Manual do Utilizador SISTEMA DE AVALIAÇÃO E GESTÃO DE DESEMPENHO Data: 4 de janeiro de 2016
Índice 1 INTRODUÇÃO... 4 1.1 Destinatários... 4 1.2 Âmbito... 4 1.3 Versão Aplicável... 4 1.4 Interpretação do Documento... 4 2 OPERAÇÕES INICIAIS... 4 2.1 Aceder à plataforma... 4 2.2 Esqueceu-se da sua password... 5 2.3 Dificuldades de accesso... 6 3 NAVEGAÇÃO... 6 3.1 Menus... 7 4 AVALIAR E AUTO-AVALIAR... 7 4.1 Escolha do processo... 9 4.2 Informação do colaborador... 9 4.3 Bloco de notas... 120 4.4 Histórico... 119 4.5 Desenvolvimento... 112 4.6 Definir/Consultar objectivos. 12 4.6.1 Criar novo objectivo... 13 4.6.2 Editar objectivos... 14 4.6.3 Remover objectivos... 15 4.6.4 Submeter objectivos... 16 4.6.5 Consultar/Validar objectivos... 16 4.7 Auto-avaliação... 20 4.7.1 Competências... 241 4.7.2 Ausência Injustificada...Error! Bookmark not defined.21 4.7.3 Ausência justificada... 22 4.7.4 Pontualidade... 23 4.7.5 Avaliação dos objectivos... 23 Página 2 de 45
4.7.6 Gravar e submeter... 24 4.7.7 Comentários... 295 4.7.8 Relatório... 25 4.8 Avaliação... 27 4.8.1 Consultar auto-avaliação do avaliado... 27 4.8.2 Relatório (Avaliação)... 28 4.8.3 Efectuar avaliação... 29 4.8.4 Competências... 31 4.8.5 Ausência Injustificada..32 4.8.6 Ausência justificada 32 4.8.7 Pontualidade..33 4.8.7.1 Objectivos.34 4.8.7.2 Gravar e Submeter.35 4.8.7.3 Nota Final..35 4.8.7.5 Comentários.36 4.8.7.6 Estados da avaliação.37 4.8.7.7 Disponibilização da avaliação.38 4.8.8 Pedir avaliação 38 4.8.9 Aceitar pedido de avaliação.40 4.8.10 Bloco de notas (Avaliação) 40 4.9 Validar avaliações.41 4.10 Aceder à avaliação.44 Página 3 de 45
1. INTRODUÇÃO 1.1 ÂMBITO O software permite aos colaboradores do Banco BAI: Efectuarem a sua auto-avaliação; Orientar, gerir e avaliar o desempenho dos colaboradores da sua equipa; Definirem objectivos da sua equipa para o ano civil; Conhecer as orientações definidas pela chefia e ter feedback do seu desempenho. 1.2 DESTINATÁRIOS Todos os colaboradores do Banco BAI que participam no processo de avaliação de desempenho. 1.3 VERSÃO APLICÁVEL Versão 1.3 (Julho de 2015) ou superior. 1.4 INTERPRETAÇÃO DO DOCUMENTO Este documento pretende ser um complemento ao processo Avaliação de Desempenho do Banco BAI explicando em pequenos passos as principais fases como sejam: Definição de Objectivos; Auto-avaliação; Avaliação; Reunião de Feedback. 2. OPERAÇÕES INICIAIS 2.1 ACEDER À PLATAFORMA A plataforma de Avaliação e Gestão de Desempenho é acessível através de um navegador de internet (browser), acedendo ao endereço: http://sgrh.bancobai.ao. Os navegadores suportados são: Internet Explorer versão 9 ou superior, Google Chrome versão 32.0.1700 ou superior, Mozilla Firefox versão 25 ou superior, Safari versão 6.1.6 ou superior. Página 4 de 45
Figura 1 - Página de login da plataforma Para aceder à plataforma, deverá utilizar os mesmos dados de acesso ao vosso posto de trabalho (user e password do Windows - e.g. u2012, zneto). NOTA: Caso não possua um utilizador de rede entre em contacto com os Recursos Humanos (através do email drhformacaoedesenvolvimento@bancobai.ao) de forma a ser criado um utilizador na plataforma. 2.2 ESQUECEU-SE DA SUA PASSWORD Caso se tenha esquecido da password e uma vez que os dados de acesso são os mesmos da rede do Banco BAI, deverá contactar a Direcção de Tecnologias de Informação - DTI (através do email helpdesk@bancobai.ao) Página 5 de 45
NOTA: A funcionalidade de Esqueceu-se da sua password apenas funciona para utilizadores internos à plataforma e possuidores de endereço electrónico. 2.3 DIFICULDADES DE ACCESSO Caso tenha dificuldade de acesso deverá entrar em contacto com os Recursos Humanos através do email: drhformacaoedesenvolvimento@bancobai.ao. Figura 2 - Página inicial da plataforma 3. NAVEGAÇÃO Após efectuar o login, terá acesso à plataforma que contém menus superiores e centrais que funcionam como porta giratória para todos as outras funcionalidades. Página 6 de 45
