Macaé, Outubro de 2010 SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 1 de 38
Controle de Revisões Data Comentário Responsável 01/10/2010 Revisão e correção de texto Marcos Lemos 01/10/2010 Correção de Telas - acesso ao Sistema Rafaela 01/10/2010 Atualização do manual novas funcionalidades Bruno 05/10/2010 Revisão de texto Rafaela SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 2 de 38
Sumário 1 - Apresentação... 4 1.1 Como acessar o sistema?... 5 1.2 Como solicitar o cadastro para uso do sistema... 7 2 - Tela de Inicial... 9 3 - Tela Principal... 11 3.1 - Visualização do Perfil... 12 3.1.1 - Trocar Senha do Usuário... 13 4 - Enviar / Receber... 14 4.1 - Criando Ofícios... 15 4.2 Lendo e Recebendo Ofícios... 19 4.3 - Encaminhando o Ofício... 22 4.4- Responder Ofício... 23 4.5 - Ofícios em Elaboração... 24 5 Tela Principal - Consultas... 28 5.1- Consultando Ofícios Enviados... 29 5.2 - Consultando Ofícios Recebidos... 32 5.3- Consultando Ofícios Impressos... 34 5.4 Consultando Ofícios Cancelados... 36 6 - Apoio ao Usuário... 38 SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 3 de 38
1 - Apresentação Projeto do governo Riverton Mussi (2009-2012), idealizado por Rômulo Campos, Coordenador Geral da Câmara Permanente de Gestão (CPG), e realizado em abril de 2009 pela Secretaria Municipal de Ciência e Tecnologia (SECTEC) na gestão do secretário Carlos Augusto Garcia de Assis, através da Coordenadoria de Desenvolvimento (CODE). A CODE é o setor da Secretaria de Ciência e Tecnologia responsável por desenvolver aplicações sob medida para atender às necessidades específicas da Prefeitura Municipal de Macaé, no conceito fábrica de software baseado numa metodologia própria. A CODE gera sistemas que rodam diretamente em ambiente Web, possibilitando acesso em qualquer local que possua conexão de internet, facilitando cada vez mais o trabalho dos diversos setores administrativos distribuídos pela cidade, gerando agilidade e integração, com total segurança. O Sistema de OFÍCIO DIGITAL tem como objetivo a criação, envio, recebimento e acompanhamento de ofícios entre os órgãos do município de forma eletrônica. O sistema também permite a criação e impressão de ofícios no modo convencional (ofício impresso) substituindo editores de texto e armazenamento local. Através deste sistema os ofícios poderão ser enviados em tempo real, permitindo uma maior flexibilidade na comunicação entre as secretarias. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 4 de 38
1.1 Como acessar o sistema? O link para o sistema está disponível no site da Prefeitura de Macaé (http://www.macae.rj.gov.br). Para acessá-lo, clique no menu Serviços, conforme indicado na figura. Menu Serviços Já na tela de Serviços clique no link Sistema de Documentos On-line, localizado na parte inferior da tela na seção de Sistemas Internos. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 5 de 38
O sistema foi testado nos seguintes navegadores: Internet Explorer 7 ou superior, e o Mozilla Firefox 3.5 ou superior e requer CSS e JAVASCRIPT habilitado para funcionar. Desative bloqueadores de POP-UP e o cache de páginas de internet no navegador. Dúvidas a respeito de configuração podem ser tiradas com o apoio técnico local. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 6 de 38
1.2 Como solicitar o cadastro para uso do sistema Para implantação do sistema cada gestor de unidade deverá indicar três ou mais operadores, além dele mesmo, conforme formulário abaixo: De acordo com a necessidade de cada unidade, pode-se configurar o perfil dos usuários autorizados, com as seguintes permissões: Apenas Criação O usuário pode somente digitar os ofícios NÃO PODE ENVIAR O OFÍCIO. Apenas Ler O usuário pode apenas visualizar o conteúdo dos ofícios, mas não poderá recebê-los NÃO PODE ENVIAR O OFÍCIO. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 7 de 38
