-) Retirada Pró-Labore (=) RESULTADO CORRENTE (-) Amortização de Empréstimos (=) RESULTADO ANTES INVEST. FIXO (-) Compra de móveis/equipamentos (=) RESULTADO FINAL 1 (-) Poupança reposição equipamentos (-) Poupança rescisões contratuais 4 Margem de Contribuição é a diferença entre o preço de venda e o custo variável (=) RESULTADO de cada FINAL produto; 2 é o valor que cada unidade efetivamente traz à empresa de sobra entre sua receita e o Fonte: custo Elaborado que de fato pelo provocou Autor. e que lhe pode ser imputado sem erro. (Martins, 2003) Diferença entre as vendas e todas as despesas variáveis (Horngren, 2000).
4 planilhas de alimentação diárias, planilhas mensais e planilhas comparativas (mensais, semestrais e anuais). Isto facilitou sobremaneira a criação de vínculos entre os arquivos. O regime escolhido para apuração do resultado do empreendimento foi o de caixa. Portanto, receitas são registradas apenas no momento em que há entrada de caixa e despesas, nas saídas. Dessa maneira, procurou-se para este relatório padrão: Evidenciar receitas e desembolso com fornecedores, para cada uma das atividades desenvolvidas; Apurar margem de contribuição, cuja fórmula utilizada é: Receitas saídas de caixa com fornecedores; Criar desdobramentos para as saídas de caixa (despesas correntes; retirada de prólabore; amortização de empréstimos; compra de móveis e equipamentos e constituição de poupança para reposição de equipamentos e rescisões contratuais), obtendo-se assim vários resultados intermediários, o que facilita naturalmente a geração de informações; Separar despesas particulares do empreendedor, representadas por pró-labore, das despesas inerentes ao próprio empreendimento. Figura 2 - Planilha de alimentação diária. JANEIRO - 2006 1 2 31 Total do Mês RECEITAS 0,00 0,00 0,00 0,00 Consertos 0,00 Locações de DVD 0,00 0,00 0,00 0,00 Locações de Jogos 0,00 0,00 0,00 0,00 Sala de Jogos 0,00 0,00 0,00 0,00 Vendas - Acessórios 0,00 Vendas - Bomboniere 0,00 0,00 0,00 0,00 Vendas - CDs de Jogos 0,00 0,00 0,00 0,00 Vendas - Consoles 0,00 Vendas - DVDs Novos 0,00 Vendas - DVDs Usados 0,00 Vendas - Internet 0,00 0,00 (-) SAÍDAS DE CAIXA (FORNECEDORES) 0,00 0,00 0,00 0,00 Fornecedores Acessórios 0,00 Fornecedores Bomboniere 0,00 Fornecedores CDs de Jogos 0,00 Este aplicativo desdobra-se em dois grupos de arquivos. O primeiro grupo caracterizase pelas planilhas de alimentação diárias (fig. 2), com um arquivo para cada ano. A função do usuário é, diariamente, alimentar o sistema com entradas e saídas de caixa para as diversas
5 contas criadas. Para algumas atividades, em relação às receitas (entradas de caixa), necessitou-se de criação de botões com vínculos a outras planilhas do arquivo. A totalização mensal ocorre automaticamente. O outro grupo é representado somente por um arquivo, que compõe-se de: a) planilhas mensais (fig. 3): nestas planilhas são evidenciadas mês a mês as receitas obtidas para cada produto ofertado. Também são apresentados os desembolsos com os diversos fornecedores, apurando-se assim a margem de contribuição mensal. A seguir, são deduzidas todas as demais saídas de caixa, desdobradas em despesas correntes; retirada de pró-labore; amortização de empréstimos; compra de Figura 3 - Planilha mensal. Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez RECEITAS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Consertos 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Locações de DVD 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Locações de Jogos 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Sala de Jogos 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Vendas - Acessórios 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Vendas - Bomboniere 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Vendas - CDs de Jogos 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Vendas - Consoles 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Vendas - DVDs Novos 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Vendas - DVDs Usados 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Vendas - Internet 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (-) SAÍDAS DE CAIXA (FORNECEDORES) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Fornecedores Acessórios 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 móveis e equipamentos e constituição de poupança para reposição de equipamentos e rescisões contratuais), obtendo-se assim vários resultados intermediários, o que facilita naturalmente a geração de informações. b) planilhas comparativas - mensais, semestrais e anuais (fig. 4): estas planilhas facilitam a avaliação dos resultados alcançados pela empresa e, naturalmente, as medidas corretivas, Figura 4 - Planilha comparativa: mensal, semestral e anual. jan-06 jan-07 var-mês 1-sem-2006 1-sem-2007 var-sem 2006 2007 var-ano RECEITAS 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** Consertos 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** Locações de DVD 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** Locações de Jogos 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** Sala