3.1 MENUS Os menus de topo acompanham sempre a plataforma e contém as seguintes entradas: GESTÃO DE DESEMPENHO PROCESSO DE AVALIAÇÃO REPORT CENTER AVALIAÇÃO Fazer a auto-avaliação e a avaliação da equipa VALIDAÇÃO Permite fazer a validação das avaliações INFORMAÇÃO GLOBAL Consultar documentos de apoio ao processo REPORTS Consultar reports individuais e de equipa ALTERAR PASSWORD Alterar password de acesso à plataforma (apenas acessível para utilizadores internos à plataforma). A navegação dentro da plataforma poderá ser feita através dos menus de topo como através dos ícones centrais. 4. AVALIAR E AUTO-AVALIAR Para avaliar ou auto-avaliar deverá aceder ao menu Gestão de Desempenho>> Processo de Avaliação>> Avaliação. Figura 4 - Aceder à área de avaliação e auto-avaliação Esta área é dividida em vários itens: Escolha do processo; Dados pessoais; Página 7 de 45
Informação pessoal do colaborador (objectivos, bloco de notas, histórico, Desenvolvimento e Auto-avaliação); Fases do processo de avaliação; Documentos de suporte (manuais da plataforma e modelo de avaliação); Colaboradores a avaliar, caso tenha equipa para o fazer. Figura 5 - Área de avaliação e Auto-avaliação Página 8 de 45
4.1 ESCOLHA DO PROCESSO Poderão existir vários processos abertos em simultâneo e como tal é necessário seleccionar o processo para o qual queremos definir objectivos, auto-avaliar, avaliar ou simplesmente consultar. Figura 6 - Escolher processo NOTA: Caso exista apenas um processo de avaliação aberto, esta caixa de escolha não estará visível. 4.2 INFORMAÇÃO DO COLABORADOR Nesta área poderá encontrar toda informação pessoal do colaborador: Objectivos, Bloco de Notas, Histórico de avaliações, Plano de Desenvolvimento Individual e Auto-avaliação. Figura 7 - Informação do colaborador Página 9 de 45
4.3 BLOCO DE NOTAS O Bloco de Notas serve para o colaborador registar acontecimentos ou situações importantes para a avaliação de desempenho e que ocorreram durante o ano. Ao clicar no botão aparecerá uma janela com um campo de texto onde o colaborador pode escrever as suas anotações. Figura 8 - Janela do Bloco de Notas No final basta clicar no botão gravar. NOTA: Estes apontamentos estão visíveis apenas para o colaborador. Página 10 de 45
4.4 HISTÓRICO Figura 9 - Janela do histórico Ao clicar no botão histórico poderá consultar a lista de avaliações e auto-avaliações anteriormente efectuadas no sistema. O colaborador pode consultar o formulário de avaliação ou o relatório de avaliação clicando nos botões de: Ao clicar Página 11 de 45
4.5 DESENVOLVIMENTO O botão de desenvolvimento permite aceder ao plano de desenvolvimento individual definido pela chefia para o colaborador. O Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) é um planeamento realizado pela chefia, em coordenação com o colaborador, para que este possa desenvolver a sua carreira e obter competências necessárias para assumir determinadas funções dentro da organização. O PDI deverá atender tanto os interesses e estratégias da empresa como às ambições profissionais e pessoais do colaborador. 4.6 DEFINIR/CONSULTAR OBJECTIVOS Para definir/consultar objectivos, a chefia tem de clicar no botão de do colaborador correspondente. Após clicar surge uma janela com os objectivos definidos e o seu estado. Figura 10 Janela de objectivos Página 12 de 45
Aí a chefia deve clicar em objectivos definidos. para expandir o painel e ver a lista de Figura 11 Lista de objectivos sem objectivos definidos 4.6.1 CRIAR NOVO OBJECTIVO Para criar novo objectivo clique no botão objectivo. para tornar visível o formulário de criação de novo Figura 12 Formulário de criação de objectivos A chefia deve então preencher os campos: Lista de opções (Novo Objectivo, Importar Objectivo, Importar dos meus Objectivos); Objectivo Descrição do objectivo (e.g.: Optimização e Reforço do Modelo Organizativo); Meta Indicação da meta do objectivo (e.g.: Até ao final do 3º trimestre). Este campo é de preenchimento obrigatório (caso não faça sentido por favor preencha com - ) Ponderação Qual o peso do objectivo no grupo de objectivos (e.g.: 40%). Página 13 de 45
