Fluxo de caixa: estrutura e importância dessa verdadeira bola de cristal para a empresa Lana M. Abi Sanabria Edison Luiz Leismann Elisângela Maria da Silva Marluci demozzi Resumo Pretende-se com este trabalho abordar os aspectos fundamentais do fluxo de caixa avaliando as alternativas de investimentos e as razões das mudanças da situação financeira da empresa, como é implantado e como funciona este importante controle para tomada de decisões. Ressaltando que todas as demonstrações financeiras, têm suas funções e suas importâncias, cada uma em seu tempo ou para uma determinada análise que se fará indispensável. Neste trabalho serão colocados somente os recursos que poderão ser usados como mapas de controle e que terão reflexo direto sobre o caixa da empresa. Palavras chave: Fluxo. Decisão. Mapas de controle. Análise. Informação. Abstract The aim of this work is address the key aspects of cash flow evaluating the investment alternatives and the reasons for the changes in financial position company, as it is located and how to control this important decision-making. Emphasizing that all financial statements have their functions and their importance, each one at a time or to a specific analysis that make itself indispensable. In this work will be placed only resources be used as control charts and that have direct bearing on the enterprise. Keywords: Flow. Decision. Control charts. Analysis. Information.
Introdução É importante ressaltar que todas as demonstrações financeiras têm suas funções e importâncias, cada uma em seu tempo ou para uma determinada análise que se fará indispensável. Como a maioria das empresas está passando por uma crise financeira, que abalou as melhores expectativas de qualquer empresário, será necessário procurar um sistema muito bem estruturado de fluxo de caixa para aperfeiçoar a tomada de decisão. Com este estudo procuramos demonstrar que toda empresa necessita de controles eficientes sobre entradas e saídas de valores em um determinado período de tempo, sendo indispensável para o gerenciamento da empresa independente do tamanho e do tipo de atividade econômica que poderá ser usado com segurança e auxiliará o empresário na tomada de decisões. Mostrar-se-á também a realidade da empresa a curto, médio e longo prazo e a importância da programação de pagamentos e recebimentos, demonstrando que dela depende todos os investimentos na empresa. No estudo de implantação e análise de fluxo de caixa por ser um trabalho de extrema importância para a empresa acreditamos que o maior problema seria sem dúvida a coleta de informações consistentes nos vários setores da empresa. Procurar-se-á mostrar de forma objetiva a maneira correta de se fazer um ótimo controle para a empresa englobando os diversos setores e suas particularidades, gerando uma perfeita sincronização de contas a pagar e a receber para fazer frente aos compromissos assumidos. Fluxo de caixa É uma poderosa ferramenta de controle financeiro usada pelo administrador que tem como principal objetivo a tomada de decisões, onde o mesmo deverá estar atento ao planejamento e controle dos recursos financeiros da empresa, mas sem deixar de considerar a solidez financeira da mesma. O fluxo de caixa da empresa consiste em implantar uma estrutura de informações útil, prática e econômica. A proposta é dispor de um mecanismo seguro para estimar os futuros ingressos e desembolsos de caixa na empresa. ZDANOWICZ (2004 p.125).
Objetivos do fluxo de caixa De acordo com Santos (2001 p.57) [...] o fluxo de caixa é um instrumento de planejamento financeiro, que tem por objetivo fornecer estimativas da situação de caixa da empresa em determinado período [...]. Ele funciona como uma verdadeira bola de cristal para que o administrador possa ter condições de prever déficit ou superávit no decorrer dos meses, fazendo um planejamento correto no caso de déficit, conversando com fornecedores solicitando prazos maiores e no caso de superávit poderá escolher a aplicação mais rentável possibilitando o planejamento de suas ações futuras ou acompanhamento do desempenho de real sua empresa. Além disso, oferece aos usuários informações relevantes sobre entradas e saídas possibilitando com isso dar transparência á situação financeira da empresa e auxiliar na tomada de decisões. O fluxo de caixa como ferramenta de controle permite aos administradores de uma empresa ter uma avaliação mais ampla da real capacidade de geração de caixa com o fim de honrarem compromissos e das necessidades de financiamentos além de demonstrarem a origem e o destino dos valores, isto é, onde estão sendo investidos. Vantagens Para Zdanowicz (2007p. 145) [...] o fluxo de caixa tem como objetivo fundamental projetar entradas e saídas de recursos financeiros para determinado período, visando à necessidade de captar empréstimos ou aplicar sobras de caixa de modo seguro [...]. Uma das principais vantagens seria criar condições para que os recebimentos e os pagamentos sigam critérios técnico-gerenciais e não fiscais, sendo considerado um dos principais instrumentos de análise e avaliação real de uma empresa, auxiliando a percepção sobre a movimentação dos recursos em um determinado período, planejar pagamentos em datas corretas evitando a inadimplência, ter um saldo de caixa para eventuais despesas, programar aplicações depois de verificado o tempo de sobra de caixa, equilibrar entradas e saídas, e por fim analisar empréstimo menos onerosos para eventual necessidade. A sua adoção como ferramenta gerencial proporciona ainda que a empresa tenha:
