Informações e orientações para organização do processo decisório

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1 Informações e orientações para organização do processo decisório Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, Dr. Eng. Prod (Dep. Economia) WILHELM@FURB.BR Prof. Maurício C. Lopes, Msc. Eng. Prod. (Dep. Computação) MCLOPES@FURB.BR A

2 1 DIRETOR FINANCEIRO: INFORMAÇÕES GERAIS O VIRTU@L 9 é um sistema baseado em Jogo de Empresas que permite a uma equipe de pessoas assumir a gestão de um empreendimento econômico no qual o foco da atividade reside na administração de um processo decisório e a tomada de decisões orientadas para resultados econômicos/financeiros. A empresa atua num mercado competitivo e o desafio é maximizar; o uso da capacidade de produção instalada; as vendas e a rentabilidade patrimonial. Para apoiar o processo decisório, a empresa dispõe de um sistema de informações gerenciais, capaz de gerar relatórios relativos ao fluxo de caixa, contas a pagar, contas a receber, demonstrativo de resultados e o demonstrativo patrimonial. Além disso, o sistema de informações oferece também um painel de indicadores de desempenho da produção, vendas, financeiras e contábeis. Um painel de gráficos permite visualizar a evolução e o comparativo entre as metas estabelecidas e realizadas. Apesar de ser bastante amplo o potencial de aprendizagem e desenvolvimento de aptidões gerenciais, merecem destaque as seguintes: - Organizar, coordenar e atuar num processo decisório baseado no trabalho em equipe; - Planejar e simular estratégias e cenários de mercado; - Lidar com situações de conflito, imprevisto e incertezas; - Familiarizar-se e utilizar com proveito informações gerenciais de natureza econômica/financeira; - Praticar e testar a capacidade de resolução de problemas quantitativos de natureza econômica e financeira; - Analisar resultados e estabelecer relações sistêmicas de causa e efeito visando a identificação e o controle de fatores críticos/chaves de sucesso. As equipes responsáveis pela gestão devem considerar que: a) Pertencem a um grupo empresarial dividido em unidades de negócios idênticas. Portanto, não competem entre si, na mesma região. Existe um bom potencial de mercado, contudo, este mercado consumidor é bastante criterioso e sensível em relação a preços, prazo de vendas, juros, descontos e propaganda. b) Sendo as unidades de negócios de natureza idêntica, inicialmente estarão todas em igual condição de capacidade produtiva, financeira e oportunidades. O objetivo do grupo é alcançar os melhores resultados possíveis. c) As empresas podem cooperar entre si sobre questões relativas à eficiência e otimização no uso dos recursos. As estratégias devem ser sigilosas, pois as empresas serão avaliadas através de um RANKING global de desempenho, baseado em 4 indicadores de desempenho. d) O exercício tem comprovado que o desempenho alcançado está significativamente relacionado com os seguintes fatores: comprometimento do grupo com os resultados, divisão de tarefas, planejamento e simulação de cenários/estratégias, ousadia e disposição para lidar com imprevistos/oportunidades. Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 1

3 2 O AMBIENTE EMPRESARIAL A empresa está submetida a um contexto que envolve diversas relações com o ambiente externo, conforme figura ao lado. Além das relações explicitadas na figura, a empresa sofre a influência de outros fatores sobre os quais não exerce nenhum controle, tais como as variáveis de natureza macroeconômica (inflação, taxa de crescimento da economia, cotações e taxas de juros) e as perturbações que configuram incertezas (sazonalidades, fatores climáticos, negociações sindicais e oportunidades de vendas no mercado externo). Fornecedor O MACRO AMBIENTE Composição e Relações B anco C onsulto ria Compra Vende Aplica Empresta Solicita Presta 3 ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA FINANCEIRA Administrar o fluxo de caixa, estabelecendo uma política de financiamento do caixa no caso de saldo deficitário e ou uma política de aplicações no caso de saldo superavitário, minimizando as despesas financeiras da empresa e maximizando o retorno do capital investido. Compete também a esta diretoria, decidir sobre a necessidade de estabelecer uma política de descontos sobre as vendas à vista, uma política de taxas de juros sobre as vendas à prazo e uma política de prazo em relação a compra de matérias primas com os fornecedores. Além disso, é também responsabilidade do diretor financeiro, verificar e conferir se as obrigações com os Acionistas e o Governo estão sendo devidamente recolhidas. Estes lançamentos são realizados pela contabilidade e lançados no sistema de informações automaticamente. Não é competência do diretor financeiro, decidir sobre os investimentos produtivos e política de preços, contudo, deve participar ativamente do processo decisório apresentando sugestões e indicando alternativas. Para realizar esta tarefa, a diretoria conta com o apoio de um sistema de informações gerais, que além organizar e apresentar informações históricas permite realizar simulações para testar estratégias e verificar alternativas decisórias favoráveis. Preço Prazo Juro Quantidades Leis e Imposttos Contudo, compete ao diretor financeiro avaliar e verificar a consistência das informações, isto é, falhas no sistema de informação, de qualquer natureza, devem ser detectadas e comunicadas e cabe ao diretor dispor de controles alternativos para dar seqüência ao processo decisório A B C Clientes Governo Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 2

