Conteúdo Introdução...3 POS Tratamento dos cheques oferta...4 Perfil do documento para emissão dos cheques oferta...4 Perfil do documento para regularização dos cheques oferta...4 Configuração do Posto...5 Emissão do cheque oferta...6 Utilização do cheque oferta...7 Informação adicional sobre o processo de utilização dos cheques oferta...8 Outras informações sobre o novo processo de gestão cheques oferta...8 Consulta dos cheques oferta...9 POS Cartões de Cliente (pré pagos)... 10 Perfil do documento para carregar cartões de cliente (pré-pagos)... 10 Perfil do documento de regularização para os cartões de cliente (pré-pagos)... 10 Configuração do Posto... 11 Carregamento do cartão de cliente (pré-pago) Front Office... 12 Carregamento do cartão de cliente (pré-pago) Backoffice... 13 Utilização do saldo do cartão de cliente (pré-pago)... 14 Informação adicional sobre a utilização do saldo dos cartões de cliente (pré-pagos)... 15 Outras informações sobre a gestão de cartões de cliente (pré-pago)... 16 Consulta dos cartões de cliente (pré-pago)... 17 Ddd 2
Introdução Tendo-se levantado dúvidas sob o funcionamento da gestão de cheques oferta disponível no POS eticadata, nomeadamente em relação ao seu tratamento legal/fiscal, e depois de recolhidos pareceres técnicos das entidades competentes, em contexto com as várias localizações do produto, a eticadata decidiu alterar o funcionamento deste processo de modo a responder a esses mesmos pareceres técnicos. O mesmo sucedeu com o processo de cartões pré-pagos onde o modus operandi era similar, motivo pelo qual foi também alvo de alterações, conforme se descrevem neste documento. Nestas duas funcionalidades foi descontinuado o processo de funcionamento anterior, não obstante, conforme irão constatar, está a assegurado o uso de cheques oferta emitidos ou cartões pré-pagos carregados ainda pelo anterior processo, dispensando o utilizador de efetuar qualquer ação adicional para estes casos. Ddd 3
POS Tratamento dos cheques oferta As alterações a este processo passaram essencialmente pela existência de uma maior formalidade documental aquando a emissão do cheque oferta e depois no momento em que este for usado como meio de pagamento. Em contexto de Portugal o processo careceu ainda de um complemento de informação para SAF-T PT aquando a utilização do cheque oferta. De referir ainda que o anterior processo foi descontinuado (vigorando apenas o novo), no entanto, continuará a ser possível descontar os cheque-oferta emitidos pelo anterior processo, sendo efetuado de forma totalmente transparente para o utilizador. A seguir descreve-se o funcionamento do processo de emissão de cheques oferta. Perfil do documento para emissão dos cheques oferta O documento de venda a utilizar na emissão do cheque oferta terá de Afetar volume de vendas e ser de natureza a débito, significando que será faturado no momento da sua venda. Recorda-se que no processo anterior o documento não podia afetar volume de vendas e tinha configuração específica para emissão dos cheques oferta. Essa configuração foi suprimida no novo processo, podendo ser usado qualquer documento com o perfil referido acima sem quaisquer restrições. Perfil do documento para regularização dos cheques oferta O documento de regularização do cheque oferta justifica-se pela necessidade de anular a sobrefaturação e inerente replicação de impostos, se aplicável, uma vez que no momento da emissão do cheque oferta ocorreu uma venda efetiva. O documento de regularização a usar aquando a utilização do cheque oferta terá de Afetar volume de vendas, ser de natureza a crédito, não movimentar conta corrente e apresentar preços com imposto, que terá o efeito de anulação da venda inicial do cheque oferta, prevalecendo os montantes da venda efetivamente do produto e/ou da prestação de serviços discriminados no documento final. Ddd 4
Configuração do Posto Foi suprimida a configuração para indicar o documento para emissão dos cheques oferta por ser possível utilizar qualquer documento de venda do tipo fatura, em contrapartida, surge uma nova configuração para indicar o tipo de documento para efetuar a regularização dos cheques oferta, e no processamento de carregamento de cartões de cliente (pré-pago), conforme descrito adiante. O perfil do documento que poderá ser associado a este campo encontra-se descrito em Perfil do documento para regularização dos cheques oferta. Ddd 5
Emissão do cheque oferta Sob o ponto vista visual a emissão é semelhante ao processo anterior Não é possível inserir mais de uma quantidade por linha. Se for necessário inserir mais de um cheque oferta com o mesmo valor no mesmo documento estes deverão constar em linhas diferentes. Os artigos cheque oferta poderão ser lançados em encomendas ou documentos que não afetem volume de vendas, contudo, não serão tratados como artigos cheque oferta. Ddd 6
Utilização do cheque oferta Ao efetuar uma venda que utilize um ou mais cheques oferta, ao gravar será gerado adicionalmente um documento de regularização dos cheques oferta. Após confirmação, será gerado o documento de venda e simultaneamente gerado o documento de regularização do cheque oferta para anulação do efeito da venda do primeiro documento. Ddd 7