de Jogos 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** Vendas - Acessórios 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** Vendas - Bomboniere 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** Vendas - CDs de Jogos 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** Vendas - Consoles 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** Vendas - DVDs Novos 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** Vendas - DVDs Usados 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** Vendas - Internet 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** (-) SAÍDAS DE CAIXA (FORNECEDORES) 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** Fornecedores Acessórios 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** Fornecedores Bomboniere 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 ** 0,00 0,00 **
uma vez que são apresentados os valores obtidos no ano atual, comparando-se, mensalmente, semestralmente e anualmente, com os valores obtidos no ano anterior. Na apuração das variações percentuais ocorridas, identificam-se as contas com comportamentos fora da normalidade. 6 c) Gráficos (fig. 5): Os gráficos auxiliam o usuário no entendimento das planilhas, já que facilitam a visualização das informações geradas. Figura 5 Gráfico. Planilha de Desempenho por Segmento (fig. 6): nesta planilha é evidenciado o quanto, em termos percentuais, cada segmento de atuação da empresa contribui para cobertura de despesas correntes. Apresenta também os percentuais obtidos no ano atual, comparando-se, semestralmente, com os percentuais obtidos no ano anterior, possibilitando assim a identificação de segmentos de melhor ou pior desempenho e comportamentos fora da normalidade.
7 Figura 6 - Planilha - Contribuição líquida por segmento para coberturas das despesas gerais. SEGMENTO 1º Sem/2006 1º Sem/2007 1º Sem/2008 1º Sem/2009 1º Sem/2010 Acessórios #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! Bomboniere #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! CDs de Jogos #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! Consertos #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! Consoles #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! DVDs #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! Internet #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! Jogos #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! (=) % de Cobertura #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! d) Planilha de controle mensal de caixa (fig. 7): esta planilha permite ao usuário o monitoramento dos recursos de caixa. Possibilita ao mesmo decidir oportunamente sobre aplicação de sobras de caixa e/ou obtenção de novos recursos para cobrir déficits de caixa previstos. Também prevê o controle sobre a constituição de poupanças - para reposição de bens e rescisões contratuais e sua utilização quando necessário. Figura 7 Planilha de controle mensal de caixa. e) Botões interativos: Com objetivo de facilitar o manuseio do aplicativo gerencial, criou-se tela inicial contendo botões que, ao simples clicar do mouse, facilita a interação dos usuários com as diversas planilhas e gráficos criados
8 Cabe destacar a facilidade de manuseio deste aplicativo. O único trabalho que cabe ao usuário é a alimentação das planilhas diárias, visto que as demais planilhas e gráficos, ao estarem vinculadas às primeiras, são automaticamente atualizadas, gerando as informações necessárias para tomada de decisões. Mesmo apresentando facilidade de manuseio, alguns usuários foram treinados para adequada utilização do aplicativo. Após treinamento, ainda houve acompanhamento por um período de tempo, objetivando identificar e solucionar possíveis dificuldades. Resultados alcançados Para o desenvolvimento desta ferramenta gerencial, teve-se como premissas básicas a facilidade de manuseio aliada a riqueza de informações geradas. Porém, houve a necessidade de desenvolver-se junto ao empresário trabalho de conscientização sobre a importância de se alimentar o sistema diariamente, de forma confiável e com a todas as operações ocorridas no período. Além disso, cabe ao empresário, à medida que se utiliza do aplicativo gerencial, municiar os consultores juniores sobre dificuldades advindas e/ou sugestões para o aprimoramento do aplicativo gerencial. Nas visitas realizadas à empresa, após desenvolvimento da consultoria, observou-se efetividade na utilização do aplicativo gerencial implementado. Outro aspecto importante a mencionar é que este aplicativo tornou-se base para a construção de outras ferramentas gerenciais mais aprimoradas, utilizadas nas novas consultorias.
9 Referências BEDÊ, Marcos Aurélio (Coord.). Sobrevivência e Mortalidade das Empresas Paulistas 1 a 5 anos. Sebrae, São Paulo, outubro de 2005. Disponível em:<http: //www.sebraesp.com.br> HORNGREN, Charles T. Inntrodução à Contabilidade Gerencial. 5. ed. Rio de Janeiro, Editora LTC, 2000. MARTINS, Elizeu. Contabilidade de Custos. 9. ed. São Paulo: Atlas, 2003. ZDANOWICZ, J. E. Fluxo de Caixa. Porto Alegre: DC Luzzatto Editores Ltda, 1986.