4 4 Regras para atuar no mercado: 4.1 Operações bancárias Crédito para saldo negativo de conta corrente A empresas dispõe de uma linha de crédito automático para cobertura de saldos de conta negativos. Sobre o saldo devedor na conta corrente, a empresa paga juros do tipo cheque especial, ou seja, taxas relativamente elevadas. Esta taxa é divulgada mensalmente na da Suma de Negócios. O limite de financiamento do crédito automático está fixado no valor de 30% do patrimônio líquido da empresa Operações de desconto de títulos No caso de previsão de saldos negativos de caixa e para evitar os elevados juros cobrados pelo cheque especial, o banco oferece a alternativa de efetuar o financiamento de caixa através de Operações de Desconto de Duplicatas (p/capital de giro). Porém, esta operação depende das vendas à prazo que estão em carteira e as respectivas data de vencimento dos títulos. Podem ser descontados títulos com vencimento até 90 dias. As taxas de desconto são informadas no boletim informativo. Para avaliar as disponibilidades de carteira para efetuar as operações de desconto, o diretor financeiro deve utilizar sempre o relatório de contas a Pagar/Receber. Ex: para realizar um desconto de títulos no mês corrente, com vencimento para 30 dias, deve ser verificados o saldo disponível de títulos em carteira, do mês anterior, com prazo de vencimento de 60 dias e diminuir as duplicatas já descontadas Financiamentos de longo prazo Empréstimos de Longo Prazo são oferecidos apenas para aquisição ou reposição de equipamentos e investimentos em imobilizado. Como longo prazo, são consideradas todas as obrigações existentes que tem como data de vencimento um prazo superior a três meses. A taxa de juros para esta modalidade de financiamento é geralmente na ordem de 50% do valor da taxa de desconto de duplicatas para 30 dias Chamada de capital No caso de novos investimentos em produção e instalações e apenas quando explicitamente aprovado pelo conselho de administração da empresa, o diretor financeiro pode também utilizar a alternativa de chamada de capital, como forma de financiamento. Isto ocorre geralmente e apenas uma vez por ano, no mês de abril, quando é realizada a assembléia anual dos acionistas. Nesta assembléia são aprovados os investimentos, distribuição de lucros e dividendos e também, quando for o caso, as alternativas de financiamento dos investimentos. Neste sentido, o diretor financeiro deve ler e avaliar com atenção as informações sobre os projetos encaminhados pela diretoria anterior, para a próxima assembléia. Estas informações estão na Suma de Informações p/ Planejamento Aplicações em Renda Fixa Esta opção permite aplicações com prazo e taxas de retorno préfixadas. É uma operação de risco relativamente baixo. Por isto, a taxa de retorno é geralmente inferior se comparada com outras alternativas de maior risco. O resgate é automático e creditado na conta corrente. Vale destacar também que os RENDIMENTOS (juros) estão sujeitos à tributação (Imposto de Renda). Existe a opção de aplicação para 30, 60 e 90 dias, sendo as taxas de retorno informadas mensalmente na Suma de Negócios. Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 3

