Manual de Normas e Procedimentos Administração e Gerência Administrativa Financeira. Referência: Versão: 1.2 Data: 02 de Abril de 2015
Sumário Contas a pagar e contas a receber.... 4 Objetivo e representação.... 4 Definições contas a receber e contas a pagar.... 5 Procedimentos cobrança, contas a receber.... 6 Cobrança em carteira.... 6 Procedimentos contas a pagar.... 9 Preparação e Liberação dos Documentos para Pagamento.... 9 Passos:... 9 Efetivação dos Pagamentos.... 10 Registro dos Pagamentos no Sistema.... 10 OBS.: Pagamento a Fornecedores.... 13 Agenda de Pagamentos vinculada ao orçamento.... 13 Controle e Guarda de Talonários e Cheque.... 14 Procedimentos de Adiantamentos de Viagem... 14 Procedimentos de Reembolso de Despesas.... 14 Contas Correntes Conciliação.... 15 Procedimentos Tesouraria e Contas a Pagar.... 15 Capítulo -Tesouraria.... 16 Capítulo Cobrança.... 16 Objetivo e representação.... 16 Fatos da cobrança.... 19 Procedimentos.... 20 Não Contemplados.... 21 Contemplados.... 23 Contemplados com crédito pendente.... 25 Recuperação de cotas de não contemplados.... 26 Página 2
Outras funções do departamento.... 26 Capítulo Compras.... 26 Objetivo e representação.... 26 Organograma área de Administração e... 27 Definições.... 27 Principais atribuições:... 27 Rotinas de Compras.... 28 Cadastro e controle de fornecedores.... 29 Formulário (proposição).... 29 CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE PEDIDOS (FOLLOW UP).... 32 PESQUISA DE MERCADO.... 32 Página 3
Contas a pagar e contas a receber. Objetivo e representação. O objetivo deste capítulo é descrever os procedimentos nas rotinas de contas a pagar e receber. Iniciamos por representar a estrutura de contas a pagar e a estrutura de contas a receber que fazem parte da Gerência Administrativa Financeira do Consórcio UNILANCE e estão baseadas na estrutura organizacional da organização. Sua representação é a seguinte: Organograma:Área de Administração e Página 4
Definições contas a receber e contas a pagar. Entendem-se por contas a receber no Consórcio UNILANCE,, todos os valores recebidos pelos grupos são título de venda dos serviços de administração de cotas de consórcio, e todos os valores recebidos pela Administradora são a título da administração dos grupos de consórcios e outras taxas de serviço. Entende-se como contas a pagar o pagamento de títulos (duplicatas, boletos bancários e outros títulos de crédito ou de recebimento a vista) diversos no Consórcio UNILANCE que corresponde a compra de serviços profissionais, produtos, mão de obra, salários, bem como toda a estrutura operacional da organização. A função destas estruturas, além de realizar as ações de recebimento ou pagamento envolve a produção de relatórios de desenvolvimento operacional, a sugestão de melhorias e mudanças, a gestão do pessoal da área, o controle documental e de informações, o desenvolvimento de rotinas e processos, o atendimento a Gerência Administrativa Financeira. A figura seguinte representa o macro fluxo dos processos de cobrança recebimentos. Início Contas a Receber Recebimentos diversos Depósito bancário Baixa Eletrônica Internet Conferências pagamentos e recebimentos Relatórios de movimentação - Tesouraria Fim Macro Fluxo:Recebimentos. Página 5
Procedimentos cobrança, contas a receber. As cobranças de contas a receber estão divididas em dois grupos: a) Cobrança em carteira. b) Cobrança por boletos / slips. c) Cobrança por débito automático com autorização do cliente. Cobrança em carteira. 