Ao final do preenchimento dos campos deverá clicar no botão para gravar. A lista de opções existente no formulário pretende auxiliar a chefia no carregamento dos objectivos. Assim, seleccionando: Novo Objectivo A chefia tem de preencher todos os campos do formulário; Importar Objectivo A chefia pode escolher um objectivo carregado na plataforma pelos Recursos Humanos; Importar os meus Objectivos Permite seleccionar um objectivo, criado pela chefia, para outro colaborador. Figura 13 Seleccionar objectivos já definidos Este processo deve ser repetido até que o colaborador fique com 100% dos objectivos definidos. Não existe um número óptimo de objectivos, pois, podem variar consoante a função, projecto, departamento, etc. Sendo que, o número recomendado de objectivos varia entre 2 a 5. Referir que esta indicação não pretende limitar a chefia na gestão da sua equipa. 4.6.2 EDITAR OBJECTIVOS Para editar um objectivo basta clicar no botão de editar existente na lista de objectivos. Página 14 de 45
Fig. 29 Lista de objectivos Figura 14 Lista dos objectivos Após clicar será possível alterar os dados do objectivo. Figura 15 Editar objectivo Após a alteração dos campos deverá sempre clicar no botão gravar guardadas. para que sejam 4.6.3 REMOVER OBJECTIVO Para remover um objectivo basta clicar no botão objectivos. remover existente na lista de Página 15 de 45
Figura 16 Lista de objectivos 4.6.4 SUBMETER OBJECTIVOS Quando a chefia terminar de definir os objectivos será necessário submeter esses objectivos de forma a ficarem visíveis para o colaborador. Para encaminhar os objectivos basta clicar no botão submeter existente no topo da janela dos objectivos. Figura 17 Submeter objectivos Após submeter, os objectivos ficarão apenas para consulta da chefia directa, não podendo ser alterados. Nesta altura o colaborador deve validar os objectivos seguindo os passos descritos no ponto 4.6.5. 4.6.5 CONSULTAR/VALIDAR OBJECTIVOS Para consultar/validar os objectivos basta clicar no botão objectivos e surgirá no ecrã uma janela com os objectivos definidos pela chefia para o colaborador. Página 16 de 45
Figura 18 - Janela de Objectivos Ao clicar em objectivos o colaborador irá expandir o painel e poderá visualizar lista de propostos. Figura 19 - Lista de Objectivos Na lista apresentada o colaborador pode clicar em objectivo. para consultar o detalhe do Página 17 de 45
Figura 20 - Detalhe do objectivo Cada objectivo contém: Descrição (e.g.: Reduzir encargos com estafeta); Meta (e.g.: Diminuir 100 viagens); Ponderação (e.g.: 50%). Após verificar os objectivos o colaborador pode: Validar, caso esteja de acordo com os objectivos definidos; Recusar (Negociar), caso não esteja de acordo com os objectivos. Para Validar/Recusar os objectivos o colaborador pode usar os dois botões existente no topo da janela de objectivos. Figura 21 - Acções sobre os objectivos Caso os objectivos sejam recusados (propostos para Negociação), voltam para a chefia para que os possa alterar e colocar novamente para validação. Neste caso, a chefia deverá efectuar a análise do exposto pelo colaborador avaliado, fazer as devidas alterações e disponibilizar novamente os objectivos à consideração do avaliado até que haja acordo e os objectivos fiquem no estado validado. Página 18 de 45
Caso os objectivos sejam validados ficam no estado validado e o colaborador será avaliado consoante os objectivos definidos. Os objectivos podem ter os seguintes estados: Aberto Ainda não foram definidos; Pendentes Estão a ser definidos ou redefinidos no caso de terem sido recusados; Para validar Foram submetidos à validação do colaborador; Validado Foram aceites pelo colaborador. Figura 22 Estado dos objectivos NOTA: Posteriormente, caso seja detectado algum lapso nos objectivos já definidos e validados poderá ser solicitada a Direcção de Recursos Humanos para reabrirem os objectivos e efectuar a devida alteração. Página 19 de 45