5 4.1.5 Aplicações em Fundos de Ações Através desta opção, podem ser realizadas operações de aplicação de saldos de capital financeiro que permitem a possibilidade de retornos financeiros mais elevados. Contudo, o risco também é inerente mais elevado. O valor da cota do fundo de ações é noticiado mensalmente na Suma de Negócios. Os ganhos/perdas são apurados pela diferença entre o valor médio da cota aplicada e o valor da cota no momento do resgate. As aplicações no Fundo de Ações podem ser resgatadas a qualquer momento. Contudo, para resgatar o saldo parcial ou totalmente, é necessário emitir uma ordem de resgate, antes de fechar o processo decisório do mês. 4.2 Obrigações com os Acionistas A assembléia dos acionistas ocorre anualmente no mês de abril, na qual é fixada a política de distribuição dos lucros apurados no ano anterior. De acordo com a legislação vigente, o pagamento de DIVIDENDOS deve ser no valor mínimo de 25 % do lucro acumulado no ano anterior, podendo ser acima deste valor se a assembléia assim o decidir. 4.3 Obrigações com o Governo O governo cobra dois tipos de impostos: o IR e o IPI. O IMPOSTO de RENDA - IR é cobrado de forma antecipada a cada seis meses, no valor de 35 % do LUCRO LÍQUIDO tributável. O IR deve ser recolhido nos meses de MAIO e NOVEMBRO, referente ao lucro apurado nos períodos DEZ/ABR e MAI/OUT respectivamente. No mês de ABRIL, é efetuado o ajuste final da declaração do IR do exercício anterior e recolhida a diferença entre o saldo devido e o valor já antecipado. Demais impostos: IPI = 8%, PIS = 0,65 e COFINS = 2%, incidem sobre o FATURAMENTO BRUTO do mês. Estes lançamentos são efetuados pela contabilidade e registrados automaticamente no sistema de informações. Porém, a responsabilidade pelo cumprimento destas obrigações é do diretor financeiro, que deve verificar e conferir se os registros destas obrigações foram efetuados nos prazos e valores fixados pela lei. 4.4 Obrigações com a Empresa de Consultoria Os serviços de CONTABILIDADE e os RELATÓRIOS GERENCIAIS DE DESEMPENHO que fazem parte do sistema de informações são terceirizados, e por isto existem despesas de manutenção com este sistema. Devem ser pagos mensalmente conforme o valor informado na Suma de Negócios. Vale ressaltar que conforme o contrato com a prestadora dos serviços, esta não assume a responsabilidade de erros e conseqüências resultantes de decisões baseadas em dados errados ou lançados de forma inadequada, mesmo que originados na prestadora. É de responsabilidade exclusiva da diretoria financeira: conferir, notificar e solicitar a correção de erros e lançamentos indevidos. 4.5 Operações à prazo com fornecedores e clientes As compras de matérias primas podem ser parceladas em até 4 vezes, isto é, , 60 e 90 dias. O juro da compra à prazo, é de 1,75% ao mês. Cabe a esta diretoria decidir se utiliza esta opção! As vendas à prazo podem ser parcelas em até 6 vezes. Esta decisão cabe ao diretor de mercado. Contudo, compete a esta diretoria determinar a política de juros. O juro anunciado deve corresponder ao acréscimo total que deve incidir sobre o preço à vista, dado o prazo. Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 4

6 5 Exercícios de fixação 5.1 Cabe ao financeiro efetuar mensalmente o fechamento do caixa. Por quê esta operação deve ser a última etapa do processo decisório, antes do seu encerramento? 5.2 Qual é o valor máximo disponível de desconto de títulos que pode ser obtido em janeiro, considerando os títulos em carteira com vencimento para 30, 60 e 90 dias(contas a Pagar/ a Receber). 5.3 A empresa dispõe de recursos que estão aplicados em Renda Fixa? A empresa dispõe de aplicações no Fundo de Ações? Quais são os procedimentos para efetuar o resgate? 5.4 Para financiar o investimento proposto para a assembléia dos acionistas em abril, pode ser utilizada a opção do empréstimo bancário de longo prazo ou a opção da chamada de capital. Em que estas alternativas se diferem? Como proceder para a escolha da melhor alternativa? 5.5 Suponha que o fluxo de caixa está deficitário, antes de realizar o fechamento do caixa. O que acontecerá caso nada seja feito? Quais são as alternativas disponíveis, para evitar que o fechamento do caixa seja realizado pelo financiamento automático de conta corrente (cheque especial)? 5.6 Se o diretor de mercado fixou uma política de prazo de 5 parcelas (1 + 4), qual deveria ser a taxa de juros a ser cobrada, caso o desejo seja o de cobrar o equivalente a 5% ao mês? Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 5