1 Sempre que ocorre uma venda de cota de grupo de consórcio em atividade, o (a) vendedor (a) recebe do cliente a parcela inicial que poderá ser em espécie ou em cheque, e a entrada na administradora poderá ser feito através da entrega do dinheiro/cheque ou através de um deposito bancário. O pagamento poderá ser realizado nas seguintes formas: 1. Pagamento em espécie; 2. Pagamento por depósito na conta do Consórcio (conforme indicado no contrato); 3. Pagamento com cheque próprio; OBS.: Todo o pagamento em cheque deve ser nominal ao UNILANCE e cruzado. Todo o recebimento ocorrido na Unidade Central será encaminhado ao banco através de boleto bancário, mediante envio a agência bancária por meio de malotes. A atividade de encaminhar os valores recebidos para o banco especificado é o pagamento da primeira parcela. Esta é uma atividade que o Consórcio UNILANCE, realiza para seus clientes como uma gentileza, e que garante e confirma assim a venda contratação do consórcio. A conferência dos depósitos se dará via sistema informático, seguindo o seguinte procedimento: 1. O responsável pela conferência deverá acessar a internet, usar o sistema de internet banking do banco onde foram realizados os pagamentos; 2. Proceder a baixa do arquivo (realizar o download) que contém as informações da conta corrente, e; 3. Entrar 2 (upload) com os dados contidos no arquivo no sistema informático utilizado pela empresa (sistema operacional). 1 Entende-se por carteira os títulos (boletos e outros) que estão de posse da unidade cobradora. Diz-se que a cobrança é em carteira quando o título fica em poder do emitente para ser pago diretamente a ele e não a um banco. 2 Entrar: realizar o input das informações recebidas no banco de dados do sistema financeiro e no sistema operacional. Página 6
Tais informações são confrontadas com os dados dos clientes onde se identifica o grupo, a cota, o nome do cliente, o número da parcela, a data de vencimento e o valor. As informações incluídas no sistema podem ser consultadas pelos envolvidos, ou seja, a área comercial, a área de operações e a área financeira. Caso haja discrepâncias o responsável emite relatório das mesmas. As discrepâncias podem ser: 1. Não recebimento. 2. Identificação de valores, mas não identificam grupo/cota. 3. Identificação de valores, mas não identifica consorciado. 4. Outro tipo de não identificação. Em qualquer um dos casos acima, deve o responsável pela atividade enviar informações a área comercial para providencias. Os valores arrecadados são incluídos no sistema operacional com o desconto da taxa de administração. Neste sentido, os valores de taxa de administração são inseridos no sistema financeiro manualmente, ou seja, sem integração. A estrutura de controle baseia-se na validação dos dados recebidos da área comercial e na conferencia dos valores recebidos. O controle testa a quantidade de contratos, a numeração e valores, bem como a quantidade de pagamentos a serem enviados ao banco (depósito). Os processos podem ser observados no fluxo seguinte. Comercial - geração de contratos e boletos Recepção e conferência Contemplam a venda do consórcio Geração de boletos de cobrança Encaminhamento ao setor financeiro Verificação e validação de informações sobre consorciados Geração de contratos (operações) Contemplam acesso a internet. Download de arquivo bancário. Verificação e validação de informações sobre pagamentos validando grupo, cota, consorciado e parcela. Ação de devolução, comunicação em caso de discrepâncias. Fazer quadro na ordem sequencial. Página 7
Contas a Receber A Comercial - geração de contratos e boletos Relatórios diversos Envio ao agente arrecadador Tesouraria Não Fim Pagamentos realizados Sim Recepção e conferência Não Dados Ok Sim Upload Sistema operacional e sistema financeiro A Fluxograma do setor de Contas a Receber. Página 8