4.7 AUTOAVALIAÇÃO Ao clicar no botão de Auto-avaliação surgirá uma janela que permite ao colaborador fazer a sua auto-avaliação. Figura 23 - Janela de auto-avaliação A janela de auto-avaliação contém vários itens: Competências Comportamentais: onde o colaborador pode avaliar as suas competências; Ausência Injustificada: a informação deste item é apenas de consulta e vem previamente preenchida com os valores do sistema interno do Banco BAI; Ausência Justificada: a informação deste item é apenas de consulta e vem previamente preenchida com os valores do sistema interno do Banco BAI; Pontualidade: a informação deste item é apenas de consulta e vem previamente preenchida com os valores do sistema interno do Banco BAI; Objectivos: Aqui o colaborador deverá avaliar os objectivos definidos anteriormente pelas suas chefias e validados por ele; Nota final: Resultado final da avaliação de acordo com o perfil do colaborador e as respectivas ponderações entre competências/objectivos/assiduidade/pontualidade; Página 20 de 45
Comentários: Deverá o colaborador comentar a sua auto-avaliação. 4.7.1 COMPETÊNCIAS Para avaliar as competências o colaborador deverá ler com atenção a sua descrição e depois clicar na nota da escala que pretende: Insuficiente, Quase Suficiente, Suficiente, Bom e Excelente. Deve ainda escrever comentários específicos acerca da competência em questão. Figura 24 - Competências NOTA: É obrigatório avaliar todas as competências. Para ajudar neste tarefa a escala de avaliação de competências fica a encarnado enquanto a competência não for avaliada. 4.7.2 AUSÊNCIA INJUSTIFICADA A informação acerca das ausências injustificadas no formulário de auto-avaliação é apenas de consulta já que a informação é automaticamente carregada pela plataforma. Página 21 de 45
4.7.3 AUSÊNCIA JUSTIFICADA Figura 25 - Ausência injustificada A informação acerca das ausências justificadas no formulário de auto-avaliação é apenas de consulta já que a informação é automaticamente carregada pela plataforma. Figura 26 - Ausência justificada Página 22 de 45
4.7.4 PONTUALIDADE Figura 27 - Pontualidade A informação acerca da pontualidade no formulário de auto-avaliação é apenas de consulta já que os dados são automaticamente carregados pela plataforma. 4.7.5 AVALIAÇÃO DE OBJECTIVOS O quinto item do formulário de auto-avaliação serve para avaliar os objectivos. O colaborador deverá ler com atenção a sua descrição e depois clicar na nota da escala que pretende (Não Alcançado, Parcialmente Alcançado, Alcançado, Alcançado com Segurança e Superado). Poderá ainda escrever comentários específicos acerca do objectivo em questão. NOTA: É obrigatório avaliar todas os objectivos. Para ajudar neste tarefa a escala de avaliação de objectivos fica a encarnado enquanto não for avaliada. Página 23 de 45
Figura 28 - Objectivos 4.7.6 GRAVAR E SUBMETER No topo do formulário estão presentes os seguintes botões: Figura 29 - Botões do Formulário O botão permite ao utilizador guardar a auto-avaliação, podendo fazer a alteração quando quiser e gravar novamente. O botão submeter permite submeter a auto-avaliação para o avaliador. Página 24 de 45
A partir do momento em que a auto-avaliação é submetida não é possível efectuar mais alterações (a auto-avaliação fica fechada). Caso tenha submetido a auto-avaliação por engano por favor contacte os Recursos Humanos para que a coloquem novamente num estado que permita a efectuar alterações. O botão relatório permite obter um relatório da auto-avaliação. Esse relatório pode depois ser impresso, exportado para PDF, imagem, documento Word, etc. 4.7.7 COMENTÁRIOS O campo de comentário gerais da auto-avaliação é de preenchimento obrigatório, sendo condição indispensável para submeter a avaliação. 4.7.8 RELATÓRIO O botão de relatório existente no formulário de auto-avaliação permite visualizar e exportar o relatório de auto-avaliação do colaborador. Figura 31 Botões do Formulário Ao clicar no botão surgirá uma janela com o relatório. Página 25 de 45