Criar e Ler O usuário pode digitar e visualizar ofícios, porém, não possui ações sobre os mesmos como receber, responder, etc NÃO PODE ENVIAR O OFÍCIO. Criar, ler e Receber O usuário pode digitar, visualizar, receber e, se necessário, criar uma resposta para os ofícios NÃO PODE ENVIAR O OFÍCIO. Permissão Total O usuário poderá executar qualquer ação no sistema - INCLUSIVE ENVIAR OFÍCIOS. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 8 de 38
2 - Tela de Inicial Ao acessar o sistema a tela de identificação nos apresenta as seguintes partes: 1 2 5 3 4 1- O que é definição e objetivo do desenvolvimento desse sistema e documentos, como Manual do Usuário e Solicitação de Acesso ao Sistema 2- Acesso ao Sistema - apresenta os campos necessários para sua identificação no sistema. Para entrar no sistema é necessário estar cadastrado no mesmo e informar seu CPF e SENHA. CPF e Senha - Caso o usuário não tenha sido encontrado, verifique se as teclas Caps Lock e Num Lock estão ativas e/ou qualquer erro na digitação dos caracteres. Esqueci minha senha- Para facilitar a recuperação da senha em caso de perda ou esquecimento, existe a opção Esqueci minha senha que irá SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 9 de 38
orientá-lo como recuperar sua senha e/ou enviar sua senha para seu e-mail cadastrado. Entrar Acione o botão de Entrar para ter acesso ao sistema. 3- Notícias seção de notícias relacionadas ao. 4- Placar mostra as estatísticas do sistema. 5- Atendimento On-line - clicando nesta seção o usuário poderá enviar suas sugestões, elogios bem como críticas, etc., que ficará disponível em todo o sistema SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 10 de 38
3 - Tela Principal 2 2 3 4 5 1. Indica a unidade que o usuário está utilizando. 2. Selecione a pasta Nesse item o usuário que for cadastrado em duas unidades ou mais, poderá realizar a troca e visualizar os Ofícios referentes à unidade selecionada. Por exemplo: Usuário A, cadastrado na Secretaria Municipal de Ciência e Tecnologia e na Subsecretaria Municipal de Ciência e Tecnologia, terá que optar em qual unidade irá trabalhar. De acordo com o filtro escolhido as informações referentes aos ofícios que retornaram serão exclusivas dessa unidade. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 11 de 38
3. Botão Ok - Após escolher a unidade o usuário deve confirmar a troca clicando no botão Ok. 4. Sair Botão para sair do sistema. 5. Notas Este é o quadro de avisos do sistema. Onde o usuário poderá visualizar informações sobre: Ofícios Enviados que ainda não foram lidos e/ou recebidos; Ofícios Lidos e/ou não recebidos Ofícios em Elaboração que ainda não foram despachados 3.1 - Visualização do Perfil 1 Perfil Nesta seção o usuário poderá checar o seu perfil que inclui os seguintes campos: Nome, Função, Telefone, E-mail, Setor, Órgão, Nível de permissão e Dia e hora do último acesso ao sistema. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 12 de 38
3.1.1 - Trocar Senha do Usuário 1- Trocar Senha Visando uma maior segurança, os usuários poderão mudar a senha ao clicar neste botão, basta informar a senha anterior e incluir uma nova senha e confirmar Cuidados e orientações: O usuário deve realizar a troca da senha de forma periódica. Ao efetuar seu primeiro acesso o usuário deverá realizar a troca da senha padrão por uma senha que considerar segura; O usuário não deve repassar as informações de usuário e senha a outras pessoas. Caso esqueça a senha, o usuário deverá clicar no ícone Esqueci minha senha na tela de identificação, será encaminhada uma nova senha para o e-mail que foi cadastrado pelo usuário. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 13 de 38
4 - Enviar / Receber Através das abas, temos as opções Enviar/Receber, através dela o usuário terá acesso ao menu de Ofícios. 1 2 3 1- Criar Ofícios Utilize esta opção para criar novos Ofícios. 2- Ler e Receber Ofícios Para receber Ofícios utilize esta opção. 3- Ofícios em Elaboração - Neste ícone o usuário poderá rever os Ofícios em criação e que ainda não foram enviados. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 14 de 38