Procedimentos contas a pagar. A área de contas a pagar do Consórcio UNILANCE,, é responsável pelos pagamentos a fornecedores, empregados e outros que se relacionam com a empresa de forma eventual ou continuamente. Está baseada em dois conceitos: Preparação dos processos de pagamento. Efetivação dos pagamentos. Preparação e Liberação dos Documentos para Pagamento. Esta fase tem a função de receber das áreas do Consórcio UNILANCE a documentação de despesas a serem pagas, conferindo as autorizações, notas e outros documentos autorizadores vinculados. Os documentos que darão respaldo ao processo de pagamento são: Formulário Solicitação de Pagamentos. Documento interno de Adiantamento e de Reembolso de Despesas. Nota Fiscal e Ordem de Compra. Boleto Bancário. Carnês. Recibos. Duplicatas, etc. Avisos de Lançamento. Faturas de serviços públicos (telefonia, energia elétrica, água e esgoto); Outros. Passos: Receber documentos para pagamentos, verificando os documentos correlatos que deram origem a cobrança (contrato, nota fiscal de serviço ou produto, etc.). Incluir documentos no sistema. Verificar se as Solicitações de Pagamento estão aprovadas pela Gerência; Verificar se os valores estão ajustados aos parâmetros de despesas adotados pelo despesas com viagens e outras despesas de funcionários, conferindo os cálculos. Obter parecer da Diretoria/Gerência em despesas ainda não avaliadas ou aprovadas retornar casos incorretos à Gerência da Área que efetuou a despesa. Consórcio UNILANCE,, especialmente aqueles envolvendo Identificar os fornecedores não cadastrados e registrá-los no sistema de Contas a Pagar, seguindo o procedimento estabelecido pela organização. Página 9
Emitir relatório de pagamentos diário (pode ser em tela). Efetivação dos Pagamentos. Em D-1 do vencimento: Organizar os pagamentos, transferências, Docs. e depósitos, com a respectiva documentação para solicitar as assinaturas. No dia do vencimento, as solicitações deverão ser retiradas do follow-up, identificadas por números de documentos e pagas através de emissão de cheques, ou em casos especiais, através de TED Transferência Eletrônica Disponível ou DOC. Se o pagamento for efetuado diretamente ao fornecedor,os cheques deverão ser entregues mediante recibo. Todos os pagamentos efetuados deverão estar respaldados por comprovantes legais. Ponto de controle:verificação dos comprovantes legais. Registro dos Pagamentos no Sistema. Registrar todos os pagamentos do dia antes de sua efetivação no Sistema de Contas a Pagar Sistema Financeiro do Consórcio. A documentação deverá ser arquivada para realização da conciliação bancária e contabilização. Ponto de controle: Validação dos itens arquivados emissão de relatório de pagamentos. Fluxos. As figuras seguintes representam os seguintes processos: Preparação e Liberação dos Documentos para Pagamento. Efetivação dos Pagamentos. Registro dos Pagamentos no Sistema. Detalhamento dos processos vinculados. Página 10
Preparação e liberação de pagamento. Início Receber Documentos Input no sistema financeiro Classificar documentos Despesas Aprovadas Não Solicitar autoriazação C Sim Cadastra fornecedor Não Fornecedor cadastrado? Não Sim Realizar pagamento Sim Autorização Concedida? A B Fluxograma: Setor de Contas a Pagar. Página 11
Preparação e liberação de pagamentos inclusão de fornecedores. A B Gerar Baixas Contata Gestor / Fornecedor Emitir Relatório Obter justiticativa fim C Autorização de pagamento. Solicitar autoriazação Contatar o solicitante do produto ou serviço. Obter autorização do gestor para o valor. Depois da autorização do gestor da área obter autorização da dir. financeira ou Diretor Presidente Avaliar a capacidade financeira do dia tesouraria Se não for possível pagamento contatar fornecedor e informar solicitante, caso contrário pagar. Página 12