Um auto planejamento utilizando-o como base; Uma visão de curto e médio prazo; Um planejamento de investimentos; Capacidade de tomar decisões rápidas; Desvantagens Também de acordo com Zdanowicz (2007. p153) [...] o fluxo de caixa poderá apresentar algumas limitações, dependendo da forma como será utilizado e da importância que receber da direção e gerencia [...]. Suas principais limitações seriam o custo adicional para se manter um profissional capacitado e com conhecimento das atividades operacionais da empresa, a falta de habilidade do administrador para coordenar a equipe a fim de serem repassadas informações com consistência e confiabilidade. A falta de atenção, pois basta um erro e todo o fluxo estará comprometido, falta de apoio da alta direção no planejamento e controle financeiro, distorções de valores projetados. Planejamento de Fluxo de Caixa Na visão de Zdanowicz (2004.p 128) [...] como toda empresa tem mais de uma espécie de necessidade financeira, precisa ter estimativas com prazos variáveis, de acordo com as respectivas finalidades. Todo planejamento de caixa depende do tamanho e do ramo de atividade de uma empresa, deve-se levar em consideração o planejamento para dar continuidade a projetos que dependendo de como estará a situação financeira, poderão continuar, serem adiados ou abandonados de vez. Para isso existem três tipos de planejamentos de fluxos de caixa: O planejamento operacional que também de acordo com Zdanowicz (2004.p.128) [...] o modelo diário fornecerá a posição dos recursos em função do ingresso e desembolsos de caixa, constituindo-se em poderoso instrumento de planejamento e controle financeiro para a empresa. É aquele em que as entradas e saídas de caixa são projetadas para o mês, a semana ou o dia seguinte. É um controle preciso das disponibilidades a fim de
diminuir os encargos financeiros dos empréstimos e maximizar os rendimentos das aplicações. Este fluxo deverá ser atualizado diariamente fazendo-se a comparação entre previsto e realizado para evitarem-se possíveis falhas, ou gerando falta de recursos para o mesmo. O planejamento de curto prazo que ainda segundo Zdanowicz (2004.p128) [...] um programa de investimentos intensivo por parte de empresa, torna-se conveniente um planejamento mais detalhado, referente a um prazo menor [...]. Esse planejamento se dá quando a ocorrência do fluxo está dentro do plano anual de resultados, pois ele procura detalhar as entradas e saídas de dinheiro geradas pela atividade da empresa, e trabalha com relativo grau de certeza dos recebimentos e/ou pagamentos dentro do período. Para melhorar o fluxo de caixa em curto prazo é necessária a colaboração principalmente o departamento comercial que deverá vender o máximo possível a vista, evitando os clientes inadimplentes ou que paguem muito além do prazo e criando incentivos como descontos para clientes que antecipem seus pagamentos, para regularização de seus estoques. O planejamento em longo prazo onde Zdanowicz (2004.p. 177) nos esclarece que [...] é fundamental para as decisões de financiamento, o estabelecimento de linhas de crédito adequadas em longo prazo. Este fluxo compreende, geralmente, um planejamento de dois a cinco anos [...]. É quando a ocorrência de fluxos corresponde ao tamanho dos projetos de investimento e aos resultados em longo prazo (geralmente de cinco anos) que são recursos de terceiros, obtenção de empréstimos, pagamento do principal, e integralização de capital. Fica o fluxo de caixa em longo prazo sujeito a eventos estranhos ao conhecimento da empresa, podendo comprometer as previsões consideradas. Fatores que alteram os saldos de caixa Existem fatores internos que de acordo com Zdanowicz (1986, p 42) se dividem da seguinte forma: Alteração na política de vendas, decisões na área de produção, política de compras e política de pessoal. Essas decisões nem sempre são colocadas em prática juntas, pois na política de compra e vendas poderemos discutir os prazos de recebimento de duplicatas que
são uma das principais fontes de recursos do caixa, diminuição ou aumento de prazo de pagamentos e recebimentos, os juros recebidos ou pagos, dividendos recebidos de outras empresas, indenizações de seguros recebidas. Já nas decisões de área de produção teremos a política dos preços da matéria prima os prazos de entrega e pagamento o aumento ou diminuição de estoques de baixa rotatividade, a aquisição de novos equipamentos ou expansão da fábrica. E finalmente na política pessoal teremos o rodízio de funções com a demora no tempo de adaptação, política salarial, aumento ou diminuição do quadro funcional, treinamentos de pessoal. Além desses citados acima ainda teremos a integralização de capital que são os investimentos realizados pelos proprietários ou acionistas, mas somente se for em moeda corrente, empréstimos bancários e financiamentos oriundos de instituições financeiras, venda de itens do ativo permanente, recebimento menor que os prazos de pagamentos, excesso de imobilizados e a boa e fiel inflação. Os fatores externos (exógenos) estão relacionados com: a) Queda nas vendas por conta de uma redução na atividade econômica, - Não expandir o crédito, pois com a redução da atividade econômica, aumenta a inadimplência; - Redução do prazo médio dos recebimentos para aplicação em itens de maior rentabilidade; - Diminuir níveis de estoques; - Aplicações mais seguras nos níveis de produção (compra de matérias-primas, custos de mão de obra diretas e indiretas). b) Expansão da atividade econômica exerce pressão sobre a capacidade produtiva, gerando assim um aumento no volume de estoque, acréscimo das compras de matérias-primas, aumento das vendas, etc. c) Nos atrasos dos clientes deve-se fazer um controle rigoroso referente às duplicatas a receber e análise do prazo médio de recebimento efetivo. d) Concorrência nos preços e) Atraso nas entregas do produto f) Aumento nas alíquotas dos tributos e mudança nos prazos de recolhimentos. ZDANOWICZ (1986 p.42). As conseqüências dessas alterações do fluxo de caixa sem controle poderá gerar uma insuficiência crônica de caixa com captação de empréstimos e pagamentos de juros e correção monetária, maior sensibilidade diante das flutuações do mercado, atrasos de pagamentos de dívidas, concordatas, falências, redução nas atividades operacionais, contenção de custos.