4.1 - Criando Ofícios Na tela principal, ao clicar na Aba Enviar/Receber (novas opções serão exibidas), para criar um novo Ofício selecione o ícone Criar Ofícios. A tela de criação de Ofícios é exibida permitindo a elaboração do documento. 6 4 7 9 5 8 3 1 2 10 SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 15 de 38
1- Destino - Selecione aqui o destinatário na lista de destinos. Nesse item o usuário poderá escolher, uma ou todas os destinos disponíveis na listagem, caso a instituição não estejam disponíveis, o usuário pode clicar no botão em destaque Outros Destinos e escrever (editar) livremente o nome da instituição ligada ou não a Prefeitura Municipal de Macaé para a qual deseja enviar o. 2- Assunto - Digite aqui o assunto do seu Ofício. 3- Data Indica a Data da criação do Ofício. 4- Salvar Ofício - Salve aqui seu Ofício. Este Ofício poderá ser visualizado no ícone de Ofícios em Elaboração para futuras edições. 5- Concluir Ofício Clique neste botão quando terminar de editar o Ofício, uma vez concluído, ainda não será enviado e poderá ser editado posteriormente. Este Ofício poderá ser visualizado para outras ações no ícone de Ofícios em Elaboração. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 16 de 38
6- Anexar Arquivos Clique neste botão para anexar arquivos no ofício, conforme exemplo acima, localizando o arquivo desejado que poderá ser de até 3MB, com as seguintes extensões.doc, xls, ppt, jpg, mp3.rar e etc 7- Voltar - Voltar para a tela principal. 8- Topo O topo é uma imagem padrão referente ao timbre da instituição 9- Tela Principal Retorna a tela principal. 10- Caixa de Texto - Digite o conteúdo do documento. Nesse item o usuário poderá criar livremente o Ofício incluindo o vocativo e o fecho que mais lhe convir. 11 13 12 14 11- Assinatura - Assinatura digital do responsável pela unidade. Não se deve apagar, :ASSINA: (sem as aspas) para que a assinatura fique no padrão 12- Anexo (s) caso tenha anexo 13- Usuário nome de quem esta criando o Oficio. 14- Código Identificador - O código único é gerado para identificar cada Ofício. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 17 de 38
Caso o usuário possua apenas o PERFIL DE CRIAÇÃO, não poderá enviar o ofício podendo apenas ENVIAR PARA APROVAÇÃO..., assim o mesmo ficará disponível na tabela de Ofícios em Elaboração (conforme item 4.5), aguardando que um usuário que possua o perfil de Permissão Total para verificá-lo, caso seja necessário editá-lo e por fim enviá-lo. 2 3 1 1- Enviar para aprovação envia o documento para elaboração, aguardando o seu envio 2- Cancelar Ofício 3- Editar Ofício caso necessário, clique para fazer edições no ofício SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 18 de 38
4.2 Lendo e Recebendo Ofícios Na tela principal, clique no Menu Enviar/Receber e selecione o ícone Ler e Receber Ofícios. Na tela de Documentos Recebidos temos a coluna de Tipo, que nos informa se: o Ofício recebido foi respondido. Ofícios que ainda não lidos e não foram recebidos e também os lidos e não recebidos serão apresentados nesta tela. Clique sobre o número de identificação para visualizar o documento, a solicitação de impressão poderá ser feita através da impressora na tela. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 19 de 38
Documentos Recebidos (não recebidos). Exemplo de como receber: 1 2 3 4 5 O Ofício só será considerado recebido, quando o usuário clicar no botão Receber, caso contrário ele permanecerá na listagem de Documentos Recebidos (não recebidos). 1- Receber Ofício - Ao clicar no botão Receber, o Ofício será removido desta categoria de Não recebidos e será adicionado no Menu de Consultas da tela principal, no ícone de Ofícios Recebidos. 2- Encaminhar Possibilita a emissão do oficio a outra unidade relacionada a sua hierarquia. Uma vez que se tenha recebido um ofício, não será possível encaminhar o mesmo e vice-versa. 3- Voltar Volta à tela anterior SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 20 de 38