Informação adicional sobre o processo de utilização dos cheques oferta Documento de regularização Referencia o documento inicial (o que emitiu o cheque oferta) e o documento final (o que utilizou o cheque oferta), além disso é preenchido o campo Doc. a que Reporta com os dois documentos. A anulação do efeito da venda é efetuado sobre o documento inicial, motivo pelo qual, já não será possível emitir nova nota de crédito por conta daquele documento. Herda o NIF do documento final caso exista. São geradas tantas linhas quantos os cheques oferta utilizados no documento final O campo Motivo é preenchido com a informação Cheque oferta/voucher nº xxx, informação que será transposta para o SAF-T PT (aplicável apenas para Portugal) Sendo um documento emitido de forma automática pelo sistema, não é passível de edição. Documento final (documento que utilizou o cheque oferta) A alteração do meio de pagamento cheque oferta para um outro cheque oferta implica a anulação do documento de regularização anterior e a criação de um novo para o cheque oferta atual. Existindo alteração do meio de pagamento cheque oferta para um do tipo não cheque oferta, o documento de regularização é anulado. Caso seja anulado o documento de venda final, o documento de regularização será também anulado e o número cheque oferta será libertado, para futura utilização. Nos países em que for possível a reversão de anulação do documento final, apenas será possível a operação desde que o cheque oferta não tenha sido utilizado por uma venda posterior. Sendo possível esta operação, além do documento de venda também será revertida a anulação do documento de regularização. Outras informações sobre o novo processo de gestão cheques oferta Se for emitida uma nota de crédito referenciando um documento de venda de cheque oferta, o número do cheque oferta volta a ficar disponível para uma futura emissão, operação que apenas será viabilizada se o cheque oferta ainda não tiver sido utilizado. Caso o cheque oferta utilizado numa venda tenha sido emitido pelo anterior processo de gestão de cheques oferta, manter-se-á o comportamento anterior, isto é, não será gerado qualquer documento de regularização relativo ao cheque oferta utilizado. Nas devoluções o campo Doc. a que reporta é de preenchimento obrigatório caso pretenda reativar o cheque oferta. Ddd 8
A emissão de cheques oferta (e apenas esta operação) também poderá ser efetuada no backoffice através da janela de introdução de vendas, desde que respeitadas as regras referidas anteriormente, nomeadamente o perfil do documento para emitir cheques, ter de movimentar artigos tipificados como cheque oferta e lançar uma linha por cada cheque oferta a emitir. Podem ainda ser emitidos pelo backoffice documentos de crédito sobre os documentos de emissão de cheques oferta, onde neste caso o cheque oferta deixará de estar disponível para usar como meio de pagamento, mas voltará a ficar disponível para futura emissão. Consulta dos cheques oferta Poderá consultar a informação sobre as operações com cheques oferta, nomeadamente sobre os cheques lançados por descontar, descontados e cancelados. Esta consulta encontra-se em Mapas \ Vendas \ POS \ Cheques e vales. Ddd 9
POS Cartões de Cliente (pré pagos) Tal como na gestão de cheques oferta, as alterações a este processo passaram essencialmente pela existência de uma maior formalidade documental aquando o carregamento do cartão pré-pago e depois no momento em que este for usado como meio de pagamento. Em contexto de Portugal o processo careceu ainda de um complemento de informação para SAF-T PT aquando a utilização do cartão de cliente como meio de pagamento. De referir ainda que o anterior processo foi descontinuado (vigorando apenas o novo), no entanto, continuará a ser possível usar o saldo do cartão na parte correspondente aos carregamentos efetuados pelo anterior processo, sendo a gestão efetuada de forma totalmente transparente para o utilizador. A seguir descreve-se o funcionamento do processo de gestão de Cartões de Cliente (pré-pagos). Perfil do documento para carregar cartões de cliente (pré-pagos) O documento de venda a utilizar no carregamento de cartões pré-pagos terá de Afetar volume de vendas e ser de natureza a débito, significando que será faturado no momento do recebimento. Recorda-se que no processo anterior o documento não podia afetar volume de vendas e tinha configuração específica para o carregamento de cartões pré-pagos. Essa configuração foi suprimida no novo processo, podendo ser usado qualquer documento com o perfil referido acima sem quaisquer restrições. Perfil do documento de regularização para os cartões de cliente (pré-pagos) O documento de regularização para os cartões pré-pagos justifica-se pela necessidade de anular a sobrefaturação e inerente replicação de impostos, se aplicável, uma vez que no momento do carregamento do cartão pré-pago ocorreu uma venda efetiva. O documento de regularização a usar aquando a utilização do saldo do cartão pré-pago terá de Afetar volume de vendas, ser de natureza a crédito, não movimentar conta corrente e apresentar preços com imposto, que terá o efeito de anulação da venda inicial do carregamento do cartão prépago, prevalecendo os montantes da venda efetivamente do produto e/ou da prestação de serviços discriminados no documento final. Ddd 10