O administrador deverá estar sempre atento a todas as mudanças tanto internas quanto externas para não gerar um fluxo com informações distorcidas. Também existem informações em que não há encaixe nem desembolso de valores que devem ser levadas em consideração na hora de fazer o fluxo para não serem colocadas no mesmo como: depreciações, amortizações e exaustão que são meras reduções do ativo, provisões duvidosas, estimativas de prováveis perdas de clientes, acréscimo ou diminuições de itens de investimentos pelo método de equivalência patrimonial, correção monetária onde poderá haver aumentos ou diminuições em itens de investimentos sem significar que houve vendas ou novas aquisições. Elaboração do fluxo de caixa De acordo com Zdanowicz (2004, 145) [...] deverão ser discriminados todos os valores a serem recebidos e pagos pela empresa. Quanto mais especificado for o fluxo de caixa, melhor será o controle [...]. A empresa precisa dispor de informações organizadas que permitam a visualização das contas a receber e a pagar e de todos os desembolsos, bem como de mapas auxiliares que vão mostrar a consistência, periodicidade, relevância dessas informações que dependerá da forma da empresa, de seu porte, disponibilidade financeira e a sua complexidade operacional. O fluxo é uma ferramenta de controle para o qual convergem os dados financeiros gerados em diversas áreas da empresa e por onde o administrador poderá programar suas compras e gastos bem como fixar prazos para vencimentos de suas dívidas em datas especificas garantindo assim os pagamentos dos mesmos sem desconto de duplicatas ou contratação de empréstimos bancários. Deve-se levar em conta ainda a projeção de vendas, considerando as vendas à vista e a prazo da empresa, estimativa das compras e condições de pagamentos, levantamento dos créditos a receber de clientes, determinação da periodicidade do fluxo de caixa, orçamento dos demais ingressos e desembolsos de caixa para o período, conhecimento de receitas e datas de entrada e despesas com data de vencimento, esses dados deverão ser os mais corretos possíveis, onde os seus responsáveis sejam conscientes da exatidão, clareza e confiabilidade quanto aos mapas de controle, data de entrega de dados e a responsabilidade das projeções, o comprometimento e treinamento do pessoal envolvido na implantação, a criação de
um manual como referência e o perfeito controle de documentos bancários servirão como apoio a implantação do mesmo. É muito importante considerar as oscilações que eventualmente venham a ocorrer onde será preciso fazer um ajuste dos valores projetados mostrando com isso a flexibilidade do fluxo de caixa, buscando maximização dos lucros, com um elevado grau de segurança, constituindo reservas para a empresa, obtendo uma maior liquidez nas aplicações dos excedentes não se esquecendo de fixar limites mínimos diários de caixa. Exemplo de fluxo de caixa implantado Para melhor entendimento demonstramos o fluxo de caixa dentro de uma Indústria de Alimentos em Nova Mutum no ano de 2009 e que realmente funciona como ferramenta de tomada de decisões. Ele é baseado em relatórios das contas á pagar e a receber, projeções de pagamentos, mapas de controle que não constam nos relatórios citados com valores aproximados e datas de pagamentos, controles bancários, previsões financeiras diárias e o fluxo propriamente dito com o fluxo previsto e o realizado. Projeções de pagamentos São todas as contas a pagar que não constam dos relatórios convencionais e que são muito importantes e devem ser levadas em consideração como: folha de pagamento, Inss, impostos(icms normal,icms substituição tributária, PIS,COFINS, IR), empréstimos bancários com valores relevantes que tem data fixa de pagamento, independente do mês, e que devem estar muito bem relacionados para se evitar de esquecer algum pagamento. Conforme figura abaixo:
Figura1- Projeções para Fluxo de Caixa DATAS DESCRIÇÃO VALORES 05 FOLHA PAGTO 430.000,00 07 FGTS 43.000,00 06 ICMS NORMAL 190.000,00 09 ICMS SUBSTITUIÇÃO TRIB. 50.000,00 15 PIS/COFINS 5.000,00 15 FINAMES 64.000,00 20 INSS, FUNRURAL 230.000,00 20 IMPOSTOS (IRRF,PIS) 20.000,00 25 EMPRÉST BANC. 245.000,00 Fonte: Indústria Alimentos (2009) Controles de contratos Bancários Nos controles de contratos de Adiantamento de cambio deverão constar além da taxa de juros ao ano a data de vencimento, o valor em dólares com os respectivos valores em reais, a porcentagem de garantias em duplicatas e se será pago através de performance de Exportação que, nada mais é, que a compra do direito de exportação, de uma empresa exportadora para outra, realizada através de um Contrato de Compra de Performance de Exportação sempre que empresa compradora não possuir a mercadoria para embarcar ou de envio de documentos que são as notas fiscais de exportação. Tudo isso deverá ser atualizado diariamente conforme a variação do dólar e sempre que for pagamento de performance deveremos provisionar o valor antecipado ao vencimento do contrato com o banco além do prêmio da empresa e dos juros bancários.