Figura 32 Janela de relatório A janela de relatório tem uma barra de ferramentas que permite: Figura 33 Barra de ferramentas da janela de relatório Página 26 de 45
4.8 AVALIAÇÃO Figura 34 Lista de colaboradores a avaliar Se o colaborador for uma chefia deverá aparecer no painel a lista de colaboradores que deverão ser avaliados 4.8.1 CONSULTAR AUTO-AVALIAÇÃO DO AVALIADO Se o colaborador a ser avaliado já tiver submetido a sua auto-avaliação a mesma fica automaticamente disponível para a chefia consultar. Para isso basta clicar no botão. Figura 35 Consultar auto-avaliação de avaliado Página 27 de 45
4.8.2 RELATÓRIO (AVALIAÇÃO) O botão de relatório existente no formulário de avaliação permite visualizar e exportar o relatório de avaliação do colaborador. Figura 36 Barra de ferramentas da janela de auto-avaliação Ao clicar no botão surgirá uma janela com o relatório. Figura 37 Janela de relatório Página 28 de 45
Figura 38 Relatórios disponíveis a exportar A janela de relatório tem uma barra de ferramentas que permite navegar entre as páginas, exportar o relatório em diversos formatos ou actualizar a informação nele contido. Figura 39 Barra de ferramentas da janela do relatório 4.8.3 EFECTUAR AVALIAÇÃO Figura 40 Lista de colaboradores a avaliar Página 29 de 45
Após a validação dos objectivos, já será possível efectuar a avaliação do colaborador, para isso basta clicar no botão existente na lista de colaboradores a avaliar. Ao clicar no botão, surgirá uma janela que permite à chefia fazer a avaliação do seu colaborador. Figura 41 Janela de avaliação A janela de avaliação contém vários itens: Competências Comportamentais: onde a chefia pode avaliar as competências do colaborador; Ausência Injustificada: a informação deste item é apenas de consulta e vem previamente preenchida com os valores do sistema interno do Banco BAI. Ausência Justificada: a informação deste item é apenas de consulta e vem previamente preenchida com os valores do sistema interno do Banco BAI. Pontualidade: a informação deste item é apenas de consulta e vem previamente preenchida com os valores do sistema interno do Banco BAI. Objectivos: Aqui a chefia pode avaliar os objectivos já definidos e validados pelo colaborador; Nota final da avaliação: De acordo com o perfil do colaborador e as respectivas ponderações entre competências/objectivos/assiduidade/pontualidade; Comentários: Deverá a chefia comentar a avaliação e no final do processo será a vez do colaborador fazer esse comentário; Página 30 de 45
Bloco de Notas: Serve para a chefia registar acontecimentos ou situações importantes para a avaliação de desempenho e que ocorreram durante o ano. Estes apontamentos serão visíveis apenas para a chefia. 4.8.4 COMPETÊNCIAS Para avaliar as competências, deve-se ler com atenção a sua descrição e depois clicar na nota da escala que pretende: Insuficiente, Quase Suficiente, Suficiente, Bom e Excelente. Pode ainda escrever comentários específicos acerca da competência e questão, sendo que os mesmos são obrigatórios para que se possa concluir a avaliação. Figura 42 - Competências Nota Importante: É obrigatório avaliar todas as competências. Para ajudar neste tarefa a escala de avaliação de competências fica a encarnado enquanto a competência não for avaliada. Página 31 de 45
4.8.5 AUSÊNCIA INJUSTIFICADA A informação acerca das ausências injustificadas no formulário de avaliação de desempenho é apenas de consulta já que a informação é automaticamente carregada pela plataforma. Figura 43 - Ausência injustificada 4.8.6 AUSÊNCIA JUSTIFICADA A informação acerca das ausências justificadas no formulário de avaliação de desempenho é apenas de consulta já que a informação é automaticamente carregada pela plataforma. Página 32 de 45