Configuração do Posto Foi suprimida a configuração para indicar o documento para o carregamento de cartões pré-pagos por ser possível utilizar qualquer documento de venda do tipo fatura. Em contrapartida, surge uma nova configuração para indicar o tipo de documento para efetuar a regularização relativa ao carregamento de cartões de cliente (pré-pago) e dos cheques oferta, conforme descrito no correspondente capítulo. O perfil do documento que poderá ser associado a este campo encontra-se descrito em Perfil do documento de regularização para os cartões pré-pagos. Ddd 11
Carregamento do cartão de cliente (pré-pago) Front Office Sob o ponto vista visual o carregamento de cartões é semelhante ao anterior processo. Por cada carregamento é emitido um documento de venda, não sendo possível acrescentar outras linhas para além da linha de carregamento uma vez que este processo não é gerado pela janela principal de emissão de documentos No caso de o carregamento incluir bónus, este é incrementado ao saldo no correspondente cartão. No caso de anulação do documento, o bónus será igualmente decrementado do saldo do cartão. Sendo emitida uma nota de crédito que relacione um documento de carregamento de cartão, terá comportamento análogo ao de uma anulação, o saldo será decrementado ao cartão e caso tenha bónus será também descontado ao saldo o montante do bónus. No caso da nota de crédito anular parcialmente a fatura que carregou o cartão, o bónus é retirado na totalidade no primeiro crédito que efetuar ao documento de carregamento do cartão. Caso haja anulação do documento de crédito referido no ponto anterior, serão revertidos os montantes referentes ao carregamento e ao bónus, e no caso da anulação de notas de crédito parciais, a reposição do bónus só ocorrerá aquando a anulação do último documento de crédito que referenciava o documento de carregamento do cartão. Ddd 12
Carregamento do cartão de cliente (pré-pago) Backoffice O processo de carregamento de cartões pelo backoffice pode ser efetuado a partir da janela Cartões de Clientes que se encontra em Tabelas \ Comercial \ Cartões de Cliente. Depois de clicar no botão assinalado surge a janela seguinte. A diferença em relação ao processo anterior está no documento a emitir que deverá ter o perfil de documentos para carregar cartões pré-pagos. Ddd 13
Utilização do saldo do cartão de cliente (pré-pago) Ao efetuar uma venda que utilize como meio de pagamento um cartão de cliente (pré-pago), ao gravar será gerado adicionalmente um documento de regularização pelo montante descontado do cartão. Após confirmação será gerado o documento de venda e simultaneamente gerado o documento de regularização do carregamento do cartão pré-pago para anulação do efeito da venda do primeiro documento. Ddd 14
Informação adicional sobre a utilização do saldo dos cartões de cliente (prépagos) Documento de regularização Referencia o documento inicial (o que carregou o cartão pré-pago) e o documento final (o que utilizou o cartão pré-pago), além disso é preenchido o campo Doc. a que Reporta com os dois documentos. A anulação do efeito da venda é efetuado sobre o documento inicial, motivo pelo qual já não será possível emitir nova nota de crédito por conta daquele documento. Herda o NIF do documento final caso exista. São geradas tantas linhas quantos os distintos documentos de carregamento que concorreram para o saldo descontado do cartão no documento final. O campo Motivo é preenchido com a informação Cartão de cliente nº xxx, informação que será transposta para o SAF-T PT (aplicável apenas para Portugal) Documento final (documento que utilizou o cartão pré-pago) A alteração do valor pago através de cartão pré-pago implicará a anulação do documento de regularização anterior e a criação de um novo com o novo valor. Ddd 15
Existindo alteração do meio de pagamento de cartão pré-pago para um outro meio de pagamento que não seja cartão pré-pago, p.e. numerário o documento de regularização será anulado. Caso seja anulado o documento de venda final, o documento de regularização será também anulado sendo reposto o correspondente valor ao saldo do cartão pré-pago. Nos países em que for possível a reversão de anulação do documento final, apenas será possível a operação desde que exista saldo suficiente no cartão pré-pago. Sendo possível esta operação, além do documento de venda também será revertida a anulação do documento de regularização. Outras informações sobre a gestão de cartões de cliente (pré-pago) Se for emitida uma nota de crédito referenciando um documento de venda relativo ao carregamento do cartão pré-pago, será retirado ao saldo do cartão o correspondente montante, operação que apenas será viabilizada se o montante creditado não ultrapassar o montante ainda não utilizado daquele carregamento. O saldo em cartão pré-pago carregado pelo anterior processo poderá ser usado normalmente. Neste caso será assumido o comportamento anterior, ou seja, não haverá lugar à emissão do documento de regularização. Podem ainda ser emitidos pelo backoffice documentos de crédito sobre os documentos de carregamento de cartões, operação que abaterá normalmente ao saldo do cartão. Nas devoluções o campo Doc. a que reporta é de preenchimento obrigatório de modo a assegurar total coerência entre o saldo do cartão e o valor compensado dos documentos que concorreram para esse mesmo saldo. Ddd 16
Consulta dos cartões de cliente (pré-pago) Poderá consultar a informação sobre os cartões de cliente (pré-pagos), nomeadamente os movimentos efetuados e o saldo disponível. Esta consulta encontra-se em Mapas \ Vendas \ POS \ Cartões de Cliente. Data da última atualização: 22-04-2016 Ddd 17