Figura 2-Contratos de Acc BANCO BRADESCO- Limite U$ 2.500,000 CONTRAT O TAXA a.a CÂMBIO DATA VENCTO U$ TOTAL VL. REAIS Liquidad o 08/08349 12,00 % 30/03/200 9 26/07/200 9 1.000,00 0 R$ 1.750.000,0 0 Liquidad o 08/09577 12,00 % 30/03/200 9 23/08/200 9 1.500,00 0 R$ 2.625.000,0 0 Liquidad o 09/007927 10,00 % 1,8240 13/08/200 9 09/02/201 0 1.500,00 0 R$ 2.736.000,0 0 30%dupl 09/008922 9,50% 1,8160 09/09/200 9 08/03/201 0 1.000,00 0 R$ 1.816.000,0 0 30%dupl Fonte: Indústria Alimentos (2009) Podem-se fazer planilhas onde constem todos os empréstimos bancários, se forem Adiantamentos de Contratos de Cambio deverão ser atualizados diariamente em moeda forte e se for empréstimos em reais deverão ser divididos em parcelas conforme contrato e lançado as parcelas já com os juros atualizados. Figura 3- Contratos Capital de Giro BANCO BRASIL CCB CÉDULA DE CRÉDITO BANCÁRIO Limite R$ 3.500.000,00 VALOR CONTRATO TAXAa.a VALOR PARCELA VALOR JUROS + CDI PAGO VENCTO 65544/09 8%+ CDI 1.500.000,00 1 263.192,83 5.138,07 268.330,90 07/12/09 2 261.173,35 6.964,63 268.137,98 05/01/10 3 259.031,74 05/02/10 4 257.112,48 05/03/10 5 255.004,16 05/04/10 Fonte: Indústria Alimentos (2009) 6 252.980,32 05/05/10
Controles de compra de Matéria-Prima Também poderemos usar mapas de compra de matéria-prima que nos servirão de base para o fluxo previsto, onde devem constar os descontos de funrural se for produtores terceiros e desconto de capital social de forem associados além dos possíveis complementos ou devolução, os valores á serem pagos e as datas de vencimento. Todos estes controles deverão ser feitos diariamente, para evitar distorções no fluxo de caixa. Figura 4- Planilha Compra Suínos DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO SETOR: PCP Relatório Diário Abate Financeiro Data do Abate 01/dez Produtor N romaneio N Nota Fiscal Valor Desconto (Funrural) Desconto (Capital Social) Valor Pago Vencimento COOPERATIVA ASSOCIADO 981 R$ 26.238,26 R$ 262,38 R$ 25.975,88 15/01/10 ASSOCIADO 979 2.097 R$ 31.468,70 R$ 314,69 R$ 31.154,01 15/01/10 ASSOCIADO 980 2.098 R$ 31.155,13 R$ 311,55 R$ 30.843,58 15/01/10 ASSOCIADO 982 2.099 R$ 34.612,50 R$ 346,13 R$ 34.266,38 15/01/10 ASSOCIADO 994 2.101 R$ 35.424,32 R$ 354,24 R$ 35.070,08 15/01/10 Total R$ 158.898,91 R$ 1.588,99 R$ 157.309,92 TERCEIROS TERCEIROS 1 986 799 R$ 46.746,00 R$ 1.075,16 R$ 45.670,84 16/12/09 TERCEIROS 1 972 229 R$ 17.586,00 R$ 404,48 R$ 17.181,52 16/12/09 TERCEIROS 2 983 864 R$ 36.562,50 R$ 840,94 R$ 35.721,56 09/12/09 Total Geral 01/12/09 R$ 259.793,41 2.320,58 R$ 255.883,85 Fonte: Indústria Alimentos (2009) Controles Bancários Na parte operacional, que são os pagamentos e recebimentos de clientes, deverão ser coletadas todas as informações para começar a montagem do mesmo, usando-se de início um mapa auxiliar que seria um controle bancário onde se relacionam todos os bancos em planilhas separadas, isto é, cada banco tem uma planilha separada, onde são lançadas todas as despesas bancárias e os