Recepção e classificação de documentos. Receber Documentos Classificar documentos Recepção de documentos pelo setor. Avaliação dos documentos quanto a rasura, tributos, etc. Arquivo na pasta calendário (por data de vencimento). Preparar (listagem) documentos para inclusão no sistema. Classificar documentos quanto a tipo de fornecedor; Classificar por data; Verificar origem dos documentos Verificar se os valores estão ajustados aos parâmetros de despesas adotados pelo Consórcio UNILANCE, especialmente aqueles envolvendo despesas com viagens e outras despesas de funcionários, conferindo os cálculos. Realização (efetivação) de pagamento. Realizar pagamento Contata Gestor / Fornecedor Selecionar títulos para pagamento no sistema; Acessar a internet via qualquer browser; Acessar o sítio de internet da instituição bancária que será ao gente pagador; Seguir as instruções do site proceder ao pagamento; Notar que quando o título está vinculado ao DDA, é necessária a autorização do profissional UNILIANCE; Emitir cópia física ou digital dos pagamentos; Se os pagamentos forem em lote, emitir comprovantes e gerar arquivo para baixa no sistema informático sistema financeiro Caso o título não possua autorização para pagamento no momento, contatar o fornecedor e informar do atraso; Contatar o responsável pela contratação do serviço ou compra de material ou equipamento e informar do atraso; Contatar o gestor da área contratante para pedir liberação/ autorização de pagamento; Solicitar ao gerente/diretor financeiro autorização para pagamento. OBS.: Pagamento a Fornecedores. As contas a pagar deverão vir acompanhadas de Solicitação de Pagamento, devidamente assinadas pela Área solicitante. Só serão pagos os títulos que possuírem a devida ordem de compra, ou que foram emitidos mediante contrato. Os títulos deverão ser entregues com antecedência mínima de 24 horas. Em casos excepcionais serão aceitas situações e que houve atraso no envio do boleto de cobrança, cujo valor deverá ser aprovisionado. Agenda de Pagamentos vinculada ao orçamento. Provisionar os pagamentos através das solicitações recebidas das áreas do Consórcio UNILANCE. Quando houver incidência de retenção de impostos, deverão ser tomadas providências também para o agendamento dos respectivos recolhimentos. Atualmente as taxas são: Imposto de Renda 1,5% Página 13
PIS/COFINS/CSLL 4,65% ISS 2,5% Manter Follow-up das Solicitações de Pagamento recebidas das áreas do Consórcio UNILANCE. Controle e Guarda de Talonários e Cheque. O estoque dos talonários de cheque deverá ser mantido em cofre com acesso restrito à Tesouraria. Os cheques deverão ser sempre preenchidos à máquina e deverão ser regularmente conferidos. Depois do lançamento dos dados do cheque no respectivo Livro de Controle de Emissão de Cheques, deverão ser obtidas a assinatura da Diretoria ou do Procurador, com as devidas justificativas do motivo de sua emissão. Ao cancelar um cheque emitido, deverá ser recortada a sua numeração e colada na linha respectiva do Livro de Controle de Emissão de Cheques, com especificação do motivo do cancelamento. Procedimentos de Adiantamentos de Viagem. Adiantamento é o valor depositado na conta do funcionário ou entregue em espécie mediante recibo, para fazer frente a despesas relativas a viagens quando em serviço a favor do Consórcio UNILANCE. O processo é o seguinte: O adiantamento deverá ser solicitado com 24 horas de antecedência, ou em casos excepcionais, até as 10:00 horas do dia; Deve ser solicitado em formulário próprio, contendo as devidas assinaturas, com preenchimento correto; O acerto do adiantamento deverá ser efetuado no máximo até 3 (três) dias após o retorno da viagem, ficando bloqueado para novos adiantamentos até a regularização. Não serão aceitos recibos sem identificação. Procedimentos de Reembolso de Despesas. Reembolso de despesas é a devolução de valores gastos pelos empregados do Consórcio UNILANCE, quando as mesmas forem relativas a compras de produtos e/ou serviços em ações ou tarefas que sejam vinculadas a empresa. O processo é o seguinte Deve ser solicitado em formulário próprio, com as devidas assinaturas e preenchido corretamente, com os respectivos comprovantes; Página 14