7 Projeção do crescimento econômico : entre +2% e +4% para o ano Projeção do nível de inadimplência : entre +3% e +8% ao mês. O atual está em 6,6% Projeção da inflação : entre +0,5% e +1,0% ao mês Projeção da TR : entre +1,5% e +1,7% ao mês Tabela de previsão dos níveis de variação da Sazonalidade dos produtos B e C A Mês Inflação % Mês Inflação % 12 meses Cota Fundo de Ações US$ Taxa Juros(TR) Jul 0,85 6,97 10,14 2,51 2,00 Ago 0,56 7,22 9,77 2,50 1,90 Set 0,98 8,13 9,05 2,55 1,80 Out 0,47 8,99 9,81 2,58 1,70 Nov 0,70 9,48 10,22 2,62 1,60 Dez 0,18 9,69 10,69 2,68 1,60 Produtos Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez B mín 0,5 0,6 0,7 0,9 1,1 1,3 1,5 1,7 1,5 1,2 0,9 0,7 B máx 0,7 0,8 0,9 1,1 1,3 1,5 1,7 1,9 1,7 1,4 1,1 0,9 C mín 1,5 1,7 1,5 1,2 0,9 0,7 0,5 0,6 0,7 0,9 1,1 1,3 C máx 1,7 1,9 1,7 1,4 1,1 0,9 0,7 0,8 0,9 1,1 1,3 1,5 Política Salarial : O sindicato patronal deverá se reunir em MARÇO para discutir o índice de aumento salarial, que normalmente ocorre em abril. O sindicato dos trabalhadores está se movimentando e as informações dão conta que o pedido de aumento salarial é na ordem de +10%, considerando a inflação dos últimos 12 meses e a produtividade alcançada no ano anterior. Assembléia dos Acionistas: A assembléia dos acionistas ocorre sempre no mês de abril. A agenda da diretoria para esta assembléia é a seguinte: 1- Além do pagamento mínimo de 25% do lucro do ano anterior, deverá distribuir mais 20 % do saldo da reserva de lucros; 2- Solicitar a aprovação do investimento no projeto de modernização do processo produtivo. Projeto de Modernização no processo de produção: Tabela de Custos e Despesas ( Dez) Descrição Valor MP 1 (a vista) 160,00 MP 2 (a vista) 80,00 MP 3 (a vista) 120,00 Pesquisa Efeito Propag ,00 Pesquisa Efeito Prazo 3.000,00 Custo Operacional/hora 2,95 Prazo (dias) Piso Salarial 430,00 Taxas Bancárias(Dez) Desconto Duplicatas Renda Fixa Cheque Especial 30 1,62% 0,81% 4,85% No mês de abril, com um investimento de UM em instalações e UM em equipamentos, será possível diminuir os tempos de processamento dos produtos para; A=12,5h, B=8,0h e C=10,5h. Para implantar a modernização são necessários ,29% 1,96% -- meses (conclusão no final de maio). Esta decisão deve ser em ABRIL e é de responsabilidade do Diretor Geral. Caso a decisão 90 7,76% 3,44% -- seja positiva, o Diretor Geral deverá solicitar que o Diretor Financeiro aponte a melhor alternativa de financiamento. Existe uma linha de crédito bancário para esta finalidade, que financia até 60% do valor do investimento, com carência de 7 meses, em 12 parcelas a uma taxa equivalente a 50% do valor da taxa de desconto de duplicatas. Existe também a possibilidade de realizar uma chamada de aumento de capital, de parte ou até de todo o valor do investimento. Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 6