recebimentos verificados nos extratos bancários impressos diariamente daquele banco, conforme abaixo: Figura 5- Modelo de Controle Bancário CONTROLE BANCÁRIO - BANCO DO BRASIL 14/09/09 22:42 DATA HISTÓRICO/DESCRIÇÃ O DÉBITO CRÉDITO SALDO BANCO SALDO A CONSIDERAR 131.470,45 14/set Débito Férias 12.709,18 14/set Débito tarifas 23,00 14/set Pagtos Diversos 109.349,88 14/set Receb.Cobr. 250.000,00 14/set Depósito conta 950,60 SOMA 122.082,06 250.950,60 SALDO ATUAL 260.338,99 Fonte: Indústria Alimentos (2009) Previsões Financeiras Para fazer a ligação de todas essas planilhas bancárias cria-se uma planilha principal com o nome de Previsão Financeira onde todas as outras estarão interligadas com os saldos finais de cada banco. Na parte superior desse mapa serão colocados todos os recebimentos diários e na parte inferior da planilha colocam-se os desembolsos que teremos que fazer em determinado dia como: pagamento de matéria prima que se divide em associados e terceiros, embalagens, secundários (usado na produção), diversas despesas, fretes impostos, folha de pagamento, juros bancários, pagamento de contratos, leasing, Finame, amortizações de empréstimos, projeções de investimentos, despesas com vendas e todos os pagamentos que irão ser feitos no dia e que diminuindo dos recebimentos teremos um saldo final diário, que seria o que ficaria em cada banco no final do dia para o dia seguinte conforme abaixo:
Figura 6- Previsões Financeiras PREVISÃO FINANCEIRA 14/09/2009 Saldo do Banco do Brasil 33.387,83 Saldo do Banco Bradesco Lucas 85.725,71 Saldo do Banco Bradesco Investimento- Lucas 5.223,41 Saldo da Sicredi Nova Mutum 42.405,42 Saldo do Banco Daycoval 9.909,06 Saldo Banco Indusval Saldo do Banco Fibra 9.366,12 3.918,81 Saldo Banco HSBC Bank 6.266,65 Saldo Banco Real Abn Anro 4.981,84 Saldo da Caixa Ec.Federal 1.320,57 Saldo Banco Bradesco Pedágio 5.551,35 1 - SALDO ATUAL/ DIA =============> 205.415,63 3 - PAGAMENTOS DO DIA FORNECEDOR MATÉRIA-PRIMA ASSOCIADOS 20.000,00 FORNECEDOR MATÉRIA-PRIMA TERCEIROS 5.000,00 FORNECEDOR MATÉRIA-PRIMA - MBL FORNECEDOR EMBALAGENS 18.000,00 FORNECEDORES SECUNDARIOS 4.500,00 FORNECEDORES DIVERSOS 22.000,00 FRETE 30.000,00 RESCISÕES 2.450,00 AUXILIO EDUCAÇÃO 12.000,00 TOTAL DOS PAGAMENTOS ================> = 113.950,00 4 - SALDO DISPONIVEL (1+2-3) 91.465,63 Fonte: Indústria Alimentos (2009) Nessa planilha os recebimentos dos clientes estão separados por bancos, pois no caso de inadimplência será mais fácil verificar e corrigir erros relacionados aos recebimentos de determinado banco como, por exemplo: o não envio de boletos pelos próprios bancos ou atraso no envio dos mesmos. Poderão ser colocados também os contratos de câmbios, ACC (Adiantamento sobre Contratos de Câmbio) que é a antecipação, em moeda nacional, de até 100% de sua exportação futura, podendo ser concedido
parcialmente para adequar o fluxo de caixa, enquanto se adquire matéria-prima para produzir e exportar. ACE (Adiantamento sobre Cambiais Entregues) que é a antecipação em moeda nacional o valor de contratos de exportação com mercadorias já embarcadas, câmbios prontos que são mercadorias vendidas ao exterior e recebidas normalmente através de depósitos bancários, além disso, teremos também os descontos de duplicatas caso necessitarmos. De acordo com Zdanowicz (2004, 136) [...] descontos e cauções de duplicatas é possível que a empresa mantenha com determinados bancos, faixas de desconto de duplicatas, que poderão ser fixas ou rotativas [...]