Nas situações permitidas, os vales deverão ser solicitados previamente pelo funcionário. Após o preenchimento dos documentos e anexação de comprovantes devem os mesmos ser entregues na tesouraria ou área responsável pelo reembolso. Não serão aceitos comprovantes sem identificação ou rasurados. Contas Correntes Conciliação. Efetuar conciliação diária das contas correntes do Consórcio UNILANCE, confrontando com as emissões e baixas de cheques ocorridas no dia, através de integração entre o Sistema Operacional e o Sistema Financeiro, objetivando o controle dos recursos financeiros do Consórcio UNILANCE. Verificar a correta integração entre os sistemas, stemas, através de emissão de relatório, confrontando com a planilha Resumo dos Pagamentos do Dia recebida da Área de Contas a Pagar. No caso de divergência, deverão ser apurados os motivos e deverão ser procedidas as devidas regularizações. Deverão ser verificadas as situações de cheques emitidos e não compensados no período de 10 dias. Na ocorrência, contatar o respectivo favorecido e apurar os motivos. A documentação pertinente deverá ser arquivada conforme prazo legal. Procedimentos Tesouraria e Contas a Pagar. Tirar extratos das contas correntes dos Bancos. Conciliar os saldos dos extratos com os saldos do Sistema Financeiro. Verificar saldo para os pagamentos do dia seguinte. Em seguida, passar o excedente para o agente financeiro pré-definido pela gerência financeira, para ser aplicado (transferência entre contas). A Área de Contas a Receber deverá verificar os cheques pré-datados recebidos em cobrança que vencem no dia, para que sejam efetuados os depósitos. Preencher os cheques para os pagamentos do dia. Conferir os pagamentos futuros, lançar os valores no Sistema Financeiro e guardar os documentos na pasta de vencimentos. Página 15
Capítulo -Tesouraria. A tesouraria do Consórcio UNILANCE é estruturada em dois setores. A gerência financeira e a área de contas a pagar e receber. O processo todo está baseado no uso de ferramentas automatizadas por sistemas informáticos 3. Assim temos um programa que gere as cobranças e outro os pagamentos, também utilizam um programa para acesso a internet (web browser padrão). O processo todo está baseado nos sistemas operacional e financeiro. Os valores a receber são incluídos no sistema operacional (cotas de consórcios, taxas, multas, juros, etc.) e os valores a pagar são incluídos no sistema financeiro (contas a pagar da administradora). Os saldos das contas Taxa de administração são incluídos no sistema financeiro de forma manual. Este ao receber tais valores gera o encontro de contas (receber X pagar) gerando um saldo diário. Este saldo é o caixa disponível para pagamentos. A Tesouraria é a responsável por informar a área de contas a pagar o saldo diário, as contas que podem ser movimentadas, a quantidade de capital ou dinheiro que deve ser mantido em caixa e a porção que deve ser colocada em aplicações financeiras. A Tesouraria é responsável por gerar informações para que a gerência administrativo-financeira possa desenvolver o orçamento anual e informar as áreas os seus limites de gastos. Capítulo Cobrança. Objetivo e representação. O objetivo deste capítulo é descrever os procedimentos nas rotinas da cobrança para consorciados contemplados, não contemplados e contemplados com crédito pendente. Iniciamos por representar a estrutura da área de cobrança que faz 3 Os dois sistemas são o Sistema Operacional do Consórcio e sistema financeiro, são as descrições e como são conhecidos os programas informáticos envolvidos na gestão da tesouraria. O primeiro controla as questões de grupos e seus recebimentos, o segundo controla o movimento dos valores pagos e recebidos. Os dados advindos do sistema operacional são incluídos no sistema financeiro manualmente. Página 16