Figura 44 - Ausência justificada 4.8.7 PONTUALIDADE A informação acerca da pontualidade no formulário de avaliação de desempenho é apenas de consulta já que a informação é automaticamente carregada pela plataforma. Figura 45 - Pontualidade Página 33 de 45
4.8.7.1 OBJECTIVOS O quinto item do formulário de avaliação é para avaliar os objectivos, a chefia deve ler com atenção a sua descrição e depois clicar na nota da escala que pretende: Não alcançado, Parcialmente Alcançado, Alcançado, Alcançado com Segurança e Superado. Deve ainda escrever comentários específicos acerca do objectivo em questão. Nota Importante: É obrigatório avaliar todas os objectivos. Para ajudar neste tarefa a escala de avaliação de objectivos fica a encarnado enquanto não for avaliada. Figura 46 - Objectivos Página 34 de 45
4.8.7.2 GRAVAR E SUBMETER No topo do formulário estão presentes os seguintes botões: Figura 47 - Botões do Formulário O botão gravar permite ao utilizador guardar a avaliação, podendo efectuar alterações sempre que quiser. O botão submeter permite enviar a avaliação para a chefia Superior que irá proceder à sua validação. A partir do momento em que a avaliação é submetida já não é possível efectuar mais alterações, ficando a avaliação fechada. Caso tenha submetido a avaliação por engano, por favor contacte a Direcção de Recursos Humanos para que coloquem a avaliação no estado (Pendente), permitindo, assim, efectuar alterações. O botão relatório permite obter um relatório da avaliação. Essa relatório pode depois ser impresso, exportado para PDF, imagem, documento Word, etc. 4.8.7.3 NOTA FINAL A Nota Final é disponibilizada ao avaliado na Reunião de Feedback, sendo a mesma calculada de acordo com as ponderações especificadas no modelo de avaliação para a função do avaliado. Página 35 de 45
Figura 48 Nota Final 4.8.7.4 COMENTÁRIOS Para submeter a avaliação deverá preencher o campo comentários gerais da avaliação, que é de carácter obrigatório, tanto para a chefia, quanto para o colaborador (avaliado). Figura 49 Comentário da avaliação Página 36 de 45
4.8.7.5 ESTADOS DA AVALIAÇÃO Após a chefia directa submeter a avaliação do colaborador, esta terá de ser validada pela chefia superior antes de a apresentar ao colaborador. Figura 50 Estados da avaliação No exemplo abaixo, o colaborador José Maria Nunes irá avaliar o colaborador Helder Oliveira. A Leonor Silva Machado irá avaliar os colaboradores José Maria Nunes, Margarida Neto e Susana Pires, para além de validar a avaliação do Helder Oliveira feita pelo José Nunes. Figura 51 Exemplo de estrutura hierárquica Página 37 de 45
4.8.7.6 DISPONIBILIZAÇÃO DA AVALIAÇÃO Assim que a chefia fizer a validação será possível dar a conhecer ao colaborador a sua avaliação. Para isso basta, nos colaboradores com estado em aprovado, clicar no botão efectuar Avaliação. Figura 52 Estado de avaliações Aprovadas e submetidcas para validação Na janela de avaliação pode então seleccionar a caixa de verificação (disponibilizar avaliação) e clicar em gravar. Desta forma o colaborador terá acesso à sua avaliação. Figura 53 Confirmação da realização da Reunião de feedback 4.8.8 PEDIR AVALIAÇÃO Esta funcionalidade permite que o avaliador solicite informações à outro colaborador acerca do avaliado. Poderá ser útil para colaboradores que tenham trabalhado com duas chefias diferentes durante o ano. Para fazer o pedido de avaliação basta clicar no botão que surgirá uma janela onde deverá indicar: A ponderação: ou seja que % da nota vale o pedido da avaliação; Notas: indicação da razão do pedido; Seleccionar na árvore o colaborador que pretende efectuar o pedido. No final deve clicar no botão lista de pedidos. e o pedido é efectuado. Ficando também disponível na Página 38 de 45