. Baseado nisso toda empresa deverá observar um percentual de desconto com relação ao faturamento, destacando ainda que esse procedimento deva ser esporádico e não constante para não prejudicar a rentabilidade o que caracterizaria uma má administração. Não esquecendo que cada banco tem sua diferenciação quanto ao recebimento de cobranças, para alguns bancos o valor é creditado no dia seguinte outros necessitam de um dia á mais (D+1) para serem processadas e creditadas, sendo necessário ser deixado sempre um saldo de segurança caso a cobrança seja recebida em banco correspondente (valores que entram na compensação). Coloca-se em primeiro lugar o saldo inicial e após a soma de todos os recebimentos diários de cada banco descontando-se as tarifas e a seguir somam-se os recebimentos com o saldo anterior, tendo com isso um valor exato e real das disponibilidades, após vem a coluna dos pagamentos, onde separa-se por matériaprima,embalagens,secundários, diverso,fretes e despesas com recursos humanos e impostos. Somam-se todos os pagamentos colocando o saldo final e na próxima linha coloca-se o valor dos recebimentos menos os valores de pagamento com isso obtêm-se o saldo final que ficará disponível para o dia seguinte. Fluxos de caixa prévisto e realizado Uma das principais atividades de um bom administrador é a comparação entre o fluxo de caixa previsto e o fluxo de caixa realizado. O fluxo de caixa é o instrumento mais importante para o administrador financeiro, pois através dele, planeja as necessidades ou não de recursos financeiros a serem captados pela empresa. de acordo com a situação econômico-financeira da empresa ele irá
diagnosticar e prognosticar os objetivos máximos de liquidez e de rentabilidade para o período em apreciação, de forma quantificada em função das metas propostas. ZDANOWICZ (1992, p. 28) O principal objetivo é o de saber antecipadamente do montante de recursos financeiros e as médias de entradas e saídas visando um controle da real situação da empresa para saber antecipadamente onde deverá buscar recursos para poder fazer frente a eventuais necessidades financeiras em tempo hábil, pois é através das médias de pagamento e recebimentos diários que será possível estabelecer uma previsão mais aproximada da real situação da empresa para tomada de decisões. Fluxo de caixa previsto As empresas que mantém um fluxo de caixa previsto bem feito são as mais equilibradas financeiramente e apresentam as seguintes características: a) Há permanente equilíbrio entre os ingressos e os desembolsos de caixa; b) O capital próprio tende aumentar, em relação ao capital de terceiros; c) A rentabilidade do capital empregado é satisfatória; d) Menor necessidade de capital de giro; e) Há uma tendência para aumentar o índice de rotação de estoques; f) Os prazos médios de recebimentos e de pagamento tendem a estabilizar-se; g) Não há imobilizações excessivas de capital, nem ela é insuficiente para o volume necessário de produção e de comercialização; h) Não há falta de produtos prontos ou mercadorias para o atendimento das vendas. ZDANOWICZ (1986, p. 40). O fluxo previsto tem como principal objetivo informar como se comportará o fluxo de entradas e saídas de recursos financeiros em determinado período, pode ser projetado em curto prazo buscando identificar os excessos de caixa ou a escassez de recursos dentro de um período curto de tempo, traçando com isso uma adequação na política financeira com medidas para suprir as necessidades ou aplicar os excessos de caixa em longo prazo visando obter outras informações, como verificar a capacidade da empresa de gerar os recursos necessários para custear suas operações, determinar a necessidade de capital de giro no período, o índice de eficiência financeira da empresa que são os indicadores que expressam a relação entre as despesas operacionais da instituição e sua receita bancária, e por último determinar o grau de dependência de capitais de terceiros da empresa.