parte da Gerência Administrativa Financeira do Consórcio UNILANCE e está baseada na estrutura organizacional da organização. Sua representação é a seguinte: Organograma: Área administração e O processo de cobrança é iniciado a partir do segundo vencimento de parcelas de consorciados, ou seja, com datas de atraso (inadimplência) superior a 31 dias. As informações sobre devedores são retiradas do sistema informático no formato de relatório, e estas são tratadas para formar uma planilha eletrônica com informações categorizadas de acordo com o seguinte modelo: CC1 Contemplados com uma Parcela em Atraso. CC2 Contemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso. CP1 - Contemplados com Crédito Pendente com uma Parcela em Atraso. Página 17
CP2 - Contemplados com Crédito Pendente com duas Parcelas ou Mais em Atraso. NC1 Não contemplados com uma Parcela em Atraso. NC2 - Não contemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso. O relatório é diário. E o processo de cobrança idem, seguindo às mesmas premissas de cobrança das parcelas, ou seja, acompanhando as datas de vencimento das parcelas normais. As datas são as seguintes: Dia 9 de cada mês. Dia 14 de cada mês. Dia 20 de cada mês. O processo simplificado é representado pelo fluxo abaixo: Fluxograma setor de Cobrança. Página 18
A cobrança atua tanto em processos para consorciados contemplados como para não contemplados. Os processos vinculados (correspondência e jurídico) podem ser observados nos comentários seguintes: Status do Consorciado Contemplados com uma parcela em atraso; Contemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso; Contemplados com Crédito Pendente com uma Parcela em Atraso; Contemplados com Crédito Pendente com duas Parcelas ou Mais em Atraso. Não comtemplados com uma parcela em atraso; Não comtemplados com duas Parcelas ou Mais em Atraso. Envio de correspondência carta registrada O contato com o cliente é realizado com base em dados cadastrais contidos no sistema informático. As primeiras tentativas são realizadas por telefone, e caso o telefone seja móvel 9celular) é enviada uma mensagem de texto. Após três tentativas envia-se correspondência com carta registrada informando do débito e dos procedimentos para pagamento. Fatos da cobrança. A realização da cobrança se dá para a recuperação de clientes e reforço de caixa. A cobrança é um fator de segurança para a realização das assembleias de grupos. O processo de cobrança é iniciado com inadimplência superior a 31 dias. A tentativa negativa de contato com o cliente contemplado gera a cobrança externa, ou seja, processo pré-judicial. Clientes contemplados com status de crédito pendente terão o crédito cancelado. Página 19
Considera o status do consorciado conforme definições acima. O cancelamento do contrato deve partir do consorciado. Procedimentos. Para que se inicie a cobrança os profissionais da área se baseiam no relatório de pendência geral. Este relatório é emitido pelo sistema informático utilizado na organização. A figura seguinte expressa às informações contidas no relatório. Figura: relatório CP2 Figura:Extrato relatório NC2. Página 20
Figura: Extrato relatório CC2. A partir destes s relatórios, os profissionais geram uma ficha de controle (data, hora, contato, proposta) em planilha eletrônica para acompanhamento e gestão. Separam-se os consorciados contemplados dos consorciados não contemplados. O processo de cobrança é distinto. Não Contemplados. O processo de cobrança de não contemplados visa à recuperação do cliente. Os profissionais da cobrança geram uma planilha a partir da base de dados do sistema operacional, considerando as datas de vencimento acima elencadas. A partir das informações iniciam o contato com os clientes com parcelas em atraso. Inicia-se então o processo o de contato e comunicação com o cliente consorciado inadimplente. A primeira tentativa de contato é realizada por telefone (utilizando-se os dados cadastrais da ficha do cliente). São realizadas normalmente três tentativas. Caso sejam infrutíferas é emitida uma correspondência (na modalidade de carta registrada) para o endereço constante do cadastro do consorciado inadimplente. Esta correspondência é uma carta informando do débito e da possibilidade de acerto da(s) parcela(s) em atraso, que se torna um pré-acordo; informa também que caso não haja pagamento ou interesse por parte do consorciado inadimplente o mesmo deverá pronunciar-se quanto ao cancelamento. Tanto para o contato telefônico como para a cobrança via carta, caso sejam positivos, será emitido boleto e encaminhado através de E-mail ou Fax, com a data do vencimento estipulado no Pré-Acordo. Página 21