Figura 54 Pedido de avaliação Figura 55 Avaliação solicitada a outro colaborador Página 39 de 45
4.8.9 ACEITAR PEDIDO DE AVALIAÇÃO Após o pedido de avaliação ter ser sido feito o colaborador a quem foi endereçado o pedido pode aceitar ou recusar o pedido. Para isso basta aceder à zona de avaliação através do menu Gestão de Desempenho >> Processo de Avaliação >> Avaliação. No painel de pedidos de avaliação aparece a lista de pedidos efectuados, onde o colaborador deverá clicar em Aceitar para que possa realizar a avaliação ou então em Recusar caso não a queira realizar. Figura 56 Lista de avaliações a aceitar ou recusar O processo de realização da avaliação depois segue as linhas de todas as outras. 4.8.10 BLOCO DE NOTAS (AVALIAÇÃO) O bloco de notas existente nas listas de colaboradores permite registar acontecimentos ou situações importantes para a avaliação de desempenho e que ocorreram durante o ano. Neste caso referente ao colaborador em questão. Figura 57 Bloco de Notas do Colaborador Ao clicar no botão aparecerá uma janela com um campo de texto onde o colaborador pode escrever as suas anotações. Página 40 de 45
Figura 58 Janela do Bloco de Notas No final basta clicar no botão gravar. NOTA: Estes apontamentos ficam visíveis apenas para a chefia, ou seja, nem o colaborador avaliado, nem os próprios Recursos Humanos têm acesso à informação do Bloco de Notas. 4.9 VALIDAR AVALIAÇÕES Após a chefia directa submeter a avaliação do colaborador, esta terá de ser validada pela chefia superior antes de a apresentar ao colaborador. Figura 59 Estado das avaliações Para fazer a validação o colaborador, deve aceder à zona de validação acessível através do menu Gestão de Desempenho >> Processo de Avaliação >> Validação. Página 41 de 45
Figura 60 Percurso para validação Na área de validação terá uma lista de avaliações para validar. Figura 61 Área de validação A Chefia Superior pode consultar: Os objectivos definidos (clicando em objectivos); As avaliações anteriores (clicando em histórico); A avaliação a validar (clicando em avaliação). Página 42 de 45
Ao clicar em avaliação aparece uma janela com a avaliação a validar e com possibilidade de Validar a avaliação, clicando em ou recusar clicando em Figura 62 Avaliação a validar Caso a chefia superior decida recusar a avaliação, deverá indicar a razão dessa recusa, preenchendo o campo rever e clicando no botão submeter para que o avaliador possa analisar os pontos apresentados. Figura 63 Espaço de solicitação de revisão Página 43 de 45
4.10 ACEDER Á AVALIAÇÃO Após a chefia disponibilizar a avaliação, o colaborador deve aceder á sua área de avaliações e auto-avaliação (acedendo ao menu Gestão de Desempenho >> Processo de Avaliação >> Avaliação) e fazer o comentário à sua avaliação. Figura 64 Área de avaliação e auto-avaliação O colaborador terá acesso a um painel chamado Avaliações (Comentários), onde poderá visualizar a avaliação efectuada pela sua chefia. Figura 65 Painel das avaliações (Comentários) Clicando em o avaliado poderá consultar e comentar a avaliação. Poderá igualmente consultar a nota que teve em cada um dos componentes da avaliação, isto é: Competências Comportamentais; Ausência Injustificada; Ausência Justificada; Pontualidade; Objectivos; Página 44 de 45
Nota final; Comentários da chefia. Após verificar cuidadosamente a avaliação o colaborador deve efectuar comentários à avaliação. Para isso deve clicar no botão Comentários e escrevê-los no espaço destinado ao avaliado. Figura 66 Espaço para comentários No final deve seleccionar o campo Avaliado/concorda com a avaliação (Sim/Não) e em seguida clicar no botão gravar, encerrando desta forma o processo de Avaliação de Desempenho. E por fim, importa referir que o colaborador deve dar o feedback à sua chefia acerca da avaliação, buscando sempre ser sincero, pertinente e conciso na sua análise à avaliação. Página 45 de 45