Fluxo de caixa Realizado De acordo com Gitman (1997 p.88) [...] a demonstração dos fluxos de caixa permite ao administrador financeiro e a outras pessoas interessadas analisar o passado e possivelmente o futuro de caixa da empresa. Sua principal finalidade é a de demonstrar como se comportam as entradas e as saídas de recursos financeiros da empresa em determinado período, além de propiciar análise de tendência, serve de base de comparativo entre os dois fluxos, possibilitando identificar os motivos das variações ocorridas, se ocorreram por falha de projeções ou por falhas de gestão, funciona como gerador de informações para o processo decisório e para o planejamento financeiro futuro. Exemplo de fluxo previsto e realizado em curto prazo e a diferença em percentual. Figura 7- Fluxo Previsto e Realizado MOVIMENTAÇÃO PREVISTO REALIZADO Percentual PREVISTO REALIZADO Percentual 1 - SALDO ANTERIOR 333.049,57 333.049,57 0% 15.236,82 37.826,76 148,26% 2 RECEBIMENTOS Banco indusval 30.747,04 26.185,02-14,84% Banco Daycoval 138.759,62 148.451,67 6,98% 222.286,23 223.214,43 0,42% Brasil 9.788,77 Banco Rural Emp. 587.000,00 587.000,00 0,00% 115,12 Bradesco 275.933,99 297.174,49 7,70% 256.059,50 293.406,78 14,59% Sicredi 53.620,53 54.443,11 1,53% 556.283,33 541.293,16-2,69% SOMA 1.419.110,75 1.446.303,86 1,92% 793.806,38 1.105.645,02 39,28% 3 PAGAMENTOS Matéria-prima- Assoc. 113.887,00 113.442,00 4,58% 529.957,09 MOVIMENTAÇÃO PREVISTO REALIZADO Percentual PREVISTO REALIZADO Percentual Matéria-prima- Terceiros 320.559,74 320.559,76 0,00% 288.050,49 282.568,96-1,90% Matéria-prima- Mabella 384.938,38 384.459,37 0,12% 205,81 Fornecedores Embal. 34.276,09 34.154,73-0,35% 3.654,98 3.654,98 0,00% Fornecedores Secun. 33.653,75 33.631,98-0,06% 5.365,99 5.380,99 0,28% Fornecedores diversos 37.658,97 35.332,65-6,18% 13.181,55 17.378,15 31,84% Fretes 80.000,00 83.291,81 4,11% 50.000,00 17.524,38 64,95% Inss Folha 358.900,00 358.983,05 0,02% Imposto 35.000,00 37.236,55 6,39% Despesas com pessoal 4.126,96 64,55 Desp Bancárias 3.258,24 3.615,84 SOMA 1.403.873,93 1.408.477,10 0,33% 360.253,01 860.350,75 138,82% DISPONÍVEL (1 + 2-3 ) 15.236,82 37.826,76 148,26% 433.553,37 245.294,27-43,42% Fonte: Indústria Alimentos (2009)
Analises de Fluxo de caixa De acordo com Silva (1995.p.26) [...] a análise financeira serve para avaliar decisões que foram tomadas pela empresa em épocas passadas, bem como fornece subsídio para o planejamento financeiro, visando o futuro. Essas análises são muito importantes, pois a empresa depende delas para verificar como foi no passado o comportamento da empresa quanto aos investimentos que foram feitos e como fará os próximos financiamentos de seus investimentos, se poderá fazer com recursos próprios, Finame ou com capital de terceiros e as formas de pagamentos dos mesmos. Está-se perdendo clientes ou não, a evolução das mercadorias produzidas dentro da empresas, isto é, se as mercadorias que produz são de qualidade e tem boa aceitação no mercado, se os prazos médio de recebimento não são maiores que os prazos de pagamentos, a desvalorização da moeda local, falência de clientes e o conseqüente não pagamento dos boletos bancários e outros fatores aleatórios que possam surgir. Dispor-se de recursos de captação de empréstimos bancários, negociação de prazos com fornecedores junto á clientes para antecipação de recebíveis. Temos dois tipos de analistas de fluxo de caixa, o analista externo que presta serviço para analisar o fluxo de caixa de uma empresa e que de acordo com Silva (2001.p. 421) [...] o analista externo á empresa não tem acesso aos pormenores relativos ao caixa, exceto quando se trata de analise de um projeto em longo prazo [...], e o analista interno que faz parte do quadro de funcionários da empresa e seria a pessoa que teria o conhecimento de todas as áreas e com isso estaria apto a realizar a comparação dos fluxos previstos e realizados diariamente controlando assim a movimentação bancária com boletins diários de caixas e bancos além do controle diário de pagamentos e recebimentos tendo por objetivo corrigir eventuais falhas, além do mais ele deverá ser desenvolvido de acordo com o ciclo operacional que é o tempo do período entre a data da compra de matéria prima até o recebimento de cliente ou o ciclo financeiro ou ciclo de caixa que é o tempo entre o pagamento ao fornecedor e o recebimento das vendas.