ATENÇÃO: O consorciado poderá pedir parcelamento das parcelas em aberto, em forma distinta do que costuma pagar em valores das parcelas definidas pelo contrato de consórcio. Por exemplo: suponha que possui um atraso de R$ 2.500,00 (valores das parcelas R$ 750,00). Ele pode pedir parcelamento ou pagar O profissional deve solicitar ao devedor uma cópia do comprovante de pagamento para fins de controle (baixa do arquivo) e confrontação com a conciliação bancária. Pode acontecer de o consorciado desistir do contrato, devendo neste momento o profissional do Consórcio UNILANCE informar que o mesmo deve enviar uma carta com assinatura de próprio punho, solicitando o cancelamento do contrato de consórcio. Lembramos que esta opção de cancelamento já está definida em contrato, e, está vinculada ao atraso de pagamentos, ou seja, caso o cliente esteja inadimplente o Consórcio UNILANCE poderá rescindir o contrato. Observação: : Como o cliente de consórcio na fase pré-contemplação é um investidor e, portanto credor da Instituição, a capacidade de cobrança se restringe a recuperação dos pagamentos a serem efetuados para que o mesmo mantenha as parcelas adimplentes e possa ao mesmo tempo concorrer ao sorteio do bem consorciado. Página 22
Fluxograma: Não Contemplados. Cobrança l Início A Estruturação e emissão de relatório de Status Relatórios, NC1, NC2 Envio de proposta de Recuperação B Montagem Planilha de acompanhamento Pagamento Efetuado Sim Não Processo Cancelamento Fim Atualiza dados Contato com o cliente Exclui clientes da lista de inadimplencia Contato Positivo Não B Fim Sim A Fluxograma: Setor de Cobrança. Contemplados. Os procedimentos de seleção de inadimplentes são os mesmos utilizados para clientes não contemplados, sendo a diferença o status de contemplação, com ou sem a posse do bem consorciado. De mesmo modo que para clientes não contemplados, a primeira tentativa de contato é realizada por telefone (utilizando-se os dados cadastrais da ficha do cliente). São realizadas normalmente três tentativas. Caso o contato telefônico seja positivo, será emitido boleto e encaminhado através de E-mail ou Fax, com a data do vencimento estipulado no Pré-Acordo. Caso sejam infrutíferas encaminha-se para assessoria de cobrança externa para cobrança na modalidade pré-judicial. Tanto para o contato telefônico como para a cobrança via carta, caso sejam positivos, será emitido boleto e encaminhado através de E-mail ou Fax, com a data do vencimento estipulado no Pré-Acordo. Página 23
Após todas as tentativas esgotadas é enviado um relatório e extrato do cliente com parcelas em atraso aos escritórios de Assessoria Jurídica de Curitiba e São Paulo, para que sejam notificados extrajudicialmente e/ou judicialmente. Deve-se ter em conta que o cliente pode optar por devolução dos bens adquiridos e que estes trâmites são tratados exclusivamente pela assessoria jurídica do Consórcio UNILANCE. Todas as informações de contato são anexadas na planilha de controle (ou no sistema informático em uso na empresa). De a área ainda realizar acompanhamento diário dos retornos bancários para confirmação dos acordos. Após a confirmação dos pagamentos os profissionais da área devem validar a exclusão do nome do consorciado dos relatórios de inadimplentes. Estes pagamentos são incluídos no sistema operacional do consórcio e comporão os valores para definição do fluxo de caixa como receitas financeiras. Página 24