4- Tela Inicial - Retorna a tela principal. 5- Imprimir 6 7 6- Assinatura Assinatura digital do responsável. Como foi citado anteriormente durante a criação do Ofício, a seqüência :ASSINA: será automaticamente substituída pela assinatura digital 7- Enviado por Clicando sobre a figura será possível visualizar as Informações do remetente do Oficio SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 21 de 38
4.3 - Encaminhando o Ofício Os ofícios que foram recebidos também podem ser encaminhados para órgão ligados ao Destinatário. Encaminhar para Encaminhar um Ofício o usuário não poderá Receber Ofício. Ao clicar no botão Encaminhar, o usuário poderá enviar o Ofício para outra instituição vinculada ao seu órgão, que não tenha recebido o oficio. Por exemplo: A Secretaria Municipal de Ciência e Tecnologia pode encaminhar para a Subsecretaria Municipal de Ciência e Tecnologia, para o IMMT (Instituto Macaé de Metrologia e Tecnologia) ou para suas coordenadorias. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 22 de 38
4.4- Responder Ofício Para responder um oficio, o usuário precisará receber o ofício conforme o item 4.2, para assim iniciar esta etapa como na figura abaixo: 1 2 3 1. Responder Habilita a resposta ao ofício recebido 2. Voltar 4 SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 23 de 38
A etapa de Responder um Ofício assemelha-se com a etapa de Criando um oficio (ver categoria 4.1). Ao clicar no botão Responder, será aberta a caixa de texto para que seja digitada a sua resposta, além de aparecer o Número do Ofício a ser respondido. Ao iniciar o processo de resposta do oficio, o usuário é direcionado para a tela de criação de ofício, onde será incluindo automaticamente as informações do oficio no qual se deseja responder. Restando ao Usuário as seguintes rotinas de criação. 3. Numero do Documento: Automaticamente ao clicar o botão responder, irá aparecer a mensagem Em resposta ao Documento nº XXXX /XXXX 4. Caixa de Texto após ter clicado sobre o botão Responder, a caixa de texto aparecerá para que possa ser redigido o documento de Resposta 4.5 - Ofícios em Elaboração Uma vez que, o Ofício tenha sido Salvo, este poderá ser acessado posteriormente para futuras edições. Na tela principal, clique no Menu Enviar/Receber (novas opções serão exibidas) e selecione o ícone Ofícios em Elaboração. Na tela principal, clique no Menu Enviar/Receber (novas opções serão exibidas) e selecione o ícone Ofício em Elaboração. Os ofícios em elaboração serão apresentados nesta tela. Clique sobre o número de identificação para visualizar, continuar a edição ou enviar o documento. Quando o usuário tiver um perfil de Apenas Criar ele não poderá enviar, sendo assim, aparecerá para o mesmo um botão com a ação de enviar para aprovação, o status em VERMELHO, aguardando sua conclusão, que poderá ser feita SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 24 de 38
pelo mesmo usuário, mudando seu status para VERDE, e sinalizando para outro usuário do mesmo órgão que tenha o perfil de Permissão Total que aquele documento já foi concluído, podendo ser analisado e enviado, caso seja necessário algum ajuste o próprio usuário tem o poder também de editá-lo novamente, fazer as modificações necessárias e enfim enviá-lo.. VERMELHO documento que ainda estão em fase de edição e poderão sofrer alterações antes de serem enviados. VERDE - documentos prontos para serem enviados O exemplo a seguir é de um Ofício com o status Salvo. Lembrando que não é possível enviar um Ofício com o status Salvo, sendo necessário Concluir o Ofício antes. Nesta etapa somente a edição do documento será possível. 1- Salvar Ofício Salvar o Ofício atual em Elaboração. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 25 de 38
2- Concluir Ofício Concluir o Ofício, não sendo possível fazer novas alterações. 3- Anexar Arquivo caso deseje anexar arquivos 4- Caixa de Texto Digite neste espaço o seu documento e alterações. 1 2 3 4 O exemplo a seguir é de um Ofício com status Concluído. Lembrando que é possível editar o documento. Nesta etapa o Ofício poderá ser enviado para seu destino via sistema, impresso ou pode ser cancelado. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 26 de 38