Formas de análise Quanto às formas de análises o autor nos fala: Não é raro encontrar a empresa em que a preocupação técnica é esmerada, com recursos técnicos adequados para projeção de valores e pouca (ou mesmo nenhuma) preocupação, mas abordagens são facilitadoras de processos e podem melhorar o entendimento do instrumento e sua melhor utilização. Como se poderá perceber muitos aspectos da análise podem ser feitos concomitantemente, de maneira unificada, ou mesmo durante a montagem dos dados; entretanto, por uma questão meramente didática, a análise foi separada em análise de consistência, análise comparativa e análise de otimização. (FREZATTI, 1997, p. 113) As análises de consistência são as que permitem verificar a consistência das informações se estão sendo corretamente utilizadas e interpretadas e os resultados alcançados, a adoção de um plano de contas detalhado e comparação dos resultados de vários períodos entre o previsto o realizado e o projetado, as análises comparativas tem como objetivo entender evolução do fluxo de caixa entre períodos comparando o mês e ano atual com o mesmo período no ano anterior e a melhor maneira de se comparar os períodos seria fazendo a conversão em moeda forte (dólar) ou pelo ajuste da inflação, e por último as análises de otimização onde se costuma fazer questionamentos de como melhorar o saldo do fluxo. Somente depois de ter feito a análise comparativa podemos fazer a análise de otimização considerando que existe consistência no fluxo elaborado é possível alternativa que permitam a empresa obter os melhores resultados na geração de caixa. De acordo com o autor durante a montagem de dados podem surgir questionamentos como: se o fluxo apresenta um longo tempo de saldo negativo onde o correto seria verificar o setor de compra e venda da empresa para evitar clientes inadimplentes, verificar prazos de pagamentos, ou antecipar recebimentos, a principal função de se fazer e usar o fluxo seria a mostra antecipada do déficit ou superávit possibilitando ao administrador tomar decisões antecipadas de como proceder. A principal necessidade de se fazer o fluxo previsto e realizado que seria analisar os fatos com antecedência, fazendo as comparações entre dois períodos iguais para acompanhar o comportamento da empresa, pois, dentro do processo decisório o fluxo de caixa diariamente atualizado e programado diminuiria consideravelmente os riscos de erros e a conseqüente falta de recursos,
possibilitando investimentos com prazos de pagamentos condizentes com a disponibilidade de valores presentes e a confiança nas informações prestadas aumentaria consideravelmente. Ainda de acordo com o mesmo autor poderia se estabelecer critérios de avaliação do fluxo onde a empresa deveria estabelecer metas de variação do fluxo de caixa realizado em relação ao previsto, por exemplo, se for diário a meta estaria num patamar menor de até 2,0%. Os responsáveis pela análise deveriam verificar quais as contas que exigem acompanhamento mais próximo; contas mais relevante em termos de saída de recursos; que tipo de controles e comparações deve ser efetuado para assegurar que a geração de caixa projetada esteja correta e finalmente como proceder em caso de excesso ou necessidade de caixa. Como melhorar o fluxo de caixa Negocie antecipadamente os prazos de recebimentos e pagamentos para obter mais consistência no fluxo de caixa; Ofereça descontos para pagamentos antecipados, descontos esses já previstos na negociação, e já provisionados; Crie um sistema de cadastro eficiente, coletando o maior número de informações do cliente, até mesmo solicitar a outras empresas informações desse cliente evitando com isso a inadimplência; É possível usar o sistema de permuta de serviços e mercadorias, isto é, se a empresa precisa fazer determinado serviço poderá permutar por mercadorias da própria empresa; Organização de estoques, pois dinheiro gasto em estoques é dinheiro parado, sem rendimentos, se poderá reduzir estoques ou não; Usar contratos de empréstimos bancários de longo prazo para fazer capital de giro como Acc, e contratos com entrega futura; Considerações Finais De acordo com o que foi pesquisado e descrito sobre o fluxo de caixa, podemos definir fluxo de caixa como uma bola de cristal usada com eficiência para se conseguir informações rápidas e precisas, na empresa em evidência ele é muito
usado para tomada de decisões com um grau de eficiência e consistência de informações muito eficazes onde cada detalhe faz uma grande diferença, com atualização e controles eficazes, recolhimento de informações em forma de planilhas e mapas de outros setores com confiança nas informações que é de muita importância para manter a empresa arrumada, e que pode ser decisivo para o sucesso ou o fracasso da decisão tomada. Observa-se que a princípio elabora-se um fluxo de caixa projetado, através de mapas auxiliares que servirão para compor o fluxo, com informações relevantes e que sejam confiáveis no qual deve ser especifico as entradas e saídas, após os pagamentos efetuados o fluxo de caixa deixa de ser projetado e passa a ser realizado. Isso servirá como base para a empresa fazer uma análise completa entre períodos. Através da análise de fluxo de caixa é possível identificar o ciclo de vida em que a empresa se encontra, auxiliando o gestor quanto à previsão de liquidez que é a capacidade da empresa de gerar recursos que podem rapidamente ser transformados em papel moeda ou solvência que é quando uma empresa tem condições de quitar suas dívidas. Por fim, percebemos que apesar de ser uma ferramenta com demonstrativos de qualidade e de fácil compreensão onde o maior beneficiado é o gestor da empresa, que permitem mensurar e acompanhar de forma eficaz e transparente a realidade das instituições a maioria dos pequenos e médios empresários deixam de utilizar esse valioso método para tomar as suas decisões, gerando com isso uma desconfiança para o mercado, pois o fluxo de caixa é um indicador importante onde demonstra como a empresa conseguirá quitar seus compromissos e que as empresas que não usam correm um grande risco de não terem controle sobre seus pagamentos e recebimentos gerando com isso certa instabilidade o que indica que este pode ser o motivo dessas empresas fecharem suas portas em tão pouco tempo. O fluxo de caixa é uma ferramenta de fácil acesso, onde os demonstrativos deverão de efetuados de acordo com o conhecimento do administrador sem seguir modelo padrão, sugere-se, no entanto que seja atualizado diariamente para não correr o risco de se perder informações.