As figuras seguintes representam graficamente o processo. Fluxograma setor de Cobrança. Os processos acima descritos atendem a Matriz e todas as filiais.poderá ocorrer de haver mais de um escritório jurídico, que será considerado como regional, devendo, entretanto seguir as mesmas premissas do escritório jurídico principal. Contemplados com crédito pendente. O procedimento de cobrança para contemplados com crédito pendente se assemelha ao anterior, sendo a diferença a perda do crédito por parte do consorciado contemplado, retornando-o o a condição de consorciado com parcelas em atraso, ou seja, como se não tivesse sido contemplado por sorteio. Página 25
Recuperação de cotas de não contemplados. A recuperação se dará com as seguintes condições: 1. Entrada somente no mesmo grupo em que o consorciado participava. 2. A entrada poderá ser em cota nova ou cota em substituição (cancelamento de outro consorciado). 3. O limite mínimo de cotas pagas a serem consideradas para recuperação segue a tabela referencia abaixo: GRUPO / COTA PERCENTUAL 4. O consorciado somente poderá ser recuperado apenas uma vez casos distintos deve-se consultar a gerência. Outras funções do departamento. Clientes que querem reduzir o valor das cotas (redução do crédito contratado). Clientes que quere aumentar o valor das cotas (aumento do crédito contratado). Capítulo Compras. Objetivo e representação. O objetivo deste capítulo é descrever os procedimentos nas rotinas de compras. Iniciamos por representar a estrutura da área de compras que faz parte da Gerência Administrativa Financeira do Consórcio UNILANCE e está baseada na estrutura organizacional da organização. Sua representação é a seguinte: Página 26
Organograma área de Administração e Definições. Entende-se por compras no Consórcio UNILANCE, o procedimento de aquisição de bens, produtos ou serviços. Tem a função de adquirir de acordo com estas normas, pelos menores preços, dentro das melhores condições, e menor prazo, a totalidade dos materiais necessários para o perfeito funcionamento da empresa. Principais atribuições: Cadastro e controle de fornecedores. Controle e acompanhamento de pedidos (follow up). Controle da classificação dos clientes. Pesquisa de mercado. Execução da compra. Emissão de relatórios gerenciais. Especificações técnicas de produtos.*. * Atividades dependentes e relacionadas a outras áreas. A lógica da boa compra é adquirir o material necessário, em tempo oportuno, em quantidades convenientes e pelo menor preço. Página 27
Cinco fatores essenciais que devem estar intrínsecos em uma operação de compra: 1. Preço. 2. Qualidade. 3. Quantidade. 4. Prazos de entregas. 5. Inspeção da mercadoria. Os materiais, as matérias primas, os equipamentos, as máquinas, os acessórios, os veículos, etc., custaram dinheiro, valem dinheiro, terão que ser zelados como se dinheiro fosse. A função desta estrutura, além de realizar as ações acima elencadas, envolve a produção de relatórios de desenvolvimento operacional, a sugestão de melhorias e mudanças, a gestão do pessoal da área, o controle documental e de informações, o desenvolvimento de rotinas e processos, o atendimento a Gerência Administrativa Financeira. Rotinas de Compras. Compras recebe solicitação de compras das diversas áreas contendo as especificações do bem, produto ou serviço. Realiza cotação de compras com pelo menos três fornecedores. Verifica tabela de valores fornecida pelos fornecedores e/ou cliente. Solicita autorização da gerência de compras e/ou gerência responsável pela área solicitante. Faz pedido de empenho. Efetua Pedido de Compra. Envia uma via do Pedido de Compra para Almoxarifado ou área de recepção da mercadoria ou área solicitante. Arquiva via para controle de entrega. Envia processo finalizado para a gerência que aprovou a compra. Cadastra informações no sistema (manual ou informático) da compra realizada. A cada quinze dias emite relatório das compras realizadas para a gerência Administrativa Financeira e para a Diretoria. Página 28