8 DECISÕES FINANCEIRAS Virtual9_Anterior_A.xls Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Índice de Inadimplência no mês(%) 4,00 7,00 6,50 5,00 4,00 4,50 5,00 5,50 5,75 6,00 7,00 7,20 6,50 Taxa de Juros - TR no mês (%) 1,60 1,51 1,60 1,56 1,45 1,41 1,54 2,00 1,90 1,80 1,70 1,60 1,60 Valor Cota Fundo de Ações($) 10,00 10,85 10,35 10,15 9,95 9,72 9,27 10,14 9,77 9,05 9,81 10,22 10,69 Preço MP 1 ($) 168,00 163,00 163,00 157,50 152,30 168,00 178,50 189,00 199,50 189,00 178,50 168,00 160,00 Preço MP 2 ($) 76,00 70,00 75,00 75,00 76,00 85,50 95,00 100,00 104,50 100,00 95,00 85,00 80,00 Preço MP 3 ($) 118,80 123,00 128,00 123,50 114,00 110,00 104,50 100,00 95,00 100,00 104,50 110,00 120,00 Desconto Prod A (%) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Juro Real Venda Prazo A (%) 12,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 25,00 25,00 20,00 20,00 20,00 35,00 35,00 Desconto Prod B (%) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Juro Real Venda Prazo B (%) 12,00 20,00 20,00 20,00 15,00 15,00 15,00 15,00 12,00 12,00 12,00 20,00 20,00 Desconto Prod C (%) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Juro Real Venda Prazo C (%) 12,00 20,00 20,00 20,00 23,00 23,00 23,00 20,00 20,00 25,00 20,00 15,00 35,00 Margem de Contribuição Financeira (%) -1,05 9,15 9,71 9,98 9,91 9,75 9,59 9,22 8,78 8,65 8,44 8,51 9,00 Lucro Líquido no Mês Resgate Fundo de Ações (cotas) Desconto de Duplicatas p/ 30 dias ($) Desconto de Duplicatas p/ 60 dias ($) Desconto de Duplicatas p/ 90 dias ($) Prazo para Compra de MP(em Parcelas) Empréstimo p/ Imobilizado ($) Aumento de Capital ($) Posição Caixa Final do Mês : Estimado Saldo de Fundo de Ações (cotas) Duplicata com vencimento p/ 30 dias Duplicata com vencimento p/ 60 dias Duplicata com vencimento p/ 90 dias Aplicação Fundo de Ações (cotas) Aplicação Renda Fixa p/ 30 dias($) Aplicação Renda Fixa p/ 60 dias($) Aplicação Renda Fixa p/ 90 dias($) Multas ($) Premios ($) Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 7

9 FLUXO DE CAIXA Virtual9_Anterior_A.xls Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez 100. Início do mês Fim do mês Empréstimo de CAIXA ENTRADAS NO CAIXA Receita de Vendas Receitas Fin. Trib Receitas Fin. N Trib Resgate F.Renda Fixa Resgate F. de Ações Duplicatas Descontadas Empréstimos Imobilizado Impostos Recuperados Venda Equip./Ações SAÍDAS DO CAIXA Compras Matéria Prima Despesas Gerais Adm Despesas Gerais Prod Despesas c/ Pessoal Pagamento Demissões Despesas c/ Propaganda Despesas c/ Estoques Outras Despesas Invest. F. Renda Fixa Invest.Fundo de Ações Invest. Imobilizado Amortização Empréstimos Pgto. Juros Emprest Juros Desc. Duplicatas Multas/Prêmios IPI Imposto de Renda Dividendos Pagos Participação Lucro Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 8

10 CONTAS A PAGAR Virtual9_Anterior_A.xls Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez MATÉRIAS-PRIMAS ($) Compras MP: no mês Compras MP: 30 dias Compras MP: 60 dias Compras MP: 90 dias Juros Pagos: no mês EMPRÉSTIMOS ($) Amortização Empréstimos: no mês Empréstimos a Pagar : Curto Prazo Empréstimos a Pagar : Longo Prazo Juros Pagos: no mês CONTAS A RECEBER Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez CLIENTES ($) Vendas: no mês Vendas: para 30 dias Vendas: para 60 dias Vendas: para 90 dias Vendas: para 120 dias Vendas: para 150 dias Vendas: para 180 dias Vendas: para 210 dias Vendas: para 240 dias Vendas: para 270 dias DESCONTOS DE DUPLICATAS* ($) Descontos: no mês Descontos: de 30 dias Descontos: de 60 dias Descontos: de 90 dias Juros Pagos: no mês * Este valor deve ser diminuído das vendas FUNDO DE RENDA FIXA ($) Resgate: no mês Resgate: para 30 dias Resgate: para 60 dias Resgate: para 90 dias Juros Recebidos: no mês FUNDO DE AÇÕES Rendimento Fundo Acoes ($) Saldo Fundo Acoes (cotas) Saldo Fundo Acoes ($) Prof. Pedro Paulo H. Wilhelm, FURB/Dep. Economia 9