1 2 3 4 5 1- Enviar - Enviar o Ofício concluído para a Secretaria de Destino via sistema. 2- Ofício Impresso Imprimir o Ofício concluído, nesse caso o Ofício será encaminhado de forma convencional, impressa sendo disponibilizado para a consulta no ícone de Ofícios Impressos. 3- Cancelar Ofício Cancelar o Ofício concluído, os Ofícios cancelados serão listados e disponibilizados para a visualização através do ícone de Ofícios Cancelados. 4- Editar Ofício Retorna para a tela de edição, permitindo que as alterações sejam realizadas novamente antes do Envio 5- Ícone de Impressão caso deseje imprimir o oficio SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 27 de 38
5 Tela Principal - Consultas Através desta opção, o usuário terá acesso ao Menu de Consultas de Ofícios. Nessa opção o usuário só poderá visualizar o ofício ou responder se for o caso. 1 2 3 4 1- Ofícios Enviados - Neste ícone o usuário poderá visualizar Ofícios Enviados via sistema. 2- Ofícios Recebidos - Neste ícone o usuário visualizar Ofícios recebidos 3- Ofícios Impressos Neste ícone o usuário poderá visualizar os Ofícios impressos. 4- Ofícios Cancelados - Neste ícone o usuário poderá rever os Ofícios cancelados. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 28 de 38
5.1- Consultando Ofícios Enviados Uma vez que o Ofício tenha sido enviado, este poderá ser revisto posteriormente, no Menu Consultar, selecionando o ícone Ofícios Enviados. Nessa tela é possível ver os detalhes quando um Ofício e criado em resposta a outro, conforme mostra o item em destaque. 1 2 3 4 SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 29 de 38
1- Exercício - Pesquisa por um Ofício elaborado em exercícios anteriores. 2- Busca - Permite localizar os Ofícios Digitais pelos seguintes critérios: Número do Ofício, Data de Envio, Ofícios Recebidos (Remetentes), Ofícios Enviados (Destinatários) e Assunto. 3- Paginação - Permite percorrer a lista de Ofícios com mais agilidade exibindo 04 registros por página em ordem do mais novo para o mais antigo. 4- Legenda para o acompanhamento do Ofício em questão Observação: - indica as informações referentes ao Ofício como: usuário que leu e/ou recebeu o Ofício, data e hora, como no exemplo abaixo: SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 30 de 38
A seguir, exemplo de Ofício enviado: SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 31 de 38
5.2 - Consultando Ofícios Recebidos Para consultar todos os Ofícios Recebidos em sua caixa de entrada, no Menu Consultar, selecionando o ícone Ofícios Recebidos. Em destaque estarão os status dos Ofícios que ainda não foram recebidos. Basta clicar sobre o número de identificação do mesmo para visualizar o documento. Caso não tenha sido recebido o usuário irá repetir o procedimento de recebimento e então apertar o botão Receber, para finalizar o recebimento. Ao consultar um Ofício recebido o usuário terá as opções de: Imprimir o ofício. Responder conforme citado no item 4.4 SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 32 de 38
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5.3- Consultando Ofícios Impressos Uma vez que os Ofícios tenham sido impressos, estes poderão ser visualizados posteriormente, no Menu Consultar, selecionando o ícone Ofícios Impressos. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 34 de 38
Os ofícios encaminhados de forma convencional são impressos sem a assinatura do responsável pela unidade. Conforme exemplo abaixo. SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 35 de 38
5.4 Consultando Ofícios Cancelados Uma vez que os Ofícios tenham sido cancelados, estes poderão ser visualizados posteriormente, mas não poderão ser enviados, no Menu Consultar, selecionando o ícone Ofícios Cancelados SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 36 de 38
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6 - Apoio ao Usuário Secretaria de Ciência e Tecnologia Coordenadoria de Desenvolvimento de Sistemas Telefone: 2772-6833 ou 2791-9008 Ramal: 153 ou 154 E-mail: oficiodigital@macae.rj.gov.br SECTEC / COORDENADORIA DE DESENVOLVIMENTO Página 38 de 38